第1篇 某某公司檔案管理辦法
某公司檔案管理辦法
一、目的:為加強(qiáng)公司各類檔案管理的規(guī)范性,特制定本辦法。
二、適用范圍:公司的全部文書(shū)檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、工程檔案。
三、管理權(quán)限:各相關(guān)部門(mén)
四、檔案的立卷歸檔:
1.行政檔案的立卷:
(1)立卷范圍:公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中的收文及批辦過(guò)程中的批辦材料;以公司名義發(fā)出的文件(定稿、存本、附件);各種會(huì)議文件及會(huì)議記錄;公司內(nèi)部管理類文件(日常工作中形成的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、規(guī)章制度等);公司內(nèi)部形成的除人事、財(cái)務(wù)方面之外的其它請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù);公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同原件(合同預(yù)算部一份,由財(cái)務(wù)部門(mén)一份存檔及多余份數(shù)行政辦公室保存;只有一份原件的,由財(cái)務(wù)部門(mén)保存,其他報(bào)名保存復(fù)印件,并在其上注明原件存放處);在工作過(guò)程中形成的照片、錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)軟盤(pán)及光盤(pán)、工具類書(shū)籍;公司領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)經(jīng)理外出參觀學(xué)習(xí)等活動(dòng)帶回的文字、聲像、科技資料。
(2)有關(guān)部門(mén)須保留檔案原件時(shí),行政辦公室應(yīng)保存復(fù)印件,并在復(fù)印件上注明原件存放處。
2.工程檔案的立卷:
(1)立卷范圍:與工程相關(guān)的具有現(xiàn)實(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的各類工程文件資料(工程前期資料、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理資料、設(shè)備資料;工程竣工驗(yàn)收資料等)。
(2)工程部應(yīng)派專人負(fù)責(zé)技術(shù)檔案的整理、立卷、歸檔工作,歸檔文件資料必須完整、準(zhǔn)確,經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理、編目后由工程部負(fù)責(zé)人審查后歸檔。
(3)工程結(jié)束后,由工程部負(fù)責(zé)移交有關(guān)部門(mén)存檔。
五、檔案的保管:
1.凡公司在各類經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件資料,均應(yīng)由各檔案管理有權(quán)部門(mén)進(jìn)行收集、整理、立卷歸檔及甲常管理,其它部門(mén)和個(gè)人不得擅自留存。
2.凡屬立卷歸檔的文件資料,必須為原件,書(shū)寫(xiě)格式必須符合要求,書(shū)寫(xiě)工具須為鋼筆或黑色碳素筆,且應(yīng)保證其完整、齊全、分類清楚。
3,檔案管理實(shí)行一月一整理制度,所有歸檔文件均應(yīng)為已完成文件。
4.各檔案管理有權(quán)部門(mén)的部門(mén)經(jīng)理應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)全部檔案的保管及借閱登記狀況進(jìn)行核查,如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),以便及時(shí)采取措施確保檔案的安全。
5.對(duì)破損和變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行復(fù)制和修補(bǔ)。
六、檔案的借閱:
1.借閱檔案時(shí)需填寫(xiě)《借閱登記表》;并不得將檔案帶離所在辦公室o
2.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后檔案被借出時(shí),檔案管理人員應(yīng)在該檔案的位置上,放一張代替卡,卡上應(yīng)標(biāo)明檔案卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位、借閱人姓名,以便按時(shí)催還,防止檔案丟失。
3.秘密檔案的借閱應(yīng)由行政辦公室主任在借閱登記表中簽字認(rèn)可;機(jī)密檔案由檔案管理有權(quán)部門(mén)主管副總簽字認(rèn)可;絕密檔案由公司總經(jīng)理簽字認(rèn)可后方可借閱。
4.保密性檔案原則上不得摘抄或復(fù)印,如確實(shí)需要時(shí),應(yīng)由檔案管理有權(quán)部門(mén)最高負(fù)責(zé)人在借閱登記表中簽字認(rèn)可。
5.借閱檔案的部門(mén)和個(gè)人,必須妥善保管檔案資料,不得將其拆散,或進(jìn)行涂改、勾劃、折疊、抽頁(yè)等損壞性行為,也不得轉(zhuǎn)借他人使用。
6.借閱人歸還檔案時(shí)必須經(jīng)檔案管理人認(rèn)真檢查后方可進(jìn)行銷號(hào)。
七、檔案的銷毀:
檔案銷毀由辦公室報(bào)請(qǐng)公司主管副總及總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行,并須由公司指派專人進(jìn)行監(jiān)督。
第2篇 某電網(wǎng)公司檔案管理辦法
1 總則
1.1為加強(qiáng)貴州電網(wǎng)公司(以下簡(jiǎn)稱公司)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化,充分發(fā)揮各類檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法規(guī)和南方電網(wǎng)公司的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際,制定本辦法。
1.2檔案管理是公司基礎(chǔ)管理工作的組成部分,是維護(hù)公司合法權(quán)益,記載公司發(fā)展過(guò)程的一項(xiàng)重要工作。檔案是公司資產(chǎn)的一部分,受國(guó)家法律保護(hù)。各單位有承擔(dān)保護(hù)檔案的義務(wù)。
1.3公司的檔案不向社會(huì)開(kāi)放,只限于公司工作活動(dòng)中使用。檔案管理部門(mén)要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司的保密規(guī)定,防止檔案的失密、泄密。
1.4對(duì)在工作中不負(fù)責(zé)任,違反本辦法,造成檔案失損、損毀的,依照公司有關(guān)規(guī)定處理;觸犯《檔案法》、《刑法》的依法追究刑事責(zé)任。
2適用范圍
本辦法適用于公司所屬各單位。
3定義
3.1公司檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、工程建設(shè)、科學(xué)研究等活動(dòng)中直接形成的,具有保存和利用價(jià)值的文件材料、圖表、照片、錄音(像)帶、光盤(pán)、電子等不同形式、不同載體的原始記錄。
3.2特殊載體主要指載體類型為非紙介質(zhì)的檔案。
4管理職責(zé)
4.1公司檔案管理工作接受南方電網(wǎng)公司的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),實(shí)行以本行業(yè)管理為主,地方檔案行政管理部門(mén)業(yè)務(wù)指導(dǎo)為輔的管理體制,實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。
4.2公司辦公室是公司檔案的歸口管理部門(mén)。
4.2.1貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案局以及上級(jí)機(jī)關(guān)頒布的有關(guān)檔案工作的政策、法規(guī)和規(guī)定,制定公司及所屬單位檔案管理工作規(guī)范、制度及實(shí)施辦法。
4.2.2負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)及所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo),交流和推廣公司檔案工作經(jīng)驗(yàn)。
4.2.3收集、保管本單位各類檔案。
4.2.4進(jìn)行檔案修復(fù),延長(zhǎng)檔案壽命,并負(fù)責(zé)組織檔案鑒定和銷毀工作。
4.2.5組織所屬單位檔案管理人員的培訓(xùn)工作。
4.2.6參與本單位系統(tǒng)科研成果、技術(shù)鑒定、工程竣工等項(xiàng)目文件資料的驗(yàn)收工作。
4.2.7做好檔案統(tǒng)計(jì)和檔案資料開(kāi)發(fā)利用工作,積極提供各類檔案資料信息,為公司發(fā)展服務(wù)。
4.2.8負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化工作,建設(shè)公司數(shù)字檔案館。
5 歸檔
5.1公司單位(部門(mén))的檔案由形成部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔,單位檔案部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案的收集、整理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo),對(duì)接收進(jìn)檔案室的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理并提供利用。
5.2各單位辦公室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)法律文書(shū)歸檔工作的指導(dǎo)、督促和審查。
5.3各單位的部門(mén)專兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的、應(yīng)歸檔的資料收集齊全,按照歸檔文件整理規(guī)則和檔案分類進(jìn)行整理后在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)統(tǒng)一向檔案室移交。對(duì)不符合歸檔要求的,檔案管理部門(mén)有權(quán)提出整改意見(jiàn)、限期整改。
5.4歸檔范圍包括本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的,已辦理完畢,具有查考利用價(jià)值的文字、圖紙、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、題詞和字畫(huà)等。(詳參見(jiàn)《科技檔案歸檔文件指導(dǎo)目錄》及《貴州電網(wǎng)公司本部文書(shū)檔案歸檔范圍、時(shí)間及保管期限表》)
5.5歸檔要求
5.5.1歸檔的文件和材料要求齊全、完整和準(zhǔn)確。各部門(mén)應(yīng)注意日常工作中歸檔材料的形成和積累,做好收集整理工作,檔案部門(mén)有權(quán)要求歸檔材料形成部門(mén)提供相應(yīng)的資料,任何部門(mén)和個(gè)人不得以任何借口拒交文件。
5.5.2歸檔部門(mén)將歸檔文件按照歸檔規(guī)范在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入,打印移交目錄向檔案室移交。
5.6歸檔時(shí)間
5.6.1文書(shū)檔案(含信訪檔案、合同檔案、審計(jì)檔案、0-5大類照片檔案)每年3月份以前移交上年的檔案。
5.6.2科技檔案在項(xiàng)目竣工(成果鑒定)3個(gè)月之內(nèi)向檔案室移交。
5.6.3會(huì)計(jì)檔案每年12月底以前移交在財(cái)務(wù)部門(mén)保管了一年的檔案(例如2008年12月底以前移前2006年的檔案)。
5.6.4榮譽(yù)類、紀(jì)念品類實(shí)物檔案在收到后一周內(nèi)移交歸檔;證件類實(shí)物檔案每年1月份以前移交;印章類實(shí)物檔案在印章作廢一月內(nèi)移交歸檔。
5.6.5錄音文件的歸檔時(shí)間為錄制完成一周之內(nèi)移交歸檔。
6歸檔方式
6.1文書(shū)檔案采取檔案管理部門(mén)與檔案形成部門(mén)結(jié)合立卷的方式,即各部門(mén)兼職檔案員按照檔案室安排的時(shí)間,在檔案室的指導(dǎo)下對(duì)本部門(mén)的帳外文件進(jìn)行補(bǔ)充錄入,對(duì)本部門(mén)的檔案進(jìn)行整理、編號(hào),檔案室裝盒入庫(kù)上架。
6.2科技檔案由歸檔部門(mén)兼職檔案員在專職檔案員的指導(dǎo)下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入歸檔案卷及文件,對(duì)文件進(jìn)行整理并立卷,打印文件移交目錄,檔案室對(duì)案卷進(jìn)行編目并入庫(kù)上架。
6.3會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門(mén)兼職檔案員在專職檔案員的指導(dǎo)下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入會(huì)計(jì)檔案,對(duì)會(huì)計(jì)憑證、工資冊(cè)、對(duì)帳單、帳簿、報(bào)表進(jìn)行整理、裝訂,打印移交目錄,檔案室對(duì)案卷進(jìn)行編目并入庫(kù)上架。
6.4照片檔案由各拍攝者在專業(yè)檔案員的指導(dǎo)下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入照片檔案并對(duì)一組關(guān)聯(lián)照片進(jìn)行組合,打印照片移交目錄,檔案室對(duì)照片檔案進(jìn)行整理、裝冊(cè)并入庫(kù)上架。
6.5錄音文件檔案由錄音者在專業(yè)檔案員的指導(dǎo)下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入錄音文件,打印錄音文件移交目錄,檔案室對(duì)錄音文件進(jìn)行整理入庫(kù)。
6.6實(shí)物檔案由各部門(mén)兼職檔案員在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入實(shí)物檔案,打印移交目錄,檔案室拍攝實(shí)物檔案照片并與目錄掛接,對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行編號(hào)并入庫(kù)。
6.7光盤(pán)檔案由歸檔部門(mén)將電子數(shù)據(jù)按照年度或項(xiàng)目刻錄光盤(pán),在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入光盤(pán)檔案,打印移交目錄,檔案室對(duì)光盤(pán)檔案進(jìn)行編號(hào)并入庫(kù)。
6.8各類檔案的歸檔方式和流程嚴(yán)格按照《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》(以下簡(jiǎn)稱“規(guī)范”)中的相關(guān)要求執(zhí)行。
6.9歸檔流程所涉及的部門(mén)有責(zé)任按時(shí)完成在歸檔過(guò)程中所承擔(dān)的工作,保障檔案收集的齊全、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、及時(shí)和高效。
7檔案的分類
7.1各類檔案的整理和編目工作要遵循《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》中的整理規(guī)則、著錄信息和目錄格式規(guī)范。
7.2公司的檔案分類、編碼設(shè)置與實(shí)際工作密切結(jié)合,根據(jù)國(guó)家檔案局對(duì)企業(yè)檔案分類管理和南方電網(wǎng)公司對(duì)分類表的統(tǒng)一要求,以公司全部檔案為對(duì)象,遵循檔案形成的規(guī)律,依據(jù)公司職能,本著便于保管和利用的原則進(jìn)行分類。
7.3公司檔案共設(shè)置五大門(mén)類14個(gè)檔案類型。
7.3.1文書(shū)檔案。包括:0黨群工作,1行政管理,2經(jīng)營(yíng)管理,3生產(chǎn)技術(shù)管理,4財(cái)務(wù)審計(jì)和5人事勞資,六個(gè)一級(jí)類目。
7.3.2會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)帳務(wù)類檔案屬于4大類財(cái)務(wù)審計(jì)類目下,但由于其管理方式與文書(shū)檔案不同,因此單獨(dú)設(shè)為一個(gè)門(mén)類。各單位可結(jié)合自身實(shí)際,根據(jù)其形成特點(diǎn),增設(shè)類型分別編目、排架。
7.3.3科技檔案。包括:電力系統(tǒng)生產(chǎn)調(diào)度(6大類),科學(xué)技術(shù)研究(7大類),基本建設(shè)(8大類),設(shè)備儀器(9大類)。
7.3.4特殊載體檔案。其在傳統(tǒng)的10個(gè)一級(jí)類目的管理范疇,在內(nèi)容和分類上屬于上述0-9大類類目,但由于存載體形式的不同,其保管方式也不同,因此在實(shí)際管理時(shí)設(shè)立單獨(dú)的門(mén)類進(jìn)行管理,包括:照片檔案、磁性載體檔案、錄音文件、實(shí)物檔案和電子文件光盤(pán)。其分類代字如下:
特殊載體檔案名稱
代字
照片檔案
zp
磁性載體檔案
c*
錄音文件
ly
實(shí)物檔案
sw
光盤(pán)
gp
7.3.5電子類文件(ed)。
8 檔案管理
8.1根據(jù)《檔案法》第十三條規(guī)定,為便于檔案的管理和利用,檔案室應(yīng)建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度,并制定嚴(yán)格的考核和獎(jiǎng)懲辦法。檔案管理制度主要有《庫(kù)房管理制度》、《電子檔案保管制度》、《保密工作制度》、《統(tǒng)計(jì)制度》、《鑒定、銷毀制度》等。
8.2檔案室要設(shè)置規(guī)范的檔案專用庫(kù)房及檔案柜架。必須做到“三室分設(shè)”,即檔案室(庫(kù))、工作室、閱覽室。檔案庫(kù)必須堅(jiān)固、嚴(yán)密,做到防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防磁。
8.3檔案室須配備溫(濕)度控制設(shè)備、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、激光掃描儀、打印機(jī)及影像設(shè)備等。
8.4各種載體的檔案進(jìn)入庫(kù)房前必須進(jìn)行檢查和必要的技術(shù)處理,定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理和核對(duì)工作,發(fā)現(xiàn)情況,立即采取搶救措施。
8.5公司部門(mén)要定期對(duì)檔案的接收、移出、保管數(shù)量和狀況及利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
9檔案的開(kāi)發(fā)利用
9.1開(kāi)發(fā)利用檔案信息是檔案工作的重要任務(wù)。檔案部門(mén)要積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)、利用工作,嚴(yán)格執(zhí)行檔案開(kāi)發(fā)利用的相關(guān)制度和規(guī)范,為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案的開(kāi)發(fā)利用制度和規(guī)范主要有《檔案借閱制度》、《檔案編研工作規(guī)范》
9.2檔案部門(mén)要積極主動(dòng)配合檔案利用者,并為其提供方便。公司檔案室可根據(jù)檔案特點(diǎn)及工作需要,重點(diǎn)編寫(xiě)具有參考價(jià)值的資料。如:全宗介紹、年鑒、專題介紹、科研項(xiàng)目及成果簡(jiǎn)介等。
9.3檔案的開(kāi)發(fā)與利用必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度。若有違反者,按國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。
10 附則
10.1本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
10.2本辦法自印發(fā)之日起實(shí)行。
10.3《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》《貴州電網(wǎng)公司檔案管理工作規(guī)范》《貴州電網(wǎng)公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)管理規(guī)范》《檔案目錄格式、標(biāo)準(zhǔn)表單》是本辦法的具體管理規(guī)范,與本檔案管理辦法具有相同的效力。
第3篇 油品調(diào)運(yùn)分公司檔案管理辦法
工貿(mào)油品調(diào)運(yùn)分公司檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)zz石油(集團(tuán))工貿(mào)有限公司油品調(diào)運(yùn)分公司(以下簡(jiǎn)稱“油品調(diào)運(yùn)分公司”或“公司”)檔案管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,為企業(yè)發(fā)展建設(shè)服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《z省檔案管理?xiàng)l例》、上級(jí)單位相關(guān)管理辦法及有關(guān)檔案工作的法律法規(guī),制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案,是指油品調(diào)運(yùn)分公司在從事基本建設(shè)、科研、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的,包括外部合作,各類項(xiàng)目管理等活動(dòng)中形成的,具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)、實(shí)物等不同形式和載體的歷史記錄。
第三條 公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理的原則,維護(hù)檔案的完整與安全,便于各項(xiàng)工作的利用。
第四條 公司要把檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃,把檔案工作所需經(jīng)費(fèi)納入財(cái)務(wù)預(yù)算計(jì)劃,保證檔案工作所需經(jīng)費(fèi),逐步加強(qiáng)設(shè)施設(shè)備等必備條件,維護(hù)檔案的完整與安全。
第二章 組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)
第五條 公司綜合辦公室負(fù)責(zé)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)、保存利用和日常管理工作,并根據(jù)實(shí)際,設(shè)專(兼)職人員負(fù)責(zé)檔案工作。
