第1篇 a物業(yè)公司行政辦公管理制度
物業(yè)公司為了更好的發(fā)展,特制定相關(guān)管理規(guī)定。以下是小編搜集并整理的有關(guān)內(nèi)容,希望對大家有所幫助!
第一章 總則
第1條目的
為樹立良好的公司形象,規(guī)范行政辦公工作,維護良好的工作環(huán)境,保障公司各項業(yè)務(wù)的正常運轉(zhuǎn),特制定本制度。
第2條適用范圍
本制度適用于所有在我公司工作的正式員工、兼職人員及臨時工。
第3條歸口管理
行政人事部是行政辦公管理工作的歸口管理部門,負責(zé)公司行政工作的各相關(guān)事項。
第二章 辦公管理
第4條員工應(yīng)遵守公司的規(guī)章制度,自覺維護辦公環(huán)境的清潔、安靜。
第5條辦公室應(yīng)保持整潔,無雜物,工作臺上擺放的辦公用品應(yīng)整齊有序。
第6條保持辦公室肅靜,工作時間不得高聲喧嘩。
第7條工作時間不離崗、串崗,不聚眾聊天,不打瞌睡,不在辦公室內(nèi)吃零食。
第8條上班時間,嚴禁辦理私人事情,因公外出應(yīng)向本部門負責(zé)人請假。
第9條接待來訪,應(yīng)起身相迎,做到態(tài)度和藹,彬彬有禮;來客告辭,起身相送;在回答來客詢問時,不得泄露公司管理制度及有關(guān)公司機密事項。
第10條下班或因事離開辦公室,應(yīng)人走燈熄,關(guān)好門窗、電源等。
第11條愛護公物,節(jié)約使用辦公用品。
第12條講究文明禮貌,注重儀表儀容,按規(guī)定著裝;接待來訪客人,應(yīng)熱情主動。
第三章 會議管理
第13條各種會議由召集者負責(zé)組織安排,并對出席對象提前發(fā)出通知。
第14條會議召開之前應(yīng)確定議題、參會對象,準備好有關(guān)的會議資料、文件。
第15條會議出席者應(yīng)安排好工作,準時到會,并帶筆記本及相關(guān)會議資料,如因故無法參加會議,須提前向會議組織者請假。
第16條會議堅持效率原則,各發(fā)言者應(yīng)事先做好準備,發(fā)言應(yīng)簡明扼要,以使會議起到應(yīng)有的效果。
第17條公司的固定性會議為公司經(jīng)理辦公會議、項目區(qū)域辦公會議、部門例會及班組例會。
1.公司經(jīng)理辦公會議原則上每月召開一次,參會對象為公司總經(jīng)理、各項目區(qū)域常務(wù)經(jīng)理、經(jīng)理助理及相關(guān)人員。
2.項目區(qū)域辦公會議于每月10日召開,參會對象為常務(wù)經(jīng)理、經(jīng)理助理、項目區(qū)域職能主管、管理處主任。
3.部門例會于每旬第一個星期五召開,參會對象為部門所有人員。
4.各班組每月至少組織一次例會,進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)(具體時間由部門確定)。
第18條如遇特殊情況,會議組織者須另行通知;上一級別會議與本級別會議在時間上有沖突時,以上一級別會議為主,本級別會議作相應(yīng)時間調(diào)整。
第19條凡會議所作的決議、決定及重要事項必須形成會議紀要,經(jīng)行政人事部整理后以文件形式印發(fā)并貫徹執(zhí)行。
第四章 公文管理
第20條各級政府、上級部門下發(fā)和其他單位抄送的公文,統(tǒng)一由行政人事部行政專員收管,并負責(zé)簽收、分類、登記和分發(fā)、傳閱。
第21條以公司名義發(fā)出的各種文件須編號、登記,統(tǒng)一對外發(fā)送。
第22條公文處理程序
1.行政專員將公文登記、分類,交行政人事部經(jīng)理審閱并提出擬辦意見。
2.行政專員根據(jù)擬辦意見,送有關(guān)部門相關(guān)人員閱辦。
3.領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文,按批示意見交有關(guān)部門負責(zé)辦理。
4.如承辦過程中有疑問或問題,應(yīng)及時請示、報告。
5.辦理完畢后,相關(guān)部門應(yīng)填寫承辦結(jié)果,連同原文件退回行政人事部存檔。
第23條對送閱文件要抓緊時間閱讀,各部門人員不得無故拖延或扣押,文件傳閱后,閱文人須簽名并寫上時間,
第24條文件一律由專人傳送,一般不得橫向傳閱。
第五章 印章使用管理
第25條公司印章由公司總經(jīng)理指定專人保管,法定代表人印章、財務(wù)專用章由財務(wù)部專人分開保管。印章未經(jīng)公司總經(jīng)理批準,不得隨意交與他人保管、使用。
第26條部門印章由部門負責(zé)人保管或指定專人保管。
第27條印章使用審批規(guī)定如下。
1涉及人員調(diào)動(任免)、以公司名義簽署的合同協(xié)議、財務(wù)收支及對外發(fā)文、發(fā)函等方面用章,由公司總經(jīng)理批準。
