第1篇 z公司采購管理辦法
某公司采購管理辦法
一.總則
為了規(guī)范公司采購行為,降低公司經(jīng)營成本,特制定本辦法。
二.管理體制
公司可設(shè)立專門的采購部門,具體負(fù)責(zé)公司采購業(yè)務(wù)。
公司所有原軾材料、物資、零部件、辦公用品、機(jī)器設(shè)備的采購,均應(yīng)符合本辦法的原則精神和采購工作規(guī)程。
公司采購實(shí)行集中與分散相結(jié)合體制。
三、重要的、大宗的、貴重的或限額以上的采購,由采購部門統(tǒng)一辦理;
低值、小額或限額以下的采購,由使用的部門各自辦理。
公司實(shí)行成批和零星采購相結(jié)合體制。
四、根據(jù)年度經(jīng)營計(jì)劃,測算和制定年度原輔材料、物資需求計(jì)劃,每年進(jìn)行1~2次的成批采購;
五、年度物資計(jì)劃難以概括,或市場供求變化導(dǎo)致物資需求計(jì)劃改變的,可在年度中進(jìn)行多交的零星采購。
六、貫徹'五適'方針,即以最適當(dāng)?shù)膬r位、在適當(dāng)?shù)臅r間、從最適合的地點(diǎn),購進(jìn)適當(dāng)品質(zhì)及適當(dāng)數(shù)量的物料。
七、采購計(jì)劃與申請
根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃、材料消耗定額、各部門物資需求以及現(xiàn)有庫存情況,可以制定年度采購計(jì)劃預(yù)案。
根據(jù)年內(nèi)生產(chǎn)進(jìn)度安排、資金情況和庫存變化,相應(yīng)制定半年、季度或月度的具體采購計(jì)劃,該計(jì)劃按期滾動修訂。
公司年度采購計(jì)劃須經(jīng)總經(jīng)理辦公會議批準(zhǔn)實(shí)施,半年、季度采購計(jì)劃須經(jīng)總經(jīng)理審批,月度采購計(jì)劃變化不大的經(jīng)總經(jīng)理劃主管副總核準(zhǔn)。
根據(jù)采購計(jì)劃制作的采購預(yù)算表,以一式多聯(lián)方式提交,分別經(jīng)采購部經(jīng)理、主管副總、總經(jīng)理按權(quán)限簽批核準(zhǔn)。
公司物料庫存降低到安全庫存量或控制標(biāo)準(zhǔn)時,可即進(jìn)提出采購申請,并分為定量訂購和定時訂購兩種方法實(shí)施采購。
八、采購實(shí)施
采購部收到請購單或采購計(jì)劃被批復(fù)后,立刻開展多方詢價、比價、議價,按照貨比三家的原則,詢價人員將三家以上候選供應(yīng)商的品種、性能指標(biāo)、報(bào)價、批量、運(yùn)輸和付款條件等情況報(bào)采購主管選擇。
對大宗、貴重、批量性的采購可采取公開競價、招標(biāo)、產(chǎn)品訂貨會等方式進(jìn)行采購。盡量提高每次采購批量,獲得批量折扣,降低采購成本。
采購詢價獲準(zhǔn)后,采購員即與供應(yīng)商洽談買賣合同及合同條款。買賣合同采用國家標(biāo)準(zhǔn)合同和本公司擬訂合同格式。合同文本須經(jīng)采購主管和主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
重大采購合同須經(jīng)公司律師審核和工商部門鑒證。
采購合同經(jīng)雙方簽章生效后,采購員按合同付款進(jìn)度,向財(cái)務(wù)部申請借款,及時向供應(yīng)方支付定金和各期貨物。
采購員按合同交貨進(jìn)度,及時催促供應(yīng)方按時發(fā)貨。收到托運(yùn)單據(jù)或提貨憑單后,即前往提貨點(diǎn),按提貨程序清點(diǎn)貨物品種、質(zhì)量、數(shù)量或重量,相符后簽收。
如發(fā)現(xiàn)貨物品種、數(shù)量或重量與合同不符,質(zhì)量經(jīng)檢測與合同約定標(biāo)準(zhǔn)不符,采購員可拒絕接收或?qū)⒇浳锿嘶毓?yīng)方。
對貨物品種、質(zhì)量、數(shù)量與合同不符的,采購員及進(jìn)告知供應(yīng)方,并就退貨、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償、賠償和罰款事宜進(jìn)行談判。
驗(yàn)收合格的貨物及時運(yùn)抵倉庫,辦理移交入庫手續(xù),并持有關(guān)發(fā)票和提貨憑證到財(cái)務(wù)部銷帳。
采購員負(fù)責(zé)對在簽字貨物和在簽字貨款明示于圖表,分類監(jiān)控、跟催。