第六條 檔案管理的主要職責(zé):
(一)貫徹實(shí)施《檔案法》和國(guó)家關(guān)于檔案工作的法規(guī)和方針政策,以及上級(jí)主管部門(mén)制定的規(guī)定辦法,規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合本單位實(shí)際,制定有關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施細(xì)則。
(二)具有公司檔案工作的整體建設(shè)、統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和檔案安全保管的職能。制定公司檔案工作計(jì)劃,并組織實(shí)施。
(三)負(fù)責(zé)公司文件材料形成、積累和歸檔工作。
(四)集中管理公司各種活動(dòng)中形成的所有檔案。維護(hù)檔案的完整與安全,負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、歸檔、保管和開(kāi)發(fā)利用。
(五)負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)計(jì)分析和匯總上報(bào)工作。
(六)負(fù)責(zé)向上級(jí)檔案部門(mén)移交有關(guān)檔案和資料。
(七)負(fù)責(zé)公司重點(diǎn)工程、重大科研項(xiàng)目、重要活動(dòng)的歸檔材料的驗(yàn)收。
(八)負(fù)責(zé)公司檔案管理網(wǎng)點(diǎn)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查和人員的培訓(xùn)。
(九)負(fù)責(zé)公司檔案管理新技術(shù)、新方法的推廣和檔案計(jì)算機(jī)管理的應(yīng)用工作。
第七條 各部門(mén)應(yīng)執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和政策,按照檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、規(guī)章制度,做好各部門(mén)文件資料的形成、積累、整理、立卷歸檔和移交工作。
第三章 歸檔范圍
第八條 歸檔文件材料的來(lái)源
(一)公司內(nèi)部形成的文件材料。
(二)各部門(mén)移交公司的文件材料。
(三)各部門(mén)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等附帶的文件材料。
(四)公司參加的合作項(xiàng)目、合作單位按要求向公司呈交文件材料。
(五)公司執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件。
第九條 公司在籌備、成立及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均應(yīng)列入歸檔范圍(見(jiàn)附件二)。
第十條 歸檔文件材料主要包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片及感光底片、膠片、光盤(pán)、磁帶、實(shí)物等各種載體形式。
第四章 立卷歸檔要求
第十一條 文件材料應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸檔。
(一)管理性文件材料在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
(二)產(chǎn)品、科研課題及基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收、財(cái)務(wù)決算后3個(gè)月內(nèi)歸檔,周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。
(三)外購(gòu)設(shè)備儀器的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收后歸檔。
(四)職工參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后15日內(nèi)歸檔。
(五)會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后,由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門(mén)保管一年后移交歸檔。
第十二條 電子文件邏輯歸檔適時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
第十三條 磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。
第十四條 下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔:
(一)變更、修改、補(bǔ)充的文件材料。
(二)企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)保留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料。
(三)企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料。
(四)其他臨時(shí)重要活動(dòng)中形成的文件材料。
第十五條 各部門(mén)必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應(yīng)先按要求立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。
第十六條 各部門(mén)向綜合辦公室移交檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。
第十七條 檔案工作人員應(yīng)協(xié)助各職能部門(mén),對(duì)應(yīng)歸檔文件材料的完整程度、準(zhǔn)確性及保存價(jià)值進(jìn)行確認(rèn),經(jīng)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人簽審后歸檔。
第十八條 科研成果鑒定、產(chǎn)品定型、基建項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收,重要外購(gòu)設(shè)備儀器開(kāi)箱驗(yàn)收及項(xiàng)目引進(jìn)、對(duì)外協(xié)作項(xiàng)目等有關(guān)活動(dòng),要有檔案工作人員參加,按照規(guī)定對(duì)所形成的檔案資料進(jìn)行驗(yàn)收。堅(jiān)持“三納入、四參加”制度。沒(méi)有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料以及項(xiàng)目沒(méi)有歸檔,不能申報(bào)成果或評(píng)獎(jiǎng);不能最后通過(guò)驗(yàn)收或鑒定;所有經(jīng)費(fèi)不予結(jié)算。
第十九條 立卷歸檔的總體要求:
歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng),符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn):
(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
(二)在職能活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值,辦理完畢的各種形式和載體材料的文件及實(shí)物材料,都必須按照規(guī)定向檔案部門(mén)移交歸檔,其電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔。
(三)歸檔文件以件為單位,進(jìn)行裝訂和系統(tǒng)化整理。
(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正文在前,附件在后;印件在前,定稿在后。
(五)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷,應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào);不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào),圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。
(六)永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄,對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒(méi)有題名應(yīng)擬寫(xiě)題名,有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫(xiě);沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷內(nèi)。
(七)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任
者。
(八)當(dāng)年辦結(jié)的文件放在當(dāng)年,跨年度的文件放在結(jié)案的年份里。長(zhǎng)期不能結(jié)案的文件,可根據(jù)情況分階段歸檔。
(九)歸檔時(shí)要注意辦結(jié)情況,避免未結(jié)案歸檔及已結(jié)案的長(zhǎng)期不歸檔。
第五章 檔案的移交
第二十條 檔案移交前須向檔案管理部門(mén)提交移交清冊(cè),詳細(xì)填寫(xiě)檔案的門(mén)類及數(shù)量,并經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核。
第二十一條 檔案管理部門(mén)要組織專門(mén)人員,對(duì)所移交檔案的案卷質(zhì)量情況進(jìn)行檢查,符合要求的檔案經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核后,辦理交接手續(xù)。
第二十二條 檔案移交時(shí),經(jīng)交接雙方核實(shí)后在移交清冊(cè)上簽字。
第二十三條 移交的檔案在運(yùn)送過(guò)程中,移交部門(mén)應(yīng)由專人負(fù)責(zé),以確保檔案的安全。
第六章 檔案保管期限
第二十四條 按國(guó)家有關(guān)規(guī)定,檔案管理部門(mén)結(jié)合公司情況制定各類文件材料分類方案、歸檔范圍和保管期限表。文件材料的保管期限分為:永久、長(zhǎng)期和短期。長(zhǎng)期為10至50年左右,短期為10年以下。
第二十五條 確定公司檔案保管期限的原則:
(一)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。
(二)凡是反映公司一般活動(dòng),在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為長(zhǎng)期保管。
(三)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管。
第七章 檔案的鑒定與銷毀
第二十六條 檔案管理部門(mén)對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定,對(duì)于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進(jìn)行銷毀。
第二十七條 檔案鑒定工作由公司綜合辦公室主持,由業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案部門(mén)人員組成檔案鑒定小組,對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查,提出存毀意見(jiàn)。
第二十八條 檔案鑒定小組審定后,經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),報(bào)上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)審批后,方可銷毀。原則上三年進(jìn)行一次檔案銷毀工作。
第二十九條 銷毀檔案材料,要由二人以上進(jìn)行,并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字。
第八章 檔案的借閱
第三十條 公司各部門(mén)因工作需要借閱檔案需填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)單。
第三十一條 檔案管理人員依據(jù)檔案級(jí)別判斷是否需要審批。當(dāng)為不受限制檔案時(shí)直接辦理借閱手續(xù)。
第三十二條 檔案借閱要堅(jiān)持嚴(yán)格保密、方便利用的原則。
(一)凡政府有關(guān)部門(mén)依法執(zhí)行公務(wù)需要查閱檔案,檔案部門(mén)應(yīng)按有關(guān)規(guī)定及時(shí)提供完整準(zhǔn)確的檔案。
(二)凡社會(huì)有關(guān)方面需要借閱檔案,必須經(jīng)有關(guān)職能部門(mén)審查,由公司負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
(三)外單位人員調(diào)閱檔案,一般要求在檔案室內(nèi)查閱。同時(shí)需持單位介紹信,經(jīng)有關(guān)專業(yè)職能部門(mén)批準(zhǔn),并登記利用檔案清單。
(四)借閱涉密檔案必須經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人審批。
第三十三條 若借閱涉及公司機(jī)密的受限制檔案或?yàn)橥鈫挝蝗藛T借閱時(shí),需經(jīng)公司研究審批后方可借閱。
第三十四條 不得任意擴(kuò)大借閱范圍,對(duì)需要出據(jù)檔案證明的,要認(rèn)真核對(duì)摘抄內(nèi)容,進(jìn)行登記。
第三十五條 借閱檔案者,不得泄密、涂改、拆散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)公司綜合辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
第三十六條 借閱的檔案用完后,應(yīng)及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。
第三十七條 借閱人對(duì)檔案要妥善保管,不得遺失。
第三十八條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。
第三十九條 企業(yè)負(fù)責(zé)人和員工調(diào)離工作崗位時(shí),必須上繳應(yīng)歸檔的文件材料和借閱的檔案,檔案部門(mén)簽署意見(jiàn)后,方可辦理有關(guān)手續(xù)。
第九章 檔案庫(kù)房管理
第四十條 檔案庫(kù)房是保存公司檔案的重要地點(diǎn),檔案管理人員要以高度負(fù)責(zé)的精神,確保檔案資料的安全完整。
第四十一條 檔案部門(mén)應(yīng)集中統(tǒng)一地保管好全部檔案,設(shè)立專門(mén)的檔案管理場(chǎng)所,并配備符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的保管設(shè)備、設(shè)施。
第四十二條 庫(kù)房?jī)?nèi)物品進(jìn)行定置管理,檔案柜統(tǒng)一編號(hào),并定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行整理、整頓、清掃、清潔,執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案庫(kù)房的“八防”要求,保證庫(kù)房安全。
第四十三條 庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案資料定期(半年)清點(diǎn),保證帳實(shí)一致。
第四十四條 非檔案管理人員不得隨意進(jìn)入檔案庫(kù)房。
第四十五條 認(rèn)真貫徹安全消防工作方針,嚴(yán)格執(zhí)行安全消防法規(guī)和規(guī)章制度。對(duì)檔案人員進(jìn)行消防教育,做到人人持證上崗。
第十章 檔案信息保密與利用
第四十六條 產(chǎn)生重要檔案的部門(mén)和檔案管理部門(mén)必須執(zhí)行中華人民共和國(guó)《檔案法》和《保密法》,忠于職守,嚴(yán)守國(guó)家秘密和企業(yè)秘密。
第四十七條 加密檔案應(yīng)按規(guī)定在文件上標(biāo)注密級(jí)和時(shí)間期限,注意重點(diǎn)保管。
第四十八條 整理檔案應(yīng)在專門(mén)地方(室內(nèi))進(jìn)行。檔案整理人員不得將檔案帶出檔案館(室),以防失密、丟失。
第四十九條 建立完善檔案利用制度,嚴(yán)格履行利用檔案手續(xù),保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密,保障企業(yè)合法權(quán)益不受損害。
第五十條 公司對(duì)所保存的重要、珍貴檔案,應(yīng)當(dāng)用復(fù)制品代替原件提供利用,原件應(yīng)妥善保存。
第五十一條 嚴(yán)禁私自復(fù)制及對(duì)外提供檔案資料,尤其對(duì)外協(xié)作項(xiàng)目、研究課題等活動(dòng)中利用檔案,必須簽訂利用保護(hù)協(xié)定。
第五十二條 檔案部門(mén)和檔案工作人員要通過(guò)多種方式開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源,采用編制參考資料,制發(fā)檔案證明,印發(fā)檔案匯編和編研成果等有關(guān)索引服務(wù)方式,為利用者提供方便,提高服務(wù)質(zhì)量。利用者分別采用查閱、借閱、復(fù)制、電話、網(wǎng)絡(luò)查詢檔案信息。
第五十三條 利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守“閱卷規(guī)則”,注意愛(ài)護(hù)檔案,損壞檔案按規(guī)定懲處。嚴(yán)禁拆卸、勾畫(huà)、調(diào)換、污損、轉(zhuǎn)借、短失和私自復(fù)制檔案。
第十一章 獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰
第五十四條 根據(jù)《檔案法》規(guī)定,有下列事跡之一的,公司應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì):
(一)對(duì)檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績(jī)的。
(二)對(duì)保護(hù)檔案和檔案現(xiàn)代化管理做出顯著成績(jī)的。
(三)對(duì)檔案學(xué)研究做出重要貢獻(xiàn)的。
(四)將重要的或者珍貴的檔案贈(zèng)給企業(yè)的。
(五)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭(zhēng)表現(xiàn)突出的。
第五十五條 凡違反本辦法,無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)
做出檢查外,必要時(shí)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰,并予以通報(bào)批評(píng)。
第五十六條 凡違反本辦法,泄露秘密的,按保密工作相關(guān)管理辦法進(jìn)行處理。對(duì)涂改、拆散、抽換、損毀丟失、盜竊倒賣或未經(jīng)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對(duì)其部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人進(jìn)行處罰,并予以通報(bào)批評(píng)。
第五十七條 凡違反本辦法,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫(xiě)出書(shū)面檢查。
第五十八條 遺失檔案的,應(yīng)立即報(bào)告。因遺失檔案,泄露秘密的,按保密工作相關(guān)管理辦法進(jìn)行處理。
第五十九條 對(duì)違反《檔案法》的有關(guān)規(guī)定,已構(gòu)成犯罪的,要依法追究其刑事責(zé)任。
第十二章 附則
第六十條 本辦法由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第六十一條 本辦法未盡事宜,按照國(guó)家法規(guī)及工貿(mào)公司規(guī)定執(zhí)行。
第六十二條 本辦法自下發(fā)之日起施行。
附件1:
油品調(diào)運(yùn)分公司檔案分類規(guī)則
為規(guī)范工貿(mào)公司油品調(diào)運(yùn)分公司檔案管理工作,根據(jù)國(guó)家檔案局《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》及上級(jí)單位《檔案分類規(guī)則》,結(jié)合本企業(yè)檔案工作實(shí)際,制定本規(guī)則。
一、本規(guī)則明確了油品調(diào)運(yùn)分公司檔案的分類原則、類目設(shè)置及基本范圍;
二、油品調(diào)運(yùn)分公司檔案分類原則是以公司全部檔案為對(duì)象,充分反映企業(yè)的職能劃分,并結(jié)合檔案形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,便于檔案的科學(xué)管理和檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。
三、油品調(diào)運(yùn)分公司檔案分類共設(shè)置9個(gè)一級(jí)類目,即黨群管理類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)管理類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、項(xiàng)目建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類、特殊管理類。其類目名稱、排列順序統(tǒng)一使用油品調(diào)運(yùn)分公司分類表(附后)標(biāo)記,代碼可根據(jù)企業(yè)分類情況以英文字母或阿拉伯?dāng)?shù)字順序標(biāo)記。
四、油品調(diào)運(yùn)分公司檔案分類二級(jí)類目按照企業(yè)管理職能和檔案形成特點(diǎn)設(shè)置、檔案分類表中的二級(jí)類目是企業(yè)進(jìn)行檔案分類的基本類目。二級(jí)類目的代碼和排列順序不作統(tǒng)一規(guī)定。
五、聲像、事務(wù)等非紙質(zhì)載體形式的檔案,可按其載體形式的不同組織建立案卷目錄,其保管要求應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。
附件2:
油品調(diào)運(yùn)分公司檔案分類表
一級(jí)類目二級(jí)類目基本范圍
代 碼名 稱代碼名稱
a黨 群 管 理 類01黨務(wù)工作黨總支綜合性工作、黨總支會(huì)、黨員代表大會(huì)及黨黨支其他事務(wù)性工作等。
02組織工作組織建設(shè),黨員管理,黨費(fèi)管理,干部管理等工作。
03宣傳工作理論教育,宣傳教育,思想政治工作與精神文明建設(shè)等。
04統(tǒng)戰(zhàn)工作民族、宗教、僑務(wù)工作等。
