第1篇 商街物業(yè)檔案管理制度
步行街物業(yè)檔案管理制度
1目的
使公司的檔案管理規(guī)范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。
2適用范圍
公司所有檔案的管理。
3公司資料室文檔資料管理
3.1公司資料室文檔資料管理范圍:公司內(nèi)部重要文件;公司對外往來的各類公文;公司內(nèi)部重大活動、事件記錄;物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī);重要資料及文檔資料的電腦備份;人事資料;業(yè)主資料資料等。
3.2文檔資料收集及整理:人事資料由行政人事經(jīng)理助理負責(zé)文檔資料的統(tǒng)一登記、編號、歸檔,并編制存放目錄索引,檔案存放應(yīng)有明確標識,以便查找;財務(wù)資料由財務(wù)部負責(zé)統(tǒng)一登記、編號、歸檔,并編制存放目錄索引;其他資料由綜合文員負責(zé)統(tǒng)一登記、編號、歸檔,并編制存放目錄索引。
3.2物業(yè)管理相關(guān)政策 、法規(guī):由綜合文員負責(zé)從報刊雜志及政府來文中剪輯,統(tǒng)一歸入條例、法規(guī)類文件夾,并每季度核對或動議更改文件。
3.3重要資料:由綜合文員負責(zé)收集,主要包括:外出考察資料,重要資料歸屬重要資料類文件夾。
3.4公司本部重要文件,主要包括:
3.4.1內(nèi)部管理文件:以公司名義下發(fā)的人事、行政類文件。
3.4.2人事制度:公司各種人事政策,條例和規(guī)定等。
3.4.3行政制度:公司各種行政制度、條例和規(guī)定等。
3.4.4重要通知及通報:公司各種重要的通知、通告。
3.4.5公司會議紀要:總經(jīng)理辦公例會、部門經(jīng)理例會和以公司名義組織的專題會。
3.4.6以公司名義簽定的各類合同、協(xié)議書、意向書等。
3.4.7各部門呈報的工作計劃、申請報告及管理規(guī)章制度等,由綜合文員責(zé)收集、跟蹤處理結(jié)果,并交綜合文員存檔。
3.4.8公司對外往來的各類公文:主要包括政府部門往來文、上級公司往來文、相關(guān)業(yè)務(wù)單位往來文、外來商函及復(fù)函等,由行政人事部負責(zé)在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。
3.5文檔資料查閱或復(fù)印:物業(yè)管理政策、法規(guī)、合同及重要資料的查閱或復(fù)印,需到綜合文員辦理登記手續(xù)。
4各部門文檔資料管理
4.1各部門文件分類及編制要求:
4.1.1各類文件的編制需按規(guī)定的格式和編號方法進行,統(tǒng)一使用打印稿,行文應(yīng)規(guī)范,不得有錯別字。
4.1.2通常情況下,文件標題定為三號黑體字,文件編號為小四號黑體字,文件內(nèi)容為小四號宋體字。
4.1.3公司各部門(含職能部門 、業(yè)務(wù)部門及臨時成立的工作小組等)常用文件類別:
1)人事類:包括人事管理制度、職務(wù)任免決定、職責(zé)、管理架構(gòu)、人事通報、通知等。
2)行政類:包括行政后勤管理規(guī)定、制度、行政通報、通知、活動計劃。
3)通知類:內(nèi)部各類通知。
4)培訓(xùn)類:培訓(xùn)通知、計劃或方案、考核及效果評估等。
5)會議類:部門例會、專題會議、業(yè)委會會議等。
6)合同、協(xié)議類:部門簽定的合同(租賃合同、買賣合同等)。
7)對外文件類:
①對政府部門、上級單位、外企業(yè)、機構(gòu)發(fā)文等;
②對客戶發(fā)文等:
③其它類:如電話表、名單、啟示等。
4.2質(zhì)量管理部應(yīng)保管的資料:
4.2.1發(fā)展商提供的資料:
1)產(chǎn)權(quán)資料;
2)技術(shù)資料(含圖紙);
3)交接手續(xù)及清單等。
4.2.2文檔收集及整理:各部門須指定專人負責(zé)文檔資料的收集、登記、編目、歸檔,并編制存放目錄索引,存放應(yīng)有明確標識,并妥善保管。公司質(zhì)量體系文件規(guī)定的質(zhì)量記錄按體系文件要求執(zhí)行。
4.3各類文件更改要求:
各類文件張貼或下發(fā)后如需更改,必須由原文件審批人審批后,方可執(zhí)行,并需即作廢文件,同時在新文件上注明'以此文件為準'。
4.4各類文件發(fā)放要求:
4.4.1文件的發(fā)放應(yīng)注明發(fā)放級別,通常應(yīng)包括以下幾類:
1)部門負責(zé)人以上人員閱;
2)主管級以上人員閱;
3)內(nèi)部傳閱;
4)張?zhí)?/p>
4.4.2重要文件的發(fā)放應(yīng)辦理簽收手續(xù)。
4.4.3有關(guān)公司的重要政策、決議、經(jīng)營合同(協(xié)議書)、行政人事制度、質(zhì)量體系文件等屬機要文件,除責(zé)任者自行攜帶方式外,必須加封后傳遞。
4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔,內(nèi)部管理文件須加強保密工作,禁止外來人員拍攝或抄錄。
4.5電腦文檔管理:
4.5.1公司綜合文員負責(zé)文檔資料的電腦儲存及管理工作,各部門須指定專人負責(zé)本部門各類文檔的電腦儲存及管理工作。
4.5.2電腦文檔須按文件類別設(shè)立相應(yīng)的子目錄,分類保存各類文件,重要文件(行政人事制度、合同、協(xié)議書、重要會議紀要等)須加密,且以光盤備份,并指定專人保管,管理情況須在部門經(jīng)理處備案。
4.5.3電腦文檔須妥善保存,如需刪除,須報部門經(jīng)理批準。
4.5.4與相關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議書及經(jīng)客戶確認的文件,除以電腦文檔儲存打印原稿外還必須存檔簽名文件。
4.6資料管理人員要定期檢查專柜,核對件數(shù),做好防火、防盜、防蟲、防潮、防遺失,發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I、丟失等情況,及時向領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善處理。如系人為造成,要追究有關(guān)人員的責(zé)任。
