物業(yè)管理會計檔案管理制度（十二篇）

發(fā)布時間：2024-04-23 18:16:12 查看人數(shù)：26

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物業(yè)管理會計檔案管理制度

第1篇物業(yè)管理會計檔案管理制度

物業(yè)管理公司會計檔案管理制度

1.0目的

會計檔案是記錄和反映公司各項經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù),財務部要切實加強對會計檔案的管理工作,建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等制度,切實把會計檔案管好。

2.0適用范圍

2.1會計憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表。2.2會計帳薄:現(xiàn)金和銀行存款日記帳、明細帳、總帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄。

2.3會計報表:月、季度會計報表,年度會計報表。2.4電腦磁盤:儲存會計核算資料、電腦核算程序。2.5其他會計資料:帳單、發(fā)票、收據(jù)存根、計劃統(tǒng)計報表、經(jīng)濟合同、會計移交清冊等等。

3.0工作職責

(略)

4.0程序要點

4.1公司每年形成的會計檔案,都應由財務部按照歸檔要求,負責整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案在會計年度終了后可暫由財務部保管一年,期滿之后,由財務部編造清冊歸檔入庫。

4.2已入庫的會計檔案,應保持原卷冊的封裝,需拆封整理的,由會計檔案管理人員處理。

4.3會計檔案的保管,必須存放有序,查找方便,同時嚴格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴防毀損,散失和泄密。

4.4會計檔案的保管期限據(jù)財政部的有關規(guī)定執(zhí)行。

4.5公司保存的會計檔案應根據(jù)本單位的業(yè)務需要,積極給予利用。公司其他部門查閱會計檔案,須經(jīng)有關負責人同意,要向保管人說明查閱范圍,并按規(guī)定進行登記,查閱后及時歸檔。

4.6外單位查閱會計檔案,需憑查閱單位介紹信,說明查閱范圍,查閱人還應出示身份證件,經(jīng)財務部經(jīng)理批準后,才能辦理登記查閱手續(xù)。

4.7查閱會計檔案必須由保管人陪同,不得讓查閱人單獨在場。

4.8查閱時會計檔案需保持原樣,不得拆抽,涂改,如需復印的,須經(jīng)財務部經(jīng)理同意。4.9會計檔案保管期滿,需銷毀時,應指定專人鑒定審查、編造會計檔案銷毀清冊,經(jīng)酒店領導同意,報主管部門批準后方能銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始,應單獨抽出,另行立卷,保管到結清為止。建設單位在建設期間的會計檔案,不得銷毀。

5.0記錄文件與控制表格

6.0支持文件

第2篇美術館物業(yè)管理制度檔案建立管理

美術館物業(yè)管理制度和檔案的建立與管理

檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個重要組成部分,科學的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為住宅區(qū)樓宇及共用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指導和服務。針對美術館的物業(yè)管理形式,做到每一項管理工作有理論、有制度規(guī)范、有工作詳實記錄,計算機系統(tǒng)對原始文件資料進行管理,完善檔案管理工作,從物業(yè)管理的角度記錄每一個住宅單元的生活檔案,配備專職檔案管理人員,建章立制,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、集中的管理。

(一)檔案制度建立與管理

1、主要思路

檔案資料分類:依據(jù)美術館的具體情況,管理特點略有增減、各有側重。在管理過程中,注重對原有資料的整理,找到過往管理中存在的缺陷和不足,并進行重新的分類和補充,使其符合對美術館細致管理的需求。

檔案建立抓住重新接管這一契機,整理住戶全面的原始資料,并對陳舊部分進行及時的修正,最大限度的明確現(xiàn)有物業(yè)狀況和業(yè)主的自然狀況,作為分戶管理的檔案基礎,以方便接管后日常管理。

檔案管理實行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤儲存系統(tǒng);做到各種檔案資料并重,互相補充,形成美術館管理的無盲點網(wǎng)絡。

區(qū)內(nèi)各項管理工作必須建立檔案資料,依照'采取的管理方式'中制定的規(guī)范程序,逐一建檔,形成標準化、制度化的檔案管理體系。

2、建立檔案、資料的分類檢索

1)業(yè)主提供的資料

a、項目批準文件

b、用地批準文件

c、建筑執(zhí)照

d、拆遷安置資料

2)技術資料

a.總平面圖

b.單體建筑、結構、設備竣工圖

c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖

d.地質(zhì)勘測報告

e.工程合同開

f.竣工報告

g.工程預決算

h.圖紙會審記錄

i.工程設計變更通知及技術核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)