05紀(jì)檢工作黨風(fēng)黨紀(jì)教育、檢查,違紀(jì)案件審查,干部廉政建設(shè)等。
06武裝工作民兵工作,征兵、復(fù)員、轉(zhuǎn)業(yè)工作,人防工作等。
07工會(huì)工作職代會(huì),民主管理,勞動(dòng)競(jìng)賽,先進(jìn)表彰,會(huì)員管理,勞保福利,女工工作,文體活動(dòng)等。
08共青團(tuán)工作組織建設(shè),政治思想教育,團(tuán)代會(huì),團(tuán)員、團(tuán)費(fèi)、青少年管理等項(xiàng)工作。
09其他
b行 政 管 理 類01行政事務(wù)綜合性行政事務(wù)工作,機(jī)要文件,工作會(huì)議,專題會(huì)議,辦公會(huì)議,文秘工作,信訪、接待工作,調(diào)研工作,印信管理等。
02公安保衛(wèi)治安綜合治理,案件偵查,消防管理,自然災(zāi)害防范,交通管理,戶籍管理等。
03法律事務(wù)法律事務(wù),公證工作,專利商標(biāo),工商登記管理,政紀(jì)監(jiān)察等。
04審計(jì)工作各項(xiàng)審計(jì)工作,審計(jì)規(guī)章制度等。
05人事管理人力資源管理(招聘、調(diào)配、勞動(dòng)合同),勞動(dòng)工資管理,考核,獎(jiǎng)懲,職稱評(píng)聘,任職、任免,離退休工作,職工教育等。
06教育工作普通教育,職業(yè)教育,高等教育、培訓(xùn)教育等。
07醫(yī)療衛(wèi)生衛(wèi)生監(jiān)督、防疫、職工防病治病,計(jì)劃生育工作等。
08公用事業(yè)職工生活福利,后勤服務(wù),職工住房等
09外事工作出訪考察、國(guó)際會(huì)議等企業(yè)涉外活動(dòng)。
10公共事務(wù)企業(yè)與地方關(guān)系、政府協(xié)調(diào)、公共關(guān)系、資質(zhì)手續(xù)辦理等
11其他
c經(jīng) 營(yíng) 管 理 類01經(jīng)營(yíng)決策企業(yè)改革,經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策,企業(yè)發(fā)展規(guī)劃,方針目標(biāo)管理等。
02企業(yè)管理企業(yè)整頓和企業(yè)升級(jí),責(zé)任制管理,企業(yè)現(xiàn)代化管理等。
03計(jì)劃統(tǒng)計(jì)綜合計(jì)劃,生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃,統(tǒng)計(jì)報(bào)表,經(jīng)營(yíng)分析項(xiàng)目審批等。
04財(cái)務(wù)管理綜合財(cái)務(wù)管理,資金管理,成本管理,稅金管理,會(huì)計(jì)工作,投資融資管理等。
05物資管理物資采購(gòu)、分配,物資合同協(xié)議,物資核算調(diào)撥,倉(cāng)庫(kù)管理等。
06合同管理經(jīng)濟(jì)合同管理、審核、備案等。
07知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理企業(yè)標(biāo)識(shí)、商標(biāo)標(biāo)識(shí)、商標(biāo)侵權(quán)等。
08其他
d生 產(chǎn) 管 理 類01質(zhì)量管理全面質(zhì)量管理,產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)和質(zhì)量控制,質(zhì)量認(rèn)證等。
02能源管理能源消耗管理,節(jié)能消耗工作,資源管理等。
03安全環(huán)保安全生產(chǎn),事故處理,安全教育,環(huán)境保護(hù),勞動(dòng)保護(hù)等。
04計(jì)量工作計(jì)量管理,計(jì)量設(shè)備、儀器,統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。
05標(biāo)準(zhǔn)化工作企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理工作。
06科技管理新產(chǎn)品、新技術(shù)開(kāi)發(fā),科研、技措、技改管理,科技成果管理,技術(shù)引進(jìn)等。
07檔案與信息管理企業(yè)檔案工作,各類數(shù)據(jù)管理,計(jì)算機(jī)信息,通訊管理等。
08其它
e 產(chǎn) 品 生 產(chǎn) 類01油氣產(chǎn)品天然氣等。
02化工產(chǎn)品聚丙烯、苯乙烯、石油苯、苯乙烯焦油、2#渣油、甲醇、醋酸、民用液化氣、液化天然氣等。
03其它
02民用設(shè)施辦公樓,科研設(shè)施,文教衛(wèi)生,體育,商業(yè)服務(wù),住宅,環(huán)衛(wèi),園林綠化工程等。
04其它
g設(shè) 備 儀 器 類01綜合設(shè)備管理規(guī)定、辦法、方案、規(guī)劃、總結(jié)、臺(tái)賬等
02公務(wù)車輛機(jī)動(dòng)車技術(shù)參數(shù)檔案、產(chǎn)權(quán)證書(shū)、完稅憑證、維修保養(yǎng)記錄等
03其它
h會(huì) 計(jì) 業(yè) 務(wù) 類01會(huì)計(jì)憑證各種會(huì)計(jì)憑證。
02會(huì)計(jì)賬簿各種財(cái)務(wù)賬薄。
03會(huì)計(jì)報(bào)表各種財(cái)務(wù)報(bào)表。
04財(cái)務(wù)報(bào)告各種財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)。
05其他會(huì)計(jì)移交清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案保管、銷毀清冊(cè),銀行余額調(diào)節(jié)表、對(duì)賬單等。
j特
殊 管 理 類01印章公司各類作廢印章,包括公章、部門(mén)印章、法人私章等。
02獎(jiǎng)牌上級(jí)單位頒發(fā)的各類榮譽(yù)獎(jiǎng)牌。
03獎(jiǎng)杯上級(jí)單位頒發(fā)的各類榮譽(yù)獎(jiǎng)杯。
04證書(shū)上級(jí)單位頒發(fā)的各類榮譽(yù)證書(shū)。
05錦旗外部單位授予的各類錦旗。
06題詞上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公司的題詞。
07照片公司舉辦的各類重大會(huì)議、活動(dòng)照片。
08光盤(pán)公司舉辦的各類重大會(huì)議、活動(dòng)照片、錄音、視頻等刻制的光盤(pán)。
09磁帶公司舉辦各類重大會(huì)議、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)錄音、錄像等制作的磁帶。
第4篇 石油公司檔案管理暫行辦法
石油銷售公司檔案管理暫行辦法
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)**石油hb銷售有限公司(以下簡(jiǎn)稱'hb公司'或' 公司')檔案管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,為企業(yè)發(fā)展建設(shè)服 務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、上級(jí)單位相關(guān)管理辦法及有 關(guān)檔案工作的法律法規(guī),制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案,是指公司在從事基本建設(shè)、科研、 經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的,包括外部合作,各類項(xiàng)目管 理等活動(dòng)中形成的,具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子 數(shù)據(jù)、實(shí)物等不同形式和載體的歷史記錄。
第三條 公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理的原則,維護(hù) 檔案的完整與安全,便于各項(xiàng)工作的利用。
第四條 公司要把檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃,把檔案工 作所需經(jīng)費(fèi)納入財(cái)務(wù)預(yù)算計(jì)劃,保證檔案工作所需經(jīng)費(fèi),逐步加強(qiáng) 設(shè)施設(shè)備等必備條件,維護(hù)檔案的完整與安全。
第二章 檔案管理的機(jī)構(gòu)和職責(zé)
第五條 公司綜合辦公室負(fù)責(zé)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)、保存利用 和日常管理工作,并根據(jù)實(shí)際,設(shè)專(兼)職人員負(fù)責(zé)檔案工作。
第六條 檔案管理的主要職責(zé):
(一)貫徹實(shí)施《檔案法》和國(guó)家關(guān)于檔案工作的法規(guī)和方針 政策,以及上級(jí)主管部門(mén)制定的規(guī)定辦法,規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合本單位 實(shí)際,制定有關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施細(xì)則。
(二)具有公司檔案工作的整體建設(shè)、統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、 監(jiān)督指導(dǎo)和檔案安全保管的職能。制定公司檔案工作計(jì)劃,并組織 實(shí)施。
(三)負(fù)責(zé)公司文件材料形成、積累和歸檔工作。
(四)集中管理公司各種活動(dòng)中形成的所有檔案。維護(hù)檔案的 完整與安全,負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、歸檔、保管和開(kāi)發(fā)利用。
(五)負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)計(jì)分析和匯總上報(bào)工作。
(六)負(fù)責(zé)向上級(jí)檔案部門(mén)移交有關(guān)檔案和資料。
(七)負(fù)責(zé)公司重點(diǎn)工程、重大科研項(xiàng)目、重要活動(dòng)的歸檔材 料的驗(yàn)收。
(八)負(fù)責(zé)公司檔案管理網(wǎng)點(diǎn)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查和人員的培訓(xùn) 。
(九)負(fù)責(zé)公司檔案管理新技術(shù)、新方法的推廣和檔案計(jì)算機(jī) 管理的應(yīng)用工作。
第七條 各部門(mén)應(yīng)執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和政策 ,按照檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、規(guī)章制度,做好各部門(mén)文件資料的形 成、積累、整理、立卷歸檔和移交工作。
第三章 歸檔范圍
第八條 歸檔文件材料的來(lái)源
(一)公司內(nèi)部形成的文件材料。
(二)各部門(mén)移交公司的文件材料。
(三)各部門(mén)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等附帶的文件材料。
(四)公司參加的合作項(xiàng)目、合作單位按要求向公司呈交文件 材料。
(五)公司執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件。
第九條 公司在籌備、成立及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的具有保存 價(jià)值的文件材料均應(yīng)列入歸檔范圍(見(jiàn)附件二)。
第十條 歸檔文件材料主要包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片及 感光底片、膠片、光盤(pán)、磁帶、實(shí)物等各種載體形式。
第四章 立卷歸檔要求
第十一條 文件材料應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸檔。
(一)管理性文件材料在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
(二)產(chǎn)品、科研課題及基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣 工驗(yàn)收、財(cái)務(wù)決算后3個(gè)月內(nèi)歸檔,周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。
(三)外購(gòu)設(shè)備儀器的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收后歸檔。
(四)職工參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后15日 內(nèi)歸檔。
(五)會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后,由財(cái)務(wù)部門(mén)保管一年 后移交歸檔。
第十二條 電子文件邏輯歸檔適時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文 件歸檔時(shí)間一致。
第十三條 磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料 應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。
第十四條 下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔:
(一)變更、修改、補(bǔ)充的文件材料。
(二)企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)保留在部門(mén)或個(gè) 人手中的文件材料。
(三)企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料。
(四)其他臨時(shí)重要活動(dòng)中形成的文件材料。
第十五條 各部門(mén)必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無(wú)故延期或不 交應(yīng)歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應(yīng)先按要求立卷歸 檔后再辦理借閱手續(xù)。
第十六條 各部門(mén)向綜合辦公室移交檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交 手續(xù)。
第十七條 檔案工作人員應(yīng)協(xié)助各職能部門(mén),對(duì)應(yīng)歸檔文件材 料的完整程度、準(zhǔn)確性及保存價(jià)值進(jìn)行確認(rèn),經(jīng)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人簽 審后歸檔。
第十八條 科研成果鑒定、產(chǎn)品定型、基建項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收 ,重要外購(gòu)設(shè)備儀器開(kāi)箱驗(yàn)收及項(xiàng)目引進(jìn)、對(duì)外協(xié)作項(xiàng)目等有關(guān)活 動(dòng),要有檔案工作人員參加,按照規(guī)定對(duì)所形成的檔案資料進(jìn)行驗(yàn) 收。堅(jiān)持'三納入、四參加'制度。沒(méi)有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材 料以及項(xiàng)目沒(méi)有歸檔,不能申報(bào)成果或評(píng)獎(jiǎng);不能最后通過(guò)驗(yàn)收或 鑒定;所有經(jīng)費(fèi)不予結(jié)算。
第十九條 立卷歸檔的總體要求:
歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持 文件之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng),符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求,區(qū)別不同價(jià)值, 便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn):
(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊 全完整。
(二)在職能活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值,辦理完畢的 各種形式和載體材料的文件及實(shí)物材料,都必須按照規(guī)定向檔案部 門(mén)移交歸檔,其電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔。
(三)歸檔文件以件為單位,進(jìn)行裝訂和系統(tǒng)化整理。
(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文 件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正文在前,附 件在后;印件在前,定稿在后。
(五)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝 訂的案卷,應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上 角填寫(xiě)頁(yè)號(hào);不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào) ,圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。
(六)永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi) 文件目錄,對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒(méi)有題名應(yīng)擬 寫(xiě)題名,有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫(xiě);沒(méi)有責(zé)任者、 年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄 放在卷內(nèi)。
(七)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn) 、中心內(nèi)容和責(zé)任者。
(八)當(dāng)年辦結(jié)的文件放在當(dāng)年,跨年度的文件放在結(jié)案的年 份里。長(zhǎng)期不能結(jié)案的文件,可根據(jù)情況分階段歸檔。
(九)歸檔時(shí)要注意辦結(jié)情況,避免未結(jié)案歸檔及已結(jié)案的長(zhǎng) 期不歸檔。
第五章 檔案的移交
第二十條 檔案移交前須向檔案管理部門(mén)提交移交清冊(cè),詳細(xì) 填寫(xiě)檔案的門(mén)類及數(shù)量,并經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核。
第二十一條 檔案管理部門(mén)要組織專門(mén)人員,對(duì)所移交檔案的 案卷質(zhì)量情況進(jìn)行檢查,符合要求的檔案經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽 字審核后,辦理交接手續(xù)。
第二十二條 檔案移交時(shí),經(jīng)交接雙方核實(shí)后在移交清冊(cè)上簽 字。
第二十三條 移交的檔案在運(yùn)送過(guò)程中,移交部門(mén)應(yīng)由專人負(fù) 責(zé),以確保檔案的安全。
第六章 檔案保管期限
第二十四條 按國(guó)家有關(guān)規(guī)定,檔案管理部門(mén)結(jié)合公司情況制 定各類文件材料分類方案、歸檔范圍和保管期限表。文件材料的保 管期限分為:永久、長(zhǎng)期和短期。長(zhǎng)期為10至50年左右,短期為10 年以下。
第二十五條 確定公司檔案保管期限的原則:
(一)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本公 司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。
(二)凡是反映公司一般活動(dòng),在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有 查考利用價(jià)值的文件材料,列為長(zhǎng)期保管。
(三)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料,列為 短期保管。
第七章 檔案的鑒定與銷毀
第二十六條 檔案管理部門(mén)對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定,對(duì) 于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進(jìn)行銷毀。
第二十七條 檔案鑒定工作由公司綜合辦公室主持,由業(yè)務(wù)部 門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案部門(mén)人員組成檔案鑒定小組,對(duì)被鑒 定的檔案進(jìn)行逐件審查,提出存毀意見(jiàn)。
第二十八條 檔案鑒定小組審定后,經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),報(bào) 上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)審批后,方可銷毀。原則上三年進(jìn)行一次檔案銷毀工 作。
第二十九條 銷毀檔案材料,要由二人以上進(jìn)行,并在指定地 點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字。
第八章 檔案的借閱
第三十條 公司各部門(mén)因工作需要借閱檔案需填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng) 單。
第三十一條 檔案管理人員依據(jù)檔案級(jí)別判斷是否需要審批。當(dāng) 為不受限制檔案時(shí)直接辦理借閱手續(xù)。
第三十二條 檔案借閱要堅(jiān)持嚴(yán)格保密、方便利用的原則。
(一)凡政府有關(guān)部門(mén)依法執(zhí)行公務(wù)需要查閱檔案,檔案部門(mén) 應(yīng)按有關(guān)規(guī)定及時(shí)提供完整準(zhǔn)確的檔案。
(二)凡社會(huì)有關(guān)方面需要借閱檔案,必須經(jīng)有關(guān)職能部門(mén)審 查,由公司負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
(三)外單位人員調(diào)閱檔案,一般要求在檔案室內(nèi)查閱。同時(shí) 需持單位介紹信,經(jīng)有關(guān)專業(yè)職能部門(mén)批準(zhǔn),并登記利用檔案清單 。
(四)借閱涉密檔案必須經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人審批。