2有關(guān)業(yè)務(wù)管理工作用章,由項目區(qū)域常務(wù)經(jīng)理批準。
3使用法定代表人印章,由公司總經(jīng)理批準。
4使用部門印章、有關(guān)業(yè)務(wù)管理工作用章,由部門負責(zé)人批準。
第28條未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準,公司人員不得私自用章,不準攜帶公章外出,不準蓋出空白信箋。
第29條對不符合用章規(guī)定的事項,印章保管人員有權(quán)拒絕蓋章;對違反用章規(guī)定或弄虛作假,造成重大影響或經(jīng)濟損失的,要追究保管人、當(dāng)事人的責(zé)任。
第30條刻制印章,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準。作廢的印章應(yīng)及時封存。
第六章 傳真機、復(fù)印機、計算機管理
第31條為確保辦公設(shè)備的正常運行和使用,公司指定專人保管、使用,非操作人員,未經(jīng)許可不得私自使用。
第32條為節(jié)約紙張和能源,公司嚴格控制復(fù)印和傳真數(shù)量,非必要不予復(fù)印和傳真。
第33條公司一般不承接外單位及私人委托的打印、復(fù)印、傳真業(yè)務(wù),特殊情況須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。
第34條計算機內(nèi)存資料注意保密,凡涉及機要文件資料須加密碼保存,未經(jīng)批準,任何人不得提取(閱)電腦內(nèi)存信息、數(shù)據(jù)資料。
第35條凡內(nèi)部常用業(yè)務(wù)資料、數(shù)據(jù),必須進行備份處理,以免丟失。
第36條嚴格控制計算機外部軟件流入管理,嚴禁安裝和使用游戲軟件(盤),以防電腦感染病毒。
第37條工作結(jié)束后,應(yīng)做好辦公設(shè)備的日常保養(yǎng)和清潔工作,并及時處理廢棄稿件,切斷電源。
第七章 保密工作規(guī)定
第38條凡符合下列條款之一者,均屬于公司機要文件,不得泄露。
1.關(guān)于重要決策或計劃。
2.關(guān)于人事問題。
3.關(guān)于會議重要的討論事項。
4.關(guān)于業(yè)主或租戶的檔案資料。
5.契約、協(xié)定或根據(jù)協(xié)商而決定的事項。
6.特別指定的事項。
第39條機要文件按保密等級可分為以下三級。
1.秘密,不能向相關(guān)人員以外者公開。
2.機密,不能向外公開。
3.絕密,不能向特別指名的最小范圍內(nèi)的工作人員以及承辦人員以外者公開。
第40條機要文件、機要事項及其種類的認定,原則上由所管部門的負責(zé)人負責(zé)。
第41條機要文件由其制發(fā)部門制成正、副本兩份,一份由制發(fā)部門分類保管,另一份由所管部門的負責(zé)人保管。
第42條機要文件的制發(fā)部門應(yīng)備有發(fā)文簿,文件發(fā)至有關(guān)部門時,必須有收件人簽字。
第43條機要文件來往傳遞(包括傳真),應(yīng)指定專人傳接或采取親啟信函方式進行。
第44條機要文件須經(jīng)制發(fā)部門負責(zé)人同意后方可復(fù)制。機要文件復(fù)制時,制發(fā)部門應(yīng)將復(fù)制件數(shù)量在原件或副本上詳細記錄,并在發(fā)文簿上記載復(fù)制件的去向。
第45條秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事項,由制發(fā)部門負責(zé)人負責(zé),由專人進行分發(fā)和傳送。
第46條機要文件及其相關(guān)草案、其他無用資料的銷毀,由所管負責(zé)人負責(zé)。
第八章 檔案管理
第47條檔案實行集中管理與分散管理相結(jié)合,即分別由公司、部門管理或?qū)Ｈ素撠?zé)檔案管理工作。
第48條公司各部門在各項活動中所形成的具有參考價值的文件、材料,由承辦部門、經(jīng)辦人負責(zé)將用完的文件、資料及時歸檔。
第49條文件結(jié)案移送歸檔時,相關(guān)人員須檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應(yīng)立即追查。
第50條文件的處理手續(xù)必須完善,如有遺漏,應(yīng)立即退回承辦人。
第51條檔案管理人員做好收件登記、編號、運轉(zhuǎn)、催辦工作,對按規(guī)定程序符合立卷標(biāo)準要求的文件,及時進行分類、立卷及歸檔。
第52條檔案管理人員每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施,確保檔案的安全。