j.隱蔽工程驗收簽證

k.沉降觀察記錄

l.竣工驗收證明書

m.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書

n/新材料、構配件的鑒定合格證書

o.水電、衛(wèi)生器具、電梯等設備的檢驗合格證書

p.砂漿、混凝土試塊試壓報告

q.供水的試壓報告

r.綠化工程竣工圖紙及相關資料

s.其他技術資料

3)管理處建立的資料

a.住宅區(qū)基本資料

b.住宅區(qū)分區(qū)資料

c.商業(yè)網(wǎng)點資料

d.娛樂設施資料

4)住戶資料

a.住戶入住資料

入住通知書

入住協(xié)議書

b.家庭人員檔案

住戶情況登記表

(二)管理處各項管理制度目錄

序號文件名稱文件編碼

1管理處內(nèi)部崗位設置、標準**.00.01

2職業(yè)安全健康職責**.00.02

3物料管理辦法**.00.03

4停電停水應急預案**.00.04

5水浸應急預案**.00.05

6治安應急預案**.00.06

7文件質(zhì)量記錄管理辦法**.00.07

8犬類管理辦法**.00.08

9保安崗位架構圖**.01.01

10保安運作規(guī)程**.01.02

11人員出入管理辦法**.01.03

12監(jiān)控中心管理辦法**.01.04

13車輛管理辦法**.01.05

14保安崗位操作規(guī)程**.01.06

15安保崗位標準**.01.07

16燃放煙花爆竹管理規(guī)定**.01.08

17保潔崗位監(jiān)管規(guī)程**.02.01

18綠化(地)養(yǎng)護監(jiān)管規(guī)程**.03.01

19消防安全管理辦法**.04.01

20火警應急預案**.04.02

21消防設備(設施)運行管理辦法**.04.03

22消防設備(設施)操作規(guī)程**.04.04

23消防管理制度**.04.05

24消防設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.04.06

25弱電設備(設施)運行管理規(guī)定**.04.07

26弱電設備(設施)操作規(guī)程**.04.08

27弱電設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.04.09

28弱電設備(設施)安全管理制度**.04.10

29電梯設備監(jiān)管辦法**.05.01

30電梯故障緊急預案**.05.02

31供配電設備(設施)安全管理制度**.06.01

32供配電設備(設施)運行管理規(guī)程**.06.02

33供配電設備(設施)操作規(guī)程**.06.03

34供配電設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.06.04

35電工安全操作守則**.06.05

36給排水設備(設施)安全管理制度**.07.01

37給排水設備(設施)運行管理規(guī)程**.07.02

38給排水設備(設施)操作規(guī)程**.07.03

39給排水設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.07.04

40管道維修工作規(guī)程**.07.05

41房屋設備(設施)安全管理制度**.09.01

42房屋設備(設施)運行管理規(guī)程**.09.02

43房屋設備(設施)操作規(guī)程**.09.03

44房屋設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.09.04

45房屋、設備設施巡視內(nèi)容與要求**.09.05

46設備完好率標準**.09.06

47房屋、設施維修保養(yǎng)規(guī)程**.09.07

48服務供方質(zhì)量監(jiān)管規(guī)程**.10.01

49雨

天防滑管理辦法**.10.02

50業(yè)戶管理辦法**.11.01

第3篇物業(yè)設施設備檔案管理制度

物業(yè)設施設備檔案管理制度

1目的對設施設備技術資料進行控制,確保設施設備的可追溯性。

2適用范圍適用于公司管轄物業(yè)內(nèi)設施設備技術資料的管理和控制。

3職責

3.1工程技術部辦公室負責對技術資料建檔并進行管理和控制。

3. .2工程技術部文員負責技術資料的收集、登記、存檔、保管、使用、分發(fā)、借用、作廢等具體工作。

3. .3各管理處負責本管理處所轄物業(yè)設施設備的資料管理。

4操作步驟

4.1技術資料的收集

4.1.1新購設備技術資料的收集

4.1.1.1 新購設備進行開箱驗收時,工程技術部文員負責收集設備隨帶的技術資料。

4.1.1.2 設備技術資料的原件應交工程技術部辦公室歸檔保存。

如使用部門需要技術資料,工程技術部檔案員可對其進行復印,并將復印件提供給使用部門。

4.1.1.3 復印份數(shù)及分發(fā)情況必須如實記錄。

4.1.2新管理小區(qū)技術資料的收集公司新接管小區(qū)的技術資料由接管驗收小組負責與開發(fā)商進行交接。

接管驗收完畢后,接管驗收小組負責將技術資料(包括各種圖紙、設備資料等)交工程技術部歸檔保管。

小區(qū)可保留備份件或復印件。

4.1.3其他技術資料的收集

4.1.3.1 工程技術部文員平時應注意收集國家、地方或有關部門發(fā)布的與設備有關的各種法律、法規(guī)、標準、規(guī)范。

4.1.3.2 工程技術部文員平時應注意收集有關設備及設備廠家的最新技術資料。

4.2技術資料的存檔

4.2.1 技術資料歸檔保存前須經(jīng)工程技術部經(jīng)理審批。

4.2.2 工程技術部文員負責對技術資料進行編號。

4.2.3 工程技術部文員應建立“技術資料登記表”,記錄該資料的名稱、編號、來源、原件保存部門、副件、復印份數(shù)及復印件保存部門等。

4.3技術資料的使用

4.3.1 技術資料如有分發(fā)需要,應由工程技術部經(jīng)理確定分發(fā)范圍,核定分發(fā)數(shù)額。

由文員進行復印,核對無誤后并進行分發(fā),同時填制“技術資料發(fā)放表”。

4.3.2 公司員工需要查閱相關的設備技術資料,必須出示部門負責人的批條,并經(jīng)工程技術部經(jīng)理同意。

4.4技術資料的作廢

4.4.1符合作廢條件的技術資料應予以處理以下情況技術資料要進行作廢處理:a)該技術資料與國家、地方、有關部門發(fā)布的各種現(xiàn)行的法律、法規(guī)、標準、規(guī)范有嚴重抵觸,或被其明令禁止;

b)已被淘汰的設備的技術資料;

c)因本身存在較大錯誤,被原發(fā)布單位用新的資料予以替代的技術資料。

4.4.2技術資料作廢須由文員上報工程技術部經(jīng)理批準。

4.4.3已經(jīng)發(fā)放的技術資料由工程技術部辦公室按“技術資料發(fā)放表”限期三日收回。

4.4.4 所有作廢的技術資料必須加蓋“作廢”章,同時填寫“作廢技術資料處理記錄表”,并由工程技術部經(jīng)理批準后定期統(tǒng)一銷毀。

4.4.5 因任何目的需要保留的作廢文件,須經(jīng)工程技術部經(jīng)理批準后,加蓋“保留”章后方可保留。

5記錄技術資料發(fā)放表。

第4篇南灣物業(yè)文印檔案室管理制度

藍灣物業(yè)文印、檔案室管理制度

一、打字、復印管理

文印室屬保密部門、未經(jīng)辦公室允許,非工作人員不得隨意進入或逗留;經(jīng)允許進入文印室人員,不得隨意翻閱與己無關的文件和資料,否則,管理人員有權制止或請出。

