第1篇 檔案管理辦法范本
第一章 總則
第1條 為加強公司檔案管理,保證檔案管理的有效性、規(guī)范性,理順工作程序,明確工作職責(zé),使檔案工作更好地為企業(yè)經(jīng)營管理服務(wù),特制訂本辦法。
第2條 本辦法適用于集團(tuán)總部及區(qū)域公司檔案管理工作,財務(wù)檔案管理須參照財務(wù)有關(guān)制度實行。
第3條 本辦法所稱檔案是指集團(tuán)各中心、區(qū)域公司在各個歷史時期的各項活動中形成的全部檔案的總和。包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實物檔案等都是企業(yè)檔案的有機組成部分,應(yīng)根據(jù)其自身特點妥善管理,統(tǒng)一歸檔。公司全體員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。
第4條 主要職責(zé)。
1.集團(tuán)行政管理中心:負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理工作規(guī)劃、計劃及規(guī)章制度的編制、實施工作;負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案的收集、整理、歸檔、保管等管理工作。
2.集團(tuán)各中心:負(fù)責(zé)本中心檔案的收集、整理、存檔與借閱審批等工作;指導(dǎo)、督促、檢查各區(qū)域公司對口業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作。
3.區(qū)域公司:負(fù)責(zé)做好本公司檔案的積累、收集、整理、保管和利用工作;接受集團(tuán)行政管理中心的統(tǒng)一指導(dǎo)與監(jiān)督,并定期向行政管理中心匯報檔案管理工作情況。
第二章 管理體制
第5條 公司檔案管理工作堅持集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級保管的原則,進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理,即集團(tuán)公司收文、發(fā)文及經(jīng)營活動中形成的資料由集團(tuán)公司檔案室歸檔;區(qū)域公司的職能部門形成的文件材料按規(guī)定移交各區(qū)域公司檔案室。
第6條 集團(tuán)行政管理中心設(shè)立檔案室,負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理,并對各中心/區(qū)域公司的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第7條 每個中心/區(qū)域公司指定專人(兼職)負(fù)責(zé)本中心/區(qū)域公司的資料的收集和整理,檔案資料收集、整理的第一責(zé)任人為各中心/區(qū)域公司指定的檔案負(fù)責(zé)人,第二責(zé)任人為中心/區(qū)域公司負(fù)責(zé)人。
第8條 日常管理工作中形成的文件材料應(yīng)由具體承辦人負(fù)責(zé)積累、整理,并移交給行政管理中心檔案管理員。
第9條 集團(tuán)行政管理中心檔案管理具體職責(zé)。
1.負(fù)責(zé)集團(tuán)的檔案管理工作,定期或不定期對檔案管理情況進(jìn)行檢查,及時協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問題,確保集團(tuán)檔案管理相關(guān)制度的貫徹、執(zhí)行和檔案管理工作的有序開展。
2.負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理工作規(guī)劃、計劃及規(guī)章制度的編制、實施工作。
3.統(tǒng)一管理集團(tuán)的檔案資料,做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和開發(fā)利用工作。
4.定期進(jìn)行檔案的檢查核對工作,保證公司檔案妥善管理、有序存放和檔案的完整、安全。
5.及時對超期保管的檔案提出處理意見,做好檔案的銷毀工作。
6.參與集團(tuán)及區(qū)域公司企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動檔案的處置工作。
7.及時總結(jié)檔案管理工作情況,向集團(tuán)匯報檔案管理工作,提出檔案管理工作的意見和建議。
8.協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導(dǎo)集團(tuán)總部各中心、區(qū)域公司相關(guān)人員按照歸檔要求完成文件的整理和歸檔工作。
9.組織對區(qū)域公司檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),負(fù)責(zé)對區(qū)域公司檔案管理工作情況進(jìn)行檢查和考核。
第10條 區(qū)域公司檔案管理具體職責(zé)。
1.區(qū)域公司要指定專門的機構(gòu)或檔案管理工作人員,認(rèn)真做好本公司檔案的積累、收集、整理、保管和利用工作,并對公司的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
2.區(qū)域公司所屬項目工程項目竣工驗收活動結(jié)束后,工程、技術(shù)部門將有關(guān)資料收集齊全,整理完善,及時呈報集團(tuán)工程管理中心審核,并移交區(qū)域公司檔案管理部門。
3.區(qū)域公司應(yīng)重視檔案管理工作,建立健全科學(xué)的檔案管理制度;為便于對檔案的有效利用,應(yīng)采用先進(jìn)技術(shù),配備必要的設(shè)備設(shè)施,從而實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化,以防止檔案破損、褪變、霉變、蟲蛀和散失,確保檔案的安全和完整。
4.區(qū)域公司檔案管理工作人員應(yīng)積極參加集團(tuán)組織的檔案培訓(xùn)及其它有關(guān)檔案管理工作的各項活動,并定期向集團(tuán)行政管理中心匯報檔案管理工作情況。如檔案管理工作人員發(fā)生變動時,應(yīng)及時向集團(tuán)匯報。
第三章 文件材料的形成和歸檔
第11條 檔案的收集。檔案資料是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門、員工從事業(yè)務(wù)所形成的文件、會議資料、申報資料、經(jīng)營業(yè)務(wù)合同、科技技術(shù)資料、會議審計資料等,形式可為光盤、照片、榮譽實物、證件等不同的載體。集團(tuán)各中心、區(qū)域公司及其他下級單位應(yīng)及時向集團(tuán)行政管理中心移交有關(guān)檔案資料。
第12條 歸檔時間:
1.黨群工作、行政管理、勞動人事、生產(chǎn)經(jīng)營管理等方面的文件材料(包括電子文件)在次年的1月份前歸檔。
2.財務(wù)類檔案五年一歸,期間由財務(wù)管理中心負(fù)責(zé)檔案管理。
3.審計類檔案,由審計部門整理成冊(包括電子目錄),次年3月底前歸檔。
4.經(jīng)營管理檔案(包括電子文檔)在次年的1月底前將應(yīng)歸檔的文件材料整理成冊向檔案室歸檔。
5.實物類證書如獎牌、獎狀、證書、營業(yè)執(zhí)照證件類都隨時歸檔。
6.載體類(報刊、照片、光碟),在次年的1月前將應(yīng)歸檔的電子文稿統(tǒng)一整理打包向檔案室移交歸檔。
第13條 歸檔要求:
1.歸檔的文件材料必須齊全完整,照片、錄音、錄像帶、電子文檔等必須同其詳細(xì)的文字說明材料一起歸檔。
2.歸檔的文件材料必須是原件,必須易于長久保存,同時要保證圖像清晰、字跡工整,審查簽字手續(xù)完備,禁用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。
3.凡與集團(tuán)公司產(chǎn)權(quán)、資產(chǎn)和重大活動有關(guān)的檔案,由該發(fā)生直接關(guān)聯(lián)關(guān)系的分子公司整理歸檔,同時報集團(tuán)行政管理中心檔案室備存。
4.歸檔的案卷由檔案管理員統(tǒng)一編制案卷目錄,案卷目錄一式兩份,一份由檔案管理員存檔,另一份由歸檔部門留存,任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第14條 歸檔范圍:各相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)注意收集各種門類和載體的文件材料,重點收集資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)信譽、知識產(chǎn)權(quán)、合同協(xié)議、客戶信息和企業(yè)文化等方面的文件材料。集團(tuán)公司將根據(jù)有關(guān)規(guī)定劃分密級和保管期限。公司文件材料的歸檔范圍主要包括:
1.黨群工作形成的文件材料:包括黨務(wù)、工、青、婦,商會、協(xié)會等工作形成的文件材料。
2.行政及企業(yè)管理工作形成的文件材料:包括企業(yè)籌備期的可行性研究、申請、批準(zhǔn),企業(yè)章程,股東大會、董事會、監(jiān)事會會議,企業(yè)機構(gòu)設(shè)置及變更,行政及法律事務(wù),公證、審計,人事任免等工作形成的文件材料。
3.經(jīng)營管理工作形成的文件材料:包括企業(yè)改革、經(jīng)營戰(zhàn)略決策,計劃與統(tǒng)計工作,資產(chǎn)管理,知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密,企業(yè)信用管理、形象宣傳,合同管理,財務(wù)管理,物資管理,營銷管理,境外經(jīng)營管理以及招投標(biāo)項目管理等方面的文件材料。
4.生產(chǎn)技術(shù)管理工作形成的文件材料:包括生產(chǎn)準(zhǔn)備、組織、調(diào)度工作,質(zhì)量管理、檢測、控制工作,能源管理,企業(yè)管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè),科技管理,生產(chǎn)安全和消防工作,事故分析與處理,交通管理,環(huán)境保護(hù)、檢測與控制,危險源辨識、風(fēng)險評價與控制,計量工作,標(biāo)準(zhǔn)化工作等方面的文件材料。
5.基本建設(shè)項目形成的文件材料:包括基建項目和技術(shù)改造項目的可行性研究、立項、勘探、測繪、招標(biāo)、投標(biāo)、征遷、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收、評獎創(chuàng)優(yōu)、使用、維修、改擴建等方面的文件材料。
6.工程管理形成的文件材料:包括工程招投標(biāo)形成的文件材料、開竣工報告、施工許可證、施工組織設(shè)計、技術(shù)交底、圖紙會審記錄、工程定位記錄、地基驗槽記錄、樁基施工記錄、工程變更設(shè)計聯(lián)系單、各原材料出廠證明、質(zhì)量報告、技術(shù)復(fù)核記錄、沉降觀測記錄、結(jié)構(gòu)吊裝記錄、施工日記、砼施工日記、工程質(zhì)量驗收記錄、水電、暖通、消防、玻璃墓墻、電梯工程資料、竣工驗收證明、竣工圖紙。
7.設(shè)備儀器管理形成的文件材料:包括購置設(shè)備儀器的立項審批、購置合同,設(shè)備儀器的開箱驗收或接收、安裝調(diào)試、使用、維護(hù)和改造、報廢等方面的文件材料。
8.會計工作形成的文件材料:包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告及報表等方面的文件材料。
9.人力資源管理形成的文件材料:包括員工基本信息、勞動合同、職工履歷、工資、考核、技能評定、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘、社會保險與公積金、培訓(xùn)等方面的文件材料。