第53條檔案管理人員保持檔案室清潔,隨時擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲措施。
第54條檔案管理人員每年按規(guī)定清理一次,對已到保管期限、確定銷毀的檔案材料必須列冊登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷毀處理。
第55條公司嚴格履行檔案調(diào)、借閱登記、審批手續(xù),一般僅限在檔案室查閱,確因工作需要須復(fù)印或摘抄文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準。
第56條借閱人員不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。
第57條對于歸還的檔案,經(jīng)檔案管理人員檢查無誤后,立即歸入檔卷。
第九章 附則
第58條本制度由公司行政人事部擬定,其解釋權(quán)、修改權(quán)歸公司行政人事部。
第2篇 物業(yè)管理公司行政辦公制度
物業(yè)管理公司行政辦公制度
總則
第一條為規(guī)范公司行政辦公行為,明確行政辦公工作流程,保障行政辦公體系高效、有序、協(xié)調(diào)地運作,特制定本制度。
第二條公司行政辦公制度包括公文處理規(guī)定,行政辦事制度,會議制度,請示、報告制度四項主要內(nèi)容。
第三條公司行政與人力資源部負責(zé)公司行政工作的批辦、督辦、檢查、協(xié)調(diào)和信息反饋。
第一章公文處理規(guī)定
第四條公文是貫徹黨和國家方針、政策,貫徹上級指示精神,發(fā)布規(guī)章制度,實施經(jīng)營決策,下達工作任務(wù)等各項管理工作的重要方式和途徑。
第五條公司行政與人力資源部是公文處理工作的中樞部門,負責(zé)撰寫、審核、處理公司往來公文,并指導(dǎo)監(jiān)督各部門及各管理中心(處)的公文處理工作。
第六條公司常用的公文種類主要有:
(一)決定--用于對重要事項做出決策和安排;
(二)指示--用于對下級單位布置工作,闡明指導(dǎo)原則;
(三)公告--用于向公司內(nèi)外宣布重大事項;
(四)通告--用于在一定范圍內(nèi)公布各單位及員工應(yīng)當(dāng)遵守的或需要知道的事項;
(五)會議紀要--用于記載和傳達會議情況及議定事項;
(六)通知--用于傳達上級批示、要求下級辦理或知道的事項;批轉(zhuǎn)下級公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級以及不相隸屬單位的公文;發(fā)布規(guī)章;任免和聘用管理人員。
(七)通報--用于對人和事的表揚或批評;傳達重要精神或情況;
(八)請示--用于向上級請求指示、批準;
(九)報告--用于向上級匯報工作,反映情況,提出意見和建議,答復(fù)上級詢問;
(十)批復(fù)--用于答復(fù)下級請示事項;
(十一)總結(jié)--用于向上級做綜合性的全面工作匯報;
(十二)計劃--用于對今后工作做出全面安排;
(十三)簽報--用于各部門向公司領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報工作;
(十四)函--用于不相隸屬關(guān)系單位或部門之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題;
(十五)復(fù)函--用于回復(fù)來函。
第七條公文格式包括下述內(nèi)容:主辦單位、分管領(lǐng)導(dǎo)審核、核稿、擬稿人、會簽、標(biāo)題、正文、發(fā)文單位及印章、主送對象、呈報、抄送(報)對象、發(fā)送對象、附件、發(fā)文字號、打印份數(shù)、校對、簽發(fā)、主題詞、發(fā)文時間、密級、緊急程度等。
(一)公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準確、簡要概括公文的主要內(nèi)容,并標(biāo)明公文種類;
(二)發(fā)文字號,一般包括單位代字、年號、序號。聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號;
(三)發(fā)文單位、主送單位應(yīng)落全稱;
(四)除會議紀要外的公文,一律加蓋與發(fā)文單位相一致的印章;
(五)密級公文,應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明'a級'(絕密)、'b級'(機密)、'c級'(秘密)字樣;
(六)緊急公文,應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明'特急'、'急'、'平急'字樣;
(七)公文如有附件,應(yīng)在正文之后,發(fā)文單位名稱之前,注明附件的順序和名稱;
