第1篇 文件管理制度
---真理惟一可靠的標(biāo)準(zhǔn)就是永遠(yuǎn)自相符合
文件管理制度
文件管理制度
(一)總則
第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條按照黨政分工的原則，本單位各類(lèi)文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條公文的簽收
1.單位所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員(文書(shū))登記簽收、拆封(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送的機(jī)要文件除外)。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員(文書(shū))需注意檢查封口,對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。
2.對(duì)上級(jí)部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條公文的編號(hào)保管
1.收發(fā)員(文書(shū))拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上'文件處理傳閱單'，作分類(lèi)登記編號(hào)、保管。
---真理惟一可靠的標(biāo)準(zhǔn)就是永遠(yuǎn)自相符合
2.本單位外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收發(fā)員(文書(shū))進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員(文書(shū))分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)閱辦，重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。
2.一般禮儀性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，收發(fā)員(文書(shū))應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。
第七條文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書(shū))，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)'批示'、'擬辦
---真理惟一可靠的標(biāo)準(zhǔn)就是永遠(yuǎn)自相符合意見(jiàn)'辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應(yīng)交收發(fā)員(文書(shū))，切忌橫傳。
5.辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
第2篇 某運(yùn)管政務(wù)大廳文件管理制度
運(yùn)管政務(wù)大廳文件管理制度
一、處室文件由文書(shū)人員統(tǒng)一管理,文件管理總的原則是:準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。
二、文書(shū)人員收到文件時(shí)及時(shí)登記,以免在登記前將文件丟失而無(wú)法查找;要特別注意絕密件、特急件的登記、分發(fā)。
三、收文后要及時(shí)送交主任閱批,批示后的文件應(yīng)及時(shí)送科室人員傳閱。
四、閱文人接到文件后,應(yīng)及時(shí)簽閱處理,不得橫傳,積壓或私自留用。一般情況下,閱文人保存文件不得超過(guò)一天,閱文后及時(shí)送交文書(shū)。傳、借閱文件要簽字,需要自存的文件閱文人可復(fù)印一份,原件一律送交文書(shū)歸檔保存。
五、根據(jù)文件批示,相關(guān)閱文人應(yīng)當(dāng)盡快處理,并將完成情況向批示人匯報(bào)。
六、我所實(shí)行內(nèi)網(wǎng)傳輸?shù)奈募?大家應(yīng)及時(shí)登陸內(nèi)網(wǎng)查看(每天上午上班前的30分鐘),需要打印出來(lái)歸檔的文件由文書(shū)人員負(fù)責(zé)辦理。
七、文書(shū)人員應(yīng)當(dāng)定期將內(nèi)網(wǎng)相關(guān)文件進(jìn)行電子歸檔,并建立書(shū)面文件檔案。
八、加強(qiáng)保密觀(guān)念,密級(jí)以上文件,必須絕對(duì)保密,任何文件不得丟失,誰(shuí)丟失,誰(shuí)負(fù)責(zé)。
第3篇 公司文件管理制度5
公司文件管理制度(五)
1、認(rèn)真貫徹'以防為主、防治結(jié)合'的原則,要有適宜保管文件資料的庫(kù)房、文件柜和切實(shí)可行和'六防'(防火、防盜、防潮、防塵、防光、防蟲(chóng)蛀鼠咬)措施。
2、文件由***兼職管理,所有文件要定期上繳,如需借閱經(jīng)理簽字批準(zhǔn),必須有關(guān)登記記錄。
3、對(duì)文件統(tǒng)一編號(hào)、發(fā)放、修改、回收、存檔,保證各環(huán)節(jié)使用有效版本且清晰、完整。
4、由于換版修改作廢的文件,經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)及時(shí)收回。
5、編制公司文件清單,實(shí)施文件控制。
第4篇 某某城建投資公司文件管理制度
某城建投資公司文件管理制度
為進(jìn)一步明確工作規(guī)范,強(qiáng)化內(nèi)部管理,落實(shí)崗位責(zé)任,健全文件及檔案的管理工作,制定本管理制度。公司全體員工要嚴(yán)格按照制度要求,強(qiáng)化優(yōu)質(zhì)高效、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的意識(shí),認(rèn)真履職、團(tuán)結(jié)協(xié)作,共同做好文件及檔案有關(guān)工作。
一、 文件收發(fā)及文檔管理
1、 文件閱讀管理規(guī)范
(一)本規(guī)范所稱(chēng)文件閱讀管理工作,是指呈送給公司領(lǐng)導(dǎo)及發(fā)給公司各部門(mén)閱讀的,不需進(jìn)行公文處理的一般性文件的簽收、登記、分發(fā)、存檔工作。
(二)一般性文件的閱讀管理工作在公司主要領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行,由公司綜合辦公室具體承擔(dān)。
