第1篇 工程項(xiàng)目資料管理制度圖書
文件和資料的管理
1、由項(xiàng)目部辦公室負(fù)責(zé)管理性文件的收發(fā)、傳閱、編制清單歸類保存。
由項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)施工圖、技術(shù)核定單、變更通知單的收發(fā),負(fù)責(zé)編制目錄,分發(fā)清單,所有施工圖的持有人應(yīng)對(duì)圖紙的修改,變更及時(shí)標(biāo)識(shí)。
2、所有文件資料由文件批準(zhǔn)人決定發(fā)放范圍和份數(shù),文件發(fā)放人應(yīng)填寫《文件和資料發(fā)放登記表》,按發(fā)放范圍和數(shù)量發(fā)放文件,并做好編號(hào)及登記。
3、文件領(lǐng)用人在收到文件和資料時(shí),應(yīng)在文件發(fā)放的表格上登記簽字。
4、在發(fā)放過程中,文件使用部門應(yīng)及時(shí)撤出作廢/失效文件。
5、當(dāng)文件使用人的文件破損嚴(yán)重,影響使用時(shí),應(yīng)向文件發(fā)放部門辦理更換手續(xù),交回破損文件,補(bǔ)發(fā)新文件、編號(hào)不變,文件發(fā)放部門應(yīng)將原破損文件收回處理。
6、文件使用人文件丟失后,應(yīng)向文件發(fā)放部門辦理補(bǔ)領(lǐng)手續(xù),在補(bǔ)領(lǐng)申請(qǐng)時(shí)必須作出書面說明,文件發(fā)放部門在補(bǔ)發(fā)文件時(shí)應(yīng)重新進(jìn)行分發(fā)編號(hào),并注明作廢。
7、在用有效文件控制清單
項(xiàng)目部辦公室負(fù)責(zé)編制管理性《有效文件控制清單》,項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)編制技術(shù)性《有效文件控制清單》,以識(shí)別和管理在用有效文件及現(xiàn)行修訂狀態(tài)。
8、文件和資料的更改
a.當(dāng)文件和資料需要更改時(shí),應(yīng)由文件更改人或更改部門填寫《文件和資料更改申請(qǐng)表》,說明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容,如更改涉及其它部門時(shí),應(yīng)重新會(huì)審。
b.文件更改原則上應(yīng)由原審批人審批,當(dāng)原審批人不在或需指定其它人員審批時(shí),則該人應(yīng)得到相應(yīng)的授權(quán)書和文件審批所需的有關(guān)背景資料。
c.經(jīng)更改審批的文件,由審批人填寫《文件和資料更改通知單》,并發(fā)至有關(guān)部門。
d.文件持有人根據(jù)《文件和資料更改通知單》的指令,直接在文件的相應(yīng)處進(jìn)行更改,但應(yīng)確保內(nèi)容的正確、清晰,并將《文件更改通知單》附于文件后或收回原文件,并做好發(fā)放登記。
e.文件更改后,文件更改部門應(yīng)將更改內(nèi)容審批件存檔備查。
f.文件更改應(yīng)做好記錄和標(biāo)識(shí)。
9、作廢的文件應(yīng)加蓋“作蓋”印章,已作廢、失效的文件應(yīng)在文件的使用場(chǎng)合中撤出。
10、文件和資料的保管
a.文件和資料持有人應(yīng)妥善保管好所用的文件資料,防止丟失、損壞,若損壞丟失應(yīng)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,批準(zhǔn)后按二.5和二.6辦理。
b.文件資料的存檔按公司檔案管理辦法規(guī)定辦理。
c.文件管理人在調(diào)離崗位或存檔時(shí),必須移交全部文件,并作好文件移交記錄。
11、文件和資料的使用控制
a.文件和資料需要時(shí),由需要人填寫《文件和資料復(fù)印審批表》,應(yīng)經(jīng)主管部門或部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),規(guī)定復(fù)印的份數(shù)、編號(hào),發(fā)放應(yīng)做好記錄和登記。
b.需要臨時(shí)借閱文件的人員應(yīng)填寫《文件和資料借閱申請(qǐng)單》,經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱,借閱后必須及時(shí)歸還,文件一般情況下不外借,如確需外借,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
12、記錄
文件和資料發(fā)放登記表
文件和資料收到登記表
文件和資料更改申請(qǐng)表
文件和資料更改通知單
文件和資料復(fù)印審批表
文件和資料存檔(移交)記錄
文件和資料補(bǔ)領(lǐng)審批表
有效文件控制清單
文件和資料借閱申請(qǐng)單
(摘錄)
第2篇 熱源公司工程項(xiàng)目資料管理制度
陜西四季春清潔熱源股份有限公司
工程項(xiàng)目資料管理制度
為加強(qiáng)公司各項(xiàng)目施工技術(shù)管理,完善工程質(zhì)量技術(shù)資料的收集、存檔工作，保證工程竣工結(jié)算及工程交工驗(yàn)收的順利進(jìn)行，特制定本制度，望公司各項(xiàng)目部有關(guān)人員密切配合，共同遵照?qǐng)?zhí)行。
一、工程技術(shù)資料填寫的要求
1、相關(guān)文件
《建筑工程竣工驗(yàn)收統(tǒng)一用表填表說明》
《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2014）
2、資料填寫內(nèi)容必須真實(shí)可靠、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料的形成與工程形象進(jìn)度同步。資料所記載的內(nèi)容必須與實(shí)際圖物相符，并按規(guī)定通過一定的審批、檢查、驗(yàn)收程序，負(fù)有責(zé)任的各方在資料指定位置上簽署意見，簽名或蓋章并注明時(shí)間。
3、作為工程檔案，必須用黑色簽字筆或碳素鋼筆及單面黑色復(fù)寫紙書寫，要求字體端正、清晰易辨、嚴(yán)禁涂改。
二、主要工程技術(shù)資料填寫要求及責(zé)任人