(八)呈報、主送、抄報、抄送、發(fā)送:
呈報,為文件內(nèi)容的執(zhí)行對象或必須呈達的上級主管單位;
主送,為文件內(nèi)容的執(zhí)行對象或必須送達的對象;
抄報,為需要了解文件內(nèi)容的上級主管單位;
抄送,為需要了解文件內(nèi)容的本單位領(lǐng)導(dǎo)、同級單位;
發(fā)送,為需要了解文件內(nèi)容的下級單位。
向上級請示的公文,一般只寫一個呈報單位,如果需同時報知另一上級單位,可用抄報的形式;
(九)發(fā)文時間應(yīng)以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的時間為準;聯(lián)合發(fā)文,以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)的時間為準。
(十)公文應(yīng)標(biāo)明簽發(fā)人,簽發(fā)人為主簽發(fā)人;
(十一)公文用紙為a4型,左側(cè)裝訂;
(十二)對外行文的字體要求:
1、發(fā)文字號為四號宋體加粗;
2、標(biāo)題為小二號宋體加粗;
3、發(fā)文對象為四號宋體加粗;
4、正文為四號宋體;
5、呈報、主送、抄報、抄送、發(fā)送對象為四號宋體;
6、主題詞為四號黑體加粗。
第八條發(fā)文字號具體規(guī)定:
公司及各部門發(fā)文字號為:
1、物業(yè)管理有限公司物業(yè)(寧)字[年號]***號;
2、公司行政與人力資源部物業(yè)(寧)行人字[年號]***號;
3、公司財務(wù)部物業(yè)(寧)財字[年號]***號;
4、公司品質(zhì)培訓(xùn)部物業(yè)(寧)品培字[年號]***號;
5、公司市場發(fā)展部物業(yè)(寧)市場字[年號]***號。
6、公司工程管理部物業(yè)(寧)工程字[年號]***號
第九條行文關(guān)系和規(guī)則:
(一)各管理中心(處)的行文關(guān)系,應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍確定,在權(quán)限范圍內(nèi)可以自主行文;
(二)非緊急情況不得越級行文;
(三)各管理中心(處)不得直接向公司總部及以上單位行文。如確需請示公司總部或以上單位,應(yīng)由各管理中心(處)擬稿,經(jīng)公司行政與人力資源部審核,報公司總經(jīng)理批準后,加蓋公司印章、呈報;
(四)各管理中心(處)呈報公司的文件,統(tǒng)一報送至行政與人力資源部,報送一份即可,由公司行政與人力資源部根據(jù)需要向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門送閱;
(五)除公司領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項和重大緊急情況外,行文原則上不得直接呈報領(lǐng)導(dǎo)個人;各管理中心(處)不得以單位負責(zé)人個人名義向公司或公司領(lǐng)導(dǎo)呈報需公司審批的文件;
(六)'報告'、'紀要'類公文中不得夾帶請示事項;
(七)所有公文原則上統(tǒng)一由公司行政與人力資源部收發(fā)、登記、簽轉(zhuǎn);緊急、特殊情況可直接由領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)、交辦,事后履行公文處理程序;
(八)凡傳達、貫徹上級指示精神、決定;向上級的請示、報告;頒發(fā)公司規(guī)范性文件;發(fā)布具有全局性指導(dǎo)意義的通知、通告等公文,由主管職能部門擬稿,分管領(lǐng)導(dǎo)審核,總經(jīng)理簽發(fā),并由行政與人力資源部統(tǒng)一編字號、印發(fā)。
第十條公文處理程序:
(一)公文處理程序為收文程序和發(fā)文程序。收文程序包括登記、分辦、催辦、反饋、歸檔等;發(fā)文程序包括擬稿、審稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編號、打印、校對、登記、封發(fā)和存檔等;
(二)公司收文要統(tǒng)一制作《來文閱辦表》,發(fā)文首頁統(tǒng)一制作《發(fā)文稿紙》,傳真使用統(tǒng)一的《圖文傳真》,部門簽報統(tǒng)一使
用《文件會簽單》;
(三)公司字發(fā)文應(yīng)由總經(jīng)理簽發(fā);部門發(fā)文,可由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā);一般性行政事務(wù)公文可由公司行政與人力資源部經(jīng)理簽發(fā);
(四)凡涉及其他部門的公文,主辦部門應(yīng)主動與有關(guān)部門協(xié)商、會簽。如果意見不一致時,應(yīng)在公文會簽中如實反映;
