公司企業(yè)人事檔案管理制度
企業(yè)(公司)人事檔案管理制度
一、總則
第一條為了規(guī)范人事檔案的管理和利用,為人力資源管理工作提供有效的信息依據,特制訂本制度。
第二條集團公司員工檔案實行分級管理
由集團公司人力資源中心引進的員工的檔案一律由集團人力資源中心統一管理。
(一)原始檔案:員工入司時隨轉的人事檔案材料,員工轉正后調入公司管理。
(二)新建檔案:員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復印件備查材料。
(三)電子檔案:員工的姓名、年齡、婚姻狀況、身份證號、家庭住址、戶籍所在地、畢業(yè)學校、學歷、專業(yè)、職稱、工作經歷、崗位、職務、合同期限等情況通過電子信息系統的形式所形成的記錄。
經集團人力資源中心授權自行招聘的各分(子)公司引進的員工的檔案由各分(子)公司人資科管理。
第三條 人事檔案由各公司、部門總經理分管或指導,該公司、部門人事負責人具體負責操作和管理,并對檔案的完整性、真實性和準確性負責。集團公司人力資源中心全權負責對各公司、部門人事檔案的監(jiān)督考核。
二、人事檔案的建立
第四條 新建人事檔案收集范圍
由人力資源部門直接形成的材料:
(一)各種履歷表、登記表、面試評價表、個人經歷材料及求職原始材料。求職原始材料包括:報名登記表、照片、面試記錄、身份證和畢業(yè)證復印件、肝功能、乙肝兩對半和胸透檢驗單(要求員工在進公司之前須到公司指定的醫(yī)院進行體檢,且出具的體檢證明須真實有效)等材料。
(二)職務任免申請表、行政職務任免材料、晉升技術職稱(學位等)審批材料。
(三)工資調整審批表。
(四)鑒定書、鑒定表以及其它各種鑒定材料。
(五)考核、考勤或其它類材料。
(六)有關培訓學習經歷及成績、學歷情況等材料。
(七)各種處分、處罰材料和通報批評等材料。
(八)有關接收、調配、解聘等情況記錄材料。
(九)各種重要的個人申請、承諾、聘用合同(協議)、保險等材料。
(十)各種崗位責任書、競聘、施政方案等。
通過其它渠道形成的材料:
(一)各類組織成員或代表以及各種先進模范或受獎勵材料。
(二)參加各級人大或各類協會代表大會材料。
(三)業(yè)務考績材料、技術方面的貢獻材料及各項論文著作篇目等。
(四)出國審批表及在外期間鑒定材料。
(五)參加公司組織的各類體檢材料、工傷證明材料。
(六)在原工作單位形成的有關檔案材料。
(七)在部隊或學校等機關單位形成的有關檔案材料。
(八)重要的社會關系、親屬關系的記錄材料。
(九)對違紀、違法事件的申訴、申報以及處理情況記錄等。
第五條 人事檔案歸檔材料要求
歸檔材料應具備的條件:
(一)必須是已經處理完畢,而不是懸而未決或沒有最后審定和處理意見的文件。
(二)材料必須以個人為對象。對反映多人有關情況的材料,應當分別制成以個人為單位或反映本人情況的材料,方可歸入個人檔案。
(三)凡歸檔材料必須具有憑證性標記,如個人簽字或加蓋個人印章、單位公章等;對屬于歸檔范圍但手續(xù)不完備的材料,應先將手續(xù)補齊,并在辦理完備后再行歸檔。
(四)檔案內容必須實事求是,不能帶有虛構、想象、夸張的成份;人物傳記、寫人物事跡的報告文學、個人回憶錄都不得歸檔。
(五)檔案內容應當完整,對頭尾不清、來源時間不明的材料,要盡可能查清注明;涉及個人重大問題的材料,如需查清,應轉交相關部門處理后,方能歸檔。確定材料能否歸檔時,應針對具體問題具體分析,不能一概而論;同時,還應對檔案中應當具備而缺少的材料予以登記,并有計劃地進行收集補充。
應妥善處理不應歸檔的材料:
(一)經過鑒別,凡應轉往有關單位保存或處理的材料,應填制《人事檔案轉遞通知單》(此指干部或重要人員檔案)。
(二)接收單位清點核對后,應按程序辦理接收手續(xù)。
(三)凡屬退還本人的材料、證章等,應開列詳細清單,證明材料(物品)名稱及份(件)數,經批準后退還本人,并由本人在接收人處簽字或加蓋個人印章。
(四)對不直接退還本人的材料,可經批準后給予銷毀,并應對其本人說明。
(五)銷毀人事檔案履行一定審批手續(xù),任何個人都不得擅自銷毀。
第六條 人事檔案的整理要求:
(一)應遵循完整、真實、精練、實用的原則。
(二)應做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。
(三)人事檔案的保管范圍與人員管理應相一致。
(四)材料增減時應進行重新整理。
(五)人事檔案原件作為正本,對于機密性較高的人事檔案,可根據工作需要和人員管理情況建立副本。
第七條 人事檔案的建立
(一)集團公司總部新進員工由人力資源中心按要求收集整理求職人員原始求職材料,并對于員工在崗位工作期間形成的各類檔案資料須及時予以補充完善。
