第1篇 x物業(yè)公司管理處人員任職條件
為加強員工隊伍的建設,進一步本完善企業(yè)員工招聘考核制度,特制定以下職位分類及要求。
根據(jù)公司現(xiàn)狀,將公司各級員工分為管理層人員和一般操作層員工兩大類,人員總的要求是:品行端正、身體健康、有相關工作經(jīng)驗。
具體的職位分類及要求如下:
一、管理層人員職位分類及崗位要求
(一)區(qū)域經(jīng)理(管理處經(jīng)理)
文化水平要求:大專以上學歷,具備初級以上技術職稱
工作經(jīng)驗要求:具有從事物業(yè)管理行業(yè)二年以上工作經(jīng)驗,能全面地負責起管理處各項工作。工作能力要求:了解和掌握物業(yè)管理法規(guī)政策,對所負責區(qū)域的各項工作全面掌握,具全面管理一個物業(yè)管理管理處的經(jīng)驗,在工程管理、客戶投訴、社區(qū)文化、業(yè)務拓展等工作有良好的管理能力,
資格證書要求:取得全國物業(yè)管理部門經(jīng)理上崗資格證。
計算機應用水平:熟練使用計算機,能運用常用辦公軟件及物業(yè)管理專用軟件
英語水平要求:具一定的英語運用能力
(二)物業(yè)助理(辦公室文員)
文化水平要求:中?；蛞陨蠈W歷,具備初級以上技術職稱
工作經(jīng)驗要求:具有從事物業(yè)管理行業(yè)一年以上工作經(jīng)驗,能協(xié)助經(jīng)理負責管理處各項工作。工作能力要求:掌握物業(yè)管理法規(guī)政策,對所在區(qū)域的各項管理工作有一定的掌握,在工程管理、處理客戶投訴、管理處日常管理工作等有良好的管理協(xié)調能力,
資格證書要求:取得省市物業(yè)管理上崗資格證。
計算機應用水平:熟練運用計算機,熟練運用常用辦公軟件及物業(yè)管理專用軟件
英語水平要求:具一定的英語運用能力
(三)領班
文化水平要求:高中以上學歷,
工作經(jīng)驗要求:具有物業(yè)管理行業(yè)一年以上工作經(jīng)驗
工作能力要求:能對管理處經(jīng)理交辦的工作及時處理,了解和掌握物業(yè)管理常用法規(guī)政策,對所負責的管理工作能全面掌握,在處理客戶投訴、管理處日常管理工作等有一定的組織能力。
資格證書要求:取得省市物業(yè)管理上崗資格證。
計算機應用水平:會運用計算機,能運用常用辦公軟件及物業(yè)管理專用軟件
英語水平要求:掌握基本的英語能力
二、操作層
(一)保安管理員
年齡及身高要求:18歲以上,男性身高170公分以上,女性身高160公分以上
文化水平要求:初中以上文化學歷,一般要求為高中畢業(yè)
工作經(jīng)驗要求:具有一定工作經(jīng)驗
工作能力要求:恪盡職守,敬崗愛業(yè),服務熱情,對待業(yè)主及客人彬彬有禮,工作認真負責,并具有處理日常管理事務的能力,有一定的房屋水電知識、消防設備使用知識。。
資格證書要求:有退伍證、士兵證、身份證、勞務證、計劃生育證及無犯罪記錄證明。
(二)大堂管理員
年齡及身體要求:60歲以下之男性,要求身體健康,能適應管 理處工作要求
文化水平要求:初中以上文化學歷,
工作經(jīng)驗要求:具有一定工作經(jīng)驗
工作能力要求:工作認真負責,恪盡職守,敬崗愛業(yè),服務熱情,對待業(yè)主及客人彬彬有禮。
資格證書要求:有身份證等證明。
第2篇 x物業(yè)公司分承包商管理控制程序
物業(yè)公司程序文件 版號: a
修改號: 0
ej-qp5.3 物業(yè)公司分承包商管理控制程序頁碼: 1/3
1.目的:
強化管理,以優(yōu)質的服務質量,熱誠地為住戶提供周到滿意的服務。
2.適用范圍:
適用于本公司對物業(yè)分承包商的管理。
3.引用文件:
3.1質量手冊第4.6、4.10、4.13章
3.2 iso9002標準第4.6、4.10、4.13章
4.職責:
4.1由工程維修部、保安服務部共同負責物業(yè)分承包商的篩選,并由副總經(jīng)理審核。
4.1.1經(jīng)副總經(jīng)理審核后報總經(jīng)理審批,工程維修部履行合同的簽定、工程驗收交付等職責。
4.2由工程維修部負責道路、綠化、日常維修、供暖、建筑、給排水、電梯維護等分承包項目分承包商選擇、評估及日常管理監(jiān)督、竣工驗收。
4.3保安服務部負責保潔項目分承包商的選擇、控制及日常的監(jiān)督。
5.工作程序:
5.1選擇分承包商的要求:
5.1.1具備承擔分承包業(yè)務的資質。
5.1.2與分承包業(yè)務專業(yè)對口,且有一定的實踐年限。
5.1.3對所分承包的業(yè)務,能達到質量要求與行業(yè)技術標準。
5.1.4對所承擔的分承包業(yè)務,質量達不到要求或技術水平達不到標準,要承擔經(jīng)濟責任。
5.1.5工程維修部(或保安服務部)對分承包商進行選擇、評估,并填寫《分承包商評審報告》,報副總經(jīng)理審批后,列入《合格分承包商名單》。
