第1篇 物業(yè)公司工作環(huán)境管理程序
物業(yè)公司程序文件:工作環(huán)境管理程序
1.目的
提供安全、整潔的工作環(huán)境,確保員工身心健康,提高工作效率與工作質(zhì)量。
2.范圍
適用于公司各部門。
3.職責(zé)
3.1房產(chǎn)后勤管理部負(fù)責(zé)公司本部辦公環(huán)境的管理及各部門辦公環(huán)境的監(jiān)督與指導(dǎo)。
3.2各部門經(jīng)理為本部門工作環(huán)境管理的第一負(fù)責(zé)人。
3.3部門各類人員的現(xiàn)場工作環(huán)境由相應(yīng)管理人員負(fù)責(zé)管理,確保工作環(huán)境適宜、安全、整潔。
3.4公司全體員工必須維護(hù)個人的工作、內(nèi)務(wù)環(huán)境。
4.方法和過程控制
4.1辦公環(huán)境
4.1.1辦公用品應(yīng)擺放整齊、有序;垃圾、廢紙應(yīng)按規(guī)定放入廢紙簍內(nèi),不得隨地拋棄。離開辦公區(qū)域或外出辦事,應(yīng)整理好自己的桌面,并將椅子歸位。
4.1.2辦公區(qū)內(nèi)一般禁止吸煙、就餐,各部門應(yīng)針對本部門情況明確吸煙、就餐的指定場所。
4.1.3辦公區(qū)域內(nèi)交談須輕聲細(xì)語,不準(zhǔn)大聲喧嘩、聊天。未經(jīng)允許不得在辦公區(qū)域進(jìn)行娛樂性活動或接待私人訪客。
4.1.4愛護(hù)辦公設(shè)施,下班前關(guān)閉電腦設(shè)備、切斷電源,整理好資料并鎖好資料柜、辦公臺,擺正坐椅。
4.1.5對來訪人員做好引導(dǎo)工作,嚴(yán)禁各類推銷人員、衣冠不整者進(jìn)入辦公區(qū)域。對于進(jìn)入辦公區(qū)域參觀、檢查或施工的人員,必須指定專人陪同直至離開。
4.1.6嚴(yán)禁帶易燃、易爆、有毒等危險物品進(jìn)入辦公區(qū)域。
4.1.7公司各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)對辦公區(qū)域每月進(jìn)行一次安全防范檢查,并做好相關(guān)質(zhì)量記錄(或并在工作信息記錄本上進(jìn)行記錄),消除隱患,確保安全。
4.2現(xiàn)場工作環(huán)境
4.2.1安全管理現(xiàn)場工作環(huán)境
4.2.1.1長時間在小區(qū)/大廈室外值班的車場管理崗和巡邏崗,應(yīng)配置必要的防曬、防雨、防寒、防暴力設(shè)施或服飾。如太陽傘/帽、棉大衣、電警棍、電筒等。
4.2.1.2對于巡邏范圍廣、路線長的小區(qū)巡邏崗應(yīng)配置自行車以代步行。
4.2.2清潔綠化管理現(xiàn)場工作環(huán)境
4.2.2.1綠化工室外作業(yè)應(yīng)穿長袖服,并根據(jù)天氣情況選擇佩帶太陽帽或雨衣。
4.2.2.2消殺人員作業(yè)時應(yīng)佩帶防毒口罩、手套,消殺藥品應(yīng)設(shè)專人專柜上鎖管理。
4.2.2.3泳池救生員現(xiàn)場應(yīng)配置必要的救生、急救設(shè)施,防止意外發(fā)生。
4.2.2.4其他清潔人員如使用腐蝕性、刺激性氣味的清潔用品時應(yīng)佩帶口罩或橡膠手套等防護(hù)用品。
4.2.3維修管理操作現(xiàn)場工作環(huán)境
4.2.3.1對強(qiáng)電設(shè)備機(jī)房應(yīng)配置絕緣手套、絕緣鞋和高壓驗(yàn)電筆。帶電作業(yè)時,必須有人監(jiān)護(hù)。
4.2.3.2維修操作間保持通風(fēng)良好,配置一定數(shù)量的滅火器材。
4.2.3.3乙炔和氧氣瓶擺放間距應(yīng)在10米以上。
4.2.4后勤管理操作現(xiàn)場工作環(huán)境倉庫應(yīng)保持良好通風(fēng),溫濕度符合安全要求,配置一定數(shù)量的滅火器材。
4.3工作環(huán)境及各類標(biāo)識的設(shè)置應(yīng)符合公司ci手冊要求。
4.4工作環(huán)境與內(nèi)務(wù)檢查
4.4.1工作環(huán)境與內(nèi)務(wù)檢查按檢查的責(zé)任部門分為'a級檢查'和'b級檢查'。
4.4.2 a級檢查
一般情況下與內(nèi)部質(zhì)量審核相結(jié)合,房產(chǎn)后勤管理部進(jìn)行不定期的隨機(jī)性抽查。
4.4.3 b級檢查
4.4.3.1為各部門每月自行組織的工作環(huán)境與內(nèi)務(wù)檢查,房產(chǎn)后勤管理部監(jiān)督。
4.4.3.2各部門檢查人員必須如實(shí)填寫《工作環(huán)境與內(nèi)務(wù)管理情況檢查記錄表》,并由受檢人員確認(rèn),檢查人員跟蹤問題整改效果。
4.4.3.3各部門經(jīng)理須對b級檢查的結(jié)果進(jìn)行部門內(nèi)部通報,并監(jiān)督糾正措施的實(shí)施情況。
5.質(zhì)量記錄表格
**wy6.4-z01-f1 《工作環(huán)境與內(nèi)務(wù)檢查情況記錄表》
第2篇 物業(yè)公司工作服發(fā)放管理規(guī)定9
物業(yè)公司工作服發(fā)放管理規(guī)定(九)
第一條為統(tǒng)一公司的對外形象,體現(xiàn)員工良好的精神風(fēng)貌,保證公司工作服管理工作正常有序地開展,特制訂本規(guī)定。
第二條公司綜合部負(fù)責(zé)員工工作服的聯(lián)系制作、發(fā)放工作。
第三條工作服發(fā)放對象為公司在工作服發(fā)放之時在職員工,其中保安的工作服為保安服,工程維修人員工作服為工程裝,清潔工等為服務(wù)員服裝。
員工在集團(tuán)內(nèi)調(diào)入,已在原單位發(fā)放工作服的,不重復(fù)發(fā)放。
在工作服發(fā)放前后新進(jìn)員工原則上自備顏色、款式與工作服要求相似的服裝。
第四條工作服分夏季和冬季工作服。原則上每兩年發(fā)一次,逢雙年的五月和十月分別發(fā)放,每次各發(fā)兩套。工作服發(fā)放以后的新進(jìn)員工,在其進(jìn)公司日期離下次統(tǒng)一工作服發(fā)放時間有一年以上的,在進(jìn)公司半年內(nèi)給予發(fā)放工作服壹套。
第五條員工工作服費(fèi)用的收取。
員工工作服原則上不收費(fèi),但在工作服發(fā)放后一年之內(nèi),員工因非集團(tuán)內(nèi)正常調(diào)動,或辭職、辭退、開除等,綜合部財務(wù)收回工作服全額成本費(fèi)(扣除稅款)。
第六條員工在上班時間必須穿工作服,如有違反,按集團(tuán)公司有關(guān)條款處罰。
第七條本規(guī)定解釋權(quán)屬公司綜合部。
第3篇 物業(yè)公司糾正和預(yù)防措施管理工作程序
公司程序文件 版號: a
修改號: 0
ej-qp10.1物業(yè)公司糾正和預(yù)防措施管理程序頁碼: 1/2
1.目的:
為提高公司物業(yè)管理質(zhì)量,驗(yàn)證糾正和預(yù)防措施。
2.適用范圍:
適用于糾正或預(yù)防服務(wù)過程質(zhì)量體系方面已發(fā)生或潛在的不合格。
3.引用文件:
3.1質(zhì)量手冊第4.14章
3.2 iso9002標(biāo)準(zhǔn)第4.14章
4.職責(zé):
4.1各部門負(fù)責(zé)在管理與服務(wù)過程中出現(xiàn)的不合格提出糾正和預(yù)防措施。
4.2副總經(jīng)理審批糾正預(yù)防措施,并指定人員對糾正和預(yù)防措施的有效性進(jìn)行驗(yàn)證。
5.工作程序:
5.1總則:
5.1.1所有要求采取糾正和預(yù)防措施的問題均以《糾正及預(yù)防措施報告》的形式提出《糾正及預(yù)防措施報告》。
5.1.2公司任何員工均可提出糾正和預(yù)防措施。
5.1.3所有《糾正及預(yù)防措施報告》必須由副總經(jīng)理批準(zhǔn)后,才可發(fā)至相應(yīng)責(zé)任部門。
5.2糾正和預(yù)防措施的提出:
5.2.1針對下列情況應(yīng)提出并采取糾正和預(yù)防措施:
a 出現(xiàn)重大的服務(wù)不合格;
b 重復(fù)出現(xiàn)相似特征輕微不合格;
c 重復(fù)出現(xiàn)的服務(wù)過程問題;
d 顧客及第三方機(jī)構(gòu)審核提出的不合格;
e 顧客投訴的重大問題;
f內(nèi)審出現(xiàn)的不合格;
g質(zhì)量檢查中出現(xiàn)的不合格;
h管理評審中出現(xiàn)的不合格。
5.2.2各部門主任或其他員工決定提出糾正或預(yù)防措施時,填寫《糾正及預(yù)防措施報告》,并呈副總經(jīng)理。