第2篇 物業(yè)公司培訓(xùn)檔案管理制度-9
物業(yè)公司培訓(xùn)檔案管理制度(九)
1.目的
為有效地利用和保護培訓(xùn)文檔資料,加強培訓(xùn)文檔管理工作,使培訓(xùn)文檔管理工作規(guī)范化,特制定本規(guī)定。
2.適用范圍
公司行政人事部及各項目部相關(guān)部室對培訓(xùn)文件檔案的管理。
3.職責(zé)
3.1行政人事部培訓(xùn)經(jīng)理負責(zé)總部培訓(xùn)文檔的保管工作。
3.2項目部行政管理部培訓(xùn)負責(zé)人負責(zé)本項目部培訓(xùn)檔案的保管工作。
3.3其他同公司《文件檔案管理規(guī)定》。
4.術(shù)語
無
5.程序
5.1培訓(xùn)檔案歸檔范圍
5.1.1各類培訓(xùn)檔案存檔目錄
5.1.1.1日常培訓(xùn)檔案
5.1.1.1.1日常培訓(xùn)檔案應(yīng)包括《簽到表》、《培訓(xùn)工作記錄表》、培訓(xùn)講義、《培訓(xùn)考核成績單》。
5.1.1.1.2其中的培訓(xùn)講義應(yīng)是授課教師的授課內(nèi)容。
5.1.1.1.3根據(jù)《培訓(xùn)考核管理制度》,無論筆試、口試及實操都應(yīng)用《培訓(xùn)考核成績單》記錄成績。
5.1.1.1.4在培訓(xùn)要求中注明'了解'的培訓(xùn)課程,不需要進行考核,則應(yīng)在培訓(xùn)記錄表中進行記錄,不要求進行考核成績記錄。
5.1.1.2'7+1'培訓(xùn)檔案
5.1.1.2.1'7+1'培訓(xùn)檔案應(yīng)包括《'7+1'培訓(xùn)計劃》、《'7+1'培訓(xùn)記錄表》及培訓(xùn)講義。
5.1.1.2.2其他同5.1.1.1.3及5.1.1.1.4
5.1.1.3外派培訓(xùn)檔案
5.1.1.3.1外派培訓(xùn)檔案目錄同日常培訓(xùn)檔案存檔目錄。
5.1.1.3.2根據(jù)《培訓(xùn)風(fēng)險防范管理規(guī)定》進行《外派培訓(xùn)合同》的存檔。
5.1.2培訓(xùn)教材檔案存檔目錄
培訓(xùn)教材檔案的存檔應(yīng)包括《培訓(xùn)教材工作單》及培訓(xùn)教材(即授課教師講義、文字資料、錄象或光盤等),其他請詳見《培訓(xùn)教材管理制度》。
5.1.3培訓(xùn)往來文件存檔目錄
5.1.3.1有關(guān)于培訓(xùn)方面通知、請示、報告、總結(jié)等根據(jù)《文件檔案管理規(guī)定》要求進行存檔。
5.1.3.2根據(jù)《培訓(xùn)管理制度》,項目部每月上報總部的月培訓(xùn)計劃及培訓(xùn)實施表應(yīng)按時存檔。
5.1.3.3有關(guān)于培訓(xùn)評估的檔案根據(jù)《培訓(xùn)評估管理制度》要求進行存檔。
5.2培訓(xùn)檔案存檔要求
5.2.1歸檔的文件材料必須字跡清楚、工整,紙張要求為a4紙大小,文件格式需按照公司的標準文本。
5.2.2歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。
5.2.3歸檔的文件除特殊情況外,必須用原件。
5.3.4歸檔的文件必須保持歸檔文件之間的歷史聯(lián)系。
5.3.5對于可進行輸入電腦的資料及時輸入電腦。
5.3.6各種文件資料收集、分類后,需在一個月內(nèi)歸檔完畢。
5.3使用
5.3.1借閱:
同《文件檔案管理規(guī)定》
5.5保存期限及銷毀
同《文件檔案管理規(guī)定》
6.監(jiān)督執(zhí)行
行政總監(jiān)。
7.相關(guān)/支持性文件
《文件檔案管理規(guī)定》
《培訓(xùn)管理制度》
《培訓(xùn)評估管理制度》
《培訓(xùn)教材管理制度》
《培訓(xùn)風(fēng)險防范管理規(guī)定》
《培訓(xùn)考核管理制度》
8.質(zhì)量記錄及表格
《檔案/圖書/資料借閱單》
《文件資料銷毀登記表》
《簽到表》
《培訓(xùn)工作記錄表》
《培訓(xùn)考核成績單》
《'7+1'培訓(xùn)計劃》
《'7+1'培訓(xùn)記錄表》
《外派培訓(xùn)合同》
《培訓(xùn)教材工作單》
第3篇 物業(yè)公司財務(wù)會計檔案管理制度
物業(yè)公司財務(wù)制度之會計檔案管理
第一條 會計檔案管理根據(jù)國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合具體實際,建立會計檔案管理制度。
第二條 財務(wù)管理部負責(zé)會計檔案的整理、組卷、歸檔工作。平時逐月做好記帳憑證、報表的裝訂工作并加蓋有關(guān)人員的印章。按照檔案標準要求,年度終了后,在次年三月以前做好報表、帳簿的立卷、裝訂工作,按報表、帳簿、憑證順序排列,編好案卷號,抄寫案卷目錄一式三份,一份會計部門保存,一份存入檔案箱,一份隨同檔案移交檔案室保管。
第三條 會計檔案由財務(wù)管理部保存一年后,移交檔案室保管,移交時,雙方在移交清單上簽字,明確責(zé)任。
第四條 會計人員和檔案管理人員調(diào)動工作,必須辦好移接交手續(xù)后才能離職。
第五條 會計檔案應(yīng)做到科學(xué)管理,即:存放有序、查找方便、防蛀、防鼠、防霉,防火,確保檔案資料的完整、安全。
第六條 非財務(wù)人員查閱檔案,須經(jīng)財務(wù)部及檔案管理人員同意;財務(wù)部人員查閱,須經(jīng)檔案管理人員同意;外單位查閱應(yīng)憑該單位介紹信,經(jīng)檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準方可查閱。查閱檔案應(yīng)辦理必要的登記手續(xù)。會計檔案不得外借,特殊情況須經(jīng)總經(jīng)理批準可提供復(fù)印件。
第七條 會計檔案保管到期,由檔案室提出銷毀意見,會同會計部門審查鑒定,編制會計檔案銷毀清冊,由公司總經(jīng)理簽署意見。同時將需永久保存的有關(guān)憑證抽出組成永久案卷保管。