10.公司重大活動、會議相關(guān)的策劃方案、發(fā)言人報告,以及相關(guān)的攝影、錄音、錄像等各種形式的材料。
11.公司人員外出參與會議、講座、培訓(xùn)帶回的文件及資料。
12.其他對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種載體的文件材料。
第15條 檔案的密級。檔案的保密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”和“內(nèi)部”等四種。
1.“絕密”是保密內(nèi)容的核心部分,包括在一定時期、一定范圍內(nèi)需要絕對保密的,一旦泄密會使公司遭受嚴(yán)重危害和重大損失。
2.“機密”是保密內(nèi)容的重要部分,包括在一定時期,一定范圍內(nèi)需要保密的,一旦泄密會使企業(yè)遭受較大危害和較大損失。
3.“秘密”是保密內(nèi)容的一部分,一旦泄密會使企業(yè)遭受較大危害和較大損失。
4.“內(nèi)部”是沒有對外的文件,只限于內(nèi)部有關(guān)人員使用。
第四章 檔案管理
第16條 檔案的分類與編目。
1.檔案的分類是以公司全部檔案為對象,由行政管理中心組織所有部門對檔案進(jìn)行分類,形成檔案分類大綱,并按檔案分類大綱進(jìn)行編號。
2.檔案管理員對接收的各類歸檔材料及檔案要及時地進(jìn)行登記,并編制案卷目錄。
第17條 檔案的保管。
1.檔案室必須有專門檔案庫房,配備專用的檔案柜架,并且具備防火、防盜、防潮、防塵、防有害生物等安全措施。
2.檔案管理員要定期對檔案進(jìn)行檢查、清點,發(fā)現(xiàn)有破損、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象時應(yīng)及時修補、復(fù)制或進(jìn)行其他技術(shù)處理。
第18條 歸檔材料及檔案的移交。
1.檔案管理員接收歸檔材料及檔案時要認(rèn)真驗收,嚴(yán)格履行交接手續(xù)。檔案管理員調(diào)動工作時,必須辦理完移交手續(xù)后方可離崗。
2.各部門發(fā)生變動、撤銷時,應(yīng)將原部門檔案移交公司檔案室保管。
第19條 檔案的鑒定。
1.檔案管理員應(yīng)依據(jù)《檔案歸檔范圍和保管期限》(見附件1)劃定歸檔案卷的保管期限。檔案保管期限分永久、30年、10年三種,凡介于兩種保管期限之間的檔案一律從長。
2.公司要定期對檔案的密級、時限進(jìn)行鑒定,鑒定工作由集團(tuán)行政副總、部門主任和檔案管理員參加的鑒定小組負(fù)責(zé)。
3.對歸檔文件必須在顯著位置(例如文件頁面的右上角)注明“歸檔”字樣,有密級的還應(yīng)注明“密級”。
4.凡是已超過保管期限又確無保存價值的檔案應(yīng)在《檔案銷毀清冊》(見附件2)上登記,并填寫《檔案銷毀清冊審批表》(見附件3)經(jīng)集團(tuán)總裁、董事長審批后由專人監(jiān)銷,《檔案銷毀清冊》應(yīng)立卷永久保存。
第20條 檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度,對檔案的收入、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。檔案管理員應(yīng)編制各種檔案檢索工具,以保證及時、準(zhǔn)確地提供利用檔案信息。
第21條 檔案借閱管理。檔案借閱可通過oa流程或填寫《檔案借閱審批表》(見附件4)進(jìn)行申請。公司必須嚴(yán)格履行借閱絕密、機密檔案的批準(zhǔn)手續(xù),填寫《絕密、機密檔案審批表》(見附件5),未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得隨意借閱。檔案管理員編制《檔案借閱登記簿》(見附件6),并監(jiān)視借閱人員如實填寫借閱信息。檔案借閱需遵守如下規(guī)則:
1.公司檔案不允許外單位人員查閱。
2.非財務(wù)、審計人員查閱會計、審計檔案,須經(jīng)總裁批準(zhǔn),方可查閱。
3.公司內(nèi)部員工因工作需要,由所在部門負(fù)責(zé)人、行政管理中心批準(zhǔn)后可借閱工作范圍內(nèi)的檔案。
4.具有保密要求的電子檔案,未經(jīng)批準(zhǔn),任何單位或個人不得擅自復(fù)制、傳播等,一般情況下不得通過聯(lián)網(wǎng)方式查閱利用,如遇特殊情況需聯(lián)網(wǎng)利用時,必須符合企業(yè)有關(guān)保密規(guī)定,并有穩(wěn)妥的安全保密措施。
5.凡外出工作或調(diào)離本公司的員工,離開前必須歸還全部所借檔案。
第22條 檔案借閱流程
1.內(nèi)部、秘密檔案的借閱:員工發(fā)起→員工所在管理中心/區(qū)域公司負(fù)責(zé)人審批→集團(tuán)業(yè)務(wù)對口管理中心負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)→集團(tuán)行政管理中心主任審批→集團(tuán)檔案管理人員歸檔。
2.機密、絕密檔案的借閱:員工發(fā)起→員工所在管理中心/區(qū)域公司負(fù)責(zé)人審批→集團(tuán)業(yè)務(wù)對口管理中心負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)→集團(tuán)行政管理中心主任審批→行政副總審批→總裁審批→集團(tuán)檔案管理人員歸檔。
第23條 開發(fā)利用檔案信息應(yīng)遵守國家有關(guān)保密和知識產(chǎn)權(quán)等方面的法律、法規(guī),任何個人不得擅自公布檔案內(nèi)容,對涉及侵犯公司利益和第三者權(quán)益的行為,應(yīng)追究責(zé)任人相應(yīng)的法律責(zé)任。
第五章 附則
第24條 本辦法由集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。
第25條 本辦法經(jīng)集團(tuán)高層經(jīng)營班子會議審議通過,自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第26條 附件:(1)檔案歸檔范圍和保管期限;(2)檔案銷毀清冊;(3)檔案銷毀清冊審批表;(4)檔案借閱審批表;(5)絕密、機密檔案審批表;(6)檔案借閱登記簿。
第2篇 煤礦采煤工作面經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案管理辦法
一、成立經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組
組長：礦長
副組長：總工程師、經(jīng)營礦長
成員：生產(chǎn)技術(shù)科科長、企管科科長、機電科科長、人勞科科長、調(diào)度室主任、安檢科科長
工作人員：生產(chǎn)技術(shù)科采煤、掘進(jìn)、防治水、一通三防、設(shè)計等相關(guān)專業(yè)人員，企管科、機電科、人勞科、調(diào)度室、安檢科等相關(guān)專業(yè)人員，生產(chǎn)區(qū)隊技術(shù)副隊長(技術(shù)員)等。
二、經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案建立的內(nèi)容
(一)概述
經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案共分三部分內(nèi)容，十個方面的檔案。三部分內(nèi)容分別為圖紙、基礎(chǔ)資料和分析總結(jié)。十個方面的檔案分別是：1.設(shè)計檔案;2.支護(hù)與巷修檔案;3.日常技術(shù)管理檔案;4.防治水檔案;5.“一通三防”管理檔案;6.安全管理與生產(chǎn)組織檔案;7.經(jīng)濟(jì)成本檔案;8.勞動工資檔案;9.機電設(shè)備管理檔案;10.煤質(zhì)管理檔案。
(二)圖紙
各種圖紙要編號管理，涵蓋設(shè)計、掘進(jìn)、防治水、安裝、回采、回撤期間的各種圖紙。
1.設(shè)計圖紙
設(shè)計方面的圖紙以1開頭，包括工作面設(shè)計圖、設(shè)計變更圖、斷面支護(hù)圖、生產(chǎn)系統(tǒng)圖。
2.掘進(jìn)圖紙
掘進(jìn)方面的圖紙以2開頭，包括施工圖。
3.防治水圖紙
防治水方面的圖紙以3開頭，包括底板改造設(shè)計平面圖、瞬變電磁物探視電阻率剖面圖、瞬變電磁物探異常區(qū)分布及注漿成果圖。
4.機電設(shè)備安裝、拆除圖紙
機電設(shè)備安裝、拆除方面的圖紙以4開頭，包括設(shè)備安裝布置圖、供電系統(tǒng)圖。
5.回采圖紙
回采方面的圖紙以5開頭，包括工程平面圖、生產(chǎn)期間的構(gòu)造變化平面圖、剖面圖、停采線圖。
6.一通三防圖紙
一通三防方面的圖紙以6開頭，包括通風(fēng)系統(tǒng)圖、防塵系統(tǒng)圖、監(jiān)測與監(jiān)控系統(tǒng)圖。
(三)基礎(chǔ)資料
基礎(chǔ)資料涵蓋生產(chǎn)期間的規(guī)程和安全技術(shù)措施、各種原始記錄、各項費用的投入、統(tǒng)計等，要求以日常工作為主，保存好日常作業(yè)規(guī)程、安全技術(shù)措施、工作日志、地質(zhì)構(gòu)造或生產(chǎn)條件發(fā)生改變的相關(guān)記錄，收集整理平時下達(dá)的通知單、整改單、驗收單等。建立日常發(fā)生的各種費用，包括材料、人工的統(tǒng)計臺帳，各工作面各個時期的相關(guān)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)、統(tǒng)計臺帳。
1.設(shè)計資料
包括地質(zhì)說明書、設(shè)計說明書、地質(zhì)條件變化的勘察資料。
2.掘進(jìn)資料
包括掘進(jìn)作業(yè)規(guī)程的匯編，地質(zhì)說明書，相關(guān)通知單、整改單、驗收單，材料費用統(tǒng)計臺帳，掘進(jìn)巷道變化量統(tǒng)計卡片，記錄掘進(jìn)工作面的軌順、皮順、開切眼以及改造巷的巷道長度、規(guī)格、用途、施工工期、起止時間。負(fù)責(zé)統(tǒng)計掘進(jìn)巷道的煤巖類別、掘進(jìn)頭數(shù)。
3.回采資料
包括地質(zhì)說明書、回采期間的規(guī)程、措施，各回采單位建立的基礎(chǔ)臺帳，詳細(xì)記錄生產(chǎn)中的各月份生產(chǎn)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)，工作面基本情況，生產(chǎn)期間材料費用統(tǒng)計基礎(chǔ)資料。相關(guān)科室要有各采煤工作面的匯總資料，包括：(1)工作面基本情況：工作面走向長度、傾斜長度、儲量、可采期、起止時間。(2)工作面經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)：煤層厚度、采高、循環(huán)產(chǎn)量、日產(chǎn)量等。(3)工作面月份產(chǎn)量完成指標(biāo)：實際完成情況、最高、最低、平均單產(chǎn)等。(4)工作面月份質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化情況。
4.防治水資料
包括底板改造設(shè)計說明書、鉆孔變更施工通知單、工作面各鉆場施工評價、工作面各鉆場技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析評價。
5.一通三防資料
包括各階段通風(fēng)構(gòu)筑、通風(fēng)設(shè)施、瓦斯、煤塵情況的相關(guān)數(shù)據(jù)和材料費用統(tǒng)計臺帳。
6.安全管理資料
包括：(1)不同支護(hù)方式下的不良操作習(xí)慣記錄;(2)建立各采掘工作面各階段安全隱患記錄;(3)建立各采掘工作面各時期質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)驗收情況(由生產(chǎn)科負(fù)責(zé)提供);(4)建立各采掘工作面安全處罰記錄;(5)建立各采掘工作面各時期出現(xiàn)的各級別人身事故記錄。
