z園物業(yè)財(cái)務(wù)管理措施
雅園物業(yè)財(cái)務(wù)管理措施
一、費(fèi)用開支標(biāo)準(zhǔn)及審批權(quán)限
1、費(fèi)用管理原則
(1)堅(jiān)持勤儉節(jié)約的原則,努力降低費(fèi)用水平。交際、應(yīng)酬費(fèi)應(yīng)根據(jù)需要,本著少花錢多辦事的原則,采取實(shí)報(bào)實(shí)銷的辦法(由經(jīng)辦人事先闡明原因報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn))。
(2)執(zhí)行有關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定,嚴(yán)格遵守費(fèi)用開支范圍。
(3)加強(qiáng)各項(xiàng)開支計(jì)劃管理,實(shí)行財(cái)務(wù)監(jiān)督,財(cái)務(wù)部要行使好財(cái)權(quán)。
(4)嚴(yán)格控制各種費(fèi)用,杜絕假發(fā)票、空白條,杜絕不合理、不合法的費(fèi)用支出,一切付款票據(jù),必須是合法的發(fā)票,白條不得作為報(bào)銷憑據(jù)。
(5)嚴(yán)格控制費(fèi)用,嚴(yán)禁在使用中假公濟(jì)私。
(6)凡屬費(fèi)用范圍開支,要按照管理公司報(bào)銷程序執(zhí)行。
(7)物業(yè)管理公司發(fā)生的各種費(fèi)用,應(yīng)根據(jù)當(dāng)月費(fèi)用使用情況合理進(jìn)入當(dāng)期費(fèi)用,按權(quán)責(zé)發(fā)出制的原則對(duì)管理公司發(fā)生的各種費(fèi)用作預(yù)提費(fèi)用和待攤費(fèi)用。低值易耗品的攤銷原則是五五攤銷。低值易耗品購(gòu)入后領(lǐng)用時(shí)要填制'低值易耗品領(lǐng)用登記表'。
2、費(fèi)用開支標(biāo)準(zhǔn)
(1)交際應(yīng)酬費(fèi):原則為每月不超過(guò)元人民幣,如有特殊情況需超出上述月標(biāo)準(zhǔn)的,必須于事前報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
(2)通訊費(fèi):物業(yè)管理公司部門經(jīng)理以上人員按每月300元人民幣報(bào)銷手機(jī)通話費(fèi),主管級(jí)人員按每月150元人民幣報(bào)銷手機(jī)通話費(fèi),其他員工無(wú)論手機(jī)費(fèi)或bp機(jī)費(fèi)一律不予報(bào)銷;物業(yè)管理公司的辦公用市話費(fèi)、長(zhǎng)話費(fèi)可憑電話局的話費(fèi)收據(jù)列支入賬。
(3)市內(nèi)交通費(fèi):原則為每月不超過(guò)元人民幣;物業(yè)管理公司員工如因公外出必須事先征得總經(jīng)理的同意后方可乘出租車。
(4)每月一次的員工生日會(huì)支出不超過(guò)元標(biāo)準(zhǔn)。
3、審批程序及權(quán)限(見附表)
程序執(zhí)行人員負(fù)責(zé)內(nèi)容
1項(xiàng)目用款申請(qǐng)人填寫用款申請(qǐng)(如支出證明、采購(gòu)申請(qǐng)等)并由本部門經(jīng)理簽字確認(rèn)
2項(xiàng)目財(cái)務(wù)審核內(nèi)容簽字確認(rèn)
3項(xiàng)目經(jīng)理簽字確認(rèn)(預(yù)算內(nèi)現(xiàn)金支出項(xiàng)目1000元以下款項(xiàng))
4物業(yè)公司總經(jīng)理簽字確認(rèn)(采購(gòu)、借款、合同付款,退各種押金、所有支票付款、限10000元以下支出)
5公司董事長(zhǎng)10000元以上的大宗付款、預(yù)算外項(xiàng)目及固定資產(chǎn)的購(gòu)置
6物業(yè)公司財(cái)務(wù)部在支票上加蓋銀行印件,交項(xiàng)目財(cái)務(wù)
7物業(yè)管理處出納、會(huì)計(jì)付款,收回相關(guān)的原始票據(jù)并記錄明細(xì)賬
二、物品的入庫(kù)、領(lǐng)用、保管及庫(kù)房安全、衛(wèi)生制度
1、關(guān)于材料入庫(kù)
(1)采購(gòu)員購(gòu)置的材料到庫(kù)后,應(yīng)放在待檢區(qū)并及時(shí)通知各使用部門專業(yè)人員及庫(kù)管員共同驗(yàn)收,同時(shí)應(yīng)認(rèn)真填寫驗(yàn)收單,經(jīng)驗(yàn)收合格后方可入庫(kù)。入庫(kù)時(shí)再由采購(gòu)員和庫(kù)房同時(shí)作入庫(kù)記錄,要做到當(dāng)天到貨當(dāng)天清。
(2)材料入庫(kù)后,庫(kù)房管理人員應(yīng)及時(shí)將所購(gòu)材料分類上架,并及時(shí)粘貼貨號(hào)標(biāo)簽,同時(shí)填制庫(kù)存材料卡。