第八條 銷毀檔案時應(yīng)由會計機構(gòu)、檔案機構(gòu)共同派員監(jiān)銷參加,參加人員應(yīng)對批準銷毀的會計檔案進行清點、核對,并在銷毀清冊上簽字,并將監(jiān)銷情況報告總經(jīng)理。銷毀清冊列入會計檔案作永久保存。
第4篇 物業(yè)公司檔案管理制度怎么寫
一、公司檔案由出納統(tǒng)一管理,各部門需要的檔案可申請復(fù)印件。
二、檔案按以下分類:工程圖紙、合同、音像資料、相冊、表格、制度、公文、會議記錄、傳真、通告、剪報、政府文件、資料、人事檔案等。
三、檔案資料的收集、整理、存檔依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企業(yè)名稱(縮寫)部門 文種 時間 編號密級:a.機密文件:公司章程、股東會、董事會紀要、決議,重大業(yè)務(wù)合同函件、會議紀要、a級財務(wù)資料(財務(wù)報表、驗資報告、重要函件)、資產(chǎn)類權(quán)證、重大項目可行性報告、政府重要批文、企業(yè)歷史文獻。
b.普通文件:除a級外的文件均屬b級。
四、原則上所有資料應(yīng)以原件存檔,當存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時,可用復(fù)印件替代,但須附頁說明原件所在處及不能存留原件的原因。
五、歸檔資料必須準確做好文件索引。
建檔立卷按永久、長期、短期分別組卷;
卷內(nèi)文件應(yīng)把正文和底稿、文件和 、請示和批復(fù)放在一起,卷內(nèi)頁號一律在右下角。
六、案卷裝訂前應(yīng)拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對破損或褪色的材料,應(yīng)當進行修補和復(fù)制,裝訂部位過窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊;
紙面過大的書寫材料,按宗卷大小折疊整齊,對字跡難以辨認的材料,應(yīng)附上抄件,案卷標題要標明相關(guān)署名、部門、問題等,文字要求簡練、確切;
用鋼筆書寫,字跡端正。
七、案卷按機構(gòu)、年代排列,永久與長、短期案卷分開保管,編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。
八、注意做好保密工作,存放檔案的門窗要堅固,并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲、防高溫、防強光等措施。
九、每年定期對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取補救措施,確保檔案的安全。
十、借閱文件檔案(包括資料),必須由借閱人填寫借閱單,經(jīng)公司總經(jīng)理審批,財務(wù)資料同時須經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審批,辦理借閱手續(xù),a級檔案須由總經(jīng)理批準方能借閱;
b級檔案由副總經(jīng)理批準借閱。
十一、裝訂成冊的檔案不出借,只供現(xiàn)場查閱,未立卷的文件及資料可出借。
十二、查閱檔案的人員必須愛護文件檔案,不得隨便攜帶或轉(zhuǎn)借他人閱讀。
做好檔案的安全和保密,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。
否則,將追究當事人責(zé)任;
如確需復(fù)印、摘抄等須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可。
十三、查閱的文件檔案交還時,必須當面點交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)處理。
十四、對摘抄卷內(nèi)檔案,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。
對摘抄的材料應(yīng)進行審查、簽章。
第5篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度
物業(yè)管理公司檔案管理制度范本
一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定:
1.公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負責(zé)監(jiān)督保管,由文員專職文件存檔、注記工作。
2.有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)主管許可,他人不得動用。
3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認后方可離任。
6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)主管書面確認,如有違反的作泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況,對不符要求的保管責(zé)任人將作適當處分。
9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導(dǎo)致遺失、泄密的,對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的,公司將視情節(jié)輕重追究當事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
二、物業(yè)管理公司保密規(guī)定:
1.在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料,業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。
