第1篇 檔案管理制度精選
辦公室檔案管理制度
辦公室檔案管理制度
為加強辦公室檔案的科學(xué)管理,保證檔案的系統(tǒng)性與完整性,有效地為社團聯(lián)合會和各社團管理服務(wù),結(jié)合實際情況,特制定本制度。
一、立卷、歸檔
第一條 各部門、各社團平時要做好文件的收集、整理,文件的整理、上繳工作是各部門、各社團的一項重要任務(wù),必須認真做好。
第二條 各類文件材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各部門、各社團文件立卷工作進行監(jiān)督和指導(dǎo),并做好應(yīng)歸檔文件案卷的接收歸檔工作。
第三條 文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件(包括收、發(fā)文電,內(nèi)部文件,各種會議文件,文件匯編,簿、冊、圖表,出版物原稿、磁盤等),均屬立卷歸檔范圍。
第四條 立卷的原則。遵循文件的自然形成規(guī)律,保持文件之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分文件的保存價值,便于保管和利用。
第五條 立卷方法。根據(jù)立卷原則、文件的分類,分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。
1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。
2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。
3、分問題。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。
4、分期限。根據(jù)文件的不同保存價值,將文件按不同的保管期限分開。
5、保管期限分為永久、長期、短期三種。
(1)永久保存。凡是反映部門、社團主要職能活動和歷史面貌的(例如章程、申請批文、社團成立申請書等)有長遠利用價值的文件,劃為永久保存。
(2)長期保存。凡是在相當長時間內(nèi)部門、社團需要查考的文件,劃為長期保存。長期保存為15年至50年。
(3)短期保存。凡是在較短時間內(nèi)部門、社團需要查考的各種文件,劃為短
期保存。短期保存為15年以下。
第六條 文件的組合。組合的基本作法如下:
1、法規(guī)性文件,如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件,應(yīng)組合在一起。
2、會議文件應(yīng)單獨組合。
3、統(tǒng)計、報表、名冊等各類表格文件,應(yīng)組合在一起。
4、工作計劃、總結(jié)等文件,一般可按部門或社團名稱組合。
5、特殊性文件材料,可根據(jù)具體情況進行組合。
第七條 檔案袋內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,計劃、總結(jié)在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。
第八條 文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份,重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件,需要辦理銷毀手續(xù)。
第九條 歸檔時間。部門或社團應(yīng)于活動后一周內(nèi),將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷,向辦公室移交歸檔。
第十條 歸檔文件案卷的要求。部門或社團移交歸檔文件案卷,應(yīng)符合下列要求:
1、歸檔文件齊全、完整。
2、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面,填寫時用中性筆或鋼筆書寫,字跡工整、清晰。
3、檔案袋的名稱要注意內(nèi)容準確,文字簡練通順,結(jié)構(gòu)完整,必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。
第十一條 案卷文件一式兩份,一份作為紙制文檔保存,另一份電子文檔保存在辦公室。
二、檔案的管理和利用
第十二條 辦公室按照社團聯(lián)合會對檔案管理的要求,對存放的各類檔案進行分類整理,分類保管,編制各類檢索目錄,搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計等工作。 第十三條 經(jīng)鑒定失去保存價值需要銷毀的檔案,應(yīng)經(jīng)分管主席審查批準后,按程序進行檔案銷毀。
第十四條 辦公室的管理貫徹“以防為主,防治結(jié)合”的原則。經(jīng)常檢查防護設(shè)施和檔案保管狀況,對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案,要有計劃的進行修補、復(fù)制,保護檔案的安全與完整。
第十五條 檔案的利用。利用檔案人員,按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表,檔案用完后應(yīng)及時歸還。
第十六條 借用檔案人員必須愛護檔案,要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。歸還檔案時,辦公室人員要仔細檢查,發(fā)現(xiàn)對檔案有損壞或泄密者,應(yīng)及時向分管主席報告,按有關(guān)規(guī)定處理。
第十七條 檔案室工作人員,接待檔案利用人員要熱情,認真負責,按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。
第十八條 平時匯集,按實際順序或內(nèi)容分類、收集、整理,應(yīng)保持文件、材料之間的來源、時間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件,應(yīng)及時請求補發(fā)或取得復(fù)印件,以便存檔和查閱。
第十九條 確保文件、材料的安全,做好保密工作。
為進一步提高我辦檔案管理工作水平,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和省、市檔案主管部門的相關(guān)規(guī)定,結(jié)合實際,制定本制度:
歸檔范圍
一、市信息辦機關(guān)及各處室在公務(wù)活動中反映本機關(guān)職能活動、有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料,由綜合處負責收集、整理和歸檔。
