第1篇 某物業(yè)管理公司會計工作守則
物業(yè)管理公司會計工作守則
1.按照國家會計制度的規(guī)定記帳、算帳、報帳,做到手續(xù)完備,內(nèi)容真實,數(shù)字準確,帳目清楚。按時報出有關各種報表,內(nèi)容完整、及時、準確。
2.按照經(jīng)濟核算原則,定期分析財務計劃,預算執(zhí)行情況,考核資金使用結果,做到合理利用資金。
3.對于會計資料及有關附屬資料要保存完整,不得遺失、損毀。
4.對客戶提出的各種問題及時解答、合理解釋,嚴禁推諉、拖延、造成不良后果,不得向客戶漏露其它客戶的各種情況。
5.對重大、疑難問題及早上報部門領導,做好跟進工作,直到問題得以解決。
6.負責完成公司的各項上繳任務,遵守一切財務規(guī)章制度,把好財務關。
7.保證工作質(zhì)量,及時向公司領導提供準確數(shù)據(jù)。
8.遵守會計保密制度。
第2篇 學生公寓物業(yè)中心管理員工作職責
學生公寓物業(yè)服務中心管理員工作職責
一、管理員在主管的直接領導下,嚴格按章行事。堅持以工作職責、服務質(zhì)量標準檢查考核保安、保潔、工程維修人員工作情況,堅持查崗、查勤,做好日工作記錄?，F(xiàn)場發(fā)現(xiàn)問題,要求立即整改,并及時通報物業(yè)服務中心主管;
二、管理員必須按信息學院提供的標準,在規(guī)定時間內(nèi)完成水、電費代收代繳工作。每月28日抄電表,月初第一周到寢室收取學生超標電費,收費準確,交費及時;
三、按物業(yè)服務中心要求,具體解決物業(yè)產(chǎn)權人和使用人提出的問題,綜合性管理學生公寓保安、保潔、工程維修工作,配合施工方、物資供應商工作。負責監(jiān)督、管理外來施工人員工作質(zhì)量;
四、負責組織學生公寓保安、保潔、工程維修,具體執(zhí)行各專業(yè)部門下發(fā)的工作方案、管理條例實行規(guī)范化管理,并監(jiān)督檢查其工作質(zhì)量,強化服務理念,改進工作作風,提高工作質(zhì)量。
五、堅守工作崗位,認真記錄各種電話內(nèi)容,及時通報各有關部門。樹立軟件園物業(yè)優(yōu)質(zhì)管理、優(yōu)質(zhì)服務的優(yōu)秀品牌;
六、認真(正楷字)填寫公寓工程維修記錄,并及時發(fā)送維修保養(yǎng)工作單,要求維修工五分鐘直接到現(xiàn)場解決問題,并做好維修單反饋工作,質(zhì)量達標,閉環(huán)管理;
七、負責學生公寓全部鑰匙管理工作,嚴格鑰匙領取、退換、借用手續(xù)。嚴格按學生、工程、保潔分別填寫不同借用鑰匙登記表,確保住宿師生人身及財產(chǎn)安全;
八、負責辦理師生入住手續(xù),按院方制定標準收取鑰匙押金,開出有效財務收據(jù)。退舍前,協(xié)助主管清點室內(nèi)所配物品,嚴格填寫后勤部下發(fā)的退宿通知單,準確標明應收水、電費用,室內(nèi)物品完好或短缺情況;
九、負責記錄、傳達各有關部門電話內(nèi)容。主動、積極配合主管工作。保證學院---物業(yè)聯(lián)系暢通,保證各有關部門與公寓物業(yè)服務中心內(nèi)、外聯(lián)系暢通。
第3篇 物業(yè)管理公司工作報告程序3
物業(yè)管理公司工作報告程序(三)
1.目的
規(guī)范公司內(nèi)部管理工作報告程序,確保公司領導及時、全面了解和掌握各職能部門、項目管理處的工作完成情況及下一步工作安排,從而作出相應的指示。
2.適用范圍
本程序適用于公司行政部、管理部、財務部及公司所屬各項目管理處,包括單項護衛(wèi)隊項目(以下簡稱報告人)。
3.職責
3.1行政部負責工作報告的收集(催交)、送達和歸檔工作。
3.2行政部、管理部和財務部依次負責對各項目管理處工作報告的初閱,并將部門意見報告總經(jīng)理。
