消防執(zhí)法檔案管理辦法

消防執(zhí)法檔案管理辦法

檔案管理應當遵循客觀、科學、完整、安全、有效利用的原則,落實逐級責任制和崗位責任制,實行集中統(tǒng)一管理,定期和離任移交制度。

第一條上級公安機關消防機構應當加強對下級公安機關消防機構執(zhí)法檔案管理工作的監(jiān)督、指導。

公安消防執(zhí)法檔案管理工作接受主管公安機關、地方檔案行政主管部門的監(jiān)督、指導。

第二章 檔案歸檔內容

第二條公安消防執(zhí)法檔案包括消防行政許可檔案、消防監(jiān)督檢查檔案、消防安全重點單位檔案、重大火災隱患檔案、火災事故調查檔案、消防行政處罰檔案、消防行政強制檔案、消防執(zhí)法救濟檔案和消防刑事執(zhí)法檔案。

第三條消防行政許可檔案分建設工程消防設計審核卷、建設工程消防驗收卷、公眾聚集場所使用(營業(yè))前消防安全檢查卷。

(一)建設工程消防設計審核卷的歸檔內容及裝訂順序如下:

1.卷內文件目錄;

2.建設工程消防設計審核意見書及審批表;

3.建設工程消防設計審核申報表;

4.消防設計文件;

5.特殊消防設計的技術方案及說明,消防設計專家評審會紀要,采用的國際標準、境外消防技術標準的中文文本,其他有關消防設計的應用實例、產(chǎn)品說明等材料;

6.建設單位的工商營業(yè)執(zhí)照等合法身份證明文件;

7.新建、擴建工程的建設工程規(guī)劃許可證明文件;

8.設計單位資質證明文件;

9.建設工程消防設計審核受理憑證;

10.建設工程消防設計審核記錄表;

11.集體會審、專家評審意見及有關記錄和材料;

12.文書送達回執(zhí);

13.其他有關材料;

14.備考表。

(二)建設工程消防驗收卷的歸檔內容及裝訂順序如下:

1.卷內文件目錄;

2.建設工程消防驗收意見書及審批表;

3.建設工程消防驗收申報表;

4.消防設計文件變更情況、消防設計專家評審會紀要及其他需要提供的申報材料;

5.工程竣工驗收報告,與消防驗收有關的竣工圖紙及隱蔽工程記錄;

6.消防產(chǎn)品質量合格證明文件;

7.有防火性能要求的建筑構件、建筑材料、室內裝修裝飾材料符合國家標準或行業(yè)標準的證明文件、出廠合格證;

8.消防設施、電氣防火技術檢測合格證明文件;

9.施工、工程監(jiān)理、檢測單位的合法身份證明和資質等級證明文件;

10.建設工程消防驗收受理憑證;

11.建設工程消防驗收記錄表,現(xiàn)場抽樣檢查及功能測試、檢測、綜合評定等資料;

12.不合格項目的整改證明資料,建設工程消防驗收復驗記錄表;

13.集體會審意見;

14.文書送達回執(zhí);

15.建設工程消防監(jiān)督管理移交記錄;

16.其他有關材料;

17.備考表。

(三)公眾聚集場所使用(營業(yè))前消防安全檢查卷的歸檔內容及裝訂順序如下:

1.卷內文件目錄;

2.公眾聚集場所投入使用、營業(yè)前消防安全檢查合格證復印件/不同意投入使用、營業(yè)決定書及審批表;

3.消防安全檢查申請表;

4.建設工程消防驗收合格意見書或竣工驗收消防備案文書復印件;

5.應依法辦理建設工程竣工驗收備案手續(xù)但未抽查的公眾聚集場所的場所室內裝修消防設計施工圖、消防產(chǎn)品質量合格證明文件、裝修裝飾材料防火性能符合國家標準或行業(yè)標準的證明文件和出廠合格證;

6.申請人營業(yè)執(zhí)照或工商行政管理部門出具的名稱預先核準通知書復印件;

7.消防安全管理制度、滅火和應急疏散預案;

8.員工消防安全教育培訓記錄,自動消防系統(tǒng)操作人員消防行業(yè)特有工種職業(yè)資格證書復印件;

9.公眾聚集場所投入使用、營業(yè)前消防安全檢查受理憑證;