7.經(jīng)濟(jì)成本資料
建立基礎(chǔ)臺帳，每個工作面的材料費用消耗都要建立臺帳，分層次并分明細(xì)記錄配件、支護(hù)材料與支護(hù)用品、火工品、大型材料、建工材料、其它材料、專用工具消耗、修理費、租賃費等，并且要有合計，各種材料消耗要有地點、時間。不同工作面不能混淆。企管科要有匯總表、分月費用、分單位分地點記錄的臺帳。
8.勞動工資資料
工作面掘進(jìn)、防治水、工作面安裝、回采、工作面回撤各階段(包括措施工程，如：拉底、擴幫、鋪道等相應(yīng)措施工程量、工數(shù)、工資)，各月份的人工工資、總工資額、工效、總工數(shù)、直接工人數(shù)和總?cè)藬?shù)，以及從掘進(jìn)到回采結(jié)束累計的人工工資、總工資額、工效、總工數(shù)、直接工人數(shù)和總?cè)藬?shù)。要求各時間點的統(tǒng)計要準(zhǔn)確無誤。
9.機電設(shè)備管理資料
各安裝與拆除工作面的臺帳、生產(chǎn)工作面的設(shè)備臺帳，安裝、拆除工期，材料、費用統(tǒng)計臺帳。
10.煤質(zhì)管理資料
統(tǒng)計各采煤工作面從安裝到回撤結(jié)束各階段的煤質(zhì)指標(biāo)、獎罰情況、責(zé)任人以及工作面影響煤質(zhì)的構(gòu)造、頂?shù)装鍘r性特征、涌水情況的資料，各月份煤質(zhì)計劃與完成情況的統(tǒng)計。
(四)分析總結(jié)
分析總結(jié)，涵蓋工作面從設(shè)計到施工再到回撤各階段遇到的各種技術(shù)管理和經(jīng)營情況的分析總結(jié)，以日常遇到的生產(chǎn)條件、構(gòu)造變化、環(huán)境改變和月份分析資料為基礎(chǔ)，在工作面結(jié)束后再進(jìn)行全面的分析總結(jié)，分析要做到具體細(xì)致，分析出原因;分析要找出同一性和特殊性，要有定量和定性的分析。總結(jié)要有結(jié)論，總結(jié)工作面在各個生產(chǎn)階段的科技創(chuàng)新及技術(shù)成果應(yīng)用情況，總結(jié)出工作面各階段的亮點和不足，有哪些值得推廣的經(jīng)驗，哪些問題要避免發(fā)生?；夭山Y(jié)束后要對工作面產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益做出評價。
三、建立經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案的職責(zé)分工
經(jīng)濟(jì)部分以企管科為主，負(fù)責(zé)每個階段費用統(tǒng)計分析，相關(guān)科室(人勞科、機電科、調(diào)度室、安檢科、生產(chǎn)技術(shù)科)和生產(chǎn)區(qū)隊配合共同完成;人勞科負(fù)責(zé)各階段的人工費、人員效率統(tǒng)計分析;機電科負(fù)責(zé)各階段的設(shè)備管理，工作面安裝、回撤方式、工藝過程、設(shè)備布置等的分析總結(jié);調(diào)度室負(fù)責(zé)全過程煤質(zhì)指標(biāo)、措施、系統(tǒng)的煤質(zhì)管理分析總結(jié);安檢科負(fù)責(zé)從掘進(jìn)到工作面回撤結(jié)束各階段安全隱患統(tǒng)計、事故分析及其他安全管理事項;生產(chǎn)區(qū)隊要建立基礎(chǔ)臺帳與階段分析總結(jié)。技術(shù)部分以生產(chǎn)技術(shù)科為主，包括設(shè)計、掘進(jìn)、采煤、防治水、一通三防等專業(yè)的技術(shù)管理，以及從工程設(shè)計、施工工藝到生產(chǎn)過程技術(shù)管理的分析總結(jié)，相關(guān)科室(調(diào)度室、機電科)和生產(chǎn)區(qū)隊配合共同完成。
(一)經(jīng)濟(jì)部分
經(jīng)濟(jì)部分由企管科總體負(fù)責(zé)，生產(chǎn)技術(shù)科、機電科、安檢科、調(diào)度室、人勞科、生產(chǎn)區(qū)隊等部門配合，各部門分工如下：
1.生產(chǎn)技術(shù)科負(fù)責(zé)范圍
生產(chǎn)技術(shù)科負(fù)責(zé)統(tǒng)計工作面掘進(jìn)、底板注漿、工作面安裝、回采、拆除等各階段發(fā)生的火工品、支護(hù)材料、木材、建工材料以及各階段的累計消耗，分析與計劃和其他工作面相比較費用超、節(jié)原因，成本變化的關(guān)鍵點，技術(shù)原因?qū)Τ杀镜脑黾雍蜏p少有何影響，如何控制與管理。
2.機電科負(fù)責(zé)范圍
提供回采工作面的安裝與拆除工期，并與相似的其它工作面進(jìn)行比較，分析工期變化的原因。負(fù)責(zé)統(tǒng)計工作面掘進(jìn)、底板注漿、工作面安裝、回采、拆除的月份電費、設(shè)備租賃費、修理費、油脂消耗、配件、大型材料消耗、專用工具消耗，以及各階段的累計消耗。分析比較各階段費用發(fā)生變化的原因，一次性投入情況，與計劃和其它工作面相比較費用超、節(jié)原因，成本變化的關(guān)鍵點，技術(shù)原因?qū)Τ杀镜脑黾雍蜏p少有何影響，如何控制與管理。
3.安檢科負(fù)責(zé)范圍
負(fù)責(zé)統(tǒng)計工作面從掘進(jìn)到拆除結(jié)束各階段的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化達(dá)標(biāo)及考評情況，以及輕傷、重傷級別事故和非傷亡事故;分析從掘進(jìn)到拆除每個生產(chǎn)階段存在的安全隱患，相關(guān)責(zé)任的落實，以及與其它工作面比較吸取的教訓(xùn)和成功經(jīng)驗。
4.調(diào)度室負(fù)責(zé)范圍
負(fù)責(zé)從掘進(jìn)到回采各月煤質(zhì)計劃和完成情況的統(tǒng)計。煤質(zhì)管理責(zé)任制貫徹落實情況，重點分析落實過程中存在問題及管理重點，各月煤質(zhì)管理的獎罰情況及分階段累計情況，分析影響煤質(zhì)好壞的原因，有什么好的方法可借鑒，比較相似工作面煤質(zhì)指標(biāo)情況。
從工作面掘進(jìn)到拆除結(jié)束期間，詳細(xì)記錄生產(chǎn)組織安排，對生產(chǎn)中事故影響時間及發(fā)生事故的次數(shù)，要分類別、分單位統(tǒng)計，將本工作面事故發(fā)生的原因、影響時間進(jìn)行分析，與其他工作面對比應(yīng)該如何加強生產(chǎn)組織管理，并存在哪些不足和借鑒。從生產(chǎn)工藝、運輸系統(tǒng)、地質(zhì)條件、生產(chǎn)組織上進(jìn)行分析。
5.人勞科負(fù)責(zé)范圍
工作面掘進(jìn)(包括車場、鉆場部分)、底板注漿、工作面安裝、回采、拆除各階段和各月份的人工工資、總工資額、工效、總工數(shù)、直接工人數(shù)和總?cè)藬?shù)，以及從掘進(jìn)到回采結(jié)束累計的人工工資、總工資額、工效、總工數(shù)、直接工人數(shù)和總?cè)藬?shù)，并與條件相近工作面進(jìn)行比較，分析各階段人員、工資、效率增減原因，所采取的工作制對生產(chǎn)效率、工資、工數(shù)變化有何影響，有哪些有效辦法和值得推廣借鑒的經(jīng)驗。
6.生產(chǎn)區(qū)隊負(fù)責(zé)范圍
各生產(chǎn)區(qū)隊(采煤隊、掘進(jìn)隊、通風(fēng)隊、探防隊)在日常生產(chǎn)中要建立經(jīng)濟(jì)技術(shù)管理檔案。工作面所發(fā)生的各種費用在下一個月5號前報送企管科(人工費用可到15日報送)。
7.企管科負(fù)責(zé)范圍
根據(jù)施工單位報送資料及有關(guān)科室提供資料，對掘進(jìn)、底板注漿、安裝、回采、拆除各階段的費用進(jìn)行綜合分析，并與相鄰或相似工作面比較取得的經(jīng)驗及存在的不足。
(1)掘進(jìn)成本分析。要將每米人工費、每米直接材料費、每米巷道全部成本，噸煤分?jǐn)傎M用，掘進(jìn)出煤產(chǎn)值，掘進(jìn)期間各項費用控制與管理辦法，起到什么效果，與其它相似掘進(jìn)巷道比較費用的增減原因進(jìn)行分析。
(2)注漿成本分析。噸煤注漿費用總成本，并與其它相近工作面注漿費用比較，分析出注漿費用的增減情況。
(3)回采成本分析?；夭呻A段要分析定額的科學(xué)性，定額與實際發(fā)生的差別，直接材料費、間接材料費、分?jǐn)偛牧腺M以及電力、租賃費、修理費對成本的影響，哪些因素影響較大，哪些是降低成本的主要原因，各占多大比例，工作面拆除結(jié)束后要有總體評價，得出投入產(chǎn)出比、盈虧情況、噸煤成本的具體值，本工作面值得總結(jié)的經(jīng)驗和不足，今后在生產(chǎn)經(jīng)營中如何控制。
(4)安裝與拆除階段要分析工作面的費用投入情況，與其它工作面比較費用、工期有哪些變化以及變化原因。
(5)一通三防成本分析。從開始掘進(jìn)到回采結(jié)束期間監(jiān)測監(jiān)控設(shè)施及構(gòu)筑通風(fēng)設(shè)施的費用投入情況，并與其它相近工作面費用比較。
(二)技術(shù)部分
技術(shù)部分由生產(chǎn)技術(shù)科總負(fù)責(zé)，機電科、調(diào)度室、生產(chǎn)區(qū)隊配合。
1.機電科負(fù)責(zé)范圍
工作面從安裝到拆除全部過程中的新技術(shù)、新工藝、創(chuàng)新亮點，設(shè)備的選型與配套情況、選用設(shè)備數(shù)量是否合理，還有哪些問題，使用中出現(xiàn)的各種事故原因分析，使用的設(shè)備與其它設(shè)備比較有何特點，巷道布置對設(shè)備布置有何影響，設(shè)備安裝、拆除時間的長短，上山運輸與下山運輸對生產(chǎn)管理的優(yōu)缺點比較。一個工作面結(jié)束后，要與條件相近工作面進(jìn)行比較，對成功經(jīng)驗與不足之處進(jìn)行總結(jié)，便于以后機電設(shè)備的優(yōu)化選型。
2.調(diào)度室負(fù)責(zé)范圍
工作面結(jié)束后調(diào)度室要將整個煤質(zhì)情況做總結(jié)，分析各階段的煤質(zhì)管理成功和不足之處，塊煤率、灰分與采煤工藝的關(guān)系，煤質(zhì)管理的創(chuàng)新點，構(gòu)造對煤質(zhì)的影響。
3.生產(chǎn)區(qū)隊負(fù)責(zé)范圍
各生產(chǎn)區(qū)隊(采煤隊、掘進(jìn)隊、通風(fēng)隊、探防隊)要嚴(yán)格按要求及時記錄和填繪圖表，生產(chǎn)中遇到的技術(shù)問題要認(rèn)真記錄分析，建立經(jīng)濟(jì)技術(shù)管理臺賬，每個月都要進(jìn)行分析總結(jié)。工作面結(jié)束后，認(rèn)真收集生產(chǎn)過程中各部門提供的技術(shù)資料(包括圖紙、各種通知單、地質(zhì)資料等)及本單位生產(chǎn)過程中報批的規(guī)程措施等并進(jìn)行整理歸檔，及時對技術(shù)與管理作全方面的總結(jié)、歸納，報送到生產(chǎn)技術(shù)科、機電科。
4.生產(chǎn)技術(shù)科具體負(fù)責(zé)范圍
(1)設(shè)計方面
工作面設(shè)計的依據(jù)，設(shè)計的優(yōu)缺點比較，該設(shè)計與相同或相似工作面對比有哪些突破和改進(jìn)，設(shè)計與施工有何差異，今后有哪些需要加以解決和借鑒之處，并與相近鄰或相似工作面比較進(jìn)行分析和總結(jié)。
(2)掘進(jìn)方面
①負(fù)責(zé)統(tǒng)計整理掘進(jìn)工作面的軌順、皮順、開切眼以及工作面其他輔助巷道的長度、支護(hù)形式、規(guī)格、用途、施工起止時間、工期;
②負(fù)責(zé)統(tǒng)計掘進(jìn)巷道的煤巖類別、掘進(jìn)頭數(shù);
③說明掘進(jìn)期間采取的新工藝、新技術(shù)取得的成績以及如何克服地質(zhì)構(gòu)造因素影響，掘進(jìn)期間頂?shù)装骞芾淼?