采購員對缺貨、不明供應(yīng)商、供貨延遲、驗(yàn)收不合格、貨款詐騙等問題,應(yīng)及時上報(bào)主管處置,尋找替代品或變更生產(chǎn)計(jì)劃。
九、其他
1、采購部應(yīng)采取有效措施,完成公司下達(dá)的降低采購成本的指標(biāo),或達(dá)到采購目標(biāo)成本。
2、采購員密切關(guān)注主要材料、物資市場供求、價格變動情況,趨勢預(yù)測,提出最有利的采購時機(jī)。
3、采購部分分析主要物料的采購成本及構(gòu)成,掌握出廠價、運(yùn)輸費(fèi)、采購費(fèi)用、在途損耗、保險費(fèi)等在采購成本的比重,對有關(guān)費(fèi)用重監(jiān)控。
4、采購部選擇運(yùn)輸方式,應(yīng)考慮運(yùn)輸費(fèi)用、快捷性、途中損耗、安全性、方便性等,多方案比較后選定方式。
5、會同財(cái)務(wù)部確定貸款分期付款和結(jié)算方式,協(xié)商使用賒購、商業(yè)票據(jù),減少公司采購和庫存資金的占用。
十、采購部對采購員的如下工作行為進(jìn)行考查、評價:
采購目標(biāo)成本的完成情況;
采購合同履約率和違約程度;
采購成本節(jié)約額或損失額;
采購物料質(zhì)量合格率;
價格波動情況;
供應(yīng)商穩(wěn)定性和開拓供應(yīng)商新情況;
廉法或執(zhí)著收回扣、受賄情況。
以上工作情況記入采購員業(yè)績檔案,作為考績依據(jù),并作出相應(yīng)的獎勵和處罰。
十一、附則
本辦法由采購部解釋執(zhí)行,經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會議批準(zhǔn)生效。
第2篇 物業(yè)服務(wù)公司采購管理辦法3
物業(yè)服務(wù)公司采購管理辦法(三)
1目的
為了控制公司支出成本,維持物資耗用低水平,提高資源利用,同時保證物資及時供給,特制訂本辦法。
2范圍
全公司范圍。
3采購分類
3.1關(guān)鍵物品:直接為客戶提供服務(wù)且對服務(wù)質(zhì)量有重要影響的物品;單件物品價格昂貴的物品。
3.2一般物品:對服務(wù)質(zhì)量影響較小的輔助材料或低值易耗品。
3.3服務(wù)供方:非我司直接管理,但其人員或物品直接為我司提供相關(guān)服務(wù)方。
4采購供方的選擇
4.1關(guān)鍵物品及服務(wù)供方的選擇應(yīng)填寫《供方合同履行能力評審表》,附營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)產(chǎn)品合格證書及其他證明其具備履行能力的證明資料,提交評審小組,經(jīng)評價符合即可列入《合格供方一覽表》。
- 關(guān)鍵物品進(jìn)入實(shí)際采購階段應(yīng)填寫《申購單》。
- 服務(wù)供方進(jìn)入實(shí)際采購階段應(yīng)填寫《印章及付款申請表》。
4.2一般物品,經(jīng)采購驗(yàn)收合格后即可列入《合格供方一覽表》。實(shí)施一般物品采購時需填寫《申購單》,審批流程見后。
4.3管理中心組織每年11月份對《合格供方一覽表》進(jìn)行一次重新評價,并制定新的《合格供方一覽表》,報(bào)總經(jīng)理室審批。
每年9月份對供方進(jìn)行一次跟蹤重新評價,填寫《供方合同履行能力評審表》,不符合的應(yīng)直接從合格供方表中取消,如因特殊情況留用,應(yīng)由評審小組提交說明報(bào)總經(jīng)理室批準(zhǔn)。
5采購審批
5.1采購計(jì)劃
月度采購應(yīng)在每月12日進(jìn)行庫存盤點(diǎn)后,附《庫存物品盤點(diǎn)表》及當(dāng)月《物品消耗單》,在三個工作日內(nèi)將下一個月度的《物資采購計(jì)劃表》提交至總公司審批。
5.2分類采購復(fù)核
工程類:項(xiàng)目工程部填報(bào)-總公司工程部經(jīng)理復(fù)核;
運(yùn)營類:客服/秩序維護(hù)部填報(bào)-物業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理復(fù)核;
行政類:行政助理填報(bào)-總公司行政人事經(jīng)理復(fù)核。
分類采購經(jīng)相關(guān)職能經(jīng)理級崗位復(fù)核后,正式進(jìn)入采購審批及實(shí)施流程。
5.3采購審批流程圖
5.3.1總公司采購流程圖
5.3.2分公司采購流程圖
6相關(guān)文件
采購過程中,應(yīng)嚴(yán)格審核可能所涉及到的相關(guān)文件:
l采購合同
l產(chǎn)品圖樣/樣板
l產(chǎn)品規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)
l技術(shù)服務(wù)協(xié)議/合同等(如有)
7附錄
l物資采購計(jì)劃表;
l申購單
l合格供方一覽表
l供方合同履行能力評審表
l物資物品分類表
l付款及印章使用申請表
第3篇 公司采購管理辦法7
公司采購管理辦法(七)
第一條 請購單1.請購應(yīng)按照存量管制基準(zhǔn)、用料預(yù)算,并參考庫存情形開立請購單,逐項(xiàng)注明材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項(xiàng),經(jīng)本單位主管審核后按規(guī)定逐級呈核并編號,最后送采購部門。2.來源與需用日期相同的物品材料,可以一單多品方式提出請購。3.特殊情況需按緊急請購辦理時,可在“請購單”“備注”欄注明原因,以急件遞送。4.庶務(wù)用品由物管部門按每月實(shí)際耗用狀況,并考慮庫存條件,填具“請購單”辦理請購。5.以下總務(wù)性物品可免開清單,而以“總務(wù)用品申請單”委托總務(wù)部門辦理,例如:賀奠用物品。招待用品。書報(bào)、名片、文具、報(bào)表等,以及小額采購的材料。
第二條 批準(zhǔn)權(quán)限請購批準(zhǔn)權(quán)限規(guī)定如下。
第三條 采購規(guī)定1.內(nèi)購由國內(nèi)采購部門負(fù)責(zé)辦理,外購由國外采購部門負(fù)責(zé)辦理,其進(jìn)口事務(wù)由業(yè)務(wù)部門辦理。 采購重要材料應(yīng)由總經(jīng)理或經(jīng)理徑直與供應(yīng)商或代理商議價。對于專項(xiàng)用料,必要時由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專人或指定部門協(xié)助辦理采購。2.采購部門應(yīng)按材料使用及采購特性,選擇最有利的方式進(jìn)行采購。比如:(1)集中計(jì)劃采購:對具有共同性的材料,應(yīng)集中計(jì)劃辦理采購。經(jīng)核定材料項(xiàng)目,通知各請購部門提出請購計(jì)劃,報(bào)采購部門定期集中辦理。
(2)長期報(bào)價采購:凡經(jīng)常使用,且使用量較大的材料,采購部門應(yīng)事先選定廠商,議定長期供應(yīng)價格,報(bào)批后通知各請購部門按需提出請購。3.采購部門應(yīng)按采購地區(qū)、材料特性及市場供需狀況,分類劃定材料采購作業(yè)期限,并通知各有關(guān)部門。
第四條 國內(nèi)采購作業(yè)1.價格(1)采購人員接“請購單(內(nèi)購)”后應(yīng)按請購事項(xiàng)的緩急,并參考市場行情、過去采購記錄或廠方提供的報(bào)價,精選三家以上供應(yīng)商進(jìn)行價格對比。(2)如果報(bào)價規(guī)格與請購單位的要求略有不同或?qū)俅闷?采購人員應(yīng)檢附有關(guān)資料并于“請購單”上予以注明,報(bào)經(jīng)主管核簽,并轉(zhuǎn)使用部門或請購部門簽注意見。(3)屬于慣例超交者(比如最低采購量超過請購量),采購人員應(yīng)在議價后,在請購單“詢價記錄欄”中注明,報(bào)主管核簽。(4)對于廠商報(bào)價資料,經(jīng)辦人員應(yīng)深入整理分析,并以電話等方式向廠方議價。(5)采購部門接到請購部門緊急采購口頭要求后,主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先做詢價、議價,待接到請購單后,按一般采購程序優(yōu)先辦理。2.呈批(1)詢價完成后采購經(jīng)辦人員應(yīng)在“請購單”詳填詢價或議價結(jié)果,擬定“訂購廠商”、“交貨期限”與“報(bào)價有效期限”,經(jīng)主管核批,并按采購審批權(quán)限呈批。(2)采購審批權(quán)限:(參閱附表2)