10.消防監(jiān)督檢查記錄;

11.現(xiàn)場抽樣檢查、功能測試、檢測等有關記錄和資料,現(xiàn)場照片;

12.集體討論意見;

13.文書送達回執(zhí);

14.其他有關材料;

15.備考表。

消防行政許可檔案中圖紙較多時,可將圖紙另立分冊裝訂,并注明總冊數(shù),集中存放;有條件的地方,可以電子檔案的形式保存圖紙。

第四條消防監(jiān)督檢查檔案分建設工程消防設計備案卷、建設工程竣工驗收備案卷、單位消防安全監(jiān)督抽查卷、舉報投訴消防安全違法行為核查卷、大型群眾性活動舉辦前消防安全檢查卷和消防產(chǎn)品監(jiān)督檢查卷。

(一)建設工程消防設計備案卷的歸檔內容及裝訂順序如下:

1.卷內文件目錄;

2.建設工程消防設計違法通知書、建設工程消防設計復查意見書及審批表;

3.建設工程消防設計備案檢查記錄;

4.建設工程消防設計備案表;

5.建設工程消防設計備案受理憑證;

6.建設工程消防設計備案檢查材料(包括:建設單位的工商營業(yè)執(zhí)照等合法身份證明文件,新建、擴建工程建設工程規(guī)劃許可證明文件,設計單位資質證明文件,消防設計文件等);

7.建設工程消防設計備案檢查材料受理憑證;

8.建設工程消防設計備案檢查的有關材料;

9.其他有關材料;

10.備考表。

(二)建設工程竣工驗收備案卷的歸檔內容及裝訂順序如下:

1.卷內文件目錄;

2.建設工程竣工驗收消防違法通知書、復查意見書及審批表;

3.建設工程竣工驗收消防備案檢查記錄;

4.建設工程竣工驗收消防備案表;

5.建設工程竣工驗收消防備案受理憑證;

6.建設工程竣工驗收消防備案檢查材料(包括:工程竣工驗收報告及與消防驗收有關的竣工圖紙、隱蔽工程記錄,消防產(chǎn)品質量合格證明文件,有防火性能要求的建筑構件、建筑材料、室內裝修裝飾材料符合國家標準或行業(yè)標準的證明文件、出廠合格證,消防設施、電氣防火技術檢測合格證明文件,施工、工程監(jiān)理、檢測單位的合法身份證明和資質等級證明文件等);

7.建設工程竣工驗收消防備案檢查材料受理憑證;

8.建設工程竣工驗收消防備案檢查的現(xiàn)場抽樣檢查、功能測試、檢測等資料;

9.其他有關材料;

10.備考表。

(三)單位消防安全監(jiān)督抽查卷歸檔內容及裝訂順序如下:

1.卷內文件目錄;

2.消防監(jiān)督檢查記錄;

3.責令改正通知書;

4.復查記錄;

5.行政處罰決定書等依法處理情況的文書;

6.責令停止施工(停止使用、停產(chǎn)停業(yè))的當事人申請恢復的申請,消防監(jiān)督檢查記錄,同意或者不同意恢復施工(使用、生產(chǎn)、經(jīng)營)決定書及審批表;

7.文書送達回執(zhí);

8.其他有關材料;

9.備考表。

單位消防安全監(jiān)督抽查卷可以以被抽查單位為單位,以抽查時間為序,按季度或年度立卷,集中歸檔。

(四)舉報投訴消防安全違法行為核查卷歸檔內容及裝訂順序如下:

1.卷內文件目錄;

2.消防安全違法行為查處情況告知舉報投訴人材料;

3.群眾來信材料、來訪反映情況記錄;

4.消防安全違法行為舉報、投訴受理登記;

5.消防監(jiān)督檢查記錄;

6.責令改正通知書;

7.復查記錄;

8.行政處罰決定書等依法處理情況的文書;

9.文書送達回執(zhí);

10.其他有關材料;

11.備考表。

舉報投訴消防安全違法行為核查卷可以以每起核查案件為單位,以舉報、投訴受理登記時間為序,按季度或年度立卷,集中歸檔。

(五)大型群眾性活動舉辦前消防安全檢查卷歸檔內容及裝訂順序如下:

1.卷內文件目錄;

2.大型群眾性活動舉辦前消防安全檢查意見書及審批表;

3.公安機關治安部門通知檢查材料;

4.消防監(jiān)督檢查記錄;

5.其他有關材料;

6.備考表。

大型群眾性活動舉辦前消防安全檢查卷可以以每起大型群眾性活動為單位,以公安機關治安部門通知時間為序,按季度或年度立卷,集中歸檔。

(六)消防產(chǎn)品監(jiān)督檢查卷歸檔內容及裝訂順序如下:

1.卷內文件目錄;

2.消防產(chǎn)品監(jiān)督檢查法律文書及審批表;

3.消防產(chǎn)品監(jiān)督檢查記錄;

4.消防產(chǎn)品現(xiàn)場檢查判定材料;

5.消防產(chǎn)品檢驗報告及其他材料;

6.向質檢、工商部門的通報材料;

7.文書送達回執(zhí);

8.其他有關材料;

9.備考表。

第五條消防安全重點單位檔案歸檔內容及裝訂順序如下:

1.卷內文件目錄;

2.消防安全重點單位告知書;

3.消防安全重點單位申報表;

4.單位的工商營業(yè)執(zhí)照等身份證明文件;

5.單位消防安全基本情況材料(包括:消防安全責任人、管理人基本情況,建筑、場所的消防行政許可、備案文件,生產(chǎn)、儲存物品火災危險性,主要建筑的消防基本情況,消防安全重點部位情況,專職消防隊及其裝備情況,自動消防系統(tǒng)操作人員證書復印件,滅火和應急疏散預案,建筑消防設施年度檢測情況);

6.單位總平面布局圖、平面布置圖、消防設施系統(tǒng)圖等;

7.其他有關材料;

8.備考表。

第六條重大火災隱患檔案歸檔內容及裝訂順序如下:

1.卷內文件目錄;

2.重大火災隱患整改通知書及審批表;

3.立案前消防監(jiān)督檢查記錄;

4.重大火災隱患現(xiàn)場照片;

5.立案前集體討論、專家論證意見;

6.給當?shù)毓矙C關、政府的報告,政府批復意見;

7.單位撤銷重大火災隱患的申請;

8.復查時消防監(jiān)督檢查記錄;

9.重大火災隱患整改后的照片;

10.復查后集體討論、專家論證意見;

11.重大火災隱患銷案通知書及審批表;

12.消防行政處罰、消防行政強制情況記錄;

13.政府督辦的有關材料;

14.文書送達回執(zhí);

15.其他有關材料;

16.備考表。

第七條火災事故調查檔案分火災事故簡易調查卷、火災事故調查卷和火災事故認定復核卷。

(一)火災事故簡易調查卷歸檔內容及裝訂順序如下:

1.卷內文件目錄;

2.火災事故簡易調查認定書;

3.現(xiàn)場調查材料;

4.其他有關材料;

5.備考表。

火災事故簡易調查卷可以以每起火災為單位,以報警時間為序,按季度或年度立卷,集中歸檔。

(二)火災事故調查卷歸檔內容及裝訂順序如下:

1.卷內文件目錄;

2.火災事故認定書及審批表;

3.火災報警記錄;

4.詢問筆錄,證人證言;

5.傳喚證及審批表;

6.火災現(xiàn)場勘驗筆錄;

7.火災現(xiàn)場圖、現(xiàn)場照片或錄像;

8.火災痕跡物品提取清單,物證照片;

9.鑒定、檢驗意見,專家意見;

10.現(xiàn)場實驗報告、照片或錄像;

11.火災損失統(tǒng)計表,火災直接財產(chǎn)損失申報統(tǒng)計表;

12.文書送達回執(zhí);

13.其他有關材料;

14.備考表。

(三)火災事故認定復核卷歸檔內容及裝訂順序如下:

1.卷內文件目錄;

2.火災事故認定復核結論書及審批表;

3.火災事故認定復核申請材料及收取憑證;

4.火災事故認定復核申請受理通知書;

5.火災事故認定復核調卷通知書;

6.原火災事故調查材料復印件;

7.火災事故認定復核的詢問筆錄、證人證言、現(xiàn)場勘驗筆錄、現(xiàn)場圖、照片等;