5.2項目分承包前,由工程維修部或保安服務部對分承包項目按合同文本規(guī)定的工作目標報副總經(jīng)理審核后,報總經(jīng)理審批同意后,工程維修部或保安服務部從合格分承包商中選擇專業(yè)對口的單位簽約。
5.3對分承包業(yè)務的控制:
5.3.1對所要分承包的業(yè)務,必須與分承包商簽訂分承包合同,分承包合同應清楚地明確雙方的權利與義務,分承包的范圍、工作內容、質量標準要求、應負的責任,有特殊要求的應注明。
5.3.2分承包合同中,應明確對分承包商不能履行合同條款或分承包質量達不到要求時處罰條例,乃至解除合同的條款。
5.3.3各類分承包業(yè)務,必須按一定比例分期付款,待檢查驗收符合質量技術要求后予以支付。
5.3.4對各類大型裝修、道路、綠化、建筑物、給排水分承包業(yè)務的分承包商開工前,要求分承包商提供施工方案、工程預算,經(jīng)過工程維修部審核符合要求,領取施工許可證后,方可施工。施工中必須按工程維修部合同要求及各項物業(yè)管理規(guī)定進行施工,公司保安服務部應向分承包商的每個施工人員統(tǒng)一發(fā)放施工卡。
5.3.5整個分承包過程由工程維修部、保安服務部進行監(jiān)督,對于違反施工操作要求及影響整個物業(yè)范圍內物業(yè)狀況的,由工程維修部責令其停工,進行整改,發(fā)出《整改通知書》,并吊銷其《施工許可證》,整頓后方可開工。
5.3.6對承擔公司所管轄區(qū)內住戶日常維修、保潔項目的分承包商的日常工作由工程維修部和保安服務部進行監(jiān)督、檢查,并形成記錄(參見各相關程序),對日常工作中影響公司企業(yè)形象的情況,有權對分包承商提出改進措施,并監(jiān)督其實施,確保服務質量的提高。
5.4對不合格分承包商的控制:
5.4.1在執(zhí)行分承包合同中,對不能履行合同條款或達不到合同要求的及影響小區(qū)物業(yè)服務質量的分承包商發(fā)出《整改通知書》,或者提出改進措施,并按實際情況從應付款中扣除一部分資金,情節(jié)嚴重的按合同有關規(guī)定予以解除,并從《合格分承包商名單》中剔除。
5.4.2每年年底工程維修部和保安服務部組織對提供分承包服務的分承包商進行一次年度復審,復審內容包
括:服務質量、服務態(tài)度、技術水平等,填寫《分承包商年度復審報告》,作出是否繼續(xù)保留其合格分承包商資格的建議,交副總經(jīng)理批準,不合格者取消分承包商資格。
5.5對于iso 9002質量體系運行前已承接分承包業(yè)務并正在進行工作的分包商 ,工程維修部填寫《分承包商年度復審報告》,經(jīng)副總經(jīng)理批準后直接列入《合格分承包商名單》。
6.支持性文件與質量記錄:
6.1《整改通知書》 ej-qr-qp4.9-05
6.2《分承包商評審報告》 ej-qr-qp5.3-01
6.3《合格分承包商名單》 ej-qr-qp5.3-02
6.4《分承包商年度復審報告》 ej-qr-qp5.3-03
6.5《施工卡》 ej-qr-qp5.3-04
第3篇 物業(yè)公司質量管理體系文件控制程序
1.目的
對質量管理體系的文件進行統(tǒng)一的管理與有效的控制,以確保使用質量管理體系文件的部門均能得到相應文件的有效版本。
2.范圍
本程序適用于對公司質量管理體系文件的控制。
3.職責
3.1質量手冊、程序文件由總經(jīng)理批準。
3.2管理者代表批準其他文件。
3.3全面質量管理辦公室組織人員進行質量管理體系文件的編寫。
3.4全面質量管理辦公室負責質量管理體系文件的歸口管理。
4.工作內容
4.1編寫與審批
4.1.1質量手冊,全面質量管理辦公室負責組織相關人員編寫,管理者代表負責質量手冊的審核,總經(jīng)理負責質量手冊的批準。
4.1.2程序文件,管理者代表負責程序文件的審核,總經(jīng)理負責程序文件的批準。
4.1.3服務工作規(guī)范,各部門負責審核,由管理者代表批準。
4.2文件的標識
4.2.1編號
4.2.1.1記錄表格除注明名稱外,在右上方注明標準要素號加'j'及序號,如《收發(fā)文登記表》4.2.3-j-01;
4.2.1.2程序文件和工作規(guī)范的編號直接寫上要素號;
4.2.1.3如某要素有多個文件時,在后面加注序號,如《裝修監(jiān)管工作規(guī)范》7.5.1-04。
4.2.2封面標識
4.2.2.1版本使用英文字母:a版表示第一版;b版表示第二版,以下類推;
4.2.2.2分發(fā)號,分發(fā)文件時注明分發(fā)號碼。
4.2.3頁眉和頁腳
右邊:文件版本號+修改次數(shù),如:a/0、a/1、b/0、b/1;左邊:
文件類型,如:質量手冊、程序文件、服務工作規(guī)范;頁面底端
居中:頁碼,如:1。
4.3文件受控
4.3.1受控文件,發(fā)給本組織成員的體系文件均為受控文件,在封面上蓋'受控文件'印章;