5.2.3副總經(jīng)理負(fù)責(zé)審核《糾正及預(yù)防措施報告》,審核內(nèi)容包括:是否描述清楚不合格狀況以及對質(zhì)量的影響;是否正確提出糾正或預(yù)
防措施,完成期限是否合理。
5.2.4《糾正及預(yù)防措施報告》審批后,發(fā)放到相關(guān)部門執(zhí)行。
5.3實(shí)施步驟:
5.3.1責(zé)任部門根據(jù)《糾正及預(yù)防措施報告》的要求,對存在的質(zhì)量問題進(jìn)行深入分析后,對具體問題提出補(bǔ)充糾正和預(yù)防措施,填寫在報告中,并落實(shí)各項(xiàng)要求執(zhí)行的糾正及預(yù)防措施,完成后呈報副總經(jīng)理。
5.3.2在規(guī)定的期限內(nèi),副總經(jīng)理(或管理者副代表)對糾正和預(yù)防措施的實(shí)施情況及符合性和有效性進(jìn)行驗(yàn)證。當(dāng)驗(yàn)證符合后,簽屬該項(xiàng)《糾正及預(yù)防措施報告》,實(shí)施完成;當(dāng)驗(yàn)證發(fā)現(xiàn)糾正或預(yù)防措施不符合要求,則規(guī)定新的驗(yàn)證期限,要求相關(guān)部門繼續(xù)執(zhí)行直至合格。
6.支持性文件與質(zhì)量記錄:
6.1《糾正及預(yù)防措施報告》ej-qr-qp10.1-01
第4篇 x物業(yè)公司日常管理工作安排規(guī)范
吉祥物業(yè)公司日常管理工作安排
(一)日常管理工作
1、日常管理工作的內(nèi)容
(1)物業(yè)管理區(qū)的安全保衛(wèi)、清潔、綠化及消防;
(2)房屋及建筑的公共部分、機(jī)電設(shè)備、公共配套設(shè)施的維修、管理;
(3)住戶裝修管理;
(4)車輛管理;
(5)客戶檔案管理;
2、安全保衛(wèi)
(1)向當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部門了解物業(yè)管理區(qū)可能存在的治安問題,制定治安案件
發(fā)生率控制標(biāo)準(zhǔn);
(2)制定物業(yè)管理區(qū)治安管理?xiàng)l例,保安員崗位職責(zé)及保安工作作業(yè)流程;
3、清潔綠化
(1)根據(jù)物業(yè)管理區(qū)的房屋、公共場所及配套設(shè)備的特點(diǎn)、制定清潔保潔率;
(2)制定物業(yè)管理區(qū)清潔衛(wèi)主管理?xiàng)l例、保潔員崗位職責(zé)及保潔工作作業(yè)流程;
(3)制定物業(yè)管理區(qū)綠化完好率標(biāo)準(zhǔn)及綠化管理規(guī)定;
(4)明確綠化人員的管理規(guī)定、崗位職責(zé)及作業(yè)流程;
4、消防
(1)向當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部門了解物業(yè)管理區(qū)可能存在的消防隱患、制定消防設(shè)備、設(shè)備完善率及火災(zāi)發(fā)生控制率的標(biāo)準(zhǔn);
(2)制定物業(yè)管理區(qū)消防管理?xiàng)l例及消防工作內(nèi)容、明確責(zé)任人;
(3)制定消防設(shè)備、設(shè)備的管理、維護(hù)、使用規(guī)定及作業(yè)流程、確保消防系統(tǒng)符合國家規(guī)定要求;
5、水、電設(shè)備的管理、維護(hù)
(1)了解有關(guān)水、電設(shè)備可能出現(xiàn)的問題或存在的事故隱患,制定水、電設(shè)備的故障率、維修及時率和合格率控制標(biāo)準(zhǔn);
(2)制定水、電設(shè)備的使用和維護(hù)條例及作業(yè)流程,以保證其達(dá)到應(yīng)有的性能標(biāo)準(zhǔn);
(3)制定水、電設(shè)備維護(hù)人員的管理規(guī)定及崗位職責(zé);
6、房屋及建筑公共部分、公共配套設(shè)施的維護(hù)、管理
(1)了解物業(yè)管理區(qū)內(nèi)房屋及建筑公共部分、公共配套設(shè)施可能存在的問題及事故隱患率,制定相應(yīng)的完好率、維修及時率及驗(yàn)收合格率指標(biāo);
(2)制定房屋及建筑公共部分、公共配套設(shè)施的使用及管理規(guī)定;
(3)制定房屋及公共配套設(shè)施維護(hù)人員的管理?xiàng)l例、崗位職責(zé)及作業(yè)流程;
(4)業(yè)主自行出租的房屋或公共配套設(shè)施,物業(yè)管理公司必須要求業(yè)主按照當(dāng)?shù)卣挠嘘P(guān)規(guī)定完善相應(yīng)的手續(xù),并制定對承租人的管理規(guī)定。
7、住戶裝修管理
(1)制定住戶裝修管理規(guī)定,明確裝修范圍、時間、垃圾的處理及裝修人員的管理,完善裝修申報手續(xù);
(2)建立裝修檢查監(jiān)督制度,明確責(zé)任人,以確保房屋結(jié)構(gòu)、小區(qū)消防、防
盜安全及環(huán)境衛(wèi)生不受影響。
8、車輛管理
(1)車輛管理包括機(jī)動車及非機(jī)動車的管理;
(2)制定物業(yè)管理區(qū)內(nèi)車輛的進(jìn)出、停放和行駛的管理規(guī)定,明確責(zé)任
人的崗位職責(zé)及作業(yè)流程;
(3)制定停車場、自行車棚的完好率、維修及時率和合格率標(biāo)準(zhǔn)。
9、客戶檔案管理
(1)客戶檔案包括與客戶有關(guān)的各類入住資料、申請表格、維修記錄、合同、協(xié)議、收費(fèi)記錄;
(2)建立客戶檔案的管理規(guī)定,明確責(zé)任人的崗位職責(zé)及作業(yè)流程。
(二)便民服務(wù)
物業(yè)管理公司應(yīng)在管理區(qū)內(nèi)設(shè)立便民服務(wù),具體項(xiàng)目可根據(jù)物業(yè)管理區(qū)的特點(diǎn)及自身的實(shí)際情況而定。
1、便民服務(wù)
(1)可分為無償服務(wù)和有償服務(wù)兩類,內(nèi)容及價格應(yīng)透明化;
(2)無償服務(wù)的成本費(fèi)用從管理服務(wù)費(fèi)中支出;有嘗服務(wù)的價格應(yīng)按政府有關(guān)法規(guī)確定;
2、建立便民服務(wù)的管理程序及作業(yè)指導(dǎo)書,明確責(zé)任,規(guī)范服務(wù)人員的用語及行為。
(三)與業(yè)主日常溝通
1、與業(yè)主的日常溝通包括以下形式和內(nèi)容:
(1)通過電話、信函、張貼公布及面對面等形式處理各項(xiàng)與客戶有關(guān)的事務(wù);
(2)通過登門或約見的形式,定期或不定期拜訪客戶;
(3)通過組織專題或系列活動,開展社區(qū)文化活動;
(4)應(yīng)邀參加或列席業(yè)主大會或業(yè)主代表大會。
2、物業(yè)管理公司的高層管理人員應(yīng)高度重視與業(yè)主的日常溝通,保持與每一業(yè)主的良好關(guān)系。
3、如遇業(yè)主發(fā)生違背管理規(guī)定或發(fā)生其他不愉快事件時,物業(yè)管理公司必須堅(jiān)持不采取任何制裁性的措施,而應(yīng)通過正面協(xié)調(diào)直至尋求法律援助。
(四)處理客戶投訴
1、物業(yè)管理公司應(yīng)遵循公司的經(jīng)營原則,規(guī)范客戶投訴的處理流程;
(1)接到投訴時,首先要假定我們的工作存在問題;
(2)出現(xiàn)投訴,一定要及時向上反映信息;
(3)面對重大的投訴問題,第一負(fù)責(zé)人要親自處理;
(4)在滿足客戶的要求時,應(yīng)遵循公司的經(jīng)營原則辦事。
2、物業(yè)管理公司應(yīng)及時分析、總結(jié)客戶投訴的案例,并列入崗位培訓(xùn)的教材中。
(五)營造社區(qū)文化
1、社區(qū)文化包括社區(qū)文化氛圍和社區(qū)文化活動兩方面。社區(qū)文化活動促進(jìn)社區(qū)文化氛圍的形成;社區(qū)文化氛圍又促使社區(qū)文化活動層次的提高和住戶業(yè)余生活的豐富。
2、物業(yè)管理公司應(yīng)把營造社區(qū)文化的工作列入日常工作日程并加以重視。
3、社區(qū)文化氛圍主要體現(xiàn)在以下方面:
(1)物業(yè)管理區(qū)的整體精神風(fēng)貌;
(2)家庭的生活方式;
(3)住戶的鄰居關(guān)系;
4、建立物業(yè)管理區(qū)精神文明建設(shè)公約,通過設(shè)立專欄或印發(fā)信函等形式廣泛宣傳,物業(yè)管理公司的各位員工應(yīng)嚴(yán)格遵守,起模范表率作用。