二、各處室公文辦完后,應(yīng)及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料向綜合處移交。
三、財會、統(tǒng)計和固定資產(chǎn)登記等檔案,在會計、統(tǒng)計年度終了后,編造清冊,交由綜合處歸檔。
四、市信息化建設(shè)項目全過程檔案。
檔案保管
五、所存檔案應(yīng)當分門別類、系統(tǒng)科學(xué)、內(nèi)容完整。
六、辦理完畢的文書檔案資料,一般應(yīng)(來源制度大全:www.haoword.com)以年為單位,在次年六月底前按規(guī)范格式立卷歸檔。
七、檔案管理員應(yīng)當做好以下工作:
1、維護好檔案的安全,做好防盜、防火、防光、防塵、防潮、防鼠、防高溫工作,對損壞、霉變、散失的檔案,及時采取修補、復(fù)制、收集等補救措施。
2、每季度對檔案進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報,確保檔案安全與完整。
3、嚴格按規(guī)定辦事,對進出檔案室的檔案做到“五清”,即:登記清、清點清、檢查清、核對清、檔號清。
4、保持文檔室內(nèi)清潔衛(wèi)生,適時通風(fēng)透光,保持適宜的溫、濕度。
八、檔案管理員工作調(diào)整時,應(yīng)履行交接手續(xù)。
檔案查閱
九、查閱檔案應(yīng)當嚴格履行批準登記手續(xù)。
1、機關(guān)各處室、二級機構(gòu)因工作需要查閱檔案資料,需經(jīng)綜合處審核,分管領(lǐng)導(dǎo)批準;
2、外單位查閱檔案的,應(yīng)持公函,并出示查詢?nèi)藛T有效證件,經(jīng)綜合處審核,報分管領(lǐng)導(dǎo)批準后,方可查詢。
十、查閱檔案應(yīng)在文檔室內(nèi)進行,檔案材料不外借。
十一、查閱檔案的單位和個人不得擅自復(fù)印和拍照,因工作需要,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準,方可復(fù)印、拍照。
十二、凡查閱檔案,不準在檔案資料上涂改、污損、抽拆、勾畫,不準在檔案材料上標注任何符號。歸還檔案時,檔案員必須進行檢查,如發(fā)現(xiàn)有損壞檔案的現(xiàn)象,應(yīng)當追究查閱者的責任。
檔案保密
十三、認真貫徹實施 《保密法》,嚴格執(zhí)行黨和國家的保密制度,維護檔案的完整與安全。
十四、未經(jīng)許可,非檔案工作人員不得進入文檔室,不得翻閱檔案案卷。
十五、查閱涉密文件資料時,應(yīng)報分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱,不允許復(fù)印、拍照等任何形式的復(fù)制。確需復(fù)制的,須報單位主要負責同志審批,并嚴格按照《保密法》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
十六、歸檔檔案不允許帶出文檔室以外。查閱檔案時,不得翻閱其它無關(guān)檔案。
十七、文檔室和檔案柜應(yīng)當隨時加鎖,確保檔案的安全。
十八、未經(jīng)批準, 文檔管理員不得擅自提供、抄錄、拍照、公布檔案內(nèi)容。
檔案登記統(tǒng)計
十九、建立檔案統(tǒng)計臺帳,對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行登記和統(tǒng)計,做到及時準確無誤。
二十、按照有關(guān)規(guī)定,按時向檔案行政管理部門和專業(yè)主管部門的檔案管理部門報送檔案統(tǒng)計年報。
二十一、按時完成上級檔案行政管理部門部署的登記和統(tǒng)計任務(wù)。
檔案鑒定與銷毀
二十二、按照國家檔案局下發(fā)的檔案鑒定標準對本單位的所有行文進行鑒定。
二十三、檔案鑒定后,對沒有保存價值的文件 (即不歸檔的文件)和保存期滿的檔案才能進行銷毀。
二十四、凡需銷毀的檔案,應(yīng)編制銷毀清冊,由辦領(lǐng)導(dǎo)批準后,方可在有保密資質(zhì)的造紙廠銷毀。
二十五、批準銷毀的檔案,必須由兩人以上監(jiān)銷,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字,并注明銷毀方式和日期。特殊情況可暫緩銷毀。
二十六、因檔案管理人員責任心不強造成不良后果的,視情節(jié)給予處分。
市信息化項目檔案管理
二十七、市信息化項目檔案管理遵循《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》(gb/t11822-2014)和《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22-2014)相關(guān)規(guī)范。
二十八、綜合處統(tǒng)一受理項目建設(shè)單位的文檔報送和檔案管理,建設(shè)單位不得拒報、瞞報。對不按規(guī)定提交項目建設(shè)檔案的,市信息辦有權(quán)暫停該信息化建設(shè)項目后續(xù)工作,所有后果由項目建設(shè)單位負責。
二十九、根據(jù)《合肥市信息化項目管理實施細則》規(guī)定,信息化項目建設(shè)檔案包括:
1、項目申報材料:財政預(yù)算“一上”截止前,向市信息辦申報下一年度信息化專項資金的建設(shè)計劃和項目預(yù)算;申請立項報告及項目建設(shè)方案。
2、項目論證材料:項目建設(shè)方案。
3、項目立項材料:項目建設(shè)內(nèi)容及預(yù)算簡表;項目正式批復(fù)。
4、項目實施材料:項目建設(shè)合同;《合肥市信息化建設(shè)項目執(zhí)行情況表》
5、項目驗收材料:技術(shù)報告、開發(fā)工作報告、測試報告、監(jiān)理報告、用戶報告、經(jīng)費使用報告及建設(shè)合同要求提供的有關(guān)資料;項目驗收意見書。
6、經(jīng)費支付材料:工程款支付情況
7、績效評估材料:自我評估和第三方績效評估報告
三十、信息化項目建設(shè)單位在報送項目紙質(zhì)材料時,應(yīng)一并提供電子版以供存檔。
三十一、為保證檔案質(zhì)量,項目建設(shè)單位應(yīng)按照以下統(tǒng)一標準,整理標準文檔。
1、文檔的編制應(yīng)遵循科技文件材料的形成規(guī)律,按照產(chǎn)生的時間順序,并按照案卷內(nèi)科技文件材料的有機聯(lián)系進行整理,各類材料應(yīng)完整、準確,如實反映項目審批、建設(shè)、完善、驗收、運行的全過程。
