合同登記管理辦法范本

合同登記管理辦法范本

合同登記管理辦法

(一)、合同登記管理要求:

1、合同分類合理、清楚、便于查找。

2、合同文件保存完整,做到無漏辦、無遺失。

3、存檔時認(rèn)真填寫檔案目錄。

(二)、商品房預(yù)售契約及相關(guān)合同:

為方便查找規(guī)定商品房預(yù)售契約按物業(yè)類型(soho、半島公寓、豪宅等)樓號進(jìn)行分類存檔。

與銷售有關(guān)的其他合同,如辦理按揭需簽定的借款合同、房屋收押合同;精裝修合同等也應(yīng)按物業(yè)類型及樓號存檔。

售房合同正本轉(zhuǎn)交公司行政管理部進(jìn)行存檔,客戶服務(wù)部保存副本。

(三)、合同管理:

1、合同指售房合同及與銷售相關(guān)的辦理貸款過程中的借款合同、房屋收押合同,精裝修合同,合同變更協(xié)議、退房協(xié)議等。

2、合同會簽審核制度:

(1)、為了保障合同的嚴(yán)肅性,避免正簽合同過程中錯誤的發(fā)生,合同的審核實(shí)行會簽制度。每套正簽完畢的合同配一張相應(yīng)合同類別的會簽單(見附件8),按照銷售代理商律師客戶服務(wù)部的順序相應(yīng)人員分別在會簽單上簽字,會簽單簽字完畢,由客戶服務(wù)部將合同匯總,準(zhǔn)備加蓋公司合同章并由法人代表或委托人簽字。

(2)、與銷售代理商做好合同交接工作。為避免合同丟失,交接合同時客戶服務(wù)部應(yīng)查驗(yàn)合同份數(shù)、客戶名、辦理預(yù)售登記所需的基本資料及合同會簽單是否齊全、有效。合同交接完畢雙方在合同交接單上簽字確認(rèn)。合同交接單由客戶服務(wù)部進(jìn)行存檔。

(3)、客戶服務(wù)部將合同轉(zhuǎn)交給律師進(jìn)行審核,律師審核完畢在合同會簽單上簽字確認(rèn),律師審核合同應(yīng)在接到合同2日內(nèi)完成。

(4)、客戶服務(wù)部最后進(jìn)行合同內(nèi)容的審核校對工作。合同審核完畢,在合同會簽單上簽字確認(rèn)并將合同匯總由法人代理人簽字并加蓋公司合同章。

3、合同預(yù)售登記:

合同簽字蓋章完畢,填寫預(yù)售登記表格做合同預(yù)售登記,預(yù)售登記完畢的合同一份正本轉(zhuǎn)交銷售代理商并由銷售代理商將合同轉(zhuǎn)交給客戶。其他一份正本存入公司檔案,另一份正本由客戶服務(wù)部存檔,以便隨時查看。

4、合同分物業(yè)類型存檔,在物業(yè)類型目錄中分樓號存檔,見合同存檔工作流程(詳見流程1)。合同會簽單隨合同進(jìn)行存檔。

5、對存檔合同進(jìn)行電腦錄入。

6、遇退房,退房手續(xù)辦理完畢及時做合同注銷工作(包括合同預(yù)售登記注銷和公司內(nèi)部檔案注銷)。

7、精裝修合同、辦理貸款手續(xù)的借款合同、房屋收押合同也應(yīng)按物業(yè)類型、樓號存檔。

8、預(yù)售登記應(yīng)在合同規(guī)定日期內(nèi)做完。