1、打印、油印和復印10張以上者,需申請辦公室批準后進行;10張以下者,經(jīng)文印管理員同意后方可。凡打印、油印、復印者,均應嚴格進行登記、記錄。

2、文印員負責文印室內(nèi)的計算機、打印機、復印機、油印機等設備和配件的管理,其它人員不得擅自動用。

3、集團以外的打印、復印、油印業(yè)務,根據(jù)打印的規(guī)格數(shù)量按規(guī)定到財務室交納費用,憑收款單據(jù)辦理打印業(yè)務。

4、按照規(guī)定,文印用品由文印室工作人員統(tǒng)一向集團文印室申請,并附出上期領用材料的使用說明,批復后辦理領用。嚴禁浪費和私用文印用品,特別是紙張的使用必須嚴格把關,文印員對領取文印紙張數(shù)量應與使用登記數(shù)量、對外業(yè)務量、發(fā)放數(shù)量和結存數(shù)量基本持平并定期匯總,防止丟失和浪費。一經(jīng)查出浪費和私用,對相關人員予以追究。

5、文印打字管理人員必須嚴守機密,如發(fā)現(xiàn)泄密行為,視情節(jié)程度,除賠償造成的損失外,還將給予行政處罰。

二、檔案資料管理:

1.檔案管理員在接受檔案室移交的檔案時,要按檔案內(nèi)容目錄及檔案材料逐件逐項核實清楚,在檔案收件簿上,接收人一檔中簽字后收入柜中存檔。

2.按小區(qū)住宅編號和銷售,房管建立對應的檔案帳目,做到帳帳相符,帳物相符,擺放整齊、調(diào)用迅速。

3.對房屋產(chǎn)權人發(fā)生變更時,要及時做出檔案相應的變更,做好變更登記,確保檔案的準確無誤。

4.檔案室內(nèi)做好防火、防潮、防霉、防盜等工作,要經(jīng)常查驗,發(fā)現(xiàn)問題及時采取有效措施。

5.調(diào)閱檔案時,要認真填寫調(diào)檔紀錄,詳細記錄調(diào)閱,檔案名稱、借閱人、借閱時間、歸還時間。

6.對借閱的檔案必須有經(jīng)理或上級相關部門負責人簽定批準的依據(jù)方可調(diào)閱,并及時在調(diào)入和調(diào)出、回收的記錄簿上詳細登記。對已調(diào)出的檔案超期者必須進行催收。

7.檔案管理員要做好保密工作,非檔案工作人員不得入內(nèi)。如發(fā)現(xiàn)泄密行為,視情節(jié)程度給予經(jīng)濟或行政處罰。

第5篇綠景物業(yè)項目工程技術資料檔案管理制度

物業(yè)項目工程技術資料檔案管理制度

一.各類技術資料必須裝訂成冊,由工程部內(nèi)勤保管并編制詳細目錄。

二.資料室要有兩套完整的竣工驗收后的圖紙和設備技術資料,其中一套存檔作備用,另一套分發(fā)給工程部各主管工程師作管理之用。

三.檔案室的備用圖紙,如設備的規(guī)范、標準等,如要借用,必須填寫資料借用單,經(jīng)工程部經(jīng)理批準后方可借閱,但必須限期歸還。

四.工程部重要設備的運行記錄,每月必須裝訂成冊,歸檔保存。如有破損應責成班組重新抄寫,保存期三年,記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。

五.工程部班組值班記錄,須每月歸檔保存,保存期三年,記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。

六.《報修工作單》每月裝訂成冊,歸檔保存,保存三年。

七.每一臺設備都必須建立設備臺賬卡,詳細記錄設備的生產(chǎn)廠家,各種性能、技術參數(shù)、安裝位置、調(diào)試驗收記錄,每次維修維護記錄,每次設備事故記錄等,臺帳記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。

八.設備及系統(tǒng)技改圖紙、二次裝修圖紙資料等均需裝訂成冊,編制目錄。

第6篇商業(yè)大廈物業(yè)管理制度檔案建設

商業(yè)大廈物業(yè)管理制度與檔案建設

1 完備的管理工具

管理工具并非我們?nèi)粘Ｋ玫氖止すぞ吆推鞑?而是**在**開展物業(yè)管理服務工作所需的依據(jù)--各類支持性文件。

**物業(yè)管理支持性文件由《業(yè)主公約》、《物業(yè)管理委托合同》、《用戶手冊》和各類《管理規(guī)章制度》構成。

1.1 《業(yè)主公約》是一份所有業(yè)主均需簽署的有法律依據(jù)的文件,訂明所有業(yè)主所應負的責任及所享有的權利,并制定了各業(yè)主應互相遵守的管理規(guī)章及條例。當出現(xiàn)違反及影響他人的情況(如逾期不繳納管理費及違章改變物業(yè)用途等違反管理條例的事項),《業(yè)主公約》亦賦予物業(yè)管理者權力及方法去禁制此類現(xiàn)象。

1.2 《物業(yè)管理委托合同》是一份由管理委托方和受委托方(物業(yè)管理公司)簽署的具有法律效力的文件,訂明簽約各方所應盡義務及享有的權利,簽約各方均需遵從,違者將承擔相應的法律責任。