4.操作程序
4.1每周工作報告
4.1.1每星期五下班前,報告人將本周的部門/項目管理處的工作完成情況和下周工作計劃安排情況(簡稱周報)以條列形式報告公司總經(jīng)理室,周報內(nèi)容應真實、清楚、簡明、扼要。
4.1.2公司部門周報由報告人統(tǒng)一交行政部歸集后交總經(jīng)理室;各項目管理處周報依次交公司行政部、管理部、財務部初閱后交總經(jīng)理室。
4.1.3項目周報經(jīng)公司各部門閱后,由行政部統(tǒng)一匯集送總經(jīng)理室閱批。
4.2每月工作報告
4.2.1每月25日下班前,報告人應將當月的管理工作情況小結和下個月的工作計劃安排(簡稱月報)書面報告公司總經(jīng)理。月報應書寫清楚,內(nèi)容詳實,針對存在問題要有自己的分析、見解,并提出相應的解決措施和建議,以供公司領導參考、決策。
4.2.2月報的送呈程序與周報相同(見4.1.2、4.1.3)。
4.3工作報告格式要求
周報統(tǒng)一用“項目經(jīng)理周工作安排檢查表”(附后)填報;月報用公司信箋紙書寫。報告抬頭統(tǒng)一為“致:公司總經(jīng)理室”。報告人只須寫部門或項目管理處名稱。
4.4信息反饋
4.4.1工作報告經(jīng)總經(jīng)理批閱后發(fā)還行政部。行政部應在下周(月)歸集工作報告時,將上周(月)總經(jīng)理批閱過的工作報告返還給報告人,同時收回前一周(月)的工作報告。
4.4.2報告人應認真閱看公司領導的批示意見,并且在實際工作中切實執(zhí)行,鞏固成績,跟進工作,整改不足。各部門/項目管理處負責人在閱看總經(jīng)理批示后應簽署姓名,在下次遞交工作報告時一起帶交公司行政部歸檔。
4.4.3周(月)報的工作落實情況由行政部牽頭,管理部、財務部配合檢查、督促。
4.5報告的歸檔
行政部最后將總經(jīng)理批示信息反饋給報告人后收回的工作報告及時分類、歸檔成冊。
第4篇 物業(yè)管理方案制定工作程序
物業(yè)管理方案制定程序
1.目的
根據(jù)業(yè)主或發(fā)展商(以下稱委托方)的要求,對新承接的物業(yè)管理項目制定物業(yè)管理方案,確保承接后管理工作能順利開展。
2.適用范圍
適用于公司新承接物業(yè)管理項目。
3.引用文件
3.1質(zhì)量手冊第4.2章
3.2so9002標準第4.2章
4.職責
4.1籌備小組負責管理方案制訂的統(tǒng)籌工作。
4.2各部門負責有關日常業(yè)務及流程的制定。
4.3總經(jīng)理或副總經(jīng)理負責管理方案的審批、簽署工作。
4.4籌備小組負責與法律顧問聯(lián)系審查管理方案及其附件。
5.工作程序
5.1物業(yè)管理方案的內(nèi)容:
5.1.1物業(yè)概述;
5.1.2物業(yè)管理質(zhì)量目標;
5.1.3物業(yè)管理的組織機構及職責;
5.1.4物業(yè)管理日常業(yè)務及流程;
5.1.5物業(yè)管理質(zhì)量評價和改進。
5.2計劃與聯(lián)系工作
5.2.1籌備小組制定管理方案編制工作的總體計劃,明確各部門的職責和要求。
5.2.2籌備小組向委托方取得物業(yè)項目的有關資料,并進行整理。
5.2.3籌備小組根據(jù)總體計劃的要求及各部門的分工將編寫的有關資料分發(fā)到相應的各部門。
5.3管理方案草案的編制
5.3.1各部門根據(jù)總體計劃的要求進行編寫工作,由部門經(jīng)理審核后交籌備小組匯總。
5.3.2籌備小組將各部門編制的內(nèi)容匯總成物業(yè)管理方案草案,報總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準。