2、文檔使用紙張規(guī)格統(tǒng)一為a4紙張(黨委系統(tǒng)文件使用16k標準用紙除外),紙張規(guī)
格不可超過310mm×220mm(長×寬),整卷厚度不得超過40mm。
3、整卷文檔應(yīng)執(zhí)行完整的頁碼標識(空白頁不標識頁碼),并在文檔首頁前編制目錄索引。
4、文檔不可使用金屬及塑料材料進行裝訂。
三十二、本制度由綜合處負責解釋
三十三、本制度自公布之日起施行
第二篇:檔案管理制度
為加強機關(guān)檔案的科學(xué)管理,保證檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全,提高機關(guān)檔案工作效率和工作質(zhì)量,特制訂以下管理制度。
(一)檔案安全保密制度
1、檔案管理人員必須遵守保密守則,要嚴守秘密,嚴防泄密、失密。
2、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行檔案的查借閱手續(xù),借出的檔案要及時歸檔、核實。
3、檔案管理人員要增強保密觀念,經(jīng)常檢查設(shè)施安全保密情況;離開檔案室時,必須鎖好文件資料柜,關(guān)好門窗。
4、銷毀檔案要登記造冊,經(jīng)分管副局長簽字批準后方能進行,銷毀時要有監(jiān)銷人,并履行簽字手續(xù)。
5、檔案室內(nèi)嚴禁吸煙,以防火災(zāi)。
(二)檔案保管制度
1、檔案室屬機要重地,外人不得隨便進入。
2、保持室內(nèi)衛(wèi)生整潔,檔案分類排放、排列整齊。
3、切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強光等工作,室內(nèi)禁止存放易燃易爆等危險物品。
4、檔案管理人員要熟悉庫藏情況,對庫藏檔案和資料的保管情況定期進行檢查核對,做到帳物相符。
5、未經(jīng)批準,任何人不準將檔案帶出庫房,更不準私自摘抄、外傳。
(三)檔案利用制度
1、檔案管理人員應(yīng)熟悉所藏檔案的情況,完善檔案檢索工具,及時準
確地提供檔案利用服務(wù)。
2、市水利局本單位工作人員因工作需要,可查閱本部門形成的檔案。查(借)閱局會議記錄,必須經(jīng)局辦公室主任批準后方可查閱。查(借)閱局黨務(wù)資料,須經(jīng)局黨總支書記或局機關(guān)支部書記批準后方可查閱。
3、查閱檔案須填寫《檔案借閱登記表》,未履行登記手續(xù),檔案管理員可拒絕查閱。
4、外單位查閱本機關(guān)檔案,必須持有單位介紹信,并經(jīng)分管辦公室的局領(lǐng)導(dǎo)批準后方可借閱。
5、查閱檔案時,嚴禁涂改、圈劃、抽換、批點、污損、拆卷或增刪檔案內(nèi)容,不得吸煙。
6、歸還檔案時,檔案管理員要認真檢查清點檔案的完好狀況,及時記載檔案的利用情況。
(四)立卷歸檔制度
1、凡是水利局機關(guān)從事各項業(yè)務(wù)工作,所形成的具有參考利用價值的各種內(nèi)容、形式和載體的文書材料,均屬立卷歸檔范圍。任何科室和個人都無權(quán)扣壓和銷毀必須歸檔的文件材料。
2、歸檔時間。文書檔案一般在每年年底全部收集完整,次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會計檔案一般在會計年度終了一年后移交給財務(wù)管理站保管。工程技術(shù)檔案一般在工程項目竣工驗收后,由水利科負責收集、整理后移交檔案室,集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時歸檔備份,每年12月提供局檔案室存檔。
3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分保存價值,分類整理立卷,案卷標題簡明扼要,目錄頁號編制準確,便于保管和利用。凡局機關(guān)形成的各類文件材料,歸檔應(yīng)為原件,且要求做到完整、準確、系統(tǒng),存檔時由檔案管理人員審查核定。
4、各業(yè)務(wù)科室向局檔案室移交的文檔要有清單,歸檔時,必須履行交接手續(xù),交接雙方及監(jiān)交負責人應(yīng)分別在清單上簽字,以備查考。
第三篇:人事檔案管理制度
六、人事檔案管理制度
第一章
第1條 總則 為了人事檔案管理的制度化、規(guī)范化,完善人事檔案收集、整理、查
閱的流程和手續(xù),維護其完整性,特制定本制度。
第2條 人事檔案是員工的過去背景和現(xiàn)在情況的記錄資料,所有員工均應(yīng)建
立人事檔案。
第二章
第3條
第4條 原則 規(guī)范化:使人事檔案管理有章可循。 完整性:人事檔案管理人員應(yīng)對員工檔案的真實性、完整性負責,作
好檔案資料的收集、歸檔工作。
第5條 保密性:人力資源行政部有責任對員工檔案中的資料信息保密。檔案
柜應(yīng)隨時保持關(guān)閉狀態(tài),無權(quán)限人員不得隨意查閱。
第三章
第6條 歸檔內(nèi)容 人力資源行政部應(yīng)在新員工入職后5個工作日內(nèi)為其建立人事檔案。
需歸檔資料:
1) 應(yīng)聘人員登記表;
2) 員工登記表
3) 員工面試綜合評價表;
4) 聘任書;
5) 本人身份證、戶口本復(fù)印件;
6) 學(xué)歷學(xué)位證、職稱證件復(fù)印件;
7) 保證書、擔保書;
8) 擔保人身份證、戶口本復(fù)印件;
9) 體檢表;
10) 最近3個月內(nèi)免冠1寸照片4張。
第7條 員工人事檔案中有下列事項變更:地址和電話、婚姻狀況、生育狀況、
緊急聯(lián)系人變更、進修狀況,當事人須三天內(nèi)通知人力資源行政部。
第8條 員工工作期間發(fā)生任何變動事項,人力資源行政部應(yīng)及時收集變動資
料,為其更新、完善人事檔案。需歸檔資料:
1) 勞動合同(含與員工同時生效的其它協(xié)議);
2) 任免決議(復(fù)印件);
3) 考核記錄;
4) 獎懲記錄;
5) 培訓(xùn)記錄;
6) 職位與薪資變動記錄;
7) 辭職申請表;
8) 離職手續(xù)清單;
9) 辭職員工意見與建議調(diào)查表。
第四章
第9條
第10條
第11條
第12條 檔案查閱管理 總裁/總經(jīng)理可查閱全體人員檔案。 主管副總、部門經(jīng)理可查閱所屬部門全體員工檔案。 人力資源行政部總監(jiān)、經(jīng)理、人事檔案管理人員可查詢?nèi)w員工檔案。 查閱員工檔案必須在人力資源行政部查閱,未經(jīng)批準,不得將檔案借
出或私自摘抄記錄。
第13條
第14條
第五章
第15條
第16條