④對照設(shè)計分析本工作面在設(shè)計方面的不足，對設(shè)計進(jìn)行更改的原因，特別是改造巷、輔助巷等巷道的總量及布置理由，百萬噸掘進(jìn)率、單進(jìn)水平等各項指標(biāo)進(jìn)行分析，并與相鄰或相近工作面進(jìn)行比較。
(3)測量方面
工作面貫通后進(jìn)行導(dǎo)線貫通精度評定。
(4)底板注漿方面
①概述工作面頂、底板情況，預(yù)測手段與實際回采揭露的差別;
②統(tǒng)計注漿工程量、打鉆工程量;
③掘進(jìn)、回采及打鉆注漿過程中探放水、涌水情況等;
④底板改造的前期評價和后期總結(jié)。包括對2次物探、底板加固鉆孔設(shè)計，加固施工組織，存在的隱患及問題、注漿效果與相鄰工作面比較，以及對加固時間、回采時間安排等內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)。
(5)一通三防方面
①掘進(jìn)期間局部通風(fēng)管理;
②回采期間的通風(fēng)系統(tǒng)管理;
③通風(fēng)系統(tǒng)調(diào)整情況;
④掘進(jìn)及回采期間瓦斯涌出情況;
⑤開始掘進(jìn)至回采結(jié)束通風(fēng)設(shè)施的構(gòu)筑情況。
(6)回采方面
①工作面基本情況：工作面走向長度、傾斜長度、儲量、可采期、起止時間、水文地質(zhì)情況;
②工作面經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)：煤層厚度、采高、循環(huán)產(chǎn)量、日產(chǎn)量等;
③工作面月份產(chǎn)量完成指標(biāo)：實際完成情況，最高、最低、平均單產(chǎn)與相鄰工作面比較;
④工作面月份質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化情況;
(7)技術(shù)檔案的整理、綜合分析
①技術(shù)檔案的整理分析：收集工作面設(shè)計、開工報告、地質(zhì)報告、掘進(jìn)作業(yè)規(guī)程、安裝作業(yè)規(guī)程、回采作業(yè)規(guī)程，過斷層、薄煤帶的安全技術(shù)措施，過大斷層或薄煤帶的分析總結(jié)，以及工作面收尾措施、拆除規(guī)程;工作面結(jié)束后，通過平時建立的基礎(chǔ)資料對生產(chǎn)過程中采取的新工藝、新技術(shù)、發(fā)生的重大問題、采取的技術(shù)措施進(jìn)行總結(jié)分析;
②綜合分析：通過基礎(chǔ)資料的歸納總結(jié)和分類分項分析，對回采工作面從掘進(jìn)到底板注漿改造、安裝、回采、最后拆除結(jié)束，全部過程進(jìn)行總體評價，找出工作面管理的優(yōu)缺點，為下個面提供借鑒和參考。針對本面的產(chǎn)量計劃、接替計劃、施工組織、掘進(jìn)、安裝、回采、回撤等環(huán)節(jié)，對設(shè)備配套，回采工藝乃至工作面設(shè)計、巷道斷面布置、復(fù)雜地段回采措施、煤質(zhì)管理以及作業(yè)規(guī)程修改補充等方面進(jìn)行分析，各系統(tǒng)(主、輔助運輸、通風(fēng)、排水、供電等)設(shè)計是否合理，薄弱環(huán)節(jié)等存在原因及應(yīng)采取的對策等。
四、經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案管理
(一)各部門在日常工作中，要建立基礎(chǔ)臺賬，從工作面的掘進(jìn)到拆除結(jié)束，要詳細(xì)記錄。生產(chǎn)技術(shù)科每月進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案檢查中，把建立基礎(chǔ)臺賬作為一項重要檢查內(nèi)容納入到考核。
(二)各項費用的統(tǒng)計要準(zhǔn)確，掘進(jìn)、底板注漿、工作面的安裝、回采、工作面拆除等各項工作不是一個完整月份的，要按照天數(shù)折算。統(tǒng)計數(shù)據(jù)從掘進(jìn)到拆除結(jié)束要求有分項分月和累計數(shù)據(jù)。
(三)每月14日17：00前，各部門必須將上月經(jīng)濟(jì)技術(shù)分析報告以電子文檔形式送交生產(chǎn)技術(shù)科，紙質(zhì)版本由本單位打印保存。
(四)掘進(jìn)工作面施工結(jié)束后，經(jīng)有關(guān)單位聯(lián)合驗收，在30天之內(nèi)掘進(jìn)隊將經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案(圖紙、基礎(chǔ)資料、經(jīng)濟(jì)技術(shù)總結(jié)報告)紙質(zhì)、電子版形式一同送交生產(chǎn)技術(shù)科。每推遲一天罰款50元。
(五)采煤工作面安裝結(jié)束后，在30天之內(nèi)采煤隊將經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案(圖紙、基礎(chǔ)資料、安裝經(jīng)濟(jì)技術(shù)總結(jié)報告)紙質(zhì)、電子版形式一同送交生產(chǎn)技術(shù)科。每推遲一天罰款50元。
(六)工作面底板注漿加固工作結(jié)束后，在30天之內(nèi)探防隊將經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案(圖紙、基礎(chǔ)資料、經(jīng)濟(jì)技術(shù)總結(jié)報告)紙質(zhì)、電子版形式一同送交生產(chǎn)技術(shù)科。每推遲一天罰款50元。
(七)采煤工作面回撤結(jié)束后，在30天之內(nèi)采煤隊將經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案(圖紙、基礎(chǔ)資料、回采經(jīng)濟(jì)技術(shù)總結(jié)報告和回撤經(jīng)濟(jì)技術(shù)總結(jié)報告)紙質(zhì)、電子版形式一同送交生產(chǎn)技術(shù)科。每推遲一天罰款50元。
(八)采煤工作面回撤結(jié)束后30天之內(nèi)，機電科、企管科、安檢科、人勞科、調(diào)度室、生產(chǎn)科通風(fēng)組、生產(chǎn)科設(shè)計組、生產(chǎn)科地質(zhì)組、生產(chǎn)科采煤組、生產(chǎn)科掘進(jìn)組將經(jīng)濟(jì)技術(shù)總結(jié)分析紙質(zhì)、電子版形式一同送交生產(chǎn)技術(shù)科經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案管理負(fù)責(zé)人。每推遲一天罰款50元。
(九)基礎(chǔ)資料收集匯總后，按掘進(jìn)、回采、地質(zhì)防治水三大部分分別裝訂成冊。生產(chǎn)技術(shù)科對各專業(yè)經(jīng)濟(jì)技術(shù)總結(jié)進(jìn)行審核匯總，按照標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行排版裝訂成冊，最后形成一套完整的經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案資料，由生產(chǎn)技術(shù)科定期向礦檔案室移交，并辦理移交手續(xù)。
五、檢查與考核
(一)月度考核與獎罰
每月15日由總工程師牽頭，生產(chǎn)技術(shù)科組織生產(chǎn)科采煤、掘進(jìn)、設(shè)計、通風(fēng)、地質(zhì)防治水管理人員對各單位經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案整理情況進(jìn)行檢查，其中生產(chǎn)技術(shù)科采煤、掘進(jìn)、通風(fēng)、地質(zhì)防治水管理人員負(fù)責(zé)對相關(guān)區(qū)隊進(jìn)行檢查，生產(chǎn)技術(shù)科采煤、設(shè)計管理人員負(fù)責(zé)對相關(guān)科室進(jìn)行檢查。并對檢查結(jié)果進(jìn)行評比打分，根據(jù)得分按區(qū)隊和科室從高向低進(jìn)行排名，對獲得第一、第二名區(qū)隊，每次分別獎勵其經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案管理人員1200元、900元，獎勵單位負(fù)責(zé)人800元、600元。對得分倒數(shù)第一的區(qū)隊，對其經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案管理人員和其單位負(fù)責(zé)人罰款300元;對獲得第一、第二名的科室，分別獎勵其經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案管理人員900元、600元，獎勵單位負(fù)責(zé)人600元、400元。對得分倒數(shù)第一的科室，對其經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案管理人員和單位負(fù)責(zé)人罰款200元。月度經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案未進(jìn)行總結(jié)的單位，對其經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案管理人員和單位負(fù)責(zé)人罰款500元。獎罰結(jié)果由生產(chǎn)技術(shù)科每月造表報礦長審批后由人勞科執(zhí)行。
(二)經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案管理人員的獎罰
對于未按規(guī)定參加檢查的經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案工作人員，每次罰款100元，對在公司經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案檢查中提出批評的部分，按照責(zé)任劃分，將給予相關(guān)單位經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案負(fù)責(zé)人500元罰款。
每半年由總工程師召開礦經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案工作總結(jié)評價會，對于經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案工作取得明顯進(jìn)步的，有顯著成績的，視工作人員日常工作及每月檢查問題情況，將給予經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案工作人員1000-1500元的獎勵。
(三)工作面結(jié)束后總結(jié)材料的評比與獎罰
工作面結(jié)束后進(jìn)行一次總結(jié)評比打分，由生產(chǎn)技術(shù)科經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案管理小組嚴(yán)格按照“xx煤礦工作面總結(jié)材料檢查評分標(biāo)準(zhǔn)”對有關(guān)單位總結(jié)材料進(jìn)行評比打分，根據(jù)評比結(jié)果對各單位經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案管理人員進(jìn)行獎勵，對得分≥95分的單位經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案管理人員獎勵1000元，90分≤得分<95分的單位經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案管理人員獎勵800元，80分≤得分<90分的單位經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案管理人員不獎不罰，對得分小于80分的單位經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案管理人員罰款400元。對于未按規(guī)定時間報送總結(jié)材料單位，每推遲1天對其單位經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案負(fù)責(zé)人罰款100元。獎罰結(jié)果由生產(chǎn)技術(shù)科造表報礦長審批后由人勞科執(zhí)行。
(四)在集團(tuán)公司組織的經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案檢查評比中，獲得前三名的對相關(guān)責(zé)任科室經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案管理及工作人員分別獎勵5萬元、4萬元、3萬元，由生產(chǎn)技術(shù)科造表報礦長審批后由人勞科執(zhí)行。
(五)每個回采工作面結(jié)束后，召開由總工程師主持，礦長及相關(guān)人員參加的總結(jié)分析會，指出存在的問題，改進(jìn)的方法，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)與技術(shù)檔案的不斷完善。主持人負(fù)責(zé)對每個單位在經(jīng)濟(jì)、技術(shù)檔案建立過程效果進(jìn)行評價。
第3篇 z建設(shè)集團(tuán)公司審計檔案管理辦法
第一章總則
第一條為了加強集團(tuán)公司審計檔案管理工作,規(guī)范審計檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、統(tǒng)計及銷毀等,以利于嚴(yán)守集團(tuán)機密。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《審計署關(guān)于內(nèi)部審計工作的規(guī)定》、《中國內(nèi)部審計準(zhǔn)則》及《甘肅第五建設(shè)集團(tuán)公司內(nèi)部審計工作規(guī)定》,結(jié)合工作實際,制定本辦法。
第二條審計檔案是內(nèi)部審計機構(gòu)在進(jìn)行審計活動中直接形成的、具有保存價值的、各種形式的歷史記錄。
第二章收集整理
第三條審計檔案應(yīng)當(dāng)按照層次進(jìn)行分類收集。審計檔案層次分類主要有:
(一)審計計劃和結(jié)果管理類資料;
(二)審計工作底稿、基礎(chǔ)歸納、匯總論述類資料;
(三)審計原始摘錄、內(nèi)外部證明類資料;
(四)被審計單位提供原始類及復(fù)制類資料。
第四條審計工作底稿資料應(yīng)記錄審計程序?qū)嵤┻^程、審計事項核實、復(fù)核意見、審計初步評價意見等,審計底稿還應(yīng)注明審計項目相關(guān)信息、審計外勤內(nèi)勤時間等基本審計信息。
第五條審計檔案整理應(yīng)當(dāng)及時、規(guī)范有序,建立索引編碼;明確專人負(fù)責(zé)審計檔案的管理。
第三章復(fù)查審核
第六條審計工作底稿等資料都應(yīng)經(jīng)過審核,應(yīng)保持謹(jǐn)慎性。
