汽車隊(duì)合同管理辦法
為了更好地遵循合同管理原則，依法簽訂合同，保證合同的合法性，切實(shí)履行合同，提高合同的履行率，及時(shí)處理合同糾紛，維護(hù)分公司的合法權(quán)益，推動(dòng)企業(yè)建立健全機(jī)制，以誠(chéng)信受約，公平交易的商業(yè)道德為前提，積極規(guī)范合同行為，加強(qiáng)合同監(jiān)管，深入開展“重合同守信用”活動(dòng)，更進(jìn)一步增強(qiáng)法制觀念，增強(qiáng)合同意識(shí)，特制定分公司汽車隊(duì)合同管理辦法。
一、合同管理組織
1、由分公司主管部門，分公司的主管領(lǐng)導(dǎo)張柯履行領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)，隨時(shí)監(jiān)督和指導(dǎo)合同的管理工作。
2、合同管理小組：
組長(zhǎng)：副經(jīng)理張柯
副組長(zhǎng)：車隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)曾偉、車隊(duì)副隊(duì)長(zhǎng)劉靜
組員：王開全、劉靜、盤登素、王建
（一）、合同簽訂程序和審批制度
1、合同簽訂程序中下列主要程序不能?。?/p>
(1)、雙方當(dāng)事人要約承諾的程序，要約中確定具體內(nèi)容，承諾了就要受意思約束。
(2)、調(diào)查核實(shí)對(duì)方簽約的資格，抵御風(fēng)險(xiǎn)能力。
(3)、起草合同。起草合同原則上由分公司車隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)執(zhí)筆。
(4)、雙方當(dāng)事人議定草簽。5萬元以下可由副經(jīng)理定稿，5萬元以上必須交經(jīng)理定稿。
(5)、交主管領(lǐng)導(dǎo)審批。
(6)、交合同管理員編號(hào)蓋章。
(7)、當(dāng)事人負(fù)責(zé)將合作的對(duì)方法人代表或代表人印章、單位印章蓋齊。
(8)、交回合同管理員分送財(cái)務(wù)或有關(guān)部門。
2、合同簽訂程序完畢后，必須堅(jiān)持由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審簽的制度，否則，合同管理員不能編號(hào)蓋章。
（二）、合同專用章和合同文本，使用保管制度。
1、合同專用章和合同文本，必須妥善保管，嚴(yán)禁隨意擱放，合同專用章還必須在存檔柜中入盒，采取雙鎖保管。
2、合同文本原則上不能蓋空白，由經(jīng)辦人帶走。特殊情況如合作的當(dāng)事人較遠(yuǎn)，簽約時(shí)間緊迫時(shí)，必須征得分公司領(lǐng)導(dǎo)同意，并進(jìn)行登記，方可蓋章于空白合同文本。
3、合同文本根據(jù)業(yè)務(wù)對(duì)象需要，給予數(shù)量，為防止丟失，原則上每一個(gè)合同不能超過5頁(yè)。
4、合同一經(jīng)編號(hào)后，如有作廢必須交回備查，夠則不能重復(fù)請(qǐng)領(lǐng)。
5、貨代服務(wù)訂單，除照本制度的1、2、4條管理外，使用過的訂單存根頁(yè)，必須在用完一本時(shí)，及時(shí)交回，及時(shí)交回分公司辦公室存檔。
（三）、合同的變更解除處理制度
1、在當(dāng)事人雙方協(xié)商一致意見，并請(qǐng)示分公司主管領(lǐng)導(dǎo)后，可以對(duì)合同進(jìn)行變更或補(bǔ)充，補(bǔ)充合同或協(xié)議，仍須主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。不允許雙方協(xié)商私自變更或補(bǔ)充。
2、所有合同的變更或補(bǔ)充，涉及價(jià)目和金額標(biāo)的時(shí)，必須經(jīng)分公司班子研究決定，按分公司班子研究的意見性意見，當(dāng)事人雙方才能協(xié)商，協(xié)商一致后形成文字材料審批履行。
3、合同中權(quán)利和義務(wù)的轉(zhuǎn)讓和修改，必須按法律規(guī)定，依據(jù)充分之后提交分公司審理批準(zhǔn)。
（四）、使用法人《授權(quán)委托書》制度
1、堅(jiān)持實(shí)行擬簽合同人必須持有《授權(quán)委托書》的制度。
2、特殊合同、大單位大合同由分公司領(lǐng)導(dǎo)牽頭直接簽訂，不委托當(dāng)事人辦理。
（五）合同的臺(tái)帳登記和報(bào)表制度
1、對(duì)合同的簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理建立臺(tái)帳登記，健全和完善登記制度，為總結(jié)、分析、提高打下基礎(chǔ)。
2、嚴(yán)格遵守《統(tǒng)計(jì)法》規(guī)定，認(rèn)真做好上級(jí)部門、總公司等要求的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，做到報(bào)表數(shù)據(jù)不失誤，報(bào)表按規(guī)定時(shí)間呈報(bào)不誤期，報(bào)表送達(dá)單位不出錯(cuò)。
3、妥善保存合同登記臺(tái)帳和報(bào)表，使上下相連不缺欠。
（六）、合同擋案管理制度
1、合同檔案分類編號(hào)、分類保管。
2、合同檔案年底按編號(hào)順序裝訂成冊(cè)。
3、調(diào)檔案、查檔案必須經(jīng)分公司領(lǐng)導(dǎo)班子同意，禁止私人關(guān)系查檔。