(三)發(fā)送給公司領(lǐng)導(dǎo)的文件、資料,由文件管理人員送領(lǐng)導(dǎo)辦公室,并在發(fā)文登記本上作好登記。發(fā)送給各部門(mén)的文件、資料由各部門(mén)自行到綜合辦公室領(lǐng)取,并做好簽收登記。綜合辦公室設(shè)立分發(fā)清單,對(duì)文件的分發(fā)情況進(jìn)行登記,文件管理人員要按文件規(guī)定的傳達(dá)范圍和領(lǐng)導(dǎo)的批示確定閱讀對(duì)象,不得隨意擴(kuò)大和縮小閱讀范圍。
(四)領(lǐng)導(dǎo)在閱讀文件上的批示,由綜合辦公室負(fù)責(zé)在登記本中注明并及時(shí)轉(zhuǎn)告相關(guān)部門(mén)辦理,并將落實(shí)情況報(bào)告批文領(lǐng)導(dǎo)。
(五)對(duì)外接收文件時(shí),要清點(diǎn)檢查所有文件的文號(hào)、份數(shù)是否無(wú)誤,重要文件要逐頁(yè)查點(diǎn)。
(六)綜合辦公室設(shè)立專(zhuān)門(mén)的收文(發(fā)文)登記本,登記的主要內(nèi)容包括收文(發(fā)文)日期、來(lái)文單位、發(fā)文字號(hào)、文件標(biāo)題、份數(shù)、份號(hào)。
2、來(lái)文處理規(guī)范
(一)本規(guī)范所指來(lái)文處理,是指上級(jí)機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)(或不相隸屬機(jī)關(guān))及下級(jí)機(jī)關(guān)向公司遞送的需要辦理的文件、函電的處理。
(二)各級(jí)機(jī)關(guān)送公司需要辦理的公文(含傳真、電子文檔)由綜合辦公室負(fù)責(zé)接收,對(duì)于明確要求公司辦理的文電,可根據(jù)來(lái)文情況轉(zhuǎn)交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)處理。綜合辦公室應(yīng)根據(jù)來(lái)文性質(zhì)在來(lái)文處理登記本上進(jìn)行詳細(xì)登記。
(二)凡需辦理的來(lái)文,首先要進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的閱讀和分析,對(duì)來(lái)文作出相應(yīng)處理。來(lái)文沒(méi)有附與交辦事項(xiàng)或請(qǐng)示事項(xiàng)有關(guān)背景材料或需要補(bǔ)充的相關(guān)材料的,應(yīng)及時(shí)告知來(lái)文單位提供和補(bǔ)充,交辦事項(xiàng)或請(qǐng)示事項(xiàng)有其他背景資料的,應(yīng)先查閱背景資料,政策性較強(qiáng)的事項(xiàng),要找齊有關(guān)政策依據(jù)。
(三)上級(jí)來(lái)文依序從前至后呈公司領(lǐng)導(dǎo)審批,下級(jí)、平級(jí)(或不相隸屬機(jī)關(guān))來(lái)文依序從后至前呈公司領(lǐng)導(dǎo)審批,有特殊情況的呈批件,在呈請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí),可視情況靈活掌握。
(四)處理情況登記。文件收發(fā)管理人員要根據(jù)來(lái)文性質(zhì)在對(duì)應(yīng)的來(lái)文處理登記本上對(duì)來(lái)文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)、準(zhǔn)確的登記。登記內(nèi)容包括擬辦建議、領(lǐng)導(dǎo)批示、送簽去向、催辦記錄、時(shí)限要求、交辦單位或來(lái)文單位取件時(shí)間和取件人姓名等。
(五)來(lái)文辦理完畢后,文件收發(fā)管理人員應(yīng)及時(shí)收集好來(lái)文處理的整套材料(包括來(lái)文處理箋、來(lái)文及其他資料),按來(lái)文序號(hào)和時(shí)間分類(lèi)歸檔。
3、文件審核制發(fā)規(guī)范
(一)文稿接收。要求行文的代擬稿應(yīng)由綜合辦公室負(fù)責(zé)文件審核制發(fā)的核文人員接收。接收代擬稿時(shí),應(yīng)在稿件上寫(xiě)清楚接收文稿時(shí)間,并囑請(qǐng)送文人員留下聯(lián)系人姓名及電話(huà)號(hào)碼,同時(shí),將核文人員的電話(huà)號(hào)碼告知送文單位。材料不全的,應(yīng)暫緩接收,待補(bǔ)齊之后再接收。文稿如系急件,可先接收,但應(yīng)告知來(lái)文單位盡快將材料補(bǔ)齊。
(二)確需公司行文的應(yīng)注意:辦文程序是否規(guī)范;文種、格式是否正確;是否準(zhǔn)確、完整地體現(xiàn)了公司發(fā)文意圖;是否符合領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)批示精神;文稿的結(jié)構(gòu)是否合理,語(yǔ)言文字、印發(fā)傳達(dá)范圍、引文、人名、地名、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等是否準(zhǔn)確規(guī)范;文稿中提出的方針、政策、措施、辦法等是否符合現(xiàn)行的法律法規(guī)和有關(guān)政策規(guī)定;對(duì)涉及有關(guān)部門(mén)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的表述是否得到了相關(guān)部門(mén)的認(rèn)可;需要協(xié)調(diào)的,列出清單,采取電話(huà)聯(lián)系、面談或召開(kāi)座談會(huì)等形式,逐一協(xié)調(diào)到位。
(三)發(fā)文程序如下:擬稿--各級(jí)負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)--統(tǒng)一編號(hào)--蓋章(簽字)--發(fā)文--備案存檔。
4、文件傳遞工作規(guī)范
(一)加強(qiáng)文件傳遞工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,進(jìn)一步保證文件的安全、及時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)與準(zhǔn)確傳遞。
