特種設備文件和記錄管理制度
1為有效控制與公司特種設備有關的文件和記錄，確保文件和記錄規(guī)范管理，制定本制度。
2文件管理
2.1職責
2.1.1公司安全生產責任人負責審核特種設備管理自編文件。
2.1.2特種設備安全管理部門負責特種設備的管理文件編制；審核操作規(guī)程；獲取、辨識、對特種設備的法律、法規(guī)、上級文件。
2.1.3特種設備安全管理部門或人事部負責特種設備文件登記工作。
2.1.4各有關部門負責操作規(guī)程的編制。
2.2特種設備法律、法規(guī)和上級文件管理
2.2.1特種設備法律法規(guī)及其他要求的獲取，可通過網上下載；書店購買；政府部門或相關方等獲取。
2.2.2對于獲取回來的特種設備法律法規(guī)及其他要求，由特種設備安全管理部門識別其適用性，并由特種設備安全管理部門負責及時通知到相關部門。
2.2.3對于與相關方有關的法律法規(guī)和其他要求，由公司各相關方的歸口管理部門通過對其施加影響的方式進行傳達，如可以通過簽署安全協(xié)議、合同、傳真等，確保相關方向公司提供的設施、服務、貨物等符合這些有關的職業(yè)健康安全法律法規(guī)和其他要求的要求。
2.2.4當公司特種設備型號、規(guī)格、使用條件、管理或法律法規(guī)及其他要求等發(fā)生變化時，由特種設備安全管理部門及時識別獲取相關最新的適用的法律法規(guī)及其他要求，并負責通知到相關部門。
2.3公司制定的特種設備管理文件由特種設備安全管理部門負責組織編寫，安全生產責任人審核批準。特種設備安全操作規(guī)程由設備部門或使用部門負責組織編寫，特種設備安全管理部門審核，安全生產責任人批準。
2.4特種設備安全管理部門負責特種設備文件發(fā)放，各相關部門簽收領用。
2.5特種設備文件由人事部保存于通風防潮、防蛀的適宜地方。
2.6文件更改由文件更改申請部門提出申請，特種設備安全管理部門審核，安全生產責任人批準后執(zhí)行更改。更改后的文件由特種設備安全管理部門收回原文件，再發(fā)放修改后的文件，各相關部門簽收領用。
2.7文件銷毀由特種設備安全管理部門負責書面向安全生產責任人申請，經批準后，向有關部門收回，統(tǒng)一銷毀。所有作廢文件由特種設備安全管理部門負責保留原稿一份，并在保存的作廢文件原稿加蓋“作廢留用”章，以防止其非預期的使用，其他部門嚴禁私自保存作廢文件，若由于工作需要查閱時可以到特種設備安全管理部門借閱。
2.8文件一般情況下，不允許外借，若因工作需要，如提供給顧問公司，政府機關或客戶等，由特種設備安全管理部門請示安全生產責任人批準后方可外借。
3記錄管理
3.1管理職責
3.1.1特種設備安全管理部門負責監(jiān)督有關部門實施政府部門制定的記錄；負責檢驗、檢測單位出具的檢驗、檢測報告的整理、保存。監(jiān)督有關部門使用、整理、保存公司自行制定的記錄。
3.1.2各部門負責人負責組織本部門記錄的格式設計；負責本部門制定的記錄的整理、保存等。各部門自行編制的記錄應交一份給特種設備安全管理部門備案。
3.2政府部門制定的記錄或特種設備安全管理部門制定的記錄，由特種設備安全管理部門發(fā)放，各相關部門簽收領用。
3.3記錄填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰，不可隨意涂改，若因某種原因不需要或沒必要填寫的項目，用斜杠“/”劃去，各相關欄目負責人簽名必須完整不允許空白。若因筆誤或計算錯誤要修改原始數(shù)據(jù)或內容，應采用斜杠“/”劃去原始數(shù)據(jù)或內容，在其旁邊寫上更改后的數(shù)據(jù)或內容，同時加蓋或簽署更改人的印章或姓名及日期。
3.4各部門自行編制的記錄由各部門負責人負責更改，報特種設備安全管理部門備案；特種設備安全管理部門制定的記錄由特種設備安全管理部門負責更改，由特種設備安全管理部門再次發(fā)放。政府部門制定的記錄各部門不能更改。
3.5政府部門制定的記錄及檢驗單位的檢測報告的保存期限按規(guī)定執(zhí)行；各部門制定的記錄，其保存期限由各部門負責人確定，確定時應考慮：設備設施的使用壽命；法律法規(guī)的規(guī)定、政府部門的要求；其他相關方的要求；公司管理上的需要等。
3.6記錄超過保存期限或其它原因需要銷毀時，由制定部門負責人報告公司特種設備安全管理部門，經同意后銷毀。政府部門的記錄，一般不宜銷毀；若需要銷毀，應統(tǒng)一由特種設備安全管理部門負責人書面向安全生產責任人申請，經批準后，向有關部門收回，統(tǒng)一銷毀。