5.3.3籌備小組將由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準的管理方案草案交法律顧問進行法律咨詢。
5.3.4籌備小組根據(jù)法律顧問的意見進行修改,經(jīng)總經(jīng)理審批后制定成管理方案草案正式文本。
5.4管理方案的磋商
5.4.1管理方案草案由總經(jīng)理或副總經(jīng)理、籌備小組與委托方進行磋商。
5.4.2管理方案草案的磋商應形成備忘錄,記錄磋商情況和修改的意見。
5.4.3根據(jù)修改意見,由總經(jīng)理或副總經(jīng)理組織公司有關部門和人員進行討論修改。
5.5管理方案的制定
5.5.1經(jīng)公司及委托方雙方同意的物業(yè)管理方案作為正式文本,由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準。
5.5.2物業(yè)管理方案正式文本、草案及物業(yè)管理項目的有關資料和磋商紀要由物管部保管。
5.6管理方案的修改
5.6.1管理方案批準后,委托方或公司都可以提出修改意見,經(jīng)總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準后進行修改,修改工作按5.3和5.4規(guī)定執(zhí)行。
5.6.2管理方案的修改文本需經(jīng)委托方及公司同意并由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準。
6.支持文件與記錄
第5篇 物業(yè)區(qū)域公共設施管理控制工作程序
物業(yè)區(qū)域公共設施管理控制程序
1.0目的
對公共設施進行日常保養(yǎng),及時發(fā)現(xiàn)公共設施損壞情況并進行維修,保證公共設施的完好率符合相關要求。
2.0范圍
適用于公司所轄物業(yè)的所有公共設施。
3.0職責
3.1巡樓護衛(wèi)員負責檢查公共設施損壞情況。
3.2維修班負責公共設施日常保養(yǎng)及維護。
3.3工程部負責新建或改建公共設施,組織對嚴重損壞的公共設施進行維修。
4.0內(nèi)容
4.1公共設施的保養(yǎng)
4.1.1每年初,維修班按公司規(guī)定制定公共設施保養(yǎng)計劃,填寫《公共設施保養(yǎng)計劃》,并按計劃時間對公共設施進行保養(yǎng),填寫《公共設施保養(yǎng)記錄》。
4.2公共設施損壞的發(fā)現(xiàn)
4.2.1巡樓護衛(wèi)員在每日巡查時應注意所巡查范圍內(nèi)的公共設施狀態(tài)。如發(fā)現(xiàn)設施損壞故障,須于當日填寫《發(fā)現(xiàn)故障通知單》并交與維修值班員。若遞交《發(fā)現(xiàn)故障通知單》三日后,該問題仍未整改,則再次填寫《發(fā)現(xiàn)故障通知單》,直接遞交給管理處主管主任。
4.3 公共設施損壞的處理
4.3.1維修班接到通知單后,及時派人修復處理,不得超過三天,并在《派工單》上做好記錄,如不能及時修復處理的應報告辦公室,并說明原因,由主管主任按實際情況進行處理或向有關單位報告。
4.3.2 管理處主管主任應對發(fā)現(xiàn)的問題處理情況進行跟蹤驗證。
4.4公共設施的新建或改建
4.4.1公共設施的新建或改建由管理處負責與發(fā)展商或業(yè)委會確定方案,由工程部負責實施。
5.0相關文件與記錄
wi/gw 《建筑/裝飾管理手冊》
qr-7.5.1-02《發(fā)現(xiàn)故障通知單》
第6篇 新世界地產(chǎn)物業(yè)交樓工作管理規(guī)定
新世界物業(yè)交樓工作管理規(guī)定
1.0目的