(二)文件管理人員要嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律和各項(xiàng)保密規(guī)定。不得私看文件,不得更改文件密級(jí)和收發(fā)文單位名稱(chēng),不得隱匿、扣押文件,不得利用交換公文之機(jī)搞違法活動(dòng)。不準(zhǔn)將機(jī)密信件帶到公共場(chǎng)所和住宅,未投遞完的機(jī)密信件(急件應(yīng)及時(shí)送達(dá)),應(yīng)當(dāng)存放在有保密設(shè)施的文件柜內(nèi)。如發(fā)生信件遺失、傳遞差錯(cuò)或其他失、泄密事故要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),不得弄虛作假或隱瞞不報(bào)。
第5篇 文件檔案資料管理制度
一、文件管理
1、文書(shū)人員在起草文件之前,應(yīng)首先了解事情的背景、起草該文件的目的及所需注意事項(xiàng),并收集相關(guān)素材,做好前期的準(zhǔn)備工作。
2、文書(shū)人員在起草文件的過(guò)程中,要做到內(nèi)容詳實(shí)、準(zhǔn)確并根據(jù)文件的性質(zhì)及運(yùn)用場(chǎng)合的不同而選用不同的書(shū)寫(xiě)和表達(dá)方式,做到適時(shí)、貼切。
3、各種文件在下發(fā)之前要經(jīng)總經(jīng)理審閱,文件下發(fā)時(shí)要迅速、及時(shí),并做好下發(fā)記錄;若是一些需要回收的表格和文件,還要做好事后的回收工作。
4、文件下發(fā)后要及時(shí)進(jìn)行整理存檔;對(duì)于回收的資料也要及時(shí)整理存檔。
5、有限定發(fā)放范圍的文件,要注意做好相關(guān)的保密工作。
二、檔案資料管理
1、檔案資料在收發(fā)借閱存檔銷(xiāo)毀各環(huán)節(jié)中,應(yīng)嚴(yán)格登記。
2、借閱文件應(yīng)在借閱指定地點(diǎn)進(jìn)行并在指定期限內(nèi)按時(shí)歸還,借閱文件資料時(shí)嚴(yán)格按照文件密級(jí)管理為準(zhǔn)執(zhí)行,同時(shí)辦理檔案資料借閱手續(xù)。
3、所有檔案資料均要定期清查,借出的檔案資料要在指定期限內(nèi)歸還,若發(fā)現(xiàn)丟失的要及時(shí)追查處理,并且及時(shí)采取補(bǔ)救措施;對(duì)絕密的檔案資料要在主管的監(jiān)督下進(jìn)行核對(duì),必須做到物單相符。
4、借閱的文檔資料未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)>批準(zhǔn),不得隨意擴(kuò)大閱讀范圍,否則將進(jìn)行嚴(yán)肅處理。
5、機(jī)密、絕密類(lèi)文檔資料如需復(fù)制和摘抄,必須經(jīng)總經(jīng)理批示。
6、收發(fā)傳遞和外出攜帶絕密類(lèi)文件時(shí),應(yīng)由指定人員負(fù)責(zé),并采取必要的安全措施。
7、對(duì)各類(lèi)文檔資料應(yīng)指定其存檔期限,以便及時(shí)清理。
8、在部門(mén)主管安排、監(jiān)督下,定期對(duì)退檔資料進(jìn)行銷(xiāo)毀,并且及時(shí)在文檔目錄上做出更改,確?，F(xiàn)有文檔資料與目錄清單一致。
9、檔案柜中的資料應(yīng)保持干凈、整潔、明了。
10、各部門(mén)文檔負(fù)責(zé)人對(duì)自己所負(fù)責(zé)保存的文檔資料要有詳細(xì)的目錄,對(duì)有價(jià)值的文檔要及時(shí)備份并做好保密工作,若因丟失、文件備份不及時(shí)或泄露相關(guān)機(jī)密,從而給公司帶來(lái)?yè)p失的,視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)的處罰。
11、文檔資料負(fù)責(zé)人對(duì)所有保存文檔要按順序分類(lèi)存放,同時(shí)做出相對(duì)應(yīng)的文檔目錄清單,如果有新資料入檔,必須在文檔目錄中及時(shí)添加。
12、若文檔負(fù)責(zé)人離職時(shí),須按文檔目錄清單做好工作交接,按照文檔目錄清單與現(xiàn)存文檔核對(duì),如果出現(xiàn)物單不符,給公司造成損失的,視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)處罰。
13、新接管檔案管理的負(fù)責(zé)人要盡快熟悉負(fù)責(zé)保存的文檔,繼續(xù)做好文檔的保存、保密工作,并及時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行更新、備案。
14、如因檔案資料保管人工作疏忽或交接手續(xù)不嚴(yán)謹(jǐn)造成文件資料丟失的要追究相應(yīng)責(zé)任。
第6篇 建設(shè)集團(tuán)公司公文事務(wù)性文件管理制度
建設(shè)集團(tuán)公司公文及事務(wù)性文件管理制度
1.目的
為了規(guī)范行政管理流程,使公司公文規(guī)范化,強(qiáng)化公司與部門(mén)之間、部門(mén)之間、上下級(jí)之間、公司與員工之間的聯(lián)系,減少工作糾紛,為指令的傳達(dá)、需求的溝通提供順暢的渠道,特制定本制度。
2.適用范圍
適用于公司全體員工。
3.術(shù)語(yǔ)和定義
3.1.公文:指與各部門(mén)、辦事處、分公司、項(xiàng)目部間傳送的紅頭文件。
3.2.公文的種類(lèi)中要有:
3.2.1.決定:適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排,變更或者撤銷(xiāo)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)、人事任免。公文的種類(lèi)中要有:
3.2.2.公告:適用于向公司外宣布重要事項(xiàng)或者決定事項(xiàng)。
3.2.3.通告:適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
3.2.4.通知:適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位和不相隸屬單位的公文,傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)、人事任免。
3.2.5.通報(bào):適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者反映重要情況。
3.2.6.報(bào)告:適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)單位的詢(xún)問(wèn)(包括審計(jì)報(bào)告)。
3.2.7.請(qǐng)示:適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
3.2.8.批復(fù):適用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。