8.文書送達回執(zhí);

9.其他有關材料;

10.備考表。

第八條消防行政處罰檔案分消防簡易行政處罰卷、消防行政處罰卷。

(一)消防簡易行政處罰卷歸檔內容及裝訂順序如下:

1.卷內文件目錄;

2.當場處罰決定書;

3.現(xiàn)場調查材料;

4.罰沒收據(jù);

5.其他有關材料;

6.備考表。

消防簡易行政處罰卷可以以每起處罰案件為單位,以處罰時間為序,按季度或年度立卷,集中歸檔。

(二)消防行政處罰卷歸檔內容及裝訂順序如下:

1.卷內文件目錄;

2.公安行政處罰決定書/終止案件調查決定書及審批表;

3.受案登記表;

4.詢問筆錄、證人證言,鑒定意見、檢測結論,勘驗、檢查記錄,現(xiàn)場筆錄,物證照片等;

5.傳喚證及審批表;

6.與此案有關的消防監(jiān)督檢查記錄、責令改正通知書、火災事故認定書等;

7.扣押物品清單、先行登記保存證據(jù)清單及審批、處理材料;

8.被處罰單位營業(yè)執(zhí)照、個人身份證等身份證明材料;

9.公安行政處罰告知筆錄;

10.聽證申請,不予受理聽證通知書,舉行聽證通知書及審批表,聽證筆錄,聽證報告書;

11.重大行政處罰集體討論意見;

12.責令停產(chǎn)停業(yè)報請政府審批文件、政府批復;

13.執(zhí)行情況材料,包括罰沒收據(jù)、行政拘留通知書、執(zhí)行回執(zhí)、沒收違法所得清單、責令停產(chǎn)停業(yè)(停止施工、停止使用)后的現(xiàn)場記錄和照片等;

14.文書送達回執(zhí);

15.其他有關材料;

16.備考表。

第九條消防行政強制檔案分臨時查封卷和行政強制執(zhí)行卷。

(一)臨時查封卷歸檔內容及裝訂順序如下:

1.卷內文件目錄;

2.臨時查封決定書及審批表;

3.消防監(jiān)督檢查記錄、詢問筆錄、火災隱患現(xiàn)場照片等證據(jù)材料;

4.臨時查封告知筆錄;

5.臨時查封集體討論意見;

6.臨時查封現(xiàn)場筆錄;

7.臨時查封現(xiàn)場照片或錄像;

8.解除臨時查封申請;

9.解除臨時查封前消防監(jiān)督檢查記錄;

10.解除臨時查封決定書及審批表;

11.文書送達回執(zhí);

12.其他有關材料;

13.備考表。

(二)行政強制執(zhí)行卷歸檔內容及裝訂順序如下:

1.卷內文件目錄;

2.行政強制執(zhí)行決定書及審批表;

3.責令改正通知書、公安行政處罰決定書等文書復印件;

4.行政強制執(zhí)行告知筆錄;

5.行政強制執(zhí)行集體討論意見;

6.行政強制執(zhí)行現(xiàn)場筆錄;

7.行政強制執(zhí)行現(xiàn)場照片或錄像;

8.文書送達回執(zhí);

9.其他有關材料;

10.備考表。

第十條消防執(zhí)法救濟檔案分消防行政復議卷、消防行政訴訟卷和消防國家賠償卷。

(一)消防行政復議卷歸檔內容及裝訂順序如下:

1.卷內文件目錄;

2.行政復議決定書;

3.行政復議申請書或行政復議申請筆錄;

4.答復意見;

5.被復議的消防執(zhí)法行為原案卷材料復印件;

6.其他有關材料;

7.備考表。

(二)消防行政訴訟卷歸檔內容及裝訂順序如下:

1.卷內文件目錄;

2.法院的判決書或裁定書;

3.起訴書;

4.答辯狀;

5.被訴的消防執(zhí)法行為原案卷材料復印件;

6.其他有關材料;

7.備考表。

(三)消防國家賠償卷歸檔內容及裝訂順序如下:

1.卷內文件目錄;

2.賠償決定書/不予賠償決定書;

3.賠償申請書或申請筆錄;

4.有關消防執(zhí)法行為的調查、認定材料;