1.3 《用戶手冊》是根據(jù)**實際情況編制的用戶指引性文件,主要具有說明書性質(zhì)。

1.4**的《管理規(guī)章制度》。

1.5**積累多年物業(yè)管理工作的豐富經(jīng)驗,建立有一整套富有操作性的規(guī)章制度系統(tǒng),使各管理項目有章可循,有法可依。1996年,**引入iso9000質(zhì)量體系,作為規(guī)章制度的重要組成部分,通過不斷地補充和完善,為物業(yè)管理水平的提高發(fā)揮了重要作用。

1.6**項目屬于現(xiàn)代化高檔物業(yè),要求具有完善可行的規(guī)章制度系統(tǒng),滿足其各項使用要求。**以完善的規(guī)章制度和iso9000體系為基礎,結合《全國城市物業(yè)管理條例》和《全國城市物業(yè)管理示范大廈考評標準》的總體要求,提煉、形成**物業(yè)管理規(guī)章制度體系:(見下頁圖)

圖1 管理規(guī)章制度結構圖

**管理規(guī)章制度目錄表1

序號制度類型制度目錄

1公眾制度精神文明公約

治安管理規(guī)定

電梯管理規(guī)定

消防管理規(guī)定

清潔衛(wèi)生公約

綠化管理規(guī)定

裝修管理規(guī)定

入伙管理制度

物業(yè)接管驗收管理制度

公用設施維護管理制度

臨明用電、用水管理規(guī)定

垃圾收集與處理管理制度

衛(wèi)生消殺管理制度

2崗位職責主任崗位職責

副主任崗位職責

客戶服務中心職責

序號制度類型制度目錄

部長崗位職責

部長助理崗位職責

綜合部職責

部長崗位職責

人力資源主管崗位職責

后勤采購崗位職責

檔案文員崗位職責

會計崗位職責

出納崗位職責

倉管崗位職責

工程部職責

部長崗位職責

電氣工程師崗位職責

通迅工程師崗位職責

結構工程師崗位職責

維護班崗位職責

維修工崗位職責

運行班崗位職責

管理部職責

部長崗位職責

物業(yè)助理崗位職責

安管班長崗位職責

大廈接待崗位職責

安管員崗們職責

消防監(jiān)控員崗位職責

巡邏崗崗位職責

門崗崗位職責

義務消防員崗位職責

停車場道口崗崗位職責

停車場收費員崗位職責

3員工考核員工量化考核辦法

員工量化考核標準

獎懲條例

序號制度類型制度目錄

員工守則

4行政管理員工行為規(guī)范

員工招聘及辭退(離職)規(guī)定

員工培訓制度

員工勞動管理規(guī)定

員工食堂管理規(guī)定

員工宿舍管理規(guī)定

員工服裝管理規(guī)定

辦公物品管理規(guī)定

公文處理辦法

檔案管理、保密、借閱制度

物資采購管理規(guī)定

倉儲管理規(guī)定

合同簽訂管理規(guī)定

5財務管理財務管理制度

財務公開監(jiān)管制度

工資管理制度

收費管理辦法

有償服務收費制度

6客戶服務客戶服務中心工作流程

投訴處理和分析工作流程

意見調(diào)查和回訪工作流程

日檢工作流程

周檢工作流程

有償服務工作流程

業(yè)主請修工作流程

7工程管理機電設備管理工作制度

供電管理制度

配電房管理規(guī)定

供配電設備設施運行管理規(guī)程

供配電設備設施維修保養(yǎng)規(guī)程

給排水管理制度

給排水設備設施運行管理規(guī)程

2 檔案資料的建立與管理

物業(yè)檔案資料的建立與管理是物業(yè)管理工作的重要組成部分。科學、規(guī)范的檔案管理可以為專業(yè)的物業(yè)管理提供有力的支持。針對**實際情況,我們擬采取系統(tǒng)化、電腦化的管理手段,對**物業(yè)檔案進行全面的收集和管理。

2.1 檔案資料的建立及分類

2.1.1 檔案資料的建立

a. 采取系統(tǒng)化、科學化、電腦化的先進手段收集儲存資料。

b. 將收集的資料進行細分,分類標準嚴格按照建設部《關于修訂全國物業(yè)管理示范大廈標準及有關考評驗收工作的通知》發(fā)布后的新標準執(zhí)行,做到條理清晰,分類合理,便于查閱。

c. 按照資料載體的類型采用恰當安全保存方式。

d. 所有資料檔案實行'雙檔'(電腦檔案、文本檔案)管理。

2.1.2 檔案資料的分類

檔案資料分類表

表2 類別資料內(nèi)容

基礎資料工程建筑產(chǎn)權資料a:規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文

b:建筑許可證、投資許可證、開工許可證

c:拆遷安置資料、丈量報告

工程技術資料a:紅線圖、總平面圖

b:地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告

c:工程合同、工程預決算

d:工程設計變更通知及技術核算單

e:竣工圖:1.單位建筑、結構、設備竣工圖2.附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖

f:房屋土建及裝修、供配電、給排水、電梯、空調(diào)、弱電、消防及智能化竣工驗收證明書

g:鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書

h:新材料、構配件的鑒定合格證書

i:供水、供電、電梯、消防、空調(diào)及智能化等設備的檢驗合格證書、供水、供電、電梯、消防、空調(diào)及智能化等設備技術資料

j:砂漿、混凝土塊試壓報告

k:綠化工程竣工圖

l:其它技術資料

接管驗收資料a:接管驗收手續(xù)