4.3.2非受控文件,發(fā)給本組織外的質量手冊為非受控文件,不收回,不負責修改。
4.4文件發(fā)放與回收
4.4.1文件的發(fā)放、回收都需要填寫《收發(fā)文件登記表》。
4.4.2如文件分為兩層發(fā)放,每一層都需要填寫《收發(fā)文件登記表》。
4.5文件保管與復印
4.5.1受控文件不得借用、外傳,更不能丟失損壞,如丟失損壞須向文件管理部門申請補發(fā)。
4.5.2使用人一旦離開公司,應將其文件交回公司。
4.5.3分發(fā)給各部門的體系文件,各部門負責人為保管第一責任人,應按規(guī)定做好部門內部文件發(fā)放范圍的控制,須復印文件時,必須經(jīng)部門負責人同意后才可復印,并將分發(fā)號填寫在《收發(fā)文件登記表》中。
4.6文件評審與修改
4.6.1文件每年在管理評審會上進行評審,必要時做出修改決定。
4.6.2文件需要更改時,應由部門負責人書面向全面質量管理辦公室反映。
4.6.3全面質量管理辦公室根據(jù)評審會決議及部門負責人的反映情況,組織人員對文件進行修改,修改內容由管理者代表批準。
4.6.4修改方式
4.6.4.1大改,即絕大部分內容需要修改時,由全面質量管理辦公室組織相關人員進行換版修改;
4.6.4.2中改,即某一文件局部需要修改時,由全面質量管理辦公室組織人員進行修改,并將修改的某一頁印成新的文件頁,頁眉左上方注明修改次數(shù);
4.6.4.3小改,即原文件個別內容需要修改時,由文件使用人按《文件更改通知單》要求,直接在原文上改。
4.6.5小改與中改在文件發(fā)放時,需填寫《文件更改通知單》。
4.7文件作廢
4.7.1凡經(jīng)修改后無效的文件一律作廢,由部門進行作廢處理。
4.7.2如作廢文件須留做參考,一定要在該文件封面上蓋上'作廢留用'章。
4.8外來文件
4.8.1全面質量管理辦公室負責收集物業(yè)管理的有關法律法規(guī),進行集中保管,并在文件上加蓋公章,供公司員工借閱。
4.8.2全面質量管理辦公室每年將收集的適用的法律法規(guī)文件編成《外來文件清單》,以提供員工借閱時的檢索,并以此作為有效版本的控制手段。
5.相關文件
無
6.記錄表格
6.1《收發(fā)文件登記表》(4.2.3-j-01)
6.2《文件更改通知單》(4.2.3-j-02)
6.3《外來文件清單》(4.2.3-j-03)
第4篇 物業(yè)公司住戶意見調查分析管理程序
公司程序文件版號: a
修改號: 1
ej-qp9.4物業(yè)公司住戶意見調查和分析管理程序頁碼: 1/2
1.目的:
對物業(yè)管理服務質量實施控制,及時有效地處理住戶意見,并采取糾正和預防措施,確保物業(yè)管理服務質量,為住戶提供安全、舒適、優(yōu)美、整潔的居住環(huán)境。
2.適用范圍:
適用于本居住小區(qū)的物業(yè)管理。
3.引用文件:
3.1質量手冊4.14、4.20章
3.2 iso9002標準第4.14、4.20章
4.職責:
4.1在住宅小區(qū)門口明顯處標明公司的投訴電話。
4.2綜合辦公室負責設計《住戶意見調查表》,管理者副代表審核同意后,由經(jīng)營管理部負責對住戶進行意見調查。
4.3綜合辦公室協(xié)同經(jīng)營管理部統(tǒng)計和分析住戶反饋意見,并將統(tǒng)計結果報送副總經(jīng)理和管理者副代表。
4.4管理者副代表會同綜合辦公室負責組織處理住戶的意見,對住戶意見的調查結果采取糾正和預防措施,并征求管理委員會的意見報副總經(jīng)理。
5.工作程序:
5.1綜合辦公室在住宅小區(qū)門口明顯處標明公司投訴電話。
5.2綜合辦公室負責設計《住戶意見調查表》,管理者副代表審批后,由經(jīng)營管理部負責對住戶進行意見調查。
5.3每年不少于一次由經(jīng)營管理部向住戶發(fā)放和回收《住戶意見調查表》。發(fā)放比例占長期在小區(qū)居住戶數(shù)的90%;回收率應達到發(fā)放數(shù)量的90%。
5.4綜合辦公室負責匯總調查結果,并形成《住戶意見調查統(tǒng)計表》送交總經(jīng)理、副總經(jīng)理及有關部門。
5.5公司副總經(jīng)理組織管理人員及相關人員召開分析會議,對住戶意見調查報告制定糾正和預防措施,并督促落實和實施情況記錄在《糾正及預防措施報告》中,報公司總經(jīng)理審核,由管理者副代表負責跟蹤實施情況。
5.6公司每年至少召開一次物業(yè)管理委員會會議,副總經(jīng)理(或管理者副代表)向物業(yè)管理委員會成員匯報本年度公司的經(jīng)營管理情況,征求管理工作的意見,以促進和提高公司的物業(yè)管理質量水平,確保服務質量。物業(yè)管理委員會成員的意見由綜合辦公室整理后交副總經(jīng)理處理,必要時由綜合辦公室會同經(jīng)營管理部發(fā)出《糾正及預防措施報告》,責成有關部門采取必要措施,管理者副代表不定期征求物業(yè)管理委員會成員的意見。