第七條審計工作底稿等資料審查應(yīng)由內(nèi)審機構(gòu)負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé),也可授權(quán)有關(guān)人員審查。
第八條審計檔案應(yīng)有記錄及復(fù)核人員簽署。
第九條審計檔案應(yīng)保持完整性,層次分明。
第十條健全審計工作檔案復(fù)核制度,提高審計工作質(zhì)量。
第四章立卷歸檔
第十一條審計工作結(jié)束后,應(yīng)當(dāng)立卷歸檔,建立審計項目檔案,由審計人員按審計項目進(jìn)行整理組卷,封面項目填寫齊全,書寫工整、裝訂牢固、四邊整齊。
第十二條審計檔案資料包括,但不限于:
(一)審計報告、審計結(jié)果溝通書及管理聲明書;
(二)審計決定書、審計處理處罰書及審計建議書;
(三)被審計單位整改報告及附件資料;
(四)審計組相關(guān)說明及被審計單位執(zhí)行審計決定情況;
(五)審計實施方案及審計通知;
(六)審計調(diào)查、復(fù)查或后續(xù)審計資料;
(七)內(nèi)外部審計證據(jù)和工作底稿分項資料;
(八)被審計單位提供的原始或復(fù)制資料;
(九)審計過程形成筆錄、信函、紀(jì)要及舉報等相關(guān)資料。
第十三條審計檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記造冊,檔案管理人員發(fā)生變動時,應(yīng)按照審計工作規(guī)定辦理移交手續(xù)。
第五章保管使用
第十四條審計檔案的保管期限分為永久、定期兩類,凡涉及集團(tuán)重大投資、重要審計發(fā)現(xiàn)和由董事會下達(dá)的重大審計項目形成的審計檔案應(yīng)作永久保存。
第十五條審計檔案由內(nèi)審機構(gòu)負(fù)責(zé)保存管理,審計人員應(yīng)恪守保密原則。
審計檔案一般不對外調(diào)閱,任何調(diào)用行為,都要經(jīng)過內(nèi)審機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),報經(jīng)集團(tuán)公司董事會同意。
第十六條在工作需要時,依照調(diào)用程序并得到集團(tuán)公司董事會批準(zhǔn)及征求法律顧問意見后,提供給外部審計或司法部門。
第十七條審計檔案管理應(yīng)嚴(yán)格依法依規(guī)進(jìn)行。
第六章附則
第十八條本辦法可根據(jù)具體情況適時修訂完善。
第十九條本辦法自2023年11月1日起施行。本辦法是對2007年10月1日制定印發(fā)的審計檔案管理辦法,經(jīng)過研究修訂形成,原辦法同時廢止。
第二十條本辦法由集團(tuán)公司審計機構(gòu)負(fù)責(zé)解釋。
第4篇 文書檔案管理規(guī)定辦法
文書檔案管理規(guī)定
一、根據(jù)上級關(guān)于貫徹《中華人民共和國檔案法》及其實施方法的決定和有關(guān)檔案工作的指示,結(jié)合本院實際,特制定本制度,以加強本院文書檔案工作。
二、堅持檔案工作實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),集中管理”的原則,本院設(shè)文書檔案室和機要文書檔案員,由院辦公室領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)一管理本院的文書檔案。
三、機要文書檔案員簡稱機要文書,要認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針、政策,貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章制度,積極學(xué)習(xí)檔案科技知識,刻苦鉆研檔案業(yè)務(wù),不斷提高檔案業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量,以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度對待檔案工作,保證工作任務(wù)的完成。無特殊情況,機要文書檔案人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定。
四、機要文書不僅具體管理文書檔案和檔案室,而且負(fù)責(zé)對本院各業(yè)務(wù)部門的文件資料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),并從實際出發(fā),制訂、補訂或修訂必要的規(guī)章制度,加強文書檔案和檔案室的管理基礎(chǔ)工作。
五、檔案室應(yīng)做好文書檔案的收集和接收工作。并應(yīng)于每年四月份前將上年具有保存價值的文件資料進(jìn)行歸檔。
有保存價值的文件資料,是指具有現(xiàn)實查考使用價值和對學(xué)院改革、發(fā)展、建設(shè)等辦學(xué)建?；顒佑醒芯績r值的文件資料。
六、各業(yè)務(wù)部門應(yīng)主動在每年第一季度內(nèi)將具有保存價值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個人既不得把規(guī)定不歸檔的資料擅自歸檔,又不得把具有保存價值的文件資料據(jù)為已有,或者拒絕歸檔。
七、送文書檔案室的文件資料應(yīng)符合下列要求:
⒈ 歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復(fù)印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶,都必須齊全完整。
⒉ 歸檔的書面文件資料手寫文稿,不得用圓珠筆、復(fù)寫筆、彩色筆書寫,不得采用紅墨水書寫。出現(xiàn)上述情況,機要文書應(yīng)及時要求有關(guān)部門或人員進(jìn)行重抄或復(fù)制。
八、機要文書應(yīng)對移送到文書檔案室的外來文件資料和本院在工作活動中形成的全部檔案進(jìn)行科學(xué)的分類、加工整理和保管。對每年進(jìn)入檔案室的檔案必須及時進(jìn)行整理、編目和續(xù)排等工作。
九、檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計工作,對檔案的進(jìn)入、移出、保管、改進(jìn)、修補、銷毀和利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計,并按照上級規(guī)定,報送檔案基本情況統(tǒng)計表。
必要時,此項工作可在秘書和綜合統(tǒng)計人員協(xié)助下完成。
十、機要文書應(yīng)編制本院的《檔案資料期限表》,經(jīng)校主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。
十一、本院應(yīng)定期對超過保管期限的檔案資料進(jìn)行鑒定。鑒定檔案資料必須在院辦公室主任的主持下,組成專門鑒定小組進(jìn)行,鑒定工作結(jié)束后,應(yīng)提出工作報告,并對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案資料進(jìn)行登記造冊,報送院長或經(jīng)主管院領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后銷毀。
十二、檔案室應(yīng)力求逐步做到有能夠最大限度地保持檔案資料長期完整性的保管條件的技術(shù)組織措施。有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防丟失、防撕頁或換頁、防隨意涂改和防斑點、褪色或字跡模糊等的設(shè)施。
機要文書要定期檢查存放檔案室內(nèi)的檔案資料狀況,對字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破碎的檔案資料必須及時進(jìn)行恢復(fù)、修補或復(fù)制。
十三、機要文書應(yīng)編制檔案室存放的檔案資料的《檔案目錄》、《案卷文件目錄》和有關(guān)專題目錄,建立檔案資料目錄總冊。
十四、檔案室應(yīng)利用總存檔案編寫各種參考資料,主動開展檔案利用工作,為學(xué)院的管理、改革、發(fā)展建設(shè)服務(wù),并注意掌握檔案的利用效果。
十五、應(yīng)建立檔案室管理制度,檔案室保密制度,檔案室借閱制度等。
十六、檔案室對本院形成文件需要收集兩份,匯集起來,編訂成冊,一套作立卷歸檔,一套供利用(查閱、摘錄、復(fù)制),以保證檔案的安全和方便利用。
十七、對上級規(guī)定移交的檔案,必須按照上級要求及時辦理移交手續(xù),做好檔案連同案卷目錄等移交工作。
十八、對上級發(fā)下的文件及其復(fù)制件,需要借給或送給國內(nèi)的其他單位,必須報請發(fā)文單位書面批準(zhǔn),對本院形成的文件,需要與國內(nèi)的其他單位交流或交換,⑴對于規(guī)章制度,可通過學(xué)院檔案室統(tǒng)一辦理,其他部門和人員不得擅自處理;⑵對學(xué)院的規(guī)劃、計劃、工作總結(jié)等文件材料,必須經(jīng)院長簽準(zhǔn)后,由學(xué)院檔案室統(tǒng)一對外辦理。
十九、不論是上級發(fā)下的文件及其復(fù)制件,還是本院的文件及其復(fù)制件,凡對國外單位和個人借閱、交換等,必須報請上級主管機關(guān)書面批準(zhǔn)后才能通過檔案室辦理。
二十、任何部門和個人利用檔案資料,未經(jīng)院長或上級機關(guān)書面批準(zhǔn),不得擅自公布。
二十一、對檔案的收集、整理、利用服務(wù)、保護(hù)和管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化,以及信息資源的開發(fā)等,做出顯著成績的部門和個人,學(xué)院予以獎勵。
二十二、對損毀、丟失和擅自抄錄、復(fù)制、偽造、涂改、撕(換)頁、外傳或外送、公布檔案者及玩忽職守者,必須依據(jù)性質(zhì)和情節(jié)予以行政處分或賠償損失。屬于《中華人民共和國檔案法》第二十四條所列行為者,按規(guī)定辦理。
二十三、機要文書檔案人員調(diào)動工作時,必須在離開本崗前辦好交接手續(xù)。
第5篇 某電網(wǎng)公司檔案管理辦法
1 總則
1.1為加強貴州電網(wǎng)公司(以下簡稱公司)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化,充分發(fā)揮各類檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營和管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法規(guī)和南方電網(wǎng)公司的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實際,制定本辦法。
1.2檔案管理是公司基礎(chǔ)管理工作的組成部分,是維護(hù)公司合法權(quán)益,記載公司發(fā)展過程的一項重要工作。檔案是公司資產(chǎn)的一部分,受國家法律保護(hù)。各單位有承擔(dān)保護(hù)檔案的義務(wù)。
1.3公司的檔案不向社會開放,只限于公司工作活動中使用。檔案管理部門要嚴(yán)格執(zhí)行國家和公司的保密規(guī)定,防止檔案的失密、泄密。
1.4對在工作中不負(fù)責(zé)任,違反本辦法,造成檔案失損、損毀的,依照公司有關(guān)規(guī)定處理;觸犯《檔案法》、《刑法》的依法追究刑事責(zé)任。
2適用范圍
本辦法適用于公司所屬各單位。
3定義
3.1公司檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、工程建設(shè)、科學(xué)研究等活動中直接形成的,具有保存和利用價值的文件材料、圖表、照片、錄音(像)帶、光盤、電子等不同形式、不同載體的原始記錄。
3.2特殊載體主要指載體類型為非紙介質(zhì)的檔案。
4管理職責(zé)
4.1公司檔案管理工作接受南方電網(wǎng)公司的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),實行以本行業(yè)管理為主,地方檔案行政管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)為輔的管理體制,實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。
4.2公司辦公室是公司檔案的歸口管理部門。
4.2.1貫徹執(zhí)行國家檔案局以及上級機關(guān)頒布的有關(guān)檔案工作的政策、法規(guī)和規(guī)定,制定公司及所屬單位檔案管理工作規(guī)范、制度及實施辦法。
4.2.2負(fù)責(zé)對公司各部門及所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo),交流和推廣公司檔案工作經(jīng)驗。
4.2.3收集、保管本單位各類檔案。
4.2.4進(jìn)行檔案修復(fù),延長檔案壽命,并負(fù)責(zé)組織檔案鑒定和銷毀工作。
4.2.5組織所屬單位檔案管理人員的培訓(xùn)工作。
4.2.6參與本單位系統(tǒng)科研成果、技術(shù)鑒定、工程竣工等項目文件資料的驗收工作。
4.2.7做好檔案統(tǒng)計和檔案資料開發(fā)利用工作,積極提供各類檔案資料信息,為公司發(fā)展服務(wù)。
4.2.8負(fù)責(zé)組織實施檔案管理現(xiàn)代化工作,建設(shè)公司數(shù)字檔案館。
5 歸檔
5.1公司單位(部門)的檔案由形成部門負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔,單位檔案部門負(fù)責(zé)對檔案的收集、整理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo),對接收進(jìn)檔案室的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理并提供利用。
5.2各單位辦公室應(yīng)加強對法律文書歸檔工作的指導(dǎo)、督促和審查。
5.3各單位的部門專兼職檔案員應(yīng)及時將辦理完畢的、應(yīng)歸檔的資料收集齊全,按照歸檔文件整理規(guī)則和檔案分類進(jìn)行整理后在規(guī)定的時間內(nèi)統(tǒng)一向檔案室移交。對不符合歸檔要求的,檔案管理部門有權(quán)提出整改意見、限期整改。
5.4歸檔范圍包括本單位在各項工作活動中形成的,已辦理完畢,具有查考利用價值的文字、圖紙、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件、獎狀、獎旗、獎杯、題詞和字畫等。(詳參見《科技檔案歸檔文件指導(dǎo)目錄》及《貴州電網(wǎng)公司本部文書檔案歸檔范圍、時間及保管期限表》)
5.5歸檔要求
5.5.1歸檔的文件和材料要求齊全、完整和準(zhǔn)確。各部門應(yīng)注意日常工作中歸檔材料的形成和積累,做好收集整理工作,檔案部門有權(quán)要求歸檔材料形成部門提供相應(yīng)的資料,任何部門和個人不得以任何借口拒交文件。
5.5.2歸檔部門將歸檔文件按照歸檔規(guī)范在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入,打印移交目錄向檔案室移交。