第三十三條 若借閱涉及公司機(jī)密的受限制檔案或?yàn)橥鈫挝蝗?員借閱時(shí),需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)研究審批后方可借閱。
第三十四條 不得任意擴(kuò)大借閱范圍,對(duì)需要出據(jù)檔案證明的 ,要認(rèn)真核對(duì)摘抄內(nèi)容,進(jìn)行登記。
第三十五條 借閱檔案者,不得泄密、涂改、拆散、轉(zhuǎn)借復(fù)印 和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng) 公司綜合辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
第三十六條 借閱的檔案用完后,應(yīng)及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般 不得超過(guò)十天。
第三十七條 借閱人對(duì)檔案要妥善保管,不得遺失。
第三十八條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作 需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。
第三十九條 企業(yè)負(fù)責(zé)人和員工調(diào)離工作崗位時(shí),必須上繳應(yīng) 歸檔的文件材料和借閱的檔案,檔案部門(mén)簽署意見(jiàn)后,方可辦理有 關(guān)手續(xù)。
第九章 檔案庫(kù)房管理
第四十條 檔案庫(kù)房是保存公司檔案的重要地點(diǎn),檔案管理人 員要以高度負(fù)責(zé)的精神,確保檔案資料的安全完整。
第四十一條 檔案部門(mén)應(yīng)集中統(tǒng)一地保管好全部檔案,設(shè)立專 門(mén)的檔案管理場(chǎng)所,并配備符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的保管設(shè)備、設(shè)施。
第四十二條 庫(kù)房?jī)?nèi)物品進(jìn)行定置管理,檔案柜統(tǒng)一編號(hào),并 定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行整理、整頓、清掃、清潔,執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案庫(kù)房 的'八防'要求,保證庫(kù)房安全。
第四十三條 庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案資料定期(半年)清點(diǎn),保證帳實(shí) 一致。
第四十四條 非檔案管理人員不得隨意進(jìn)入檔案庫(kù)房。
第四十五條 認(rèn)真貫徹安全消防工作方針,嚴(yán)格執(zhí)行安全消防 法規(guī)和規(guī)章制度。對(duì)檔案人員進(jìn)行消防教育,做到人人持證上崗。
第十章 檔案信息保密與利用
第四十六條 產(chǎn)生重要檔案的部門(mén)和檔案管理部門(mén)必須執(zhí)行中 華人民共和國(guó)《檔案法》和《保密法》,忠于職守,嚴(yán)守國(guó)家秘密 和企業(yè)秘密。
第四十七條 加密檔案應(yīng)按規(guī)定在文件上標(biāo)注密級(jí)和時(shí)間期限 ,注意重點(diǎn)保管。
第四十八條 整理檔案應(yīng)在專門(mén)地方(室內(nèi))進(jìn)行。檔案整理 人員不得將檔案帶出檔案館(室),以防失密、丟失。
第四十九條 建立完善檔案利用制度,嚴(yán)格履行利用檔案手續(xù) ,保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密,保障企業(yè)合法權(quán)益不受損害。
第五十條 公司對(duì)所保存的重要、珍貴檔案,應(yīng)當(dāng)用復(fù)制品代 替原件提供利用,原件應(yīng)妥善保存。
第五十一條 嚴(yán)禁私自復(fù)制及對(duì)外提供檔案資料,尤其對(duì)外協(xié) 作項(xiàng)目、研究課題等活動(dòng)中利用檔案,必須簽訂利用保護(hù)協(xié)定。
第五十二條 檔案部門(mén)和檔案工作人員要通過(guò)多種方式開(kāi)發(fā)利 用檔案信息資源,采用編制參考資料,制發(fā)檔案證明,印發(fā)檔案匯 編和編研成果等有關(guān)索引服務(wù)方式,為利用者提供方便,提高服務(wù) 質(zhì)量。利用者分別采用查閱、借閱、復(fù)制、電話、網(wǎng)絡(luò)查詢檔案信 息。
第五十三條 利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守'閱卷規(guī)則',注意愛(ài)護(hù)檔案, 損壞檔案按規(guī)定懲處。嚴(yán)禁拆卸、勾畫(huà)、調(diào)換、污損、轉(zhuǎn)借、短失 和私自復(fù)制檔案。
第十一章 獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰
第五十四條 根據(jù)《檔案法》規(guī)定,有下列事跡之一的,公司 應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì):
(一)對(duì)檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績(jī)的。
(二)對(duì)保護(hù)檔案和檔案現(xiàn)代化管理做出顯著成績(jī)的。
(三)對(duì)檔案學(xué)研究做出重要貢獻(xiàn)的。
(四)將重要的或者珍貴的檔案贈(zèng)給企業(yè)的。
(五)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭(zhēng)表現(xiàn)突出的。
第五十五條 凡違反本
辦法,無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材 料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責(zé)令其文件 負(fù)責(zé)人和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)做出檢查外,必要時(shí)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰,并予以通報(bào) 批評(píng)。
第五十六條 凡違反本辦法,泄露秘密的,按保密工作相關(guān)管 理辦法進(jìn)行處理。對(duì)涂改、拆散、抽換、損毀丟失、盜竊倒賣或未 經(jīng)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對(duì)其部門(mén)領(lǐng)導(dǎo) 和當(dāng)事人進(jìn)行處罰,并予以通報(bào)批評(píng)。
第五十七條 凡違反本辦法,不按借閱期限歸還的,限期歸還 并責(zé)令其當(dāng)事人寫(xiě)出書(shū)面檢查。
第五十八條 遺失檔案的,應(yīng)立即報(bào)告。因遺失檔案,泄露秘 密的,按保密工作相關(guān)管理辦法進(jìn)行處理。
第五十九條 對(duì)違反《檔案法》的有關(guān)規(guī)定,已構(gòu)成犯罪的, 要依法追究其刑事責(zé)任。
第十二章 附則
第六十條 本辦法由公司綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第六十一條 本辦法自下發(fā)之日起施行。
附件:1.檔案分類規(guī)則
第5篇 集團(tuán)公司檔案管理辦法-范本
集團(tuán)公司檔案管理辦法范本
第一章總則
第一條為了加強(qiáng)ee公司系統(tǒng)的檔案管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為ee公司各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和(總公司辦公制度》有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際情況,特制定本辦法。
第二條凡總公司各部門(mén)、專業(yè)公司(下稱各單位)在工作活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值的文件材料,必須按規(guī)定定期向總公司機(jī)要檔案室移交,集中管理,任何單位和個(gè)人不得據(jù)為已有。
第三條各單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書(shū)立卷工作,配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。
第四條ee公司系統(tǒng)的文書(shū)立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。
第二章歸檔范圍
第五條凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報(bào)、傳真、圖表、書(shū)信、報(bào)刊、錄音、錄像、盤(pán)片j員片等)均屬歸檔范圍。
第六條上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有。
(一)上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料;
(二)黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人及上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報(bào)刊。
(三)代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本。
(四)其他文件材料。
第七條公司文件材料應(yīng)歸檔的有。
(一)公司頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。
(二)公司的請(qǐng)求與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件,各部門(mén)、各專業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請(qǐng)求與本公司的批復(fù)文件;
(三)公司及各部門(mén)的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;
(四)公司召開(kāi)的各種會(huì)議的全套文件以及會(huì)議形成的聲像材料;
(五)公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成的重要文件、電報(bào)、電話記錄,從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料;
(六)公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門(mén)有關(guān)負(fù)責(zé)人代表公司對(duì)電視臺(tái)、廣播電臺(tái)及報(bào)刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫(xiě)專題文章及在外單位重要講話的稿本;
(七)反映公司經(jīng)營(yíng)和管理的專業(yè)文件材料,如實(shí)業(yè)投資項(xiàng)目、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、貿(mào)易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等;
(八)公司或公司匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料(包括計(jì)算機(jī)盤(pán)片等);
(九)公司及各部門(mén)、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料;
(十)公司及各部門(mén)、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等;
(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡(jiǎn)介)、大事記、年鑒,反映公司重要活動(dòng)、事件的剪報(bào)、聲像材料,榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū),有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
(十二)公司編印的公司要聞、簡(jiǎn)報(bào)等刊物的定稿和印本,編輯出版物的定稿、樣本;
(十三)公司及各部門(mén)、各專業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎(jiǎng)懲等工作形成的文件材料;
(十四)公司干部、工人、黨員、團(tuán)員名冊(cè)、報(bào)表;
(十五)公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)關(guān)系的介紹信存根;
(十六)公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)談?dòng)涗洝⒙曄癫牧?、有參考價(jià)值的材料、互贈(zèng)禮品清單、工作來(lái)往文件等;
(十六)公司解決法律糾紛問(wèn)題形成的文件材料;
(十八)公司或部門(mén)、專業(yè)公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件材料;
(十九)公司固定資產(chǎn)登記,財(cái)產(chǎn),物資、檔案等移交憑證;
(二十)公司購(gòu)置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。
第八條同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有:
(一)同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本公司經(jīng)營(yíng)范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;
(二)有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)檢查本公司工作形成的重要文件;
(三)同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來(lái)往文件。
第三章立卷歸檔要求
第九條公司各單位應(yīng)在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向總公司辦公室移交。
第十條各單位必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。
第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。
第十二條歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn):
(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)包括如下文件:項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告、批準(zhǔn)項(xiàng)目文件、協(xié)議、合同、營(yíng)業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)、章程、項(xiàng)目人員任兔文件,有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的各種意向書(shū)、紀(jì)要、備忘錄、電話記錄、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)及其它有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的音像制品、計(jì)算機(jī)盤(pán)片等。
(二)在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開(kāi);文電應(yīng)全在一立卷。
(三)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷,應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào);不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào),圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。
(五)永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄,對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒(méi)有題名應(yīng)擬寫(xiě)題名,有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫(xiě):沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。
(六)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。
(七)本公司各部門(mén)及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。
第四章檔案保管期限
第十三條文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。長(zhǎng)期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。
第十四條確定公司檔案保管期限的原則
(一)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。
(二)凡是反映公司一般活動(dòng),在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為長(zhǎng)期保管。
(三)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管。
第五章檔案的鑒定與銷毀
第十五條公司辦公室秘書(shū)處對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定,對(duì)于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進(jìn)行銷毀。
第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持,有關(guān)部門(mén)參加,組成檔案鑒定小組,對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查,提出存毀意見(jiàn)。
第十七條檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可銷毀。
第十八條銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字。
第六章檔案的借閱
第十九條公司各部門(mén)因工作需要,借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),然后到公司辦公室秘書(shū)處機(jī)要室填寫(xiě)檔案借閱單,方可借閱。
第二十條公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第二十一條借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),并在登記薄上注銷。
第二十二條借閱檔案的同志,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
第二十三條借閱的檔案用完后,應(yīng)及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。
第二十四條借閱人對(duì)檔案要妥善保管,不得遺失,如有遺失,按本制度第七章第三十一條進(jìn)行處罰。
第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。
第七章罰&nb
sp; 則
第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條,無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)出書(shū)面檢查外,各罰款100元~500元,并予以通報(bào)批評(píng)。
第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條,泄露秘密,按《公司保密工作條例)進(jìn)行處理。對(duì)涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的;視具體情況,對(duì)其單位領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元~1000元,并予以通報(bào)批評(píng)。
第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫(xiě)出書(shū)面檢查。
第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條,遺失檔案的,應(yīng)立即報(bào)告。因遺失檔案,泄露秘密的,按《公司保密工作條例》進(jìn)行處理。
第八章附則
第三十條本辦法由總公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第三十一條各子公司應(yīng)根據(jù)本辦法,結(jié)合本單位的實(shí)際情況,制定具體實(shí)施細(xì)則。
第6篇 門(mén)業(yè)公司檔案管理辦法
門(mén)業(yè)制造公司檔案管理辦法
第一條 公司檔案由行政部統(tǒng)一管理,專業(yè)檔案可由各部室負(fù)責(zé),但檔案清單須定期送行政部備存,并接受公司指導(dǎo)監(jiān)督。
第二條 公司檔案按以下分類:音像資料、相冊(cè)、表格、iso文件、制度、公文、傳真、通告、剪報(bào)、政府文件、備存資料、人事檔案等。
第三條 檔案資料的收集、整理、存檔依照企業(yè)名稱(規(guī)范化縮寫(xiě))、文種、時(shí)間、編號(hào)、機(jī)密級(jí)別依次順序編排進(jìn)行分類,格式為:
()[ ] ()
── ────-------
企業(yè)名稱 文種時(shí)間編號(hào)機(jī)密級(jí)別
(縮寫(xiě))
第四條 文件、材料歸檔的范圍
一、政府部門(mén)的文件材料
(一)公司、行業(yè)主管部門(mén)、政府職能部門(mén)頒發(fā)或下達(dá)的正式文件、材料和會(huì)議文件;
(二)政府職能部門(mén)下發(fā)的與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的行業(yè)管理的規(guī)章制度、文件;
(三)政府部門(mén)正處級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)來(lái)公司視察、檢查工作所形成的文件、材料(如指示、講話、題詞、照片、錄像等);
(四)市級(jí)以上新聞媒體有關(guān)公司的報(bào)道材料;
(五)行業(yè)主管部門(mén)印發(fā)征求意見(jiàn)或傳達(dá)討論的各種重要文件、材料。