5.7管理者副代表組織有關部門人員不定期的走、回訪住戶,對住戶反映的問題進行處理并記錄,填寫《走/回訪住戶記錄表》
5.8對住戶到公司來訪必須熱情接待,處理各種問題,聽取合理意見,并填寫《住戶來電/來函/來訪登記表》。
5.9根據(jù)住戶及物業(yè)管理委員會反映的問題,需要采取的糾正預防措施,參見 ej-qp10.1《糾正預防措施》程序。
6.支持文件與質量記錄:
6.1《糾正及預防措施報告》 ej-qr-qp10.1-01
6.2《住戶意見調查表》 ej-qr-qp9.4-01
6.3《住戶來電/來函/來訪登記表》 ej-qr-qp9.3-02
6.4《走/回訪住戶記錄表》ej-qr-qp9.4-02
6.5《物業(yè)管理委員會會議記錄》 ej-qr-qp9.4-03(無固定格式)
6.6《住戶意見調查統(tǒng)計表》 ej-qr-qp9.4-04
第5篇 物業(yè)公司工程事務部管理范圍
1).在北京招商局物管公司管轄的各物管中心范圍內,開展工程維修的業(yè)務管理工作,對業(yè)務發(fā)展中遇到的重大問題,提出處理意見、解決方法,經(jīng)報公司批準決定后貫徹落實。
2).根據(jù)公司建立的綜合管理體系,負責重大環(huán)境因素的識別與評價。
3).負責組織和監(jiān)督各物管中心工程部確定提供和所需的基礎設施。
4).負責工程分包過程的管理和控制。
5).負責監(jiān)督各物管中心環(huán)境檢測與測量控制。
6).根據(jù)公司要求,依據(jù)綜合管理體系文件,指導、監(jiān)督、協(xié)調、檢查各物管中心對物業(yè)的建筑、設備維護的管理工作。
7).根據(jù)業(yè)務需要,為各物管中心提供工程管理咨詢服務。
8).協(xié)助公司搜集、登錄相關法律、法規(guī)與行政法規(guī)、主管部門條例,以及相關標準。
9).組織工程專業(yè)技術人員,交流、研討有關建筑設備的管理課題。
10).完成本部門的管理目標:
設備完好率達98%
設備運行事故及時處理95%
房屋完好率達95%
報修及時處理率達95%
第6篇 物業(yè)公司人力資源管理培訓控制程序
1.0目的為了給適當?shù)膷徫挥行У呐渲眠m當?shù)娜肆Y源,并且通過培訓,使員工掌握本崗位的技能,確保員工具備完成本崗位職責的能力。
2. 0適用范圍適用于公司崗位定崗、定編,人力資源開發(fā),人員錄用,人員培訓的管理。
3．0職責
3.1 公司總經(jīng)理負責公司員工錄用的批準,公司主管保安工作副總經(jīng)理負責保安員錄用的批準。
3.2 公司辦公室負責編制公司《年度培訓計劃》報公司總經(jīng)理批準。
3.3 公司各部門、各管理處負責配合辦公室的各項工作開展。
4. 0實施程序
4.1 工作分析(定崗、定編)
4.1.1 有以下三種情況:第一,當新組織(新管理處)建立時;第二,當組織發(fā)生變化產(chǎn)生新的工作時;第三,當工作由于新技術、新辦法出現(xiàn)或制度發(fā)生重要變革時,需進行工作性質分析。
4.1.2 工作性質分析由相應職能部門及辦公室負責,辦公室根據(jù)具體情況進行崗位設置。
4.1.3 各部室(各管理處)負責根據(jù)各部室(各管理處)崗位工作定額或工作任務量,制定出崗位定編計劃,報辦公室審核,由總經(jīng)理批準。
4.1.4 崗位定編每年進行一次。
4.1.5 辦公室及各職能部門負責對公司各崗位進行工作規(guī)范及工作人員條件分析,制定公司《崗位職責及崗位標準》,詳見該文件。
4.2 人員招聘和選擇
4.2.1 各單位缺編時,由各單位負責人提出增補申請,辦公室審核,增補時應優(yōu)先進行內部調配,內部調配不了的,對外公開招聘或內部員工推薦。
4.2.2 保安員招聘由保安部負責,報辦公室審核,主管保安工作副總經(jīng)理批準。
4.2.3 除保安員外其他員工招聘由辦公室負責,公司總經(jīng)理批準。
4.3 人力資源開發(fā)(培訓)
4.3.1 新員工的培訓新員工上崗前培訓由辦公室負責,培訓內容:
(1) 公司質量方針、目標、企業(yè)精神及物業(yè)管理基本知識;
(2) 職業(yè)道德及質量意識教育;
⑶ 公司的規(guī)章制度
4.3.2 在崗員工培訓
4.3 .
2.1 辦公室根據(jù)各部門的年度培訓計劃制定公司《年度培訓計劃》,并組織實施及督促檢查。專業(yè)技術與技能的培訓,由主管部門負責。
4.3 .
2.2 外部培訓由辦公室負責組織安排,并負責記錄。
4.3 .
2.3 內部培訓由主管部門或各部門、各管理處組織安排,內部培訓是根據(jù)工作需要和公司總經(jīng)理及各部門提出的在公司范圍內有計劃性的培訓項目。
4.3.3 特殊工種和業(yè)務專業(yè)人員的培訓
4.3 .
3.1 司機、電工、焊工特殊工種需經(jīng)市有關部門培訓、年審。
4.3 .