5、社區(qū)文化活動有各種類型,包括:各類競技、表演、旅游、購物、培訓(xùn)班、夏令營、節(jié)日慶祝活動以及當(dāng)?shù)卣M織的各類精神文明活動。
6、開展社區(qū)文化活動,物業(yè)管理公司應(yīng):
(1)分析住戶的構(gòu)成,充分了解住戶的需求;
(2)針對不同的層面,制定各類社區(qū)文化活動方案及經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)報業(yè)主委員會通過;
(3)提高并逐步改善活動場地。
第5篇 物業(yè)公司管理評審控制工作程序
物業(yè)公司管理評審控制程序
1.0目的
保證質(zhì)量體系持續(xù)適宜性、充分性和有效性,能夠滿足iso9001:2000版
標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)的要求。
2.0適用范圍
公司最高管理層對公司質(zhì)量體系的評審工作。
3.0職責(zé)
3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)主持管理評審會議;
3.2管理者代表負(fù)責(zé)批準(zhǔn)《管理評審計劃》和《管理評審報告》;
3.3管理部負(fù)責(zé)編制《管理評審計劃》和《管理評審報告》。
4.0 過程識別
5.0程序
5.1評審計劃的制定:
a、管理部于每次管理評審會議前一星期制定該次的管理評審計劃,并提前三天發(fā)給各部門負(fù)責(zé)人,各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)仔細(xì)閱讀《管理評審計劃》并準(zhǔn)備好與各自有關(guān)的議題;
b、管理評審計劃應(yīng)包括:評審的時間、評審的依據(jù)、評審的內(nèi)容、評審的組織等內(nèi)容。
5.2評審輸入
管理評審的輸入應(yīng)包括與以下方面有關(guān)的公司當(dāng)前的業(yè)績和改進(jìn)的建議。
a、審核結(jié)果:包括內(nèi)部審核和外部審核的結(jié)果;
b、顧客的反饋:包括顧客滿意率的調(diào)查結(jié)果、與顧客溝通的結(jié)果及顧客投訴情況統(tǒng)計分析;
c、內(nèi)部工作和服務(wù)質(zhì)量評價的結(jié)果:公司各類檢查的結(jié)果;
d、預(yù)防和糾正措施的狀況:如對顧客的滿意程度有重大影響的糾正和預(yù)防措施;
e、以往管理評審跟蹤措施的實(shí)施情況和有效性;
f、可能影響質(zhì)量管理體系的變化,指公司內(nèi)外部環(huán)境的變化,例如,法律、法規(guī)的變化等。
5.3評審內(nèi)容
依據(jù)輸入內(nèi)容,對質(zhì)量體系的運(yùn)作是否達(dá)到如下要求進(jìn)行評審:
a、質(zhì)量體系是否持續(xù)適宜性、充分性和有效性;公司的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)規(guī)定的要求是否達(dá)到;
b、公司的組織結(jié)構(gòu)、資源分配是否合理,人員素質(zhì)是否符合規(guī)定的要求;員工的培訓(xùn)效果如何;
c、質(zhì)量體系是否得到持續(xù)改進(jìn)及工作績效是否持續(xù)提高;
d、內(nèi)部質(zhì)量審核結(jié)果是否準(zhǔn)確,質(zhì)量體系運(yùn)作是否有效;采取的預(yù)防措施是否有效;
e、工作的服務(wù)質(zhì)量是否符合業(yè)主或規(guī)定的要求;
f、業(yè)主的投訴是否迅速有效地得到受理,處理方法是否妥當(dāng);
5.4評審結(jié)果;
5.4.1每次管理評審后應(yīng)形成完整的評審報告,評審報告應(yīng)詳細(xì)記錄有關(guān)評審的結(jié)果。
5.4.2對于評審中提出的不合格項(xiàng),由相關(guān)部門提出糾正措施,并依照《糾正和預(yù)防措施控制程序》執(zhí)行。
5.4.3管理者代表負(fù)責(zé)驗(yàn)證糾正措施實(shí)施效果,向總經(jīng)理匯報糾正措施執(zhí)行情況,并保證關(guān)閉。
5.5評審報告的管理
評審報告將視實(shí)際需要發(fā)出副本,并由管理部登記,正本由管理部存檔,報告正本與所有副本各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)完全一致,管理者代表對其負(fù)責(zé)評審報告保存期限為3年。
5.6總經(jīng)理負(fù)責(zé)每年至少一次的管理評審,以確保質(zhì)量體系持續(xù)有效的適用并滿足iso9001:2000標(biāo)準(zhǔn)和公司質(zhì)量方針與目標(biāo)和要求。
5.7必要時,公司出現(xiàn)有重大變動如組織機(jī)構(gòu)的重新設(shè)置或顧客有重大投訴等情況時總經(jīng)理有權(quán)決定臨時進(jìn)行管理評審。
5.8管理評審?fù)ǔ闀h形式,參加人員為各負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員。
6.0相關(guān)文件與記錄
a)《糾正和預(yù)防措施控制程序》
b)《管理評審計劃》
c)《管理評審報告》
d)《糾正措施報告》qr-c
e)《預(yù)防措施報告》qr-c
第6篇 學(xué)校物業(yè)公司行政辦公室工作管理規(guī)定
學(xué)校物業(yè)公司行政辦公室工作管理規(guī)定
一、公文管理規(guī)定
(一)總則
為加強(qiáng)公司公文管理,使之規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,根據(jù)學(xué)校有關(guān)公文處理規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際特制定本辦法。
1.公司公文是傳達(dá)貫徹上級指示精神、請示和答復(fù)問題,指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。
2.公司公文實(shí)行統(tǒng)一管理。公司各類公文統(tǒng)一由行政辦公室負(fù)責(zé)簽收、分辦、處理、存檔。公司領(lǐng)導(dǎo)不得直接受理公文。
3.各部門及有關(guān)人員,對公文中涉及國家、政府、學(xué)校、公司應(yīng)保密的事項(xiàng),必須嚴(yán)守秘密,不準(zhǔn)隨便向他人泄露。
4.公文保密等級分為:絕密、機(jī)密、秘密三種,其他為一般文件。絕密、機(jī)密文件打印一定要用專用載體。絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱,機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印,閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。文件機(jī)密級數(shù),由發(fā)文單位主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。
5.公司發(fā)文的程序?yàn)?擬稿、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))、打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。
6.公司收文的處理程序?yàn)?收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。
(二)草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng):
1.內(nèi)容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。
2.反應(yīng)情況要客觀,實(shí)事求是。
3.文字要準(zhǔn)確、精煉,條理要清楚,層次。
二、印信使用管理規(guī)定
(一)總則
為保證印章、介紹信使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性,有效地維護(hù)公司利益,杜絕違法行為的發(fā)生,特制定本辦法。
(二)印章的刻制
公司印章刻制均須報總經(jīng)理批準(zhǔn),由行政辦公室出具公司介紹信,各部門方可到正規(guī)的印章刻制店刻制。印章的形體和規(guī)格,按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