首先項(xiàng)目經(jīng)理部資料員應(yīng)根據(jù)資料內(nèi)容進(jìn)行資料盒的脊背、封面標(biāo)識(shí)，做到整齊、美觀，便于查閱。資料盒內(nèi)應(yīng)包括總目錄、卷內(nèi)目錄、資料封面、分目錄和資料內(nèi)容五部分，各級(jí)目錄及資料內(nèi)容必須對(duì)應(yīng)一致，層次清晰。
項(xiàng)目經(jīng)理部資料員負(fù)責(zé)對(duì)工程資料的編制情況進(jìn)行全面熟悉了解，與監(jiān)理、業(yè)主進(jìn)行溝通，根據(jù)地方規(guī)定及相關(guān)規(guī)范要求對(duì)工程資料中的工程名稱、施工部位、內(nèi)容填寫、簽名蓋章、交圈情況進(jìn)行統(tǒng)一，保證其正確性。
0施工前應(yīng)對(duì)施工項(xiàng)目進(jìn)行詳細(xì)了解，熟悉各工序之間的聯(lián)系，根據(jù)工程內(nèi)容，與監(jiān)理溝通協(xié)商，依照規(guī)范要求對(duì)本項(xiàng)目進(jìn)行項(xiàng)目劃分（技術(shù)負(fù)責(zé)），以保證在后期施工資料的填寫準(zhǔn)確。
1、工程開工前放線記錄、單位工程座標(biāo)定位測(cè)量記錄、垂直度觀測(cè)記錄、建筑物沉降觀測(cè)記錄，由測(cè)量人員按規(guī)范要求填寫，交項(xiàng)目部核定。要求所填數(shù)字準(zhǔn)確無誤，所繪簡(jiǎn)圖上各測(cè)點(diǎn)應(yīng)編號(hào)，表中應(yīng)有測(cè)量者、校核者簽名。移交項(xiàng)目資料員。
2、質(zhì)量、安全整改通知單由質(zhì)量安全組填寫，令工長(zhǎng)限期整改，復(fù)檢無誤后，將結(jié)果記錄在上。由施工員、安全員交項(xiàng)目資料員。
3、隱蔽工程驗(yàn)收記錄，隱蔽記錄上應(yīng)有施工部位及隱蔽項(xiàng)目，重點(diǎn)寫出施工及修改依據(jù)、質(zhì)量情況，必要時(shí)繪出簡(jiǎn)圖。由相關(guān)人員簽字，資料填報(bào)及所有簽字蓋章完畢后，由資料員統(tǒng)一整理歸檔。
4、檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄，根據(jù)施工項(xiàng)目的不同選擇不同的施工驗(yàn)收規(guī)范，按規(guī)范要求填寫規(guī)范，簽字蓋章齊全，上報(bào)監(jiān)理簽字。
5、各分項(xiàng)工程施工安全質(zhì)量技術(shù)交底。主要是對(duì)施工工藝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)安全措施、施工規(guī)范要求、對(duì)新結(jié)構(gòu)、新規(guī)范、新技術(shù)以及圖紙會(huì)審提出的有關(guān)問題，解決方法等進(jìn)行詳細(xì)且有針對(duì)性的技術(shù)交底，填寫要具體，交接手續(xù)應(yīng)及時(shí)且要齊全，所有交底必須要有交底人、接受交底人（接受交底人必須是經(jīng)各分包或民建隊(duì)書面指定的各班組長(zhǎng)）的簽名及交接時(shí)間，以明確責(zé)任，班組所有人員必須逐一簽字，不得找人代簽。
6、工程質(zhì)量自檢、互檢、交接檢查記錄，應(yīng)有交接雙方及有關(guān)檢查人員簽字，質(zhì)量檢查評(píng)語，并經(jīng)質(zhì)檢員及工程技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字核實(shí)，有資料員統(tǒng)一收集整理。
7、材料合格證：主要包括成品、半成品、構(gòu)配件、設(shè)備出廠、材料（鋼材、水泥、磚等）等，負(fù)責(zé)提供材料的供應(yīng)商隨進(jìn)場(chǎng)材料同時(shí)供應(yīng)。若提供復(fù)印件或抄件，必須注明原件存放處并加蓋供應(yīng)商公章。注明工程名稱、材料名稱、規(guī)格、進(jìn)場(chǎng)數(shù)量、使用部位、經(jīng)辦人等內(nèi)容，資料內(nèi)容必須齊全。由材料員統(tǒng)一上交資料員。
8、鋼材力學(xué)、工藝性能試驗(yàn)報(bào)告,鋼筋進(jìn)場(chǎng)應(yīng)按直徑分批檢驗(yàn),檢驗(yàn)內(nèi)容包括查對(duì)標(biāo)志、外觀并按現(xiàn)行國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定抽取試件,作力學(xué)、工藝性能試驗(yàn)（必須見證取樣）,合格后才可用于工程上。鋼材力學(xué)、工藝性能試驗(yàn)報(bào)告,要求使用部位要填寫清楚,按試驗(yàn)結(jié)果判定鋼材等級(jí)。
9、水泥物理性能檢驗(yàn)報(bào)告:水泥性能指標(biāo)必須符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)場(chǎng)的水泥須做水泥物理性能檢驗(yàn)。
10、砼質(zhì)量攪拌記錄（砼質(zhì)量控制資料），按砼申請(qǐng)報(bào)告單向攪拌站或是商品砼攪拌站索取,由試驗(yàn)員交項(xiàng)目資料員。
11、施工日記：必須以單位工程逐日填寫,并應(yīng)填寫如下內(nèi)容:天氣情況，工程進(jìn)展情況及施工部位，因設(shè)計(jì)與現(xiàn)場(chǎng)不符，由設(shè)計(jì)單位或建設(shè)單位在現(xiàn)場(chǎng)解決的設(shè)計(jì)問題和對(duì)施工圖修改記錄，勞動(dòng)力調(diào)配.材料設(shè)備供應(yīng)情況,質(zhì)量安全技術(shù)管理情況及各種事故情況及原因分析，處理記錄,停水停電待料等意外情況記錄及所采取的措施，與本工程有關(guān)的其他情況。
12、各分項(xiàng)工程、分部工程(應(yīng)與工程開工前項(xiàng)目劃分一致)驗(yàn)收記錄根據(jù)檢驗(yàn)批如實(shí)填寫，應(yīng)及時(shí)上報(bào)監(jiān)理簽字。
13、圖紙、設(shè)計(jì)變更發(fā)放由項(xiàng)目資料員統(tǒng)一保管發(fā)放，并作好記錄，所有圖紙、設(shè)計(jì)變更、來函必須發(fā)放項(xiàng)目相關(guān)管理人員不得遺失，要確保圖紙、變更的完整性。
14、資料的交接必須辦理好交接簽字手續(xù)，以備查驗(yàn)。
