施工工程檔案管理制度
第一章 總則
1.1工程項(xiàng)目檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分,對(duì)工程項(xiàng)目的開展及公司的生產(chǎn)經(jīng)營有著重要作用;為加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案的管理職責(zé),規(guī)范檔案管理,結(jié)合施工企業(yè)的實(shí)際情況,制定本規(guī)定。
1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設(shè)項(xiàng)目的新建、擴(kuò)建、改建、技術(shù)改造及安裝等項(xiàng)目的從立項(xiàng)至竣工驗(yàn)收過程中的文件編制、檔案、收集、管理。
1.3項(xiàng)目工程檔案按照集中統(tǒng)一管理的原則,由項(xiàng)目部統(tǒng)一管理,重要及常用的文件移交檔案室保管,以確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確和安全,并便于使用。
1.4項(xiàng)目部根據(jù)工程項(xiàng)目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。
第二章 工程檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)
2.1項(xiàng)目部是公司項(xiàng)目工程相關(guān)檔案的統(tǒng)一管理者,負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員收集、整理項(xiàng)目從立項(xiàng)到最終驗(yàn)收交付的所有相關(guān)文件;并對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一整理造冊。
2.2現(xiàn)場工作組是項(xiàng)目部的下屬部門,受項(xiàng)目部的直接領(lǐng)導(dǎo),在項(xiàng)目部的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)收集現(xiàn)場施工、工程預(yù)算、工程更改、支付、結(jié)算、決算、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料的收集、整理;接收、審核施工、監(jiān)理等相關(guān)方移交的資料,并對(duì)收到的資料進(jìn)行統(tǒng)一整理。
2.3檔案室接收項(xiàng)目部移交的項(xiàng)目檔案,并加以分類、整理、管理,并負(fù)責(zé)工程資料的收發(fā)、借閱等工作。
第三章 項(xiàng)目工程檔案管理流程
3.1工程項(xiàng)目檔案是指導(dǎo)工程項(xiàng)目及日后的生產(chǎn)、建設(shè)活動(dòng)的重要依據(jù),是繼承工程項(xiàng)目知識(shí)的重要手段,因此工程項(xiàng)目檔案管理先明確責(zé)任;項(xiàng)目部根據(jù)工程特點(diǎn),明確項(xiàng)目從立項(xiàng)到最終驗(yàn)收交付的過程中檔案管理的相關(guān)人員及職責(zé)。
3.2從項(xiàng)目開始立項(xiàng),項(xiàng)目部制定工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)人,工程項(xiàng)目施工前由項(xiàng)目部指定人員收集立項(xiàng)、選定工程合作單位、設(shè)計(jì)、預(yù)算等相關(guān)資料,從項(xiàng)目施工至竣工驗(yàn)收階段由現(xiàn)場工作組負(fù)責(zé)檔案的收集。
3.3資料收集人在工程資料收集后根據(jù)項(xiàng)目工程的邏輯性,對(duì)工程項(xiàng)目資料進(jìn)行分類整理,對(duì)缺少的資料應(yīng)及時(shí)收集,使工程資料完整、邏輯條理清晰。
3.4根據(jù)工程項(xiàng)目特性,現(xiàn)場工作人員在適當(dāng)時(shí)候?qū)⒐こ藤Y料移交項(xiàng)目部,由項(xiàng)目部,由項(xiàng)目統(tǒng)一整理、登記、編號(hào)、組卷。根據(jù)其邏輯順序,分類保存,保存的資料應(yīng)做好標(biāo)識(shí),方便管理查詢。
3.5項(xiàng)目部對(duì)移交的資料統(tǒng)一整理后,重要的、日常使用的資料,項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)歸檔,方便資料需要人的使用,項(xiàng)目部歸檔的工程資料應(yīng)為原件,項(xiàng)目部自留復(fù)印件。
檔案室應(yīng)做好項(xiàng)目部移交資料的登記,并對(duì)移交工程資料單獨(dú)歸類存放。
3.6檔案室管理人員應(yīng)做好借閱管理,原件資料一般不允許借閱,借閱復(fù)印件供借閱人使用,因特殊原因需要向外遞交的檔案應(yīng)做好說明,備注原因。
工程項(xiàng)目檔案借閱后,檔案管理人應(yīng)及時(shí)通知借閱人,按期歸還。
第四章 項(xiàng)目工程檔案管理
4.1工程項(xiàng)目文件是在項(xiàng)目工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄,包括準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件等。
4.2工程項(xiàng)目檔案從立項(xiàng)到驗(yàn)收交付過程中,施工、監(jiān)理等相關(guān)方應(yīng)主動(dòng)將相關(guān)資料移交現(xiàn)場工作人員;同時(shí)檔案收集人應(yīng)及時(shí)收集及催促資料移交人移交資料,工程資料一律先收集、整理、歸類,再移交項(xiàng)目部,由項(xiàng)目部統(tǒng)一整理、分類,在項(xiàng)目工程每環(huán)節(jié)完成后,根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn),由項(xiàng)目部將需要?dú)w檔的檔案移交公司檔案室。
4.3檔案收集工作的要求
(1)認(rèn)真貫徹集中統(tǒng)一管理項(xiàng)目檔案的原則;
(2)遵循檔案的自然形成規(guī)律;
(3)保證項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確;
(4)認(rèn)真審核,未經(jīng)相關(guān)機(jī)構(gòu)審批簽字的要求相關(guān)人及時(shí)補(bǔ)齊;
(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。
4.4工程項(xiàng)目資料的收集管理
4.4.1項(xiàng)目部負(fù)責(zé)收集、積累和整理項(xiàng)目前期文件(施工前)以及設(shè)備,工藝和涉外文件;勘察、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計(jì)文件,并按規(guī)定向項(xiàng)目部移交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)計(jì)文件(見)。
4.4.2項(xiàng)目施工階段,由承包單位負(fù)責(zé)其項(xiàng)目全部文件的收集、積累、整理,并移交現(xiàn)場工作組;項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集,積累項(xiàng)目監(jiān)理文件,并提交現(xiàn)場工作組。
