某某工業(yè)園區(qū)設(shè)施設(shè)備業(yè)主檔案的建立管理方案
某工業(yè)園區(qū)設(shè)施設(shè)備、業(yè)主檔案的建立與管理方案
一、管理規(guī)章制度
科學(xué)完善、合理量化。健全實(shí)操的管理規(guī)章制度是我們?nèi)〉贸晒Φ闹匾▽?也是提高服務(wù)品質(zhì)、提升工業(yè)園區(qū)形象的重要依據(jù)。為進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范和管理,接管后,我們將嚴(yán)格按照iso9001國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)人、及我公司質(zhì)量體系文件的要求,對(duì)項(xiàng)目實(shí)施專業(yè)化、規(guī)范化管理。我們還將根據(jù)該項(xiàng)目實(shí)際情況對(duì)規(guī)章制度及相關(guān)程序作適當(dāng)調(diào)整。管理制度主要包括公眾制度及應(yīng)急措施、iso9001服務(wù)質(zhì)量控制程序文件、公司內(nèi)部管理制度等。
二、檔案建立與管理
隨著建筑設(shè)計(jì)高科技、專業(yè)化的發(fā)展,信息成為管理資源中又一重要因素,為此,在信息收取時(shí)廣開信息渠道,存儲(chǔ)時(shí)做到內(nèi)容全面、豐富,收集時(shí)盡可能地完整。我們擬對(duì)項(xiàng)目所有物業(yè)管理與服務(wù)的項(xiàng)目,從主體到配套,從建筑到環(huán)境,從硬件到軟件等都建立相應(yīng)的管理檔案。并樹立檔案管理的財(cái)富觀、資源觀和服務(wù)觀,使檔案管理真正為管理服務(wù)。
三、檔案管理運(yùn)作環(huán)節(jié)
1、資料的收集,直接隸屬于客戶服務(wù)中心。建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對(duì)所有檔案資源進(jìn)行嚴(yán)格管理。在收集時(shí),堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則,根據(jù)實(shí)際全面收集,小到一盆花都有詳細(xì)的資料收集。
2、資料的分類整理,根據(jù)其性質(zhì)、特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分,做到條理清晰,分類合理。
3、資料歸檔管理,按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行分類保存,做到便于查找和調(diào)用,在進(jìn)、出檔案室都有嚴(yán)格的規(guī)定,嚴(yán)防文件流失。檔案的管理環(huán)境必須做到“三防”,即防火、防潮、防變質(zhì)。
四、檔案資料的分類
1、接管移交資料:
名稱 資料內(nèi)容
工程建筑產(chǎn)權(quán)資料a:規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文b:建筑許可證、投資許可證、開工許可證c:拆遷安置資料
工程技術(shù)資料a:紅線圖、總平面圖b:地質(zhì)勘察報(bào)告、開竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告c:工程合同、工程預(yù)決算d:工程設(shè)計(jì)變更、通知及技術(shù)核算單e:竣工圖:1.單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖 2.消防、智能化、中央空調(diào)等工程及地下管網(wǎng)竣工圖f:房屋、消防、智能化、中央空調(diào)等竣工驗(yàn)收證明書g:鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書h:新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書i:供水、供電、電梯、消防、智能化、中央空調(diào)等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書j:供水、供電、電梯、消防、智能化、中央空調(diào)等設(shè)備技術(shù)資料k:砂漿、混凝土試塊、試壓報(bào)告l:綠化工程竣工圖m:其它技術(shù)資料
2、管理檔案資料
名稱 資料內(nèi)容
物業(yè)資料a:基本資料
b:標(biāo)識(shí)資料
事務(wù)管理資料a:事務(wù)值班表
b:事務(wù)交接記錄表c:物品搬出(入)登記表d:日常事務(wù)巡視記錄e:事務(wù)回訪登記表
維修資料a:維修申報(bào)表b:維修服務(wù)派工單c:維修回訪記錄本d:公共設(shè)施維修記錄
安全防范及交通管理資料a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄b:查崗記錄c:物資搬運(yùn)放行記錄、緊急事件處理記錄d:車輛管理記錄、車輛詳細(xì)資料、車輛出入記錄
設(shè)備管理資料a:公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄b:各項(xiàng)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修運(yùn)行記錄c:設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄d:設(shè)備檢查記錄
員工管理資料a:員工個(gè)人資料、聘用表b:員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄c:員工培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施記錄 d:員工培訓(xùn)考核記錄e:員工外出考評(píng)及參加演練記錄f:員工住房及內(nèi)務(wù)管理記錄
意見反饋資料a:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄表b:意見調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄c:投訴及處理記錄表
行政文件資料a:管理處主任值班及督察記錄b:政府部門文件c:物業(yè)公司及主管領(lǐng)導(dǎo)部門文件d:管理處規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件e:管理處榮譽(yù)一覽表f:管理處接待來訪參觀記錄表
會(huì)務(wù)資料a:會(huì)務(wù)承辦實(shí)施方案b:會(huì)務(wù)攝影及錄音、錄像資料