2.業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中,由專人負責(zé)注記及存檔等工作,由物業(yè)管理公司主管每周審核,其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。
3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書因需告假時,經(jīng)指定的授權(quán)人士,方可代為執(zhí)行以上事務(wù)
4.應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個人聯(lián)系電話、地址等,必須隱藏放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
5.公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引,由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管,高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù)),每次限時一周。實行借閱目的為指引員工培訓(xùn),嚴禁任何形式的抄襲及復(fù)印。
6.發(fā)布的各類通知通告,應(yīng)限定時效,過時收回。
7.員工應(yīng)具有維護他人陰私權(quán)利的法律意識,主動為公司及業(yè)主保守秘密,對于任何人士不正常的打探行為,應(yīng)堅決拒絕并向公司報告。
8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當,致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的,公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰,并由當事人個人承擔導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。
三.物業(yè)管理公司檔案資料:
1、物業(yè)管理公司驗收檔案:
1)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料);
2)設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件;
3)機電設(shè)備保養(yǎng)合約;
4)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗收記錄(管理公司);
5)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);
6)單元驗收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);
2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:
1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù);
2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;
3、業(yè)戶資料:
1)入伙情況記錄;
2)業(yè)主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等);
4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:
1)管理合同、管理公約、用戶手冊等統(tǒng)一裝訂成冊;
2)物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;
3)物業(yè)管理公司各項管理分包合約;
5、物業(yè)管理公司設(shè)備維修保養(yǎng)類:
1)各類設(shè)施設(shè)備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施;
2)各類設(shè)施設(shè)備有獨立的維修檔案,及日常巡檢維修記錄;
3)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機房等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄;
4)物業(yè)管理處有用戶維修保修單,維修后應(yīng)有回訪記錄;
6、物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測類:
1)變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄;
2)電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告;
3)生活水箱要定期清洗并存記錄,清洗后要有衛(wèi)生部門水質(zhì)檢測報告,清洗工作應(yīng)有有效體檢證明;
4)避雷系統(tǒng)要有定期檢測報告;
5)應(yīng)有定期沉降檢測報告;
6)消防泵、管道應(yīng)有定期試機及換水記錄,煙感及溫感探頭應(yīng)有定期測試工作記錄;
7)其它設(shè)施設(shè)備檢測記錄資料;
7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作類:
1)正式文件應(yīng)用電腦打印操作,并有規(guī)定的電腦檔號及存檔目錄記錄;
2)物業(yè)管理公司管理費收繳情況
3)物業(yè)管理公司管理費財務(wù)報告
4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作報告;
物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會議記錄(包括內(nèi)部會議及與發(fā)展商或業(yè)主委 員會的會議)
*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄
*保安值班記錄
*設(shè)備值班與巡檢記錄
*管理工作計劃與報告