3.2.9.會(huì)議紀(jì)要:適用于公司月度總裁會(huì)議的記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。
3.3.事務(wù)性文件:從事公司各項(xiàng)活動(dòng)中編制的除公司紅頭公文以外的所有文件。
4.制度內(nèi)容
4.1.公文相關(guān)工作要求
4.1.1.擬稿:按照專(zhuān)業(yè)化擬辦的原則。涉及兩個(gè)部門(mén)以上會(huì)稿的,由主辦部門(mén)牽頭擬辦,有關(guān)部門(mén)會(huì)簽;
4.1.2.編號(hào):編號(hào)由發(fā)文代字、年份和序號(hào)組成。
代字:發(fā)文單位,由'浙中建'表示;
年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng),用小括號(hào)'[]'括入;
序號(hào)即當(dāng)年發(fā)文流水號(hào),從1起編,序號(hào)前加'第'字;
編號(hào)示例:'浙中建[2022]第1號(hào)';(即浙江**建設(shè)集團(tuán)有限公司2023年所發(fā)的第一份公文);
公文編號(hào)由行政人事部指定專(zhuān)人進(jìn)行記錄;
4.1.3.公文具體格式詳見(jiàn)附件《公司對(duì)外公文模板》;
4.1.4.簽發(fā)權(quán)限:對(duì)外發(fā)文,由總裁負(fù)責(zé)簽發(fā),行政人事部備案;
4.1.5.蓋章:簽發(fā)后,由印章管理人員蓋章,印章管理人員要進(jìn)行用印登記;
4.1.6.分發(fā):公文的分發(fā)由行政人事部及時(shí)分發(fā)到各部門(mén)、辦事處、分公司、項(xiàng)目部并做好分發(fā)登記工作;
4.1.7.歸檔:公文發(fā)文辦理完畢后,行政人事部要將公文原件和收文人的簽收單原件及時(shí)存檔。
4.2.事務(wù)性文件工作要求
4.2.1.文件編制格式
4.2.1.1.正式發(fā)布的文件必須編制'文件編號(hào)'、'文件主題(或文件名稱(chēng))'和'頁(yè)碼',以便于檢索;文件主題應(yīng)簡(jiǎn)要準(zhǔn)確概括出文件的主要內(nèi)容;頁(yè)碼標(biāo)識(shí)用'第 頁(yè) 共 頁(yè)'的形式標(biāo)識(shí);
4.2.1.2.一般文件按公司統(tǒng)一模版編制,詳見(jiàn)附件《公司事務(wù)性文件模板》,同一類(lèi)文件的編制格式應(yīng)保持一致;
4.2.2.文件編號(hào)規(guī)則一般采用字母和數(shù)字混合,連續(xù)編號(hào):
一般性事務(wù)文件編號(hào)為:zjzq-部門(mén)名稱(chēng)縮寫(xiě)-文件種類(lèi)代碼-年份-流水號(hào);
公司制度、流程、指引編號(hào)為:zjzq-部門(mén)名稱(chēng)縮寫(xiě)-文件種類(lèi)代碼-流水號(hào);
部門(mén)名稱(chēng)縮寫(xiě)為每個(gè)字漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母,并用大寫(xiě)表示,一經(jīng)確定不得修改;
文件種類(lèi)代碼要能代表某一類(lèi)的文件,且這一類(lèi)的文件數(shù)量較多,對(duì)于文件數(shù)量極少的文件用'qt'表示'其他'類(lèi);文件種類(lèi)代碼可隨著公司的文件產(chǎn)生情況增設(shè),文件種類(lèi)代碼詳見(jiàn)附件《文件種類(lèi)及代碼》;
年度編號(hào)以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示;
每份文件正式發(fā)布后,文件編號(hào)不得變更,如此文件日后內(nèi)容有修改,要更新此份文件的,只升級(jí)文件版本(文件版本用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3、4……表示,第一次發(fā)布時(shí)用'1'表示,當(dāng)有修改第二次發(fā)布時(shí)用'2'表示,版本標(biāo)識(shí)時(shí)數(shù)字要連續(xù),不得斷開(kāi)使用);
編號(hào)舉例:zjzq-cw-tz-2022-2,表示2023年2月財(cái)務(wù)部發(fā)出的通知,且該通知為財(cái)務(wù)部今年發(fā)出的第2份通知;
4.2.3.本規(guī)則發(fā)布之前已經(jīng)發(fā)布的各類(lèi)文件其文件編號(hào)保持原來(lái)的編號(hào)不變,本規(guī)則發(fā)布之后,如果要修改以前已經(jīng)發(fā)布的文件內(nèi)容,按本規(guī)則重新編定文件編號(hào)。
5.文件種類(lèi)及代碼
文件種類(lèi)代碼文件種類(lèi)代碼文件種類(lèi)代碼文件種類(lèi)代碼
章程zc決議jy方案fa計(jì)劃jh
議案ya制度zd批復(fù)pf申請(qǐng)sq
流程lc合同ht通告tg報(bào)表bb
工作聯(lián)系單l*d通知tz總結(jié)zj日?qǐng)?bào)rb
備忘錄bwl會(huì)議紀(jì)要hyjy信函*h周報(bào)zb1
傳真cz報(bào)告bg決定jd月報(bào)yb
指示zs請(qǐng)示qs招標(biāo)zb其他qt
說(shuō)明:不在上述范疇的文件統(tǒng)一歸入'qt'其他類(lèi)中 ,隨著此類(lèi)文件實(shí)際數(shù)量增加可增設(shè)新的文件代碼,需要增設(shè)時(shí)由行政人事部制定。
6. 公司目前以表單式管理為主,簡(jiǎn)單、明了、易懂,增設(shè)的表單詳見(jiàn)附件。
附件1:表22 對(duì)外傳真表
附件2:表23 公司事務(wù)性文件模板表
附件3:表24工作聯(lián)系表
附件4:表25市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)人員工作月報(bào)表
浙江**建設(shè)集團(tuán)有限公司
二零一五年二月十二日
第7篇 華閩酒店文件管理制度
閩華酒店文件管理制度
1、公文辦理一般包括分級(jí)、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷(xiāo)毀等程序;
2、凡酒店的收文(信、函)包括領(lǐng)導(dǎo)的親收件,由總經(jīng)理室秘書(shū)處簽收、登記,轉(zhuǎn)交董事長(zhǎng)或總經(jīng)理;