b:接管驗收備確認憑證

c:接管驗收物業(yè)本體確認憑證

管理合同資料a:前期物業(yè)管理服務協(xié)議

b:物業(yè)管理委托合同

物業(yè)管理委員會資料a:籌備成立文件

b:成立后運行文件

基金資料維修基金的建立、管理、使用、續(xù)籌的規(guī)定

管理目標及方案a:爭創(chuàng)物業(yè)管理'示范小區(qū)'規(guī)劃

b:物業(yè)管理實施方案

類別資料內(nèi)容

公眾制度資料a:業(yè)主手冊

b:裝飾裝修管理規(guī)定

c:**業(yè)主公約

d:公眾制度

基礎管理員工管理資料a:員工個人資料、聘用表

b:員工業(yè)績考核及獎罰記錄

c:員工培訓計劃和培訓考核記錄

d:員工勞動合同

e:員工外出考評及參加演練記錄

f:員工住房及內(nèi)務管理記錄

計算機管理資料a:計算機管理軟件及使用說明

b:計算機網(wǎng)絡管理及記錄

行政文件資料a:管理處值班及督察記錄

b:政府部門及主管領導部門文件

c:**及業(yè)主單位相關文件

d:規(guī)章制度、通知、通報等文件

e:接待來訪參觀記錄表

業(yè)主、客戶資料a:業(yè)主、客戶管理資料、業(yè)主公約、裝修檔案、費手托收協(xié)議

b:業(yè)主、客戶檔案

c:業(yè)主、客戶維修檔案

客戶反饋資料a:服務質(zhì)量回訪記錄表

b:客戶意見調(diào)查、統(tǒng)計記錄

c:客戶投訴及回訪處理記錄

維修資料a:維修申報表

b:維修服務派工單

c:維修回訪記錄表

房屋管理及維修養(yǎng)護標識導示資料a:大廈棟號、樓層、房號平面示意圖

b:引路方向平面圖

類別資料內(nèi)容

大廈房屋安全管理類a:禁止違章搭建及裝修的規(guī)定及處理記錄

b:裝修驗收記錄

c:房屋安全檢查記錄

共用設備管理綜合類a:設備安全運行規(guī)程

b:各設備運行崗位責任制度

c:定期巡回檢查記錄

d:維護保養(yǎng)記錄

e:運行記錄

f:設備維修檔案

g:設備機房管理規(guī)定

h:相關崗位技術人員資質(zhì)證書

供電系統(tǒng)a:送電、停電通知及記錄

b:臨時用電管理措施

c:停電應急處理措施

d:運行月報表

弱電系統(tǒng)a:智能化設施運行記錄

b:智能化設施定期保養(yǎng)記錄

消防系統(tǒng)a:消防24小時值班記錄

b:消防設施設備清單

c:消防設施設備使用方法

d:消防應急方案、消防疏散示意圖

e:相關消防宣傳資料及法規(guī)

f:火災隱患檢查記錄

電梯系統(tǒng)a:電梯準用證

b:年檢合格證

c:電梯操作及保養(yǎng)人員資質(zhì)證書

d:電梯應急處理措施及記錄

類別資料內(nèi)容

給排水系統(tǒng)a:大廈用水、供水管理制度

b:業(yè)主用水、節(jié)水計劃

c:給排水設施安全檢查記錄

d:水池清理記錄

e:二次供水衛(wèi)生許可證

f:水質(zhì)化驗單

g:操作人員衛(wèi)生健康許可證

h:限水、停水通知及相關記錄

i:供水設備周圍環(huán)境檢查記錄

j:應急處理方案及相關記錄

k:運行月報表

空調(diào)采暖系統(tǒng)a:中央空調(diào)運行記錄

b:中央空調(diào)故障處理方案及記錄

c:中央空調(diào)保養(yǎng)記錄

d:采暖設備保養(yǎng)記錄

e:運行月報表

共用配套設施資料a:共用配套設施統(tǒng)計表

b:共用配套設施維修養(yǎng)護計劃及記錄

共用管線資料a:地下管網(wǎng)圖

b:違章架空管線處理記錄

照明設施a:道路、樓道、大堂公共照明統(tǒng)計表

b:安管人員訓練計劃和考核記錄

安管及車輛管理安管資料a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄

b:安管人員訓練計劃和考核記錄

c:社區(qū)安全防范措施

d:查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄相帶

e:物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄

車輛及停車場管理資料a:停車場出入登記記錄

b:交通疏導圖

c:停車場安全防范措施及設施記錄

d:車輛管理記錄、車輛詳細資料

類別資料內(nèi)容

車輛及停車場管理資料a:停車場出入登記記錄

b:交通疏導圖

c:停車場安全防范措施及設施記錄

d:車輛管理記錄、車輛詳細資料

環(huán)衛(wèi)設施資料a:環(huán)衛(wèi)設備、工具統(tǒng)計表

b:環(huán)衛(wèi)設備、工具更換記錄

清潔衛(wèi)生管理資料a:清潔衛(wèi)生檢查標準及記錄

b:國家環(huán)保標準:排煙、排污、噪音

c:處理污染事件記錄

d:消殺垃圾清運記錄

e:水池清洗記錄

f:外墻清洗記錄

綠化資料a:綠化規(guī)劃圖紙

b:綠化設施統(tǒng)計表

c:綠化保養(yǎng)計劃及記錄

d:綠化檢查標準及記錄

社區(qū)文化資料a:活動計劃實施方案、總結記錄

b:社區(qū)文化活動圖片及錄像記錄

c:傳媒報導

d:文化活動場所等設施使用情況

經(jīng)濟效益a:物業(yè)管理費用收繳統(tǒng)計表

b:有償經(jīng)營服務統(tǒng)計表

c:物業(yè)管理整體項目經(jīng)營統(tǒng)計表

社會效益a:本物業(yè)管理項目所獲取榮譽稱號

b:輿論相關報導

3 物業(yè)檔案資料的管理

3.1 檔案資料管理運作流程

重要資料接收必須指定負責人驗收,完善交接手續(xù)后立卷歸檔。日常管理文件(如管理公司通知、通報等)按照**制定的文件管理程序發(fā)放及接收手續(xù)、并立卷歸檔。