三、外部文件的處理
1、原則上，外部文件的收發(fā)工作由項(xiàng)目資料員統(tǒng)一負(fù)責(zé)。
2、對(duì)外來所有文件均需辦理收文登記，并報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理。資料員對(duì)外來文件進(jìn)行處理時(shí)，需嚴(yán)格保證及時(shí)，避免在工程施工中造成不必要的損失。
3、對(duì)材料報(bào)驗(yàn)及試驗(yàn)報(bào)告向監(jiān)理的報(bào)驗(yàn)工作，依據(jù)監(jiān)理要求進(jìn)行報(bào)驗(yàn)工作。若材料的報(bào)驗(yàn)過程中出現(xiàn)問題，需及時(shí)上報(bào)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處理。
4、對(duì)于進(jìn)場(chǎng)設(shè)備、機(jī)械的報(bào)驗(yàn)，根據(jù)監(jiān)理要求填寫報(bào)驗(yàn)手續(xù)。
5、對(duì)分包文件的處理由項(xiàng)目資料員統(tǒng)一負(fù)責(zé)。
四、分包資料的管理
1、分包資料的管理由項(xiàng)目資料員在分包進(jìn)場(chǎng)時(shí)，對(duì)各分包分別進(jìn)行交底，明確資料填寫要求及資料填寫執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)及統(tǒng)一用語等。
2、項(xiàng)目管理人員（暫為項(xiàng)目經(jīng)理）應(yīng)協(xié)助項(xiàng)目資料員進(jìn)行資料的管理，做到及時(shí)準(zhǔn)確的收集資料。
3、分包資料的收集整理由分包單位負(fù)責(zé)，完工時(shí)交總包單位匯總后上報(bào)。
4、分包單位施工過程中的報(bào)審資料，由分包單位進(jìn)行填寫后報(bào)總包單位，總包單位負(fù)責(zé)向監(jiān)理公司上報(bào)。
5、分包單位完工時(shí)，應(yīng)保證上交總包單位完整工程資料原件。
五、工程技術(shù)資料填寫統(tǒng)一用語
1、工程名稱：××××××××××
2、設(shè)計(jì)單位：×××××××建筑設(shè)計(jì)研究院
3、建設(shè)單位：×××××公司
4、監(jiān)理單位：×××××建設(shè)監(jiān)理有限公司
5、施工單位：×××××建設(shè)工程有限責(zé)任公司
6、施工部位：根據(jù)項(xiàng)目單位、分部、分項(xiàng)的劃分中施工部位填寫。
7、單位填寫采用國(guó)際單位，應(yīng)根據(jù)規(guī)范要求進(jìn)行填寫。
8、資料均采用手寫或是打印，所有簽名必須由本人用黑色簽字筆簽字。
9、施工部位位置的填寫與設(shè)計(jì)圖紙一致，填寫時(shí)需按圖紙上所標(biāo)記部位進(jìn)行。
10、當(dāng)同一個(gè)結(jié)構(gòu)需分幾個(gè)檢驗(yàn)批驗(yàn)收時(shí)，幾個(gè)驗(yàn)收部位務(wù)必閉合，不能有遺漏。
六、對(duì)內(nèi)資料發(fā)放部門
（一）、項(xiàng)目生產(chǎn)會(huì)議紀(jì)要：
勞務(wù)隊(duì)、會(huì)議相關(guān)分包單位、項(xiàng)目部?jī)?nèi)部傳閱
（二）、分包協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要
勞務(wù)隊(duì)、會(huì)議相關(guān)分包單位、項(xiàng)目部?jī)?nèi)部傳閱
（三）、技術(shù)交底會(huì)議紀(jì)要
勞務(wù)隊(duì)、會(huì)議相關(guān)分包單位、項(xiàng)目部?jī)?nèi)部傳閱
（四）、設(shè)計(jì)圖紙、變更
勞務(wù)隊(duì)、現(xiàn)場(chǎng)相關(guān)施工人員、預(yù)算、測(cè)量組、質(zhì)檢組、內(nèi)業(yè)組
（五）、項(xiàng)目管理辦法
勞務(wù)隊(duì)、相關(guān)分包單位、施工組、質(zhì)檢組、內(nèi)業(yè)組、各相關(guān)部門
（六）、總工期計(jì)劃、月計(jì)劃、周計(jì)劃
勞務(wù)隊(duì)、相關(guān)分包單位、施工組、質(zhì)檢組、內(nèi)業(yè)組、各相關(guān)部門
（七）、發(fā)甲方文件
業(yè)主、監(jiān)理、項(xiàng)目留底
七、其它注意事項(xiàng)
1、凡提供資料的部門及責(zé)任人,必須按施工工序及時(shí)向項(xiàng)目質(zhì)檢員或資料員提供工程上的一切資料,及時(shí)按分工檢查資料,收集整理。2、凡所提供資料未按要求填寫或手續(xù)不齊、模糊不清、有缺漏項(xiàng)等,應(yīng)及時(shí)聯(lián)系詢問情況，并限期整改。
2、對(duì)項(xiàng)目發(fā)放的圖紙、設(shè)計(jì)變更、圖紙會(huì)審等有關(guān)工程技術(shù)資料，以及項(xiàng)目?jī)?nèi)部形成的會(huì)議紀(jì)要、生產(chǎn)計(jì)劃等資料,各有關(guān)人員必須嚴(yán)格按照有關(guān)要求,裝訂成冊(cè),妥善保管，直至工程完工。
3、所有資料的提供者與接收者必須履行交接簽字工作，并將收發(fā)文登記表裝釘成冊(cè)妥善保管。若因交接不清發(fā)生資料遺失，由各相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé)補(bǔ)齊資料并追究相關(guān)責(zé)任。
5、工程部將定期或不定期對(duì)工程資料進(jìn)行檢查。
6、各分包單位的資料一律按公司項(xiàng)目的資料要求收集整理后上報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理。
八、公司對(duì)各施工項(xiàng)目資料的管理實(shí)施細(xì)則
1、對(duì)于正在施工的施工項(xiàng)目，每月25號(hào)完成資料的整理和統(tǒng)計(jì)工作，并形成當(dāng)月《工程資料月度統(tǒng)計(jì)表》見附表。匯總后報(bào)公司。