3、公文登記后,根據(jù)總經(jīng)理的批示,由總經(jīng)理辦公室轉(zhuǎn)交各位領(lǐng)導(dǎo)傳閱,如需轉(zhuǎn)交有關(guān)部門(mén)閱辦,應(yīng)由總辦秘書(shū)送交,并經(jīng)登記、簽收后方可送交;
4、閱讀文件應(yīng)按規(guī)定范圍,秘密級(jí)以上文件須到總經(jīng)理辦公室閱讀,因工作需要借閱文件應(yīng)辦理手續(xù),用完后及時(shí)退還,秘密級(jí)以上文件,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員均不得攜離辦公室;
5、各部門(mén)或個(gè)人對(duì)承辦的公文,必須認(rèn)真負(fù)責(zé),按規(guī)定期限迅速辦理,不得拖延積壓;
6、各部門(mén)均應(yīng)實(shí)行公文催辦制度。負(fù)責(zé)辦理公文的人員,對(duì)自己經(jīng)手處理的公文,應(yīng)件件有著落,事事有下文,轉(zhuǎn)辦要及時(shí),催辦有結(jié)果,防止積壓誤事;
7、公文辦完后,應(yīng)根據(jù)文書(shū)立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定,及時(shí)將公文定稿,正本和有關(guān)材料整理立卷,當(dāng)年文件應(yīng)于第二年第二季度移交完畢;
8、各級(jí)干部調(diào)動(dòng)時(shí),應(yīng)將文件(含保密記錄本)清理移交,凡參加會(huì)議帶回的文件,應(yīng)及時(shí)送總辦秘書(shū)處登記保管;
9、沒(méi)有保存價(jià)值的文件,經(jīng)過(guò)鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由總經(jīng)理定期銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀秘密文件,要進(jìn)行登記,有專(zhuān)人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷(xiāo),秘密級(jí)以上文件不準(zhǔn)作廢出售,一律集中銷(xiāo)毀。
第8篇 華為企業(yè)文件發(fā)放管理制度
華為文件發(fā)放管理制度
一、目的
為了加強(qiáng)對(duì)公司各類(lèi)文件的管理,使信息傳遞迅速、及時(shí)準(zhǔn)確。
二、適用范圍
公司及各部門(mén)發(fā)放的文件及各種管理辦法、管理制度。
三、分類(lèi)
a公司文件 b部門(mén)文件 c管理辦法及制度
四、文件制作格式
公司文件的制作格式遵循統(tǒng)一原則。
詳見(jiàn)附頁(yè)。
五、文件發(fā)放流程
1、各部門(mén)欲簽發(fā)的文件草稿交行政部文員打印,部門(mén)秘書(shū)校稿后,行政部秘書(shū)審核,總經(jīng)理(或部門(mén)經(jīng)理)簽字后,按照所需發(fā)放份數(shù)復(fù)印并下發(fā)。
2、文件發(fā)放至各部門(mén),應(yīng)由部門(mén)專(zhuān)職人員簽收。需要公告的文件同時(shí)在布告欄公布。
3、公司文件、部門(mén)文件及各種管理制度辦法均由行政部統(tǒng)一編號(hào)下發(fā)。
4、行政部根據(jù)各擬稿部門(mén)提供的發(fā)放范圍及數(shù)量發(fā)放文件。
5、各部門(mén)秘書(shū)收到文件后,應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)、登記、保管。簽發(fā)原件由行政部秘書(shū)統(tǒng)一存檔。
流程圖:
各部門(mén)擬稿行政部打印部門(mén)秘書(shū)校稿行政部秘書(shū)審核總經(jīng)理簽字復(fù)印發(fā)放部門(mén)秘書(shū)簽收
六、本制度自發(fā)放之日起嚴(yán)格執(zhí)行
第9篇 腫瘤醫(yī)院送閱傳閱文件保密管理制度
腫瘤醫(yī)院送閱、傳閱文件保密管理制度
1、呈送領(lǐng)導(dǎo)人指示的文件,應(yīng)進(jìn)行登記,領(lǐng)導(dǎo)人批示后,應(yīng)退還辦文部門(mén),領(lǐng)導(dǎo)人之間不得橫向傳批文件,不應(yīng)把批文直接交承辦單位。
2、傳閱文件一律采取直傳方式,經(jīng)管文件的人員應(yīng)逐件登記送閱文人,閱后退回,要清點(diǎn)份數(shù),閱文人之間不得橫向傳閱。
3、傳閱文件一般每次不得超過(guò)兩天,急件閱后即退,不得任意積壓與延長(zhǎng)時(shí)間。
4、傳閱夾內(nèi)的文件,不許隨意抽取。若因工作需要,必須經(jīng)收發(fā)人員同意,并辦理借閱手續(xù)。不得擅自擴(kuò)大文件的傳閱范圍。
5、文件閱畢后,必須簽注姓名(全稱(chēng))及時(shí)間。
6、傳閱文件必須注意保存與愛(ài)護(hù),不得污損或丟失。
7、凡發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)干部私人圈閱的各類(lèi)文件,在年終必須按規(guī)定清退。
第10篇 文件收發(fā)管理制度
一、總經(jīng)辦設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件的管理工作,對(duì)收到的公文做到及時(shí)拆封、分類(lèi)、編號(hào)登記和傳閱。一般文件收到后應(yīng)在當(dāng)日內(nèi)或次日中午前送批,緊急文件或會(huì)議通知收到后立即拆封送閱。
二、一般通知、便函等可由總經(jīng)辦直接送至有關(guān)部門(mén)辦理;其余文件均應(yīng)交公司領(lǐng)導(dǎo)批示后,再由總經(jīng)辦專(zhuān)人按批示范圍進(jìn)行送閱,嚴(yán)禁個(gè)人、部門(mén)之間自行橫傳。部門(mén)閱辦后的公文(包括按文件要求報(bào)出的詳細(xì)資料、附件等)應(yīng)及時(shí)主動(dòng)地退給總經(jīng)辦,以做好文件歸檔工作。
三、凡本公司外發(fā)的文件,應(yīng)嚴(yán)格按照上級(jí)有關(guān)公文處理的辦法及公文格式進(jìn)行草擬、批發(fā)、打印、蓋章、報(bào)出;要求做到一文一事,按級(jí)上報(bào),用詞及格式規(guī)范,嚴(yán)禁多頭主送,并由總經(jīng)辦統(tǒng)一進(jìn)行登記編號(hào)。
四、部門(mén)或個(gè)人借閱文件,應(yīng)辦理借閱手續(xù),總經(jīng)辦定期做好文件的清退工作,做到每月小清退一次,年終大清退一次,清退的文件按文書(shū)檔案管理有關(guān)規(guī)定分類(lèi)整理,裝訂成冊(cè),歸檔。