圖2 檔案資料建立及管理運作流程示意圖

3.2 檔案資料管理要求

a. 綜合部設檔案管理員。

b. 檔案資料由綜合部統(tǒng)一管理。

c. 明確收集、整理、分類、編號、登記、錄入電腦、入柜、借用、檢查、銷毀等各項管理流程。

d. 采用多種形式的文檔儲存方式(如電腦磁盤、錄相帶、錄音帶、照片、圖表等),并采取相應的儲存、保管方法。

e. 對原始文件、合同等重要資料必須嚴格管理,借閱、復印等必須經(jīng)審批方可。

f. 綜合部主任負責審批檔案保存數(shù)量、保存期限以及是否有效和作廢。

g. 注重檔案管理信息開發(fā),根據(jù)工作需要和檔案庫存情況編制各種專題資料。

h. 綜合部每季度對檔案資料管理情況進行檢查。

第7篇物業(yè)公司項目檔案管理制度格式怎樣的

物業(yè)公司項目檔案管理制度

一、檔案的建立。

1.1檔案的建立按下列流程建立:收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

1.2明確建檔內(nèi)容,實行系統(tǒng)收集、集中管理。

1.2.1 房屋檔案:包括本物業(yè)的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;

1.2.2 設備設施檔案:包括各種設施設備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;

1.2.3 業(yè)主檔案:包括業(yè)主入住時所填寫的'業(yè)主概況表'、'業(yè)主公約'、'入住契約'、'前期服務協(xié)議'、'接房登記表'等。

1.2.4 文秘檔案:包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進行管理的各項規(guī)章制度等;

1.2.5 員工檔案:包括員工供職申請表、簡歷、身份證復印件、上崗證、學歷證復印件、職稱證復印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;

1.2.6 財務檔案:包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業(yè)委會批準使用的文件等。

1.3建檔要求:制度化、標準化、電腦化。

二、檔案管理2.1為避免檔案的損壞、遺失,使重要檔案能永久保存,而又方便經(jīng)常使用,對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理,并保存復印件。

2. 2檔案管理要求:

2.2.1 進行標準化的檔案管理。

2.2.2 采用多種形式的信息儲存方式,如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等,并采用適當?shù)谋４娣椒ā?/p>

2.2.3 加強保密意識培養(yǎng),確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

2.2.4 實行檔案管理手段的現(xiàn)代化,運用計算機檢索手段,開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。

2.2.5 堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。

2.2.6 作到檔案分類科學化。

檔案按內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,按工作部門分柜保存。

2.2.7 實行檔案管理工作檢查經(jīng)?；?。

每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。

第8篇某物業(yè)公司文件檔案管理制度格式怎樣的

物業(yè)公司文件檔案管理制度

(一)意義

(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。

1. 公司法律文件:公司章程、批準證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務登記等2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業(yè)務管理制度、文本、流程4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等

5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關網(wǎng)絡、實施計劃等7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等8.公司業(yè)務文件:公司各項對外服務的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等

11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業(yè)服務成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等

12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志

13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函

14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。

第9篇 z物業(yè)工程設備技術檔案管理制度

物業(yè)工程設備技術檔案管理制度

1、技術檔案管理

各類技術資料必須分類裝訂成冊,編制目錄,專人管理及制訂借用制度。技術檔案一般可分成四類:

物業(yè)施工竣工驗收的整套檔案資料;

設備的規(guī)范、標準、各項制度及技術標準;

設備新技術信息及資料;

職工技術考核標準及資料。

1.1所有工程技術資料、圖紙、使用說明書、工具書、工程維修保養(yǎng)原始記錄等均作為工程技術檔案在工程部資料室歸檔統(tǒng)一保管。

1.2文件、資料是大廈的重要財富,人人都要愛惜。

1.3未經(jīng)批準,不得將任何資料借給本公司以外人員。

1.4重要的工程技術檔案應保存原件,原件通常不予借閱,以復印件的版本外借。

1.5檔案資料借閱要嚴格履行借閱手續(xù)。除圖書外,檔案資料嚴禁帶出大廈。重要資料只限在資料室內(nèi)閱讀。

1.6借閱圖書每次限借一本,特殊情況需得到總工程師批準。借期為一個月,到期應辦理續(xù)借手續(xù)。圖書不得在個人手中長期持有。

1.7對檔案資料,借閱人不得裁減、抽頁、亂畫、涂改,保持版面清潔。

2、設備登記卡

設備登記卡是設備管理的主要依據(jù),每一臺設備都應設立一張登記卡。為了便于查閱,可按設備系統(tǒng)分別裝訂成冊?，F(xiàn)代化設備管理的一條重要經(jīng)驗,就是重視對設備狀況及維修保養(yǎng)工作情況的調(diào)查和統(tǒng)計,系統(tǒng)地、有計劃地積累分析原始記錄,在調(diào)查分析中研究設備維修保養(yǎng)工作的規(guī)律,使設備能夠達到最高的綜合效率。

設備登記卡應包括設備檢查、維修保養(yǎng)記錄,設備缺陷記錄以及重大事故記錄,這些可作為設備計劃檢修和確保設備正常運行的重要依據(jù),也是設備技術改造、報廢的主要依據(jù)。