4.4.3項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段,承包單位負(fù)責(zé)項(xiàng)目完工資料的收集、整理,提交現(xiàn)場工作組;現(xiàn)場工作組負(fù)責(zé)竣工驗(yàn)收階段所有資料的收集、整理。
4.4.4反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件,應(yīng)收集齊全,歸入建設(shè)工程項(xiàng)目檔案。
收集范圍包括立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件、設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、工藝設(shè)備文件、涉外文件、竣工驗(yàn)收文件等。
4.4.5各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時(shí)收集。
4.5工程項(xiàng)目資料以收集人收集和檔案資料產(chǎn)生部門或單位主動(dòng)移交相結(jié)合,在資料收集整理過程中,對(duì)形成的項(xiàng)目工程文件進(jìn)行鑒別,包括完整性、準(zhǔn)確性鑒別以及審批情況。
4.6項(xiàng)目工程檔案的分類要求
(1)檔案的分類,要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的項(xiàng)目活動(dòng)的性質(zhì)和特點(diǎn);
(2)在公司各類工程項(xiàng)目中,同一類工程檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致;
(3)分類層次,類目要簡明,不宜過多過繁;
(4)分類應(yīng)力求按照專業(yè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。
4.7檔案整理工作遵循項(xiàng)目檔案的自然形成規(guī)律,保持項(xiàng)目檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系,充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ),對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行分門別類的整理,便于保管和利用。
4.7.1工程項(xiàng)目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗(yàn)收文件,應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì),內(nèi)容分別按年度、工程整理。
4.7.2勘察、設(shè)計(jì)單位形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件,應(yīng)按工程項(xiàng)目整理。
4.7.3施工技術(shù)文件應(yīng)按項(xiàng)目工程的專業(yè),階段整理;檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評(píng)定及監(jiān)理文件按單位工程整理。
4.7.4設(shè)備、技術(shù)、工藝、竣工圖、設(shè)計(jì)變更、試運(yùn)行及維護(hù)中形成的文件按工程項(xiàng)目整理。
4.8項(xiàng)目檔案案卷管理
4.8.1組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,分類科學(xué)、組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備。符合檔案管理要求。
4.8.2基建類案卷按項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)(含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì))工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列。
4.8.3設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料,外購設(shè)備開箱驗(yàn)收(自制設(shè)備設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收)、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。
4.8.4項(xiàng)目檔案號(hào),要反映項(xiàng)目檔案系統(tǒng)整理后的客觀秩序,同項(xiàng)目檔案的分類方法和分類方案的結(jié)構(gòu)層次相一致;項(xiàng)目檔案號(hào)應(yīng)力求簡明,不要過于復(fù)雜繁瑣。
項(xiàng)目檔案號(hào)=分類號(hào)+案卷順序號(hào)。
4.9工程項(xiàng)目檔案的編目包括登記號(hào)、登記日期、檔案號(hào)、案卷題名、編制單位、數(shù)量、保管期限、變更記載、備注等內(nèi)容。
4.10工程項(xiàng)目資料的更改
4.10.1當(dāng)工程項(xiàng)目文件需要更改時(shí),文件更改人或更改部門通知收集管理人,并說明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容。
4.10.2文件更改原則上應(yīng)由原審批人審批或依據(jù)項(xiàng)目管理制度要求進(jìn)行審批,經(jīng)更改審批的文件應(yīng)及時(shí)交予檔案收集管理人,收集人交上級(jí)管理部門或檔案室,并做好更改備注。
4.11工程項(xiàng)目檔案的借閱
需要臨時(shí)借閱文件的人員應(yīng)填寫《工程項(xiàng)目檔案借閱申請表》(見附件),經(jīng)檔案室相關(guān)人員同意后方可借閱,檔案室借閱文件一般為復(fù)印件,借閱后必須及時(shí)歸還,《工程借閱記錄》(見附件),如果原件一般情況下不外借,如確需外借,說明原因。
4.12項(xiàng)目工程檔案的保管期限由項(xiàng)目部根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定而制定,在項(xiàng)目部將資料歸檔移交檔案室時(shí)明確提出,由檔案室人員在保管期滿后,提出銷毀申請,項(xiàng)目部決定其銷毀與否。
4.13 工程項(xiàng)目合同管理
工程項(xiàng)目合同是工程項(xiàng)目的重要資料,作為項(xiàng)目實(shí)施及工程價(jià)款支付的依據(jù),現(xiàn)場工作組、項(xiàng)目部及檔案管理人員應(yīng)作為工程項(xiàng)目管理的重點(diǎn)。
工程項(xiàng)目合同一經(jīng)審批簽訂后,項(xiàng)目部組織相關(guān)人員收集,并移交檔案室,通知做好留底工作。
工程項(xiàng)目發(fā)生變更后,修要更改合同或補(bǔ)充的,項(xiàng)目部應(yīng)在合同修改或補(bǔ)充審批后,通知檔案室,并將新的合同或協(xié)議歸檔。
第五章 附則
5.1 本制度由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)解釋。
5.2 本制度由項(xiàng)目部制定、修改,自總裁批準(zhǔn)之日起生效實(shí)施。
