石油銷售公司業(yè)務管理制度

石油銷售公司業(yè)務管理制度

石油銷售公司業(yè)務管理制度(試行)

第一章 總則

第一條為了加強管理,明確責任,理順業(yè)務程序,使銷售工作進一步規(guī)范化、標準化、科學化,適應市場經濟條件下的競爭要求,創(chuàng)造更好的經濟效益。根據國家對化工產品銷售的有關規(guī)定及集團公司、上級單位的相關要求,結合公司實際,特制定本辦法。

第二條本辦法規(guī)定了石油銷售公司(以下簡稱'hb公司'或'公司')所有產品在銷售過程中(銷售與配置計劃的編制、客戶資質審核、銷售業(yè)務流程、售后服務等)的工作程序和規(guī)范。

第三條公司的業(yè)務管理實行'統一計劃、統一定價、統一運輸、分片結算'和'明碼標價、掛牌經營、先款后貨'的基本原則。凡參與公司產品銷售的各有關部門及客戶必須嚴格遵守本辦法。

第二章 機構及業(yè)務劃分

第四條公司業(yè)務管理的職能部門為銷售部、市場信息部和物流部。負責對全公司業(yè)務工作進行管理。具體負責公司所有產品銷售計劃的編制、配置計劃的安排、重大銷售合同的簽訂、銷售統計報表的管理;銷售客戶的經營資質審核、開戶,鐵路銷售計劃的編制、申報、批復、執(zhí)行等工作。

第五條hb公司銷售部為組織及制定銷售計劃、資源配置管理、銷售業(yè)務的開展及支持性工作、銷售數據統計及分析、客戶關系管理、產品質量、計量的售后服務、經濟目標責任考核等的職能部門;公司市場信息部負責市場調研、市場信息及市場價格的收集與分析,市場開拓與營銷體系建設、組織與指定營銷方案、品牌管理及形象宣傳等管理。物流管理部負責化工產品采購及配送中的物流和倉儲管理工作。

第三章 產品營銷管理

第一節(jié)市場信息

第六條公司市場信息部按照產品經銷公司要求做好市場信息管理,為市場營銷管理決策提供依據。市場信息采集的主要方法包括電話交流、口頭交流、網絡查詢、公司信息收集、上級單位信息籌集等。

第七條信息的收集途徑包括:

(一)網絡站點的人員詢問、反饋的信息;

(二)業(yè)務人員調研、反饋的信息;

(三)相關產品專業(yè)網站的信息收集;

(四)直接或間接客戶的訪談、調研的信息收集;

(五)涉及到產品的相關新聞、資訊。

第八條采集內容:

(一)市場價格:包括國家標準價格、內部價格、外部價格;

(二)公司經營信息:

1.公司目前購銷存情況,對銷售業(yè)務造成的影響;

2.公司目前所采取的營銷措施;

3.近期或當天業(yè)務經營中的主要問題及相關建議。

(三)競爭對手信息:

1.競爭對手的購銷存、價格變動情況;

2.競爭對手生產企業(yè)的產銷存情況;

3.競爭對手資源來源和經營策略的變化;

4.周邊競爭對手所采取的營銷措施、供求情況及影響。

(四)銷售及服務信息:

1.市場占有率,季節(jié)性等市場消費特征;

2.市場消費的產品結構,消費需求等;

3.產品銷售和服務的滿意度。

(五)行業(yè)信息:

1.行業(yè)動態(tài):國際國內產品生產、銷售、價格、庫存變動情況及趨勢;

2.所在區(qū)域產品市場前景、行業(yè)發(fā)展趨勢、市場供求和價格走勢等;

3.產運信息:鐵路、航運和公路運輸動態(tài);與轄區(qū)資源調運有密切關聯的企業(yè)產銷存動態(tài);競爭對手的產運信息等。

(六)消費需求信息:

1.消費類型:根據不同銷售環(huán)節(jié)、消費種類劃分客戶類消費類型;

2.消費行為:包括消費者的習慣購買心理,消費周期等情況。

(七)宏觀經濟信息:

1.政策法規(guī):對產品、天然氣市場和產品營銷有影響的政府部門政策、規(guī)律、法規(guī)等;

2.環(huán)境信息:公司業(yè)務運作所處的自然環(huán)境,包括生態(tài)環(huán)境、自然環(huán)境和人文環(huán)境等;

3.經濟信息:目標市場所在地域的經濟發(fā)展情況、市場機制、企業(yè)資本、產品價格、生活水平、關鍵資源、服務成本等可能影響客戶消費的因素。

(八)媒體動態(tài):主要是指國家與當地政府價格政策執(zhí)行情況,時點或時期性價格檢查情況及檢查結果反饋。

第九條信息的整理、分析、匯報:

(一)營銷人員應定期或當市場情況有變時就其所調研市場的相關企業(yè)、社會經營單位的批發(fā)價格、貨源、購進價格等信息進行收集,匯總備用。

(二)營銷人員或基層業(yè)務人員應就當月的市場調研結果形成書面的市場調研報告以備審閱。

(三)銷售部統計人員要定時匯總信息資料,以整理備用,就收集到的各崗位人員所反饋的信息進行分類、分析、整理、總結,提出營銷策劃建議,并定時向主管領導做出匯報。

第二節(jié)業(yè)務管理

第十條公司銷售部應對營銷工作進行統籌安排,統一規(guī)劃市場范圍及程序。公司應根據產品經銷公司所劃定的市場和規(guī)定的任務目標完成相應的營銷管理任務。

第十一條銷售部對產品經銷公司下達的任務進行分解,落實到人。根據不同時期的產品和市場情況,考慮市場營銷策略的調整、人員調整等。

第十二條銷售部在落實營銷管理任務時,應組織制定業(yè)務開拓執(zhí)行計劃,并應寫明業(yè)務對象、地點、時間、事由及如何完成計劃等內容。

第十三條營銷互動、業(yè)務開拓執(zhí)行計劃須經公司主管領導批準后方可實施。

第三節(jié)營銷銷售網絡開拓與建設

第十四條按照產品經銷公司的要求,公司遵循'開拓、創(chuàng)新、提升、跨越'的方針,進行公司產品銷售體系的建設,構建完善的營銷網絡。

第十五條以公司的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃為依據,逐步建立公司的營銷管理體系,銷售網絡的建立。

第四節(jié)市場推廣

第十六條公司應通過網絡、電視、報紙、雜志、文本及其他宣傳品等各種媒介向客戶宣傳產品的用途、性能、運輸等知識,不斷擴大公司和品牌的知名度。

第十七條公司的廣告策劃方案應報上級單位進行內容審核。

第四章 客戶的經營資質審核及開戶辦法

第十八條凡參與hb公司產品銷售的各經營單位,必須進行經營資質審核。審核通過后方可建立相應的客戶檔案,在公司開展經營活動?？蛻舻馁Y質審核工作在公司銷售部。

第十九條客戶經營資質審核的基本原則:客戶的經營手續(xù)齊全、儲運設施完善、銷售網絡健全,資信程度高、資金實力強、年均購銷量穩(wěn)定、有共贏意識。

第二十條客戶申請開戶的步驟:

(一)提交開戶申請書和法人授權委托書(包括法人身份證復印件、法人簽名、印鑒)。并附公司簡介和近三年經營情況介紹,填寫客戶檔案表。

(二)提交相關經營許可資質的原件和復印件(原件供審查,復印件供備案)。

(三)提交企業(yè)正常經營所必須的各類證照的原件及復印件。包括:①企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照;②稅務登記證(國稅、地稅均應齊全);③一般納稅人資質證(可以開具增值稅發(fā)票);④企業(yè)組織代碼證;⑤銀行開戶許可證。①②④三證合一的企業(yè)提供企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證(國稅、地稅均應齊全)、一般納稅人資質證(可以開具增值稅發(fā)票)、銀行開戶許可證即可,沒有三證合一的需提供上述五種證照。

第二十一條客戶提交開戶的各類證照及相關資料齊全后,經公司按流程審核,符合客戶經營資質審核基本原則的,下發(fā)正式文件準予開戶。并在各銷售服務中心(聚烯烴客戶除外)、西部交易所處辦理相應的登記入會建檔手續(xù)。

第五章 調運入庫

第二十二條計劃編制

公司物流部按月編制月度公路、鐵路調運計劃,報產品經銷公司化工品銷售部。

第二十三條計劃執(zhí)行

(一)化工品銷售部根據公司的計劃與承運商進行溝通,最終由銷售服務中心負責化工品調運入庫的業(yè)務辦理及調運過程中協調事項。

(二)物流部跟蹤發(fā)運情況,并通知中央倉收貨;

(三)化工產品運至中央倉后,中央倉應填寫入庫單,做好入庫記錄,并將入庫單反饋至物流部和銷售部。

(四)物流部將實收量反饋至銷售服務中心、承運單位及公司化工品銷售部;

(五)物流部及時、準確的將貨物安全到貨信息(主要涉及到包裝質量、運輸車輛狀況、貨物損耗、污染、短少等情況)向產品經銷公司化工品銷售部及對應的銷售服務中心進行反饋。

(六)定期對承運單位運輸情況、服務水平等進行綜合評價,評價結果可作為后續(xù)合作的依據。

第二十四條運費結算

承運商將運費相關票據提交給物流部,物流部進行核對無誤后提交給財務部,財務部根據票據信息與承運商結算運費。

第六章 銷售業(yè)務管理

第二十五條銷售計劃的編制及上報

(一)銷售部計劃管理崗接收產品經銷公司化工品銷售部下達的銷售(配置)計劃,編制公司銷售計劃,明確各種化工品銷售量目標、銷售收入目標和銷售毛利潤目標,提交部門經理進行審核。

(二)部門經理審核、平衡銷售計劃,提交公司總經理進行審批。

(三)經公司審議通過后,上報產品經銷公司化工品銷售部。

第二十六條中央倉銷售程序:

(一)公司財務部提供客戶資金情況至銷售部。

(二)公司銷售部計劃管理崗根據公司審批后的銷售計劃及客戶經理提報的需求計劃及客戶資金情況,開具發(fā)貨通知單,提交部門經理、財務部經理簽字確認后提交至公司物流管理部,物流管理部核實發(fā)貨通知單內容,蓋章傳真至中央倉辦理發(fā)貨手續(xù)。

(三)銷售計劃一經確定,公司各相關部門和員工務必各司其職,認真組織落實。

第二十七條網拍銷售程序:

(一)銷售部下達各產品掛單量、發(fā)貨地、掛單價格以及客戶可競拍的最大最小單量,而后在西部交易中心網頁上登錄掛單;

(二)客戶繳付交易資金(保證金、手續(xù)費),西部交易中心計劃財務部確認資金錄入結算系統。

(三)經西部交易中心審核后,發(fā)布掛單信息,在確認客戶資金信息后下單競拍,西部交易中心交易交收部將成交報表反饋至公司,公司接收成交報表,并監(jiān)督執(zhí)行。

第七章 銷售結算

第二十八條公司的銷售結算工作由銷售部和財務部負責。

第二十九條銷售結算的工作程序:

(一)銷售部每日歸集業(yè)務單據,編制銷售日臺賬、銷售日報,定期根據銷售日報分核算主體編制銷售結算表,并與公司財務部進行核對,經審核無誤后與客戶進行核對,客戶簽字確認。

(二)銷售結算表經核對無誤后,財務部結算人員為客戶開具發(fā)票和發(fā)票簽收單。物流部對接榆林、延安銷售服務中心,與上游單位結算并及時索要回采購發(fā)票。

(三)客戶收到發(fā)票后,在發(fā)票簽收單上簽字,并回傳至公司。

第八章 客戶退款

第三十條對參與公司銷售業(yè)務的客戶,實行'打款自愿、退款自由'的原則。

需退款的客戶,應持有法人簽字的單位雙聯介紹信(注明退款人、退款金額、單位賬號并加蓋公章和財務專用章),出示本人身份證,方可辦理。

第三十一條因市場發(fā)生變化,或其他原因,客戶提出退款請求的,根據不同產品由銷售服務中心業(yè)務部或本部核對客戶所有業(yè)務是否終止,并核對客戶賬戶余額,核對無誤后由業(yè)務人員填寫退款通知單并簽字,然后提交銷售會計核對并簽字。業(yè)務人員將該退款通知單依次提交銷售部經理(業(yè)務部由業(yè)務副主任審核)審核,財務部經理審核,業(yè)務主管領導審核,財務主管領導審核,總經理審批?？偨浝韺徟ㄟ^后,由財務部與集團財務中心申請退款,次月完成客戶客戶退款,并通知銷售服務中心業(yè)務部財務在銷售業(yè)務管理系統上進行賬務處理。

第九章 產品售后服務管理

第三十二條hb公司產品售后服務遵循'信譽第一、用戶至上'的原則。公司所有職工均有義務向客戶宣傳公司產品的運輸、儲存、使用的安全須知及預防措施,幫助客戶解決銷售過程中需要解決的問題。

第三十三條因產品銷售引起售后服務的受理部門為公司銷售部,處理后報銷售部備案。

第三十四條為確?？蛻衾?公司每年組織一次走訪客戶活動。對產品質量、性能等問題進行回訪,解決客戶的疑難問題。編寫走訪客戶報告,提出改進建議。

第三十五條為便于客戶及時反映情況,公司及各銷售處應建立客戶投訴渠道和投訴熱線。對客戶投訴要認真接待,對投訴內容進行登記,建立《客戶投訴記錄及處理意見》。同時,對客戶所反映的問題,應盡快給予答復,并將處理意見反饋客戶。

第三十六條產品質量、計量售后處理

(一)hb公司售出產品如發(fā)生質量計量問題,由該產品售出地所屬中央倉及時將情況報告銷售部。銷售部及時上報上級主管部門。

(二)在產品售后質量、計量事故的處理中,凡屬我公司在儲存、交付及運輸過程中,因處理不當或其他原因造成的,由調查組寫出書面調查報告,按上級單位有關規(guī)定進行處理。

(三)凡hb公司出售的產品發(fā)生質量、計量問題,客戶均應在貨到后24小時內,向產品出售地所屬庫、站及時反映,對逾期報告的,hb公司概不負責。

第十章 附則

第三十七條凡本辦法未規(guī)定的業(yè)務管理制度,諸如統計報表管理、價格制定管理、市場信息與調研管理、目標考核管理等其他管理制度,將另行制定管理辦法后,下發(fā)執(zhí)行。

第三十八條因公司業(yè)務活動發(fā)生重大變化,本辦法將進行適時修訂和補充。目前相關的管理制度與本辦法相違背的,以本辦法為準。