(3)庫(kù)管人員根據(jù)收貨記錄填制四聯(lián)入庫(kù)單,并按月逐一編號(hào)。入庫(kù)單應(yīng)按材料用途分類(電料、空調(diào)水暖料、土建維修料、清潔用品、辦公用品),以便于列明細(xì)賬。
(4)入庫(kù)單庫(kù)房留第一聯(lián)和第三聯(lián)據(jù)其登記庫(kù)存材料明細(xì)賬和存根。
2、關(guān)于材料領(lǐng)用:
(1)部門領(lǐng)用材料時(shí),必須填寫三聯(lián)式'物品領(lǐng)料單',預(yù)算內(nèi)的由部門經(jīng)理批準(zhǔn),未申報(bào)預(yù)算的按批準(zhǔn)的請(qǐng)示報(bào)告到庫(kù)房領(lǐng)料。
(2)工程部為客戶提供有償維修服務(wù)時(shí),可憑'派工單'先到庫(kù)房領(lǐng)料,事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦領(lǐng)料手續(xù)(遇緊急情況可特殊處理,例如:跑水、停電)。
(3)出庫(kù)前應(yīng)認(rèn)真核對(duì)出庫(kù)材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、并貼簽銷卡記錄。庫(kù)管人員在確認(rèn)領(lǐng)料手續(xù)無(wú)誤后,應(yīng)填制四聯(lián)出庫(kù)單,外包工程必須有施工單位人員簽字。出庫(kù)單按用途分類填制,類別劃分應(yīng)與入庫(kù)時(shí)一致。
(4)材料出入庫(kù)記錄必須清楚完整,當(dāng)天的賬項(xiàng)一定要在當(dāng)天下班前完成,不得延誤。
(5)庫(kù)房發(fā)放材料應(yīng)遵守以舊換新原則。各部門退回的無(wú)使用價(jià)值的舊料經(jīng)總經(jīng)理/項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后每月處理一次;經(jīng)各專業(yè)部門主管鑒定,維修后仍能繼續(xù)使用的材料應(yīng)妥善保管,待修理后備用;對(duì)已無(wú)修理價(jià)值,但有變賣價(jià)值的廢舊物資應(yīng)集中存放,經(jīng)批準(zhǔn)后由保潔部統(tǒng)一變賣處理,相關(guān)費(fèi)用交至財(cái)務(wù)部。
(6)各部門退回的廢舊材料按公司規(guī)定應(yīng)貼有領(lǐng)料標(biāo)簽(或標(biāo)記),如所退回材料未貼標(biāo)簽(或標(biāo)記),待總經(jīng)理批示后方可退庫(kù)。根據(jù)標(biāo)簽的時(shí)間記錄,退庫(kù)材料在'三包'期內(nèi)的應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)員與供貨商聯(lián)系更換。
(7)對(duì)于未使用的材料返庫(kù),庫(kù)管人員應(yīng)填制紅字出庫(kù)單,以沖減原出庫(kù)單內(nèi)容。避免造成重復(fù)入庫(kù)或重復(fù)出庫(kù);對(duì)于已使用過(guò)的仍有使用價(jià)值的舊料退庫(kù),庫(kù)管人員應(yīng)單獨(dú)填制'維修再用明細(xì)表',并按用途分類。
(8)庫(kù)房應(yīng)于每月20日(原則上)盤點(diǎn)、結(jié)賬。庫(kù)管人員應(yīng)將本月出入庫(kù)單全部登記入賬,并編制本月庫(kù)存材料盤存表(總表及各類物料明細(xì)表)及二裝供料明細(xì)表。報(bào)與總經(jīng)理/項(xiàng)目經(jīng)理。財(cái)務(wù)部留存經(jīng)批示后的盤存表作為原始憑證計(jì)入成本費(fèi)用賬中。
(9)施工多余材料需退回廠家的,按正常出庫(kù)手續(xù)辦理,由采購(gòu)員辦理出庫(kù)并注明退回原因。
(10)退貨后,將廠家退回支票或現(xiàn)金送還財(cái)務(wù)部,并由采購(gòu)員將財(cái)務(wù)收據(jù)送庫(kù)房與出庫(kù)單一起備案。
(11)庫(kù)房分機(jī)電話:353
3、關(guān)于庫(kù)存材料的保管:
(1)購(gòu)入的庫(kù)存材料應(yīng)分類保管,收發(fā)材料后應(yīng)及時(shí)填寫庫(kù)存材料卡,以保證庫(kù)存資料與實(shí)際庫(kù)存數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)低于最低庫(kù)存量的材料及時(shí)通知使用部門及采購(gòu)部。
(2)根據(jù)材料的不同保管要求,做好庫(kù)存材料的防火、防潮、防水、防塵、防蟲等保管工作。