設備一般每年按設備登記卡進行一次全面的清點核對,應該做到帳物相符。

3用戶設備檔案卡

物業(yè)的每套客房可認為是為用戶服務的獨立設備,因此,每一獨立單元需設立一張用戶單元設備檔案卡。這有利于掌握對用戶設備的完好程度及設備返修率程度的了解。

4質(zhì)量記錄

《設備檔案卡》ed-tb-0309-113

《設備編號法則》ed-tb-0309-129

第10篇物業(yè)管理公司檔案管理制度

物業(yè)管理公司檔案管理制度范本

一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定:

1.公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負責監(jiān)督保管,由文員專職文件存檔、注記工作。

2.有關物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)主管許可,他人不得動用。

3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認后方可離任。

6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

7.因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的,需經(jīng)主管書面確認,如有違反的作泄密處理。

8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況,對不符要求的保管責任人將作適當處分。

9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的,公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。

二、物業(yè)管理公司保密規(guī)定:

1.在工作范圍獲有關的公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料,業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。

2.業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中,由專人負責注記及存檔等工作,由物業(yè)管理公司主管每周審核,其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。

3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書因需告假時,經(jīng)指定的授權人士,方可代為執(zhí)行以上事務

4.應工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個人聯(lián)系電話、地址等,必須隱藏放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。

5.公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引,由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管,高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù)),每次限時一周。實行借閱目的為指引員工培訓,嚴禁任何形式的抄襲及復印。

6.發(fā)布的各類通知通告,應限定時效,過時收回。

7.員工應具有維護他人陰私權利的法律意識,主動為公司及業(yè)主保守秘密,對于任何人士不正常的打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。

8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當,致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的,公司將按員工守則有關規(guī)定從重處罰,并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。

三.物業(yè)管理公司檔案資料:

1、物業(yè)管理公司驗收檔案:

1)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料);

2)設施設備之質(zhì)檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件;

3)機電設備保養(yǎng)合約;

4)公共區(qū)域設施設備驗收記錄(管理公司);

5)公共區(qū)域設施設備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);

6)單元驗收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);

2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:

1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù);

2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;

3、業(yè)戶資料:

1)入伙情況記錄;

2)業(yè)主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等);

4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:

1)管理合同、管理公約、用戶手冊等統(tǒng)一裝訂成冊;

2)物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;

3)物業(yè)管理公司各項管理分包合約;

5、物業(yè)管理公司設備維修保養(yǎng)類:

1)各類設施設備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應急措施;

2)各類設施設備有獨立的維修檔案,及日常巡檢維修記錄;

3)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄;

4)物業(yè)管理處有用戶維修保修單,維修后應有回訪記錄;

6、物業(yè)管理公司設施設備檢測類:

1)變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄;

2)電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告;

3)生活水箱要定期清洗并存記錄,清洗后要有衛(wèi)生部門水質(zhì)檢測報告,清洗工作應有有效體檢證明;

4)避雷系統(tǒng)要有定期檢測報告;

5)應有定期沉降檢測報告;

6)消防泵、管道應有定期試機及換水記錄,煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄;

7)其它設施設備檢測記錄資料;

7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作類:

1)正式文件應用電腦打印操作,并有規(guī)定的電腦檔號及存檔目錄記錄;

2)物業(yè)管理公司管理費收繳情況

3)物業(yè)管理公司管理費財務報告

4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作報告;

物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會議記錄(包括內(nèi)部會議及與發(fā)展商或業(yè)主委員會的會議)

*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄

*保安值班記錄

*設備值班與巡檢記錄

*管理工作計劃與報告

*工程設備管理計劃與報告

*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來信函

*用戶報修與投訴處理記錄

*承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄

第11篇物業(yè)公司收發(fā)文及檔案管理行政工作制度

物業(yè)公司行政工作制度:收發(fā)文及檔案管理

3收發(fā)文及檔案管理

3.1文件定義

3.1.1本規(guī)定所提的文件是指:證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。

3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞,即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。

3.2收發(fā)文管理

3.2.1收文

3.2.1.1收到的文件(包括通過前臺之外來文件,以及內(nèi)部各部門/管理處文件(密件除外),由物管公司秘書或各管理處行政人員負責收文登記;另物管公司秘書必須在項目管理中心內(nèi)部網(wǎng)頁進行收文登記。無具體收文部門的文件,由資源部負責收文登記。

3.2.1.2收文登記后,及時報公司總經(jīng)理/管理處主任或授權人簽署意見,再轉交收件人/跟進人處理。無總經(jīng)理/管理處主任簽署意見的文件,可不予處理。

3.2.1.3文件執(zhí)行或處理完畢后,由收件物管公司秘書/管理處行政人員存檔,重要的文件正文(如有)物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。

3.2.1.4管理處行政人員負責每月填寫《收文登記表》。

3.3發(fā)件

3.3.1起草:由需要發(fā)件的部門/管理處起草文件。

3.3.2編號:對外公文由物管公司秘書上公司網(wǎng)登記索取編號。管理處內(nèi)部發(fā)文由管理處行政人員負責統(tǒng)一編號及填寫《發(fā)文登記表》。

3.3.3打印:由發(fā)文部門/管理處負責。

3.3.4校對、簽署

由發(fā)文部門/管理處負責,部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司總經(jīng)理的簽名;以管理處名義發(fā)出的電子郵件,則打印后由管理處主任簽名,留作歸檔。

