地產公司信息管理辦法
地產有限公司信息管理辦法
為使公司的信息管理規(guī)范化、系統(tǒng)化,特制定本辦法。
一、公司按集中與分散與結合、縱向與橫向的結合的原則實行信息分級管理并建立信息管理系統(tǒng);公司級信息管理由公司行政部統(tǒng)籌和協(xié)調,各部門負責各職責范圍內的信息管理工作。
二、信息管理目標的原則
1、提高企業(yè)經營管理水平和市場競爭能力;實行管理自動化,提高公司經營管理效率,減少雇人員;為公司經營、管理輔助決策,提供優(yōu)化的決策依據;
2、加快企業(yè)內外部信息流通速度;為企業(yè)適度分散、分權管理和連鎖經營、跨區(qū)經營,提供物質硬件保障。
三、信息收集職能部部門與范圍
1、發(fā)展信息系統(tǒng)由開發(fā)部負責。主要范圍為國家、地方社會經濟、科技發(fā)展動態(tài)投資環(huán)境,投資項目,技術專利市場。
2、行政信息系統(tǒng)、經濟合同信息系統(tǒng)由行政部負責。主要范圍為公司發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃,公司整體規(guī)劃、計劃,企業(yè)成功、失敗安全匯集等為公司所有檔案材料,國家、地方法律法規(guī)、政策文件,公司訂閱的圖書、報刊、雜志資料,地方政府、上級文件、指示,公司各類公文、來函記錄,辦公用品功能和市場價格,車輛運行、維修及消耗情況。經濟合同信息系統(tǒng)主要范圍為集團所有簽約合同文本,付款進度與條件、違約責任。經濟案件的原始憑證,集團公司治理結構和公司結構的法律文書等。
3、人事信息系統(tǒng)由行政部負責。主要范圍為國家、地方勞動人事,工資福利,社會保障政策,人才信息,人事、工資檔案,以及人員培訓、考核、考勤等人事執(zhí)行情況。
4、財務信息系統(tǒng)由財務部負責。主要范圍為國家財務、會計、稅收、利率、匯率制度、政策,公司上級、本部和下屬企業(yè)財務報表,獎金使用狀況,國家通用的會計、審計、稅收慣例、準則,公司融資、社會資金走向,金融、貨幣、財政信息;
5、計劃信息系統(tǒng)由財務部負責。主要范圍為國家統(tǒng)計規(guī)章制度,企業(yè)年度經營計劃、本公司及上級企業(yè)經營管理。及有關綜合統(tǒng)計匯總信息、材料,固定資產購置計劃、資產核查記錄、企業(yè)質量計劃、經營者年薪考核記錄等。
6、市場營銷信息由營銷部負責。
7、工程、裝修、預算信息由對口部門負責。其他信息系統(tǒng)。根據實際情況由有關部門建立。
四、生產經營部門除上述部門適用的信息外,還須建立起行業(yè)技術信息材料,市場動態(tài)、行業(yè)動態(tài)信息,顧客/供應商/經銷商信息材料。
五、信息收集來源:
1、政府發(fā)布的法律、法規(guī)、政策、統(tǒng)計資料及下發(fā)的有關文件。
2、公司內部各部門已有的生產、經營、管理活動所記載的;
3、公司外部公共圖書、報刊、情報信息機構收集的;
4、專業(yè)和權威的國際互聯(lián)網網站;
5、通過社會調查、外出考察獲得的專題信息;
6、通過有償?shù)膶I(yè)技術、管理咨詢等獲得的具有針對性的信息。
六、信息收集的方式
1、信息應以原件、剪貼復印、文摘卡片、簡報和電子數(shù)據五種方式收集。
2、所有信息系統(tǒng)收集的信息均應經過篩選、鑒別、分類、綜合四個步驟的加工。篩選指圍繞公司的中心工作、參考價值大、有前瞻性和啟發(fā)作用的原則進行選擇;鑒別指和查證,去偽存真,衡量盜用;分類指按公司需要分類;綜合指對住處進行定性定量分析,對其進行編輯和研究;
3、經分析加工整理的信息以文字、表格、圖示、影像和錄音的形式反映成果。
七、各部門分級管理的信息資料按部門工作需要和部門職責建立信息檔案。
八、信息的使用:為領導決策服務,即信息自下而上的傳遞,提供決策依據、素材、為貫徹公司各部門日常經營管理事務,即信息自上而下的傳遞;為公司各部門日常經營管理事務;由各個信息系統(tǒng)自行使用信息或上下傳遞;為公司協(xié)調工作服務,即信息平行的傳遞;為特定的咨詢問題服務;為適應上級領導部門和有關部門需要服務;為公共關系目的服務。
九、公司各部門每逢雙月10日向行政部提交已收集的信息材料。
十、公司行政部每逢雙月15日向各部門發(fā)送一次《圣北信息簡報》,同時將各部門收集的信息目錄予以公布。
十一本規(guī)定由行政部負責解釋。
十二本規(guī)定自通過之日起施行。