查閱人事檔案的人員,對檔案內(nèi)容應(yīng)嚴加保密。 不準在材料上圈劃、涂改、銷毀、撤消、拍照、復(fù)印等。 附則 本制度由人力資源行政部制定,解釋權(quán)歸人力資源行政部。 本制度由總裁/總經(jīng)理簽發(fā),自發(fā)布之日起施行。
第四篇:司法所檔案管理制度
司法所檔案管理制度
一、司法所檔案管理工作由指定人員負責,包括接收、收集、整理、保管。
二、各類檔案的組卷要準確。卷內(nèi)目錄、案卷封面填寫完整準確、字跡清晰美觀,裝訂案卷規(guī)范、統(tǒng)一、牢固。
三、檔案整理。按規(guī)定制定統(tǒng)一的檔案分類編號方案。案卷的排列、編號符合規(guī)定要求。
四、文件的整理。鑒別沒有存檔利用價值的公文,可報主管領(lǐng)導(dǎo)批準,可定期清退和銷毀。對縣(區(qū)、市)司法局的文件、簡報等資料,要做好歸檔工作,無須存檔要統(tǒng)一銷毀。
五、檔案箱、資料柜和檔案資料放置的設(shè)備要整齊,做到不同規(guī)格分類排列。
六、庫房管理。庫房保持清潔衛(wèi)生,落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠等安全措施。
七、檔案管理人員要有良好的司法檔案人員職業(yè)道德規(guī)范、嚴格遵守崗位紀律,嚴格執(zhí)行檔案保密制度,嚴守國家機密
第五篇:養(yǎng)殖檔案管理制度
養(yǎng)殖檔案管理制度
1. 養(yǎng)殖場應(yīng)當依法向縣畜牧獸醫(yī)局備案,取得畜禽養(yǎng)殖代碼,作為養(yǎng)殖檔案編號。
2. 養(yǎng)殖場養(yǎng)殖免疫檔案,需完善以下內(nèi)容:免疫記錄、診療記錄、生產(chǎn)流水日報表、病死畜禽無害化處理表、飼料添加劑使用記錄、獸藥使用記錄、獸藥疫苗采購記錄、藥物添加劑及限用添加劑使用記錄、生產(chǎn)銷售記錄、飼料采購記錄、標識使用記錄等。
3. 養(yǎng)殖場需妥善保管養(yǎng)殖免疫檔案,每年一月底前將上年度動物防疫條件情況和防疫制度執(zhí)行情況向發(fā)證機關(guān)報告,養(yǎng)殖檔案保存時間不得低于2年。
4. 養(yǎng)殖場所停業(yè)后,于停業(yè)后30日內(nèi)將《動物防疫條件》交回發(fā)證機關(guān)注銷。
5. 《動物防疫條件合格證》丟失的,于15日內(nèi)向發(fā)證機關(guān)申請補發(fā)。
第2篇 物業(yè)顧問咨詢資料、檔案管理制度
物業(yè)項目顧問咨詢資料、檔案管理制度
為使公司顧問管理工作有效進行,加強公司顧問資料和檔案的管理,確保公司顧問資料、檔案的保密性,現(xiàn)制定以下管理制度:
一、顧問咨詢資料分為共用資料與項目資料兩大類。共用資料包括:專業(yè)書籍、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范、標準、圖集大樣、設(shè)備樣本圖冊、園林圖集、建筑風(fēng)格圖集、戶型圖集、氣象資料、新技術(shù)新成果、公司規(guī)章制度、iso9001、iso14001體系文件等。項目資料為每個項目咨詢服務(wù)活動中產(chǎn)生的全部資料的集合。如該項目來往文件、公函、提供的資料樣本、項目咨詢規(guī)劃、物業(yè)管理策劃與設(shè)計、顧問建議書、咨詢實施細則、物業(yè)管理過程實施方案、項目圖紙、照片等。
二、共用資料宜做成數(shù)據(jù)庫,以方便查找。項目資料應(yīng)按項目分類歸檔,需用電子文檔和書面文檔兩種方式進行保存,由專人進行管理。
三、項目資料的電子文檔需建立專門的子目錄進行管理,目錄按歷史項目、在管項目、前期項目三類劃分,每個項目內(nèi)文件按性質(zhì)進行分類存檔。
四、書面顧問資料的借閱,需在顧問咨詢部辦理借閱手續(xù)。重要、保密資料需經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準后方可借閱。
五、對顧問咨詢資料電子文檔或數(shù)據(jù)庫由咨詢部主管設(shè)置相應(yīng)權(quán)限,使用人員在得到咨詢部主管同意后方可進入該文件。
六、同一項目的資料,由發(fā)件人在使用完畢后將其歸納入相應(yīng)的目錄。
七、顧問項目結(jié)束,該項目所有顧問資料轉(zhuǎn)移至歷史資料目錄統(tǒng)一進行管理。
八、對發(fā)展商發(fā)給公司的各種傳真件,接收人員需將其復(fù)印后按項目存檔,特別是對于發(fā)展商對公司所給文件的簽收回執(zhí),更應(yīng)注意保存其原始記錄。
九、未得到公司同意,任何人員不得將公司顧問資料進行拷貝和復(fù)印。
第3篇 項目檔案信息管理制度
1項目部配置檔案信息員,由工程管理部技術(shù)員兼任,負責工程檔案、信息的收集和整理工作。
2檔案信息員必須收集各部門需要歸檔的資料,按照檔案管理相關(guān)文件要求審查收集的資料是否符合文件要求,對不符合者退回整改處理。
3檔案信息員對收集來的資料按照檔案管理相關(guān)文件要求進行整理,收集整理工程竣工資料,在項目總工領(lǐng)導(dǎo)下完成竣工資料移交工作。
4檔案信息員負責做好對內(nèi)信息傳達工作,并將內(nèi)部反饋意見及時上達。
5檔案信息員負責做好對外信息發(fā)布工作,對本單位及時報送《工程簡報》、《工程周報》、《質(zhì)量月報》、《安全月報》等報表,對業(yè)主項目部、監(jiān)理項目部及時報送《工程月報》、《日報》等報表。
6及時聯(lián)系各物資供貨單位,按規(guī)定要求審查各單位提供物資質(zhì)量保證文件,對不合格文件及時退回,并要求提供合格文件。
第4篇 物業(yè)公司檔案管理制度怎么寫
一、公司檔案由出納統(tǒng)一管理,各部門需要的檔案可申請復(fù)印件。
二、檔案按以下分類:工程圖紙、合同、音像資料、相冊、表格、制度、公文、會議記錄、傳真、通告、剪報、政府文件、資料、人事檔案等。
三、檔案資料的收集、整理、存檔依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企業(yè)名稱(縮寫)部門 文種 時間 編號密級:a.機密文件:公司章程、股東會、董事會紀要、決議,重大業(yè)務(wù)合同函件、會議紀要、a級財務(wù)資料(財務(wù)報表、驗資報告、重要函件)、資產(chǎn)類權(quán)證、重大項目可行性報告、政府重要批文、企業(yè)歷史文獻。
b.普通文件:除a級外的文件均屬b級。
四、原則上所有資料應(yīng)以原件存檔,當存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時,可用復(fù)印件替代,但須附頁說明原件所在處及不能存留原件的原因。
