某企業(yè)合同章管理辦法
企業(yè)合同章管理
對任何企業(yè)來講,都需要具有公章,而公章作為公司進行公務活動,行使職權的重要標志,一定要加強管理。為了加強公司公章的管理,確保公章的正確使用,需要制定公章管理使用管理制度。
一、職責
(一)公司法人、總經理或授權副總經理經理負責行政公章的使用審批工作。
(二)公司法人、總經理或授權副總經理或授權業(yè)務經理負責授權范圍內的業(yè)務公章及合同專用章的使用審批工作。
(三)公章管理員具有以下職能:
1、負責公章的保管。
2、負責設立公章使用登記臺帳。
3、負責公章使用的審核工作。
4、負責制定所保管公章的使用程序。
二、使用規(guī)定
(一)公司的公章主要包括公司行政公章、合同專用章、財務專用章、法人名章專項業(yè)務章。
(二)公章的保管
1、行政公章由人事行政部管理并有專人負責管理。
2、合同專用章、財務專用章由財務部專人負責管理。
3、專項業(yè)務章(各部門用章等)由各專業(yè)部門指定專人負責管理。
3、法人章工作用個人名章兩枚,分別由公司指定人事行政部、財務部專人負責管理。
(三)未經股東會和法定代表人授權及批準,任何部門和個人不得擅自刻制公司印章。公章的刻制,必須符合國務院頒布的有關公章刻制的規(guī)定,并經唐山市公安局備案。
(四)公章的使用由各保管人員設立使用登記臺帳,嚴格審批和登記制度。使用《公章審批單》。
(五)公章一般不得攜帶外出使用,如遇特殊情況,需攜帶公章外出,必須經分管領導批準,并由公章保管人攜章隨同。
(六)公章使用(公司紅頭文件除外),必須見《公章審批單》批準后公章管理人員方可蓋章,公章管理人員應嚴格履行登記手續(xù),因使用公章不當造成損失的,應追究其相應責任。
(七)公章管理人員如工作變動,應及時上繳公章,由重新確定的公章管理人員另行辦理接收公章手續(xù),不得私自轉交他人。
(八)以公司名義簽定的合同、協(xié)議、訂購單等,由各專業(yè)人員審核并會簽(合同、協(xié)議會簽單),公司領導批準后方可蓋章。
(九)私人取物、取款、掛失、辦理各種證明,需用單位介紹信時,由人事行政部嚴格審批,符合要求后辦理并登記。
(十)任何公章管理員不得在當事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋公章。
(十一)對調出,解除、終止勞動關系人員要求出示相關證明的,必須持有效證件材料,經人事行政部經理審批后,方可蓋章。
(十二)印章應及時維護、確保公章清晰、端正。
(十三)公章如有不慎丟失,保管人員及時向主管領導報告,并向公章備案單位報失。