(三)印章的啟用
1.新印章要做好戳記,并留樣保存,以便備查。
2.印章啟用應(yīng)事先發(fā)啟用通知,注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。啟用印模應(yīng)用藍(lán)色印油,以示首次使用。
(四)印章的保管、交接和停用
公司各類印章必須有專人保管。
1.公司的正式印章、專用印章、鋼印、手章應(yīng)指定行政人員保管。
2.各部門印章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管。
3.印章保管須有記錄,注明印章名稱、頒發(fā)機(jī)關(guān)、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。
4.印章保管必須安全可靠,須加鎖保存。特制印章要放在保險柜。印章要在辦公室和隨身攜帶、不準(zhǔn)委托他人代管。
5.印章移交須辦理手續(xù),簽署移交證明,注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間、圖樣等信息。
(五)有下列情況,印章須停用:
1.機(jī)構(gòu)變動或機(jī)構(gòu)名稱改變。
2.上級部門通知改變印章圖樣。
3.印章使用損壞。
4.印章遺失或被竊,聲明作廢。
(六)印章停用要提出處理辦法,并報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),及時停用印章送制發(fā)機(jī)關(guān)封存或銷毀,建立印章上交、清退、存檔、銷毀的等級檔案。
三、印章的使用
(一)使用范圍
1.凡屬以公司名義對外、對內(nèi)發(fā)文、開具介紹信、報送報表等一律加蓋公司印章。
2.凡屬部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)加蓋部門印章。
3.凡屬合同類的用合同專用章。
4.凡屬財務(wù)會計業(yè)務(wù)的用財務(wù)專用章。
(二)使用印章,一律實(shí)行審批制度。凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可蓋章,其權(quán)限分級掌握,使用哪級印章,由哪級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并由其負(fù)責(zé)。凡不符合用印需要的,均應(yīng)拒絕蓋印。用印人填寫用印登記薄,領(lǐng)導(dǎo)在該表簽批。
(三)使用印章,一律實(shí)行登記制度,注明用印事由、數(shù)量、申請人、批準(zhǔn)人、用印日期。
(四)代章或因工作急需而又無合適印章,可采用借章辦法,借章在落款處加注“借印”、“代”字樣。
(五)使用印章時,保管人應(yīng)對蓋印的文書內(nèi)容、手續(xù)、格式把關(guān)檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時請示領(lǐng)導(dǎo),妥善解決。
(六)嚴(yán)禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印,印章保管人長期外出時須將印章妥善移交,以免延誤工作。
四、介紹信管理
(一)介紹信種類:存根介紹;信箋介紹;證明信(材料)
(二)介紹信一般由行政辦秘書負(fù)責(zé)保存。
(三)介紹信開具要嚴(yán)格履行審批手續(xù)。一般事宜由部門負(fù)責(zé)人簽字后行政辦公室主任審批;重要事宜由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
(四)嚴(yán)禁開出空白介紹信。
五、附則
(一)未按本辦法要求使用印信、保管印信,造成丟失、盜用、仿制等,依情節(jié)輕重,對責(zé)任者分別進(jìn)行批評教育、行政處分、經(jīng)濟(jì)處罰直至追究法律責(zé)任。
(二)本辦法由行政辦公室解釋、補(bǔ)充,由公司總經(jīng)理辦公會議通過后頒布生效。
第7篇 某某物業(yè)公司綜合管理部工作職責(zé)
某物業(yè)公司綜合管理部工作職責(zé)
1.根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略,組織編制、修訂和執(zhí)行企業(yè)中長期人力資源規(guī)劃,并制訂員工職業(yè)生涯規(guī)劃。
2.制訂、修訂和監(jiān)督執(zhí)行人力資源管理制度和人事工作程序文件。
3.根據(jù)年度人力資源計劃和部門編制制訂招聘計劃書,并制定招聘方案,組織人員實(shí)施選、訓(xùn)、考、用、育、留等工作。
4.公司年度培訓(xùn)計劃和制度的擬訂、修訂與實(shí)施管理。
5.負(fù)責(zé)員工招聘、錄用、轉(zhuǎn)正、分配、調(diào)動、離職手續(xù)和勞動關(guān)系管理工作。
6.負(fù)責(zé)公司績效考核,對本部門員工進(jìn)行績效管理與績效考評工作。
7.組織制訂、修改員工薪酬、福利和獎勵制度。
8.負(fù)責(zé)建立健全員工人事檔案工作。
9.負(fù)責(zé)公司員工各種休假的報批和手續(xù)的呈辦。
10.負(fù)責(zé)公司印鑒使用管理和文書檔案的管理工作。
11.負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)、低值易耗品的申購、領(lǐng)用、登記管理工作。
12.負(fù)責(zé)有關(guān)單位來文的接受登記、傳遞、催辦和管理,公文處理做到及時、準(zhǔn)確、安全、保密、歸檔。
13.按時完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時任務(wù)。
第8篇 物業(yè)公司統(tǒng)一配置工作制服管理規(guī)定
物業(yè)管理公司統(tǒng)一配置工作制服管理規(guī)定
物業(yè)管理公司是集團(tuán)對外的一個重要窗口,為提高及樹立服務(wù)窗口的形象,公司為全體物業(yè)員工統(tǒng)一配置工作制服,并制定本管理規(guī)定。
一.工作制服的配置
1.公司管理工作人員、綠化清潔人員、保安人員均由公司統(tǒng)一配置工作制服,費(fèi)用由公司統(tǒng)一支付。
2.各類人員分別配置夏裝二套、冬裝二套。
二.工作制服的使用管理
1.員工入職經(jīng)上崗培訓(xùn)合格后,由用人部門向辦公室申領(lǐng)工作制服并辦理登記手續(xù),由倉管員發(fā)放。
2.員工及保安人員離職時制服的辦理
(1)保安人員離職時,將全套制服退還辦公室后方可辦理離職手續(xù)。
(2).其他員工離職應(yīng)視制服使用時間進(jìn)行處理:自領(lǐng)用之日起使用3個月內(nèi)離職,領(lǐng)用人負(fù)擔(dān)全部制服費(fèi)用;使用3個月至半年離職,領(lǐng)用人負(fù)擔(dān)60%制服費(fèi)用;使用半年以上一年以內(nèi)離職,領(lǐng)用人負(fù)擔(dān)30%制服費(fèi)用;使用滿一年以上不負(fù)擔(dān)制服費(fèi)用。
3.應(yīng)負(fù)擔(dān)工作制服費(fèi)用的均由辦公室核準(zhǔn)后交財務(wù)部在員工的崗位保證金或工資中扣除。
4.夏裝使用期一般為每年5月1 日至11月30日,其他為冬裝使用期(每年冬、夏裝使用日期如因氣候變化另行通知)。
5.員工制服在使用滿一年時,可由用人部門向辦公室申請換領(lǐng)新制服。
三.員工制服洗滌和保管
1.員工制服必須保證使用整潔并由個人定期洗滌。
2.員工制服在使用期內(nèi)若因遺失、損壞或污染而影響正常使用,須由個人向公司申請補(bǔ)發(fā),費(fèi)用自理。
四.其他
1.員工因工作需要換崗,其在使用期內(nèi)制服須交還辦公室入倉后,由其部門批準(zhǔn)重新領(lǐng)回新崗位制服。
2.隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展,增加新崗位制服管理規(guī)定參照相關(guān)條款執(zhí)行。
3.本規(guī)定'管理工作人員'包括本部工作人員、管理處主任、副主任、管理員、收款員、機(jī)電工等工作崗位人員。
4.本規(guī)定'綠化清潔人員'包括綠化工、清潔工、廚工等。
5.本規(guī)定'保安工作人員'包括保安大隊(duì)長、副大隊(duì)長、保安隊(duì)長、保安副隊(duì)長、保安班長、保安員和監(jiān)控員。
五.本規(guī)定自二0**年七月一日起實(shí)施。