2、對(duì)已完成的分項(xiàng)/分部工程，報(bào)驗(yàn)工作已結(jié)束的，應(yīng)按要求分類、整理，歸檔。公司對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目每個(gè)月至少為期一次的例行檢查。如檢查的過程中發(fā)現(xiàn)資料主要內(nèi)容不完整；結(jié)論不明確；與現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)要求不相符；書寫工具或內(nèi)容填寫不規(guī)范；責(zé)任單位或主要責(zé)任人未簽證或簽證、蓋章不齊全；資料短缺等情況，應(yīng)及時(shí)整改。對(duì)于資料與施工進(jìn)度不符，填寫
8整理不及時(shí)的（除項(xiàng)目特殊情況外），應(yīng)對(duì)項(xiàng)目做出相應(yīng)的處罰。
3、項(xiàng)目完工后，應(yīng)在竣工驗(yàn)收完一個(gè)月以內(nèi)向公司上交一套的完整的竣工資料（原件、復(fù)印件均可）。
4、工程技術(shù)資料參考目錄
施工開工前期準(zhǔn)備資料
1、有監(jiān)理和建設(shè)單位已批的施工組織設(shè)計(jì)、施工方案
2、圖紙會(huì)審記錄
3、中標(biāo)通知書及施工合同
4、單位資質(zhì)、施工項(xiàng)目人員資質(zhì)申報(bào)
5、工程測(cè)量資料
6、技術(shù)交底
7、試驗(yàn)室資質(zhì)（根據(jù)工程情況，監(jiān)理要求）
試驗(yàn)資料
1、材料試驗(yàn)匯總表
2、原材料進(jìn)場(chǎng)送檢（水泥、鋼筋、磚、白灰等）（根據(jù)各工程情況而定）
3、見證取樣記錄（每次送檢前，由監(jiān)理、檢測(cè)單位簽字蓋章）
4、各強(qiáng)度等級(jí)砼強(qiáng)度、砂漿報(bào)告（根據(jù)各工程情況而定）
5、砼強(qiáng)度、砂漿強(qiáng)度統(tǒng)計(jì)表、評(píng)定報(bào)告
6、防水材料試驗(yàn)報(bào)告
7、管道、設(shè)備強(qiáng)度及嚴(yán)密性實(shí)驗(yàn)記錄
8、通風(fēng)、空調(diào)、管道的強(qiáng)度及嚴(yán)密性試驗(yàn)記錄
9、通風(fēng)、空調(diào)系統(tǒng)運(yùn)行調(diào)試記錄
10、防水工程試水檢查記錄
11、系統(tǒng)清洗、灌水、通水、通球試驗(yàn)記錄
12、設(shè)備調(diào)試記錄、接地、絕緣、電阻測(cè)試記錄
13、暖氣管道、散熱器壓力試驗(yàn)記錄
14、制冷、空調(diào)、水管道強(qiáng)度試驗(yàn)、嚴(yán)密性試驗(yàn)記錄
15、制冷設(shè)備運(yùn)行調(diào)試記錄
注意：委托單填寫：為材料、半成品、構(gòu)件送檢時(shí)填寫，由檢測(cè)單位提供，送檢單位填寫，注意填寫內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)范規(guī)定的代表數(shù)量和檢測(cè)項(xiàng)目填寫。寫清楚代表施工部位。
原材料、成品、半成品、構(gòu)配件、設(shè)備出廠質(zhì)量合格證及試驗(yàn)報(bào)告
1、材料、成品、半成品、構(gòu)配件、設(shè)備進(jìn)場(chǎng)匯總記錄
2、管道、設(shè)備、半成品構(gòu)件（合格證及檢測(cè)報(bào)告）
3、水泥合格證及檢驗(yàn)報(bào)告(及時(shí)補(bǔ)取28天強(qiáng)度報(bào)告)
4、鋼筋、白灰、燒磚（合格證及出廠質(zhì)量證明文件）
5、防水卷材（合格證及檢測(cè)報(bào)告）
6、材料試驗(yàn)匯總表
7、砼施工質(zhì)量控制資料（商砼）
注意：應(yīng)及時(shí)上報(bào)，按材料的進(jìn)場(chǎng)時(shí)間、使用部位進(jìn)行申報(bào)。填寫好進(jìn)場(chǎng)材料檢查記錄表。
施工過程資料
1、工程測(cè)量、測(cè)量放線記錄
2、設(shè)計(jì)變更、洽商記錄、簽證、工作聯(lián)系單（影像資料）
3、施工日志
4、隱蔽工程驗(yàn)收記錄（影像資料）、基槽驗(yàn)收記錄
5、砼施工開盤報(bào)告
6、砼澆筑記錄
7、構(gòu)件設(shè)備安裝和調(diào)試記錄
8、預(yù)檢記錄、施工記錄（模板預(yù)檢記錄、大型構(gòu)件和設(shè)備安裝前預(yù)檢記錄、設(shè)備安裝位置檢查記錄、管道安裝檢查記錄、補(bǔ)償器冷拉及安裝情況記錄、支（吊）架位置、各部位連接方式等檢查記錄、供水、供熱、供氣管道吹（沖）洗記錄、保溫、防腐、油漆等施工檢查記錄)9、
工程停工、復(fù)工通知書
10、工地例會(huì)會(huì)議記錄
11、工程質(zhì)量檢查評(píng)定記錄
12、檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄
13、單位(子單位)工程質(zhì)量控制資料核查記錄
14、單位(子單位)工程安全和功能檢驗(yàn)資料核查及功能抽查記錄
注意：
1）、砼施工中商品砼的應(yīng)收集整理好質(zhì)量控制資料（由商砼廠家提供）資料填寫中應(yīng)寫清楚砼標(biāo)號(hào)、具體的施工部位。根據(jù)質(zhì)量控制資料填寫砼澆筑記錄。
2）工程變更、簽證、隱蔽工程需要留取電子影像資料。
3）檢驗(yàn)批檢查記錄填寫中單位工程、分部、分項(xiàng)工程填寫應(yīng)根據(jù)施工項(xiàng)目情況進(jìn)行劃分后填寫。
竣工資料
1、工程概況表
2、工程竣工總結(jié)
3、施工單位工程竣工自評(píng)報(bào)告
4、竣工圖
5、施工管理、質(zhì)量驗(yàn)收文件資料
6、施工質(zhì)量控制文件資料
7、建設(shè)工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄及單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄
8、竣工驗(yàn)收證書
上述資料目錄供各項(xiàng)目部參考使用
該管理制度之下發(fā)日期起執(zhí)行。
13工程資料月度統(tǒng)計(jì)表
序號(hào)
項(xiàng)目名稱
