第1篇 綜合辦公室管理規(guī)定辦法
綜合辦公室管理制度【1】
第一節(jié)總則
第一條為加強公司行政事務管理,理順公司內部關系,使各項管理標準化、制度化,提高工作效率,特制定本制度。
第二條本規(guī)定所指行政事務包括印章管理,公文管理,辦公事務用品管理,公務車管理,郵發(fā)管理、檔案管理等。
第二節(jié)印章管理
第三條公司印章包括:公司公章、財務專用章、合同章、法定代表人私章、財務主管私章等涉及公司對外交往使用的印章。
第四條公司印章由總經(jīng)理辦公室主任或指定專人負責保管。
第五條公司印章的使用一律由各單位負責人及總經(jīng)理簽字許可后,管理印章人方可蓋章,如違反此項規(guī)定造成后果由直接責任人員負責。
第六條公司所有需要蓋印章的介紹信、說明以及對外開出的任何公文,應統(tǒng)一編號登記,以備查詢、存盤。
第七條公司不允許開具空白介紹信、證明,如因工作需要或其它特殊情況確需開具時,必須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可開出,持空白介紹信外出工作歸來必須向公司匯報其介紹信的用途,未使用者必須交回。
第八條需簽章的經(jīng)濟文本審批權限參照“經(jīng)濟合同管理制度”和“資金管理制度”的規(guī)定執(zhí)行,蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責。
第三節(jié)公文管理
第九條公司的公文格式應規(guī)范化,公文處理程序應嚴肅、正確。
第十條公司公文的發(fā)行由公司總經(jīng)理辦公室負責。包括公司各類紅頭文件、總經(jīng)理辦公例會會議紀要、規(guī)章制度、通知、指示等。
第十一條各單位、各部門自行打印的涉及公司權益的外發(fā)文稿必須經(jīng)本部門負責人簽字,交總經(jīng)理辦公室審核后發(fā)送。
第十二條各單位、各部、室所有打印成文的內部規(guī)章制度和下行文稿必須報總經(jīng)理辦公室留底存檔。
第四節(jié)辦公事務用品的管理
第十三條辦公事務用品類別規(guī)定如下:
(一)辦公用品(桌椅等)
(二)事務器具(活頁夾、度量衡器具等)
(三)印刷品
(四)紙張(復印紙、傳真紙、打印紙等)
(五)雜物器具(杯子、茶葉等)
(六)辦公自動化用品(計算機、打印機、復印機等)
(七)其它
第十四條辦公事務用品的購發(fā):
(一)辦公事務用品的購發(fā)由各部門在每月1—5日間造好用品需求計劃,由部門負責人簽署后報總經(jīng)理辦公室,總經(jīng)理辦公室根據(jù)實際工作需要有計劃購買、分發(fā)給各部門,由部門負責人簽字領回。低值易耗辦公事務用品可由總經(jīng)理辦公室確定購買。單件價格超過1000元以上的物品必須由總經(jīng)理批準后方可購買。
(二)計劃外辦公事務用品的申請領用,必須經(jīng)公司分管領導與辦公室主任會簽后方可購發(fā)。
(三)公司新聘工作人員辦公用品,總經(jīng)理辦公室根據(jù)部門負責人提供的名單和用品清單,負責為其配齊,以保證新聘人員正常工作。
(四)公司辦公事務用品應建立帳簿,購發(fā)手續(xù)清晰、規(guī)范。
第五節(jié)公務車管理
第十五條公務車的使用范圍主要包括:部門主管級以上領導外出聯(lián)系工作或外地出差接送;接待外賓;接待兄弟單位或有關單位來廠辦事的工作人員;其它人員的緊急和特殊用車。
第十六條車輛調度由總經(jīng)理辦公室主任負責,駕乘人員憑其簽發(fā)的用車通知單用車。
第十七條申請用車一般應提前一天通知總經(jīng)理辦公室,總經(jīng)理辦公室應嚴格按規(guī)定派車,不得隨意擴大用車范圍;向同一方向的用車,以節(jié)約為本,能合用車的就合用車,不另派車。
第十八條公司的司機應服從調度,安全駕駛,愛護車輛,文明行車。
第十九條公司在無車或車輛不足時,申請人應依照上述原則向公司總經(jīng)理辦公室提出申請,由總經(jīng)理辦公室與集團公司車隊協(xié)調派車。