(3)如庫(kù)存材料發(fā)生合理?yè)p耗,應(yīng)及時(shí)填寫'庫(kù)存材料損耗報(bào)告',待總經(jīng)理/項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后,財(cái)務(wù)部做賬處理。
(4)各部門退回的廢舊材料應(yīng)集中保管,同時(shí)有關(guān)部門應(yīng)將可再用的零件拆下退庫(kù),做到物盡其用。
(5)庫(kù)管人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作,應(yīng)做到心中有數(shù),熟知庫(kù)存材料的存放位置及基本庫(kù)存量。
(6)每日將出、入庫(kù)單整理編制傳票,登記庫(kù)存材料明細(xì)賬。
(7)每月20日(原則上)庫(kù)房應(yīng)根據(jù)庫(kù)存材料明細(xì)賬盤點(diǎn)庫(kù)存材料,必須做到賬、實(shí)物相符、賬卡相符,如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查賬處理。
(8)庫(kù)房盤點(diǎn)后,將盤點(diǎn)結(jié)果匯總編制庫(kù)存盤存表,及時(shí)交送有關(guān)部門審核。
(9)每月盤點(diǎn)結(jié)束后,庫(kù)房在填制庫(kù)存材料月補(bǔ)充前,與各部門協(xié)調(diào)各物品庫(kù)存量實(shí)際使用情況,并根據(jù)月底盤存
結(jié)果,填制庫(kù)存材料月補(bǔ)充計(jì)劃。
(10)工具的領(lǐng)用設(shè)有專人管理,對(duì)工具的收發(fā)應(yīng)及時(shí)記錄變更。
4、關(guān)于安全制度:
(1)庫(kù)管人員應(yīng)遵守各項(xiàng)安全管理制度,牢記消防中心火警電話(分機(jī):119;直撥:),會(huì)使用滅火器。
(2)庫(kù)房嚴(yán)禁存放易燃、易爆等危險(xiǎn)物品。如確需存放,可暫存放于工程部的油漆庫(kù)內(nèi)。
(3)除庫(kù)管人員外,他人不能進(jìn)入庫(kù)區(qū)。如因工作需要進(jìn)入庫(kù)房,應(yīng)由庫(kù)管人員陪同。
(4)庫(kù)管人員每天下班前必須檢查庫(kù)房的電源、開關(guān)、門鎖是否關(guān)好。鑰匙一份交由保安部保管。
(5)保持庫(kù)房?jī)?nèi)安全通道暢通,入庫(kù)后應(yīng)盡快分類上架保管。
(6)對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的貴重物品應(yīng)加強(qiáng)管理,單獨(dú)保管。
5、關(guān)于衛(wèi)生制度:
(1)庫(kù)存材料要經(jīng)常檢查整理,碼放整齊。及時(shí)清理庫(kù)房?jī)?nèi)的雜物、包裝紙等易燃品,保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生,防止庫(kù)存材料蟲蛀、霉變。做到'五凈'(地面、墻面、門窗、貨架、貨物干凈),'五無(wú)'(無(wú)灰塵、無(wú)鼠害、無(wú)蛛網(wǎng)、無(wú)積水、無(wú)污垢)。
(2)要對(duì)庫(kù)存材料進(jìn)行不定期整理,保持庫(kù)區(qū)整潔。
(3)對(duì)各部門退回的廢舊材料經(jīng)批準(zhǔn)后應(yīng)及時(shí)清理,對(duì)還有使用價(jià)值的舊材料應(yīng)單獨(dú)保管,可以變賣的材料應(yīng)單獨(dú)存放。
6、關(guān)于個(gè)人保管物品
(1)工作崗位必須同時(shí)配備的計(jì)算器、小型工具等,由本部門負(fù)責(zé)人同意,在本部門當(dāng)期限費(fèi)用中開支,經(jīng)財(cái)務(wù)部統(tǒng)一審核后退職可辦理領(lǐng)用手續(xù)。
(2)單位價(jià)值較大的物品必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方能配備。
(3)個(gè)人保管物品需建立保管檔案,辦公物品的申領(lǐng)及管理由辦公室負(fù)責(zé)。
(4)個(gè)人保管的物品屬于公司資產(chǎn),保管者有義務(wù)妥善保管、合理使用,不得丟失或損壞,也不得隨意轉(zhuǎn)交他人。
(5)工作變動(dòng),不再使用所保管的物品時(shí)應(yīng)辦理退庫(kù)手續(xù)。
(6)屬于正常磨損或工作中發(fā)生意外造成個(gè)人保管物品損壞,由保管者填寫報(bào)廢申請(qǐng)單,說(shuō)明原因和理由。單位價(jià)值在200元以下的由項(xiàng)目經(jīng)理簽批,200元以上的由總經(jīng)理簽批后辦理報(bào)廢手續(xù),進(jìn)行賬務(wù)處理。
(7)因?yàn)槭褂谜呤褂貌划?dāng)造成物品損壞,由使用人按物品的價(jià)值進(jìn)行賠償。