附:一、管理工作人員夏裝冬裝明細(xì)表;
二、綠化清潔人員夏裝冬裝明細(xì)表;
三、保安工作人員夏裝冬裝明細(xì)表。
第9篇 物業(yè)公司行政管理工作制服管理規(guī)定
物業(yè)公司行政管理之工作制服管理規(guī)定
為了提高公司形象,增強(qiáng)管理力度,展示員工的精神面貌。公司全體員工穿著統(tǒng)一制服上班,就制服的著裝管理作出如下規(guī)定:
1.換季時間
1.1 夏裝:5月1日至10月31日
1.2 冬裝:11月1日至次年4月30日
1.3 時間若有變動,以人事行政部實(shí)際通知時間為準(zhǔn)。
2.制服的使用及發(fā)放
凡本公司所有員工在職期間均有權(quán)利享受制服待遇。
2.1 制服在使用期限(具體使用期限另定)內(nèi)如有損壞或遺失,由使用者個人按規(guī)定折價從工資中扣回制服款,并由人事行政部統(tǒng)一補(bǔ)做制服;員工如有離職,按規(guī)定的使用期限,折價扣回制服款,不收回制服。具體按如下規(guī)定處理:
1)若制服的使用未達(dá)期限的一半,按制服價70%按月折價扣回制服款;
2)若制服的使用達(dá)期限的一半以上但未滿期的,按制服價50%按月折價扣回制服款。
3)若制服的使用滿期的,不需扣回制服款。
2.2 新員工入職,試用期滿后,方可配備制服(保安或服務(wù)人員除外)。
2.3 員工上班,必須按規(guī)定統(tǒng)一著裝。未按規(guī)定著裝者,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按獎懲制度執(zhí)行。
2.4 未能及時領(lǐng)取制服和制服不合身者,各部門應(yīng)在三個工作日內(nèi)將名單及型號報人事行政部,否則按不著裝處理。
第10篇 m物業(yè)公司保密工作管理規(guī)范
物業(yè)公司保密工作管理規(guī)范
1. 公司職工不準(zhǔn)利用工作之便將公司和部門保密范圍的文件信息、資料、經(jīng)營決策和數(shù)據(jù)、通訊號碼、計算機(jī)存儲內(nèi)容提供給外部和住戶,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)厲查處。
2. 公司和部門掌握的保密文件資料、圖紙、財務(wù)賬目、運(yùn)行設(shè)備圖表、分布圖、會議紀(jì)要、住戶和職工檔案等必須由主管部門經(jīng)理制定保密管理制度,分類編號指定專人保管,必須存放在保險柜內(nèi)亂號上鎖或裝箱封存入庫,嚴(yán)防竊密和私自涂改復(fù)制。
3. 各部門有關(guān)保密內(nèi)容的報廢文字材料、復(fù)印件嚴(yán)禁隨垃圾亂扔亂放,必須集中粉碎處理,凡未粉碎處理處理亂放的保密報廢文字材料根據(jù)內(nèi)容追糾其主管部門的責(zé)任。
4. 加強(qiáng)計算機(jī)儲存有關(guān)數(shù)據(jù)、住戶資料的保密管理,各部門要指定專人監(jiān)管,不準(zhǔn)私自復(fù)制一經(jīng)發(fā)現(xiàn)以竊密論處。
5. 公司領(lǐng)導(dǎo)及職工私人電話號碼未經(jīng)本人同意不得私自向外部人員提供。
第11篇 物業(yè)公司人事管理工作時間考勤規(guī)定
物業(yè)公司人事管理之工作時間與考勤
2.工作時間與考勤
2.1.工作時間
2.1.1 員工每周工作6天。具體工作時間,根據(jù)業(yè)務(wù)開展及運(yùn)作需要,由各部門編制交由人事行政部審核,報經(jīng)理審批后執(zhí)行。
2.1.2 特殊情況下工作時間如有變動,以人事行政部通知為準(zhǔn)。
2.2.考勤
2.2.1 打卡制度
1)根據(jù)打卡的記錄資料及出勤解釋單和請假單,依據(jù)薪酬標(biāo)準(zhǔn)按月薪制計算當(dāng)月工資;
2)每天按排班表或上班時間打卡;
3)如發(fā)現(xiàn)打錯卡或漏打卡或忘記打卡,又或者因業(yè)務(wù)工作需要外出而無法按時打卡者,應(yīng)于一個工作日內(nèi)填寫《出勤解釋單》,按程序報批。一般員工報部門負(fù)責(zé)人審批,部門負(fù)責(zé)人報經(jīng)理審批,并交人事行政部加簽核準(zhǔn)。逾期不辦理者,視作缺勤處理。每月打錯卡或忘記打卡共超過5次者,扣20元;
4)人事行政部人事行政專員負(fù)責(zé)公司考勤管理、監(jiān)督工作,每月一日整理、統(tǒng)計出勤情況。
2.2.2 遲到與早退
1)工作時間開始后到崗為遲到;
2)工作時間終了前離崗為早退;
3)遲到15分鐘以上,以曠工半日處理(因公外出及請假者除外);
4)無故提前15分鐘以上下班者,以曠工半日處理;
5)遲到或早退處罰措施:每次遲到或早退從當(dāng)月工資中扣罰10元,一個月出現(xiàn)一次即扣除當(dāng)月全勤獎,累計三次按曠工一日處理;
6)曠工處罰措施:曠工期間薪資不予計算,曠工半日除扣罰一日半工資(含基本工資及績效工資)外,并扣除當(dāng)月全勤獎;曠工一日除扣罰三日工資外,并扣除當(dāng)月全勤獎。連續(xù)曠工三日者作自動離職處理,不計發(fā)當(dāng)月薪資。一年內(nèi)累計曠工達(dá)十日者,作自動離職處理,不計發(fā)當(dāng)月薪資。
2.3.加班
2.3.1 本公司如因業(yè)務(wù)需要,可于辦公時間以外指定員工加班,被指定的員工,除因特殊情況經(jīng)上級主管批準(zhǔn)外,不得拒絕,違者以不服從上級領(lǐng)導(dǎo)論處。
2.3.2 員工加班,事先由直接上級填寫《員工加班申請表》,報部門負(fù)責(zé)人及人事行政部主管核準(zhǔn)(部門負(fù)責(zé)人須經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn))后方可加班,并須按規(guī)定打卡,否則不作加班處理(如因上級領(lǐng)導(dǎo)外出未能及時批準(zhǔn)的,亦須事先以電話請示征得領(lǐng)導(dǎo)同意)。
2.3.3 本公司原則上除休息日加班先作補(bǔ)休處理外,其余加班(如延長時間加班及節(jié)假日加班)按規(guī)定計發(fā)加班費(fèi)。因工作繁忙確實(shí)無法于六個月內(nèi)安排補(bǔ)休的,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及人事行政部主管核準(zhǔn)報經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可計發(fā)加班工資。
2.3.4 加班工資計算及發(fā)放標(biāo)準(zhǔn):根據(jù)相關(guān)政策規(guī)定及結(jié)合公司實(shí)際計發(fā)。
2.3.5 員工的加班必須以打卡記錄為依據(jù),未打卡而加班者不予計算加班費(fèi),加班時間按實(shí)計算。特殊原因無法打卡,須填寫《出勤解釋單》報主管領(lǐng)導(dǎo)簽名確認(rèn),并由人事行政部主管加簽核準(zhǔn)后,方可視作加班。
2.3.6 員工的加班工資由公司財務(wù)部憑經(jīng)審批的《員工加班申請表》及員工 考勤記錄計發(fā)。
第12篇 某某大學(xué)物業(yè)公司行政辦公室工作管理規(guī)定
某大學(xué)物業(yè)公司行政辦公室工作管理規(guī)定
一、公文管理規(guī)定
(一)總則
為加強(qiáng)公司公文管理,使之規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,根據(jù)學(xué)校有關(guān)公文處理規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際特制定本辦法。
1.公司公文是傳達(dá)貫徹上級指示精神、請示和答復(fù)問題,指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。
2.公司公文實(shí)行統(tǒng)一管理。公司各類公文統(tǒng)一由行政辦公室負(fù)責(zé)簽收、分辦、處理、存檔。公司領(lǐng)導(dǎo)不得直接受理公文。
3.各部門及有關(guān)人員,對公文中涉及國家、政府、學(xué)校、公司應(yīng)保密的事項(xiàng),必須嚴(yán)守秘密,不準(zhǔn)隨便向他人泄露。