五、歸檔資料必須準確做好文件索引。
建檔立卷按永久、長期、短期分別組卷;
卷內(nèi)文件應(yīng)把正文和底稿、文件和 、請示和批復(fù)放在一起,卷內(nèi)頁號一律在右下角。
六、案卷裝訂前應(yīng)拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對破損或褪色的材料,應(yīng)當進行修補和復(fù)制,裝訂部位過窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊;
紙面過大的書寫材料,按宗卷大小折疊整齊,對字跡難以辨認的材料,應(yīng)附上抄件,案卷標題要標明相關(guān)署名、部門、問題等,文字要求簡練、確切;
用鋼筆書寫,字跡端正。
七、案卷按機構(gòu)、年代排列,永久與長、短期案卷分開保管,編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。
八、注意做好保密工作,存放檔案的門窗要堅固,并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲、防高溫、防強光等措施。
九、每年定期對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取補救措施,確保檔案的安全。
十、借閱文件檔案(包括資料),必須由借閱人填寫借閱單,經(jīng)公司總經(jīng)理審批,財務(wù)資料同時須經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審批,辦理借閱手續(xù),a級檔案須由總經(jīng)理批準方能借閱;
b級檔案由副總經(jīng)理批準借閱。
十一、裝訂成冊的檔案不出借,只供現(xiàn)場查閱,未立卷的文件及資料可出借。
十二、查閱檔案的人員必須愛護文件檔案,不得隨便攜帶或轉(zhuǎn)借他人閱讀。
做好檔案的安全和保密,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。
否則,將追究當事人責任;
如確需復(fù)印、摘抄等須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可。
十三、查閱的文件檔案交還時,必須當面點交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)處理。
十四、對摘抄卷內(nèi)檔案,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。
對摘抄的材料應(yīng)進行審查、簽章。
第5篇 紡織公司文件和檔案管理制度
為加強公司安全基礎(chǔ)檔案管理,發(fā)揮好檔案服務(wù)于安全工作的功能,完善安全管理過程監(jiān)督,特制定本制度。
1、實行安全文件收發(fā)登記制度,上級來文和下發(fā)文件,先行登記、分類存放,按照領(lǐng)導(dǎo)簽批意見督辦落實。
2、文件應(yīng)按照收發(fā)順序整齊放入檔案盒中,,卷首制作目錄,年終裝訂存檔。
3、嚴格按檔案管理要求建立健全各種基礎(chǔ)資料檔案,實行從業(yè)人員一人一檔,安全管理每一個過程一檔,每項活動、工作一檔,檔案資料做到真實、有效、完整。
4、基礎(chǔ)檔案資料要分類存檔保管,檔案分為長期檔案和短期檔案,短期檔案滿3年之后可以進行銷毀處理。
5、檔案基礎(chǔ)資料管理信息,必須實現(xiàn)從購臵到退出市場的全過程監(jiān)督,及時進行更新,確保檔案資料完整性。
6、檔案資料借出必須辦理相關(guān)登記手續(xù),經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可借閱。
7、檔案資料由安全科安排專人負責管理,實習(xí)專柜存放,落實防護措施,防止損毀。
第6篇 酒店設(shè)施設(shè)備管理制度:設(shè)備臺賬、檔案資料管理制度
酒店設(shè)施設(shè)備管理制度:設(shè)備臺賬、檔案資料管理制度
1.設(shè)備建立臺賬范圍
凡價值在2000元以上,連續(xù)使用一年以上,安全壽命周期內(nèi)都需要技術(shù)管理的固定資產(chǎn),都應(yīng)列入設(shè)備臺賬;
2.設(shè)備分類及編號應(yīng)按照各部門設(shè)備功能分為七大類;采用五級號碼制:
生活服務(wù)設(shè)備-s 信息設(shè)備-*
文娛保健設(shè)備-w 環(huán)境美化設(shè)備-h
保安設(shè)備-b 交通運載設(shè)備-j
其他設(shè)備-q
設(shè)備編號說明:
(1)設(shè)備的統(tǒng)一編號即為各部門固定資產(chǎn)編號,為了統(tǒng)一方便,號碼順序從1開始(不從0開始);
(2)如有報廢和調(diào)撥出部門,其編號應(yīng)永久保留,并說明調(diào)出原因,不要用新購進或其他設(shè)備來填補報廢設(shè)備的舊編號;
(3)設(shè)備的附件或附屬設(shè)備不必另外單獨編號,而可以在主機編號之后編附機號;
(4)每臺設(shè)備都必須在明顯處裝訂上固定資產(chǎn)編號或噴上編號;
3.設(shè)備管理類別劃分原則及代號
(1)重點設(shè)備:用a表示;凡具備下列條件之一者,為重點設(shè)備:
a.負荷高、耗能大、連續(xù)性運行的設(shè)備;
b.對經(jīng)營質(zhì)量影響大的設(shè)備;
c.停機后,對經(jīng)營及酒店聲譽有嚴重影響的設(shè)備;
d.修理復(fù)雜程度高的設(shè)備;
e.備品、配件供應(yīng)困難的設(shè)備;
f.出現(xiàn)故障或事故嚴重影響人身安全的設(shè)備;
g.對環(huán)境保護及作業(yè)有嚴重影響的設(shè)備;
h.單臺(套)設(shè)備原值在五萬元以上的設(shè)備;
例:鍋爐、變壓器、高低壓配電設(shè)備、壓力容器、大型制冷機組、大型空調(diào)設(shè)備、電梯等;
(2)重要設(shè)備:用b表示;凡具備下列條件之一者,為重要設(shè)備:
a.多班運行或開機時間長的設(shè)備;
b.需要經(jīng)常或定期調(diào)整的設(shè)備;
c.故障停機對酒店經(jīng)營有影響的設(shè)備;
d.故障頻次多或停機時間長的設(shè)備;
e.有一定修理復(fù)雜程度的設(shè)備;
f. 配件供應(yīng)周期長的設(shè)備;