第六節(jié)郵發(fā)管理
第二十條公司總經(jīng)理辦公室負責為各部門收發(fā)信件、郵件。所有公發(fā)信件、郵件都由文書登記、收發(fā)。
第二十一條各部門的報刊訂閱由總經(jīng)理辦公室負責。公費報刊的征訂由各部門負責人上報分管領導,由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一報批處理。
第七節(jié)檔案管理
第二十二條檔案管理由公司辦公室文書負責。要認真做好文件收發(fā)、登記、傳閱和歸檔工作,對涉及機密的文件、資料,檔案要做好保密工作,防止泄密。
第二十三條歸檔范圍:
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。
第二十四條檔案的借閱與索取:
(一)總經(jīng)理、公司部門負責人借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù),直接提檔。
(二)公司其它人員需借閱檔案時,需經(jīng)部門主管批準,并辦理借閱手續(xù)。
(三)借閱檔案必須愛護,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復制,凡屬密級檔案,必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制,一般內部檔案由公司總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
第八節(jié)附則
第二十五條本規(guī)定如有未盡事宜或隨公司的發(fā)展,有不適應工作需要的,各部門可提出修改意見,總經(jīng)理辦公室研究并呈請總經(jīng)理批示。
第二十六條本規(guī)定解釋權歸總經(jīng)理辦公室。
第二十七條本規(guī)定從發(fā)布之日起生效。
辦公室管理條例【2】
第一條 服務規(guī)范
1.儀表:儀表應整潔、大方;
2.用語:在任何場合應用語規(guī)范,語氣溫和,音量適中,嚴禁大聲喧嘩;
3.接待:上班時間辦公室內應保證有人接待;
4.電話接聽:接聽電話應及時,一般鈴響不應超過三聲,重要電話作好接聽記錄。
第二條 辦公秩序
1.工作時間內不應無故離崗、串崗,不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩,確保辦公環(huán)境的安靜有序。
2.應在每天的工作時間開始前和工作時間結束后做好個人工作區(qū)內的衛(wèi)生保潔工作,保持物品整齊,桌面清潔。
3.發(fā)現(xiàn)辦公設備(包括通訊、照明、電腦等)損壞或發(fā)生故障時,應立即向辦公室報修,以便及時解決問題。
第三條 辦公用品物資采購
1.局辦公用品物資的采購,原則上由辦公室統(tǒng)一購買,屬特殊物資經(jīng)辦公室同意,可由申購部門自行購買。
2.物資采購由辦公室指定專人負責,并采取以下方式:
1)定點:局定大型超市進行物品采購。
2)定時:每月月初進行物品采購。
3)定量:動態(tài)調整,保證常備物資的庫存合理性。
4)特殊物品:選擇多方廠家的產(chǎn)品進行比較,擇優(yōu)選用。
第四條 物資借用
1.凡借用局辦公器材,需填寫物資借用單,并由主管簽字認可;
2.借用物資超時未還的,辦公室有責任督促歸還;
3.借用物資發(fā)生損壞或遺失的,視具體情況照價或折價賠償。
第五條 值班
1.一般以節(jié)假日為值班時間;
2.值班要點:
1)接待、處理未完成工作;
2)處置節(jié)日的突發(fā)、緊急事件;
3)值班人員接打值班電話,應記錄來電時間、單位、授話人、主要內容;
4)值班接待來賓要記錄來訪時間、單位、來訪人、主要內容,提出處理意見;
5)值班人員要按規(guī)定準確填寫值班日志。
3.值班規(guī)定:
1)遵守值班紀律,按時交接班,有事須先請假,以便安排臨時代替人員;
2)值班時堅守崗位,不得聚眾打牌、看電視、嗑睡;
