酒店集團(tuán)采購供應(yīng)工作管理制度
為了提高管理水平,加強(qiáng)控制,節(jié)能降耗,爭取最大盈利空間,必須加強(qiáng)食品原材料、酒水飲料和物品的計劃、信息、詢價、采購、驗收、存儲、領(lǐng)發(fā)、報銷等管理,現(xiàn)就有關(guān)問題規(guī)定如下:
一、信息聯(lián)網(wǎng)共享
(一)、信息聯(lián)網(wǎng)的內(nèi)容、來源及要求
1、由管理部物價科每月2號、12號、22號定蔬菜類、水果類的價格;每月1號、15號定海鮮類、魚類、肉類、雞鴨類、凍貨類的價格;每月30號定干貨調(diào)料類、豆制品類、牛肉類、雞蛋、油米的價格,在網(wǎng)上公布食品原材料、酒水飲料和各類物品的執(zhí)行價格;
2、各個庫房每月30日,負(fù)責(zé)各個庫房信息的上網(wǎng)公布;
3、各個部門負(fù)責(zé)相關(guān)信息的公布;
(二)、共享信息的人員及部門
集團(tuán)總經(jīng)理、集團(tuán)副總經(jīng)理、財務(wù)部、財務(wù)部各庫房、財務(wù)部各營收點、管理部、管理部物價科、各酒店(日月湖生態(tài)園)總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、行政部、房務(wù)部、宴會部、康體部、動力部、采購供應(yīng)部。
(三)、充分利用信息,為提高管理水平服務(wù)
1、利用網(wǎng)絡(luò)信息,每月編制采購計劃;
2、在成本核算時,可以在網(wǎng)上查找相關(guān)資料;
3、在驗收時,可以在網(wǎng)上查找價格信息,而且必須將當(dāng)期價格,在驗收單上注明清楚;
4、在報銷時,可以通過網(wǎng)絡(luò)一一核對。
(四)、信息網(wǎng)絡(luò)的設(shè)置與管理
由集團(tuán)總經(jīng)理辦公室信息管理科負(fù)責(zé)信息網(wǎng)絡(luò)的設(shè)置與管理。
二、以月為周期,酒店日常運行所需物品、食品原材料、酒水飲料的申購程序。酒店宴會部、房務(wù)部經(jīng)理、動力部經(jīng)理和財務(wù)部庫房一起,確定酒店日常運行低值消耗用品、食品原材料、酒水飲料庫存的最高儲量和最低儲量,報總經(jīng)理確認(rèn)。各酒店每月10日,由倉庫保管員根據(jù)物品、食品原材料、酒水飲料庫存的最高儲量和最低儲量,列出所需要采購物品的清單,交使用部門經(jīng)理,各酒店部門經(jīng)理必須認(rèn)真查核聯(lián)網(wǎng)信息,確認(rèn)購物清單后簽字,并報分管副總經(jīng)理簽字后,上報集團(tuán)財務(wù)部,財務(wù)部根據(jù)聯(lián)網(wǎng)所獲取各酒店的信息資料,科學(xué)平衡和調(diào)配制定采購計劃,由財務(wù)部部長簽字,交給采購供應(yīng)部,由采購部部長再次審核后簽字執(zhí)行采購。各酒店宴會部可根據(jù)市場行情,提出新品種的申購,通過有關(guān)審批程序后,交采購部采購;在月采購計劃中,數(shù)字預(yù)測月偏差的,由各倉庫按照最高儲量和最低儲量及程序直接補(bǔ)貨。
三、第二天使用的新鮮食品原材料的申購:如肉類、禽類、蛋類、蔬菜類、水果類等,在當(dāng)天晚上9:00前以報表形式,由宴會部廚房申購,廚師長簽字后,報采購部執(zhí)行采購。
四、高檔食品原材料的申購:如魚翅、燕窩、鮑魚等,酒店各部門經(jīng)理和財務(wù)部一起,制定高檔食品原材料的最高貯量和最低貯量。低于最低貯量的品種,由各酒店庫房開出清單,部門經(jīng)理及分管副總經(jīng)理簽字后,上報集團(tuán)財務(wù)部,財務(wù)部根據(jù)集團(tuán)各酒店聯(lián)網(wǎng)所獲取的信息資料,科學(xué)調(diào)配制定采購計劃,由財務(wù)部總監(jiān)或部長簽字,交給采購部,由采購部總監(jiān)或部長簽字,并報集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行采購。
(五)急購物品的報銷程序
可以根據(jù)總經(jīng)理簽字采購的原件附發(fā)票報銷。
九、采購信用政策
(一)、供貨商的信用資質(zhì)
1、要選擇有實力的供貨商。比如:海鮮,集團(tuán)應(yīng)該選擇能做大流通的供貨商,建立養(yǎng)殖基地,每天向下屬各酒店供貨,或及時送到各酒店;
2、如果不能提供,應(yīng)該考核,必要時取消供貨商資格;
3、如果不能提供,由集團(tuán)自己聯(lián)系的價格差,應(yīng)該由供貨商負(fù)責(zé);
4、食品原材料和酒水飲料供貨商,必須提供有效食品原材料和酒水飲料的合格證明;
5、甲乙雙方應(yīng)該以協(xié)議或合同形式約定。
(二)、集團(tuán)對供貨商的信用承諾
1、平等競爭,公正、公開;
2、每兩個月結(jié)一次帳, 結(jié)清上兩個月的貨款;
3、可以辦理個人匯款。
十、其他相關(guān)制度
1、物品、食品原材料和酒水飲料執(zhí)行詢價制度:網(wǎng)上詢價;同行業(yè)詢價;到市場詢價;
2、建立每月盤點制度,規(guī)定每月30日為盤點日;
3、建立過期食品原材料和酒水飲料的報告制度,規(guī)定提前一個月報告財務(wù)部,統(tǒng)一協(xié)調(diào)處理;
4、財務(wù)部分析集團(tuán)采購運行規(guī)律后,編制物品、食品原材料和酒水飲料的庫存量及資金占用定額;
5、必須建立每日成本統(tǒng)計匯總每周累計匯總統(tǒng)計成本制度,為確保毛利率的事前和事中控制;
(1)、財務(wù)部成本核算員必須統(tǒng)計出成本,采購部、倉庫、宴會部、房務(wù)部必須配合;
(2)、與前廳部配合統(tǒng)計營業(yè)收入;
(3)、根據(jù)每日成本統(tǒng)計,每周累計匯總統(tǒng)計成本,編制經(jīng)營情況周報表,每周一在一周工作指令會上通報。如果有問題,應(yīng)該查清原因。