為了理順交樓程序,明確各部門、單位職責,確保商品房交樓計劃順利實施。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)服務中心在服務范圍內(nèi)對業(yè)戶的收樓服務。
3.0職責
3.1項目部為該期樓宇交樓管理工作的主要責任部門;
3.2物業(yè)服務公司為主要組織實施部門;
4.0工作內(nèi)容:
4.1交樓前期工作的組織管理。
4.1.1商品房交付使用前的組織管理工作由該項目部全面負責;
4.1.2該項目部于收樓前30天組織成立收樓工作小組,并在成立當天召開綜合協(xié)調(diào)會,討論確定交樓方案(含交樓時間、進度、地點、費用、現(xiàn)場布置、人員安排、維修隊等事項),明確應售已售物業(yè)、應售未售物業(yè)、自營物業(yè)、應向政府移交的物業(yè)等。交樓工作小組由該項目負責人為組長,營銷、行政、物業(yè)、工程負責人為副組長,營銷、行政、物業(yè)、工程各指定協(xié)調(diào)、組織、實施的專職人員任組員;
4.1.3物業(yè)服務中心在綜合協(xié)調(diào)會召開之后,按會議精神與項目部確定《樓宇質(zhì)量保證書》、《樓宇使用說明書》等資料的交付時間和責任人;與項目部確定永久水、電使用文件、消防驗收文件等需公示文件的交付時間和責任人,并安排專人負責跟蹤溝通獲得上述資料;
4.1.4物業(yè)服務中心在綜合協(xié)調(diào)會召開三天內(nèi)起草該期樓宇《交樓工作方案》交物業(yè)公司本部審核。
4.1.5現(xiàn)場布置:確定交樓現(xiàn)場后,由項目營銷策劃部門負責現(xiàn)場布置方案,方案交參與交樓各部門一份?，F(xiàn)場布置原則:
4.1.5.1營造熱烈、隆重的大環(huán)境氣氛;
4.1.5.2內(nèi)布置以溫馨、親切為主色調(diào),播放高雅的輕音樂;
4.1.5.3現(xiàn)場必備的公示文件;
4.1.5.4沿途的路途指引標識、停車場標識、室內(nèi)各功能室的標識牌、臺卡;
4.1.5.5驗證、收費、簽約分開不同房間;
4.1.5.6設置單獨的貴賓室,接等重點客戶;
4.1.5.7設立客戶休息室,避免客戶過多引起混亂;
4.1.6現(xiàn)場布置各項工作的完成時間、標準、責任人在收樓工作方案中確定。
4.1.7人員分工
4.1.7.1外圍工作人員如保安、車場管理員、形象崗、禮賓員等物管部負責;
4.1.7.2前臺接待組、派號員由物管部指派;
4.1.7.3驗證組由項目客服部門指派人員;
4.1.7.4收費組由項目財務、物業(yè)服務中心財務指派人員;
4.1.7.5簽約填表組由物管部指派人員;
4.1.7.6現(xiàn)場服務、指引組由客服組指派人員;
4.1.7.7貴賓接待室由項目客服、營銷、物業(yè)各派一名領導負責,物業(yè)服務中心備齊全相關政策、法規(guī)資料備用;
4.1.7.8驗樓組由物管部安排人員
4.1.7.9鑰匙管理及收表組由物管部安排人員;
4.1.7.10工程整改由項目工程師、物管部指定工程人員、承建商指定負責人組成;
4.1.7.11項目工程部門、客服部門、營銷部門、物業(yè)公司各指定一名總協(xié)調(diào)負責人員;以上人員安排在《交樓工作方案》中落實每個人的崗位、工作時間、職責,由交樓小組組長、副組長考核。
4.2發(fā)展商工作要求
4.2.1發(fā)展商項目部需將《商品房買賣合同》中約定的交樓時間提前兩個月書面通知物業(yè)服務中心。
4.2.2該期交付使用的商品房必須提前經(jīng)物業(yè)服務中心分戶驗收合格,公共設施、設備必須由項目工程部門、承建單位與物業(yè)服務中心進行技術交底和資料交接。物業(yè)服務中心應在交樓前一個月制定該期樓宇的《物業(yè)管理服務方案》以及《交樓計劃表》上報物業(yè)公司及項目相關部門審核通過,并提前60天進行前期介入。