g.對操業(yè)人員安全及環(huán)境污染有影響的設(shè)備;
h.單臺(套)原值在一萬元以上的設(shè)備;
例:各種泵、通風(fēng)機、音響設(shè)備、燈光設(shè)備、計算機、運輸車輛等;
(3)一般設(shè)備:用c表示;凡屬下列情況之一的設(shè)備,為一般設(shè)備:
a.負荷低、開機時間短;
b.對生產(chǎn)、經(jīng)營質(zhì)量影響不大的設(shè)備;
c.修理復(fù)雜程度低或不維修設(shè)備;
d.故障停機不影響經(jīng)營的設(shè)備;
e.不構(gòu)成重點、重要設(shè)備的其他設(shè)備;
例:彩電、風(fēng)機盤管、分體空調(diào)、窗式空調(diào)等;
4.設(shè)備臺賬內(nèi)容
(1)使用單位:填寫單位名稱及酒店編號;
(2)管理類別:按上面的規(guī)定填寫;
(3)設(shè)備名稱:按設(shè)備銘牌填寫;
(4)設(shè)備編號:按上面的規(guī)定填寫;
(5)相關(guān)設(shè)備編號:填寫與本設(shè)備相關(guān)設(shè)備的編號;
(6)固定資產(chǎn)編號:按固定資產(chǎn)賬上填寫;
(7)規(guī)格型號:按設(shè)備銘牌填寫;
(8)總電功率:填寫本設(shè)備需要的總電功率;
(9)制造單位:按設(shè)備銘牌填寫;
(10)出廠編號:按設(shè)備銘牌填寫;
(11)出廠日期:按設(shè)備銘牌填寫;
(12)啟用日期:填寫實際投入使用的日期;
(13)安裝地點:填寫設(shè)備安裝的具體地點;
(14)設(shè)備原值:按固定資產(chǎn)賬填寫;
(15)預(yù)計殘值:按固定資產(chǎn)賬填寫;
(16)計提折舊:填寫累提的折舊額;
(17)使用年限:填寫預(yù)計使用的年限;
(18)設(shè)備現(xiàn)狀:填寫'在用'或'封存'、'閑置'、'報廢'等;
(19)備注:填寫其他需要說明的內(nèi)容。
5.設(shè)備臺賬卡由工程總監(jiān)/經(jīng)理或項目主管填制,總監(jiān)秘書負責保管存檔。
6.設(shè)備情況發(fā)生變化,及時修正臺賬記錄。
7.根據(jù)臺賬,定期對的所有設(shè)備進行盤查,做到賬物相符。
8.設(shè)備技術(shù)檔案管理
(1)所有重點、重要設(shè)備以及列入計劃檢修的一般設(shè)備,都應(yīng)建立技術(shù)檔案;特種設(shè)備技術(shù)檔案的建立,應(yīng)符合勞動管理部門的要求,按勞動局要求的格式建立,其他設(shè)備按和管理公司要求建立;
(2)設(shè)備技術(shù)檔案由工程總監(jiān)/經(jīng)理秘書負責收集、修訂、整理立卷、歸檔和借閱;做到技術(shù)檔案能及時、準確地反映設(shè)備的運行狀況;
(3)應(yīng)根據(jù)設(shè)備技術(shù)檔案所記載的設(shè)備信息,及時分析、研究指導(dǎo)設(shè)備維護、檢修及改造、更新。
9.設(shè)備技術(shù)資料管理
(1)酒店技術(shù)資料由工程總監(jiān)/經(jīng)理秘書負責收集、整理、核實、登記和保管,堅決杜絕資料散落個人手中的現(xiàn)象;
(2)設(shè)備技術(shù)資料應(yīng)包括的主要內(nèi)容:
a.設(shè)備選型及技術(shù)經(jīng)濟論證材料;
b.上級及領(lǐng)導(dǎo)批準購置的文件;
c.設(shè)備購置合同;
a.設(shè)備出廠合格證;
e.設(shè)備裝箱單及開箱驗收記錄;
f.設(shè)備安裝、調(diào)試記錄及竣工圖;
g.設(shè)備使用說明書及進口設(shè)備說明書中文譯本;
h.設(shè)備圖紙和備件圖冊
10.使用設(shè)備技術(shù)資料,使用部門一般使用復(fù)印件,如不便復(fù)印,可將資料歸檔后,經(jīng)工程總監(jiān)/經(jīng)理批準,指定負責人,由使用者辦理長期原件借用手續(xù),存放于使用部門。
11.設(shè)備技術(shù)資料一般不送檔案室歸檔(或?qū)?fù)印件送檔案室歸檔),存放于工程部技術(shù)檔案柜。
12.資料檔案的管理
(1)維護檔案室的清潔環(huán)境和資料的保管環(huán)境;
(2)借還資料檔案的手續(xù)清楚,送閱、交辦的文件要及時,并有責任催辦;
(3)文件、資料歸檔要及時,做到每月整理一次,每年清理一次,分門別類做好歸檔并做好記錄;
(4)遵守保密規(guī)定,未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)或批準,一切文件資料不得外傳外借
13.資料檔案的使用規(guī)定
(1)查閱資料檔案應(yīng)在檔案室指定環(huán)境范圍內(nèi)進行,未履行借閱登記手續(xù),任何人不得擅自將資料帶離檔案室;
(2)在使用資料檔案時,使用人不得吸煙、喝水、吃食物,以免造成損壞;
(3)不得在資料檔案上勾畫、涂抹,不得對檔案有撕損、剪切等破壞行為,必須保證資料檔案的完好無損;
(4)資料檔案在檔案室外未被使用時,不得長時間擺放在桌面上,應(yīng)及時放入專用檔案柜中保存;
(5)未經(jīng)許可不得擅自拍照、抄錄、復(fù)印;
第7篇 科技公司檔案管理制度
某科技公司檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為加強公司文書檔案、聲像資料的管理工作,保證文書檔案、聲像資料的及時歸檔和妥善保管,特制定本制度。
第二條 公司行政部負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。
第三條 公司各部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料,都要按照本制度的規(guī)定及時歸檔,部分資料須在行政部備份。
第二章 文件資料的收集管理
第四條 歸檔范圍:
公司印發(fā)的公文。
公司的各種規(guī)章制度、實施細則、程序文件。
公司與其他單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本。
公司重要會議資料,包括會議通知、決議、總結(jié)、重要發(fā)言、會議紀要等。
上級機關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、條例、規(guī)定、計劃等文件資料。
公司對外的正式發(fā)文及與有關(guān)單位來往的文書及傳真。
公司重要的技術(shù)資料、供應(yīng)商檔案資料、客戶資料等。