5.6歸檔時間
5.6.1文書檔案(含信訪檔案、合同檔案、審計檔案、0-5大類照片檔案)每年3月份以前移交上年的檔案。
5.6.2科技檔案在項目竣工(成果鑒定)3個月之內(nèi)向檔案室移交。
5.6.3會計檔案每年12月底以前移交在財務(wù)部門保管了一年的檔案(例如2008年12月底以前移前2006年的檔案)。
5.6.4榮譽類、紀(jì)念品類實物檔案在收到后一周內(nèi)移交歸檔;證件類實物檔案每年1月份以前移交;印章類實物檔案在印章作廢一月內(nèi)移交歸檔。
5.6.5錄音文件的歸檔時間為錄制完成一周之內(nèi)移交歸檔。
6歸檔方式
6.1文書檔案采取檔案管理部門與檔案形成部門結(jié)合立卷的方式,即各部門兼職檔案員按照檔案室安排的時間,在檔案室的指導(dǎo)下對本部門的帳外文件進(jìn)行補充錄入,對本部門的檔案進(jìn)行整理、編號,檔案室裝盒入庫上架。
6.2科技檔案由歸檔部門兼職檔案員在專職檔案員的指導(dǎo)下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入歸檔案卷及文件,對文件進(jìn)行整理并立卷,打印文件移交目錄,檔案室對案卷進(jìn)行編目并入庫上架。
6.3會計檔案由財務(wù)部門兼職檔案員在專職檔案員的指導(dǎo)下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入會計檔案,對會計憑證、工資冊、對帳單、帳簿、報表進(jìn)行整理、裝訂,打印移交目錄,檔案室對案卷進(jìn)行編目并入庫上架。
6.4照片檔案由各拍攝者在專業(yè)檔案員的指導(dǎo)下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入照片檔案并對一組關(guān)聯(lián)照片進(jìn)行組合,打印照片移交目錄,檔案室對照片檔案進(jìn)行整理、裝冊并入庫上架。
6.5錄音文件檔案由錄音者在專業(yè)檔案員的指導(dǎo)下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入錄音文件,打印錄音文件移交目錄,檔案室對錄音文件進(jìn)行整理入庫。
6.6實物檔案由各部門兼職檔案員在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入實物檔案,打印移交目錄,檔案室拍攝實物檔案照片并與目錄掛接,對實物檔案進(jìn)行編號并入庫。
6.7光盤檔案由歸檔部門將電子數(shù)據(jù)按照年度或項目刻錄光盤,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入光盤檔案,打印移交目錄,檔案室對光盤檔案進(jìn)行編號并入庫。
6.8各類檔案的歸檔方式和流程嚴(yán)格按照《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》(以下簡稱“規(guī)范”)中的相關(guān)要求執(zhí)行。
6.9歸檔流程所涉及的部門有責(zé)任按時完成在歸檔過程中所承擔(dān)的工作,保障檔案收集的齊全、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、及時和高效。
7檔案的分類
7.1各類檔案的整理和編目工作要遵循《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》中的整理規(guī)則、著錄信息和目錄格式規(guī)范。
7.2公司的檔案分類、編碼設(shè)置與實際工作密切結(jié)合,根據(jù)國家檔案局對企業(yè)檔案分類管理和南方電網(wǎng)公司對分類表的統(tǒng)一要求,以公司全部檔案為對象,遵循檔案形成的規(guī)律,依據(jù)公司職能,本著便于保管和利用的原則進(jìn)行分類。
7.3公司檔案共設(shè)置五大門類14個檔案類型。
7.3.1文書檔案。包括:0黨群工作,1行政管理,2經(jīng)營管理,3生產(chǎn)技術(shù)管理,4財務(wù)審計和5人事勞資,六個一級類目。
7.3.2會計檔案。會計帳務(wù)類檔案屬于4大類財務(wù)審計類目下,但由于其管理方式與文書檔案不同,因此單獨設(shè)為一個門類。各單位可結(jié)合自身實際,根據(jù)其形成特點,增設(shè)類型分別編目、排架。
7.3.3科技檔案。包括:電力系統(tǒng)生產(chǎn)調(diào)度(6大類),科學(xué)技術(shù)研究(7大類),基本建設(shè)(8大類),設(shè)備儀器(9大類)。
7.3.4特殊載體檔案。其在傳統(tǒng)的10個一級類目的管理范疇,在內(nèi)容和分類上屬于上述0-9大類類目,但由于存載體形式的不同,其保管方式也不同,因此在實際管理時設(shè)立單獨的門類進(jìn)行管理,包括:照片檔案、磁性載體檔案、錄音文件、實物檔案和電子文件光盤。其分類代字如下:
特殊載體檔案名稱
代字
照片檔案
zp
磁性載體檔案
c*
錄音文件
ly
實物檔案
sw
光盤
gp
7.3.5電子類文件(ed)。
8 檔案管理
8.1根據(jù)《檔案法》第十三條規(guī)定,為便于檔案的管理和利用,檔案室應(yīng)建立健全各項規(guī)章制度,并制定嚴(yán)格的考核和獎懲辦法。檔案管理制度主要有《庫房管理制度》、《電子檔案保管制度》、《保密工作制度》、《統(tǒng)計制度》、《鑒定、銷毀制度》等。
8.2檔案室要設(shè)置規(guī)范的檔案專用庫房及檔案柜架。必須做到“三室分設(shè)”,即檔案室(庫)、工作室、閱覽室。檔案庫必須堅固、嚴(yán)密,做到防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防磁。
8.3檔案室須配備溫(濕)度控制設(shè)備、計算機、復(fù)印機、激光掃描儀、打印機及影像設(shè)備等。
8.4各種載體的檔案進(jìn)入庫房前必須進(jìn)行檢查和必要的技術(shù)處理,定期進(jìn)行庫藏檔案的清理和核對工作,發(fā)現(xiàn)情況,立即采取搶救措施。
8.5公司部門要定期對檔案的接收、移出、保管數(shù)量和狀況及利用情況進(jìn)行統(tǒng)計。
9檔案的開發(fā)利用
9.1開發(fā)利用檔案信息是檔案工作的重要任務(wù)。檔案部門要積極開展檔案信息開發(fā)、利用工作,嚴(yán)格執(zhí)行檔案開發(fā)利用的相關(guān)制度和規(guī)范,為公司各項工作服務(wù)。檔案的開發(fā)利用制度和規(guī)范主要有《檔案借閱制度》、《檔案編研工作規(guī)范》
9.2檔案部門要積極主動配合檔案利用者,并為其提供方便。公司檔案室可根據(jù)檔案特點及工作需要,重點編寫具有參考價值的資料。如:全宗介紹、年鑒、專題介紹、科研項目及成果簡介等。
9.3檔案的開發(fā)與利用必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度。若有違反者,按國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。
10 附則
10.1本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
10.2本辦法自印發(fā)之日起實行。
10.3《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》《貴州電網(wǎng)公司檔案管理工作規(guī)范》《貴州電網(wǎng)公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)管理規(guī)范》《檔案目錄格式、標(biāo)準(zhǔn)表單》是本辦法的具體管理規(guī)范,與本檔案管理辦法具有相同的效力。
第6篇 會計檔案管理規(guī)定辦法
會計檔案管理規(guī)定
第一條
會計檔案是會計核算的專業(yè)材料,包括會計憑證、會計帳薄和財務(wù)報告等。它是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),是國家檔案的重要組成部分,也是各企業(yè)的主要檔案之一。
第二條
按照《會計檔案管理辦法》會計檔案管理工作必須做到制度完備、資料完整、安全保密、入檔及時、存入有序、專人保管。
第三條 會計檔案的范圍
1、會計憑證:包括原始憑證、記賬憑證、其他會計憑證。
原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員直接取得或者填制,用以表明某項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或其完成情況并明確有關(guān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任的一種憑證。原始憑證是填制記賬憑證或登記賬薄的原始依據(jù),是重要的會計核算資料。原始憑證包括從外單位取得的原始憑證和自制原始憑證兩種。
記賬憑證是對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按其性質(zhì)加以歸類,確定會計分錄,并據(jù)以登記會計賬薄的憑證。
其他會計憑證是指以上憑證之外的憑證。
2、會計賬簿是指以會計憑證為依據(jù),全面、連續(xù)地記錄一個單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),對大量分散的數(shù)據(jù)或資料進(jìn)行歸類整理,逐步加工成有用會計信息的簿籍。它是編制會計報表的重要依據(jù)。會計帳簿:包括日記帳、明細(xì)帳、總帳、各種輔助帳。
3、財務(wù)報告指用來反映會計實體的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件,包括會計報表、附表以及財務(wù)情況說明書等。會計報表包括月、季、年度會計報表及附注。
4、其他類會計檔案包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊等。其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料是指與會計核算有關(guān)的重要資料。
第四條 會計檔案的立卷和保管
1、會計檔案的分類和編號。會計檔案可分為四類:會計憑證類、會計帳簿類、會計報表類和其它類,根據(jù)四類檔案進(jìn)行分級編號管理。
2、財務(wù)部門按照上述歸類和編號負(fù)責(zé)整理立卷。會計檔案均應(yīng)采用硬紙卷盒(或卷皮)進(jìn)行包裝。
3、會計檔案的移交。會計檔案在會計年度終了后由財務(wù)部門保管一年,以備隨時查閱,滿一年后,有單獨檔案部門的,同財務(wù)部門編造清冊移交檔案部門保管。
4、檔案部門對所保管的會計檔案應(yīng)建立“會計檔案保管清冊”由會計檔案經(jīng)管人負(fù)責(zé)登記。
5、會計檔案的存放。應(yīng)按照上述分類和卷盒編號分類順序存放。存放地點應(yīng)注意防火、防潮、防污、防竊、防蛀、防鼠。
6、會計檔案的清點和檢查要每年進(jìn)行一次,檢查檔案完整、借閱情況及安排情況,以及保管期滿應(yīng)處理的檔案,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。
7、各種會計檔案的保管期限要按規(guī)定執(zhí)行。
第五條 會計檔案的調(diào)閱
1、本公司人員調(diào)閱會計檔案,要經(jīng)主管會計同意;外單位人員調(diào)閱會計檔案要有正式介紹信,并經(jīng)會計主管或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn);會計檔案原件不得外借。
2、調(diào)閱會計檔案須填寫會計檔案調(diào)閱登記簿,需要復(fù)印的要經(jīng)本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)同意并進(jìn)行登記,查閱過程中檔案管理人員不得離開現(xiàn)場。調(diào)閱人員不得在案卷中勾、劃、涂、抹,不得抄錄與調(diào)閱無關(guān)的內(nèi)容。
第六條 會計檔案的銷毀
1、對保管期滿的會計檔案,要按照規(guī)定由檔案部門提出銷毀意見會同財會部門共同鑒定,嚴(yán)格審查,對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證應(yīng)抽出另立卷,保管到確無保存價值時再進(jìn)行銷毀。
2、對按規(guī)定可以銷毀的檔案,應(yīng)編造“會計檔案銷毀清冊”,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查,報上級主管單位批準(zhǔn)后銷毀,檔案銷毀時應(yīng)由財會部門和檔案部門共同派員監(jiān)銷,監(jiān)銷人員在銷毀檔案之前應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點核對,并在銷毀清冊上簽名蓋章,銷毀清冊一式三份,分別由檔案、財會、上級主管單位保留。
第7篇 大學(xué)學(xué)生檔案管理辦法
大學(xué)學(xué)生檔案管理辦法
學(xué)生檔案是如實記載學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活、成長的記錄，為了貫徹黨的教育方針，真正落實國家頒布的《教育法》，加強對學(xué)生的思想教育和各方面的管理；更好地了解、考察和培養(yǎng)學(xué)生為學(xué)生畢業(yè)后用人單位的錄用起到積極的作用；為了準(zhǔn)確無誤的整理保管每一名學(xué)生的檔案材料內(nèi)容，特制定本辦法
一、管理原則
學(xué)生檔案管理實行全校學(xué)生檔案集中統(tǒng)一管理，切實維護(hù)學(xué)生檔案的完整性和真實性。
二、學(xué)生檔案歸檔范圍
1、學(xué)生高考資料
2、高等學(xué)校畢業(yè)生體檢表
3、高等學(xué)校畢業(yè)生登記表
4、入團(tuán)志愿書
5、入黨申請書、志愿書及考核、培養(yǎng)、調(diào)查材料
6、學(xué)生獎懲材料
7、學(xué)生學(xué)籍異動材料
8、成績總表
9、學(xué)生教育實習(xí)、畢業(yè)實習(xí)考核成績評定表
10、其它
三、學(xué)生檔案管理人員工作職責(zé)
1、負(fù)責(zé)對各學(xué)院、部門的學(xué)生檔案材料的整理進(jìn)行指導(dǎo)、督促，在每年十二月對學(xué)生檔案的收集整理進(jìn)行檢查、考核。
2、積極提供利用并辦理檔案的查閱。
3、保管好學(xué)生檔案，遵守保密制度，保證學(xué)生檔案的安全。
4、做好學(xué)生檔案的進(jìn)出、交接和轉(zhuǎn)遞工作。
5、辦理其他有關(guān)事宜。
四、部門學(xué)生檔案管理工作職責(zé)
1、各學(xué)院按各自職責(zé)范圍收集和整理相關(guān)學(xué)生檔案材料。
2、學(xué)生檔案材料一律用鋼筆或毛筆書寫。
3、學(xué)生在校期間形成的檔案材料由各學(xué)院收集保管，并在每年十一月底以前完成上一學(xué)年度形成的檔案材料的整理。
五、學(xué)生檔案的查閱
1、查閱人需持有關(guān)證件在閱覽室查閱，不允許將檔案帶出閱覽室。
2、查檔人不允許在檔案上圈劃、涂抹、篡改、批注，不得抽出檔案材料，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。