4.2.3該期樓宇交付使用前項目部應備齊《房屋使用說明書》、《房屋質(zhì)量保證書》交物業(yè)服務中心,《物業(yè)交付使用通知書》、《物業(yè)交付使用通知書》、《交款通知單》、《收樓手續(xù)單》、《收樓須知》、《收樓指引》、《業(yè)主資料表》由項目部自行寄發(fā);項目工程部門提交《竣工驗收備案表》、《戶型平面圖》以及水、電圖、永久用水、
電等相關需公示的文件資料。
4.3物業(yè)公司品質(zhì)督導部對收樓全過程進行指導、檢查,并對該項目物業(yè)服務中心收樓工作進行考核。
4.4物管工作要求
4.4.1前期接管驗收
4.4.1.1在安排業(yè)主收樓預期前物管公司對房屋及各種設施進行接管驗收,確保房屋的各項質(zhì)量達標,該環(huán)節(jié)工作的開展注重的是與項目工程部及分包施工單位的溝通協(xié)調(diào)。物管公司在接管驗收之前應要求項目工程部安排監(jiān)理、分包施工方先進
行自檢,同時物管公司派出工程人員作為代表參與其自檢工作,對工程質(zhì)量提出到位合理的建議及要求,該項工作宜于提前一個月。
4.4.1.2監(jiān)理及施工單位在完成自檢并整改有關質(zhì)量問題后(該過程控制在一周內(nèi)),物業(yè)公司需組織力量進行接管驗收,在人員安排方面應根據(jù)不同的驗收項目進行定員,建議分設三個組別:設備技術驗收組、室內(nèi)裝修質(zhì)量驗收組、公共配套設施驗收組,各組按不同的項目進行驗收,分別對機電設備、室內(nèi)裝修(包括所有房門鎖匙的試開)及公共配套設施進行質(zhì)量把關。
4.4.1.3物業(yè)部對第一次驗收發(fā)現(xiàn)的工程質(zhì)量問題進行分類,按小修一天,中修三天,大修七天的期限下單要求施工單位進行整改,七天后安排清潔公司進行全面開荒清潔,根據(jù)交樓量要求其三到五天內(nèi)完成物管第一次開荒;繼而進行物管第二次驗收,針對第一次驗收問題進行復查,檢驗返工質(zhì)量,對仍未完成的質(zhì)量問題再次發(fā)單要求整改,給予其三天修復期,同時安排清潔公司第二次清潔,并要求其對仍在整改的單元重點一對一跟進。
4.4.1.4在交付業(yè)主使用前三天要求第二次整改及第二次開荒全部完成,物管針對性
進行返工情況的查驗,對仍不理想的問題給予一天時間進行最后整改,并同時要求清潔一對一跟進,交樓前最后兩天全面關閉房門,鎖匙派專人管理,無特殊情況禁止人員出入。
4.4.1.5管理區(qū)域至少提前三天正式派入保安、清潔等固定崗位全面駐場管理。
4.4.2交樓前期工作的準備
4.4.2.1相關資料的印制
4.4.2.3交樓的相關資料包括:《物業(yè)管理服務合同》、《業(yè)主公約》、《物業(yè)使用守則》、
《業(yè)主收樓指引》、《業(yè)主資料登記表》、《業(yè)主收樓物品
資料簽收單》、《樓宇情況檢查表》及裝修申辦的相關文本、表格,管理資料等應于交樓前一個月開始訂制,十天內(nèi)完成定稿,五天內(nèi)完成印制。
4.4.2.4交樓工作人員的培訓:物業(yè)公司應于交樓前十天對參與交樓的工作人員進行交驗樓培訓,要求交樓工作人員掌握小區(qū)現(xiàn)行管理概況,熟悉該樓盤工程狀況、房屋及設施的情況、房屋裝修標準、交樓標準、保修的內(nèi)容期限等;了解基本情況在交樓過程中能為業(yè)主解答有關的工程裝修、維修問題;培訓內(nèi)容還包括交樓過程中的技巧處理。
4.4.3在業(yè)主收樓辦理手續(xù)的過程中應注重的技巧。
4.4.4在業(yè)主進行驗樓過程中應注重的技巧。
4.4.5交樓現(xiàn)場的布置。
4.5業(yè)主收樓簽約辦理。