3.2 各部門業(yè)務專業(yè)人員根據(jù)工作需要,經(jīng)公司領導批準可參加市等有關部門組織的培訓。
4.3.3 .3特殊工種和業(yè)務專業(yè)人員將參加培訓獲得的等級證、操作證和其他證書交辦公室認可,并將復印件存入員工檔案內。
4.3.4 計劃外培訓
4.3.4 .1公司根據(jù)實際情況,臨時提出的培訓活動由提出部門負責組織,公司總經(jīng)理提出的臨時培訓由辦公室統(tǒng)籌安排。計劃外培訓報辦公室存檔。
4.3.4 .2公司鼓勵員工通過自學或參加專業(yè)培訓等途徑,從而提高專業(yè)技能和質量管理意識,所取得的有關結業(yè)證或學歷證書交辦公室審核后存入員工的檔案內。
4.3.5 培訓記錄
4.3.5 .1內部培訓記錄由本部門存檔。
4.3.5 .2其他培訓記錄由辦公室存檔。
5. 0相關文件及記錄《崗位職責及崗位標準》zz021-01
第7篇 物業(yè)公司住戶文件提供管理控制程序
公司程序文件 版號: a
修改號: 0
ej-qp 6.4物業(yè)公司提供給住戶的文件管理控制程序頁碼: 1/2
1.目的:
對提供給住戶及住戶管理機構的文件的制訂、審批、傳送、查閱實施控制。
2.適用范圍:
適用于公司對所管理的小區(qū)向住戶提供文件的控制。
3.引用文件:
3.1質量手冊第4.5章
3.2 iso9002標準第4.5章
4.職責:
4.1日常管理業(yè)務中需要提供給住戶的文件由各相關部門制訂。
4.2新的物業(yè)項目入住時的住戶公約等文件由經(jīng)營管理部或由副總經(jīng)理指定人員負責制訂。
4.3管理者副代表負責對住戶提供文件進行規(guī)范性審查。
4.4管理者代表負責提供給住戶的文件的審批。
4.5綜合辦公室負責提供給住戶的文件的發(fā)放工作。
5.工作程序:
5.1提供給住戶的文件的制訂:
5.1.1各相關部門在管理業(yè)務工作中需要向住戶發(fā)出文件時,主要是指維修、管理需要住戶配合時;制訂或修訂有關規(guī)章制度需要告知住戶時;需要召開產(chǎn)權人會議時;需向住戶發(fā)出臨時通知時,各相關部門負責文件的起草。
5.1.2根據(jù)物業(yè)管理方案和合同的要求,每年由經(jīng)營管理部應對上年物業(yè)管理費用的收支作出總結,并制訂本年的管理工作計劃。
5.1.3新承接的物業(yè)項目,總經(jīng)理應指定項目小組或特定人員在住戶入住前應準備住戶公約及其它管理文件。詳見ej-qp3.2《物業(yè)的入住管理》。
5.2提供給住戶文件的審批和標識:
5.2.1各相關部門完成文件起草工作后,由管理者副代表進行審查、 批準。
5.2.2文件審批后由綜合辦公室進行打印、標識,并登記在《文件/資料一覽表》上。
5.3提供給住戶的文件的發(fā)放:
5.3.1文件經(jīng)過審批打印后,各相關部門加蓋部門印章之后進行發(fā)放。
5.3.2會議通知、整改通知、收費通知等涉及到全體住戶的文件可通過信箱分發(fā),也可通過張貼方式通知住戶。
5.3.3管理工作報告或費用收支情況等應提供給全體住戶及其代表機構,可在開會時在小區(qū)宣傳欄公布。
5.4文件更改:
5.4.1提供給住戶的文件發(fā)生修改時,必須經(jīng)原審批人復審,發(fā)放給住戶時需要聲明舊文件作廢。
6.支持性文件與質量記錄:
6.1《文件/資料一覽表》 ej-qr-qp6.4-01
第8篇 物業(yè)公司：鑰匙管理程序
物業(yè)公司程序文件:鑰匙管理程序
1.目的
加強鑰匙管理,消除安全隱患。
2.范圍
適用于物業(yè)公司鑰匙管理工作。
3.定義
顧客鑰匙:地產(chǎn)委托代管鑰匙(含未出售的房屋鑰匙、出售后業(yè)主未辦入住的鑰匙、地產(chǎn)公司管理用鑰匙等);因返修和入戶維修、代理租售等由業(yè)主(使用人)委托代管的鑰匙。
管理用鑰匙:除顧客鑰匙以外的所有鑰匙。包括辦公、公用區(qū)域內的鑰匙等。
4.職責
部門/崗位工作職責
管理處負責人負責鑰匙管理的監(jiān)督、檢查及鑰匙配制的批準工作
管理處鑰匙管理員負責管理處所有鑰匙的接收、領/借用、保管和配制等相關具體工作的落實
部門鑰匙管理員負責部門所使用鑰匙的接收、借用、保管等
鑰匙使用人負責保證所借用鑰匙的正常使用,按時歸還
5.方法及過程控制
5.1鑰匙的統(tǒng)一管理及分配
5.1.1由管理處鑰匙管理員對管理處所接收的鑰匙,按顧客鑰匙和管理用鑰匙分別列制《鑰匙清單》。
5.1.2各部門可以根據(jù)實際工作需要,將日常使用或緊急備用鑰匙長期借出,作為部門常用鑰匙,但借出時間不應超過半年。部門需設置兼職鑰匙管理員,對部門所需鑰匙統(tǒng)一借出并管理。如超過期限,則須向管理處鑰匙管理員辦理續(xù)借手續(xù)。