3)在規(guī)定的時間做好防盜、防火等工作;
4)接待來賓外松內緊、熱情招呼,具有高度警惕性,善于鑒別來人意圖,要守口如瓶,不能隨便亂說;
5)遇到緊急事件,要冷靜,敢于負責,一方面大膽采取應急措施,以免貽誤;另一方面及時匯報主管領導。
第六條 接待制度
1、公務接待由局辦公室統(tǒng)一扎口管理、統(tǒng)籌協(xié)調安排,分管領導負責審批;
2、市內公務來客一律實行工作餐制。全局性、綜合性會議由局辦公室統(tǒng)一安排。市外來客本著熱情周到、對口接陪的原則,由相關股室接陪,其他無關股室和人員可以不陪。嚴格控制陪客人數(shù),一般掌握在2—3人;
3、公務接待要嚴格履行事前審批手續(xù),定點接待,辦公室安排不結帳,財務結帳不安排,做到安排結帳兩分離;
4、嚴格控制接待標準和總額。公務接待必須嚴格控制在批準的金額范圍內,不得突破。一般掌握在每客30元以內,省以上及外地重要客人掌握在每客50元以內。根據(jù)省、市有關規(guī)定,除特殊情況外,中午接待客人一般不安排酒水。晚上接待必須使用酒水的,須到辦公室登記領取,不允許使用酒店酒水。
第七條 車輛管理制度
1、公車由辦公室統(tǒng)一調度;
2、公車一般只用于公務。嚴禁公車用于婚喪嫁娶、旅游等與公務無關的活動,嚴禁個人利用公車經(jīng)商,嚴禁公車對內對外承包經(jīng)營。干部職工因疾病等特殊情況確需使用公車的,應由本單位主要負責人同意;
3、法定休息時間無公務時,公車應在本單位指定地點停放,任何人不得擅自使用;
4、非專職駕駛人員不得以任何理由擅自駕駛公車,因工作確需駕駛公車的,必須持有本人的汽車駕駛證照,經(jīng)領導班子集體研究同意,主要負責人簽署意見并建卡登記后報區(qū)紀委監(jiān)察局備案;
5、嚴禁公車借私人使用。公車借給機關事業(yè)單位公務使用,須經(jīng)所在單位主要負責人和值班領導同意,并由辦公室做好相關記錄;
6、駕駛人員要經(jīng)常檢查車況,發(fā)現(xiàn)隱患要及時報告和處理,嚴禁車輛帶“病”行駛;
7、車輛正常檢修,應事先報值班領導批準。在行車途中發(fā)生故障應及時修理,并電話報告值班領導;
8、駕駛員在行車時應帶齊證件,自覺遵守交通規(guī)則,嚴禁疲勞駕車、酒后駕車和超速行駛,確保行車安全。因違章受到處罰,由駕駛員本人承擔全部責任;
9、駕駛員應做好公車日常保養(yǎng),保持車輛清潔衛(wèi)生;
10、專職駕駛員不得擅自離崗。因事外出,應向值班領導請假并保持手機暢通。節(jié)假日和其他休息時間公務用車,應隨叫隨到;
11、駕駛員要遵守保密紀律,不得亂發(fā)議論,不得泄露秘密。
第八條 信訪制度
一、建立初訪首辦責任制
1、建立初訪首辦責任制含義
建立初訪首辦責任制,是指對人民群眾第一封來信,第一次*(含電話),以及計生系統(tǒng)各單位反映的情況。按“誰主管誰負責”和分級管理,歸口辦理“的 原則,強化首次辦理責任制度。
2、初信初訪首辦原則
1)、分級歸口,誰主管誰辦理,誰辦理誰負責;
2)、及時、就地解決問題
3)、件件有著落,事事由回音;
4)、疏導矛盾,負責到底,直到息信息訪。
3、初信初訪首辦工作中的職責
局領導干部要認真落實信訪工作領導責任制,及時、妥善處理好工作過程中出現(xiàn)的新的信訪問題。
1)閱批群眾來信。要認真閱批信訪部門和系統(tǒng)工作人員報送的重要信件;對寫給領導干部的群眾來信,要堅持本人閱批。
2)堅持領導接訪。實行領導接待日和重要來訪約談制度;如遇群眾登門*,或深入基層時群眾要求接待的,要盡量安排時間接待;當發(fā)生較大規(guī)模集體*事件時,領導干部要及時趕赴現(xiàn)場,面對面做群眾工作,化解矛盾,盡快平息事宜。
3)抓好分管領域的信訪工作。各股室要把信訪工作問題納入所分管的工作計劃,及時研究和解決信訪問題,積極構筑“黨政齊抓共管、局領導牽頭協(xié)調、有關股室各負其責”的信訪工作格局,使分管的股室和聯(lián)系的單位今后處理初訪案件質量明顯提高,努力創(chuàng)造和實現(xiàn)一般信訪問題不出系統(tǒng),大的問題不出區(qū)的新局面
