工程材料計(jì)劃采購管理制度
1、材料計(jì)劃分為開工前的總備料計(jì)劃、月份材料需用計(jì)劃和材料補(bǔ)充計(jì)劃三類。項(xiàng)目技術(shù)室按照工程進(jìn)度,根據(jù)施工圖紙或具體需要完成的工作量來編制材料計(jì)劃,材料計(jì)劃必須經(jīng)專業(yè)技術(shù)人員、總工程師、項(xiàng)目經(jīng)理逐級審核,簽字齊全的材料計(jì)劃是材料室進(jìn)行材料采購的唯一依據(jù)。嚴(yán)禁無計(jì)劃采購材料。
2、編制材料計(jì)劃應(yīng)準(zhǔn)確,若材料計(jì)劃不準(zhǔn)確,造成材料閑置浪費(fèi),應(yīng)由相應(yīng)責(zé)任人負(fù)責(zé)。
3、項(xiàng)目技術(shù)室應(yīng)根據(jù)工程進(jìn)度,對不同類型的材料分別制定計(jì)劃。
(1)對于大批量的主要材料,如鋼材、木材、水泥等,技術(shù)室應(yīng)在開工前提出總需用量計(jì)劃,即在開工前45天將一式兩份備料計(jì)劃由材料室報(bào)至公司物資部,審批后將一份交與物資公司,在總計(jì)劃的基礎(chǔ)上,應(yīng)根據(jù)實(shí)際使用情況,作出月計(jì)劃,以便材料室有個(gè)總體安排,即月計(jì)劃于上月28日前報(bào)到材料室,補(bǔ)充計(jì)劃為當(dāng)月15日前提報(bào)。
(2)對于周轉(zhuǎn)材料計(jì)劃,應(yīng)按照工程的實(shí)際進(jìn)度一式兩份在需用前10天內(nèi)報(bào)到租賃中心,在提出總需用計(jì)劃的基礎(chǔ)上,可細(xì)化為日計(jì)劃或兩日計(jì)劃,在充分保證施工現(xiàn)場使用的基礎(chǔ)上,力爭使現(xiàn)場少存放周轉(zhuǎn)材料 。
(3)對于其他材料如大部分c類材料,每周可報(bào)兩次計(jì)劃,每次提報(bào)計(jì)劃應(yīng)在使用前2~3天,以便有個(gè)組織進(jìn)貨的準(zhǔn)備期;c類材料供應(yīng)商的選擇,可在對其材料報(bào)價(jià)充分研究的基礎(chǔ)上,選擇2~3家作為長期合作關(guān)系,但應(yīng)把握的是其同等質(zhì)量、同種型號的材料價(jià)格不應(yīng)高于同期市場批發(fā)價(jià)格(供應(yīng)商價(jià)格表有備案)。c類材料采購,根據(jù)資金狀況而定,能使支票購買的使支票購買(萬元以下),形成批量或單項(xiàng)在萬元以上的直對廠家,并簽定正式供應(yīng)合同。
(4)對于需要特殊加工定做的,技術(shù)室應(yīng)提前做計(jì)劃并附上加工圖,同時(shí)應(yīng)力爭準(zhǔn)確地提出需用量。
4、物資供應(yīng)廠家::的選擇:凡物資金額超過10萬元或單價(jià)在3萬元以上,亦或特殊的對履行建筑工程承包合同有重大影響的a類及重點(diǎn)b類材料、設(shè)備的采購,本著'貨比五家,價(jià)比五家'的原則,均須經(jīng)過招投標(biāo)擇優(yōu)選用供應(yīng)商并及時(shí)簽定供需合同。
5、對于需要進(jìn)行招標(biāo)的批量材料,技術(shù)室在提報(bào)材料計(jì)劃的同時(shí),應(yīng)擬出相應(yīng)的招標(biāo)書,招標(biāo)書經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審核后,由項(xiàng)目技術(shù)室和材料室以公司《合格分供方名冊》為依據(jù),選擇3~5個(gè)供應(yīng)廠家進(jìn)行招標(biāo),并成立以項(xiàng)目經(jīng)理為組長的評標(biāo)小組,材料室、技術(shù)室、預(yù)算室和工程室共同參加進(jìn)行評標(biāo)。針對不同的材料和與廠家的合作歷史,應(yīng)分別對供應(yīng)廠家進(jìn)行深入的調(diào)查或考察,以有充分的供應(yīng)保證能力、有價(jià)格優(yōu)勢、良好信譽(yù)和服務(wù)精神為選擇的主要條件。
6、對于需要進(jìn)行招標(biāo)的批量材料或總金額超過一定限度的(如1萬元)必須簽定合同。合同內(nèi)容涉及的方面應(yīng)齊全,包括:材料名稱、型號規(guī)格、品牌、生產(chǎn)廠家、質(zhì)量等級、包裝標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、到貨時(shí)間及批量、相關(guān)資料的提供、保修期及相應(yīng)的質(zhì)保金、合同有效期、違約責(zé)任及解決方式、結(jié)算方式、環(huán)保條款及其他約定事項(xiàng)等。這些都應(yīng)認(rèn)真考慮后再填寫。
7、合同簽定時(shí)項(xiàng)目相關(guān)部門人員要進(jìn)行簽字會審,項(xiàng)目簽字人員有項(xiàng)目經(jīng)理、預(yù)算主任和材料主任。合同在評審過程中各有關(guān)人員應(yīng)注重時(shí)效性,即項(xiàng)目部確定中標(biāo)單位后,材料室和技術(shù)室應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)完成合同的擬寫,項(xiàng)目預(yù)算室或水電專業(yè)人員也應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)作出盈虧分析,材料室在各項(xiàng)手續(xù)辦完后,應(yīng)盡快把合同報(bào)到公司物資部,并督促物資部人員力爭在5個(gè)工作日內(nèi)辦完。若合同在辦理過程中出現(xiàn)問題,針對具體情況由相關(guān)人員負(fù)責(zé)。
8、簽章后的合同,由材料室交與項(xiàng)目資料室和財(cái)務(wù)室各一份。材料合同應(yīng)建立合同臺帳,記錄合同履行情況。
9、對于超出《合格分供方名冊》的供應(yīng)商,由材料室和技術(shù)室共同完成調(diào)查表和申報(bào)表;若因此項(xiàng)工作影響合同的審批,應(yīng)視具體情況由相關(guān)人員負(fù)責(zé)。
10、嚴(yán)禁后補(bǔ)合同。