(五)撰寫公文應(yīng)注意事項:
1、符合黨和國家的方針、政策、法律、法令及上級單位的規(guī)定;
2、內(nèi)容詳實、觀點明確、文字精煉、條理清晰、標(biāo)點符號正確;
3、公文中的人名、地點、數(shù)字要準確,引用公文要注明發(fā)文機關(guān)、公文字號、
標(biāo)題和發(fā)文時間;
4、公文中的數(shù)字,應(yīng)盡量使用阿拉伯?dāng)?shù)字;
5、發(fā)文時間使用中文數(shù)字標(biāo)識;
6、請示問題應(yīng)一文一事。
(六)公文受理應(yīng)注意事項:
1、凡需兩個以上部門會簽處理的公文,由主辦部門牽頭,組織有關(guān)部門會簽辦理;
2、各部門報公司領(lǐng)導(dǎo)審批的公文,除機密公文外須經(jīng)行政與人力資源部簽轉(zhuǎn)各分管領(lǐng)導(dǎo)審閱、批示;
3、各管理中心(處)報公司的公文,應(yīng)報公司行政與人力資源部,由行政與人力資源部根據(jù)公文內(nèi)容簽轉(zhuǎn)涉及到的各部門,由各部門在職權(quán)范圍內(nèi)處理。若需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批的,由該部門提出意見后,由行政與人力資源部簽轉(zhuǎn)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱、批示;
4、機密公文由送文單位直接送分管領(lǐng)導(dǎo)審閱、批示。
(七)公司字發(fā)文均由公司行政與人力資源部核稿,主要做好公文的審核把關(guān)工作:
1、是否需要行文;
2、行文是否準確、簡潔、明了、完整;
3、行文中涉及其他部門或單位的問題是否經(jīng)過充分協(xié)商;
4、行文的格式、關(guān)系、內(nèi)容、處理程序等是否符合本規(guī)定的要求。
(八)公文歸檔:
1、公文辦理完畢后,具體承辦人應(yīng)根據(jù)文書立卷要求,整理公文原稿及有關(guān)資料,依據(jù)公文的等級送交公司行政與人力資源部或本部門相關(guān)人員分類存檔。個人未經(jīng)許可,不得私自保存應(yīng)存檔的公文;
2、對于沒有存檔價值的公文,經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準后可銷毀。機密公文的銷毀,應(yīng)有行政與人力資源部專人監(jiān)督,并進行登記。
第二章行政辦事制度
第十一條公司對行政辦事的要求是優(yōu)質(zhì)、高效、有序、協(xié)調(diào)及過程受控,各級人員必須依照職責(zé)權(quán)限,各司其職、各負其責(zé)。
第十二條公司行政辦事規(guī)則:
(一)對于職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)的事項,必須認真、準確、及時辦理,不得推諉、積壓;
(二)對于超越職責(zé)權(quán)限范圍的事項,必須遵循工作程序逐級請示、報告,一般不得越級請示、報告或擅自越權(quán)行事;
(三)對于跨部門事項,主辦部門須主動與相關(guān)部門協(xié)商辦理,相關(guān)部門要積極配合。意見不一致時,主辦部門須向上級分管領(lǐng)導(dǎo)請示匯報,由上級分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。各部門均不得未經(jīng)協(xié)調(diào)一致而擅自行事,否則,上級分管領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)責(zé)令糾正或追究責(zé)任;
(四)對于不適合部門辦理的事項,必須立即退回交辦部門并說明理由;
(五)對于重大突發(fā)事件及處置意見,情況緊急時,可直接向公司領(lǐng)導(dǎo)請示、報告,但事后要向被超越的主管上級報告;
(六)公司領(lǐng)導(dǎo)直接交辦或需要保密的事項以及發(fā)現(xiàn)損害公司利益、公司聲譽的行為,可直接向公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請示、報告;
(七)公司領(lǐng)導(dǎo)在涉及財務(wù)、投資、人事等方面的決策性指示,必須有書面批示或文件,方可作為執(zhí)行依據(jù);
第十三條公司行政辦事可以公文、電子郵件、傳真、電話、口頭等形式辦理。若以電子郵件、傳真、電話、口頭形式辦理,電子郵件、傳真件正本、電話記錄正本、口頭記錄正本及有關(guān)資料,在辦理完畢后存檔備考;若以公文形式辦理,則轉(zhuǎn)入公文辦理程序。
第十四條行政辦事程序的時限要求:
1、以公司名義的收、發(fā)文,均由公司行政與人力資源部進行登記,派專人監(jiān)督,須做到事事有回復(fù);
2、有具體時限要求的事項,按時限回復(fù);
3、凡屬公司級各類文件及上級來文,秘書填寫《來文閱辦》后,交由行政與人力資源部負責(zé)人做處理意見,報公司領(lǐng)導(dǎo),再根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示,傳閱相關(guān)職能部門;
4、公司來文須當(dāng)日批轉(zhuǎn),行政與人力資源部指定專人辦理,或催辦、監(jiān)督、檢查辦理情況(需跟蹤督辦的),同時指定匯報時限;
5、公司發(fā)文,行政與人力資源部秘書填寫《發(fā)文稿紙》后,交由領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),并于當(dāng)日送達收文單位;
6、急事急辦,第一時間處理標(biāo)注'特急'、'急'的事項;
7、平急事項,從接受之日起三個工作日內(nèi)回復(fù);
8、涉及到技術(shù)性問題的事項,從接受之日起十個工作日內(nèi)回復(fù);
9、如工作需要限定完成時間,在交辦工作時即應(yīng)做出明確規(guī)定;不能按時限完成或回復(fù)的事情,必須向相關(guān)方面說明理由和最后完成日期。
第十五條公司行政辦事分辦理事項和閱知事項。
(一)辦理事項為上級指示、下級請示及與有關(guān)單位商洽的事項;
(二)閱知事項為上級通報、下級報告及各類簡報、信息等。
第十六條辦理事項的工作程序:
(一)行政與人力資源部對公司辦理事項進行登記,并依據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的分工和各部門的職責(zé)范圍,提出批辦意見后,簽轉(zhuǎn)相關(guān)部門主辦或直接簽轉(zhuǎn)公司領(lǐng)導(dǎo)批示;
(二)主辦部門:
1、依據(jù)職責(zé)權(quán)限范圍辦理;
2、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示或會議決定辦理;
3、必要時向公司分管領(lǐng)導(dǎo)請示、報告。
(三)公司分管領(lǐng)導(dǎo)
1、依據(jù)職責(zé)權(quán)限批示;
2、必要時向其他分管領(lǐng)導(dǎo)通報;
3、必要時召開專題會議研究決定;
4、必要時向總經(jīng)理請示、報告;
5、必要時按行文程序向上級單位請示、報告。
(四)總經(jīng)理
1、依據(jù)職責(zé)權(quán)限批示;
2、必要時提交經(jīng)營班子辦公會研究決定;
3、必要時按行文程序向上級單位請示、報告。
第十七條閱知事項的工作程序:
(一)行政與人力資源部對公司閱知事項進行登記,并簽轉(zhuǎn)公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門或管理中心(處)閱知;
(二)公司總經(jīng)理或分管總經(jīng)理助理認為有必要時,由行政與人力資源部簽轉(zhuǎn)相關(guān)部門或管理中心(處)閱知;
(三)公司各部門、各管理中心(處)有需要公司領(lǐng)導(dǎo)閱知事項的信息、簡報
等可先報行政與人力資源部轉(zhuǎn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知;
(四)公司領(lǐng)導(dǎo)對閱知事項如有批示的,由行政與人力資源部及時反饋給相關(guān)部門及各管理中心(處)。
第三章會議制度
第十八條行政會議是實施企業(yè)管理的重要行政辦公手段之一,公司對會議要求精簡、實效、控制數(shù)量、提高質(zhì)量。會議議題要提前擬定并發(fā)出通知,與會者須認真準備。會議決議以會議紀要為準。經(jīng)營班子辦公會、總經(jīng)理辦公會、年度工作會的會議紀要解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理,專題會會議紀要解釋權(quán)歸主持專題會的公司領(lǐng)導(dǎo)。
第十九條公司會議有經(jīng)營班子辦公會、總經(jīng)理辦公會、年度工作會議、專題會議。公司各部門可根據(jù)本部門實際工作需要自行決定召開部門會議。
(一)總經(jīng)理辦公會
1、總經(jīng)理辦公會是公司經(jīng)營決策層貫徹上級指示,研究、分析、確定公司重大經(jīng)營行為,決定公司重大事項等的高層領(lǐng)導(dǎo)行政會議;
2、總經(jīng)理辦公會由總經(jīng)理主持,公司經(jīng)營班子成員參加,可以根據(jù)會議內(nèi)容邀請上級單位領(lǐng)導(dǎo)參加或安排有關(guān)人員列席會議;
