進出口業(yè)務單證檔案管理制度
1、目的
為了規(guī)范進出口業(yè)務單證的存檔管理,符合《中華人民共和國海關法》、《中華人民共和國海關稽查條例》等有關法律法規(guī)的規(guī)定。
2范圍
適用于本公司進出口業(yè)務單證檔案管理
3存檔項目
3.1一般貿(mào)易項下進出口業(yè)務單證的管理
3.1.1存檔內(nèi)容:進出口報關資料(包括進出口合同、進出口發(fā)票、進出口裝箱單、進出口報關單、海關放行通知書);進出口船務資料(包括訂艙單、裝柜單、提單、設備交接單、落貨明細單、排柜單)。
3.1.2按合同號順序制作進出口合同臺帳以及進出口明細
4、工作制度
4.1每一項業(yè)務操作完畢,操作員必須一周內(nèi)整理留檔資料進行存檔;
4.2月末由部門內(nèi)檔案管理人員進行檢查,檢查留檔是否按規(guī)定操作;
4.3進出口業(yè)務操作以季度為時間段。由部門主管進行抽查留檔資料是否合格;
4.4每一年度一次將當年產(chǎn)生的全部留檔資料整理好并有序存放;
4.5留檔工作作為業(yè)務操作部門業(yè)績考核一項內(nèi)容;
4.6保管人員因工作調(diào)動,需作好書面工作交接;
4.7根據(jù)《中華人民共和國海關稽查條例》規(guī)定,進出口業(yè)務及與之直接關系產(chǎn)生的資料,一般貿(mào)易應自辦結(jié)海關手續(xù)后保存三年,加工貿(mào)易應自辦結(jié)海關核銷手續(xù)后保存三年,減免稅設備應自辦結(jié)海關解除監(jiān)管(監(jiān)管期:生產(chǎn)設備為五年)手續(xù)后保存三年。
4.8查閱檔案,必須經(jīng)檔案管理負責人批準。
4.9檔案銷毀,必須經(jīng)檔案管理負責人上一級領導批準。
5本制度未盡事宜,在工作中不斷補充完善。