3、首辦責任追究
有下列情形之一的,按照有關規(guī)定,追究有關責任人的責任:
1)對受理的初信初訪不接待,不辦理(含長時間拖延處理),或對*人態(tài)度生硬粗暴,導致矛盾激化,造成不良影響的;
2)隨意將群眾來信壓著不辦,或對來信來訪的緊急情況不予理睬,造成嚴重后果的;
3)自己不能解決,又不向局領導請示報告,或對重大信訪信息瞞報、遲報和漏報,貽誤處置,造成較大負面影響或損失的;
4)應配合、協(xié)助有關部門、單位和上級機關處理的信訪問題而不予配合、協(xié)助、致使問題遲遲得不到解決的;
5)壓制群眾意見,無視群眾民主權利,甚至對反映問題的信訪人打擊報復,造成后果的;
6)縱容,支持信訪人越級*,致使信訪人尋釁滋事擾亂國家機關辦公秩序的;
7)對部門股室或系統(tǒng)各單位請示的信訪不討論,不處理,延誤問題的解決,造成較大損失或嚴重后果的;
8)對規(guī)模較大的集體*、*、*、局分管領導不出面疏導,放任不管,造成不良影響的;
9)工作不負責任,導致信訪工作責任目標和初信初訪首辦責任目標多項不達標,越級重信重訪過量過大的;
二、信訪人員崗位責任制
1、認真學習黨的路線、方針、政策,努力提高業(yè)務水平;堅決執(zhí)行國家的法律、法規(guī),自覺遵守各項規(guī)章制度。
2、認真受理檢舉、控告及黨員對所受黨紀不服的申訴案件,堅持原則,秉公辦事,敢于同一切違紀違法行為作斗爭。
3、切實做好來信來訪工作的登記、呈批、轉辦、催辦、查辦、報結、統(tǒng)計、歸檔等正常業(yè)務工作。
4、按照分級負責,歸口辦理的原則,認真負責處理各類信訪問題,做到件件有落實,事事有回音。
5、定期綜合分析信訪情況,及時做好信息反饋工作,搞好信訪預測。
6、認真完成領導和上級信訪部門交辦的任務,及時上報處理結果。
7、嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,不準將來信內容向無關人員透露,不得把有關案件查辦情況向外泄漏。
三、信訪登記制度
1、來信要及時拆封,并保持信封、郵戳、郵票、信紙及信內其他物件完整無缺。
2、閱信認真,細致,明確重點,抓住中心。
3、用鋼筆(藍黑墨水或碳素墨水)專門登記信訪內容及處理情況,做到當日信訪當日閱辦,緊急或重要信訪當日閱辦后迅速分流處理。
4、順序號登記為主,兼顧多種分類,做到科學合理,門類齊全,便于檢索統(tǒng)計。
四、接待來訪制度
1、接待來訪,熱情和藹,態(tài)度誠懇,以禮相待。
2、善于掌握來訪者心理,說話講究藝術,做好筆錄及有關政策、法律、法規(guī)的宣傳工作。
3、對來訪反映的問題,情節(jié)簡單的、政策上有明確規(guī)定的,當面給予答復,及時解決,對情況復雜,案情嚴重的,一時無法解答的問題應說明情況,并組織人員抓緊查處。
4、對于舉報者的過分言行,做到有禮有節(jié),或給予適當?shù)呐u教育。
第2篇 綜合辦公室物品采購、入庫、出庫、歸還管理辦法
綜合辦公室物品采購、入庫、出庫、歸還管理辦法
為了切實使公司在物品采購、使用方面節(jié)省支出、降低消耗、提高物品的使用效率，特制定本辦法。
一、物品的采購：
1、凡公司購買的工作所需用品，原則上均納入公司年度購物計劃，并填制年度購物呈報表，經(jīng)綜合辦主管核準，報總經(jīng)理批準備簽字后，方可購買。
2、臨時急需購買之物品，在保證質量的前提下，價格要低于或等于市場價，不得以高于市場的價格購買物品。公司本部物品采購人員在購買物品前要填寫采購申請表，經(jīng)綜合辦主管核準，報總經(jīng)理批準簽字后方可購買，并作為到財務部報賬的原始憑證之一。
3、物品的采購原則上由物品采購人員和出納（會計）一起購買，不得由一個人購買。
4、如所購物品屬瑕疵產(chǎn)品或偽劣產(chǎn)品，由采購人員負責退貨，若給公司造成經(jīng)濟損失，由采購人員照價賠償。
二、物品的入庫與出庫：