3.訂購(1)采購經(jīng)辦人員接到已經(jīng)審批的“請購單”后應(yīng)向廠方寄發(fā)“訂購單”,并以電話確定交貨日期,要求供應(yīng)方在“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式”。(2)分批交貨時,采購人員應(yīng)在“請購單”上加蓋“分批交貨”章以便識別。(3)采購人員使用暫借款采購時,應(yīng)在“請購單”加蓋“暫借款采購”章,以便識別。4.進(jìn)度控制(1)國內(nèi)采購部門可分詢價、訂購、交貨三個階段,依靠“采購進(jìn)度控制表”控制采購作業(yè)進(jìn)度。(2)采購人員未能按既定進(jìn)度完成采購時,應(yīng)填制“采購交貨延遲情況表”,并注明“異常原因”及“預(yù)定完成日期”,經(jīng)主管批示后轉(zhuǎn)送請購部門,與請購部門共同擬定處理對策。5.單據(jù)整理及付款(1)來貨收到以后,物管部門應(yīng)將“請購單”連同“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”(其免填“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”部分,應(yīng)于收料單加蓋“免填材料檢驗(yàn)報(bào)告表”章)送采購部門與發(fā)票核對。確認(rèn)無誤后,送會計(jì)部門。會計(jì)部門應(yīng)于結(jié)帳前,辦妥付款手續(xù)。如為分批收料,“請購單(內(nèi)購)”中的會計(jì)聯(lián)須于第一批收料后送會計(jì)部門。(2)內(nèi)購材料須待試用檢驗(yàn)者,其訂有合約部分,按合約規(guī)定辦理付款,未訂合約部分,按采購部門報(bào)批的付款條件辦理付款。(3)短交,待補(bǔ)足者,請購部門應(yīng)依照實(shí)收數(shù)量,進(jìn)行整理付款。(4)超交,應(yīng)經(jīng)主管批示方可按照實(shí)收數(shù)量付款,否則仍按原訂貨數(shù)付款。
第五條 國外采購作業(yè)1.價格(1)外購部門按照“請購單(外購)”需求急緩加以整理,依據(jù)供應(yīng)商報(bào)價,并參考市場行情及過去詢價記錄,以電話(傳真)方式向三家以上供應(yīng)商詢價。特殊情形(比如獨(dú)家制造或代理等原因)下除外,但應(yīng)于“請購單(外購)”注明。在此基礎(chǔ)上進(jìn)行比價、分析、議價。(2)請購材料規(guī)范較復(fù)雜時,外購部門應(yīng)附上各供應(yīng)商所報(bào)的材料主要規(guī)范并簽注意見,再轉(zhuǎn)請購部門確認(rèn)。2.呈批(1)比價、議價完成后,由外購部門填具“請購單”,擬定“訂購廠家”、“預(yù)定裝運(yùn)日期”等,連同廠方報(bào)價,送請購部門按采購審批程序報(bào)批。(2)核決權(quán)限①采購金額在8000元以下者由經(jīng)理核決。②采購金額超過8000元者由總經(jīng)理核決。(3)采購項(xiàng)目經(jīng)審批后又發(fā)生采購數(shù)量、金額等變更,請購部門須按新的情況所要求程序重新報(bào)批。但若更改后的審批權(quán)限低于原審批權(quán)限時仍按原程序報(bào)批。3.訂購(1)“請購單(外購)”經(jīng)報(bào)批轉(zhuǎn)回外購部門后,即向供應(yīng)商訂購并辦理各項(xiàng)手續(xù)。(2)如需與供應(yīng)商簽訂長期合約,外購部門應(yīng)將簽呈和代擬的長期合約書,按采購審批程序報(bào)批后辦理。4.進(jìn)度控制(1)外購部門依照“請購單(外購)”及“采購控制表”控制外購作業(yè)進(jìn)度。
(2)外購部門在每一作業(yè)進(jìn)度延遲時,應(yīng)主動開具“進(jìn)度異常反應(yīng)單”,記明異常原因及處理對策,據(jù)以修訂進(jìn)度并通知請購部門。(3)外購部門一旦發(fā)現(xiàn)外購“裝船日期”有延誤時,即應(yīng)主動與供應(yīng)商聯(lián)系催交,并開立“進(jìn)度異常反應(yīng)單”記明異常原因及處理對策,通知請購部門,并按請購部門意見辦理。
第六條 價格品質(zhì)復(fù)核1.價格復(fù)核(1)采購部門應(yīng)經(jīng)常調(diào)查主要材料市場行情,建立供應(yīng)商資料,作為采購及價格審核的參考。(2)采購部門應(yīng)對企業(yè)內(nèi)各公司事業(yè)部所列重要材料提供市場行情資料,作為材料存量管制及核決價格的參考。2.品質(zhì)復(fù)核采購單位應(yīng)對企業(yè)內(nèi)所使用的材料品質(zhì)予以復(fù)核,并形成完整資料備查。3.異常處理審查作業(yè)中若發(fā)現(xiàn)異常情形,采購單位審查部門應(yīng)即填寫“采購事務(wù)意見反應(yīng)處理表”(或附書面報(bào)告),通知有關(guān)部門處理。
第七條 本辦法呈總經(jīng)理核批后實(shí)施。