(二)集團公司人力資源中心授權自行招聘的各分(子)公司直接按人事檔案建檔要求,經該公司人事負責人審核后建立并逐步完善各員工的人事檔案。分(子)公司人資科于每月的5日前將員工電子文檔花名冊上報集團人力資源中心。
(三)員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎檔案,并對員工在職期間相關個人信息資料(身份證號、聯系方式、家庭住址、戶籍地、學歷、職稱、崗位)的變更情況的記錄于每月5日前以電子文檔上報集團人力資源中心。
第八條 人事檔案的編號
(一)人事檔案編號構成:檔案代碼+四位數字,按順序編號。
(二)各分(子)公司、部門人事檔案代碼取正式名稱前三個字的漢語拼音第一個字母(大寫),如采購管理中心,其人事檔案編號為cgg。
(三)員工辭職后的檔案編號繼續(xù)保留,不重復使用。
(四)同一部門員工的檔案要求放在一起,每10名員工的人事檔案存放在同一個檔案袋內,調動或辭職抽出后不添加新的員工檔案,若檔案袋中員工檔案已抽完,此空檔案袋繼續(xù)保留。抽出檔案后應該在檔案袋上予以標明。
第九條 人事檔案建立的
具體程序
(一)集團人力資源中心以及各分(子)公司人事部門對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求。
(二)按照材料的屬性、內容確定其歸檔的具體順序。
(三))在檔案袋目錄上登記材料名稱及其相關的內容。
(四)將新的材料存入檔案。
第十條 員工在職期間形成的培訓、獎懲(考核)、晉升等材料的收集、整理與歸檔。
(一)大學生、聘用人員、科級(含)以上管理人員在職期間所形成的新檔案材料,由所在公司、部門每半年整理一次,后備管理干部的材料由其所在公司、部門每月收集整理一次,統一交集團公司人力資源中心存檔。
(二)其他員工在職期間所形成的培訓、獎懲考核、晉升等人員在職期間所形成的新檔案材料由所在公司、部門按季度定期收集、整理,并要求歸檔。
三、 人事檔案的轉遞
第十一條 人事檔案轉遞的具體程序
(一)人事負責人依據人力資源調配通知單或調令取出應轉走的員工檔案材料。
(二)在檔案袋的人員編號及姓名后注明抽出的時間、原因(調動、辭職辭退和開除、自離、晉升等)及轉入地點。
(三)填寫《人事檔案轉遞通知單》。
(四)將《人事檔案轉遞通知單》放入員工檔案一起,并將檔案袋密封后轉往相應公司、部門。
(五)收檔公司、部門在收到檔案,核對無誤后,必須在《人事檔案轉遞通知單》的回執(zhí)單上簽字蓋章,且及時反饋到轉出公司、部門。
第十二條 人事檔案材料在轉遞過程中要嚴格執(zhí)行保密制度,按要求裝袋密封交接,并在封口處加蓋公章,且不能由員工本人帶走,攜帶人員嚴禁私自拆封偷閱檔案。
第十三條 員工晉升科級(含)以上級別,轉正后一月內由所在公司、部門按轉檔程序和要求將檔案提交集團公司人力資源中心;科級管理干部被免職后,其檔案材料由集團公司人力資源中心按照轉檔程序和要求轉往相應公司、部門。
第十四條 員工離職后由其所在公司、部門一月之內將其檔案抽出,裝訂成冊存檔,并妥善保管二年。銷毀時須填寫《檔案銷毀申請單》,經集團公司人力資源中心核準后予以銷毀。
四、人事檔案的查詢、借閱
第十五條 檔案查詢和借閱應按程序辦理
(一)檔案的查詢應先申請,說明查詢的對象、理由和范圍,所在公司、部門人事負責人批準后,方可登記查閱。不得隨意讓人查閱員工檔案。
(二)外借員工檔案須經所在公司、部門總經理批準,并辦理借檔登記。最長借閱期限為一星期。若需延長,需辦理續(xù)借手續(xù)。
(三)各公司、部門、個人需要出具人事檔案證明材料,由所在公司、部門開具介紹信,說明理由,再由集團公司人力資源中心或所在公司人事部按規(guī)定予以辦理。
(四)人力資源中心或各公司、部門內部查閱、借檔和出具證明也應按照程序進行。
五、人事檔案的保管
第十六條 人事檔案保管必須嚴格遵守保密的原則。
第十七條 人事檔案管理必須由專人負責,定期檢查核對,確保檔案完整、準確。
第十八條 人事檔案存放必須配備專門設備,不得與其它檔案混放一起。
第十九條 人事檔案存放應做到安全、保密、防火、防潮、防盜。
第二十條 任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
六、考核辦法
第二十一條 凡出現以下情況,將根據情節(jié)輕重分別扣除所在公司、部門人事負責人績效獎金20-50元/次:
(一)人事檔案不全的。
(二)檔案交接不清致使員工檔案丟失的。
(三)不遵守人事檔案保密制度的。
(四)不履行正當手續(xù)將人事檔案帶出檔案保管場所的。