公司管理人員的任免文件資料以及關(guān)于員工獎勵、處分的文件資料。
公司所有員工的考核與培訓(xùn)資料。
公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的簡報、照片(及底片)、錄音、錄像等。
公司及產(chǎn)品的獲獎證書。
第五條 資料承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)批準的文件資料,收集齊全,加以整理、歸檔。
第七條一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的重要文件資料,由此項工作的負責人收集并交行政部歸檔保管。
第八條公司員工外出參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)研等公務(wù)活動,必須將重要文件資料向行政部辦理歸檔。
第九條各部門須有一名檔案管理人員,認真執(zhí)行定期歸檔制度。
第三章 歸檔管理
第十條檔案管理人員應(yīng)根據(jù)公司的業(yè)務(wù)及工作現(xiàn)狀,編制'案卷類目' 。'案卷類目'的條款必須簡明確切,并編上明細名稱。
第十一條 檔案管理人員應(yīng)及時將文件資料按照'案卷類目'放入文件夾內(nèi),對號入座。
第十二條 在歸檔的文件資料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,歸放在一起,不得分開。
第十三條 對于重要的聲像類資料,檔案管理人員應(yīng)在卷首附上文字說明,包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)。
第四章 附則
第十四條 本制度由公司行政部負責解釋。
第十五條 本制度自頒布之日起施行。
第8篇 商街物業(yè)檔案管理制度
步行街物業(yè)檔案管理制度
1目的
使公司的檔案管理規(guī)范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。
2適用范圍
公司所有檔案的管理。
3公司資料室文檔資料管理
3.1公司資料室文檔資料管理范圍:公司內(nèi)部重要文件;公司對外往來的各類公文;公司內(nèi)部重大活動、事件記錄;物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī);重要資料及文檔資料的電腦備份;人事資料;業(yè)主資料資料等。
3.2文檔資料收集及整理:人事資料由行政人事經(jīng)理助理負責文檔資料的統(tǒng)一登記、編號、歸檔,并編制存放目錄索引,檔案存放應(yīng)有明確標識,以便查找;財務(wù)資料由財務(wù)部負責統(tǒng)一登記、編號、歸檔,并編制存放目錄索引;其他資料由綜合文員負責統(tǒng)一登記、編號、歸檔,并編制存放目錄索引。
3.2物業(yè)管理相關(guān)政策 、法規(guī):由綜合文員負責從報刊雜志及政府來文中剪輯,統(tǒng)一歸入條例、法規(guī)類文件夾,并每季度核對或動議更改文件。
3.3重要資料:由綜合文員負責收集,主要包括:外出考察資料,重要資料歸屬重要資料類文件夾。
3.4公司本部重要文件,主要包括:
3.4.1內(nèi)部管理文件:以公司名義下發(fā)的人事、行政類文件。
3.4.2人事制度:公司各種人事政策,條例和規(guī)定等。
3.4.3行政制度:公司各種行政制度、條例和規(guī)定等。
3.4.4重要通知及通報:公司各種重要的通知、通告。
3.4.5公司會議紀要:總經(jīng)理辦公例會、部門經(jīng)理例會和以公司名義組織的專題會。
3.4.6以公司名義簽定的各類合同、協(xié)議書、意向書等。
3.4.7各部門呈報的工作計劃、申請報告及管理規(guī)章制度等,由綜合文員責收集、跟蹤處理結(jié)果,并交綜合文員存檔。
3.4.8公司對外往來的各類公文:主要包括政府部門往來文、上級公司往來文、相關(guān)業(yè)務(wù)單位往來文、外來商函及復(fù)函等,由行政人事部負責在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。
3.5文檔資料查閱或復(fù)印:物業(yè)管理政策、法規(guī)、合同及重要資料的查閱或復(fù)印,需到綜合文員辦理登記手續(xù)。
4各部門文檔資料管理
4.1各部門文件分類及編制要求:
4.1.1各類文件的編制需按規(guī)定的格式和編號方法進行,統(tǒng)一使用打印稿,行文應(yīng)規(guī)范,不得有錯別字。
4.1.2通常情況下,文件標題定為三號黑體字,文件編號為小四號黑體字,文件內(nèi)容為小四號宋體字。
4.1.3公司各部門(含職能部門 、業(yè)務(wù)部門及臨時成立的工作小組等)常用文件類別:
1)人事類:包括人事管理制度、職務(wù)任免決定、職責、管理架構(gòu)、人事通報、通知等。
2)行政類:包括行政后勤管理規(guī)定、制度、行政通報、通知、活動計劃。
3)通知類:內(nèi)部各類通知。
4)培訓(xùn)類:培訓(xùn)通知、計劃或方案、考核及效果評估等。
5)會議類:部門例會、專題會議、業(yè)委會會議等。
6)合同、協(xié)議類:部門簽定的合同(租賃合同、買賣合同等)。
7)對外文件類:
①對政府部門、上級單位、外企業(yè)、機構(gòu)發(fā)文等;
②對客戶發(fā)文等:
③其它類:如電話表、名單、啟示等。
4.2質(zhì)量管理部應(yīng)保管的資料:
4.2.1發(fā)展商提供的資料:
1)產(chǎn)權(quán)資料;
2)技術(shù)資料(含圖紙);
3)交接手續(xù)及清單等。
4.2.2文檔收集及整理:各部門須指定專人負責文檔資料的收集、登記、編目、歸檔,并編制存放目錄索引,存放應(yīng)有明確標識,并妥善保管。公司質(zhì)量體系文件規(guī)定的質(zhì)量記錄按體系文件要求執(zhí)行。
4.3各類文件更改要求:
各類文件張貼或下發(fā)后如需更改,必須由原文件審批人審批后,方可執(zhí)行,并需即作廢文件,同時在新文件上注明'以此文件為準'。
4.4各類文件發(fā)放要求:
4.4.1文件的發(fā)放應(yīng)注明發(fā)放級別,通常應(yīng)包括以下幾類:
1)部門負責人以上人員閱;
2)主管級以上人員閱;
3)內(nèi)部傳閱;
4)張?zhí)?/p>
4.4.2重要文件的發(fā)放應(yīng)辦理簽收手續(xù)。
4.4.3有關(guān)公司的重要政策、決議、經(jīng)營合同(協(xié)議書)、行政人事制度、質(zhì)量體系文件等屬機要文件,除責任者自行攜帶方式外,必須加封后傳遞。