項(xiàng)目概況
本月完成
累計(jì)完成
存在問題
資料員
備注
第3篇 市檔案館工程項(xiàng)目資料管理制度
市檔案館工程項(xiàng)目資料管理制度
為加強(qiáng)本項(xiàng)目施工技術(shù)管理,完善工程質(zhì)量技術(shù)資料的收集、存檔工作,保證工程竣工結(jié)算及工程交工驗(yàn)收的順利進(jìn)行,根據(jù)《××市建設(shè)工程文件材料整理和檔案移交工作辦法》,及公司有關(guān)文件資料檔案工作的有關(guān)規(guī)定,特制定本辦法。望項(xiàng)目各有關(guān)人員密切配合,共同遵照?qǐng)?zhí)行。
一、工程技術(shù)資料填寫的要求
1、相關(guān)文件
《建筑工程竣工驗(yàn)收統(tǒng)一用表填表說明》(××市檔案館)
《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》(gb/t50328-2001)
2、資料填寫內(nèi)容必須真實(shí)可靠、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料的形成與工程形象進(jìn)度同步。資料所記載的內(nèi)容必須與實(shí)際圖物相符,并按規(guī)定已通過了一定的審批、檢查、驗(yàn)收程序,負(fù)有責(zé)任的各方在資料指定位置上簽署意見,簽名或蓋章并注明時(shí)間。
3、作為工程檔案,必須用黑色簽字筆或碳素鋼筆及單面黑色復(fù)寫紙書寫,要求字體端正、清晰易辨、嚴(yán)禁涂改。
二、主要工程技術(shù)資料填寫要求及責(zé)任人
1、工程基線復(fù)核單、單位工程座標(biāo)定位測(cè)量記錄、垂直度觀測(cè)記錄、建筑物沉降觀測(cè)記錄,由測(cè)量人員按單位工程分層數(shù)填寫,交項(xiàng)目總工核定。要求所填數(shù)字準(zhǔn)確無誤,所繪簡(jiǎn)圖上各測(cè)點(diǎn)應(yīng)編號(hào),表中應(yīng)有測(cè)量者、校核者簽名。由測(cè)量員交項(xiàng)目資料員一式四份(含原件二份)。
2、質(zhì)量、安全整改通知單由質(zhì)量安全組填寫,令工長(zhǎng)限期整改,復(fù)檢無誤后,將結(jié)果記錄在上。由質(zhì)量員、安全員交項(xiàng)目資料員一式三份(含原件一份)。
3、隱蔽工程驗(yàn)收記錄,由負(fù)責(zé)所辦隱蔽工程內(nèi)容的工長(zhǎng)在下一道工序施工前辦理。隱蔽記錄上應(yīng)有施工部位及隱蔽項(xiàng)目,重點(diǎn)寫出施工及修改依據(jù)、質(zhì)量情況,必要時(shí)繪出簡(jiǎn)圖。并須報(bào)質(zhì)檢員驗(yàn)收簽字、經(jīng)項(xiàng)目自檢合格后,由各相關(guān)工長(zhǎng)向監(jiān)理公司工地代表簽字及蓋章認(rèn)可。資料填報(bào)及所有簽字蓋章完畢后交項(xiàng)目資料員一式四份(含原件二份)。
4、檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄,由各主管工長(zhǎng)負(fù)責(zé)填寫,要求填寫規(guī)范,簽字蓋章齊全,由各主管工長(zhǎng)向監(jiān)理公司工地代表簽字及蓋章認(rèn)可。資料填報(bào)及所有簽字蓋章完畢后交項(xiàng)目資料員一式四份(含原件二份)。
5、各分項(xiàng)工程施工安全質(zhì)量技術(shù)交底卡,由負(fù)責(zé)施工的工長(zhǎng)填寫。主要是對(duì)施工工藝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)安全措施、施工規(guī)范要求、對(duì)新結(jié)構(gòu)、新規(guī)范、新技術(shù)以及圖紙會(huì)審提出的有關(guān)問題,解決方法等進(jìn)行詳細(xì)且有針對(duì)性的技術(shù)交底,填寫要具體,交接手續(xù)應(yīng)及時(shí)且要齊全,所有交底必須要有交底人、接受交底人(接受交底人必須是經(jīng)各分包或民建隊(duì)書面指定的各班組長(zhǎng))的簽名及交接時(shí)間,以明確責(zé)任,班組所有人員必須逐一簽字,不得找人代簽。本交底一式四份,交項(xiàng)目資料員二份。
6、工程質(zhì)量自檢、互檢、交接檢記錄,由工長(zhǎng)及班組長(zhǎng)負(fù)責(zé)填寫,并有交接雙方及有關(guān)檢查人員簽字,質(zhì)量檢查評(píng)語,并經(jīng)質(zhì)檢員及工程技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字核實(shí),由質(zhì)檢員交項(xiàng)目資料員一式三份(含原件一份)。
7、材料合格證:主要包括鋼材、水泥、砂石、砌體、外墻磚、樓梯磚、防水材料、半成品(如欄桿)、涂料等材料,由負(fù)責(zé)提供材料的供應(yīng)商隨進(jìn)場(chǎng)材料同時(shí)供應(yīng),由項(xiàng)目材料員負(fù)責(zé)收集。一般應(yīng)提供一式二份原件,若提供復(fù)印件或抄件,必須注明原件存放處并加蓋供應(yīng)商公章,項(xiàng)目材料員必須在材質(zhì)或檢查報(bào)告上加蓋材料方章,注明工程名稱、材料名稱、規(guī)格、進(jìn)場(chǎng)數(shù)量、使用部位、經(jīng)辦人等內(nèi)容,資料內(nèi)容必須齊全。由材料員交項(xiàng)目資料員一式四份(含原件二份)。
8、鋼筋原材、焊接試驗(yàn)報(bào)告,砼、砂漿試塊強(qiáng)度報(bào)告(包括同條件養(yǎng)護(hù)試塊及拆模強(qiáng)度試塊強(qiáng)度報(bào)告),砂漿、砼配合比設(shè)計(jì)報(bào)告,水泥、砂石檢驗(yàn)報(bào)告及其它材料復(fù)檢報(bào)告均由試驗(yàn)員提供,各施工工長(zhǎng)負(fù)責(zé)提供使用部位,設(shè)計(jì)要求,構(gòu)件名稱等有關(guān)數(shù)據(jù),試件組數(shù)應(yīng)符合施工驗(yàn)收規(guī)范的有關(guān)規(guī)定(注:實(shí)行100%有見證送檢,其中另加5%的質(zhì)監(jiān)站監(jiān)督抽檢)。鋼筋焊接試驗(yàn)報(bào)告還必須加蓋方章(注明焊接人員姓名及操作證號(hào)),由試驗(yàn)員交項(xiàng)目資料員一式四份(含原件二份,如果有)。