五、嚴(yán)格遵守保密制度,對(duì)有密級(jí)的文件應(yīng)嚴(yán)加管理,辦理完畢后應(yīng)立即退回,并核點(diǎn)份數(shù),隨時(shí)存檔。絕密文件,僅限于直接有關(guān)人員經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在文件保管處閱讀。
六、如文件丟失或違反保密制度,發(fā)生泄密的,除及時(shí)報(bào)告組織人事部外,還須向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,情況嚴(yán)重的應(yīng)提交領(lǐng)導(dǎo)給予責(zé)任人必要的處理。
第11篇 公司文件管理制度-6
公司文件管理制度6
第一章總則
第一條為提高行文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)我公司的實(shí)際情況,特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括上級(jí)函、電、來(lái)文、公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條全公司各類(lèi)文件由辦公室統(tǒng)一管理。
第二章收文的管理
第四條公文的簽收。
(1)凡送公司的文件均由公司收發(fā)員登記簽收后交辦公室秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和辦公室秘書(shū)均需注意檢查封口和郵票,對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
(2)對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén),并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條公文的編號(hào)保管。
(1)辦公室秘書(shū)對(duì)上級(jí)公文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類(lèi)登記編號(hào)、保管。須由公司總經(jīng)理親啟的文件,總經(jīng)理啟封后,也應(yīng)交辦公室秘書(shū)辦理正常手續(xù)。
(2)公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交辦公室秘書(shū)進(jìn)行登記編號(hào),個(gè)人不得私自保存。
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。
(1)凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容及性質(zhì)閱簽后,由辦公室秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司總經(jīng)理閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。
(2)一般函、電、單據(jù)等,分別由辦公室秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理,如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
(3)為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),辦公室秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理室和承辦部門(mén),如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén),應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。
第七條文件的傳閱與催辦。
(1)傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密制度,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
(2)閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室,閱批文件一般不得超過(guò)兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有公司總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見(jiàn)”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件要求和公司總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
(3)閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失、泄密。文件閱完后,應(yīng)送交辦公室秘書(shū)。
(4)辦公室秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦、檢查、督促的責(zé)任。承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理,不得將文件壓放、分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
第三章發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定。
(1)全公司上報(bào)、下發(fā)正式文件由公司辦公室辦理,各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
(2)各部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文,應(yīng)分別向公司辦公室提出發(fā)文申請(qǐng),并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文,則由辦公室分別按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口發(fā)文。
(3)對(duì)全公司影響較大、涉及兩個(gè)以上子公司分管范圍的文件,須由集團(tuán)公司董事長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍。
(1)凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文的范圍。
(2)公司下發(fā)文件主要用于以下事項(xiàng)。
