施工公司文件管理制度
建筑公司文件管理制度
1.目的
為適應(yīng)當(dāng)前信息系統(tǒng)管理需要,充分節(jié)約紙張辦公,公司文件采用e四建網(wǎng)站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進(jìn)行傳遞和管理。使文件能及時傳遞到使用場所,確保文件的適用性、有效性,防止失效或作廢文件的使用。
2.適用范圍
適用于公司、分公司、項目部文件管理過程。
3.職責(zé)
3.1董事長負(fù)責(zé)批準(zhǔn)企業(yè)綜合管理手冊。
3.2總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)各系統(tǒng)管理分手冊。
3.3公司各分管領(lǐng)導(dǎo)對本系統(tǒng)文件進(jìn)行審批,管理者代表負(fù)責(zé)審核各管理手冊中質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)內(nèi)容。
3.4公司辦公室負(fù)責(zé)對公司紅頭文件和上級來文的管理,負(fù)責(zé)對集團(tuán)公司及各單位文件的收發(fā)統(tǒng)一控制管理。
3.5企業(yè)管理部負(fù)責(zé)組織企業(yè)管理手冊的編寫,組織文件接口討論,負(fù)責(zé)其發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作;定期評審各項管理制度、管理辦法、實施細(xì)則等管理性文件的適用性,負(fù)責(zé)e四建網(wǎng)站及飛信平臺上發(fā)布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。
3.6公司各職能部門負(fù)責(zé)編制和修訂本系統(tǒng)的管理手冊、負(fù)責(zé)本部門出臺的各項管理制度、管理辦法、實施細(xì)則、作業(yè)指導(dǎo)書、目標(biāo)指標(biāo)等管理性文件的會簽、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔,并組織實施與管理。
3.7各職能部門識別出適用的法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求,盡量在網(wǎng)絡(luò)中查找,并下載,由企業(yè)管理部上傳到e四建網(wǎng)站,資源共享。質(zhì)量監(jiān)控部、安全監(jiān)控部、技術(shù)管理部每年發(fā)布一次與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、技術(shù)相關(guān)的適用法律法規(guī)及其他要求清單。
3.8公司職能部門、分公司、項目部設(shè)專兼職文件管理員對文件進(jìn)行接收、發(fā)放等管理;
3.9分公司辦公室負(fù)責(zé)收集各項目部郵箱地址,并及時將文件傳遞到文件的使用場所。
3.10 項目部對接收到的公司、分公司、建設(shè)單位、監(jiān)理單位、政府和其他相關(guān)部門的通知、來往函件及文件進(jìn)行管理。并以交底、傳閱或組織學(xué)習(xí)等形式向相關(guān)人員傳達(dá)。
4.工作程序
編制→審核→審批→發(fā)放→接收→學(xué)習(xí)→執(zhí)行→修訂→換版→作廢
4.1 文件編制、審核和審批
4.1.1 企業(yè)管理部編制《企業(yè)綜合管理手冊》,組織討論,董事長審批。
4.1.2 公司職能部門編制本系統(tǒng)的管理手冊,企業(yè)管理部組織討論,總經(jīng)理審批。
4.1.3 公司職能部門編制的紅頭文件、管理辦法、實施細(xì)則、作業(yè)指導(dǎo)書等管理性文件,由部門領(lǐng)導(dǎo)審核,經(jīng)相關(guān)部門會簽,公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
4.1.4 分公司編制的管理規(guī)定、制度等文件,由主管經(jīng)理審核,分公司經(jīng)理審批。
