投資集團會議管理辦法
投資集團會議管理辦法(試行)
第一章 總則
第一條 為規(guī)范某省某投資集團有限公司(以下簡稱“集團公司”)的會議安排,完善集團公司決策程序,提高集團公司各種會議的質(zhì)量和效率,根據(jù)集團公司章 程有關(guān)規(guī)定,制定本辦法。
第二條 本辦法所述的集團公司會議包括:年度工作會議、總經(jīng)理辦公會、司務(wù)會議、各種專題業(yè)務(wù)會議、部務(wù)會議等;集團董事會會議、監(jiān)事會會議、黨委會會議的管理辦法另行制定。
第三條 綜合事務(wù)部負責(zé)集團公司會議的安排工作,集團公司其他部門根據(jù)會議的類別或內(nèi)容負責(zé)或參與有關(guān)會議的準備工作。
第四條 集團公司會議遵循安排規(guī)范有序、內(nèi)容緊湊精簡、決定事項跟蹤落實等原則。
第二章 會議計劃與預(yù)算
第五條 集團公司綜合事務(wù)部應(yīng)在每年十二月中旬,將各部門提交的下年度各類型會議的計劃進行匯總,制定集團公司年度會議計劃,報集團公司辦公會議通過后執(zhí)行。
第六條 集團公司年度工作會議、各種專題業(yè)務(wù)會議需要支出費用的,有關(guān)會議費用支出納入集團公司本部預(yù)算,集團公司會議費用預(yù)算由綜合事務(wù)部負責(zé)編制,交預(yù)算財務(wù)部合并到集團公司本部預(yù)算。綜合事務(wù)部負責(zé)會議費用的支出。
第三章 年度工作會議
第七條 年度工作會議是集團公司總結(jié)上一年度工作情況和部署本年度工作計劃的會議。集團公司年度工作會議原則上在每年度第一季度舉行,工作會議議題、具體舉行時間等事項由集團公司領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定。
第八條 在每年一月十五日前,綜合事務(wù)部應(yīng)擬定工作會議的預(yù)案,填好《會議預(yù)案表》,會議預(yù)案經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審閱后,應(yīng)提交集團公司總經(jīng)理辦公會議討論,由辦公會議研究決定年度工作會議議題和舉行時間。
第九條 綜合事務(wù)部負責(zé)集團公司年度工作會議的具體組織工作,總經(jīng)理工作報告由綜合事務(wù)部負責(zé)起草;黨建和廉政建設(shè)方面的材料由黨群工作部負責(zé)起草;集團公司各部門與所屬企業(yè)應(yīng)配合做好有關(guān)材料準備、會務(wù)安排等工作。會議錄像、拍照及宣傳工作由黨群工作部負責(zé)。
第十條 集團公司年度工作會議結(jié)束后兩周內(nèi),綜合事務(wù)部應(yīng)將會議簽到表、有關(guān)會議材料、錄像、照片資料等送保密室按照規(guī)定建檔。需要印發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)講話或其它會議材料,按照發(fā)文管理規(guī)定辦理。
第四章 總經(jīng)理辦公會議
第十一條 總經(jīng)理辦公會議是集團公司研究處理生產(chǎn)經(jīng)營重大問題的會議,總經(jīng)理辦公會議議題的范圍包括:提交董事會審議的議案;組織實施董事會決議;董事會授權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)集團公司生產(chǎn)經(jīng)營管理的重大事項決策;提交監(jiān)事會的報告;集團公司制定的各種規(guī)章 制度;涉及集團公司員工切身利益的重大問題等。
第十二條 總經(jīng)理辦公會議分為例會和臨時會議。例會原則上在每周一上午舉行。臨時會議由總經(jīng)理提議隨時召開。
第十三條 總經(jīng)理辦公會議議題由總經(jīng)理審定。各部門需提交總經(jīng)理辦公會議討論的問題,由有關(guān)部門填報《總經(jīng)理辦公會議題呈批表》,經(jīng)集團公司分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審批同意后,方可列入會議議題?？偨?jīng)理批示在辦公會議討論決定的事項,可直接列入會議議題。