5.1.3鑰匙使用人如需長期使用部門常用鑰匙,需到部門鑰匙管理員處申請并辦理長期借用手續(xù)。如需借用的鑰匙非本部門常用鑰匙,可直接到管理處鑰匙管理員處辦理借用手續(xù)。如需借用的鑰匙被其他部門作為常用鑰匙統(tǒng)一借出,鑰匙使用人則可到該部門鑰匙管理員處辦理借用手續(xù)。
5.1.4鑰匙管理員負責鑰匙的接收、領用、保管、配制,所有鑰匙的借出都應填寫《鑰匙使用登記表》。其間,由于鑰匙借用而發(fā)生的問題,由鑰匙借出人員負責。
5.1.5所有鑰匙應當天借用當天歸還,如借出鑰匙當天不能歸還,則需到管理處鑰匙管理員處辦理長期借用手續(xù)。
5.1.6鑰匙管理員或當值人員每天下班前應清點鑰匙數(shù)量,發(fā)現(xiàn)鑰匙未歸還應及時追回,如有異常應在《鑰匙使用登記表》的'備注'欄中記錄
5.2管理用鑰匙的管理
5.2.1管理用鑰匙的更換、配制
5.2.1.1任何人未經(jīng)管理處負責人許可不得私自配制鑰匙,若因工作需要配制或鑰匙損壞時,須由管理處鑰匙管理員填寫《鑰匙配制申請表》,報管理處負責人同意后方可配制。
5.2.1.2門鎖損壞或鑰匙丟失(包括一套鑰匙中丟失任何一把)必須重新更換門鎖,應填寫《鑰匙配制申請表》,報管理處負責人審批后予以更換,同時應查明原因,如屬人為原因,應追究責任。
5.2.1.3重點部位門鎖的更換應在24小時之內完成(節(jié)假日時可口頭報管理處負責人同意),所更換的鑰匙交管理處鑰匙管理員在《鑰匙清單》上予以登記。無論何種原因,如果存在外部人員、離職人員等可以用鑰匙進出這些部位的情況,必須更換門鎖。
5.2.2管理用鑰匙的保管
5.2.2.1管理處鑰匙管理員負責將所有鑰匙分類加以標識,并確保標識清晰及持久性。
5.2.2.2管理用鑰匙應統(tǒng)一存放在管理處或部門鑰匙柜內,除員工因工作需要長期借出鑰匙外,其它鑰匙必須統(tǒng)一保管。
5.2.2.3部門鑰匙柜鑰匙應在管理處備份,存放于管理處鑰匙柜內。
5.2.2.4管理處/部門鑰匙管理員休假或外出時須把鑰匙柜的鑰匙交給管理處負責人/部門負責人,接收人須在《鑰匙使用登記表》上簽名確認。
5.2.3管理用鑰匙的使用
5.2.3.1鑰匙遺失須即刻報告部門負責人或鑰匙管理員,由部門負責人做出處理意見,鑰匙管理員在《鑰匙使用登記表》'備注'欄中說明。
5.2.3.2部門人員調動、離職,鑰匙管理員負責收回其持有的鑰匙,并將變更情況在《鑰匙清單》上記錄。
5.3顧客鑰匙的管理
5.3.1在房屋移交驗收時,管理處鑰匙管理員接收所有房屋鑰匙,列出《鑰匙清單》,并填寫《顧客鑰匙/物品領用清單》中顧客鑰匙一欄。房屋交付時發(fā)放鑰匙可參考《房屋交付手續(xù)辦理工作程序》。
5.3.2如顧客委托管理處提供居家服務時要求代管鑰匙,管理處應盡量委婉拒絕;如顧客堅持或有其他特殊原因需要代管鑰匙的,經(jīng)部門負責人同意,管理處負責人批準后方可接收,并由管理處鑰匙管理員保管,具體流程執(zhí)行《顧客財產(chǎn)管理程序》。
5.3.3因返修、代理租售等原因需為顧客代管鑰匙,須填寫《顧客委托(收回)鑰匙登記表》,管理處鑰匙管理員負責鑰匙的接收、借、還等手續(xù)。顧客委托和領回時均須在《顧客委托(收回)鑰匙登記表》中簽字確認。
5.3.4如須更換顧客門鎖必須由管理處負責人與顧客溝通,獲得顧客書面同意方可更換。
5.3.5顧客鑰匙借用的控制
5.3.5.1施工維修單位進入轄區(qū)作業(yè)施工,施工單位責任人必須持有地產(chǎn)項目處或顧客服務中心簽發(fā)的《入戶維修承諾書》到物業(yè)鑰匙管理員處領取鑰匙。
5.3.5.2鑰匙管理員必須對施工維修單位所持《入戶維修承諾書》及其身份證進行收驗核實無異議后,發(fā)放所需要領取的鑰匙。
5.3.5.3業(yè)主辦理入住時,必須認真填寫《顧客鑰匙/物品領用清單》的相關內容,做好鑰匙的交接;如業(yè)主有預留鑰匙存在管理處,需填寫《顧客委托(收回)鑰匙登記表》。
5.3.5.4業(yè)主需要借用鑰匙時,應出具有效身份證明或能證明為房屋所有人的有效證據(jù),管理處鑰匙管理員方可借出,并填寫《鑰匙使用登記表》。
5.4鑰匙清查:
5.5.1每日下班前,鑰匙管理員必須對照《鑰匙使用登記表》清點所有借用鑰匙的數(shù)量,如有異常情況做好記錄及時向部門負責人匯報,并追究相關人員的責任。
5.5.2每周鑰匙管理員必須依據(jù)《鑰匙清單》清點鑰匙數(shù)量并進行整理,結合工作需要,對鑰匙管理提出合理化建議逐級上報。
5.5.3每月鑰匙管理員必須對鑰匙管理的質量記錄相關內容系統(tǒng)檢查整理成冊,交由所在部門統(tǒng)一存檔。