5.有關消防執(zhí)法行為原案卷材料復印件;

6.文書送達回執(zhí);

7.其他有關材料;

8.備考表。

第十一條消防刑事檔案的案卷歸檔內容和裝訂順序,按照公安機關有關規(guī)定執(zhí)行。

第三章 檔案的建立與管理

第十二條公安機關消防機構的主要負責人為公安消防執(zhí)法檔案管理第一責任人,履行下列職責:

(一)組織建立健全執(zhí)法檔案管理制度,落實人員、經(jīng)費、場所、設施;

(二)積極采用先進的檔案管理技術;

(三)組織檢查、鑒定、銷毀檔案。

根據(jù)需要,公安機關消防機構主要負責人可以明確由分管負責人具體組織實施執(zhí)法檔案的管理工作。

第十三條消防執(zhí)法人員應當履行下列職責:

(一)對所承辦的消防執(zhí)法活動的有關資料進行收集、整理、立卷、歸檔;

(二)歸檔案卷齊全完整,符合規(guī)定;

(三)按照規(guī)定時限向檔案管理人員移交執(zhí)法檔案;

(四)嚴格保管案卷材料,嚴防遺失;

(五)嚴禁弄虛作假,私自留存或銷毀案卷材料;

(六)調離本崗位時,移交所承辦或保存的案卷材料。

第十四條公安消防執(zhí)法檔案的管理人員應當認真執(zhí)行檔案管理制度,履行下列職責:

(一)指導、監(jiān)督消防執(zhí)法人員對案卷材料立卷、歸檔;

(二)接收移交的案卷,履行簽字手續(xù),編制移交清冊;

(三)按照有關規(guī)定對檔案材料進行分類、編號、編目、排列和存放;

(四)做好檔案的收進、借閱、移出、保管、利用和銷毀等情況登記工作;

(五)不得擅自復制、翻拍、抄錄、涂改、偽造、抽取、銷毀檔案,嚴防丟失、損毀;

(六)嚴格遵守安全保密制度,落實安全防護措施,確保安全。

第十五條消防執(zhí)法人員應當在消防執(zhí)法活動完結后30個工作日內立卷歸檔并將案卷移交檔案室或檔案管理人員,法律、法規(guī)、規(guī)章另有規(guī)定的除外。檔案管理人員在接收案卷時應當逐冊清點,由交接雙方在移交目錄上簽字。

公安機關消防機構負責人、消防執(zhí)法人員離任時,應當將執(zhí)法檔案歸檔情況納入離任工作交接的內容。檔案管理人員離任時,應當按規(guī)定移交檔案臺帳和全部檔案,辦理工作交接手續(xù)。

第十六條消防執(zhí)法人員按照實際發(fā)生的消防執(zhí)法活動收集、整理、建立公安消防執(zhí)法檔案,卷內歸檔內容應當根據(jù)執(zhí)法活動的實際發(fā)生情況歸檔。

單位營業(yè)執(zhí)照、資質證明文件、個人身份證等證明材料,應當與原件核對無誤后,以其復印件存檔。同一件文書、證據(jù)材料涉及兩個以上案卷的,應當按照刑事案卷優(yōu)于行政處罰卷、行政處罰卷優(yōu)于其他具體行為卷、具體行為卷優(yōu)于其他案卷的原則存放原件,其他案卷存放復印件,并加蓋“與原件核對無誤”章。

第十七條公安消防執(zhí)法檔案歸檔內容中有聲像材料的,應當按有關案卷裝訂順序要求在卷內相應位置列明,并隨案卷一并歸檔、移交。

有條件的單位,應當按照公安聲像檔案管理的要求,根據(jù)不同載體,使用專門裝具分別整理、編號,妥善保存和管理,并在執(zhí)法檔案中注明聲像檔案編號。

第十八條除本規(guī)定另有規(guī)定的外,公安消防執(zhí)法檔案以案(人、單位、事等)立卷,按類別集中存放。

各類案卷應當做到歸檔材料齊全完整,制作規(guī)范,字跡清楚,并采用具有長期保留性能的筆、墨水書寫或打印。

卷內材料,除卷內文件目錄、備考表、空白頁、作廢頁外,應在正面右上角和反面左上角用鉛筆逐頁編寫阿拉伯數(shù)字頁號,頁號從“1”編起,為流水號,不得重復和漏號。