4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔,內(nèi)部管理文件須加強保密工作,禁止外來人員拍攝或抄錄。
4.5電腦文檔管理:
4.5.1公司綜合文員負責文檔資料的電腦儲存及管理工作,各部門須指定專人負責本部門各類文檔的電腦儲存及管理工作。
4.5.2電腦文檔須按文件類別設(shè)立相應(yīng)的子目錄,分類保存各類文件,重要文件(行政人事制度、合同、協(xié)議書、重要會議紀要等)須加密,且以光盤備份,并指定專人保管,管理情況須在部門經(jīng)理處備案。
4.5.3電腦文檔須妥善保存,如需刪除,須報部門經(jīng)理批準。
4.5.4與相關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議書及經(jīng)客戶確認的文件,除以電腦文檔儲存打印原稿外還必須存檔簽名文件。
4.6資料管理人員要定期檢查專柜,核對件數(shù),做好防火、防盜、防蟲、防潮、防遺失,發(fā)現(xiàn)異常或被盜、丟失等情況,及時向領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善處理。如系人為造成,要追究有關(guān)人員的責任。
第9篇 某物業(yè)中心客戶檔案管理制度
物業(yè)中心客戶檔案管理制度
1.客戶檔案的管理工作由客務(wù)部負責。
2.客戶資料按單元號一戶一檔建立,按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內(nèi)。
3.每個客戶檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成,退租客戶的資料須及時裝訂另存。
4.每個客戶檔案均按日期順序排列,將最新的文件擺在最前面。
5.客戶檔案的標牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。
6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶檔案,對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。
7.客戶檔案查閱可向客務(wù)主管借出,經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準后在客務(wù)部辦公室閱覽。
8.原始客戶檔案一般不可修改,客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改。
9.客務(wù)部檔案應(yīng)積極推行計算機管理,由客務(wù)主管設(shè)置客戶檔案管理系統(tǒng),將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中,進行資料分析、整理和信息傳遞。
第10篇 小學(xué)學(xué)校檔案室管理制度
一、檔案室應(yīng)以科學(xué)、堅固、安全為基本條件,標準溫度為14—24℃,標準相對濕度為45—60%,應(yīng)裝備必要的防火、防盜、防潮、防塵、防強光、防高溫、防蟲等設(shè)施。
二、庫房的檔案柜、架按要求進行排放,對接收來的檔案要進行分類、登記、統(tǒng)計和必要的加工整理。
三、檔案室應(yīng)納入學(xué)校自動化管理系統(tǒng),根據(jù)工作需要要逐步設(shè)置計算機、復(fù)印機、照相機等現(xiàn)代化管理設(shè)備。
四、檔案部門應(yīng)對檔案的安全定期組織檢查,記錄在案,發(fā)現(xiàn)問題,及時解決。
五、檔案室工作人員調(diào)、換工作時應(yīng)有嚴格的交接手續(xù)。
六、非工作人員不得擅自進入檔案室,節(jié)假日加強保衛(wèi)工作。
七、檔案保管工作,必須認真嚴格地按照各項規(guī)章制度辦事,不得徇私舞弊,玩忽職守。
第11篇 公司安全生產(chǎn)檔案管理制度
公司安全生產(chǎn)檔案管理制度
本公司檔案室保存的檔案,主要供本公司使用。
如其它部門或個人查閱時,須經(jīng)檔案室負責人或檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)同意,并僅限于室內(nèi)閱覽。
凡因特殊需要,經(jīng)批準同意借出的檔案,外借時間一般為三周左右,到期仍需繼續(xù)利用,須辦理續(xù)借手續(xù)。
借出的檔案不得轉(zhuǎn)借他人,不得隨意涂改、圈劃、眉批,不得拆卷,不得增刪檔案內(nèi)容或污損檔案。
凡外單位或個人查閱檔案,須持單位正式介紹信,寫明查檔目的。安全、公安部門查閱有關(guān)檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)。
凡復(fù)制、摘錄檔案,須經(jīng)檔案室負責同志。利用檔案的單位和個人未經(jīng)上級主管部門或檔案室同意,不得擅自公布檔案內(nèi)容。
借閱檔案須辦理借閱登記手續(xù),并確保檔案的完整與安全。
電話查詢檔案,只限于一般問題的咨詢。檔案的儲存必須規(guī)范、分門別類,標識明確,便于查詢。
第12篇 氣瓶檔案管理、定期檢驗和維護保養(yǎng)制度
1、本單位安排專人建立氣瓶登記臺賬和檔案,對氣瓶狀況采用“氣瓶動態(tài)管理系統(tǒng)” 進行計算機管理;
2、進入電腦管理系統(tǒng)的氣瓶必須技術(shù)資料完整,氣瓶登記臺賬應(yīng)做到一瓶一卡,內(nèi)容應(yīng)包括:出廠合格證、質(zhì)量證明書、氣瓶檢驗合格證、氣瓶使用登記證等。
3、氣瓶上應(yīng)涂敷本單位標志、氣瓶編號和打本單位標志鋼印。
4、本單位氣瓶外表的顏色、字樣和色環(huán)應(yīng)符合gb7144《氣瓶顏色標志》的規(guī)定,氣瓶的附件應(yīng)保持完好,如發(fā)現(xiàn)顏色不清、附件損壞的情況必須及時修復(fù)。
5、本單位所使用的氣瓶應(yīng)當委托有資質(zhì)的單位進行定期檢驗,未經(jīng)檢定或檢定不合格的氣瓶不得使用。
6、當氣瓶受到嚴重腐蝕、損傷及其它可能影響到使用安全的情況時,應(yīng)提前進行檢驗;
7、氣瓶必須專用,不得充裝與氣瓶標志不一致的其它介質(zhì)。
8、氣瓶平時應(yīng)注意維護和保養(yǎng),氣瓶放置地點不得靠近熱源和明火,應(yīng)保證氣瓶瓶體干燥。
9、夏季應(yīng)防止曝曬,嚴禁敲打、碰撞氣瓶,氣瓶罐裝后,不得對氣瓶進行挖補、焊接修理。