①發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的公司文件。
②公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、生活福利等工作的決定,發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)其他有關(guān)全公司的重大事項(xiàng)。
(3)公司上行文、外發(fā)文主要用于以下事項(xiàng)。
①對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定,同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。
②在公司日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)部室書(shū)面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。
③凡各業(yè)務(wù)部室如開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以用部室名義發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
④各業(yè)務(wù)部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各部室的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查),不用公司名義發(fā)文。
第四章發(fā)文程序與要求
第十條發(fā)文程序規(guī)定。
(1)各單位需要發(fā)文,應(yīng)事先向辦公室提出申請(qǐng)。
(2)辦公室同意發(fā)文時(shí),主辦單位應(yīng)以集團(tuán)公司指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿。
(3)草擬文稿必須從公司角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整,嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)。
(4)文稿擬就后,擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè),詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章,標(biāo)定日期和密級(jí)。
(5)辦公室應(yīng)根據(jù)公司的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神,對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿,應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿。
(6)經(jīng)辦公室審查、修改后的文稿,送部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))。
(7)對(duì)審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬稿部門(mén)重新纂寫(xiě)清楚。
(8)需經(jīng)會(huì)簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽。
(9)文稿審核、會(huì)簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定呈送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文稿交辦公室秘書(shū),統(tǒng)一編號(hào)后送打印室打印。
(10)文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對(duì),校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名。文件打印后,由辦公室派專(zhuān)人按量印刷,再由辦公室秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況。對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件,辦公室秘書(shū)應(yīng)拒絕蓋章分發(fā)。
第五章文件的借閱和清退
第十一條各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需要本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽寫(xiě)便條,對(duì)有密級(jí)的文件須辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾畫(huà)等。
第十三條辦公室秘書(shū)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的公司文件和上級(jí)要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、必須及時(shí)
查明原因和責(zé)任者,并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
第十四條各部門(mén)應(yīng)定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。
第六章文件的立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍。
(1)上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
(2)公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等。
(3)公司總經(jīng)理辦公會(huì)以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì)記錄。
(4)參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等。
(5)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)公司檢查視察工作的報(bào)告、指示、記錄,以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料。