4.1.5 項目部編制的施工組織設(shè)計、專項方案、交底等技術(shù)性文件按照有關(guān)法規(guī)和《施工組織設(shè)計及專項施工方案管理辦法》中的審批要求進(jìn)行管理。
4.1.6 對內(nèi)審報告、管理評審報告、會議紀(jì)要等記錄性文件按照各系統(tǒng)管理手冊中要求進(jìn)行審批。
4.1.7電子文件起草完成后,分管領(lǐng)導(dǎo)在紙張文件原稿上審批,文件管理部門留存原稿。
4.2 文件的接收和發(fā)放
4.2.1公司各部門、分公司、項目部均應(yīng)配置至少一臺電腦,并與互聯(lián)網(wǎng)連接,設(shè)置一個固定的郵箱地址或qq號碼,向公司企業(yè)管理部、公司及分公司辦公室傳遞信息。
4.2.2企業(yè)管理部定期發(fā)布各部門、分公司的郵箱地址或qq號碼,文件發(fā)放均以該郵箱地址為收件人,分公司主管文件人員建立各項目的郵箱地址,并以此郵箱地址為收件人進(jìn)行文件發(fā)放。
4.2.3公司各部門、分公司、項目部均明確一名文件管理員,每天必須查看郵箱,在5日內(nèi)完成文件的傳遞工作。
4.2.4各職能部門規(guī)章制度方面的文件按照企業(yè)管理部確定的郵箱地址進(jìn)行發(fā)放,并向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放一份紙質(zhì)文件。
4.2.5日常通知類文件可在e四建網(wǎng)頁上公布,對需要在網(wǎng)上發(fā)布的文件,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由編制部門通過企業(yè)管理部在公司網(wǎng)頁上發(fā)布,網(wǎng)管員以飛信平臺的形式通知各單位辦公室及各部門,防止沒有接到通知延誤工作。
4.2.6各職能部門及各單位收到電子文件后,要及時給發(fā)文部門回復(fù)確認(rèn)文件收悉情況。
4.2.7企業(yè)管理手冊、規(guī)章制度文件或需企業(yè)管理保密的電子文件,以郵件形式發(fā)放,或在e四建網(wǎng)頁上設(shè)置公司內(nèi)部文件平臺,設(shè)置密碼,只有公司內(nèi)部人員方可登陸。
4.2.8公司各部門和分公司辦公室接到文件后,文件管理員填寫《文件傳閱處理單》交主管領(lǐng)導(dǎo)審閱,如需傳閱或轉(zhuǎn)發(fā),批注傳閱或發(fā)放范圍,傳閱人員簽注姓名和時間,轉(zhuǎn)發(fā)的文件填寫《文件發(fā)放記錄》。
4.2.9分公司主管領(lǐng)導(dǎo)在《文件傳閱處理單》上標(biāo)注電子文件的發(fā)放范圍,文件管理員以發(fā)放組群形式發(fā)放,做好《文件發(fā)放記錄》,收到電子郵件后,接收方要進(jìn)行回復(fù)確認(rèn),發(fā)放方在《文件發(fā)放記錄》中打鉤確認(rèn)。
4.2.10分公司接到電子文件后,及時向項目部發(fā)放。對沒有連接網(wǎng)絡(luò)或無電腦的項目部可將文件進(jìn)行拷貝或打印成紙張文件進(jìn)行發(fā)放。發(fā)放部門(科室)填寫《文件發(fā)放記錄》,接收人簽字。
4.2.11各有關(guān)部門、單位可將所需文件從網(wǎng)頁或郵件中下載,復(fù)制到本地電腦專項文件夾中,建立《文件接收記錄》方便查找。文件管理員對文件修訂過程進(jìn)行跟蹤,確保使用文件處獲得有效版本。
4.2.12企業(yè)管理手冊分為受控和非受控,提供給認(rèn)證中心和公司內(nèi)部使用要對其修訂狀態(tài)進(jìn)行管理,提供給建設(shè)單位或社會有關(guān)部門的文件為非受控版本。
4.2.13凡對體系運(yùn)行具有關(guān)鍵作用的崗位,都應(yīng)得到或?qū)W習(xí)適用文件。
4.2.14 接收到文件的部門、分公司、項目部利用每周會議學(xué)習(xí)文件有關(guān)內(nèi)容,并做好會議紀(jì)要。
4.3文件的評審
4.3.1在管理評審輸入資料中,各職能部門對主管的文件提出評審意見。
4.3.2 企業(yè)管理部每年對管理性文件組織評審,需修訂或更新的在企業(yè)管理手冊中進(jìn)行修改。
4.4文件的修訂、更新、作廢
