工貿(mào)企業(yè)文件管理制度
一、目的
通過對本公司制定的，與安全標(biāo)準(zhǔn)化有關(guān)的管理文件、技術(shù)文件的控制，保證文件的適用性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、完整性和有效性。
二、 適用范圍
本制度適用于對本公司安全標(biāo)準(zhǔn)化實施、安全生產(chǎn)管理制度、崗位安全技術(shù)規(guī)程的管理。
三、 機構(gòu)與職責(zé)
3.1 企業(yè)主要負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本公司安全生產(chǎn)方針、安全生產(chǎn)目標(biāo)和安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的批準(zhǔn)和發(fā)布。
3.2安全管理部門負(fù)責(zé)安全管理制度和崗位安全操作規(guī)程的審核。
3.3安全管理部門負(fù)責(zé)組織編寫安全標(biāo)準(zhǔn)化文件。
3.4各職能部門負(fù)責(zé)組織本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度和崗位安全操作規(guī)程的編寫。
3.5辦公室負(fù)責(zé)廠級文件的備案、登記、發(fā)放。
3.6安全管理部門負(fù)責(zé)組織安全標(biāo)準(zhǔn)化文件、安全生產(chǎn)管理制度的修改和修訂。
3.7各職能部門負(fù)責(zé)組織本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度和崗位安全操作規(guī)程的修改和修訂。
四 、文件管理程序
4.1文件的制定
4.1.1安全管理部門根據(jù)《工貿(mào)等行業(yè)企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)實施指南》要求，結(jié)合本公司實際，組織制定企業(yè)的安全生產(chǎn)方針和安全生產(chǎn)目標(biāo)及安全標(biāo)準(zhǔn)化文件，經(jīng)生產(chǎn)安全部門負(fù)責(zé)人審核、企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后發(fā)布、實施。
4.1.2 各職能部門根據(jù)《工貿(mào)等行業(yè)企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)實施指南》要求，根據(jù)本公司實際，制定符合法律、法規(guī)的、本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、安全管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后發(fā)布、實施。
4.1.3各職能部門組織對本部門歸口的各崗位進行危害分析，經(jīng)風(fēng)險評價小組評價后，制定崗位安全操作規(guī)程，
4.1.3.1操作規(guī)程中應(yīng)有崗位主要危險源的辨識內(nèi)容和危險源的分布情況說明，并應(yīng)包含企業(yè)的各個崗位以及主要設(shè)備設(shè)施等；如果是危險源，還應(yīng)制定緊急情況下的處置方案（事故情況下的的操作規(guī)程）。
4.1.3.2崗位操作規(guī)程（或作業(yè)指導(dǎo)書）主要要求：
1）操作規(guī)程或作業(yè)指導(dǎo)書（作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）應(yīng)覆蓋每個崗位、每個有人活動的生產(chǎn)區(qū)域；
2）崗位安全操作規(guī)程的編制、發(fā)放和管理等與安全生產(chǎn)規(guī)章的要求基本相同；
3）崗位安全操作規(guī)程可以組織熟悉崗位作業(yè)的操作人員和專業(yè)技術(shù)人員，按照作業(yè)前、作業(yè)中、作業(yè)后的作業(yè)順序中存在的安全風(fēng)險進行編制，方便員工掌握和執(zhí)行；
4）在新工藝、新技術(shù)、新裝置投產(chǎn)或使用前，組織編制新的操作規(guī)程；
5）企業(yè)應(yīng)保證各崗位相關(guān)的操作規(guī)程是最新的有效文件。
4.1.3.3崗位安全操作規(guī)程經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，安全管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后發(fā)布、實施。操作規(guī)程要下發(fā)到各個崗位，并做發(fā)放記錄。同時，需要對員工進行培訓(xùn)，看其是否能夠熟練掌握自己所在崗位的操作規(guī)程。
4.2發(fā)放管理
4.2.1辦公室負(fù)責(zé)文件的發(fā)放管理。
4.2.2 文件在發(fā)放前，辦公室確定發(fā)放范圍。
4.2.3辦公室按確定的發(fā)放范圍進行發(fā)放，填寫《文件發(fā)放（回收）登記表》，領(lǐng)用人簽字。
4.3文件的修改與修訂
4.3.1 在下列情況時應(yīng)及時對相關(guān)規(guī)章制度或安全操作規(guī)程進行修訂：
1）當(dāng)國家法律、法規(guī)、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)廢止、修訂或新頒布時；
2）當(dāng)企業(yè)歸屬、體制、規(guī)模發(fā)生重大變化時；
3）當(dāng)生產(chǎn)設(shè)施新建、擴建、改建時；
4）當(dāng)工藝路線和裝置設(shè)備發(fā)生變革時；
5）當(dāng)上級安全監(jiān)督部門提出相關(guān)意見時；
6）當(dāng)安全大檢查、風(fēng)險評價過程中發(fā)現(xiàn)涉及到規(guī)章制度層面的問題時；
7）當(dāng)分析重大事故和重復(fù)事故原因，發(fā)現(xiàn)制度因素時；
8）其他有關(guān)事項。
4.3.2安全生產(chǎn)管理制度需修改或修訂時，申請修改或修訂部門向部門負(fù)責(zé)人遞交書面申請報告，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、安全部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，將申請報告交辦公室對安全生產(chǎn)管理制度進行修改或修訂。
4.3.3崗位安全操作規(guī)程需修改或修訂時，申請修改或修訂部門向部門負(fù)責(zé)人遞交書面申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、安全部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，將申請報告交歸口部門，由歸口部門對崗位安全操作規(guī)程進行修改或修訂。
4.3.4安全生產(chǎn)管理制度和崗位操作規(guī)程的修改均采用換頁的方式進行修改
4.3.5辦公室將需修改或修訂的安全生產(chǎn)管理制度或崗位安全操作規(guī)程收回。
4.3.6修改或修訂后的文件由辦公室發(fā)放至原部門單位或人員。
4.3.7辦公室對修改或修訂后的文件進行文件狀態(tài)登記。
4.4 文件的評審
辦公室每年組織一次文件的評審工作，對文件的符合性進行評價。
4.5文件殘破、缺失后的補發(fā)
4.5.1任何人不得在文件上亂涂亂畫，確保文件的清晰、易于識別和檢索。
4.5.2當(dāng)文件破損或字跡不清影響使用時，領(lǐng)用部門單位應(yīng)寫明原因，經(jīng)部門單位負(fù)責(zé)人審核、經(jīng)主管安全部門負(fù)責(zé)人審批后，到辦公室辦理更換手續(xù)，交舊領(lǐng)新，文件使用原發(fā)放號。
4.5.3文件丟失，當(dāng)事人應(yīng)寫明原因，經(jīng)部門單位負(fù)責(zé)人審核、主管安全部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，到辦公室辦理補發(fā)手續(xù)，新文件給予新發(fā)放號，并注明原號作廢。必要時，由辦公室將作廢文件發(fā)放號通知各相關(guān)部門，防止誤用。
4.6文件的借閱
4.6.1文件屬于保密級的，不可私自向外來單位提供、借閱。
4.6.2外來人員需借閱時，必須經(jīng)安全部門負(fù)責(zé)人審批后方可向用戶提供。
4.7廢止和回收
新版本文件發(fā)布時，舊版本文件同時廢止或失效，辦公室將文件按發(fā)放臺賬全部收回并銷毀。