(6)反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作的音像攝制品。
(7)公司日志和大事記。
(8)公司向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
(9)業(yè)務(wù)部室日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)部室負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條立卷要求。
(1)文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、時(shí)間順序,分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主頁(yè)、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
(2)要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
第七章文件的銷(xiāo)毀
第十七條對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,辦公室應(yīng)定期清理、造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。
第12篇 體系文件、記錄管理考核制度
為規(guī)范我廠(chǎng)體系文件的管理，特制定此考核制度，具體如下：
1、文件發(fā)放要編號(hào)標(biāo)識(shí)，建立發(fā)放記錄，并歸檔保存，文件發(fā)放記錄要求部門(mén)、數(shù)量、簽收人、日期（有分發(fā)號(hào)的需注明分發(fā)號(hào)），每缺一項(xiàng)處罰10元。
2、記錄填寫(xiě)要及時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰，應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆或鋼筆填寫(xiě)，同一頁(yè)上只能使用一種顏色的筆，不得隨意涂改，每發(fā)現(xiàn)一次不按時(shí)記錄處罰10元。
3、記錄表上的日期“? 年? 月? 日”應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字寫(xiě)清楚、完整（如2008年4月1日），不準(zhǔn)涂改，每發(fā)現(xiàn)一次不按規(guī)范寫(xiě)的處罰10元。
4、記錄表上的“星期? ”應(yīng)用中文一、二、三、四、五、六、日填寫(xiě)清楚（如星期一），不準(zhǔn)涂改，每發(fā)現(xiàn)一次不按規(guī)范寫(xiě)的處罰10元。
5、記錄表上的體系文件編號(hào)，編號(hào)與現(xiàn)行體系文件編號(hào)不符的應(yīng)及時(shí)改正（如lt—55應(yīng)改為yl—80），改正編號(hào)時(shí)應(yīng)將舊編號(hào)單杠劃去，沒(méi)有編號(hào)的要按現(xiàn)行體系文件編號(hào)要求編號(hào)，檢查中每發(fā)現(xiàn)一次未按規(guī)定編號(hào)的或改正編號(hào)的處罰5-10元。
6、各種相關(guān)記錄中的相關(guān)欄目都應(yīng)該填寫(xiě)，記錄表不適用時(shí)應(yīng)及時(shí)更改，檢查中每發(fā)現(xiàn)一項(xiàng)空缺處罰車(chē)間10元（如記錄表中的交班人、接班人、負(fù)責(zé)人每班都要填寫(xiě)清楚），記錄表中不填寫(xiě)的欄目，應(yīng)將欄目單杠劃去，每發(fā)現(xiàn)一處或一次不填寫(xiě)而沒(méi)有劃掉的欄目處罰10元。
7、記錄表各欄目?jī)?nèi)所填寫(xiě)的數(shù)據(jù)必須與所標(biāo)示的單位一致，如因表格印制等原因?qū)е聵?biāo)示單位與數(shù)據(jù)記錄的不一致時(shí)，應(yīng)修改相應(yīng)欄內(nèi)的標(biāo)示單位或換算成表格內(nèi)標(biāo)示單位，每發(fā)現(xiàn)一處或一次單位不統(tǒng)一的情況處罰10元。
8、各種記錄表如崗位員工因人為原因?qū)戝e(cuò)時(shí)應(yīng)及時(shí)更改，更改可在原處劃改或貼改，劃改用黑色或藍(lán)色中性筆或鋼筆，雙線(xiàn)把原記錄劃掉，使原記錄可辨，并保證涂改率小于1%，檢查中每發(fā)現(xiàn)一次不按規(guī)范更改的處罰10元。
9、對(duì)于公司、廠(chǎng)部識(shí)別的不符合（不合格），相關(guān)車(chē)間應(yīng)及時(shí)制定糾正措施和預(yù)防措施并將不符合（不合格）報(bào)告報(bào)廠(chǎng)部技術(shù)科，對(duì)于沒(méi)有按時(shí)匯報(bào)的每推遲一天處罰20元。
10、對(duì)超出操作規(guī)程及作業(yè)指導(dǎo)書(shū)中所規(guī)定的數(shù)據(jù)范圍的情況要分析原因并追究有關(guān)人員的違章操作責(zé)任，未采取相關(guān)整改措施的每發(fā)現(xiàn)一次處罰10—30元。
11、各車(chē)間應(yīng)在每個(gè)月2號(hào)以前將所有涉及體系的各種記錄按日期整理好并自查，不符合體系文件記錄要求的要及時(shí)整改，廠(chǎng)部每月將對(duì)各車(chē)間進(jìn)行不定期檢查，檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行考核。
12、對(duì)現(xiàn)場(chǎng)檢查中的提問(wèn)，崗位操作人員應(yīng)能準(zhǔn)確回答操作要領(lǐng)以及設(shè)備保養(yǎng)等的“應(yīng)知應(yīng)會(huì)”內(nèi)容，對(duì)于未能正確回答有關(guān)“應(yīng)知應(yīng)會(huì)”內(nèi)容的每發(fā)現(xiàn)一次處罰車(chē)間10元。
13、各生產(chǎn)崗位都應(yīng)該有內(nèi)容齊全的操作規(guī)程，并粘貼上墻，檢查中每發(fā)現(xiàn)一處無(wú)操作規(guī)程處罰相關(guān)車(chē)間30元，未粘貼上墻處罰責(zé)任人10元。
14、車(chē)間日檢、周檢記錄以及各種原始記錄、臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)報(bào)表必須完善，檢查中每發(fā)現(xiàn)一處不完善處罰相關(guān)車(chē)間10—30元。