4.公文保密等級分為:絕密、機(jī)密、秘密三種,其他為一般文件。絕密、機(jī)密文件打印一定要用專用載體。絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱,機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印,閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。文件機(jī)密級數(shù),由發(fā)文單位主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。
5.公司發(fā)文的程序?yàn)?擬稿、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))、打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。
6.公司收文的處理程序?yàn)?收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。
(二)草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng):
1.內(nèi)容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。
2.反應(yīng)情況要客觀,實(shí)事求是。
3.文字要準(zhǔn)確、精煉,條理要清楚,層次。
二、印信使用管理規(guī)定
(一)總則
為保證印章、介紹信使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性,有效地維護(hù)公司利益,杜絕違法行為的發(fā)生,特制定本辦法。
(二)印章的刻制
公司印章刻制均須報總經(jīng)理批準(zhǔn),由行政辦公室出具公司介紹信,各部門方可到正規(guī)的印章刻制店刻制。印章的形體和規(guī)格,按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
(三)印章的啟用
1.新印章要做好戳記,并留樣保存,以便備查。
2.印章啟用應(yīng)事先發(fā)啟用通知,注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。啟用印模應(yīng)用藍(lán)色印油,以示首次使用。
(四)印章的保管、交接和停用
公司各類印章必須有專人保管。
1.公司的正式印章、專用印章、鋼印、手章應(yīng)指定行政人員保管。
2.各部門印章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管。
3.印章保管須有記錄,注明印章名稱、頒發(fā)機(jī)關(guān)、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。
4.印章保管必須安全可靠,須加鎖保存。特制印章要放在保險柜。印章要在辦公室和隨身攜帶、不準(zhǔn)委托他人代管。
5.印章移交須辦理手續(xù),簽署移交證明,注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間、圖樣等信息。
(五)有下列情況,印章須停用:
1.機(jī)構(gòu)變動或機(jī)構(gòu)名稱改變。
2.上級部門通知改變印章圖樣。
3.印章使用損壞。
4.印章遺失或被竊,聲明作廢。
(六)印章停用要提出處理辦法,并報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),及時停用印章送制發(fā)機(jī)關(guān)封存或銷毀,建立印章上交、清退、存檔、銷毀的等級檔案。
三、印章的使用
(一)使用范圍
1.凡屬以公司名義對外、對內(nèi)發(fā)文、開具介紹信、報送報表等一律加蓋公司印章。
2.凡屬部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)加蓋部門印章。
3.凡屬合同類的用合同專用章。
4.凡屬財務(wù)會計業(yè)務(wù)的用財務(wù)專用章。
(二)使用印章,一律實(shí)行審批制度。凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可蓋章,其權(quán)限分級掌握,使用哪級印章,由哪級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并由其負(fù)責(zé)。凡不符合用印需要的,均應(yīng)拒絕蓋印。用印人填寫用印登記薄,領(lǐng)導(dǎo)在該表簽批。
(三)使用印章,一律實(shí)行登記制度,注明用印事由、數(shù)量、申請人、批準(zhǔn)人、用印日期。
(四)代章或因工作急需而又無合適印章,可采用借章辦法,借章在落款處加注“借印”、“代”字樣。
(五)使用印章時,保管人應(yīng)對蓋印的文書內(nèi)容、手續(xù)、格式把關(guān)檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時請示領(lǐng)導(dǎo),妥善解決。
(六)嚴(yán)禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印,印章保管人長期外出時須將印章妥善移交,以免延誤工作。
四、介紹信管理
(一)介紹信種類:存根介紹;信箋介紹;證明信(材料)
(二)介紹信一般由行政辦秘書負(fù)責(zé)保存。
(三)介紹信開具要嚴(yán)格履行審批手續(xù)。一般事宜由部門負(fù)責(zé)人簽字后行政辦公室主任審批;重要事宜由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
(四)嚴(yán)禁開出空白介紹信。
五、附則
(一)未按本辦法要求使用印信、保管印信,造成丟失、盜用、仿制等,依情節(jié)輕重,對責(zé)任者分別進(jìn)行批評教育、行政處分、經(jīng)濟(jì)處罰直至追究法律責(zé)任。
(二)本辦法由行政辦公室解釋、補(bǔ)充,由公司總經(jīng)理辦公會議通過后頒布生效。
第13篇 物業(yè)公司文件控制管理工作程序
1.0 目的
對麗江花園物業(yè)管理公司質(zhì)量管理體系所要求的文件進(jìn)行控制,確保在使用處獲得適用文件的有關(guān)版本。
2.0 適用范圍
適用于麗江花園物業(yè)管理公司與質(zhì)量管理體系要求有關(guān)的文件的控制。
3.0 職責(zé)
3.1麗江花園物業(yè)管理公司與管理體系有關(guān)的文件由行政部歸口管理。
3.2技術(shù)部負(fù)責(zé)與維護(hù)有關(guān)的和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)有關(guān)的技術(shù)性文件和資料的受控發(fā)放。
3.3配套服務(wù)部負(fù)責(zé)與服務(wù)有關(guān)的文件受控發(fā)放。
3.4各有關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門文件管理。
4.0 定義
4.1文件的分類
按文件的來源分為:
4.1.1 內(nèi)部文件:麗江花園物業(yè)管理公司內(nèi)部形成的管理文件,包括質(zhì)量管理體系文件和對內(nèi)、對外的管理公文。
質(zhì)量管理體系文件還可分成:
a)質(zhì)量手冊,第一層次文件,代碼為(a);
b)程序文件,第二層次文件,代碼為(b);
c) 作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程(規(guī)定),第三層次文件,代碼為(c);
d)質(zhì)量記錄(為特殊類型文件),代碼為(d)。
4.1.2 外來文件:
a) 國家、行業(yè)、企業(yè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程等;
b) 主管部門的公文;
c) 顧客提供的基礎(chǔ)資料等;
d) 計算機(jī)應(yīng)用軟件。
4.1.3 成果文件:麗江花園物業(yè)管理公司內(nèi)部形成的與維護(hù)和服務(wù)有關(guān)的技術(shù)性文件,包括質(zhì)量計劃、綱要、成果報告、圖紙圖片等。
4.2按受控狀態(tài)分為:
4.2.1 受控文件
即列入《受控文件清單》的文件,這些文件的批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、報廢、回收等必須按本程序規(guī)定的要求進(jìn)行控制。
4.2.2 非受控文件
未列入《受控文件清單》的文件。
5.0 工作程序
5.1文件的編號與標(biāo)識
5.1.1 質(zhì)量管理體系文件按《文件編號規(guī)定》進(jìn)行編號和標(biāo)識。