(六)經(jīng)行政部經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn)要求歸檔的各類行業(yè)文件、材料、報(bào)道材料;
(七)政府官員、知名人士的題字和牌匾等。
二、公司內(nèi)部的文件材料
(一)公司股東會(huì)、董事會(huì)及對(duì)外投資企業(yè)所形成的決議、紀(jì)要、記錄、章程等所有權(quán)益證明材料;
(二)公司向行業(yè)主管部門(mén)、政府職能部門(mén)的請(qǐng)示、報(bào)告、各類函件及上級(jí)的批復(fù)件;
(三)公司對(duì)外發(fā)送的一切具有法律效力的正式文電和法定代表人對(duì)外簽署的各類文本資料;
(四)公司對(duì)外簽訂的有關(guān)合同、協(xié)議、契約、意向書(shū)、基建圖紙等;
(五)各類資產(chǎn)類權(quán)證、工商證照等;
(六)公司主持召開(kāi)的有公司以外企業(yè)、政府部門(mén)參加的各種會(huì)議和公司主持召開(kāi)的各類重要會(huì)議文件、會(huì)議記錄及有保存價(jià)值的音像材料;
(七)公司領(lǐng)導(dǎo)同志外出參加各種會(huì)議帶回的文件、材料及他們參加外事、外經(jīng)活動(dòng)等形成的文件、剪報(bào)、照片等材料,經(jīng)行政部經(jīng)理審核須歸檔的;
(八)公司出版、編輯的各類出版物,收到或發(fā)出的重要賀電、賀信等;
(九)公司的年度工作計(jì)劃、總結(jié)、各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)材料、規(guī)章制度、重要文件登記本等;
(十)企業(yè)的成立、合并、撤消、變更、歷史沿革;
(十一)公司制發(fā)的各種印章的印模、用章登記本、印信啟用;
(十二)組織機(jī)構(gòu)、人員編制、大事記、主要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)證書(shū)、法人標(biāo)準(zhǔn)照、工作照、文字材料等;
(十三)公司建設(shè)項(xiàng)目資料,包括政府批文、征地、規(guī)劃、施工和竣工圖紙、文件、大中型設(shè)備資料;
(十四)干部任免、調(diào)配、名冊(cè)、報(bào)表;員工招聘、錄用、定級(jí)調(diào)資、退職解聘開(kāi)除、員工社保等文件資料;
(十五)公司的財(cái)產(chǎn)、物資、檔案、印章等交接清單和責(zé)任書(shū);
(十六)經(jīng)處理的重要來(lái)信。
第五條 密級(jí):
一、機(jī)密文件(a級(jí)文件):公司章程、股東會(huì)、董事會(huì)紀(jì)要、決議,合同、各類證照、總經(jīng)理會(huì)議紀(jì)要、a級(jí)財(cái)務(wù)資料(財(cái)務(wù)報(bào)表、驗(yàn)資報(bào)告、重要函件)、資產(chǎn)類權(quán)證、重大項(xiàng)目可行性報(bào)告、政府重要批文、企業(yè)歷史文獻(xiàn)。
二、普通文件(b級(jí)文件):除a級(jí)外的文件均屬b級(jí)。
第六條 文件、材料歸檔的辦法與時(shí)間
一、凡屬公司的a級(jí)檔案,對(duì)外簽訂、發(fā)送的a級(jí)材料,隨時(shí)由行政部歸檔;
二、公司的其他會(huì)議紀(jì)要和行政部的各類會(huì)議記錄,由會(huì)議主辦處每半年向行政部歸檔一次;
三、公司法人的材料由行政部在當(dāng)年第一季度歸檔上一年的文件、資料、照片。
四、公司與其他單位的聯(lián)合行文,原件由主辦單位立卷歸檔,其他單位保存復(fù)印件;
五、各部(室)自行立卷歸檔的檔案,應(yīng)在當(dāng)年第一季度內(nèi)向行政部移交上一年的檔案目錄和案卷。
第六條 歸檔資料必須準(zhǔn)確做好文件索引,案卷按機(jī)構(gòu)、年代排列,永久與長(zhǎng)期(16-50年)、短期(15年以下)分別組卷,編上順序號(hào)及注明存放案卷年號(hào)與卷號(hào);卷內(nèi)文件應(yīng)把正文和底稿、文件和附件、請(qǐng)示和批復(fù)放在一起,卷內(nèi)頁(yè)號(hào)一律在右下角。由于公司系統(tǒng)成立才幾年,不必分保管期限,按年度排列即可。
第七條 原則上所有資料應(yīng)以原件存檔,當(dāng)存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時(shí),可用復(fù)印件替代,但公文復(fù)制件作為正式文件使用時(shí),應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)證明章,附頁(yè)說(shuō)明原件所在處及不能存留原件的原因,并視同正式文件妥善保管。
第八條 案卷裝訂前應(yīng)拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對(duì)破損或褪色的材料,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,裝訂部位過(guò)窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊;紙面過(guò)大的書(shū)寫(xiě)材料,按宗卷大小折疊整齊,對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料,應(yīng)附上抄件,案卷標(biāo)題要標(biāo)明相關(guān)署名、部門(mén)、問(wèn)題等,文字要求簡(jiǎn)練、確切;用鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡端正。
第九條 注意做好保密工作,存放檔案的門(mén)窗要堅(jiān)固,并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲(chóng)、防高溫、防強(qiáng)光等措施。
第十條 每年定期對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全。
第十一條 借閱文件檔案(包括資料),必須由借閱人填寫(xiě)借閱單,經(jīng)各部室負(fù)責(zé)人,財(cái)務(wù)資料同時(shí)須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字后到行政部辦理借閱手續(xù)。a級(jí)檔案須由公司法人或其授權(quán)人批準(zhǔn)方能借閱;b級(jí)檔案由行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)借閱。
第十二條 裝訂成冊(cè)的檔案不出借,只供現(xiàn)場(chǎng)查閱,未立卷的文件及資料可出借。
第十三條 查閱檔案的人員必須愛(ài)護(hù)文件檔案,不得隨便攜帶或轉(zhuǎn)借他人閱讀。做好檔案的安全和保密,不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。否則,將追究當(dāng)事人責(zé)任;如確需復(fù)印、摘抄等須經(jīng)有權(quán)審批人批準(zhǔn)后方可
。
第十四條 查閱的文件檔案交還時(shí),必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)處理。
第十五條 對(duì)摘抄卷內(nèi)檔案,應(yīng)按檔案級(jí)別經(jīng)有權(quán)審批人同意,對(duì)摘抄的材料應(yīng)進(jìn)行審查、簽章。
第十六條 檔案的銷毀須在行政部負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下,組織相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行鑒定,銷毀失去保存價(jià)值的檔案須由參與鑒定人員提出意見(jiàn),登記造冊(cè),經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由二人以上在指定地點(diǎn)監(jiān)銷,并在銷毀檔案記錄上簽字。
附相關(guān)表單:
1.檔案收件單;
2.檔案借閱單;
第7篇 物業(yè)管理公司檔案管理辦法7
物業(yè)管理公司檔案管理辦法(七)
第一章總則
第一條為加強(qiáng)公司檔案管理工作,完整地保存和科學(xué)地管理公司檔案,充分發(fā)揮檔案在公司發(fā)展中的作用,根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案法律法規(guī),結(jié)合公司實(shí)際情況,特制定此辦法。
第二條公司檔案包括公司在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和,按保存時(shí)間分為永久保存(五十年以上)、長(zhǎng)期保存(十六年至五十年)、和短期保存(十五年以下)。
第三條公司檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),集中管理的原則,由綜合部加強(qiáng)對(duì)公司檔案管理的領(lǐng)導(dǎo),負(fù)責(zé)建立健全檔案工作制度,以達(dá)到檔案完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用的目的。
第二章檔案管理工作機(jī)構(gòu)和管理員職責(zé)
第四條公司檔案管理由綜合部統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),由業(yè)務(wù)素質(zhì)過(guò)硬,熱愛(ài)公司的專職人員擔(dān)任,同時(shí)其他各部門(mén)要設(shè)置兼職的檔案管理員。
第五條檔案管理人員基本職責(zé):
一、認(rèn)真貫徹集團(tuán)公司有關(guān)的檔案管理制度;
二、忠于職守,嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度,維護(hù)檔案的完整與安全。
三、負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理公司全部檔案(除公司另有管理規(guī)定的特殊資料外)。
四、負(fù)責(zé)建立健全公司檔案管理的工作方針、工作目標(biāo)、工作程序。
第三章檔案的形成
第六條歸檔文件要求書(shū)寫(xiě)工整,圖樣清晰,材料完整,能準(zhǔn)確地反映公司本次活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和整個(gè)過(guò)程。
第七條檔案材料必須遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。
第八條檔案管理員必須按集團(tuán)公司檔案管理的有關(guān)制度和要求定期編制各類材料的歸檔范圍。
第九條各部門(mén)工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)等活動(dòng)中帶回的材料要及時(shí)歸檔。
第十條各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的文件材料在次年5月份前必須完成歸檔,公司檔案管理員要督促各部門(mén)執(zhí)行。
第四章檔案管理
第十一條公司檔案管理員必須對(duì)公司各部門(mén)移交的檔案按規(guī)定進(jìn)行分類:
一、根據(jù)集團(tuán)公司檔案分類編號(hào)的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案分類編號(hào),并要求保持一定的穩(wěn)定性,不得隨意改動(dòng)。
二、分類和編號(hào)要遵循材料的形成規(guī)律,要求為檔案的保管和利用提供方便。
三、公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、技術(shù)性及財(cái)務(wù)等管理性文件,要按其文件內(nèi)容分別歸入各類檔案中統(tǒng)一編號(hào)。
第十二條公司綜合部要根據(jù)需要編制案卷總目錄、全引目錄、專題目錄、分案目錄、底圖目錄等不同形式的檢索工具,并且進(jìn)行檔案著錄工作,便于查找利用。
第十三條檔案保管要求:
一、對(duì)底圖保管必須采取平放或卷放,不允許折疊保管。
二、聲像檔案要統(tǒng)一分類編號(hào),單獨(dú)存放。
三、實(shí)物檔案要統(tǒng)一編號(hào)集中保管。
第十四條經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案,要編制銷毀清冊(cè),經(jīng)批準(zhǔn)后指派專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷,并由監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽字。
第五章移交和利用
第十五條公司檔案室要按集團(tuán)公司檔案有關(guān)規(guī)定及時(shí)向集團(tuán)檔案室移交有關(guān)檔案。
第十六條公司檔案應(yīng)簡(jiǎn)化借閱程序,做到科學(xué)而不繁瑣,利于公司員工查閱檔案。
第十七條公司檔案原則上不借出,若特殊情況,須由檔案主管領(lǐng)導(dǎo)簽字,并進(jìn)行登記,但不得超出三天。
第十八條公司檔案原則上不外借,僅供內(nèi)部參閱。若情況特殊,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意,可借出復(fù)印件,原件概不外借。
第六章附則
第十九條本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行,解釋權(quán)歸綜合部。
第8篇 x總公司檔案管理辦法
總公司檔案管理暫行規(guī)定
第一章總則
第一條為加強(qiáng)公司檔案管理,提高檔案利用效率,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,結(jié)合企業(yè)實(shí)際,制定本規(guī)定。
第二章 檔案管理
第二條公司檔案實(shí)行集中與分級(jí)管理相結(jié)合的原則,檔案室在總經(jīng)理辦公室領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)全公司主體檔案的管理,并對(duì)部門(mén)及所屬單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第三條檔案室履行下列職責(zé):
(一)貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;
(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作;
(三)指導(dǎo)各部門(mén)和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。
第四條各部門(mén)確定人員負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,按各種檔案歸檔時(shí)間定期交檔案室集中管理。
第五條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵紀(jì)守法,具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。
第三章 檔案的歸檔
第六條 歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。
一、本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料;
二、本企業(yè)所屬單位和派出機(jī)構(gòu)(包括境外機(jī)構(gòu))應(yīng)報(bào)本企業(yè)的文件材料;
三、本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等帶來(lái)的文件材料;
四、本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;
五、本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目,合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;
六、本單位執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件材料。
第七條 歸檔的時(shí)間:
一、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
二、工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔,周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。
三、外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記,安裝調(diào)試后歸檔。
四、企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。
五、會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門(mén)整理歸檔,保管一年后向檔案部門(mén)移交。
六、電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
七、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。
第八條下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔:
一、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料;
二、企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料;
三、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料;
四、其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。
第四章 檔案的鑒定
第九條每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次清理,從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面鑒別,確定各類檔案的保管期限(文書(shū)、財(cái)務(wù)、科技檔案見(jiàn)具體辦法附表)。
公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的,保管期限從長(zhǎng)。
第五章 檔案的銷毀
第十條檔案銷毀的具體工作由檔案室管理室承辦,對(duì)已失效的檔案,認(rèn)真鑒定,編制銷毀清冊(cè),立卷歸檔,永久保存。
第十一條 送交檔案形成部門(mén)(分公司)對(duì)擬銷毀案卷的清冊(cè)進(jìn)行初審,經(jīng)處(分公司)級(jí)負(fù)責(zé)人簽字同意后,連同銷毀檔案的書(shū)面報(bào)告送總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
第十二條 銷毀時(shí)要有檔案人員二人以上,并由主管部門(mén)派人監(jiān)銷,共同在銷毀清冊(cè)上簽字。
第六章 檔案的保密安全
第十三條 檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法及公司各項(xiàng)保密制度,認(rèn)真做好保密工作。
檔案管理人員,必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱借閱制度;履行借閱登記手續(xù),認(rèn)真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。
第十四條 借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出使用期間,不許轉(zhuǎn)借他人,不許帶入公共場(chǎng)所。
第十五條 任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員,如有泄露和公布檔案內(nèi)容者,應(yīng)視情節(jié)輕重,按《檔案法》要求嚴(yán)肅處理。
第十六條 檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關(guān)證明時(shí),一定要以檔案材料原始記載為依據(jù),不得弄虛作假出假證;涉及企業(yè)機(jī)密的檔案材料,必須經(jīng)總經(jīng)理同意后再作決定,嚴(yán)防泄密。
第十七條 檔案室禁止吸煙,嚴(yán)禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫(kù)房, 明顯處要有安全防火設(shè)備。
第十八條 非檔案管理人員,未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)進(jìn)入。
第十九條 檔案人員下班必須對(duì)檔案室進(jìn)行檢查,鎖好門(mén)窗、檔案柜,切斷電源后方可離開(kāi)。
第七章 檔案的利用
第二十條 凡需利用檔案者,均須填寫(xiě)文件查閱單,依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí),經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能憑單閱檔。
第二十一條 案卷一般僅供在檔案室閱看,利用檔案人員必須愛(ài)護(hù)檔案,不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點(diǎn)、批注等。
第二十二條 查閱文書(shū)、人事、財(cái)務(wù)、科技檔案,分別由總經(jīng)理辦公室、人事、黨委、財(cái)務(wù)、技術(shù)、設(shè)計(jì)等主管部門(mén)負(fù)責(zé)人簽批。抄摘檔案內(nèi)容,須主管部門(mén)同意才能帶出檔案室。如需復(fù)印檔案資料,應(yīng)有主管部門(mén)批準(zhǔn)并在查閱單中注明復(fù)印內(nèi)容,由總經(jīng)理辦公室安排。
第二十三條 本單位借閱檔案應(yīng)由本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字,外單位借閱檔案,應(yīng)持有單位介紹信,主管部門(mén)簽署意見(jiàn)后,經(jīng)總公司主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理、黨委書(shū)記批準(zhǔn)。
第二十四條 借閱期限不得超過(guò)15天,到期歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十五條 借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù),辦理借閱登記,當(dāng)面點(diǎn)交清楚。歸還時(shí)嚴(yán)格檢查,并在借用登記予以注銷。借閱者要愛(ài)護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí),須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。
第二十六條 檔案管理人員對(duì)查閱借閱檔案及歸還檔案,均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進(jìn)行登記;對(duì)重大或重要項(xiàng)目的查閱,要做好利用效果的反饋工作。