1、采購人員將物品購回后要填寫物品入庫單，憑銷貨發(fā)票和入庫單到財務部按規(guī)定辦理報銷手續(xù)。入庫單上必須要有經(jīng)辦人、物品保管人、項目部負責人簽字和綜合辦主管的認可簽字。物品入庫后，保管、會計要及時填寫臺帳。
2、出庫：物品出庫時，待綜合辦主任簽字后，物品保管員和領用人員要在物品出庫單上同時簽字。領用耐用品，要在出庫單上注明出庫物品的品牌、規(guī)格、型號及新舊、完好程度等情況，同時注明領用事由，歸還時間等內容。領用消耗品數(shù)量較大時，物品保管員和物品領用人員均需在物品消耗單上按要求填寫相關內容并簽名，公司本部報綜合辦主管簽字認可；項目部報項目部經(jīng)理簽字認可。
三、物品的歸還：
1、領用人將所用的物品歸還時，物品保管員要對物品的完好狀況，損毀程度仔細檢查，并將檢查情況計入物品歸還記錄單，報綜合辦主管或項目部經(jīng)理復檢，同意入庫后方可入庫。
2、如果所歸還的物品損毀情況嚴重超出正常使用時磨損、折舊的范圍，物品保管員按照公司的相關規(guī)定，有權要求物品領用人做出相應的賠償，并將情況上報綜合辦主管。
四、如領用之物品價格昂貴，物品損毀程度嚴重或丟失，要將情況如實上報總經(jīng)理，由總經(jīng)理做出處理。具體細則參考《辦公用品管理制度》
第3篇 綜合辦公室臨時人員管理辦法
綜合辦公室臨時人員管理辦法
一、雇用
1、各部門招聘臨時人員，應填“臨時人員雇傭核定表”經(jīng)綜合辦通過，總經(jīng)理核準后，方可雇傭。
2、臨時人員報到時，各部門應向綜合辦提交臨時人員的相關資料供綜合辦備案。
二、管理
1、臨時人員于工作期間可請工傷假、事病假以及婚、喪假，其請假期間除工傷假外均不發(fā)給工資。
2臨時人員的考勤、出差，工地期間歸項目部管理，在公司期間歸綜合辦管理。
三、停止雇用
臨時人員于工在期間如有不能勝任工作或者工作期滿，雇用部門應予終止雇用，終止雇用的臨時人用應填寫“離職申請（通知單）”經(jīng)主管核簽后，送到綜合辦，憑此結算薪資。
第4篇 綜合辦公室印鑒管理辦法
綜合辦公室印鑒管理辦法
1、公司行政、財務、合同等公務用章實行統(tǒng)一管理，專人負責。
2、要建立登記制度，加強監(jiān)控，嚴格把關，出現(xiàn)問題要追究管理人的責任。
3、公務用章，必須置于保險柜存放，不準將印章放于明處。
4、因簽訂合同或特殊情況需將印章攜帶外出的，需報經(jīng)項目經(jīng)理批準，由印章管理人登記備案，并專人保管，以防失竊。
5、印章管理人要經(jīng)常檢查，定期清潔，確保良好使用效果。本人外出時，經(jīng)項目經(jīng)理同意后，可將印章委托保管，并辦理好相關手續(xù)。
6、公文、合同、信函、重要資料及日常事務性等用章需由項目經(jīng)理批準。
7、使用印章時由使用人將材料整理完備并填寫登記表后，按規(guī)定報批方可蓋章。
8、使用印章應將時間、編號、用章部門、內容、經(jīng)辦人等相關情況詳細登記，已備查閱。
9、加蓋印章后，對于上報下發(fā)的公文、函件、資料等入工作需要，應復印留存。用章情況，管理人同機輸入計算機內，已備審查。
10、加強用章管理，確保萬無一失。杜絕因使用和管理不當造成經(jīng)濟損失和引起經(jīng)濟糾紛。否則，將承擔為此造成的相關責任。
第5篇 綜合辦公室會務管理辦法
綜合辦公室會務管理辦法
1、綜合辦須及時發(fā)出會議通知，并向與會者明確召開會議的時間、地點、參加人員、會議內容、目的以及與會人員須攜帶的文件材料和其它相關事項。
2、綜合辦須認真做好會議記錄，并做到會議結束后的文件退收工作，會議文件的立卷歸檔，會議文件匯編，完善會務工作。
3、對相關部門執(zhí)行會議決議情況進行督辦，并將其執(zhí)行結果注冊歸檔。
4、內部會議必須做到保密。
5、若舉辦大型會議，必須事先開好工作人員會，讓其明確與會者的各自分工，以便各負其責，相互銜接，密切配合，保證會議順利進行。
6、愛護會議室的設施，保持會議室清潔，任何人不得將會議室的桌椅、茶具、煙缸等財產(chǎn)帶出去。