3.3.5申請蓋章

由物管公司秘書負責申請蓋物管公司公章,按項目中心有關圖章的管理規(guī)定執(zhí)行,文件的審批件由項目中心行政及信息管理部負責歸檔。

3.3.6發(fā)出:由發(fā)件部門/管理處負責,并作出發(fā)文、簽收登記。

3.3.7內(nèi)部傳閱

收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱,不應拖延。傳閱并簽名后的文件,交回歸檔。

3.3.8歸檔

具有保存價值的文件物管公司秘書應及時移交給項目中心資源部檔案室;其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負責保管和處理,做好文件類別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況的登記。

3.3.9管理處行政人員負責每月填寫管理處的《發(fā)文登記表》。

3.4文件保管及處理

3.4.1物管公司秘書及各管理處行政人員負責文件的保管工作。

3.4.2管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類別進行分類,具體類別根據(jù)各自的具體情況制定,做到科學、系統(tǒng)、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類的類別規(guī)則,每年一次或有改變時報物管公司資源部備案。

3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方,不得隨意或雜亂地堆放。

3.4.4定期組織清理文件(每年的6月和12月)。由各管理處指定專人負責,根據(jù)文件的內(nèi)容和重要性,界定文件的存放期限和處理方法,例如:

3.4.4.1對于保管期限已到的文件,集中銷毀,并做好注銷的登記手續(xù),包括文件名稱、文件日期、來文單位/收文單位、文件編號、存放期限、注銷日期、注銷負責人、注銷批準人(管理處主任/物管公司經(jīng)理)等;

3.4.4.2對于保管期限未到、但不是經(jīng)常使用的文件,按類別進行釘裝、打包,集中存放到另外指定的位置上;

3.5檔案管理

3.5.1文件的移交

3.5.1.1對于各部門/管理處在工作中形成的、具有保存價值的文件材料應在規(guī)定期限內(nèi)由物管公司秘書移交至項目管理中心檔案室,具體移交期限如下:

3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書、合同、及其他法律文件,應在辦妥后一周內(nèi)由物管公司秘書移交項目管理中心檔案室。

3.5.1.3一般工作性文件,可按工作進度作階段性定期移交。

3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后,填寫申請,交到項目管理中心檔案管理員處,檔案管理員清點無誤后,予以簽名確認。

3.5.2檔案的保管

公司的檔案由資源部指定專人進行保管,一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據(jù)公司檔案編號的規(guī)則,將文件進行編號,分類存放。

3.5.3檔案信息的使用

3.5.3.1復印檔案

公司規(guī)定可按暨定的權限進行復印檔案,但必須填寫《檔案復印記錄表》。如所復印的文件屬公司證照類,由物管公司秘書統(tǒng)一向項目中心行政及信息管理部辦理。

3.5.3.2檔案原件的借用

1)原則上公司檔案原件不外借,但因工作需要必須外借的檔案原件(例如辦理公司年審所需資料等),可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請表》,交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書向項目中心行政及信息管理部借出。

2)檔案原件外借期一般不得超過一個月。如因工作需要未能及時歸還的,須將其原因和檔案的存放地點知會項目中心檔案管理員,并由檔案管理員作出追蹤。

3)檔案借用人應有高度責任感,保持檔案的整潔和完整,不得涂污及損壞。

3.5.3.3檔案原件的歸還

1)借用人將檔案歸還時,須經(jīng)項目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整,并簽名確認。

2)檔案管理員將《檔案原件借用申請表》復印件退回借用人,證明已歸還檔案,完檔案歸還手續(xù)。

3.5.3.4檔案原件的處理

由物管公司秘書統(tǒng)一交項目中心檔案室存檔。

4月報制度

4.1月報制度:每月25日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報該管理處各部門工作情況至物管公司秘書。

4.2香港月報制度:每月28日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報該管理處工作狀況至物管公司秘書及項目。

第12篇物業(yè)公司檔案管理制度怎么寫

一、公司檔案由出納統(tǒng)一管理,各部門需要的檔案可申請復印件。

二、檔案按以下分類:工程圖紙、合同、音像資料、相冊、表格、制度、公文、會議記錄、傳真、通告、剪報、政府文件、資料、人事檔案等。

三、檔案資料的收集、整理、存檔依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企業(yè)名稱(縮寫)部門文種時間編號密級:a.機密文件:公司章程、股東會、董事會紀要、決議,重大業(yè)務合同函件、會議紀要、a級財務資料(財務報表、驗資報告、重要函件)、資產(chǎn)類權證、重大項目可行性報告、政府重要批文、企業(yè)歷史文獻。

b.普通文件:除a級外的文件均屬b級。

四、原則上所有資料應以原件存檔,當存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時,可用復印件替代,但須附頁說明原件所在處及不能存留原件的原因。

五、歸檔資料必須準確做好文件索引。

建檔立卷按永久、長期、短期分別組卷;

卷內(nèi)文件應把正文和底稿、文件和、請示和批復放在一起,卷內(nèi)頁號一律在右下角。

六、案卷裝訂前應拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對破損或褪色的材料,應當進行修補和復制,裝訂部位過窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊;

紙面過大的書寫材料,按宗卷大小折疊整齊,對字跡難以辨認的材料,應附上抄件,案卷標題要標明相關署名、部門、問題等,文字要求簡練、確切;

用鋼筆書寫,字跡端正。

七、案卷按機構、年代排列,永久與長、短期案卷分開保管,編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。

八、注意做好保密工作,存放檔案的門窗要堅固,并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲、防高溫、防強光等措施。

九、每年定期對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題應及時采取補救措施,確保檔案的安全。

十、借閱文件檔案(包括資料),必須由借閱人填寫借閱單,經(jīng)公司總經(jīng)理審批,財務資料同時須經(jīng)財務經(jīng)理審批,辦理借閱手續(xù),a級檔案須由總經(jīng)理批準方能借閱;