4、貨物代理服務(wù)訂單比照本辦法進(jìn)行存檔管理。
5、合同正本分公司管理人員保管，因工作需要，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員只保存合同復(fù)本。
（七）、合同管理人員工作制度
1、認(rèn)真學(xué)習(xí)法律法規(guī)，爭(zhēng)做懂法，依法的內(nèi)行，為分公司合同的順利履行把好關(guān)。
2、努力研究依法辦事的規(guī)定和材料，宣傳群眾，宣傳遵章守法、依法辦事的人和事。
3、理解合同中的違約案例，從中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為分公司減少或杜絕經(jīng)濟(jì)糾紛。
4、及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同簽訂和履行中的實(shí)際問題，找出隱患苗頭。
5、不違章違規(guī)使用合同公章和合同文本，妥善保管，杜絕事故。
6、保守合同秘密。
（八）、其他合同專項(xiàng)制度
1、銜接分公司經(jīng)營(yíng)管理規(guī)章規(guī)定，不與分公司規(guī)定相違背，如有發(fā)現(xiàn)，及時(shí)修改。
2、嚴(yán)格合同管理效益兼顧的制度，在不違背法律法規(guī)的規(guī)定和分公司規(guī)定的前提下，力求為車隊(duì)的經(jīng)營(yíng)創(chuàng)造有利條件，讓車隊(duì)不失時(shí)機(jī)的抓好經(jīng)濟(jì)效益。
二、合同管理中的簽約標(biāo)準(zhǔn)要求
（一）、原則上一律簽訂書面合同，用口頭形式的合同，僅限于分公司班子同意的，即時(shí)（當(dāng)時(shí)）就能取消的經(jīng)濟(jì)往來支付。
（二）、嚴(yán)格按國(guó)家法律、法規(guī)和政策簽訂合同，不簽訂違法合同、不簽訂無效合同，不簽訂無履約能力的合同。
（三）、必須使用規(guī)范的示范合同文本簽訂合同，內(nèi)容具體、條款清楚、用語(yǔ)準(zhǔn)確、責(zé)任明確、手續(xù)完備。
（四）、政府規(guī)定應(yīng)該簽證或備案的合同，必須及時(shí)辦理簽證或備案手續(xù)。
（五）、代理簽訂的合同，必須持《法人授權(quán)委托書》在授權(quán)范圍和期限內(nèi)行使職權(quán)。
（六）、力爭(zhēng)簽訂標(biāo)準(zhǔn)完善的合同，能做到：
1、標(biāo)的正確、不大不小。
2、字跡工整、不潦草。
3、無涂改。
4、無串格。
5、無內(nèi)容含糊混淆。
6、用詞提法不錯(cuò)亂，法規(guī)專業(yè)用語(yǔ)不過時(shí)。
三、合同傳遞運(yùn)行的程序：
（一）、合同簽訂蓋章完畢后，應(yīng)全部先行返回分公司辦公室存檔。
（二）、合同管理員按文中要求分發(fā)傳遞執(zhí)行。
（三）、交由雙方當(dāng)事人的合同，系統(tǒng)作業(yè)之用，雙方按合同約定事項(xiàng)書按時(shí)、按量進(jìn)行業(yè)務(wù)操作，交由財(cái)務(wù)室合同，按價(jià)格結(jié)算款額之用，私定協(xié)議調(diào)整浮動(dòng)價(jià)格而無補(bǔ)充協(xié)議的，財(cái)務(wù)可拒絕按新的辦法結(jié)費(fèi)。
（四）、合同交接程序各環(huán)節(jié)應(yīng)堅(jiān)持抬帳簽字交接的辦法。
四、全面履行合同的管理辦法
（一）、分公司經(jīng)營(yíng)部門應(yīng)有保證合同履行情況兌現(xiàn)的措施，除不可抗力的原因外，年度合同履約率應(yīng)達(dá)100%。
（二）、遵守交易習(xí)慣，履行保密義務(wù)。
（三）、及時(shí)對(duì)合同中質(zhì)量、價(jià)格或約定事項(xiàng)不很明確等內(nèi)容部分進(jìn)行協(xié)商補(bǔ)充。
（四）、為防止回收貨款或酬金的困難，力求找到保證措施，商簽擔(dān)保人或財(cái)產(chǎn)抵扣合同，努力使債權(quán)順利兌現(xiàn)。
（五）、隨時(shí)掌握合同履行狀況，清楚對(duì)方財(cái)產(chǎn)變化和產(chǎn)品銷路等經(jīng)濟(jì)實(shí)際情況，及時(shí)處理和提出吃力履約困難的問題。
（六）、防止發(fā)生和正確處理“三角債”問題。
五、與分公司經(jīng)營(yíng)管理的融合聯(lián)系辦法’
（一）、將合同管理滲透到分公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的有關(guān)環(huán)節(jié)中。
（二）、考核各部門的工作時(shí)，同時(shí)合同管理和履行情況。
（三）、在公司的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，注意分析合同在簽訂和履行中的問題。
（四）、從合同管理中反饋公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)掛歷中的情況和問題。
（五）、從強(qiáng)化合同管理中，加強(qiáng)和改善公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理，提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
（六）、與各部門的年終考核掛鉤，凡合同的簽訂、履行存在嚴(yán)重問題的，酌情扣發(fā)年終考核獎(jiǎng)。