第八章 附則
第二十七條 總公司制定的其他專項(xiàng)檔案管理辦法及保管期限,為本規(guī)定的補(bǔ)充。
第二十八條 本規(guī)定從印發(fā)
第9篇 電網(wǎng)公司檔案管理辦法
1 總則
1.1為加強(qiáng)貴州電網(wǎng)公司（以下簡(jiǎn)稱公司）檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，充分發(fā)揮各類檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法規(guī)和南方電網(wǎng)公司的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。
1.2檔案管理是公司基礎(chǔ)管理工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益，記載公司發(fā)展過(guò)程的一項(xiàng)重要工作。檔案是公司資產(chǎn)的一部分，受國(guó)家法律保護(hù)。各單位有承擔(dān)保護(hù)檔案的義務(wù)。
1.3公司的檔案不向社會(huì)開(kāi)放，只限于公司工作活動(dòng)中使用。檔案管理部門(mén)要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司的保密規(guī)定，防止檔案的失密、泄密。
1.4對(duì)在工作中不負(fù)責(zé)任，違反本辦法，造成檔案失損、損毀的，依照公司有關(guān)規(guī)定處理；觸犯《檔案法》、《刑法》的依法追究刑事責(zé)任。
2適用范圍
本辦法適用于公司所屬各單位。
3定義
3.1公司檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、工程建設(shè)、科學(xué)研究等活動(dòng)中直接形成的，具有保存和利用價(jià)值的文件材料、圖表、照片、錄音（像）帶、光盤(pán)、電子等不同形式、不同載體的原始記錄。
3.2特殊載體主要指載體類型為非紙介質(zhì)的檔案。
4管理職責(zé)
4.1公司檔案管理工作接受南方電網(wǎng)公司的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)行以本行業(yè)管理為主，地方檔案行政管理部門(mén)業(yè)務(wù)指導(dǎo)為輔的管理體制，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。
4.2公司辦公室是公司檔案的歸口管理部門(mén)。
4.2.1貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案局以及上級(jí)機(jī)關(guān)頒布的有關(guān)檔案工作的政策、法規(guī)和規(guī)定，制定公司及所屬單位檔案管理工作規(guī)范、制度及實(shí)施辦法。
4.2.2負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)及所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，交流和推廣公司檔案工作經(jīng)驗(yàn)。
4.2.3收集、保管本單位各類檔案。
4.2.4進(jìn)行檔案修復(fù)，延長(zhǎng)檔案壽命，并負(fù)責(zé)組織檔案鑒定和銷毀工作。
4.2.5組織所屬單位檔案管理人員的培訓(xùn)工作。
4.2.6參與本單位系統(tǒng)科研成果、技術(shù)鑒定、工程竣工等項(xiàng)目文件資料的驗(yàn)收工作。
4.2.7做好檔案統(tǒng)計(jì)和檔案資料開(kāi)發(fā)利用工作，積極提供各類檔案資料信息，為公司發(fā)展服務(wù)。
4.2.8負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化工作，建設(shè)公司數(shù)字檔案館。
5 歸檔
5.1公司單位（部門(mén)）的檔案由形成部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔，單位檔案部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案的收集、整理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，對(duì)接收進(jìn)檔案室的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理并提供利用。
5.2各單位辦公室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)法律文書(shū)歸檔工作的指導(dǎo)、督促和審查。
5.3各單位的部門(mén)專兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的、應(yīng)歸檔的資料收集齊全，按照歸檔文件整理規(guī)則和檔案分類進(jìn)行整理后在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)統(tǒng)一向檔案室移交。對(duì)不符合歸檔要求的，檔案管理部門(mén)有權(quán)提出整改意見(jiàn)、限期整改。
5.4歸檔范圍包括本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，已辦理完畢，具有查考利用價(jià)值的文字、圖紙、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、題詞和字畫(huà)等。（詳參見(jiàn)《科技檔案歸檔文件指導(dǎo)目錄》及《貴州電網(wǎng)公司本部文書(shū)檔案歸檔范圍、時(shí)間及保管期限表》）
5.5歸檔要求
5.5.1歸檔的文件和材料要求齊全、完整和準(zhǔn)確。各部門(mén)應(yīng)注意日常工作中歸檔材料的形成和積累，做好收集整理工作，檔案部門(mén)有權(quán)要求歸檔材料形成部門(mén)提供相應(yīng)的資料，任何部門(mén)和個(gè)人不得以任何借口拒交文件。
5.5.2歸檔部門(mén)將歸檔文件按照歸檔規(guī)范在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入,打印移交目錄向檔案室移交。
5.6歸檔時(shí)間
5.6.1文書(shū)檔案(含信訪檔案、合同檔案、審計(jì)檔案、0-5大類照片檔案)每年3月份以前移交上年的檔案。
5.6.2科技檔案在項(xiàng)目竣工（成果鑒定）3個(gè)月之內(nèi)向檔案室移交。
5.6.3會(huì)計(jì)檔案每年12月底以前移交在財(cái)務(wù)部門(mén)保管了一年的檔案（例如2008年12月底以前移前2006年的檔案）。
5.6.4榮譽(yù)類、紀(jì)念品類實(shí)物檔案在收到后一周內(nèi)移交歸檔；證件類實(shí)物檔案每年1月份以前移交；印章類實(shí)物檔案在印章作廢一月內(nèi)移交歸檔。
5.6.5錄音文件的歸檔時(shí)間為錄制完成一周之內(nèi)移交歸檔。
6歸檔方式
6.1文書(shū)檔案采取檔案管理部門(mén)與檔案形成部門(mén)結(jié)合立卷的方式，即各部門(mén)兼職檔案員按照檔案室安排的時(shí)間，在檔案室的指導(dǎo)下對(duì)本部門(mén)的帳外文件進(jìn)行補(bǔ)充錄入，對(duì)本部門(mén)的檔案進(jìn)行整理、編號(hào)，檔案室裝盒入庫(kù)上架。
6.2科技檔案由歸檔部門(mén)兼職檔案員在專職檔案員的指導(dǎo)下，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入歸檔案卷及文件，對(duì)文件進(jìn)行整理并立卷，打印文件移交目錄，檔案室對(duì)案卷進(jìn)行編目并入庫(kù)上架。
6.3會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門(mén)兼職檔案員在專職檔案員的指導(dǎo)下，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入會(huì)計(jì)檔案，對(duì)會(huì)計(jì)憑證、工資冊(cè)、對(duì)帳單、帳簿、報(bào)表進(jìn)行整理、裝訂，打印移交目錄，檔案室對(duì)案卷進(jìn)行編目并入庫(kù)上架。
6.4照片檔案由各拍攝者在專業(yè)檔案員的指導(dǎo)下，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入照片檔案并對(duì)一組關(guān)聯(lián)照片進(jìn)行組合，打印照片移交目錄，檔案室對(duì)照片檔案進(jìn)行整理、裝冊(cè)并入庫(kù)上架。
6.5錄音文件檔案由錄音者在專業(yè)檔案員的指導(dǎo)下，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入錄音文件，打印錄音文件移交目錄，檔案室對(duì)錄音文件進(jìn)行整理入庫(kù)。
6.6實(shí)物檔案由各部門(mén)兼職檔案員在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入實(shí)物檔案，打印移交目錄，檔案室拍攝實(shí)物檔案照片并與目錄掛接，對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行編號(hào)并入庫(kù)。
6.7光盤(pán)檔案由歸檔部門(mén)將電子數(shù)據(jù)按照年度或項(xiàng)目刻錄光盤(pán)，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入光盤(pán)檔案，打印移交目錄，檔案室對(duì)光盤(pán)檔案進(jìn)行編號(hào)并入庫(kù)。
6.8各類檔案的歸檔方式和流程嚴(yán)格按照《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱“規(guī)范”）中的相關(guān)要求執(zhí)行。
6.9歸檔流程所涉及的部門(mén)有責(zé)任按時(shí)完成在歸檔過(guò)程中所承擔(dān)的工作，保障檔案收集的齊全、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、及時(shí)和高效。
7檔案的分類
7.1各類檔案的整理和編目工作要遵循《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》中的整理規(guī)則、著錄信息和目錄格式規(guī)范。
7.2公司的檔案分類、編碼設(shè)置與實(shí)際工作密切結(jié)合，根據(jù)國(guó)家檔案局對(duì)企業(yè)檔案分類管理和南方電網(wǎng)公司對(duì)分類表的統(tǒng)一要求，以公司全部檔案為對(duì)象，遵循檔案形成的規(guī)律，依據(jù)公司職能，本著便于保管和利用的原則進(jìn)行分類。
7.3公司檔案共設(shè)置五大門(mén)類14個(gè)檔案類型。
7.3.1文書(shū)檔案。包括：0黨群工作，1行政管理，2經(jīng)營(yíng)管理，3生產(chǎn)技術(shù)管理，4財(cái)務(wù)審計(jì)和5人事勞資，六個(gè)一級(jí)類目。
7.3.2會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)帳務(wù)類檔案屬于4大類財(cái)務(wù)審計(jì)類目下，但由于其管理方式與文書(shū)檔案不同，因此單獨(dú)設(shè)為一個(gè)門(mén)類。各單位可結(jié)合自身實(shí)際，根據(jù)其形成特點(diǎn)，增設(shè)類型分別編目、排架。
7.3.3科技檔案。包括：電力系統(tǒng)生產(chǎn)調(diào)度（6大類），科學(xué)技術(shù)研究（7大類），基本建設(shè)（8大類），設(shè)備儀器（9大類）。
7.3.4特殊載體檔案。其在傳統(tǒng)的10個(gè)一級(jí)類目的管理范疇，在內(nèi)容和分類上屬于上述0－9大類類目，但由于存載體形式的不同，其保管方式也不同，因此在實(shí)際管理時(shí)設(shè)立單獨(dú)的門(mén)類進(jìn)行管理，包括：照片檔案、磁性載體檔案、錄音文件、實(shí)物檔案和電子文件光盤(pán)。其分類代字如下：
| 特殊載體檔案名稱 | 代字 |
| 照片檔案 | zp |
| 磁性載體檔案 | cx |
| 錄音文件 | ly |
| 實(shí)物檔案 | sw |
| 光盤(pán) | gp |
7.3.5電子類文件（ed）。
8 檔案管理
8.1根據(jù)《檔案法》第十三條規(guī)定，為便于檔案的管理和利用，檔案室應(yīng)建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，并制定嚴(yán)格的考核和獎(jiǎng)懲辦法。檔案管理制度主要有《庫(kù)房管理制度》、《電子檔案保管制度》、《保密工作制度》、《統(tǒng)計(jì)制度》、《鑒定、銷毀制度》等。
8.2檔案室要設(shè)置規(guī)范的檔案專用庫(kù)房及檔案柜架。必須做到“三室分設(shè)”，即檔案室（庫(kù)）、工作室、閱覽室。檔案庫(kù)必須堅(jiān)固、嚴(yán)密，做到防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防磁。
8.3檔案室須配備溫（濕）度控制設(shè)備、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、激光掃描儀、打印機(jī)及影像設(shè)備等。
8.4各種載體的檔案進(jìn)入庫(kù)房前必須進(jìn)行檢查和必要的技術(shù)處理，定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理和核對(duì)工作，發(fā)現(xiàn)情況，立即采取搶救措施。
8.5公司部門(mén)要定期對(duì)檔案的接收、移出、保管數(shù)量和狀況及利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
9檔案的開(kāi)發(fā)利用
9.1開(kāi)發(fā)利用檔案信息是檔案工作的重要任務(wù)。檔案部門(mén)要積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)、利用工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案開(kāi)發(fā)利用的相關(guān)制度和規(guī)范，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案的開(kāi)發(fā)利用制度和規(guī)范主要有《檔案借閱制度》、《檔案編研工作規(guī)范》
9.2檔案部門(mén)要積極主動(dòng)配合檔案利用者，并為其提供方便。公司檔案室可根據(jù)檔案特點(diǎn)及工作需要，重點(diǎn)編寫(xiě)具有參考價(jià)值的資料。如：全宗介紹、年鑒、專題介紹、科研項(xiàng)目及成果簡(jiǎn)介等。
9.3檔案的開(kāi)發(fā)與利用必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度。若有違反者，按國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。
10 附則
10.1本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
10.2本辦法自印發(fā)之日起實(shí)行。
10.3《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》《貴州電網(wǎng)公司檔案管理工作規(guī)范》《貴州電網(wǎng)公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)管理規(guī)范》《檔案目錄格式、標(biāo)準(zhǔn)表單》是本辦法的具體管理規(guī)范，與本檔案管理辦法具有相同的效力。
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第10篇 某某廣電物業(yè)公司檔案管理辦法
某廣電物業(yè)公司檔案管理辦法(暫行)
一、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度需存檔的文書(shū)檔案并履行清交手續(xù)。
二、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人,檔案責(zé)任人(檔案員)對(duì)本部門(mén)檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。
三、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話記錄、接待來(lái)訪記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添
第11篇 總公司檔案管理辦法
總公司檔案管理暫行規(guī)定 第一章總則
第一條 為加強(qiáng)公司檔案管理,提高檔案利用效率,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,結(jié)合企業(yè)實(shí)際,制定本規(guī)定。第二章 檔案管理
第二條 公司檔案實(shí)行集中與分級(jí)管理相結(jié)合的原則,檔案室在總經(jīng)理辦公室領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)全公司主體檔案的管理,并對(duì)部門(mén)及所屬單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第三條 檔案室履行下列職責(zé):
(一) 貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;
(二) 統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作;
(三) 指導(dǎo)各部門(mén)和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四) 監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。
第四條 各部門(mén)確定人員負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,按各種檔案歸檔時(shí)間定期交檔案室集中管理。
第五條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵紀(jì)守法,具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。第三章 檔案的歸檔
第六條 歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。
一、本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料;
二、 本企業(yè)所屬單位和派出機(jī)構(gòu)(包括境外機(jī)構(gòu))應(yīng)報(bào)本企業(yè)的文件材料;
三、 本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等帶來(lái)的文件材料;
四、 本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;
五、 本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目,合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;
六、 本單位執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件材料。
第七條 歸檔的時(shí)間:
一、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
二、 工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔,周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。
三、 外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記,安裝調(diào)試后歸檔。
四、 企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。
五、 會(huì)計(jì)文件材料在會(huì) 度終了后由會(huì)計(jì)部門(mén)整理歸檔,保管一年后向檔案部門(mén)移交。
六、 電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
七、 磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。
第八條 下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔:
一、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料;
二、 企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料;
三、 企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料;
四、 其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。第四章 檔案的鑒定
第九條 每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次清理,從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面鑒別,確定各類檔案的保管期限(文書(shū)、財(cái)務(wù)、科技檔案見(jiàn)具體辦法附表)。公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的,保管期限從長(zhǎng)。第五章 檔案的銷毀
第十條 檔案銷毀的具體工作由檔案室管理室承辦,對(duì)已失效的檔案,認(rèn)真鑒定,編制銷毀清冊(cè),立卷歸檔,永久保存。
第十一條 送交檔案形成部門(mén)(分公司)對(duì)擬銷毀案卷的清冊(cè)進(jìn)行初審,經(jīng)處(分公司)級(jí)負(fù)責(zé)人簽字同意后,連同銷毀檔案的書(shū)面報(bào)告送總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
第十二條 銷毀時(shí)要有檔案人員二人以上,并由主管部門(mén)派人監(jiān)銷,共同在銷毀清冊(cè)上簽字。 第六章 檔案的保密安全
第十三條 檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法及公司各項(xiàng)保密制度,認(rèn)真做好保密工作。檔案管理人員,必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱借閱制度;履行借閱登記手續(xù),認(rèn)真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。
第十四條 借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出使用期間,不許轉(zhuǎn)借他人,不許帶入公共場(chǎng)所。