*工程設(shè)備管理計劃與報告
*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來信函
*用戶報修與投訴處理記錄
*承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄
第6篇 某物業(yè)部文件檔案管理制度
物業(yè)部文件檔案管理制度
一、物業(yè)部服務(wù)中心管理員專職負責(zé)服務(wù)中心所有文件(通知、命令、公函、總結(jié)、報告、通報、會議記要等)及資料(技術(shù)圖紙、手冊、個人簡歷、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案、戶口檔案等)的存檔,收集和保管。
二、任何人借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
三、屬機密文件的要妥善保管,不準散播內(nèi)容,不準給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準的人員翻閱,不準復(fù)印,不準帶離辦公室。
四、員工個人檔案屬秘密材料,他人無權(quán)翻閱,保管人員也不得將這些資料擅自給他人過目。
五、文件資料要進行合理歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類,無論是按字母順序,還是按內(nèi)容,按時間等形式分類,其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚標明。
六、要經(jīng)常進行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料要急時清理,無保存必要的材料,經(jīng)物業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)批準可做銷毀處理。
第7篇 物業(yè)檔案管理制度
物業(yè)檔案管理制度（一）
1、公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管（包括代理主管）負責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。
2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動用。
3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認后方可離任。
6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認，如有違反的作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責(zé)任人將作適當處分。
9、物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導(dǎo)致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
物業(yè)檔案管理制度（二）
為規(guī)范本小區(qū)業(yè)戶檔案信息的管理，不斷完善信息的內(nèi)容，使客戶檔案信息準確、及時有效，便于開展工作，同時確保資料的保存完好，特制定本管理規(guī)定：
1、辦公室負責(zé)指定接待員、檔案員負責(zé)業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作；
2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列，以便查閱；
3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件；
4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業(yè)主檔案的變更，保證信息的準確性；
5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關(guān)人員查閱，以保護業(yè)主的隱私，維護公司良好形象；
6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作；
7、業(yè)主檔案永久保存，及時與業(yè)主溝通，及時變更業(yè)主信息，保證其準確性。
第8篇 項目物業(yè)管理檔案管理制度7
項目物業(yè)管理檔案管理制度(七)
一.物業(yè)管理檔案建立與管理規(guī)定:
1.項目的檔案資料規(guī)定由管理處總物業(yè)經(jīng)理負責(zé)監(jiān)督保管,由管理處行政人事助理專職文件存檔、注記工作。
2.有關(guān)物業(yè)驗收檔案、圖則、業(yè)主及用戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施檔案及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理許可,他人不得動用。
3.物業(yè)檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業(yè)檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業(yè)檔案在歷任總物業(yè)經(jīng)理調(diào)職、離任時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)確認后方可離任。
6.物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要傳閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)物業(yè)總物業(yè)經(jīng)理書面確認,如有違反的做泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況,對不符合要求的保管責(zé)任人將做適當處分。
