物業(yè)重要資料管理辦法作業(yè)指導(dǎo)書(shū)
物業(yè)管理有限公司作業(yè)指導(dǎo)書(shū)
重要資料管理辦法
1.目的
為質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)、政策法規(guī)、工程檔案、物業(yè)資料、顧客檔案、管理服務(wù)報(bào)告等重要資料的收集、存檔、保管等提供指引。
2.范圍
適用于公司各部門(mén)重要資料的管理。
3.職責(zé)
3.1總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)收集、保存最新有效的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)政策法規(guī),及時(shí)整理下發(fā)給相關(guān)部門(mén),并收集、保存各部門(mén)的管理服務(wù)報(bào)告。
3.2品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)收集、保存質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn),對(duì)其有效性負(fù)責(zé)。
3.3各部門(mén)負(fù)責(zé)收集和保管本部門(mén)相關(guān)的重要資料,并對(duì)其有效性、完好性負(fù)責(zé)。
4.方法和過(guò)程控制
4.1重要資料包括:相關(guān)政策法規(guī)資料、質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)、物業(yè)資料、顧客、人事、行政、財(cái)務(wù)、工程檔案和管理服務(wù)報(bào)告等。
4.2相關(guān)政策法規(guī)資料的管理
4.2.1總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)從各種媒體上收集最新有效的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)政策法規(guī),經(jīng)確定適用于公司的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)政策法規(guī),要予以復(fù)印或打印,并注明出處及日期。
4.2.2當(dāng)收集到適用于公司的最新行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或政策法規(guī)時(shí),總經(jīng)理辦公室要及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)職能部門(mén),由各職能部門(mén)根據(jù)最新有效的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或政策法規(guī)進(jìn)行處理。
4.2.3如新收集到的政策法規(guī)資料涉及到公司目前的業(yè)務(wù)或管理工作,或公司體系文件不相符的,由相關(guān)職能部門(mén)在三天內(nèi)動(dòng)議編制或
修改相關(guān)文件,報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后及時(shí)下發(fā)至各部門(mén)執(zhí)行,并同時(shí)更新《標(biāo)準(zhǔn)、政策法規(guī)一覽表》,各部門(mén)應(yīng)根據(jù)更改后的《標(biāo)準(zhǔn)、政策法規(guī)一覽表》及時(shí)核對(duì)、更新。
4.2.4各相關(guān)部門(mén)經(jīng)理有責(zé)任將收集最新的標(biāo)準(zhǔn)和政策法規(guī),并及時(shí)報(bào)總經(jīng)理辦公室。
4.2.5總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)保存所收集的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)政策法規(guī),并應(yīng)將生效版本、作廢版本及新收集的資料分開(kāi)保存,各部門(mén)負(fù)責(zé)保存與本部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和政策法規(guī)。
4.2.6行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)政策法規(guī)過(guò)期或作廢后,各使用部門(mén)應(yīng)將所有正、副本(如有)加蓋作廢章或銷(xiāo)毀,但總經(jīng)理辦公室必須將作廢的政策法規(guī)至少留存一份(加蓋作廢章)。
4.3工程檔案的管理
4.3.1工程檔案指由發(fā)展商提供的住宅區(qū)規(guī)劃圖;竣工總平面圖;單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖;附屬配套設(shè)施、地下管網(wǎng)竣工圖、隱蔽工程等竣工驗(yàn)收資料;設(shè)施設(shè)備安裝、使用、維修保養(yǎng)技術(shù)資料;物業(yè)質(zhì)量證明文件和物業(yè)使用說(shuō)明文件;房屋本體和設(shè)備的改造變更資料及其它必要資料。其中設(shè)施設(shè)備安裝、使用、維修保養(yǎng)技術(shù)資料包括:
a.供配電系統(tǒng)圖紙資料:包括發(fā)電機(jī)、高壓環(huán)網(wǎng)柜、變壓器、配電柜、動(dòng)力柜、控制柜、公共照明、供電線路等資料。
b.給排水系統(tǒng)圖紙資料:包括各類(lèi)泵、水箱等資料。
c.消防系統(tǒng)圖紙資料:包括煙霧、溫度探測(cè)器、報(bào)警裝置、消防控制主機(jī)、聯(lián)動(dòng)柜、消防水泵、消火栓、噴淋泵、防排煙系統(tǒng)、二氧化碳自動(dòng)滅火系統(tǒng)等資料。