4.4.1文件起草部門對電子文件進(jìn)行修訂時,重新起草文件,并用紅顏色字體標(biāo)明修改部位,經(jīng)審批后,標(biāo)明原文件作廢或修訂狀態(tài),進(jìn)行發(fā)放。
4.4.2 對文本文件修改時,填寫《文件更改通知單》,經(jīng)審批后按照原文件發(fā)放范圍發(fā)放。
4.4.3當(dāng)文件修訂或更新時,及時進(jìn)行發(fā)放管理,通知原文件管理員更換原有文件。
4.4.4 文件作廢時,在紙張文件上注明'作廢',作廢的電子文件及時從有效文件夾中撤出,在文件接收記錄中標(biāo)識作廢。
4.5 文件的存檔
4.5.1文件起草部門、公司辦公室各存留一份蓋有紅章的正式文件,人事任免文件打印5份紙質(zhì)文件,分別由人力資源部留一份,個人檔案裝一份,用人單位存一份,辦公室留存兩份。
4.5.2分公司辦公室對接到的電子文件輸出一份紙張文件,進(jìn)行傳閱、學(xué)習(xí)并存檔。
4.6網(wǎng)頁的維護(hù)
4.6.1企業(yè)管理部負(fù)責(zé)對公司網(wǎng)站進(jìn)行維護(hù),確保網(wǎng)絡(luò)暢通。
4.6.2企業(yè)管理部積極宣傳公司網(wǎng)站,在各種雜志、文件中體現(xiàn)公司網(wǎng)址。
4.7文件的編號和排版
4.7.1 公司文件分為企業(yè)管理手冊、紅頭文件、便函文件、黨委文件、工會文件等類型。
4.7.2公司紅頭文件按照傳統(tǒng)文件編碼由經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號。(如晉四建×字[××××]××號)
4.7.3 公司便函文件編碼由經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號。(如晉四建函[××××]××號)
4.7.4黨委文件、工會文件紅頭采用本系統(tǒng)的編號方法。
4.7.5各部門編制的電子版文件按附錄要求格式設(shè)置。
4.7.6分公司文件編號采用sj/×f××-20××。
4.8文件管理的其他要求
4.8.1各部門報刊、信件由專人領(lǐng)取分發(fā)。凡屬領(lǐng)導(dǎo)親啟的函件,要交領(lǐng)導(dǎo)拆封。其它行政信函由公司辦公室主任或秘書拆封,對外來已拆封的文件拒絕簽收。
4.8.2搞好企業(yè)內(nèi)外文件、信件的收發(fā)和傳遞工作。對急件隨接隨送,立即處理,不得積壓拖延時間。做到登記清楚,不丟失,不拆封,收件人必須有簽字。對帶有編號的外來件,收發(fā)登記后再予分發(fā)。
4.8.3凡以企業(yè)名義發(fā)出的文件,要按文稿格式擬稿。經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審查同意簽字后,由辦公室主任核稿登記打印,核準(zhǔn)無誤后方準(zhǔn)發(fā)出。
4.8.4文件起草部門、分公司、項目部均要留存各種文件審批底稿,并報辦公室留存蓋章后正式文稿一份。
4.8.5除中心組學(xué)習(xí)及黨政聯(lián)席會會議等重要會議的紀(jì)要外,其它會議紀(jì)要以電子版文件形式下發(fā),由文件起草部門按照公司企業(yè)管理部公布的各部門、各單位郵件地址發(fā)放,在公司大屏幕滾動通知文件管理員通過電子郵箱查閱、傳遞,各單位或各部門收到文件后,要及時給發(fā)文部門回復(fù)確認(rèn)文件收悉情況。
4.8.6除存檔的紙張文件外,均應(yīng)使用已單面使用過的廢棄紙張,包括呈送公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的紙質(zhì)文件。
4.8.7公司、分公司、項目部對接收到的建設(shè)單位、監(jiān)理單位、政府和其他相關(guān)部門的通知、來往函件及文件進(jìn)行編目管理,并及時向相關(guān)部門傳遞信息。
4.8.8所有的會議紀(jì)要均要寫明時間、地點(diǎn)、主持人、參加人、請假人及缺席情況,要寫明會議主要內(nèi)容及會議安排事項。
4.8.9所有文件均應(yīng)反映出文件名稱、審批過程、編制單位、編制日期的內(nèi)容。
5.記錄
5.1 文件接收記錄
5.2 文件發(fā)放記錄
5.3 文件傳閱處理單
5.4 文件更改通知單
6.流程圖