9.物業(yè)檔案資料因保管不當而導(dǎo)致遺失、泄密的,對物業(yè)管理有重大影響及損害物業(yè)和公司利益的,管理處將視情節(jié)輕重追究當事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
第9篇 物業(yè)管理處站檔案資料管理制度
項目物業(yè)管理處/站檔案資料管理制度
管理處/站檔案資料具有物業(yè)管理軟件和保證管理服務(wù)工作可追溯的雙重作用,搞好管理處/站文檔的管理是物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容。因此,為規(guī)范管理處/站的文件、檔案管理,特制定本規(guī)定。
一、指定一兼職資料員負責(zé)公司文檔的全面管理,負責(zé)管理處/站所有文件(上級文件、通知、命令、公函、總結(jié)、報告等)和資料(技術(shù)資料、公司資料、員工檔案、政府法規(guī)、住戶檔案等)的分類、收集和保管。
二、資料管理人員須對來文發(fā)文進行登記,及時合理歸檔,歸檔時按資料分類方法進行分類,以便查閱,對于可進入電腦的資料及時輸入電腦。
三、接收文檔資料必須認真驗收,并辦理交接登記手續(xù)。
四、任何人員借閱相關(guān)文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
五、屬公司機密文件,要妥善保管,不準散播其內(nèi)容,不準給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準的人員翻閱,不準復(fù)印,不準帶離辦公室;員工個人檔案屬秘密材料,他人無權(quán)翻閱,文檔管理人員也不準將這些資料擅自給他人過目。
六、對于產(chǎn)權(quán)人及用戶的相關(guān)資料,對管理相關(guān)的人員可查閱,不得給其他無關(guān)人員。
七、經(jīng)常對檔案進行檢查、清理、核對,時間長的文件資料應(yīng)分類裝訂成冊,以備查閱;已失去保存價值的檔案根據(jù)上級檔案部門規(guī)定檔案保管期限,經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀;對受損、變質(zhì)檔案,及時修補和復(fù)制;做好資料的防火、防盜、防潮、防蟲等工作,以確保文檔完整。
第10篇 物業(yè)住宅小區(qū)檔案管理制度
物業(yè)項目(住宅小區(qū))檔案管理制度
1整體檔案管理
檔案資料的建立應(yīng)與今后的創(chuàng)優(yōu)結(jié)合起來,按照《全國優(yōu)秀示范小區(qū)評分標準》的分類標準建立檔案資料。
第一節(jié)基礎(chǔ)管理資料
1.按規(guī)劃要求建設(shè)、住宅及配套建設(shè)設(shè)施投入使用
1)工程規(guī)劃許可證
2)施工許可證
3)工程總平面圖
4)建設(shè)工程規(guī)劃管理竣工驗收合格證
5)國有土地使用證
2.辦理接管驗收手續(xù)
1)委托物業(yè)管理合同
2)工程建設(shè)施工建檔移交清單
⑴幢建施、結(jié)施竣工圖,建材合格證、分項分部評定資料;
⑵水施、電施、訊施、地下管網(wǎng)竣工圖,分項、分部質(zhì)檢平定資料(復(fù)印件);
3)商品房質(zhì)量保證書
4)房屋移交驗收資料
5)設(shè)施設(shè)備移交清單及檔案資料
3.由一家物業(yè)管理企業(yè)實施統(tǒng)一專業(yè)化管理
1)物業(yè)管理有限公司企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照(正副本)
2)物業(yè)管理有限公司組織機構(gòu)代碼證(正副本)
3)物管企業(yè)資質(zhì)證書
4)物業(yè)管理有限公司稅務(wù)登記證(正副本)
5)上級批文(文件)
4.建設(shè)單位在銷售房屋前與選聘的物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同,雙方的責(zé)、權(quán)、利分明
1)物業(yè)委托管理合同
2)前期物業(yè)管理方案
3)物業(yè)移交及實施意見
5.購房人與物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同,雙方責(zé)、權(quán)、利明確總戶數(shù)戶,入住戶,入住率為,簽定的前期物業(yè)管理服務(wù)合同為份。(文件柜放置于)
6. 建立維修資金的管理、使用、續(xù)籌等符合有關(guān)規(guī)定
1)物業(yè)管理有限公司代管維修資金的財務(wù)管理制度
a)代管維修資金的使用范圍
b)代管維修資金的來源和籌集方法
c)代管維修資金的管理與使用辦法
d)代管維修資金的移交
7.房屋使用手冊、裝飾裝修管理規(guī)定及業(yè)主公約等各項公眾制度完善
1)房屋使用說明書
2)公共管理制度
⑴治安管理制度
⑵消防管理制度
⑶門衛(wèi)管理制度
⑷機動車停車場管理制度
⑸非機動車管理制度
⑹裝修管理規(guī)定
3)政府有關(guān)文件
8.業(yè)主委員會按規(guī)定程序成立,并按規(guī)章制度履行職責(zé)
1)業(yè)主委員會籌備工作資料
⑴關(guān)于組建業(yè)主委員會實施方案
⑵業(yè)主委員會資料(詳見業(yè)主意見調(diào)查表)
⑶業(yè)主委員會章程
9.物業(yè)管理企業(yè)制定創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃和共體實施方案,并經(jīng)業(yè)主委員會同意
1)創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃
2)創(chuàng)優(yōu)實施方案(附物業(yè)管理質(zhì)量目標書)
3)物業(yè)管理優(yōu)秀住宅小區(qū)達標申報資料資料
10.小區(qū)物業(yè)管理建立健全各項管理制度、各崗位的工作標準并指定具體的落實措施和考核標準。
1)員工手冊
2)文明禮貌用語及各專業(yè)服務(wù)語言流程規(guī)范