9、鋼材力學(xué)、工藝性能試驗(yàn)報(bào)告,鋼筋進(jìn)場(chǎng)應(yīng)按直徑分批檢驗(yàn),檢驗(yàn)內(nèi)容包括查對(duì)標(biāo)志.外觀并按現(xiàn)行國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定抽取試件,作力學(xué)、工藝性能試驗(yàn)(必須見證取樣),合格后才可用于工程上。鋼材力學(xué)、工藝性能試驗(yàn)報(bào)告,要求使用部位要填寫清楚,按試驗(yàn)結(jié)果判定鋼材等級(jí),如須降級(jí)用或改變使用部位應(yīng)注明.由試驗(yàn)員交項(xiàng)目資料員一式四份(含原件二份,如果有)。
10、水泥物理性能檢驗(yàn)報(bào)告:水泥性能指標(biāo)必須符合gb75-92及其它規(guī)范標(biāo)準(zhǔn).進(jìn)場(chǎng)的水泥須做到檢驗(yàn)合格后使用,杜絕使用無試驗(yàn)和偽劣水泥,防止發(fā)生工程質(zhì)量事故.水泥物理性能檢驗(yàn)報(bào)告,由試驗(yàn)員交項(xiàng)目資料員一式四份(含原件二份,如果有)。
11、砼質(zhì)量攪拌記錄,由試驗(yàn)員按砼申請(qǐng)報(bào)告單向攪拌站索取,由試驗(yàn)員交項(xiàng)目資料員一式四份(含原件二份)。
12、施工日記:必須以單位工程逐日填寫,并應(yīng)填寫如下內(nèi)容:天氣情況,工程進(jìn)展情況及施工部位,因設(shè)計(jì)與現(xiàn)場(chǎng)不符,由設(shè)計(jì)單位或建設(shè)單位在現(xiàn)場(chǎng)解決的設(shè)計(jì)問題和對(duì)施工圖修改記錄,勞動(dòng)力調(diào)配.材料設(shè)備供應(yīng)情況,質(zhì)量安全技術(shù)管理情況及各種事故情況及原因分析,處理記錄,停水停電待料等意外情況記錄及所采取的措施,與本工程有關(guān)的其他情況。工程完工交項(xiàng)目資料員存檔。項(xiàng)目的施工日志由項(xiàng)目總工填寫。
13、各分項(xiàng)工程、分部工程驗(yàn)收記錄由項(xiàng)目總工根據(jù)檢驗(yàn)批如實(shí)填寫,向監(jiān)理公司工地代表簽字蓋章齊全后交項(xiàng)目資料員一式四份原件。
14、圖紙、設(shè)計(jì)變更發(fā)放由項(xiàng)目資料員統(tǒng)一進(jìn)行發(fā)放,并作好記錄,所有圖紙、設(shè)計(jì)變更、來函必須發(fā)放項(xiàng)目副經(jīng)理以便指導(dǎo)施工,項(xiàng)目相關(guān)管理人員領(lǐng)取圖紙、設(shè)計(jì)變更后要對(duì)圖紙及時(shí)進(jìn)行標(biāo)注并妥善保管,不得遺失,要確保圖紙、變更的完整性。
15、資料的交接必須辦理好交接簽字手續(xù),以備查驗(yàn)。
; 三、外部文件的處理
1、原則上,外部文件的收發(fā)工作由項(xiàng)目資料員統(tǒng)一負(fù)責(zé)。
2、對(duì)外來所有文件均需辦理收文卡,并報(bào)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行處理。資料員對(duì)外來文件進(jìn)行處理時(shí),需嚴(yán)格保證及時(shí),避免在工程施工中造成不必要的損失。
3、對(duì)材料報(bào)驗(yàn)及實(shí)驗(yàn)報(bào)告向監(jiān)理公司的報(bào)驗(yàn)工作,由項(xiàng)目實(shí)驗(yàn)員依據(jù)監(jiān)理公司要求進(jìn)行報(bào)驗(yàn)工作。項(xiàng)目質(zhì)檢組負(fù)責(zé)報(bào)驗(yàn)前的檢查工作。若材料的報(bào)驗(yàn)過程中出現(xiàn)問題,需及時(shí)上報(bào)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處理。
4、對(duì)于進(jìn)場(chǎng)設(shè)備、機(jī)械的報(bào)驗(yàn),由項(xiàng)目機(jī)電工長(zhǎng)根據(jù)監(jiān)理公司要求填寫報(bào)驗(yàn)手續(xù)后,交項(xiàng)目資料員統(tǒng)一向監(jiān)理公司進(jìn)行報(bào)送。
5、對(duì)分包文件的處理由項(xiàng)目資料員統(tǒng)一負(fù)責(zé)。
四、分包資料的管理
1、分包資料的管理由項(xiàng)目資料員在分包進(jìn)場(chǎng)時(shí),對(duì)各分包分別進(jìn)行交底,明確資料填寫要求及資料填寫執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)及統(tǒng)一用語等。
2、項(xiàng)目總包管理人員(暫為項(xiàng)目經(jīng)理及項(xiàng)目副經(jīng)理)應(yīng)協(xié)助項(xiàng)目資料員進(jìn)行分包資料的管理,做到及時(shí)準(zhǔn)確的收集資料。
3、分包資料的收集整理由分包單位負(fù)責(zé),完工時(shí)交總包單位匯總后上報(bào)。
4、分包單位施工過程中的報(bào)審資料,由分包單位進(jìn)行填寫,并加蓋紅章后報(bào)總包單位,總包單位負(fù)責(zé)向監(jiān)理公司上報(bào)。
5、分包單位完工時(shí),應(yīng)保證上交總包單位一式五套完整工程資料原件。其原件的要求同前。
五、工程技術(shù)資料填寫統(tǒng)一用語
1、工程名稱:××××××××××
2、設(shè)計(jì)單位:×××××××建筑設(shè)計(jì)研究院
3、建設(shè)單位:×××××房地產(chǎn)有限公司
4、監(jiān)理單位:×××××建設(shè)監(jiān)理有限公司
5、施工單位:×××××建設(shè)工程有限責(zé)任公司
6、工程隊(duì)別(或施工班組) :填寫一線作業(yè)班組.如:***班
7、施工部位:必須填寫棟號(hào)、軸線、標(biāo)高。
8、單位填寫采用國(guó)際單位,書寫采用英文縮寫,如: m2,m3,t,kg等。