3、總經(jīng)理辦公會原則上于每月末召開,因工作需要也可臨時召開。會議議題由行政與人力資源部征求公司經(jīng)營班子成員意見后確定,負責(zé)會議記錄,形成會議紀要。
4、總經(jīng)理辦公會的主要內(nèi)容:貫徹落實經(jīng)營班子辦公會形成的關(guān)于公司整體發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營管理目標(biāo)的重大決策;聽取各部門在經(jīng)營、管理、發(fā)展等工作的匯報并就遇到的重大問題提出處理意見;分析公司部門經(jīng)理以上人員和管理中心(處)領(lǐng)導(dǎo)成員的工作能力、水平及業(yè)務(wù)素質(zhì)并做相應(yīng)調(diào)整等主要經(jīng)營管理工作的行政例會;
2、總經(jīng)理辦公會由總經(jīng)理主持,總經(jīng)理因事可延期舉行或委托公司其他領(lǐng)導(dǎo)主持召開;
3、總經(jīng)理辦公會
由經(jīng)營班子成員、各部門負責(zé)人參加,如會議內(nèi)容涉及相關(guān)單位,總經(jīng)理可臨時決定列席人員;
4、總經(jīng)理辦公會由行政與人力資源部征求與會公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門意見后確定會議議題,負責(zé)會議記錄,形成會議紀要。
(二)項目辦公例會
1、項目辦公例會于每月末第一周上午9:00召開,各部門、管理中心(處)負責(zé)人參加。
2、項目辦公例會內(nèi)容同二十五條第二款'月報內(nèi)容'。
(三)年度工作會議
1、年度工作會議是公司總結(jié)上年度工作、制定下年度工作計劃、與各管理中心(處)簽訂經(jīng)營管理目標(biāo)責(zé)任書、交流工作經(jīng)驗、表彰先進的年度大會,原則上于每年三月初召開(總部年度工作會議召開后進行);
2、年度工作會議由公司經(jīng)營班子成員、公司部門經(jīng)理、管理中心(處)負責(zé)人以上人員參加;
3、年度工作會議由公司行政與人力資源部負責(zé)籌備,有關(guān)部門和管理中心(處)協(xié)助相關(guān)工作。會議組織、議程安排等工作由行政與人力資源部征詢有關(guān)方面意見后提出,并報請總經(jīng)理審定;
4、公司行政與人力資源部負責(zé)會議記錄,形成會議紀要。
(四)專題會
1、專題會議是公司研究決定經(jīng)營管理中具體事項、解決具體問題的專門會議;
2、專題會議由公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)情況確定召開并主持,參加會議的成員由主持會議的領(lǐng)導(dǎo)自行確定;
3、專題會議要研究的內(nèi)容由會議所討論專題的主要負責(zé)部門準備,并報主持會議的領(lǐng)導(dǎo)審定。會議文件、所需資料、會議記錄、形成會議紀要等工作亦由主責(zé)部門負責(zé)。會議紀要形成后報主持會議的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),報備公司行政與人力資源部。
第二十條各類會議的會議紀要,須在會議結(jié)束后四個小時內(nèi)做出。行政與人力資源部要做好會議紀要中各項工作安排的跟蹤、催辦和檢查。
第四章請示、報告制度
第二十一條請示、報告制度是公司行政工作的基本制度,在公司各項工作中,必須嚴格遵守請示、報告制度。請示、報告的基本要求是及時、準確、觀點明確、文字簡潔。請示、報告一般采取簽報或編號文件的方式。
第二十二條請示是指下級單位向上級單位請求指示、批準的辦事程序,凡是超越職權(quán)和職責(zé)范圍的事項都應(yīng)按規(guī)定請示;報告是指下級單位按照要求向上級單位報告工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級單位的詢問,不需要上級單位做出指示、批準的辦事程序,凡是重要工作和事項,都應(yīng)按規(guī)定報告。
第二十三條下列事項必須請示、報告:
(一)各部門、管理中心(處)重要決議、決定的制定;
(二)各管理中心(處)經(jīng)營管理活動的開展、合同協(xié)議;
(三)各管理中心(處)貫徹本公司工作方針、決議、決定的情況及所遇到的特殊問題和解決方案;
(四)對外新聞發(fā)布、公關(guān)外事活動以及對相關(guān)人員的邀請;
(五)公司重大活動安排以及需要公司領(lǐng)導(dǎo)參加的會議、儀式;
(六)重要的人事安排、人員調(diào)動、干部違紀的調(diào)查處理等;
(七)公司各部門經(jīng)理及管理中心(處)負責(zé)人以上人員出差、公司出國;
(八)重大突發(fā)事件及事故。
第二十四條請示、報告的工作程序