第十四條 總經(jīng)理辦公會議議題由綜合事務(wù)部負責(zé)收集匯總。各部門應(yīng)及時將集團公司領(lǐng)導(dǎo)同意列入總經(jīng)理辦公會議討論的議題送綜合事務(wù)部匯總。綜合事務(wù)部應(yīng)在每周四下班前將收集的需由總經(jīng)理辦公會討論的議題列出清單,向總經(jīng)理報告,由總經(jīng)理確定下一次辦公會議召開的時間和討論的議題。
第十五條 總經(jīng)理辦公會議由總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的副總經(jīng)理召集和主持,其他出席人員包括:集團公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各部門主要負責(zé)人、董事會秘書以及由總經(jīng)理根據(jù)議題指定的其他人員。綜合事務(wù)部秘書列席會議并負責(zé)會議記錄。根據(jù)議題的內(nèi)容,各部門可提議增加部門列席人員,具體名單在議題審批時一并確定。
第十六條 總經(jīng)理辦公會議組織工作由綜合事務(wù)部負責(zé),各部門提交總經(jīng)理辦公會議討論的問題由相關(guān)部門負責(zé)人匯報。辦公會議材料由議題主辦部門負責(zé)準備。經(jīng)總經(jīng)理批準列入辦公會議討論的問題,主辦部門應(yīng)形成書面材料于會議召開前半天送綜合事務(wù)部,再由綜合事務(wù)部提前將材料給與會人員。
第十七條 總經(jīng)理辦公會議所討論的重大事項,必須進行科學(xué)、審慎的可行性研究、論證,經(jīng)辦公會議集體充分討論后,由總經(jīng)理作出決定。
第十八條 總經(jīng)理辦公會議紀要草擬和呈批,以及會議材料的管理由綜合事務(wù)部負責(zé)。綜合事務(wù)部秘書應(yīng)于會后三個工作日內(nèi)擬出會議紀要或整理出會議決定事項,經(jīng)綜合事務(wù)部主要負責(zé)人審核后報會議主持人簽發(fā)。
第十九條 辦公會議會議紀要發(fā)出后,會議記錄及有關(guān)材料送檔案室按照規(guī)定建檔。會議紀要發(fā)送范圍為:集團領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各部門、董事會秘書以及辦公會議決定事項涉及的所屬企業(yè)。
第二十條 總經(jīng)理辦公會決定事項的督辦工作由綜合事務(wù)部負責(zé)。對決定事項中需由有關(guān)部門或所屬企業(yè)辦理的事項,綜合事務(wù)部根據(jù)情況可口頭通知,或在會議紀要中明確主辦部門、協(xié)辦部門、辦結(jié)時間及要求等。對會議紀要發(fā)出后,綜合事務(wù)部應(yīng)定期跟蹤督辦,并對公會議決定事項辦理情況進行匯總。有關(guān)部門或所屬企業(yè)應(yīng)按要求提供辦理情況。
第二十一條 承辦總經(jīng)理辦公會決定事項的部門、所屬企業(yè)及其子企業(yè),應(yīng)按照會議紀要的要求認真辦理,并按照規(guī)定時間報送辦理結(jié)果。在規(guī)定期限內(nèi)未能辦結(jié)的,應(yīng)說明理由并提出加快辦理的措施。
第二十二條 在總經(jīng)理辦公會議決定事項推進過程中,若主辦部門、協(xié)辦部門、有關(guān)所屬企業(yè)發(fā)現(xiàn)需由集團公司領(lǐng)導(dǎo)進一步明確或協(xié)調(diào)的問題,主辦部門應(yīng)及時向總經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)報告。經(jīng)集團公司領(lǐng)導(dǎo)同意作出的變動事項,主辦部門應(yīng)及時通知綜合事務(wù)部。
第五章 司務(wù)會議
第二十三條 司務(wù)會議是集團公司各部門匯報上月工作情況、當月工作計劃,并由領(lǐng)導(dǎo)班子對各部門當月工作進行布置的會議。集團公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員認為需要向其他成員通報的事項,各部門負責(zé)人認為應(yīng)該向集團領(lǐng)導(dǎo)匯報或需要向其他部門通報的事項,或者涉及集團公司日常行政事務(wù)安排的事項可作為司務(wù)會議的議題。