5.1.2 管理性公文按《文件編號規(guī)定》進(jìn)行編號和標(biāo)識。
5.1.3 與維護(hù)和服務(wù)有關(guān)的文件按《文件編號規(guī)定》進(jìn)行編號和標(biāo)識。
5.1.4 外來文件沿用原文的編號,加蓋“外來文件”章。
5.2文件編寫
5.2.1 質(zhì)量管理體系文件由各使用部門編寫,行政部匯總。
5.2.2 管理性公文由行政部組織編寫。
5.3文件的審批
5.3.1 質(zhì)量手冊由管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.3.2 程序文件由行政部審核,管理者代表批準(zhǔn)。
5.3.3 作業(yè)指導(dǎo)書文件由行政部組織相關(guān)部門審定,由管理者代表批準(zhǔn)。
5.3.4 與維護(hù)和服務(wù)有關(guān)的成果性文件由技術(shù)部和配套服務(wù)部經(jīng)理審批。
5.3.5 管理性公文由相關(guān)部門起草,主管領(lǐng)導(dǎo)審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.4文件的發(fā)布與發(fā)放
5.4.1 文件一經(jīng)批準(zhǔn),即可進(jìn)行發(fā)布和發(fā)放。發(fā)布可以采用會議(即發(fā)布會)和非會議兩種形式。
5.4.2 質(zhì)量管理體系文件、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程由行政部按《文件發(fā)放計劃審批表》發(fā)放。
5.4.3 技術(shù)類文件由技術(shù)部按《文件發(fā)放計劃審批表》發(fā)放。
5.4.4 服務(wù)類文件由配套服務(wù)部按《文件發(fā)放計劃審批表》發(fā)放。
5.4.5 文件的發(fā)放應(yīng)確定文件發(fā)放范圍,確保與質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的場所,在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本。
5.4.6 各發(fā)放文件部門作好《文件發(fā)放、回收登記表》的記錄工作。
5.4.7 各單位相關(guān)部門的文件管理人員在收到和領(lǐng)取文件后,應(yīng)及時分發(fā)到位。文件收取人在《文件發(fā)放、回收登記表》上簽收。
5.4.8麗江花園物業(yè)管理公司所有對外發(fā)布的文件均由行政部審定發(fā)放,重要文件需總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)放。
5.5文件的更改
5.5.1 質(zhì)量管理體系文件需要更改時,應(yīng)由提出文件修改部門填寫《文件更改申請表》,說明更改原因,對重要的更改應(yīng)附充分理由和證據(jù)。
5.5.2 《文件更改申請表》的審批按文件審批條款進(jìn)行,經(jīng)批準(zhǔn)后,由行政部填寫《文件更改通知單》。
5.5.3 更改采用換頁法或劃改法。劃改就是在原文件需修改處修改。更改后的文件應(yīng)在文件修改記錄上予以記錄。
5.5.4 文件更改的具體程序是:
行政部將《文件更改通知單》,按原文件發(fā)放范圍發(fā)至各單位相關(guān)人員,并按通知單及時更改本單位使用文件,在通知單上做好記錄。
5.6文件的換版與作廢
5.6.1 文件經(jīng)多次更改或文件需進(jìn)行大幅度修改時,應(yīng)進(jìn)行換版。換版由行政部組織。
5.6.2 作廢的文件由行政部文件管理員負(fù)責(zé)收回,并在《文件發(fā)放、回收登記表》上做好記錄,在作廢文件上加蓋“作廢”印章,待統(tǒng)一銷毀。
5.6.3 由行政部填寫《文件銷毀申請表》,批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。銷毀由行政部執(zhí)行,需兩人在場見證。需留用的作廢文件,填寫《文件留用申請表》,經(jīng)行政部批準(zhǔn)后,加蓋“保留資料”印章方可留用。留用的文件應(yīng)單獨(dú)存放,以免混用。
5.7文件的管理
5.7.1 存檔文件應(yīng)保存在通風(fēng)、干燥的環(huán)境中并做好防火、防蟲、防潮工作,以免破損。
5.7.2 臨時借閱文件應(yīng)由借閱者填寫《文件借閱登記表》,經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。借閱者應(yīng)在指定日期歸還。
5.7.3 行政部定期(一年一次)發(fā)布《受控文件清單》,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后,下發(fā)各單位。
5.7.4 各部門依據(jù)《受控文件清單》和實(shí)際情況,實(shí)時更新本部門的《受控文件清單》。
5.8外來文件的發(fā)放
麗江花園物業(yè)管理公司所有外來文件均由行政部負(fù)責(zé)收集匯總,并記錄于《外來文件登記表》中,其包括:國家、地方、行業(yè)技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程等文件,經(jīng)過鑒定和確認(rèn)其有效版本后,列入《受控文件清單》,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,按文件的發(fā)布與發(fā)放的路徑發(fā)放。
6.0相關(guān)文件
6.1《文件編號規(guī)定》 rgpm
第14篇 物業(yè)公司質(zhì)量管理體系評審控制工作程序
物業(yè)公司質(zhì)量管理體系評審控制程序
1 目的
按計劃的時間間隔評審質(zhì)量管理體系,以確保其持續(xù)的適宜性、充分性和有效性。
2 范圍
適用于對公司質(zhì)量管理體系的評審。
管理評審控制程序是由最高管理者就質(zhì)量方針和目標(biāo),對質(zhì)量體系的現(xiàn)狀和適應(yīng)性進(jìn)行的正式評價。
3 職責(zé)
3.1總經(jīng)理主持管理評審會議。
3.2管理者代表負(fù)責(zé)向總經(jīng)理報告質(zhì)量管理體系運(yùn)行情況,提出改進(jìn)建議,編寫相應(yīng)的管理評審報告。
3.3物業(yè)部部負(fù)責(zé)評審計劃的制定、收集并提供管理評審所需的資料,同時按策劃的計劃時間對各相關(guān)部門進(jìn)行評審,負(fù)責(zé)對評審后的糾正、預(yù)防措施進(jìn)行跟蹤和驗(yàn)證。
3.4各相關(guān)部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備、提供與本部門工作有關(guān)的評審所需資料,并負(fù)責(zé)實(shí)施管理評審中提出的相關(guān)的糾正、預(yù)防措施,并提前三個工作日將有關(guān)內(nèi)容書面報物業(yè)部。
4 程序
4.1管理評審計劃
4.4.1每年組織一次管理評審,時間間隔不超過12個月,可結(jié)合內(nèi)審后的結(jié)果進(jìn)行,也可根據(jù)需要安排。
4.1.2物業(yè)部于每次管理評審前一個月編制《管理評審計劃》,報管理者代表審核,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。計劃主要內(nèi)容包括:
a)評審日期;
b)評審目的;
c)評審范圍及評審重點(diǎn);
d)參加評審組成員;
e)評審依據(jù);
f)評審內(nèi)容;
g)評審工作文件;
h)評審綜述。
4.1.3當(dāng)出現(xiàn)下列情況之一時可增加管理評審頻次。
a)公司組織機(jī)構(gòu)、運(yùn)行機(jī)制、服務(wù)范圍、資源配置發(fā)生重大變化時;
b)發(fā)生重大質(zhì)量事故或用戶關(guān)于質(zhì)量有嚴(yán)重投訴或投訴連續(xù)發(fā)生時;
c)當(dāng)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及其他要求有變化時;
d)市場需求發(fā)生重大變化時;
e)即將進(jìn)行第二、三方審核或法律、法規(guī)規(guī)定的審核時;
f)質(zhì)量審核中發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重不合格時。
4.2管理評審輸入