9、資料原則上均采用手寫,所有簽名必須由本人用黑色簽字筆簽字。
10、施工部位層段位置的填寫與設(shè)計(jì)圖紙一致,填寫時(shí)需按軸線+層數(shù)+標(biāo)高。結(jié)構(gòu)施工中填寫的層數(shù)是指本自然層底板結(jié)構(gòu),其余與自然層一致。
11、當(dāng)同一層結(jié)構(gòu)需分幾個(gè)檢驗(yàn)批驗(yàn)收時(shí),幾個(gè)驗(yàn)收部位務(wù)必閉合。
六、對(duì)內(nèi)資料發(fā)放部門
(一)、項(xiàng)目生產(chǎn)會(huì)議紀(jì)要:
勞務(wù)隊(duì)、會(huì)議相關(guān)分包單位、項(xiàng)目部?jī)?nèi)部傳閱
(二)、分包協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要
勞務(wù)隊(duì)、會(huì)議相關(guān)分包單位、項(xiàng)目部?jī)?nèi)部傳閱
(三)、技術(shù)交底會(huì)議紀(jì)要
勞務(wù)隊(duì)、會(huì)議相關(guān)分包單位、項(xiàng)目部?jī)?nèi)部傳閱
(四)、設(shè)計(jì)圖紙、變更
勞務(wù)隊(duì)、鋼筋翻樣、相關(guān)工長(zhǎng)、預(yù)算、測(cè)量組、質(zhì)檢組、內(nèi)業(yè)組、經(jīng)理室、總工室
(五)、項(xiàng)目管理辦法
勞務(wù)隊(duì)、相關(guān)分包單位、施工組、質(zhì)檢組、內(nèi)業(yè)組、各相關(guān)部門、經(jīng)理室、總工室
(六)、總階計(jì)劃、月計(jì)劃、周計(jì)劃
勞務(wù)隊(duì)、相關(guān)分包單位、施工組、質(zhì)檢組、內(nèi)業(yè)組、各相關(guān)部門、經(jīng)理室、總工室
(七)、發(fā)分包商函件
相關(guān)分包商、抄送監(jiān)理、業(yè)主、項(xiàng)目留底、施工組、經(jīng)理室、總工室
(八)、發(fā)甲方文件
業(yè)主、華西監(jiān)理、項(xiàng)目留底
七、其它注意事項(xiàng)
1、凡提供資料的部門及責(zé)任人,必須按施工工序及時(shí)向項(xiàng)目質(zhì)檢員或資料員提供工程上的一切資料,質(zhì)檢人員及時(shí)按分工檢查資料,收集整理齊全后,移交項(xiàng)目資料員,并向項(xiàng)目總工匯報(bào)。
2、凡所提供資料未按要求填寫或手續(xù)不齊、模糊不清、有缺漏項(xiàng)等,資料員有權(quán)拒絕接收,并限期整改。
3、對(duì)項(xiàng)目發(fā)放的圖紙.設(shè)計(jì)變更.圖紙會(huì)審等有關(guān)工程技術(shù)資料,以及項(xiàng)目?jī)?nèi)部形成的會(huì)議紀(jì)要.生產(chǎn)計(jì)劃等資料,各有關(guān)人員必須嚴(yán)格按照iso9001要求,裝訂成冊(cè),妥善保管,直至工程完工。
4、施工人員因工作調(diào)離本項(xiàng)目,須將其簽收的有關(guān)工程資料以書面形式移交接收人,并將移交清單交項(xiàng)目資料核實(shí)后,方可離場(chǎng)。
5、所有資料的提供者與接收者必須履行交接簽字工作,并將收發(fā)文登記表裝釘成冊(cè)妥善保管。若因交接不清發(fā)生資料遺失,由各相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé)補(bǔ)齊資料并追究相關(guān)責(zé)任。
6、項(xiàng)目總工將定期或不定期對(duì)工程資料進(jìn)行檢查。
第4篇 g工程項(xiàng)目資料管理制度
1、由項(xiàng)目部辦公室負(fù)責(zé)管理性文件的收發(fā)、傳閱、編制清單歸類保存。
由項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)施工圖、技術(shù)核定單、變更通知單的收發(fā),負(fù)責(zé)編制目錄,分發(fā)清單,所有施工圖的持有人應(yīng)對(duì)圖紙的修改,變更及時(shí)標(biāo)識(shí)。
2、所有文件資料由文件批準(zhǔn)人決定發(fā)放范圍和份數(shù),文件發(fā)放人應(yīng)填寫《文件和資料發(fā)放登記表》,按發(fā)放范圍和數(shù)量發(fā)放文件,并做好編號(hào)及登記。
3、文件領(lǐng)用人在收到文件和資料時(shí),應(yīng)在文件發(fā)放的表格上登記簽字。
4、在發(fā)放過程中,文件使用部門應(yīng)及時(shí)撤出作廢/失效文件。
5、當(dāng)文件使用人的文件破損嚴(yán)重,影響使用時(shí),應(yīng)向文件發(fā)放部門辦理更換手續(xù),交回破損文件,補(bǔ)發(fā)新文件、編號(hào)不變,文件發(fā)放部門應(yīng)將原破損文件收回處理。
6、文件使用人文件丟失后,應(yīng)向文件發(fā)放部門辦理補(bǔ)領(lǐng)手續(xù),在補(bǔ)領(lǐng)申請(qǐng)時(shí)必須作出書面說明,文件發(fā)放部門在補(bǔ)發(fā)文件時(shí)應(yīng)重新進(jìn)行分發(fā)編號(hào),并注明作廢。
7、在用有效文件控制清單
項(xiàng)目部辦公室負(fù)責(zé)編制管理性《有效文件控制清單》,項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)編制技術(shù)性《有效文件控制清單》,以識(shí)別和管理在用有效文件及現(xiàn)行修訂狀態(tài)。
8、文件和資料的更改
a.當(dāng)文件和資料需要更改時(shí),應(yīng)由文件更改人或更改部門填寫《文件和資料更改申請(qǐng)表》,說明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容,如更改涉及其它部門時(shí),應(yīng)重新會(huì)審。
b.文件更改原則上應(yīng)由原審批人審批,當(dāng)原審批人不在或需指定其它人員審批時(shí),則該人應(yīng)得到相應(yīng)的授權(quán)書和文件審批所需的有關(guān)背景資料。
c.經(jīng)更改審批的文件,由審批人填寫《文件和資料更改通知單》,并發(fā)至有關(guān)部門。
