供電局檔案管理辦法
供電局檔案管理暫行辦法
平遠(yuǎn)縣供電局檔案管理暫行辦法
檔案管理工作是局管理基礎(chǔ)工作的組成部分,是維護(hù)本局經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。局檔案是指本局在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的記錄,其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體,包括計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)管理、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、勞動(dòng)工資、教育培訓(xùn)和黨、政、工、團(tuán)工作等方面的材料。為規(guī)范局文件材料的歸檔工作,完整、系統(tǒng)保存企業(yè)檔案,認(rèn)真改造檔案行政管理和保管利用兩種職能,依法管理檔案事業(yè),全面提高檔案工作的“三服務(wù)”水平。
根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理辦法》、《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》的要求和《廣電集團(tuán)梅州供電分公司檔案管理辦法》,特制定我局檔案管理辦法。
一.文件材料的歸檔范圍
我局在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)列入歸檔范圍,主要有:
一)生產(chǎn)技術(shù)管理方面
1、上級(jí)下達(dá)的技術(shù)性指示、命令、決議和決定;
2、主要技術(shù)問(wèn)題的請(qǐng)示和批復(fù);
3、本單位近期電力規(guī)劃;
4、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)和安全方面的規(guī)程制度;
5、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)的年度計(jì)劃、工作總結(jié)和統(tǒng)計(jì)年報(bào);
6、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)管理,技術(shù)引進(jìn)和技術(shù)改造等管理形成的各種文件材料;
7、有關(guān)生產(chǎn)調(diào)度、通報(bào)、自動(dòng)化、安全監(jiān)察、用電管理工作形成的各種文件材料;
8、質(zhì)量管理、標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量、信息工作等管理中形成的各種文件材料。
二)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方面:有關(guān)各種計(jì)劃統(tǒng)計(jì)年報(bào)表和計(jì)劃管理、統(tǒng)計(jì)分析活動(dòng)形成的各種文件材料。
三)勞動(dòng)工資方面:有關(guān)定額、定員和勞動(dòng)調(diào)配以及勞動(dòng)工資、勞動(dòng)保護(hù)、保險(xiǎn)、獎(jiǎng)罰等工作中形成的各種文件材料及名冊(cè)、年報(bào)表。
四)財(cái)務(wù)管理方面:有關(guān)財(cái)務(wù)管理中的各種帳冊(cè)、報(bào)表、憑證和文件等。
五)教育培訓(xùn)方面:有關(guān)干部、職工教育和技能培訓(xùn)的文件等。
六)黨、政、工、團(tuán)工作方面:有關(guān)黨務(wù)工作以及組織,紀(jì)檢監(jiān)察、宣傳、人事、保衛(wèi)工作所形成的各種文件材料、行政管理、共青團(tuán)和工會(huì)工作中所形成的各種文件材料等。
七)基本建設(shè)(工程)方面:是指工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄,包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件。
八)設(shè)備、儀器方面:有關(guān)設(shè)備供貨合同、設(shè)備廠(chǎng)試驗(yàn)報(bào)告、合格證、說(shuō)明書(shū)等出廠(chǎng)文件材料。
九)局各部門(mén)單位與其他法人或組織之間簽訂的各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同、技術(shù)合同、購(gòu)電合同、并網(wǎng)協(xié)議等合同、協(xié)議。
十)歸檔:文件材料主要包括紙張,光盤(pán)、磁帶、照片、膠片,物等各種載體形式。
二.歸檔時(shí)間
一)各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料,應(yīng)在第二年第一季度內(nèi),將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位,由各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人審查后,交辦公室歸檔。
二)基建項(xiàng)目文件在其項(xiàng)目鑒定,竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔,周期長(zhǎng)的可分階段,單項(xiàng)歸檔。
三)會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后由財(cái)務(wù)部門(mén)按歸檔要求負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、歸檔,保管一年后由財(cái)務(wù)部門(mén)編造清冊(cè),經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審定后移交檔案部門(mén)保管。
四)重要會(huì)議(如電力工作會(huì)議、黨代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、職代會(huì)、工代會(huì)等)文件材料應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后十五日內(nèi)交辦公室整理歸檔,重要會(huì)議記錄應(yīng)在第二年的一月份交辦公室歸檔。
五)合同、協(xié)議簽訂后移交一份給辦公室歸檔。
六)重要設(shè)備、儀器開(kāi)箱時(shí),有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在檢查驗(yàn)收設(shè)備出廠(chǎng)技術(shù)文件材料,在開(kāi)箱驗(yàn)收后即時(shí)登記,安裝調(diào)試后歸檔。
七)局員工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。
八)光盤(pán)、磁帶、照片及底片膠片、實(shí)物等形成的文件材料在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。
九)下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔
1、縣級(jí)供電企業(yè)體制改革形成的文件資料包括接管代管縣由供電企業(yè)的有關(guān)情況、文件、合同、會(huì)議紀(jì)要、議案、工作方案、實(shí)施細(xì)則等方面的文件材料。各職能部門(mén)專(zhuān)(兼)職資料員在文件材料形成后及時(shí)移交辦公室歸檔。
2、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料。
3、內(nèi)容機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料。
4、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中的文件材料。
5、其他臨時(shí)性活動(dòng)形成的文件材料。
三.文件材料的歸檔要求
一)歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面目。
二)生產(chǎn)建設(shè)活動(dòng)中形成的科技文件材料(含宿微膠片、照片、錄音、錄像、磁盤(pán)、光盤(pán)等),由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理后交辦公室歸檔保管。
三)各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料,由各職能部門(mén)按其生產(chǎn)范圍,指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集整理后交辦公室歸檔。
四)歸檔文件應(yīng)為原件。因故無(wú)原件的榀為具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。
五)歸檔文件應(yīng)齊全完整,已破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)復(fù)制。
六)辦公室在接收歸檔材料時(shí)應(yīng)全面檢查歸檔文件的質(zhì)量。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清冊(cè),并履行簽字手續(xù),移交清冊(cè)各留一份以備查考。
四.文件資料檔案的保密管理
一)對(duì)機(jī)要檔案、重要檔案、重要會(huì)議記錄必須由局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),只準(zhǔn)在檔案室查閱。
二)文書(shū)資料檔案原則上只能在檔案室閱讀使用,不得外借,如確因工作需要,須經(jīng)局辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
三)非財(cái)務(wù)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案,須經(jīng)局財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
四)檔案資料未經(jīng)批準(zhǔn),不準(zhǔn)擅自復(fù)印,經(jīng)批準(zhǔn)同意借出或復(fù)印的檔案,不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人和擅自拆卷,私自摘抄,不得帶出局外,更不得劃道填字、涂改、損壞文件。
五)外單位查閱檔案一律憑單位介紹信,須經(jīng)局辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。
五.各職能部門(mén)必須高度重視檔案資料的管理工作,應(yīng)納入各項(xiàng)工作計(jì)劃、議事日程和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。
