文秘檔案管理規(guī)章制度

文秘檔案管理規(guī)章制度

文秘是隨著科學(xué)與經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展,信息的傳播的急劇膨脹,社會競爭日趨激烈而同時產(chǎn)生的一門新興現(xiàn)代科學(xué)管理專業(yè)。他作為一種全球性職業(yè),文秘工作也顯得越來越趨于現(xiàn)代化、科學(xué)化與專業(yè)化。它也在輔助著各級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行綜合管理、樹立企業(yè)形象、溝通內(nèi)外關(guān)系、處理信息的交流等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。

1.目的作用

公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為了加強(qiáng)對文秘檔案的管理,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。

2.管理職責(zé)

2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門,負(fù)責(zé)文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查,加強(qiáng)對文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作實(shí)務(wù)指導(dǎo)。

2.2各部門所負(fù)責(zé)的部門內(nèi)部檔案資料,應(yīng)有專人兼管。同樣也應(yīng)執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項(xiàng)條款要求。

2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機(jī)構(gòu),在行政管理部的領(lǐng)導(dǎo)下,其管理的主要職責(zé)為:

2.3.1制定或參與制定關(guān)于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。

2.3.2協(xié)助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導(dǎo)監(jiān)督。

2.3.3負(fù)責(zé)對永久行文秘檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。

2.3.4總結(jié)經(jīng)驗(yàn),改善工作方法,提高管理技能和工作效率,使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用,為經(jīng)營服務(wù)產(chǎn)生收益。

3.歸檔資料的范圍、內(nèi)容

3.1計(jì)劃性文件資料

包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計(jì)劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計(jì)劃。

3.2批示性文件材料

包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo),如計(jì)劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等;公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。

3.3法規(guī)性文件

包括政府、行業(yè)、上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件;公司內(nèi)部制定的各類規(guī)章制度。

3.4公司的重大決議

包括由公司股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3.5總結(jié)性文件

包括公司經(jīng)營活動中年度、季度、月度的工作總結(jié);下屬單位的工作總結(jié)及單項(xiàng)性的各種總結(jié)報告。

3.6憑證性材料

包括公司各職能部門在經(jīng)營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)記錄,以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。

3.7匯報性材料

包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統(tǒng)計(jì)報表、財(cái)務(wù)報表等;公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等

3.8勞資人事資料

包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認(rèn)識考勤、人才引進(jìn)和培訓(xùn)考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。

3.9調(diào)研性資料

包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。

3.10聲像制品資料

包括經(jīng)營活動中、文化活動中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料。

3.11證件性文書資料

包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽(yù)牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。

3.12饋贈行資料

包括上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

4.文件資料的立卷歸檔

4.1檔案的收集

4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料,均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理,各部門應(yīng)做好資料的分類立卷,至次年元月底整理歸檔;會計(jì)歸檔類在年度終結(jié)后,由財(cái)務(wù)部門編造清冊,每兩年歸檔一次。

4.1.2銀行票據(jù)由財(cái)務(wù)部立卷留存;各類報表(應(yīng)收帳報表、銷售報表等)報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專人回收并即刻銷毀,只財(cái)務(wù)部立卷留存。

4.1.3業(yè)務(wù)要貨計(jì)劃、往來函等業(yè)務(wù)傳真、資料由業(yè)務(wù)部立卷留存。

4.1.4各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)立卷留存;內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后,即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。

4.1.5公司員工應(yīng)注意隨時收集各種信息資料,并及時匯總到各部門檔案管理員,員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加個各種會議回到公司后,應(yīng)將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。

4.2立卷歸檔的時間

4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。

4.2.2對于某些專門文件,或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)單位的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長。

4.3立卷歸檔的要求

4.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi),把整理審定完畢的文秘檔案資料,遞交文秘檔案室立卷歸檔。

4.3.2移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式兩份,雙方簽字后各執(zhí)一份。

4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

4.3.4立卷時應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚,概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來,裝訂整齊、牢固,然后還要填寫備考表,注明保管期限。

4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

4.3.6立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點(diǎn),保持文件間的歷史聯(lián)系,適當(dāng)照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。

4.3.7立卷應(yīng)以同類問題為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

4.3.8立卷應(yīng)把上級文件于本公司文件(除請示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。

4.3.9立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料,可按立卷原則進(jìn)行插卷。

4.3.10文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。

4.3.11各種實(shí)物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有條件,并保持其完好無損。

4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

5.文秘檔案的借閱

5.1文秘檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人需須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可查閱無密級檔案。

5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務(wù)工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案得部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。

5.3文秘檔案得借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案得完整和完好,不得私自影印、復(fù)印、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀(jì),酌情處罰。

5.4對珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采取復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制文件應(yīng)仔細(xì)校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制件不會有誤。

5.5必要時,檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結(jié)論。

5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。

5.7借閱文秘檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失。

6.文秘檔案保密要求

6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責(zé)任心,加強(qiáng)保密意識,雙方共同做好保密工作。

6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三級。

6.3有密級檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時,需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6.4有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6.5對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。

6.6外來參觀人員,統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分,直到依法追究刑事責(zé)任。

6.8企業(yè)在職工工作人員調(diào)離本企業(yè)時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。

7.超期檔案的銷毀

7.1對超過保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報分管副總批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。

7.2經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。

7.3銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。