3、檔案原則上不外借，如必須借出使用時，要說明理由，經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限期歸還。
4、查閱學(xué)生檔案一般限對學(xué)工處、保衛(wèi)處、教務(wù)處、各學(xué)院。
六、學(xué)生檔案的交接與轉(zhuǎn)遞
1、每年各類招生結(jié)束后，有關(guān)部門（招生辦或教務(wù)處）應(yīng)及時將學(xué)生檔案移交。移交過程中，必須認(rèn)真清點、核對，并辦理交接手續(xù)。
2、招生過程中和招生結(jié)束后，凡涉及學(xué)生退檔，須經(jīng)招生辦同意后，辦理有關(guān)退檔手續(xù)。
3、學(xué)生畢業(yè)派遣后，學(xué)生管理科在一個月內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)至畢業(yè)生就業(yè)單位或?qū)W生入學(xué)時的生源所在地畢業(yè)生分配辦公室或人才交流機構(gòu)，如有特殊情況，需將檔案保留在校的，經(jīng)有關(guān)部門同意后，按學(xué)校代管檔案辦法辦理。
4、檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)辦理登記手續(xù)，填寫“轉(zhuǎn)遞通知單”，通過機要（特快專遞）轉(zhuǎn)遞檔案，“轉(zhuǎn)遞通知單”回執(zhí)返回后應(yīng)及時整理并歸檔備查。
5、學(xué)生檔案轉(zhuǎn)出一律不對學(xué)生個人和家長。檔案接收單位到校領(lǐng)取檔案必須持有公函，并由領(lǐng)取人簽名。
（1）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)，應(yīng)憑轉(zhuǎn)學(xué)審批表和招生錄取名單，辦理檔案的轉(zhuǎn)出或轉(zhuǎn)入手續(xù)；
（2）學(xué)生考入高一級院校，憑錄取學(xué)校的錄取通知書或調(diào)檔函辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)；
（3）根據(jù)國家關(guān)于畢業(yè)生就業(yè)政策的規(guī)定，逾期未落實工作單位的學(xué)生檔案將轉(zhuǎn)至生源所在地畢業(yè)生就業(yè)主管部門保管；
（4）檔案的轉(zhuǎn)遞應(yīng)由工作人員專送或通過機要郵寄，學(xué)生本人或其委托人不得自帶。
第8篇 某酒店員工檔案管理辦法
第9篇 某某廣電物業(yè)公司檔案管理辦法
某廣電物業(yè)公司檔案管理辦法(暫行)
一、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度需存檔的文書檔案并履行清交手續(xù)。
二、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人,檔案責(zé)任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。
三、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀(jì)要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)以及添
第10篇 電網(wǎng)公司檔案管理辦法
1 總則
1.1為加強貴州電網(wǎng)公司（以下簡稱公司）檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，充分發(fā)揮各類檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營和管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法規(guī)和南方電網(wǎng)公司的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際，制定本辦法。
1.2檔案管理是公司基礎(chǔ)管理工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益，記載公司發(fā)展過程的一項重要工作。檔案是公司資產(chǎn)的一部分，受國家法律保護(hù)。各單位有承擔(dān)保護(hù)檔案的義務(wù)。
1.3公司的檔案不向社會開放，只限于公司工作活動中使用。檔案管理部門要嚴(yán)格執(zhí)行國家和公司的保密規(guī)定，防止檔案的失密、泄密。
1.4對在工作中不負(fù)責(zé)任，違反本辦法，造成檔案失損、損毀的，依照公司有關(guān)規(guī)定處理；觸犯《檔案法》、《刑法》的依法追究刑事責(zé)任。
2適用范圍
本辦法適用于公司所屬各單位。
3定義
3.1公司檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、工程建設(shè)、科學(xué)研究等活動中直接形成的，具有保存和利用價值的文件材料、圖表、照片、錄音（像）帶、光盤、電子等不同形式、不同載體的原始記錄。
3.2特殊載體主要指載體類型為非紙介質(zhì)的檔案。
4管理職責(zé)
4.1公司檔案管理工作接受南方電網(wǎng)公司的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，實行以本行業(yè)管理為主，地方檔案行政管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)為輔的管理體制，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。
4.2公司辦公室是公司檔案的歸口管理部門。
4.2.1貫徹執(zhí)行國家檔案局以及上級機關(guān)頒布的有關(guān)檔案工作的政策、法規(guī)和規(guī)定，制定公司及所屬單位檔案管理工作規(guī)范、制度及實施辦法。
4.2.2負(fù)責(zé)對公司各部門及所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，交流和推廣公司檔案工作經(jīng)驗。
4.2.3收集、保管本單位各類檔案。
4.2.4進(jìn)行檔案修復(fù)，延長檔案壽命，并負(fù)責(zé)組織檔案鑒定和銷毀工作。
4.2.5組織所屬單位檔案管理人員的培訓(xùn)工作。
4.2.6參與本單位系統(tǒng)科研成果、技術(shù)鑒定、工程竣工等項目文件資料的驗收工作。
4.2.7做好檔案統(tǒng)計和檔案資料開發(fā)利用工作，積極提供各類檔案資料信息，為公司發(fā)展服務(wù)。
4.2.8負(fù)責(zé)組織實施檔案管理現(xiàn)代化工作，建設(shè)公司數(shù)字檔案館。
5 歸檔
5.1公司單位（部門）的檔案由形成部門負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔，單位檔案部門負(fù)責(zé)對檔案的收集、整理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，對接收進(jìn)檔案室的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理并提供利用。
5.2各單位辦公室應(yīng)加強對法律文書歸檔工作的指導(dǎo)、督促和審查。
5.3各單位的部門專兼職檔案員應(yīng)及時將辦理完畢的、應(yīng)歸檔的資料收集齊全，按照歸檔文件整理規(guī)則和檔案分類進(jìn)行整理后在規(guī)定的時間內(nèi)統(tǒng)一向檔案室移交。對不符合歸檔要求的，檔案管理部門有權(quán)提出整改意見、限期整改。
5.4歸檔范圍包括本單位在各項工作活動中形成的，已辦理完畢，具有查考利用價值的文字、圖紙、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件、獎狀、獎旗、獎杯、題詞和字畫等。（詳參見《科技檔案歸檔文件指導(dǎo)目錄》及《貴州電網(wǎng)公司本部文書檔案歸檔范圍、時間及保管期限表》）
5.5歸檔要求
5.5.1歸檔的文件和材料要求齊全、完整和準(zhǔn)確。各部門應(yīng)注意日常工作中歸檔材料的形成和積累，做好收集整理工作，檔案部門有權(quán)要求歸檔材料形成部門提供相應(yīng)的資料，任何部門和個人不得以任何借口拒交文件。
5.5.2歸檔部門將歸檔文件按照歸檔規(guī)范在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入,打印移交目錄向檔案室移交。
5.6歸檔時間
5.6.1文書檔案(含信訪檔案、合同檔案、審計檔案、0-5大類照片檔案)每年3月份以前移交上年的檔案。
5.6.2科技檔案在項目竣工（成果鑒定）3個月之內(nèi)向檔案室移交。
5.6.3會計檔案每年12月底以前移交在財務(wù)部門保管了一年的檔案（例如2008年12月底以前移前2006年的檔案）。
5.6.4榮譽類、紀(jì)念品類實物檔案在收到后一周內(nèi)移交歸檔；證件類實物檔案每年1月份以前移交；印章類實物檔案在印章作廢一月內(nèi)移交歸檔。
5.6.5錄音文件的歸檔時間為錄制完成一周之內(nèi)移交歸檔。
6歸檔方式
6.1文書檔案采取檔案管理部門與檔案形成部門結(jié)合立卷的方式，即各部門兼職檔案員按照檔案室安排的時間，在檔案室的指導(dǎo)下對本部門的帳外文件進(jìn)行補充錄入，對本部門的檔案進(jìn)行整理、編號，檔案室裝盒入庫上架。
6.2科技檔案由歸檔部門兼職檔案員在專職檔案員的指導(dǎo)下，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入歸檔案卷及文件，對文件進(jìn)行整理并立卷，打印文件移交目錄，檔案室對案卷進(jìn)行編目并入庫上架。
6.3會計檔案由財務(wù)部門兼職檔案員在專職檔案員的指導(dǎo)下，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入會計檔案，對會計憑證、工資冊、對帳單、帳簿、報表進(jìn)行整理、裝訂，打印移交目錄，檔案室對案卷進(jìn)行編目并入庫上架。
6.4照片檔案由各拍攝者在專業(yè)檔案員的指導(dǎo)下，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入照片檔案并對一組關(guān)聯(lián)照片進(jìn)行組合，打印照片移交目錄，檔案室對照片檔案進(jìn)行整理、裝冊并入庫上架。
6.5錄音文件檔案由錄音者在專業(yè)檔案員的指導(dǎo)下，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入錄音文件，打印錄音文件移交目錄，檔案室對錄音文件進(jìn)行整理入庫。
6.6實物檔案由各部門兼職檔案員在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入實物檔案，打印移交目錄，檔案室拍攝實物檔案照片并與目錄掛接，對實物檔案進(jìn)行編號并入庫。
6.7光盤檔案由歸檔部門將電子數(shù)據(jù)按照年度或項目刻錄光盤，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入光盤檔案，打印移交目錄，檔案室對光盤檔案進(jìn)行編號并入庫。
6.8各類檔案的歸檔方式和流程嚴(yán)格按照《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》（以下簡稱“規(guī)范”）中的相關(guān)要求執(zhí)行。
6.9歸檔流程所涉及的部門有責(zé)任按時完成在歸檔過程中所承擔(dān)的工作，保障檔案收集的齊全、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、及時和高效。
7檔案的分類
7.1各類檔案的整理和編目工作要遵循《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》中的整理規(guī)則、著錄信息和目錄格式規(guī)范。
7.2公司的檔案分類、編碼設(shè)置與實際工作密切結(jié)合，根據(jù)國家檔案局對企業(yè)檔案分類管理和南方電網(wǎng)公司對分類表的統(tǒng)一要求，以公司全部檔案為對象，遵循檔案形成的規(guī)律，依據(jù)公司職能，本著便于保管和利用的原則進(jìn)行分類。
7.3公司檔案共設(shè)置五大門類14個檔案類型。
7.3.1文書檔案。包括：0黨群工作，1行政管理，2經(jīng)營管理，3生產(chǎn)技術(shù)管理，4財務(wù)審計和5人事勞資，六個一級類目。
7.3.2會計檔案。會計帳務(wù)類檔案屬于4大類財務(wù)審計類目下，但由于其管理方式與文書檔案不同，因此單獨設(shè)為一個門類。各單位可結(jié)合自身實際，根據(jù)其形成特點，增設(shè)類型分別編目、排架。
7.3.3科技檔案。包括：電力系統(tǒng)生產(chǎn)調(diào)度（6大類），科學(xué)技術(shù)研究（7大類），基本建設(shè)（8大類），設(shè)備儀器（9大類）。
7.3.4特殊載體檔案。其在傳統(tǒng)的10個一級類目的管理范疇，在內(nèi)容和分類上屬于上述0－9大類類目，但由于存載體形式的不同，其保管方式也不同，因此在實際管理時設(shè)立單獨的門類進(jìn)行管理，包括：照片檔案、磁性載體檔案、錄音文件、實物檔案和電子文件光盤。其分類代字如下：
| 特殊載體檔案名稱 | 代字 |
| 照片檔案 | zp |
| 磁性載體檔案 | cx |
| 錄音文件 | ly |
| 實物檔案 | sw |
| 光盤 | gp |
7.3.5電子類文件（ed）。
8 檔案管理
8.1根據(jù)《檔案法》第十三條規(guī)定，為便于檔案的管理和利用，檔案室應(yīng)建立健全各項規(guī)章制度，并制定嚴(yán)格的考核和獎懲辦法。檔案管理制度主要有《庫房管理制度》、《電子檔案保管制度》、《保密工作制度》、《統(tǒng)計制度》、《鑒定、銷毀制度》等。
8.2檔案室要設(shè)置規(guī)范的檔案專用庫房及檔案柜架。必須做到“三室分設(shè)”，即檔案室（庫）、工作室、閱覽室。檔案庫必須堅固、嚴(yán)密，做到防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防磁。
8.3檔案室須配備溫（濕）度控制設(shè)備、計算機、復(fù)印機、激光掃描儀、打印機及影像設(shè)備等。
8.4各種載體的檔案進(jìn)入庫房前必須進(jìn)行檢查和必要的技術(shù)處理，定期進(jìn)行庫藏檔案的清理和核對工作，發(fā)現(xiàn)情況，立即采取搶救措施。
8.5公司部門要定期對檔案的接收、移出、保管數(shù)量和狀況及利用情況進(jìn)行統(tǒng)計。
9檔案的開發(fā)利用
9.1開發(fā)利用檔案信息是檔案工作的重要任務(wù)。檔案部門要積極開展檔案信息開發(fā)、利用工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案開發(fā)利用的相關(guān)制度和規(guī)范，為公司各項工作服務(wù)。檔案的開發(fā)利用制度和規(guī)范主要有《檔案借閱制度》、《檔案編研工作規(guī)范》