d.文件持有人根據(jù)《文件和資料更改通知單》的指令,直接在文件的相應(yīng)處進(jìn)行更改,但應(yīng)確保內(nèi)容的正確、清晰,并將《文件更改通知單》附于文件后或收回原文件,并做好發(fā)放登記。
e.文件更改后,文件更改部門應(yīng)將更改內(nèi)容審批件存檔備查。
f.文件更改應(yīng)做好記錄和標(biāo)識(shí)。
9、作廢的文件應(yīng)加蓋“作蓋”印章,已作廢、失效的文件應(yīng)在文件的使用場(chǎng)合中撤出。
10、文件和資料的保管
a.文件和資料持有人應(yīng)妥善保管好所用的文件資料,防止丟失、損壞,若損壞丟失應(yīng)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,批準(zhǔn)后按二.5和二.6辦理。
b.文件資料的存檔按公司檔案管理辦法規(guī)定辦理。
c.文件管理人在調(diào)離崗位或存檔時(shí),必須移交全部文件,并作好文件移交記錄。
11、文件和資料的使用控制
a.文件和資料需要時(shí),由需要人填寫《文件和資料復(fù)印審批表》,應(yīng)經(jīng)主管部門或部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),規(guī)定復(fù)印的份數(shù)、編號(hào),發(fā)放應(yīng)做好記錄和登記。
b.需要臨時(shí)借閱文件的人員應(yīng)填寫《文件和資料借閱申請(qǐng)單》,經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱,借閱后必須及時(shí)歸還,文件一般情況下不外借,如確需外借,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第5篇 工程項(xiàng)目資料管理制度
1、 由項(xiàng)目部辦公室負(fù)責(zé)管理性文件的收發(fā)、傳閱、編制清單歸類保存。由項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)施工圖、技術(shù)核定單、變更通知單的收發(fā),負(fù)責(zé)編制目錄,分發(fā)清單,所有施工圖的持有人應(yīng)對(duì)圖紙的修改,變更及時(shí)標(biāo)識(shí)。
2、 所有文件資料由文件批準(zhǔn)人決定發(fā)放范圍和份數(shù),文件發(fā)放人應(yīng)填寫《文件和資料發(fā)放登記表》,按發(fā)放范圍和數(shù)量發(fā)放文件,并做好編號(hào)及登記。
3、 文件領(lǐng)用人在收到文件和資料時(shí),應(yīng)在文件發(fā)放的表格上登記簽字。
4、 在發(fā)放過程中,文件使用部門應(yīng)及時(shí)撤出作廢/失效文件。
5、 當(dāng)文件使用人的文件破損嚴(yán)重,影響使用時(shí),應(yīng)向文件發(fā)放部門辦理更換手續(xù),交回破損文件,補(bǔ)發(fā)新文件、編號(hào)不變,文件發(fā)放部門應(yīng)將原破損文件收回處理。
6、 文件使用人文件丟失后,應(yīng)向文件發(fā)放部門辦理補(bǔ)領(lǐng)手續(xù),在補(bǔ)領(lǐng)申請(qǐng)時(shí)必須作出書面說明,文件發(fā)放部門在補(bǔ)發(fā)文件時(shí)應(yīng)重新進(jìn)行分發(fā)編號(hào),并注明作廢。
7、 在用有效文件控制清單項(xiàng)目部辦公室負(fù)責(zé)編制管理性《有效文件控制清單》,項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)編制技術(shù)性《有效文件控制清單》,以識(shí)別和管理在用有效文件及現(xiàn)行修訂狀態(tài)。
8、 文件和資料的更改
a. 當(dāng)文件和資料需要更改時(shí),應(yīng)由文件更改人或更改部門填寫《文件和資料更改申請(qǐng)表》,說明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容,如更改涉及其它部門時(shí),應(yīng)重新會(huì)審。
a. 文件更改原則上應(yīng)由原審批人審批,當(dāng)原審批人不在或需指定其它人員審批時(shí),則該人應(yīng)得到相應(yīng)的授權(quán)書和文件審批所需的有關(guān)背景資料。
a. 經(jīng)更改審批的文件,由審批人填寫《文件和資料更改通知單》,并發(fā)至有關(guān)部門。
d. 文件持有人根據(jù)《文件和資料更改通知單》的指令,直接在文件的相應(yīng)處進(jìn)行更改,但應(yīng)確保內(nèi)容的正確、清晰,并將《文件更改通知單》附于文件后或收回原文件,并做好發(fā)放登記。
a. 文件更改后,文件更改部門應(yīng)將更改內(nèi)容審批件存檔備查。
a. 文件更改應(yīng)做好記錄和標(biāo)識(shí)。
9、 作廢的文件應(yīng)加蓋“作蓋”印章,已作廢、失效的文件應(yīng)在文件的使用場(chǎng)合中撤出。
10、 文件和資料的保管
a. 文件和資料持有人應(yīng)妥善保管好所用的文件資料,防止丟失、損壞,若損壞丟失應(yīng)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,批準(zhǔn)后按二.5和二.6辦理。
a. 文件資料的存檔按公司檔案管理辦法規(guī)定辦理。
a. 文件管理人在調(diào)離崗位或存檔時(shí),必須移交全部文件,并作好文件移交記錄。
11、 文件和資料的使用控制
a. 文件和資料需要時(shí),由需要人填寫《文件和資料復(fù)印審批表》,應(yīng)經(jīng)主管部門或部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),規(guī)定復(fù)印的份數(shù)、編號(hào),發(fā)放應(yīng)做好記錄和登記。
a. 需要臨時(shí)借閱文件的人員應(yīng)填寫《文件和資料借閱申請(qǐng)單》,經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱,借閱后必須及時(shí)歸還,文件一般情況下不外借,如確需外借,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