6.支持性文件
tjvkwy6.1-k01 《房屋交付手續(xù)辦理工作程序》
tjvkwy7.5.4-k02《顧客財產(chǎn)管理程序》
7.質量記錄表格
tjvkwy7.5.1-k02-f1&nb
sp; 《鑰匙清單》
tjvkwy7.5.1-k02-f2《鑰匙使用登記表》
tjvkwy7.5.1-k02-f3《鑰匙配制申請表》
tjvkwy7.5.1-k02-f4《入戶維修/施工承諾書》
第9篇 某物業(yè)公司檔案管理作業(yè)指導書怎么寫
物業(yè)公司檔案管理作業(yè)指導書
1.0適用范圍:公司各類文書文檔。
2. 0檔案管理規(guī)程:2.1檔案的歸檔和分類:綜合事務部根據(jù)檔案的性質、內容,整理立卷歸檔,并對檔案進行分類編號。
2. 2檔案的存檔:
2.2.1 存檔時,應按檔案的分類編號,將檔案放置在相應的位置。
做好檔案索引,以便于查找,保證隨查隨得。
2.2.2 案卷存檔前做好文件材料的檢查,對破損或裉色的材料要進行修補和復制;
裝訂部位過窄或有字跡的材料要加紙襯邊;
紙面過大的書寫材料要按卷宗大小折疊整齊;
字跡難以認清的材料要附上抄件;
卷宗標題要標明作者、問題或名稱,文字要簡練、確切,字跡要端正。
2. 3檔案的整理和保管:
2.3.1 及時對檔案進行清理和整理,防止檔案遺失、檔案立卷不全和無效檔案大量積壓。
2.3.2 檔案柜要堅固,防盜、防水、防潮、防塵、防鼠、防強光和防高溫。
2.3.3 每年對檔案材料的數(shù)量和保管情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時補救,確保檔案的安全。
2. 4檔案的借閱須經(jīng)綜合事務部部長批準,借閱時間以三天為限。
2. 5檔案的處理:檔案達到規(guī)定的保存期限后,對失效的,沒有保存價值的檔案要進行適當?shù)奶幚怼?/p>
3. 0支持性工具:《資料借閱登記表》《文件目錄單》編制:審核:批準: 日
第10篇 物業(yè)公司各項目點管理處崗位目標責任書
為充分調動員工之積極性,開展公平的勞動競賽,促進工作,提高效率,完善花園管理員之責任制度,根據(jù)公司之實際管理要求和實踐經(jīng)驗,特對原《管理員崗位目標責任書》進行修訂,具體內容如下:
一、本責任書適用之職位范圍:本責任書應用管理處主任、管理員之任務。
二、本責任書考評形式:考評分自評、互評、住戶評議、上級鑒定四種,每月、每季、第年進行一次,采用工資獎金相結合之考評形式。
三、本責任書之考評項目:責任區(qū)住宅樓及公共設施完好率;治安案件、火災、刑事案件、小區(qū)秩序;保潔、清潔、綠化;住戶評議;工作作風、紀律;工作日記及房屋管理檔案。
四、崗位目標責任書之內容:堅決服從公司領導之安排,認真學習物業(yè)管理之法規(guī)及公司規(guī)章制度,并嚴格按章辦事,熱情服務,做到業(yè)主、公司滿意,具體工作細則如下:
1、要熟練掌握好物業(yè)管理之有關知識和公司之管理制度,樹立為住戶服務的思想。
2、要切實熟練掌握好責任區(qū)內之物業(yè)情況,合理安排責任區(qū)的所有員工之崗位(注:保安員之崗位應與保安隊長協(xié)商后上報公司領導審核確定,其余員工根據(jù)實際情況安排崗位上報公司領導審核確定)。
3、要熟練掌握好責任區(qū)內之管理有關資料(其中包括收樓數(shù)據(jù)、鎖匙交收情況、維修情況、配套設施情況、入住情況、租戶情況、治安巡查、探訪登記數(shù)據(jù)、清潔衛(wèi)生情況等數(shù)據(jù)),且要有條理地進行整理歸檔。
4、統(tǒng)籌監(jiān)控好責任區(qū)內之客戶服務、治安、維修、清潔、綠化等方面的工作,嚴格按照公司之制度辦事,確保責任區(qū)內的環(huán)境衛(wèi)生,治安秩序良好,業(yè)主滿意(注:公司將于每月不定期組織人員到各花園檢查,檢查結果按本辦法獎罰標準執(zhí)行)
5、要及時組織人員修復損壞之樓宇及設施。
6、按公司之規(guī)定及時安排工作人員修復業(yè)主/住戶要求之維修。
7、嚴格按照公司之規(guī)定組織人員做好責任區(qū)內之裝修監(jiān)控,嚴防違章事件發(fā)生。
8、嚴格按照公司之要求辦理裝修手續(xù),嚴禁以任何理由及方式私人承接或私自代人承接裝修工程。
9、確保責任區(qū)內正常之生活條件不受影響,嚴禁無緣無故停水電供應及公共設施之正常使用。
10、確保責任區(qū)內工作人員保持服裝整齊清潔、儀表端莊、精神飽滿、配戴好員工證。
11、嚴格按照公司之制度公平及時地處理一切違紀事件。
12、嚴格按照公司之制度組織員工做好住戶、探訪者、車輛、物品之出入管理。