9.2檔案部門要積極主動配合檔案利用者，并為其提供方便。公司檔案室可根據(jù)檔案特點及工作需要，重點編寫具有參考價值的資料。如：全宗介紹、年鑒、專題介紹、科研項目及成果簡介等。
9.3檔案的開發(fā)與利用必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度。若有違反者，按國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。
10 附則
10.1本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
10.2本辦法自印發(fā)之日起實行。
10.3《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》《貴州電網(wǎng)公司檔案管理工作規(guī)范》《貴州電網(wǎng)公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)管理規(guī)范》《檔案目錄格式、標(biāo)準(zhǔn)表單》是本辦法的具體管理規(guī)范，與本檔案管理辦法具有相同的效力。
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第11篇 附屬中學(xué)文書類檔案管理辦法
為了加強z師范大學(xué)附屬中學(xué)文書類檔案（以下簡稱文書檔案）業(yè)務(wù)建設(shè)，逐步實現(xiàn)文書檔案工作的規(guī)范化，不斷提高科學(xué)管理水平，有效地為學(xué)校工作和社會服務(wù)，依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》和《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合學(xué)校實際，制定本管理方法。
一、文書檔案歸檔和不歸檔范圍
凡是學(xué)校在黨務(wù)、行政、外事、出版、設(shè)備等管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表等文件材料，均屬文書檔案。
（一）歸檔范圍
1.反映學(xué)校管理職能活動和基本歷史面貌的，對學(xué)校工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料。主要包括黨務(wù)、行政、出版、外事、設(shè)備五個系統(tǒng)職能活動的內(nèi)容，具體范圍見附表。
2.本校工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料。
3.本校需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料。
4.其他對本校工作具有查考價值的文件材料。
（二）不歸檔范圍
1.上級機關(guān)普發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)供參閱、不辦的文件材料，征求意見未定稿的文件。
2.重份文件。
3.無參考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿。
4.無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性來信、電話記錄。
5.本校負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料。
6.同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。
7.下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。
8.未生效的合同、協(xié)議書。
二、文書檔案工作崗位責(zé)任制
（一）部門分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1.組織本部門人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，把檔案工作納入議事日程，定期研究檔案工作。
2.加強同檔案室聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查工作，保證歸檔檔案的質(zhì)量。
3.對文秘工作人員和兼職檔案人員，提出檔案工作的具體要求，幫助他們解決工作中的實際困難。
（二）各部門兼職檔案人員職責(zé)
1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作。
2.按文書材料的歸檔范圍，負(fù)責(zé)形成與積累階段各環(huán)節(jié)的文件材料并及時向檔案室移交。
3.做好存放在本部門的文件材料的裝訂、分類、編目、登記、保管、利用等工作。
三、文書材料的歸檔流程
（一）形成與積累
1.年初各部門布置工作時，同時布置形成積累文件材料的任務(wù)。
2.部門兼職檔案員按文書檔案歸檔范圍和保管期限表分別積累文件材料，并定期進(jìn)行整理。
3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡模糊或易褪變的文件材料應(yīng)予復(fù)制。
4.部門產(chǎn)生的文件材料，一般整理一份送檔案室，一份自存檔。
（二）整理方法
1.裝訂
歸檔文件材料應(yīng)按件裝訂，一般在左側(cè)裝訂，要求文件材料左、下側(cè)邊對齊。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文和復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。文件材料用不銹鋼釘或線裝訂，對破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補。
2.分類
分類方案：分年度──分二級類目──分保管期限
（1）分年度
先將文件材料按其形成或針對的年度分開，一般文件材料歸入其形成年度；跨年度的請示與批復(fù)，歸入批復(fù)年度。
（2）分二級類目（分問題）
每個年度下按問題分類，一級類目是文書類檔案實體分類的最高層位，標(biāo)識為“WS”。文書檔案劃分為二級類目的，其分類標(biāo)識規(guī)定如下：
二級類目名稱標(biāo)識代號
黨務(wù)WS11
行政WS12
外事WS13
出版WS14
設(shè)備WS15
（3）分保管期限
歸檔文件材料在二級類目內(nèi)劃分保管期限，分為永久、定期兩種，其中永久用“Y”表示，定期一般分為30年、10年，具體保管期限見附表。
3.排列
歸檔文件材料應(yīng)在二級類目下同一保管期限內(nèi)排列，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列，會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件材料可集中排列。
4.編號
歸檔文件材料按排列順序逐件編號。
5.編制歸檔文件目錄
歸檔文件材料應(yīng)依據(jù)檔號的順序編制歸檔文件目錄，其格式式樣如下表：
歸檔文件目錄
2011-WS11-Y
件號 責(zé)任者 文號 題名 日期 頁數(shù) 備注
上述表中各項填寫要求如下：
件號：檔案室編件號；
責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者；
文號：文件的發(fā)文字號；
題名：文件材料標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號；
日期：文件材料形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日；
頁數(shù)：每一件歸檔文件材料的頁數(shù)（需在對應(yīng)檔案實體件的最后一頁的右上角標(biāo)注頁數(shù)），文件中有圖文的頁面為一頁；
備注：注釋文件需說明的情況。
6.裝盒
將歸檔文件材料按編號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。不同保管期限的文件材料不得裝在同一盒內(nèi)。檔案盒統(tǒng)一使用由省檔案管理部門監(jiān)制的硬紙盒。
7.備考表
備考表置于盒內(nèi)文件材料之后，并填寫表內(nèi)項目內(nèi)容：
（1）盒內(nèi)文件情況說明填寫盒內(nèi)文件材料缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況；
（2）整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔材料文件的人員姓名；
（3）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件材料整理質(zhì)量的人員姓名；
（4）日期：歸檔文件材料整理完畢的日期。
四、歸檔時間
文書材料于次年三月前，由文件材料形成和積累部門初步整理后送檔案室，由檔案室于六月底前整理歸檔并制作全引目錄。
第12篇 z大學(xué)物業(yè)合同檔案管理辦法
n大學(xué)物業(yè)公司合同檔案管理辦法
為進(jìn)一步規(guī)范合同文檔管理工作,提高合同管理水平,逐步實現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,特制定本辦法。
一、本辦法所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的各種協(xié)議、合同文本(不包含勞動合同)。
二、合同檔案管理原則
1、合同檔案實行公司辦公室集中統(tǒng)一管理,以確保檔案的完整、完全和有效利用。
2、辦公室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔,并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門的合同管理工作。
3、需以公司名義訂立各種履約性質(zhì)的協(xié)議、文件的部門,為合同承辦部門,承辦部門應(yīng)根據(jù)合同項目需要指定承辦人,試用期內(nèi)員工不得作承辦人。
三、合同文檔的管理辦法
1、合同文檔以部門名稱結(jié)合簽署日期年月份進(jìn)行分類編號。
2、合同編號規(guī)則:承辦部門名稱首字母-合同簽署年、月份(六位)-順序號(三位)。示例:jykfb-202206-001(經(jīng)營開發(fā)部2023年6月份第1號合同)
3、合同管理實行承辦部門負(fù)責(zé)制度,承辦部門對合同訂立、履行全過程負(fù)全部責(zé)任。承辦部門負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人,承辦人為直接責(zé)任人。
4、公司分管領(lǐng)導(dǎo)對合同訂立、履行、變更、解除全過程進(jìn)行監(jiān)督。
5、公司內(nèi)各職能部門一律不得以個人名義對外發(fā)出要約,作出承諾,簽訂合同或具有履約性質(zhì)的書面文件。
6、合同承辦部門和財務(wù)部應(yīng)分別建立合同臺賬,實行履行跟蹤報告責(zé)任制,合同履行及原始資料必須由辦公室保管,承辦部門只留存復(fù)印件。
7、保存的合同文檔每年清理核對一次,如有遺失、損毀,要查明原因,及時處理,并追究相關(guān)人員責(zé)任;對超過兩年以上(包含本數(shù))的已履行完畢的合同協(xié)議,由辦公室、財務(wù)部甄別并予以歸案。
8、辦公室要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作,要以原始記錄為依據(jù),編制合同統(tǒng)計清單,以有效開展合同文檔的查詢、利用工作。
9、各部門員工可到辦公室查閱合同文檔,確因工作需要須借出查閱,須進(jìn)行登記,由辦公室辦理相關(guān)借閱手續(xù),以復(fù)印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。
10、合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施,以確保合同文檔的安全。
11、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料,違者視情節(jié)予以處罰。
12、合同文檔的密級為機密,任何人不得擅自將合同對外公開,違者視情節(jié)予以處罰。
13、已簽署的合同應(yīng)明確支付方式及付款時間,并交予財務(wù)部及時催、付款。
四、合同文檔的移交
1、各部門在正式簽署合同后,須在一周內(nèi)將合同正本原件移交辦公室存檔。
2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整,必須層次分明,符合其形成規(guī)律。倘若合同發(fā)生變更,則合同編號不予改變。
3、合同文檔移交時,必須編制合同移交清單并當(dāng)面清點。以雙方簽字認(rèn)可后方可完成交接手續(xù)。
五、合同臺賬管理
1、凡以公司名義簽訂的合同,均應(yīng)由合同經(jīng)辦部門建立合同臺賬,并同時向辦公室備案,涉及到款項收付的還應(yīng)同時向財務(wù)部備案。
備案是指合同經(jīng)辦人將合同臺賬、經(jīng)辦人簽字確認(rèn)無誤的合同提交相關(guān)部門。
2、合同經(jīng)辦人員及部門應(yīng)在合同簽訂生效后三日內(nèi)建立合同臺賬并按規(guī)定履行備案、移交手續(xù)。
3、合同臺賬采用表格式,一份合同填寫一張表格,建立一份檔案。
4合同臺帳應(yīng)包括以下內(nèi)容:
1)、合同名稱;
2)、合同主體;
3)、合同內(nèi)容(主要包括合同總價款、付款方式、付款時間、違約責(zé)任、糾紛解決方式、對方聯(lián)系人及聯(lián)系方式及其他須注明的事項);
4)、合同履行情況(合同履行的進(jìn)度、合同履行完畢的時間);
5)、備注(有無違約、爭議、訴訟、合同變更、無效、所附資料等情況)
6)、其他應(yīng)當(dāng)記載的重要內(nèi)容。
5、合同臺賬應(yīng)附以下資料:
1)、合同文本;
2)、對方加蓋公章的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照等對方應(yīng)提供的資料的復(fù)印件;自然人身份證復(fù)印件;
3)、對方委托代理人授權(quán)委托書及代理人身份證明;
4)、補充合同、會議紀(jì)要、往來函電;
5)、其他與合同有關(guān)的重要資料。
6、合同履行過程中發(fā)生變更、中止等情形的,合同經(jīng)辦人應(yīng)及時在合同臺賬表備注欄中予以注明,并報辦公室備案。如涉及到合同價款收付條款變更(包括付款金額、付款時間、付款條件等情形)的,同時報財務(wù)部備案。
7、合同臺賬管理人員、辦公室合同管理人員、財務(wù)人員,有權(quán)對備案合同及所附資料進(jìn)行審查,發(fā)現(xiàn)程序不符、內(nèi)容有誤或資料不全等問題時,應(yīng)及時要求合同經(jīng)辦人員采取措施予以糾正或補充資料,以保證合同的簽訂和履行合法有效。
六、本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
本辦法自頒布之日起執(zhí)行。