案卷裝訂前要拆除金屬物,對殘缺破損、小于或大于卷面的材料,應當進行修補、裱貼和折疊,不得有壓字和掉頁情況;裝訂時應當采取右齊、下齊、三孔雙線、左側裝訂的方法。案卷材料較多時應當分冊裝訂,每冊不宜超過200頁。

第十九條公安消防執(zhí)法檔案應當建立臺帳,按照案卷類別分別建立登記目錄。

各類法律文書應當建立臺帳,按照文書名稱分別建立登記目錄。有條件的地方,可以建立電子臺帳。

第二十條公安機關消防機構應當設立能夠保障公安消防執(zhí)法檔案安全的檔案室,配備專、兼職檔案管理人員,建立健全檔案管理制度,保證檔案的真實、完整、有效和安全。沒有條件設立檔案室的,可以設立檔案專柜。

第二十一條公安機關消防機構除按照本規(guī)定建立紙質公安消防執(zhí)法檔案外,還應當按照消防執(zhí)法信息化的要求建立公安消防執(zhí)法電子檔案,并進行物理歸檔,將保存載體與紙質檔案一并移交檔案室管理。

公安機關消防機構在推行辦公自動化系統(tǒng)和編制消防監(jiān)督業(yè)務管理軟件時,應當設立電子文件的歸檔功能,實現(xiàn)文檔生成與歸檔一體化,逐步實現(xiàn)檔案計算機數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密功能。

第二十二條公安消防執(zhí)法電子檔案應當符合有關規(guī)定,其歸檔范圍、內容、保管期限應當符合本規(guī)定。

公安消防執(zhí)法電子檔案應當采取嚴格的管理制度和技術措施,確保不被非正常簽發(fā)、修改和刪除,保持其真實性、完整性和有效性。

第二十三條公安消防執(zhí)法檔案管理人員應當嚴格落實執(zhí)法檔案借閱、查閱制度,為消防工作服務。

查閱、摘抄、復制公安消防執(zhí)法檔案,應當按照有關規(guī)定和程序經(jīng)公安機關消防機構負責人批準;涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等依法不予批準的,應當說明理由。

第二十四條公安消防執(zhí)法檔案保管期限分為永久、長期和短期。長期為16年至50年,短期為2年至15年,具體檔案保管期限如下:

(一)消防行政許可檔案 長期

其中公眾聚集場所使用(營業(yè))前消防安全檢查卷 16年

(二)消防監(jiān)督檢查檔案 16年

其中建設工程消防設計備案卷 長期

建設工程竣工驗收備案卷 長期

(三)消防安全重點單位檔案 16年

(四)重大火災隱患檔案 5年

(五)火災事故調查檔案 長期

其中火災事故簡易調查卷 5年

較大以上火災事故調查卷 50年

(六)消防行政處罰檔案 長期

其中消防簡易行政處罰卷 16年

(七)消防行政強制檔案 長期

(八)消防行政救濟檔案 長期

(九)消防刑事檔案 永久

第二十五條公安機關消防機構應當每年組織對保管到期的檔案進行鑒定。對屬于公安機關歸檔范圍的公安消防執(zhí)法檔案應當按照本機關綜合檔案部門的要求定期移交歸檔。對不屬于歸檔范圍的其他公安消防執(zhí)法檔案,且經(jīng)鑒定確實無繼續(xù)保存價值的,應當經(jīng)公安機關消防機構主要負責人審批后按規(guī)定銷毀。

第四章 附 則

第二十六條公安消防執(zhí)法檔案的案卷編號及案卷封面、卷內文件目錄、備考表等,應當執(zhí)行公安機關檔案管理的有關規(guī)定,可以由各省、自治區(qū)、直轄市公安消防總隊在公安機關檔案管理部門指導下,根據(jù)公安機關檔案管理工作的相關規(guī)定制訂統(tǒng)一規(guī)范。

第二十七條本規(guī)定自2023年10月1日起施行。2006年3月30日印發(fā)的《消防監(jiān)督執(zhí)法檔案管理暫行規(guī)定》(公消[2006]119號)同時停止執(zhí)行,此前的公安消防執(zhí)法檔案維持原狀。