d.電梯圖紙資料:扶梯、直升梯準(zhǔn)運(yùn)證等。
e.空調(diào)系統(tǒng)圖紙資料:包括冷水機(jī)組、空調(diào)泵類(lèi)、冷卻塔、空氣處理機(jī)、新風(fēng)機(jī)、風(fēng)機(jī)盤(pán)管、自控箱等資料。
f.電訊系統(tǒng)圖紙資料:包括內(nèi)線電話、閉路監(jiān)控系統(tǒng)、對(duì)講系統(tǒng)、
公用天線及衛(wèi)星電視系統(tǒng)、緊急廣播系統(tǒng)等資料。
g.其它設(shè)備圖紙資料:立體車(chē)庫(kù)、娛樂(lè)場(chǎng)所及設(shè)備、泳池設(shè)備、桑拿房及設(shè)備、煤氣管道、停車(chē)場(chǎng)管理系統(tǒng)、門(mén)禁系統(tǒng)等資料。
4.3.2由發(fā)展商提供的小區(qū)/大廈各類(lèi)工程檔案,各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人保管并核對(duì),如資料不全,應(yīng)及時(shí)向發(fā)展商索取。
4.3.3工程檔案須妥善保管,避免潮濕、污損。
4.3.4各部門(mén)應(yīng)將各類(lèi)設(shè)備供應(yīng)商地址、聯(lián)系人及電話編制成表,以便維修保養(yǎng)之用。
4.4質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的管理
4.4.1品質(zhì)管理部收集到質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的最新有效版本后,要及時(shí)報(bào)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),并列入《標(biāo)準(zhǔn)、政策法規(guī)一覽表》。
4.4.2質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)換版后,由品質(zhì)管理部組織對(duì)公司相關(guān)人員進(jìn)行新標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)。
4.4.3對(duì)作廢的質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn),由品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)回收,加蓋作廢章后保存一份,其余銷(xiāo)毀。
4.5物業(yè)資料的管理
4.5.1物業(yè)資料包括:用地批準(zhǔn)文件、項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、施工許可證、建筑執(zhí)照、用水指標(biāo)批文、用電指標(biāo)批文、管理用房資料、商業(yè)用房資料、住宅區(qū)基本資料、住宅區(qū)分區(qū)資料、商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料、娛樂(lè)設(shè)施資料、公用設(shè)施資料及園林綠化設(shè)施資料等。
4.5.2各部門(mén)負(fù)責(zé)在小區(qū)(大廈)入伙后三個(gè)月內(nèi),收集整理以上物業(yè)資料,并妥善保管和培訓(xùn)到相關(guān)人員。
4.5.3以上資料如有變更,需及時(shí)更新。
4.6顧客檔案的管理
4.6.1顧客檔案:包括顧客基本資料、顧客房屋資料和顧客個(gè)性資料三方面內(nèi)容,其中顧客基本資料包括入伙通知書(shū)、業(yè)主委托書(shū)、業(yè)主公約、住戶登記資料(業(yè)主及家庭成員資料)、委托銀行代收款協(xié)議書(shū)、停車(chē)場(chǎng)服務(wù)協(xié)議書(shū)、停車(chē)場(chǎng)車(chē)位租用協(xié)議書(shū)等;顧客房屋資料包
括入住驗(yàn)收資料、裝修申請(qǐng)資料、室內(nèi)設(shè)備維修檔案等顧客房屋動(dòng)態(tài)資料;顧客個(gè)性資料包括顧客愛(ài)好、偏好、個(gè)性化需求等顧客需求動(dòng)態(tài)資料。
4.6.2顧客檔案須嚴(yán)格保密。
4.7管理服務(wù)報(bào)告的管理
4.7.1各管理處負(fù)責(zé)在每季度的首月20日前,將上季度的管理服務(wù)報(bào)告向業(yè)主公布,掛到公司內(nèi)部信息網(wǎng)上,并在向業(yè)主公布十天后收回存檔。
4.7.2各管理處負(fù)責(zé)保存本部門(mén)的管理服務(wù)報(bào)告。
4.7.3公司資料室負(fù)責(zé)將各管理處的管理服務(wù)報(bào)告裝訂成冊(cè),并妥善保管。
4.8重要資料須按照《管理處文檔管理辦法》編目歸檔,并在歸檔時(shí)登記在《文件資料存儲(chǔ)清單》上。
4.9重要資料查閱、借閱必須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理或授權(quán)人同意,借閱須在《借閱登記表》上登記。
4.10如政府部門(mén)、司法機(jī)關(guān)因公需查詢重要資料,在出示合法證件(單位介紹信、工作證等)并核對(duì)無(wú)誤后,方可提供其查詢,并登記查閱時(shí)間、查閱單位、姓名、有效證件名稱(chēng)、編號(hào)及其它證明材料等內(nèi)容,保存在查詢的檔案中。
5.質(zhì)量記錄表格
**wy4.2.3-z01-01-f1《標(biāo)準(zhǔn)、政策法規(guī)一覽表》
**wy4.2.3-z02-f1《文件資料存儲(chǔ)清單》
**wy4.2.3-z01-f5《借閱登記表》