3)部門職責(zé)
⑴公司組織機構(gòu)示意圖(管理處機構(gòu)示意圖)
⑵員工手冊
⑶管理中心職責(zé)
⑷財務(wù)部職責(zé)
⑸護衛(wèi)部內(nèi)務(wù)條令、崗位職責(zé)
4)部門工作程序、操作程序
⑴財務(wù)部管理制度
⑵客戶服務(wù)中心工作程序
⑶工程部設(shè)備運行維修工作程序
⑷消防工作管理制度
⑸各種應(yīng)急處理方案
a、火警、火災(zāi)應(yīng)急方案
b、停電應(yīng)急方案
c、護衛(wèi)部突發(fā)事件處理措施
5)管理中心綜合管理制度
⑴值班制度
⑵回訪制度
⑶檔案管理制度
⑷原始記錄、資料管理制度
6)管理人員、員工考評細則
⑴管理人員考核細則
⑵財務(wù)管理人員考核細則
⑶維修人員考核細則
⑷清潔、綠化人員考核細則
⑸護衛(wèi)員考核細則
⑹護衛(wèi)部崗位目標管理考核辦法
7)護衛(wèi)部培訓(xùn)日程、訓(xùn)練記錄
8)護衛(wèi)知識考試資料
9)管理中心原始記錄資料
⑴門崗值班記錄
⑵監(jiān)控中心值班記錄
⑶緊急情況記錄
⑷停車場車輛進出原始記錄
⑸房屋裝修管理記錄
⑹裝飾裝修申請書、責(zé)任書
⑺值班記錄
⑻回訪記錄
⑼維修派工單
⑽住戶檔案
⑾維修員值班記錄
⑿設(shè)施設(shè)備巡查保養(yǎng)等記錄
11.物業(yè)企業(yè)管理人員和專業(yè)技術(shù)人員持證上崗,員工統(tǒng)一著工裝、佩帶明顯標志,工作規(guī)范,作風(fēng)嚴謹。
1)管理中心管理干部學(xué)歷、職稱、上崗證復(fù)印件
2)管理中心專業(yè)技術(shù)人員資格證、操作證
3)護衛(wèi)員上崗證
4)員工勞動合同
12.應(yīng)用計算機智能化設(shè)備等現(xiàn)代化管理手段,提高管理效率。
1)小區(qū)住戶基本資料(備份文件夾類)
2)小區(qū)物業(yè)基本資料
3)辦公文案
4)各類管理制度、文件夾
⑴護衛(wèi)類
⑵財務(wù)類
⑶管理類
⑷保潔類
⑸經(jīng)營類
⑹人事類
⑺業(yè)主委員會
⑻運行維修表
5)住戶費用繳費統(tǒng)計資料
13.物業(yè)管理企業(yè)在收費、財務(wù)管理、會計核算、稅收等方面執(zhí)行有關(guān)規(guī)定,至少半年公開一次物業(yè)服務(wù)費用收支情況。
1)年月--財務(wù)收支報告
2)向住戶公布費用收支情況,資料
照片
3)物業(yè)管理費用標準批復(fù)
4)繳費通知單存根
14.房屋及公共設(shè)施設(shè)備檔案資料齊全、分類成冊,管理完善,查閱方便。
1)總平面圖
2)共用設(shè)施設(shè)備及配電系統(tǒng)
3)可視對講、監(jiān)控系統(tǒng)
4)消防系統(tǒng)
5)背景音樂系統(tǒng)
6)光纖電視系統(tǒng)
7)辦公用設(shè)備
8)各種警示牌、標識卡
15.建立用戶檔案、房屋及配套設(shè)施權(quán)屬清冊,查閱方便。
1)住戶檔案
2)商業(yè)用房業(yè)主檔案(含用戶)
16.建立24小時值班制度,設(shè)立服務(wù)電話,接受業(yè)主及使用人對物業(yè)管理服務(wù)報修、求助、建議、問詢、質(zhì)疑、投訴等各類信息的收集、反饋并及時處理,有回訪制度和記錄。
1)值班制度
2)回訪制度
3)管理人員值班記錄
4)維修工單存根及回單
5)設(shè)備巡查記錄
6)護衛(wèi)門崗值班記錄
7)主動征求業(yè)主對物業(yè)管理服務(wù)的意見和建議
17.定期向住戶發(fā)放物業(yè)管理服務(wù)工作征求意見,對合理的建議及時整改,滿意率為%以上。
1)《客戶意見征詢表》
18.建立并落實便民維修服務(wù),承諾制,零修急修及時率為98%,以上的返修率為2%,并有回訪記錄。
1)物管中心工作程序(見工作守則)
2)設(shè)備運行維修工作程序(見工作守則)
第11篇 某某行政中心物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立管理規(guī)范
某行政中心物業(yè)管理處管理規(guī)章制度和檔案的建立與管理
提要:
檔案管理的工作原則:符合實際、可操作、規(guī)范、嚴謹。
以公司企業(yè)文化理念及iso9000質(zhì)量規(guī)律體系為指導(dǎo),導(dǎo)入iso14000環(huán)境管理體系思想。以國家相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)主需求為基礎(chǔ),建立科學(xué)、規(guī)范、嚴謹?shù)墓芾碇贫润w系。
檔案的建立與管理科學(xué)化、規(guī)范化、技術(shù)化、高標準。
完善的管理制度是保證現(xiàn)代企業(yè)正常有序運作的必要條件;科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理能為企業(yè)的高效運作和快速發(fā)展提供強大的信息資源支持。完善的規(guī)章制度和科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理是提供專業(yè)化物業(yè)管理服務(wù)的重要基礎(chǔ),能有效的為物業(yè)及公用設(shè)施的使用、維修以及各項物業(yè)管理服務(wù)工作提供引導(dǎo)和服務(wù)。
本公司素以嚴格規(guī)范的管理而著稱,在某某行政中心實施物業(yè)管理過程中,我們將依然按照iso9001質(zhì)量管理體系規(guī)范和iso14000環(huán)境管理體系的管理思想和管理方法,作到治而不亂、管而不死,堅決貫徹規(guī)范管理與專業(yè)服務(wù)相結(jié)合的路線。常言道:'沒有規(guī)矩,不成方圓',必要的規(guī)章制度是作好物業(yè)管理服務(wù)的保證,要使該物管區(qū)域的管理與服務(wù)走上正軌,實現(xiàn)標準化、規(guī)范化和制度化的管理,必須從基礎(chǔ)抓起。本公司目前有一套完善的規(guī)章制度,這些制度的建立,是以政府相關(guān)法律法規(guī)和公司的經(jīng)營宗旨、經(jīng)營范圍和業(yè)主需求的為依據(jù),并在多年的實踐運作中反復(fù)補充修改,逐步健全完善和提高的。