13、嚴格按照公司規(guī)定之工作程序接待業(yè)主/住戶,并作好有關記錄。
14、有效、有禮及時處理業(yè)主之投訴(業(yè)主投訴的問題如能及時處理應實時處理,如確不能及時處理的,應要同業(yè)主另約時間到時安排人員跟進投訴)。
15、不準與業(yè)主發(fā)生一切任何之私人經(jīng)濟來往,嚴禁以任何借口向業(yè)主索要什費及錢物。
16、按公司之規(guī)定組織好員工之培訓和考核工作,提高員工之積極性,做到人盡其才。
17、按公司之規(guī)定按時、按質組織好員工之巡查工作。
18、積極做好本花園之宣傳工作,定時按質整理告示箱及宣傳欄,堅持每月更換一次版面之要求。
19、認真積極地做好工作日記及周報表,按時按質召開周務會。
20、積極及時地處理突發(fā)事件,且要將此事件作好詳細記錄并要匯報公司(注:如發(fā)生重大事故除了組織人員處理外,還要第一時間報告公司按指示處理)。
21、要保守公司之內部秘密和業(yè)主/住戶資料(公安機關查案要求除外),不得假借公司名義或用職務之便做有損公司名譽或利益之行為。
22、認真審核水電工所抄之水電表,準確率達100%,并按時上交公司。
23、積極配合財務部做好管理費及其它費用之收取工作,努力使管理費收費率達到95%以上。
24、認真做好轄區(qū)內之水電管理工作,確保水電損耗達到公司規(guī)定之要求。
25、要積極主動管理好花園日常工作,按質完成公司領導下達之臨時任務。
26、要服務公司領導之安排,不準有瞞騙、恐嚇公司領導之行為。
以上之二十六條工作細則是以每個項目點作為一個考評單位,管理處之主任為主責任人,管理員作為付責任人按照考評形式根據(jù)以下獎懲標準進行考評。
第11篇 某物業(yè)公司倉庫管理員轉正測試卷
物業(yè)公司倉庫管理員轉正測試卷
(完成時間:60分鐘)
姓名:日期:成績:
一、填空題:(每空2分合計50分)
1、本公司全稱為: ,成立于 。
2、你所在的管理處為:,管理處經(jīng)理是: 。
3、**集團大廈位于東山區(qū)東風東路號,占地面積為平方 米,建筑面積為平方米。樓層共有層,樓高米。
4、服務是物業(yè)管理行業(yè)的生命,服務禮儀是員工對業(yè)主的最基本態(tài)度,要面帶微笑,使用用語,''當頭,''字不離口,接聽電話時先說:' '。
5、員工的工作態(tài)度包括、、、、 五個方面的內容。
6、穿著制服員工上下班要求走員工通道,本大廈員工通道為 。
7、員工的服務態(tài)度包括、、 、、 。
二、簡答:(共50分)
1、每一位員工都是義務消防員,當你發(fā)現(xiàn)火情時該怎樣處理(15分)
答:
2、員工處理投訴的程序有哪些(20分)
答:
3、倉管員的崗位職責有哪些(15分)
答:
第12篇 物業(yè)公司行政管理員工建議及意見
物業(yè)公司行政管理之員工建議及意見
員工建議及意見的管理制度
為了進一步調動員工的能動性和積極性,發(fā)揮員工的創(chuàng)造意識,以及讓上級領導及時并清晰地了解下面一些不正之風及管理者的水平和處事能力,鼓勵員工多提合理化建議和意見,增強公司的凝聚力,特制訂本制度。
1.范圍
1.1 凡對公司各方面發(fā)展有利的建議和意見均在可提之列。
1.2 對各職能部門的不正之風及對上級領導的意見和建議。
2.遞交形式
以書面形式將有關事項寫清楚、詳盡,然后遞入'員工建議及意見箱'。為了各項事務的及時溝通、交流及相關驗證,一般請簽署姓名。
3.處理程序
3.1 提議人將書面建議或意見遞入'員工建議及意見箱'。
3.2 由公司經(jīng)理親自打開意見箱(逢周三、周五早上九點),取出建議及意見書。
3.3 由公司經(jīng)理親自審閱建議及意見。
3.4 經(jīng)理對有關建議及意見進行登記、整理,并制訂相應處理函,遞交相關領導,各相關領導進行審閱,并在處理函上簽署處理辦法。
3.5 專管人員根據(jù)領導批示跟蹤辦理。
3.6 將建議或意見的處理結果回復提議者本人,然后整理歸檔。
4.處理時間規(guī)定
4.1 應在收到建議或意見一個工作日內完成整理工作,并遞交相關人員辦理。
4.2 各相關人員應在二個工作日內完成審閱及處理辦法。
4.3 人事行政部接到批示后,應在5個工作日內完成跟蹤辦理工作。
4.4 人事行政部應在10個工作日內將建議的處理結果反饋給提議人。
5.對未署名建議及意見的處理
在收到未署名建議或意見時,應立即作有關調查并核實,然后按以上程序處理,處理結果以適當方式公布。
6.對有效建議的獎勵
6.1 對有效建議由人事行政部按規(guī)定提請獎勵。
6.2 所有有效建議都作為績效考核的參考及晉升的依據(jù)。