(一)對于第二十三條第一、第二款有關(guān)內(nèi)容,凡是需要向公司總經(jīng)理請示、報告的,由有關(guān)部門起草簽報,經(jīng)公司行政與人力資源部核稿后,呈公司總經(jīng)理簽署,以公司名義上報;公司需向上級單位請示、報告的,日常辦公文件,由主辦部門起草正式文件,經(jīng)公司行政與人力資源部核稿后,呈總經(jīng)理簽發(fā),以公司名義上報,重要的請示報告文件要經(jīng)公司總經(jīng)理簽發(fā)。
(二)對于第二十三條第三款有關(guān)內(nèi)容,由主辦部門起草簽發(fā),經(jīng)部門負責(zé)人、管理中心(處)總經(jīng)理簽字,以公司部門或管理中心(處)名義上報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
(三)對于第二十三條第四、第五款有關(guān)內(nèi)容,由主辦部門起草,經(jīng)公司或管理中心(處)總經(jīng)理簽字后報上級單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
(四)對于第二十三條第六款有關(guān)內(nèi)容,由公司行政與人力資源部具體承辦。
(五)對于第二十三條第七款有關(guān)內(nèi)容,必須提前逐級請示和經(jīng)過批準。領(lǐng)導(dǎo)干部出差、出國要統(tǒng)籌兼顧,注意輕重緩急,至少留有一名經(jīng)營班子成員主持日常工作。凡是涉及公司重大事項的出差、出國,人員返回后六個工作日內(nèi)要向批準人提交書面報告。
(六)對于第二十三條第八款有關(guān)內(nèi)容,必須立即請示、報告。另在當(dāng)月或當(dāng)季的報告中要有所體現(xiàn)。
第二十五條公司日常工作報告制度
(一)公司向上級單位的日常工作報告,除必須報告第二十三條規(guī)定的事項外,日常工作情況按周、月、季、半年、年度向上級單位報告,并可根據(jù)上級單位要求隨時上報或調(diào)整上報:
1、月報,即經(jīng)營情況月報表,報告公司各部門、管理中心(處)當(dāng)月主要經(jīng)營管理情況及財務(wù)月報表,下月的工
作計劃及需上級單位協(xié)調(diào)與支持的內(nèi)容。由公司行政與人力資源部匯總各職能部門月報表,報批公司總經(jīng)理后于下月五日前報上級單位(或按總部要求時間報);
2、各部門、管理中心(處)半年述職報告,結(jié)合財務(wù)主要指標(biāo),對重大經(jīng)營管理活動進行分析、總結(jié),報告前兩個季度的主要工作情況和六月份財務(wù)月報表,以及下半年的工作計劃,需上級單位協(xié)調(diào)及支持的內(nèi)容等。由公司各部門、管理中心(處)做半年述職報告,原則上于七月五日前上報,或根據(jù)上級單位要求調(diào)整上報時間(或按總部要求時間報);
3、公司總經(jīng)理年度工作報告,即全年工作報告,由公司總經(jīng)理報告本年度主要工作情況、全年經(jīng)營指標(biāo)完成情況、年度財務(wù)報表及主要財務(wù)指標(biāo)的說明及分析、下年度工作計劃及需上級單位協(xié)調(diào)支持的內(nèi)容等,于下年度一月十日前上報,或根據(jù)上級單位要求調(diào)整上報時間。
第二十六條請示、報告規(guī)則及時限
(一)凡請示、報告事項,在時間允許的情況下,都應(yīng)有正式書面文件。特殊、緊急情況,可先電話請示,得到批準后要填寫《電話請示單》,事后將《電話請示單》傳真給報批領(lǐng)導(dǎo)確認,并補辦相應(yīng)的公文辦公程序;較急情況下可發(fā)傳真請示,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)傳真批示認可后再實施;
(二)日常事項的行文報批,一般在三個工作日之內(nèi)批復(fù);緊急事項的批復(fù)一般不多于二個工作日;特殊情況不能及時批復(fù)的,要向請示單位(部門)說明原因。
(二)請示、報告時,各部門、管理中心(處)或具體承辦人要對請示、報告事項提出意見或建議,必要時應(yīng)附相關(guān)資料,便于上級單位領(lǐng)導(dǎo)做出決策。涉及到有關(guān)方面的,要有會簽意見;
(三)請示應(yīng)盡量提前,以便上級單位有較充裕的時間研究討論。在請示未正式批復(fù)之前,不得擅自執(zhí)行請示的有關(guān)內(nèi)容;
(四)報告要準時,公司及各管理中心(處)要按日常報告制度中規(guī)定的時限,如期報告。各部門及管理中心(處)的工作報告由公司行政與人力資源部負責(zé)監(jiān)督和催辦。
第五章附則
第二十七條本制度適用于公司管理中心(處)。
第二十八條本制度由公司行政與人力資源部負責(zé)解釋、修訂。