第二十四條 司務(wù)會議原則上在每月第一周的星期一上午舉行。司務(wù)會議由總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的副總經(jīng)理召集和主持,其他出席人員包括:集團公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各部門領(lǐng)導(dǎo)、董事會秘書及會議主持人指定的其他人員。綜合事務(wù)部秘書列席會議并負責(zé)會議記錄。
第二十五條 司務(wù)會議組織工作由綜合事務(wù)部負責(zé),各部門應(yīng)在司務(wù)會召開前一周的星期四下班前,將本部門經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審閱后的上月工作總結(jié)、當月工作計劃及各部門認為需要提交的其他材料,交綜合事務(wù)部,由綜合事務(wù)部提前將材料給與會人員。
第二十六條 各部門上月工作總結(jié)和當月工作計劃由部門主要負責(zé)人匯報,部門其他領(lǐng)導(dǎo)可以補充說明。各部門完成匯報后,由集團經(jīng)營班子對有關(guān)工作安排進行審議,經(jīng)
會議主持人最后確認后執(zhí)行。
第二十七條 司務(wù)會議紀要的草擬和呈批,以及各部門工作總結(jié)、計劃等材料的保管由綜合事務(wù)部負責(zé)。綜合事務(wù)部秘書應(yīng)于會后三個工作日內(nèi)擬出會議紀要,經(jīng)綜合事務(wù)部主要負責(zé)人審核后報會議主持人簽發(fā)。
會議紀要應(yīng)送檔案室按照規(guī)定建檔。會議紀要發(fā)送范圍為:集團領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各部門、董事會秘書。各部門應(yīng)及時完成司務(wù)會議確定的計劃事項。
第六章 專題業(yè)務(wù)會議
第二十八條 專題業(yè)務(wù)會議是集團公司組織的研究集團系統(tǒng)內(nèi)各類專項工作的會議,或由集團公司承辦的集團系統(tǒng)以外單位參加的研究重大專題事項的會議。集團系統(tǒng)內(nèi)的專題業(yè)務(wù)會議主要包括:
(一)各部門定期舉行的歸口管理事務(wù)的總結(jié)會議,包括但不限于:經(jīng)營分析會、黨建工作會議、工會工作會議、安全生產(chǎn)工作會議、法律事務(wù)工作會議等;
(二)根據(jù)上級部門統(tǒng)一要求集團公司舉行的各類專題會議;
(三)集團公司研究決定召開的大型會議。
第二十九條 集團公司各部門組織的歸口管理事務(wù)總結(jié)會議,有關(guān)部門應(yīng)在會議召開前三十天,擬定書面的專題業(yè)務(wù)會議預(yù)案,填好《會議預(yù)案表》,會議預(yù)案經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審閱后,呈集團公司總經(jīng)理批準。集團公司總經(jīng)理批準專題業(yè)務(wù)會議預(yù)案后,有關(guān)部門負責(zé)該專題業(yè)務(wù)會議的組織工作,綜合事務(wù)部配合做好后勤保障工作,黨群工作部負責(zé)會議錄像、拍照及宣傳工作。
其他專題業(yè)務(wù)會議,由集團公司總經(jīng)理指定部門填寫《會議預(yù)案表》,參照上款規(guī)定制定專題業(yè)務(wù)會議預(yù)案,并負責(zé)會議的組織工作,綜合事務(wù)部配合做好后勤保障工作。對于臨時決定召開的專題業(yè)務(wù)會議,主辦部門可在會議召開后,補充填寫《會議預(yù)案表》和制定會議預(yù)案。
第三十條 專題業(yè)務(wù)會議的記錄工作由會議主辦部門負責(zé)。主辦部門應(yīng)在會議結(jié)束后兩周內(nèi),將經(jīng)集團公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱后的《會議情況報告》、會議簽到表、其他會議材料、錄像、照片資料等送保密室按照規(guī)定建檔。
需要印發(fā)的專題業(yè)務(wù)會議領(lǐng)導(dǎo)講話或其它會議材料,由會議主辦部門按照發(fā)文管理規(guī)定辦理。
第七章 附則