概括地說,這些制度包括兩大方面:一是公司操作管理制度,是公司在各物管點提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的操作準則和依據(jù),其總體涵蓋:公眾制度部分,內(nèi)部崗位責(zé)任制,管理運作制度和考核標準,它們整合形成一套完整的操作體系,以指導(dǎo)日常物業(yè)服務(wù)的方方面面,與傳統(tǒng)的管理方式相比,其更顯科學(xué)、規(guī)范。二是專門針對某某區(qū)行政中心物業(yè)服務(wù)項目所制訂的系列內(nèi)部崗位制度,它包含事務(wù)所各崗位/部門職責(zé)描述、各類人員職能規(guī)范、考核標準等,這一套制度的建立,為該物業(yè)服務(wù)項目完善內(nèi)部機制,造就一支高素質(zhì)、高績效的員工隊伍奠定了基礎(chǔ),以完美的物業(yè)服務(wù)夯實政府辦事效率,提升政府形象。
一、規(guī)章制度的建立與管理
1、行政中心物業(yè)管理處管理制度的建立應(yīng)符合相關(guān)的法律法規(guī),所有管理制度的建立,均以法律法規(guī)及物業(yè)管理委托合同為基礎(chǔ),物業(yè)管理活動中各法律主體的合法權(quán)益,特別對行政中心我們的責(zé)任和義務(wù)進行細化,并使之制度化、規(guī)范化,以保證如實履行物業(yè)管理委托合同規(guī)定的義務(wù)。
2、在建立某某區(qū)行政中心物業(yè)管理內(nèi)部管理制度時,以我公司現(xiàn)有的管理運作制度和iso9000質(zhì)量體系為基礎(chǔ),結(jié)合行政中心物業(yè)管理的具體特點和要求,并導(dǎo)入iso14000環(huán)境管理體系和ohsas18000職業(yè)安全健康管理體系,對整個規(guī)章制度體系作適當?shù)男抻喓驼?使整套規(guī)章制度體系更切合實際,操作性更強。
3、規(guī)章制度注重服務(wù)、管理和責(zé)任的統(tǒng)一。每一項制度責(zé)任者對所承擔的管理、服務(wù)各項責(zé)任明確具體并相互關(guān)聯(lián)。
4、在定性的基礎(chǔ)上強調(diào)定量的要求極其重要性,使績效考核評估具有標準尺度和依據(jù),又能激發(fā)員工工作熱情。
5、注重物業(yè)管理活動中各部門人員職責(zé)范圍和工作接口關(guān)系,梳理各個環(huán)節(jié),用制度使其環(huán)環(huán)相扣,做到有序規(guī)范的運作,協(xié)調(diào)一致。
6、制度文字條款簡明扼要,便于員工理解、記憶、接受、執(zhí)行。
(規(guī)章制度的內(nèi)容見物業(yè)管理服務(wù)方案附件《管理制度匯編》)。
二、檔案的建立與管理
規(guī)章制度的執(zhí)行,需要通過檔案管理手段來實現(xiàn)。某某區(qū)行政中心物業(yè)管理檔案的建立與管理就是圍繞規(guī)章制度的執(zhí)行而進行的,對相關(guān)記錄進行規(guī)范、整理、歸檔,做到每一項管理工作都有計劃、有標準、有規(guī)范、有記錄。因此,我們將在行政中心配備專職檔案管理人員,對所有檔案資料進行嚴格的、科學(xué)的、系統(tǒng)的管理,為整個管理工作的分析和改進提供可靠的依據(jù)和信息支撐。
三、物業(yè)管理檔案的分類
1、物業(yè)管理檔案的分類以公司的檔案員崗位責(zé)任制度、檔案管理規(guī)定以及質(zhì)量體系中的質(zhì)量記錄控制程序等為工作依據(jù),做到有章可循、有據(jù)可查、可量化、可考核。
2、物業(yè)管理檔案按三個層面進行分類管理:
(1)第一層面:以建設(shè)部頒發(fā)的《全國物業(yè)管理示范大廈標準》建立管理檔案框架,對檔案資料采用統(tǒng)一格式。
(2)第二層面:融合了行政中心的實際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質(zhì)量管理體系文件及管理運作制度、公眾管理制度等,通過適應(yīng)性修改,形成復(fù)合型行政中心物業(yè)管理檔案資料。
(3)第三層面:將執(zhí)行復(fù)合型管理體系文件、相關(guān)規(guī)章制度的各種現(xiàn)場記錄補充到管理檔案架構(gòu)中,形成檔案管理的終端。
3、**區(qū)行政中心是某某區(qū)政府的首腦機關(guān),保密范圍涉及到原始文件資料,其保密方式和保密要求都不同于其他物業(yè)。因此,我們將對日常管理檔案采用定期歸檔、密級保管等的方式嚴格進行。
第12篇 物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范
物業(yè)管理制度與檔案的建立與管理
(一)管理內(nèi)容:
1、工程檔案:從接管開始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設(shè)施設(shè)備資料等;
2、業(yè)主檔案:所有業(yè)主購、租房合同(復(fù)印件),業(yè)主基本情況登記表、裝修申請表和住戶健康狀況登記表等;
3、文件檔案:有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;
4、管理資料:綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄,車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽資料等。
(二)管理措施:
1、制定檔案制度,并嚴格執(zhí)行;
2、專人管理(由負責(zé)內(nèi)勤的管理員擔任),專室專柜,編目造冊,存放有序并且尊重業(yè)主隱私,保守秘密;
3、科學(xué)管理,確保檔案資料完整、齊全,確保檔案完好率達100%;
4、逐步實現(xiàn)智能化管理,計時可靠的掌握相關(guān)信息,提高管理水平。