管理評審輸入應(yīng)包括與以下方面有關(guān)的當(dāng)前的業(yè)績和改進(jìn)的機(jī)會:
a)審核結(jié)果,包括第一方、第二方、第三方質(zhì)量管理體系審核、服務(wù)質(zhì)量審核等的結(jié)果;
b)顧客的反饋,包括滿意程度的測量結(jié)果及與顧客溝通的結(jié)果;
c)過程的業(yè)績和服務(wù)的符合性,包括過程、服務(wù)測量和監(jiān)控的結(jié)果與產(chǎn)品有關(guān)的要求;
d)改進(jìn)、預(yù)防和糾正措施的狀況,包括對內(nèi)部審核和日常發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng)采取的糾正和預(yù)防措施的實(shí)施及其有效性的監(jiān)控結(jié)果;
e)以往管理評審跟蹤措施的實(shí)施及有效性;
f)可能影響質(zhì)量管理體系的各種變化而引起的體系的變更,包括內(nèi)外環(huán)境的變化,如法律法規(guī)的變化等。
g)質(zhì)量管理體系運(yùn)行狀況,包括質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的適宜性和有效性。
h)由于各種原因而引起的有關(guān)組織的產(chǎn)品過程和體系改進(jìn)的建議。
4.3評審準(zhǔn)備
4.3.1預(yù)定評審前十天,物業(yè)部以書面形式向管理者代表匯報現(xiàn)階段質(zhì)量管理體系運(yùn)行情況并提交本次評審計劃,由管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.3.2物業(yè)部負(fù)責(zé)根據(jù)評審輸入的要求,組織評審資料的收集,準(zhǔn)備必要的文件,評審資料由管理者代表確認(rèn)。
4.3.3物業(yè)部向參加評審的人員發(fā)放《管理評審?fù)ㄖ獑巍?及本次評審計劃和有關(guān)資料。
4.4管理評審會議
a)總經(jīng)理主持評審會議,各部門負(fù)責(zé)人和有關(guān)人員對評審輸入做出評價,對于存在或潛在的不合格項(xiàng)提出糾正和預(yù)防措施,確定責(zé)任人和整改時間;
b)總經(jīng)理對所涉及的評審內(nèi)容作出結(jié)論(包括進(jìn)一步調(diào)查、驗(yàn)證等)。
c)物業(yè)部對責(zé)任部門的整改項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤和再次驗(yàn)證,并向總經(jīng)理作匯報。
4.5管理評審輸出
4.5.1管理評審的輸出應(yīng)包括以下方面有關(guān)的措施:
a)質(zhì)量管理體系及其過程的改進(jìn),包括對質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、組織結(jié)構(gòu)、過程控制等方面的評價;
b)與顧客要求有關(guān)的服務(wù)的改進(jìn),對現(xiàn)有服務(wù)符合要求的評價,包括是否需要進(jìn)行服務(wù)、過程審核等與評審內(nèi)容相關(guān)的要求;
c)資源需求等;
d)對質(zhì)量管理體系及其過程運(yùn)行情況的說明。
4.5.2會議結(jié)束后,由物業(yè)部根據(jù)管理評審輸出的要求進(jìn)行總結(jié),編寫《管理評審報告》,經(jīng)管理者代表審核,交總經(jīng)理批準(zhǔn),并發(fā)至相應(yīng)部門并監(jiān)控執(zhí)行。本次管理評審的輸出可以作為下次管理評審的輸入。
4.6改進(jìn)、糾正、預(yù)防措施的實(shí)施和驗(yàn)證
物業(yè)部根據(jù)《改進(jìn)控制程序》的規(guī)定,對改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施的實(shí)施效果進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證。
4.7如果評審結(jié)果引起文件更改,應(yīng)執(zhí)行《文件控制程序》。
4.8管理評審產(chǎn)生的相關(guān)的質(zhì)量記錄應(yīng)由物業(yè)部按《質(zhì)量記錄的控制程序》保管,包括管理評審計劃、評審前各部門準(zhǔn)備的評審資料、評審會議記錄及管理評審報告等。
5 相關(guān)文件
5.1《內(nèi)部審核程序》。
5.2《改進(jìn)控制程序》。
5.3《文件控制程序》。
5.4《質(zhì)量記錄控制程序》。
6 質(zhì)量記錄
6.1《管理評審計劃》。
6.2《管理評審會議簽到》。
6.3《糾正和預(yù)防措施記錄表》。
6.4《管理評審報告》
6.5《文件發(fā)放登記表》
第15篇 物業(yè)公司質(zhì)量記錄控制管理工作程序
物業(yè)公司質(zhì)量記錄控制管理程序
1.0目的
為證明項(xiàng)目質(zhì)量符合要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行提供客觀證據(jù).
2.0適用范圍
適用于質(zhì)量管理體系及產(chǎn)品、項(xiàng)目所要求記錄的控制。
3.0職責(zé)
辦公室負(fù)責(zé)對公司各部門產(chǎn)生的質(zhì)量記錄的標(biāo)識、貯存、保護(hù)、檢索、保存期限和處置予以控制。
1.0過程識別
擬定目錄--設(shè)計/選擇--表式--標(biāo)識--分發(fā)--運(yùn)作--收集--分類整理--保管--移交/歸檔--處理
5.0 行為準(zhǔn)則:
a)運(yùn)作過程中記錄應(yīng):及時準(zhǔn)確、內(nèi)容齊全、手續(xù)完備;
b)各種記錄標(biāo)識應(yīng)具有唯一性;
c)按規(guī)定及時收集,保證其連續(xù)性、完整性;
d)保管應(yīng)分類、編號并擬列目錄/清單,便于檢索;
e)保管和儲存條件要適宜,保證干燥通風(fēng),有防護(hù)措施;
f)體系記錄保存日期為三年,工程質(zhì)量記錄竣工移交長期保存.
6.0 程序要求:
6.1 記錄的分類管理
6.1.1 體系運(yùn)行記錄包括:管理評審記錄、內(nèi)容審核記錄、工程要求評審記錄、供方評審記錄、培訓(xùn)記錄、工程施工及交付記錄等,由工程科歸口管理,有關(guān)責(zé)任部門分別管理.
6.1.2各種檢驗(yàn)和驗(yàn)證記錄、不合格項(xiàng)及糾正記錄、管理部作業(yè)記錄等,由各管理處分別收集、匯總、保管。
6.2 記錄編目、編號
記錄表式作為一種特殊文件,執(zhí)行《文件控制程序》中編目標(biāo)識規(guī)定;收集后由責(zé)任部門依次編號,確保唯一性.
6.3 記錄填寫
記錄應(yīng)在過程活動中及時、真實(shí)的形成,字跡清晰,不準(zhǔn)涂改,保證易于識別,且內(nèi)容齊全,各種審核手續(xù)齊備.
如因筆誤需修改,應(yīng)采用單杠劃去,在其上/下方寫出更改內(nèi)容,由更改責(zé)任人簽字或蓋章.
6.4 記錄的保管、儲存和檢索
各部門形成的記錄,由本單位專人負(fù)責(zé)保管,分類存放.
保存環(huán)境條件應(yīng)干燥通風(fēng),裝袋/裝盒.列出記錄清單以利于檢索,有必要時可設(shè)卷內(nèi)目錄.
各種記錄需移交或歸檔保存的,應(yīng)按公司要求定期移交主管部門或歸檔保存.存儲時間較長(一年以上)的,存放記錄處所必須干燥通風(fēng),有防潮、防霉、防鼠、防破損措施.
接著外來傳真件,應(yīng)先復(fù)印,復(fù)印件連同傳真件一并存放.
6.5 記錄保存期及處置
體系記錄保存期為三年,需移交或存查的記錄長期保存.
不需保存或到保存期的記錄,應(yīng)填寫記錄處理申請單,保管理者代表批準(zhǔn),由專人負(fù)責(zé)銷毀(視不同情況可焚燒,粉碎或作紙廠原料等).
6.5 記錄復(fù)印、借閱、修改
記錄復(fù)印、借閱原則上當(dāng)天送還,如外單位復(fù)印、借閱或超過一天難以送還的應(yīng)進(jìn)行借閱登記.無論借閱或復(fù)印需經(jīng)管理者代表批準(zhǔn).
記錄作為一種特殊文件,修改時應(yīng)執(zhí)行《文件控制程序》中有關(guān)規(guī)定.
7.0 相關(guān)文件
《文件控制程序》
《管理策劃控制程序》
《改進(jìn)管理程序》
8.0 記錄
質(zhì)量記錄清單
文件發(fā)放回收記錄
文件借閱、復(fù)印記錄
文件銷毀申請/記錄處理申請單