第十五條 任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員,如有泄露和公布檔案內(nèi)容者,應(yīng)視情節(jié)輕重,按《檔案法》要求嚴(yán)肅處理。
第十六條 檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關(guān)證明時(shí),一定要以檔案材料原始記載為依據(jù),不得弄虛作假出假證;涉及企業(yè)機(jī)密的檔案材料,必須經(jīng)總經(jīng)理同意后再作決定,嚴(yán)防泄密。
第十七條 檔案室禁止吸煙,嚴(yán)禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫(kù)房, 明顯處要有安全防火設(shè)備。
第十八條 非檔案管理人員,未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)進(jìn)入。
第十九條 檔案人員下班必須對(duì)檔案室進(jìn)行檢查,鎖好門(mén)窗、檔案柜,切斷電源后方可離開(kāi)。第七章 檔案的利用
第二十條 凡需利用檔案者,均須填寫(xiě)文件查閱單,依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí),經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能憑單閱檔。
第二十一條 案卷一般僅供在檔案室閱看,利用檔案人員必須愛(ài)護(hù)檔案,不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點(diǎn)、批注等。
第二十二條 查閱文書(shū)、人事、財(cái)務(wù)、科技檔案,分別由總經(jīng)理辦公室、人事、黨委、財(cái)務(wù)、技術(shù)、設(shè)計(jì)等主管部門(mén)負(fù)責(zé)人簽批。抄摘檔案內(nèi)容,須主管部門(mén)同意才能帶出檔案室。如需復(fù)印檔案資料,應(yīng)有主管部門(mén)批準(zhǔn)并在查閱單中注明復(fù)印內(nèi)容,由總經(jīng)理辦公室安排。
第二十三條 本單位借閱檔案應(yīng)由本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字,外單位借閱檔案,應(yīng)持有單位介紹信,主管部門(mén)簽署意見(jiàn)后,經(jīng)總公司主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理、黨委書(shū)記批準(zhǔn)。
第二十四條 借閱期限不得超過(guò)15天,到期歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十五條 借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù),辦理借閱登記,當(dāng)面點(diǎn)交清楚。歸還時(shí)嚴(yán)格檢查,并在借用登記予以注銷。借閱者要愛(ài)護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí),須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。
第二十六條 檔案管理人員對(duì)查閱借閱檔案及歸還檔案,均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進(jìn)行登記;對(duì)重大或重要項(xiàng)目的查閱,要做好利用效果的反饋工作。第八章 附則
第二十七條 總公司制定的其他專項(xiàng)檔案管理辦法及保管期限,為本規(guī)定的補(bǔ)充。
第二十八條
第12篇 投資公司檔案管理規(guī)定辦法
投資公司檔案管理規(guī)定
外商投資企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定
(生效日期:1995.12.29--失效日期:)
第一條 為加強(qiáng)外商投資企業(yè)(包括中外合資經(jīng)營(yíng)企業(yè)、中外合作經(jīng)營(yíng)企業(yè)、外資企業(yè))的檔案管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家有關(guān)外商投資企業(yè)的法律、法規(guī),特制定本規(guī)定。
第二條 外商投資企業(yè)檔案是指外商投資企業(yè)籌建以來(lái)的各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)本企業(yè)以及對(duì)國(guó)家、社會(huì)具有利用、保存價(jià)值的各種文件材料(包括不同載體形式)。
第三條 外商投資企業(yè)檔案屬企業(yè)所有,受國(guó)家法律保護(hù)。企業(yè)承擔(dān)保護(hù)檔案的義務(wù)。
第四條 外商投資企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分,是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作,是國(guó)家全部檔案工作的組成部分。其主要任務(wù)是貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案工作的有關(guān)法律、法規(guī),建立健全本企業(yè)檔案管理規(guī)章制度;統(tǒng)一管理本企業(yè)的檔案,并對(duì)本企業(yè)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第五條 外商投資企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)其檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),把企業(yè)檔案工作列入企業(yè)管理計(jì)劃,并確定管理檔案的部門(mén)和人員負(fù)責(zé)本企業(yè)的檔案工作。
負(fù)責(zé)管理檔案的人員應(yīng)有檔案專業(yè)知識(shí)、技能和企業(yè)管理知識(shí)。
各級(jí)政府檔案行政管理部門(mén)和上級(jí)主管部門(mén),有權(quán)對(duì)本級(jí)行政區(qū)域內(nèi)或本系統(tǒng)、本行業(yè)的下屬外商投資企業(yè)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查,承擔(dān)有關(guān)服務(wù)工作。
第六條 外商投資企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要包括:
1.外商投資企業(yè)設(shè)立和變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料(包括外商投資企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.董事會(huì)或聯(lián)合管理機(jī)構(gòu)形成的文件材料;
3.財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料;
4.勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料;
5.經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料;
6.生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料;
7.產(chǎn)品生產(chǎn)方面的文件材料;
8.儀器、設(shè)備方面的文件材料;
9.基本建設(shè)方面的文件材料;
10.科學(xué)技術(shù)研究、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓方面的文件材料;
11.教育培訓(xùn)方面的文件材料;
12.情報(bào)信息方面的文件材料;
13.*黨組織和工會(huì)組織的文件材料;
14.其它具有利用和保存價(jià)值的文件材料。
第七條 外商投資企業(yè)各部門(mén)形成的文件材料原則上由本部門(mén)負(fù)責(zé)立卷和歸檔,按本企業(yè)的規(guī)定,定期向檔案部門(mén)或指定的部門(mén)移交,任何個(gè)人不得據(jù)為已有。
第八條 外商投資企業(yè)所形成的檔案參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和國(guó)際先進(jìn)方法,進(jìn)行科學(xué)分類和整理。
第九條 外商投資企業(yè)應(yīng)當(dāng)有庫(kù)房和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案,確保檔案的安全。暫不具備檔案安全保管條件的企業(yè),可委托主管部門(mén)或當(dāng)?shù)貒?guó)家檔案館代為保管。檔案代管單位必須保障代管檔案的安全,做好代管檔案的所有者利用檔案的各項(xiàng)服務(wù)工作。
第十條 外商投資企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值和國(guó)家有關(guān)規(guī)定,編制檔案保管期限表。檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用及研究?jī)r(jià)值的永久保存;在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的長(zhǎng)期或短期保存;凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限從長(zhǎng)。
第十一條 外商投資企業(yè)對(duì)保管到期的檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行鑒定。鑒定工作由企業(yè)負(fù)責(zé)人、專業(yè)人員和檔案人員組成的鑒定小組負(fù)責(zé),直接對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案列出銷毀清單,報(bào)經(jīng)董事會(huì)審批后銷毀,銷毀清單永久保存。其中,會(huì)計(jì)檔案按《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十二條 外商投資企業(yè)的中外各方都有利用檔案的權(quán)利,應(yīng)當(dāng)建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用制度,防止失密和泄密。
中國(guó)政府有關(guān)部門(mén)依法執(zhí)行公務(wù)需要查閱企業(yè)檔案時(shí),企業(yè)應(yīng)予提供。
第十三條 外商投資企業(yè)終止、解散后,中外合資經(jīng)營(yíng)企業(yè)、中外合作經(jīng)營(yíng)企業(yè)的檔案交由原中方合資、合作者妥為保存,或向當(dāng)?shù)貒?guó)家檔案館移交。外資企業(yè)的檔案按以下情況,分別處理:
1.外資企業(yè)延長(zhǎng)期限、分立、合并或其它事項(xiàng)變更的,該企業(yè)的檔案向變更后的企業(yè)移交。
2.外資企業(yè)期滿或依法宣告破產(chǎn)的,該企業(yè)的檔案按第十一條規(guī)定執(zhí)行。
3.外資企業(yè)因違反法律、行政規(guī)章被依法責(zé)令關(guān)閉的,按照有關(guān)機(jī)關(guān)的決定處理。
4.原企業(yè)根據(jù)需要可保存有關(guān)檔案的復(fù)制件。
第十四條 有下列行為之一的,根據(jù)情節(jié)輕重,給予行政處分或處罰;造成損失的,根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量,責(zé)令賠償;構(gòu)成犯罪的,應(yīng)當(dāng)依法追究當(dāng)事人的責(zé)任:
1.損毀、丟失或擅自銷毀應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料和檔案的;
2.涂改、偽造檔案的;
3.私自出賣、倒賣檔案的;
4.擅自占有和非法攜帶檔案出境的;
5.檔案工作人員玩忽職守造成損失的。
第十五條 香港、澳門(mén)、臺(tái)灣地區(qū)的公司、企業(yè)和其它經(jīng)濟(jì)組織或者個(gè)人在中國(guó)大陸舉辦的企業(yè)比照本規(guī)定執(zhí)行。
第十六條 本規(guī)定由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第十七條 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。
第13篇 客運(yùn)專線公司檔案管理暫行辦法
第一章 總 則
第一條 為貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》以及鐵道部有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度,切實(shí)加強(qiáng)哈佳鐵路客運(yùn)專線有限責(zé)任公司(以下簡(jiǎn)稱“公司”)的檔案管理,制訂本辦法。
第二條 本辦法所稱的檔案是指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的各種形式、各種載體的文件材料。
第三條 公司檔案是公司自身發(fā)展的歷史記錄,是公司管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分,是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益一項(xiàng)重要工作。
第二章 檔案工作機(jī)構(gòu)及職責(zé)
第四條 公司綜合部設(shè)立檔案室,專人負(fù)責(zé)指導(dǎo)文件材料的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,并對(duì)公司各部門(mén)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。
第五條 公司綜合部負(fù)責(zé)制定公司檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作計(jì)劃,并組織工作計(jì)劃的實(shí)施。
第六條 檔案部門(mén)應(yīng)借助先進(jìn)的信息技術(shù)手段,為檔案的保管利用提供便捷的服務(wù),采用新技術(shù)、新設(shè)備來(lái)改善保管形式和檢索條件,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。
第三章 檔案管理要求
第七條 檔案工作涉及公司建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的全過(guò)程,應(yīng)建立健全檔案鑒定工作的領(lǐng)導(dǎo)體系,成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組,明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo),建立包括各部門(mén)縱向到底、橫向到邊的專兼職人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,建立健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。
第八條 根據(jù)國(guó)家集中統(tǒng)一、分級(jí)管理的規(guī)定,對(duì)科技、文書(shū)、會(huì)計(jì)、聲像檔案進(jìn)行分類管理?？萍紮n案由工程管理部管理,會(huì)計(jì)檔案、各種合同由計(jì)劃財(cái)務(wù)部管理,文書(shū)和聲像檔案由綜合部管理。
第九條 歸檔的文件材料,由公司各部門(mén)進(jìn)行收集、整理,定期歸檔。凡是應(yīng)歸檔的文件材料,任何單位和個(gè)人不得以任何理由拒絕歸檔。
第十條 歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、系統(tǒng),準(zhǔn)確地反映公司科研、工程建設(shè)、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容;歸檔文件的書(shū)寫(xiě)筆跡和載體材料應(yīng)能耐久保存,嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、紅墨水書(shū)寫(xiě)和復(fù)印紙、熱敏紙復(fù)寫(xiě);歸檔文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良,線條、字跡、圖像清晰,反差良好。
第十一條 公司各部門(mén)應(yīng)按規(guī)定對(duì)需歸檔文件材料進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)地分類、組合、排列和編目,并定期向檔案室移交集中管理,任何個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。工作人員調(diào)離工作崗位,應(yīng)及時(shí)向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。
文書(shū)檔案類歸檔文件材料由公司各業(yè)務(wù)部門(mén)收集齊全后移交檔案室整理、編目;人事檔案由綜合部負(fù)責(zé)整理、編目;基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、會(huì)計(jì)檔案、招投標(biāo)檔案等由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)設(shè)專人負(fù)責(zé)整理、歸檔。
對(duì)歸檔的檔案,應(yīng)嚴(yán)格按照上級(jí)及行業(yè)案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理,按歸檔要求及時(shí)整理上架。
第十二條 對(duì)機(jī)密檔案、涉及公司自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的專利檔案和涉及商業(yè)秘密的檔案,要制定檔案安全保密制度,切實(shí)加強(qiáng)安全保管,確保檔案的絕對(duì)安全。
第十三條 應(yīng)采取科學(xué)的方法和手段加強(qiáng)檔案保管工作,應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房,購(gòu)置足夠的檔案裝具,檔案庫(kù)房面積應(yīng)滿足需要;要切實(shí)做好檔案的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲(chóng)、防光、防有害氣體、防污染等工作,確保檔案的安全防護(hù)和長(zhǎng)期保存。
第四章 文件的收集與歸檔
第十四條 各部門(mén)要結(jié)合文件材料形成的流程、文件材料的專業(yè)內(nèi)容特征等分類確定文件材料的收集和歸檔部門(mén)。
(一)綜合部:收文、發(fā)文、會(huì)議文件、電報(bào)、申請(qǐng)、企業(yè)章程、公司領(lǐng)導(dǎo)講話、周報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、聲像資料、照片(底片)、專題報(bào)告、計(jì)劃總結(jié)、大事記、會(huì)議記錄、會(huì)議材料、人事干部管理及黨群工作等文件材料,勞動(dòng)合同、勞動(dòng)工資、社會(huì)保險(xiǎn)、福利待遇形成的文件材料,專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘形成的文件材料,干部教育與培訓(xùn)工作形成的文件材料,法律事務(wù)、公證工作形成的文件材料,由綜合管理部專人負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔,各部門(mén)有關(guān)人員要予以配合。
(二)計(jì)財(cái)部:會(huì)計(jì)檔案及驗(yàn)工計(jì)價(jià)、各種合同文本及文件、招投標(biāo)文件、資金管理、成本價(jià)格管理和環(huán)境評(píng)價(jià)方面的文件材料,有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的兼職人員或特定專人負(fù)責(zé)收集、整理。
(三)工管部:施工圖、建設(shè)用地、征地拆遷、竣工文件、環(huán)境保護(hù)、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續(xù)、初驗(yàn)等文件材料。
(四)安質(zhì)部:預(yù)可行性研究、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、可研報(bào)告、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、咨詢監(jiān)理及招標(biāo)文件、質(zhì)量安全、工作總結(jié)報(bào)告等文件材料。
(五)物設(shè)部:甲供物資及設(shè)備招標(biāo)等文件材料。
第十五條 文件材料的歸檔要求
綜合部對(duì)收集來(lái)的零散的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)地分類、組合、排列和編目。公文辦結(jié)后,公文起草部門(mén)應(yīng)及時(shí)將公文原稿和有關(guān)材料送綜合部管存,按年度進(jìn)行分類整理,列清目錄,立卷歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔的公文。對(duì)不符合整理要求,不便于保管利用的案卷要進(jìn)行加工。整理時(shí)要充分利用原有基礎(chǔ),按照文件之間的歷史聯(lián)系,分門(mén)別類,使整理出來(lái)的檔案能夠反映歷史活動(dòng)的真實(shí)面貌,便于保管利用。
文書(shū)檔案按《鐵路歸檔文件整理規(guī)則》(辦檔〔2003〕14號(hào))、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(gb/t18894-2002)執(zhí)行;
基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、招投標(biāo)檔案按《鐵路科學(xué)技術(shù)檔案分類與代碼》(tb/t1588-2005)、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(gb/t11822-2000)、《cad電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》(gb/t17678-1999)執(zhí)行;
會(huì)計(jì)檔案按《鐵路系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則》(辦檔〔1998〕22號(hào))及《鐵路系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則補(bǔ)充規(guī)定》(辦檔〔1999〕22號(hào))執(zhí)行;
聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》(辦檔〔1993〕14號(hào))執(zhí)行;
照片檔案按《照片檔案整理》(gb/t11821-2002)執(zhí)行。
第十六條 立卷、歸檔應(yīng)做到:
(一)文件、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
(二)正確反映項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)的主要業(yè)務(wù)工作情況,有利于保管、查找和利用。
(三)立卷范圍應(yīng)按規(guī)定的范圍歸檔,并根據(jù)公文內(nèi)容確定保管期限。
(四)應(yīng)歸檔的公文要收集齊全,分類準(zhǔn)確,組卷合理;卷內(nèi)公文排列系統(tǒng),編號(hào)清楚;案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切,語(yǔ)言通順;裝訂要整齊、結(jié)實(shí),卷皮字跡要工整。
第十七條 歸檔時(shí)間:
文書(shū)檔案:當(dāng)年形成的文件材料應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
基本建設(shè)檔案:業(yè)務(wù)部門(mén)形成的按年度歸檔,施工單位形成的在其工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)交后三個(gè)月內(nèi)歸檔或分階段、單項(xiàng)歸檔。
會(huì)計(jì)檔案:在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門(mén)整理歸檔,保管一年后(出納人員不得監(jiān)管會(huì)計(jì)檔案)向檔案室移交。
招投標(biāo)檔案:應(yīng)在每個(gè)項(xiàng)目招標(biāo)結(jié)束后歸檔。
科學(xué)研究檔案:應(yīng)在每項(xiàng)科研課題完成或停止后歸檔。
設(shè)備儀器檔案:應(yīng)在每個(gè)設(shè)備儀器安裝調(diào)試或使用后歸檔。
電子文件、照片及底片、聲像材料、實(shí)物等載體的文件材料可隨時(shí)歸檔或與紙質(zhì)文件的歸檔時(shí)間一致。
第十八條 沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)公司有關(guān)人員鑒別和分管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn),在立卷歸檔工作結(jié)束后銷毀。一般公文,在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳或清冊(cè)銷毀,秘密及以上公文要填寫(xiě)銷毀清單,并有兩人監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。
第十九條 檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值,從范圍(政治、經(jīng)濟(jì)、文化)、從時(shí)間(現(xiàn)實(shí)的、當(dāng)代的和將來(lái)的)、從有用性(作參考、作憑證)等各方面全面地估計(jì)和預(yù)測(cè),確定需要保存的檔案和保存時(shí)間,銷毀已失去價(jià)值的檔案,達(dá)到有區(qū)別有重點(diǎn)地保存檔案。對(duì)已過(guò)保管期限的檔案適時(shí)提出銷毀建議,經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人審核同意,報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。
第二十條 工程建設(shè)所有檔案資料原則上不得外借,如需調(diào)閱、復(fù)印,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第二十一條 項(xiàng)目竣工后,各部門(mén)要做好所有檔案資料移交工作或自存?zhèn)洳椤?/p>
第四章 附則
第二十二條 本辦法由綜合部負(fù)責(zé)解釋。
第二十三條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
第14篇 工程公司檔案管理辦法
**工程有限公司檔案管理辦法
第一章總則
第一條為了規(guī)范和嚴(yán)肅公司檔案管理,根據(jù)國(guó)家檔案法有關(guān)規(guī)定結(jié)合公司的具體情況,制定本規(guī)章制度。
第二條檔案工作的宗旨:收集齊全、及時(shí)歸檔、完好保存,方便利用。
第三條檔案管理的基本原則及要求:
一、歸檔原則
1.集中保管:公司各檔案材料由辦公室集中保管。
2.主動(dòng)上交和積極催收相結(jié)合:各部門(mén)主動(dòng)上交和辦公室主動(dòng)催收相結(jié)合。
3.詳細(xì)登記:各部門(mén)將原文或其他各種介質(zhì)的預(yù)歸材料整理完好,4.標(biāo)5.著清楚,6.以便分類歸檔。
二、交接原則
員工離職或請(qǐng)假超過(guò)15個(gè)工作日,當(dāng)事人必須主動(dòng)將經(jīng)辦的檔案材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。檔案材料有損壞或缺失的,根據(jù)檔案材料的重要性,每損壞或缺失一份,在考核結(jié)果中對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任處理;
檔案材料交接單是員工辦理離職或請(qǐng)假時(shí)必須具備的文件,沒(méi)有合法的檔案材料交接單,公司不予辦理相關(guān)手續(xù)。(檔案交接單見(jiàn)附表六)
第四條檔案管理的組織機(jī)構(gòu)及責(zé)任劃分
檔案管理實(shí)行集中管理。
辦公室集中統(tǒng)一管理,各部門(mén)負(fù)責(zé)部門(mén)檔案工作,維護(hù)檔案的完整與安全。
一、辦公室
辦公室全面負(fù)責(zé)公司檔案的收集、歸檔和借閱。其主要職責(zé)包括:
收集、整理、立卷和歸檔公司的檔案材料。
檔案材料的保管和銷毀;
檔案材料的借閱、催還;
指導(dǎo)部門(mén)檔案管理人員的工作;
領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作。
二、部門(mén)檔案管理人員
各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)的檔案管理工作。
部門(mén)檔案管理人員在辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下,負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案材料的具體管理工作。其主要職責(zé)見(jiàn)附件一、部門(mén)檔案管理人員職責(zé)。
第五條檔案管理分類
對(duì)檔案的管理,按照載體分為紙質(zhì)檔案、聲像檔案。
第二章紙質(zhì)檔案管理
第六條紙質(zhì)檔案的內(nèi)容
紙質(zhì)檔案指一切以紙質(zhì)形式存在的檔案資料,對(duì)應(yīng)于聲像檔案資料。
第七條檔案的收集
檔案的收集按照以下兩種情況執(zhí)行:
1、需要經(jīng)辦公室流轉(zhuǎn)的文件資料收集,正式文件一經(jīng)產(chǎn)生,在流出辦公室之前,先交辦公室歸檔(具體見(jiàn)“發(fā)文管理辦法”和“收文管理辦法”)。
2、公司各部門(mén)在工作中形成后,不需要行文,不經(jīng)辦公室流轉(zhuǎn)文件、檔案(如工程圖紙、技術(shù)資料等)的收集,采到以下辦法收集:
事先登記
a.部門(mén)在每年制定工作計(jì)劃時(shí)均要同b.時(shí)注明各項(xiàng)任務(wù)要產(chǎn)生的檔案目錄清單,c.并不d.得出現(xiàn)明顯漏報(bào),e.在制定完工作計(jì)劃3天內(nèi)必須報(bào)送辦公室,f.辦公室秘書(shū)根據(jù)部門(mén)上報(bào)的情況,g.結(jié)合以往工程或工作情況和歷史經(jīng)驗(yàn),h.編制當(dāng)年各部門(mén)應(yīng)該上交的檔案材料目錄并確定上交時(shí)間,i.下發(fā)各部門(mén)執(zhí)行;
j.公司各項(xiàng)目部在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收結(jié)束后2個(gè)月之內(nèi)上交檔案材料;
k.對(duì)于公司部門(mén)會(huì)議文件,l.各部門(mén)在召開(kāi)會(huì)議前須到辦公室申請(qǐng)會(huì)議室借用登記,m.辦公室按照登記向相關(guān)部門(mén)催收會(huì)議文件。辦公室秘書(shū)根據(jù)會(huì)議登記表向各部門(mén)催收文件;
事后查收
辦公室秘書(shū)根據(jù)各部門(mén)上報(bào)的檔案目錄清單和既定時(shí)間,及時(shí)向相關(guān)部門(mén)催收檔案;
各部門(mén)須嚴(yán)格按規(guī)定主動(dòng)、及時(shí)向辦公室上交檔案材料;
對(duì)不按要求及時(shí)提交資料或提交資料不齊全的,除要求限時(shí)補(bǔ)齊外,根據(jù)資料重要性,在考核結(jié)果中對(duì)相關(guān)部門(mén)經(jīng)理進(jìn)行責(zé)任處理;
對(duì)于辦公室秘書(shū)催收不力或工作疏忽造成文件漏收的,在考核結(jié)果中對(duì)辦公室秘書(shū)進(jìn)行責(zé)任處理。
第八條檔案的立卷、整理和歸檔,具體見(jiàn)附件二,“檔案資料立卷歸檔規(guī)則”。
第三章聲像檔案管理
第九條 聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)、光盤(pán)和文字說(shuō)明兩部分組成。
第十條 聲像檔案資料的收集
一、收集范圍
反映公司主要職能活動(dòng),業(yè)務(wù)、工程等工作成果和存在問(wèn)題的聲像資料;
各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人參加的與公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料;
公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議、會(huì)見(jiàn)以及外事活動(dòng)的聲像資料;
其它單位形成的與公司有關(guān)的重要聲像資料;
其它具有保存價(jià)值的聲像資料。
二、收集方法及要求
事先確認(rèn)
制作、使用錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(合底片)的部門(mén)和人員,在借用聲像器材時(shí),經(jīng)辦人認(rèn)真填寫(xiě)《聲像器材借用申請(qǐng)表》,詳細(xì)說(shuō)明本次制作所要形成的聲像檔案所制作的內(nèi)容,數(shù)量和質(zhì)量要求,完成時(shí)間。(見(jiàn)附表八、聲像器材借用申請(qǐng)表)
嚴(yán)格審核
經(jīng)辦人經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核后,交辦公室主任審批后,辦公室即轉(zhuǎn)交《聲像器材借用申請(qǐng)表》至辦公室秘書(shū),辦公室秘書(shū)登記后借出器材;
積極催收、嚴(yán)格檢查、驗(yàn)收
對(duì)到期未及時(shí)交還器材并同時(shí)上交所制作的聲像檔案的,辦公室秘書(shū)積極催收。
辦公室原則上只接收原版、原件。
經(jīng)辦人按規(guī)定上交的歸還器材時(shí),必須同時(shí)上交制作的聲像檔案資料及其它載體形態(tài)的檔案,凡涉及公司重大事件的,相關(guān)部門(mén)和人員應(yīng)向辦公室報(bào)送目錄和必要的文字說(shuō)明。
辦公室秘書(shū)嚴(yán)格按規(guī)定檢查經(jīng)辦人員上交的聲像資料,聲像資料要齊全,文字說(shuō)明內(nèi)容要真實(shí);底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。
如果因特殊原因未能按規(guī)定提交聲像資料,除非經(jīng)部門(mén)經(jīng)理、辦公室主任審核,總經(jīng)理審批,否則視為私用公司財(cái)物,其形成費(fèi)用不予報(bào)銷,在考核結(jié)果中對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理。
第十一條 聲像檔案的整理和保管(見(jiàn)附件三、聲像檔案整理、保管規(guī)則)
第四章檔案查借閱管理制度
第十二條 公司員工可以根據(jù)公司確定的查閱權(quán)限,查閱有關(guān)文件。
第十三條 由辦公室秘書(shū)按相應(yīng)的查閱權(quán)限原則上執(zhí)行,如需越權(quán)查閱,需上一級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
序號(hào)
職位
查閱權(quán)限
(a級(jí)―絕密,b級(jí)―機(jī)密,c級(jí)―秘密,d級(jí)―公開(kāi))
1
董事長(zhǎng)、總經(jīng)理
a、b、c、d級(jí)文件資料
2
公司高層管理人員
b級(jí)(含)以下文件資料
3
部門(mén)經(jīng)理
c級(jí)(含)以下文件資料
4
一般員工
d級(jí)文件資料
a級(jí)文件(絕密):指最重要的公司秘密,一旦泄露會(huì)使公司權(quán)益受到重大損害的文件資料,包括:財(cái)務(wù)分析報(bào)告、工程決算材料;合同、協(xié)議文本;對(duì)高層管理者的考核報(bào)告、評(píng)議等;對(duì)工資分配方案及所屬文件;涉及項(xiàng)目成本、利潤(rùn)的報(bào)告或論證材料;如投資計(jì)劃與分析、項(xiàng)目可研報(bào)告等;公司尚未實(shí)施或正在實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策、公司項(xiàng)目技術(shù)的核心資料;公司其它認(rèn)為應(yīng)列入絕密范疇內(nèi)的文件資料及聲像材料。
b級(jí)文件(機(jī)密):指重要的公司文件,一旦泄露會(huì)使公司權(quán)益受到損害的文件資料,包括:公司注冊(cè)及相關(guān)文件;技術(shù)資料、工程建設(shè)的重要圖紙;立項(xiàng)報(bào)告、業(yè)務(wù)進(jìn)度分析報(bào)告;各種末正式批復(fù)或采取的計(jì)劃、方案;涉及公司尚未公開(kāi)或不宜公開(kāi)情報(bào)的來(lái)往文書(shū),政府部門(mén)對(duì)公司的處罰決定等;公司其它認(rèn)為應(yīng)列入機(jī)密范疇內(nèi)的文件材料及聲像材料。如經(jīng)濟(jì)糾紛、工程招投標(biāo)文件等。
c級(jí)文件(秘密),包括:各種證明材料;工程方面的洽商等;公司其它應(yīng)列為秘密的文件資料及聲像材料,如給領(lǐng)導(dǎo)的函件、竣工圖、竣工資料等。
d級(jí)文件(普通):指一般性的,可以提供給所有的員工查考利用的文件資料,包括:
平時(shí)各種工作條例、規(guī)章制度;一般業(yè)務(wù)工作來(lái)往文件(不涉及絕密、機(jī)密的文件);各類一般性的請(qǐng)示、通知、會(huì)議紀(jì)要,簡(jiǎn)報(bào)、情況反映等;行政管理工作的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;一般性的月、季工作計(jì)劃與總結(jié)報(bào)告;有關(guān)干部任免、調(diào)配、定級(jí)等的文件;財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等各類行政交接手續(xù)憑證,其它。
查(借)閱檔案(包括資料、文件、光盤(pán))必須在檔案查(借)閱登記簿登記后方可查(借)閱;
密級(jí)檔案在辦公室查閱,不能帶出,必須帶出辦公室查閱的,需辦公室主任審核報(bào)總經(jīng)理簽字才可。
第十四條 檔案原件一般不外借,如必須借閱,一般檔案時(shí)間不超過(guò)十天,密級(jí)檔案不超過(guò)一星期。并且必須得到辦公室主任審批并辦理相關(guān)手續(xù)(見(jiàn)附表二)。
第十五條 借閱檔案的人必須愛(ài)護(hù)檔案,要保護(hù)檔案的安全與保密,不得擅自涂改、勾畫(huà)、裁減、抽取、拆散、摘抄、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。
第十六條 借檔人確因工作原因需要打印、復(fù)印、摘抄文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)并辦理相關(guān)手續(xù)。(見(jiàn)附表四)并由辦公室秘書(shū)負(fù)責(zé)打印、復(fù)印。但須進(jìn)行技術(shù)處理,保證復(fù)印件與原件有明顯的區(qū)別,并且只復(fù)印文件上相關(guān)的部分,其他與其查閱無(wú)關(guān)的內(nèi)容在復(fù)印時(shí)必須進(jìn)行遮蔽處理;
第十七條 借用的檔案,當(dāng)事人必須在規(guī)定時(shí)間歸還辦公室;如確需延期,當(dāng)事人必須提前一個(gè)工作日辦理續(xù)借手續(xù)(見(jiàn)附表三)。否則視為無(wú)故不及時(shí)歸還,在考核結(jié)果中對(duì)責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任處理。
第十八條 借閱檔案交還時(shí),必須當(dāng)面點(diǎn)交清除,與發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo),并根據(jù)文件性質(zhì)、損壞程度在考核結(jié)果中對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處理。
第十九條 外部合作單位查閱檔案,應(yīng)持有單位介紹信,并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能查閱,但不能將檔案帶離辦公室。
第二十條 外部合作單位摘抄卷內(nèi)檔案,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意,對(duì)摘抄的資料要進(jìn)行審查、簽章。
第15篇 集團(tuán)公司檔案管理辦法范本
集團(tuán)公司檔案管理辦法范本第一章總則
第一條 為了加強(qiáng)ee公司系統(tǒng)的檔案管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為ee公司各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和(總公司辦公制度》有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際情況,特制定本辦法。
第的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。
(六) 聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。
(七) 本公司各部門(mén)及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。第四章檔案保管期限
第十三條 文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。長(zhǎng)期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。
第十四條 確定公司檔案保管期限的原則
(一) 凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。
(二) 凡是反映公司一般活動(dòng),在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為長(zhǎng)期保管。
(三) 凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管。第五章檔案的鑒定與銷毀
第十五條 公司辦公室秘書(shū)處對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定,對(duì)于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進(jìn)行銷毀。
第十六條 檔案鑒定工作由辦公室主持,有關(guān)部門(mén)參加,組成檔案鑒定小組,對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查,提出存毀意見(jiàn)。
第十七條 檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可銷毀。
第十八條 銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字。第六章檔案的借閱
第十九條 公司各部門(mén)因工作需要,借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),然后到公司辦公室秘書(shū)處機(jī)要室填寫(xiě)檔案借閱單,方可借閱。
第二十條 公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第二十一條 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),并在登記薄上注銷。
第二十二條 借閱檔案的同志,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
第二十三條 借閱的檔案用完后,應(yīng)及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。
第二十四條 借閱人對(duì)檔案要妥善保管,不得遺失,如有遺失,按本制度第七章
第三十一條 進(jìn)行處罰。
第二十五條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。第七章罰 nbsp; 則
第二十六條 公司各單位凡違反制度第三章
第九條 ,無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)出書(shū)面檢查外,各罰款100元~500元,并予以通報(bào)批評(píng)。
第二十七條 公司各單位凡違反制度第六章
第十四條 ,泄露秘密,按《公司保密工作條例)進(jìn)行處理。對(duì)涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的;視具體情況,對(duì)其單位領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元~1000元,并予以通報(bào)批評(píng)。
第二十八條 公司各單位凡違反本制度第六章
第二十五條 ,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫(xiě)出書(shū)面檢查。
第二十九條 公司各單位凡違反本制度第六章
第二十六條 ,遺失檔案的,應(yīng)立即報(bào)告。因遺失檔案,泄露秘密的,按《公司保密工作條例》進(jìn)行處理。第八章附則
第三十條 本辦法由總公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第三十一條 各子公司應(yīng)根據(jù)本辦法,結(jié)合本單位的實(shí)際情況,制定具體實(shí)施細(xì)則。第三十二公司以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的,以本辦法為準(zhǔn)。