4.5.1業(yè)主收樓需提供的資料:業(yè)主本人身份證原件及復印件、《收樓通知書》;如受委托收樓需交業(yè)主身份證原件及復印件、委托書或授權書;如自行交納維修資金的須交銀行交款回執(zhí)復印件。
4.5.2業(yè)主需簽收文件:《管理公約》、《物業(yè)管理服務合同》、《業(yè)主資料簽收單》。
4.5.3業(yè)主須交回的資料:《業(yè)主資料登記表》。
4.5.4業(yè)主領取的資料:《房屋使用說明書》、《房屋質(zhì)量保證書》、《物業(yè)使用手冊》、《煤氣使用手冊》等到其他配套設施的相關資料。
4.5.5物業(yè)公司存檔的資料:《業(yè)主資料登記表》、《管理公約》或附頁、《物業(yè)管理服
務合同》、《物品資料簽收單》、《樓宇情況驗收表》、業(yè)主身份證復印件、委托書或授權書、自行交納維修資金的須交銀行交款回執(zhí)復印件。
4.5.6物業(yè)部提前一天將需交樓的房號提供各小組工作人員,并對單元內(nèi)衛(wèi)生情況進行檢查,準備好工作物品、收樓資料、表格、掌握維修材料的備料情況,確定維修人員進場事宜及待命地點。
4.6驗樓注意事項
4.6.1驗樓人員必須對毛坯房、裝修房的房型、驗收標準、水電設施有一個較全面的了解,可以向業(yè)主提供專業(yè)的咨詢服務;
4.6.2驗樓組人員必須對工程整改負責人及工作程序非常熟悉,能根據(jù)實際情況靈活處
理業(yè)主需求,力爭業(yè)主信任;
4.6.3驗樓時保持親切、溫和的態(tài)度及專業(yè)的姿態(tài),除回答業(yè)主有關房屋的問題外,適當?shù)嘏c業(yè)主拉家常;
4.6.4記錄房屋問題時要記清部位、程度,敘述要專業(yè);
4.6.5遇到較難的業(yè)主時不糾纏,只聽少說,盡可能技巧地減少驗樓時間;
4.6.6不輕易給業(yè)主承諾,更不可書面承諾;
4.6.7發(fā)現(xiàn)業(yè)主對現(xiàn)場記錄/錄像等,即時策略地制止并報告領導;
4.7工程整改與跟進。
4.7.1驗樓人員驗樓完畢將《樓宇情況驗收檢查表》交收表組工作人員,收表組工作人員即時交項目工程部門現(xiàn)場負責維修的工程師(一式兩份,物業(yè)留底一份),并注明要求整改完成時間;
4.7.2物業(yè)服務中心指定專人每天對發(fā)出的《工作任務單 》的整改情況進行檢查、記錄、匯總;對逾期未動工的即時與項目負責維修的工程師及相關部門負責人溝通催促;每天將整改進度表報客服前臺,由前臺負責與業(yè)主聯(lián)絡反饋信息;
4.7.3較大的工程問題須當天匯報物管部經(jīng)理、客服主任,專人專項負責落實,并通
報給項目負責人;
4.7.4能夠現(xiàn)場解決的小問題盡量在業(yè)主當面現(xiàn)場解決。
4.8每天的資料匯總
4.8.1每天收樓情況匯總:應收戶數(shù)、實收戶數(shù)、不收戶數(shù)及原因進行統(tǒng)計;
4.8.2已收樓業(yè)主資料匯總存檔;
4.8.3每天發(fā)出的工程整改工作任務單匯總:已發(fā)數(shù)、回收數(shù)、較大工程問題、前天工程整改情況檢查匯總;
4.8.4貴賓室接待情況匯總;
4.8.5業(yè)主投訴匯總。
4.9收樓工作總結
4.9.1每次集中收樓后由客服組提交書面收樓工作總結,對收樓工作中存在的問題和成功處理個案形成資料交公司品質(zhì)督部作為培訓資料。
5.0相關文件
5.1《管理公約》
5.2《物業(yè)管理服務合同》
5.3《物業(yè)使用手冊》
5.4《房屋使用說明書》
5.5《房屋質(zhì)量保證書》
5.6《商品房買賣合同》
6.0相關表格
6.1《業(yè)主資料登記表》
6.2《業(yè)主資料簽收單》
6.3《樓宇情況驗收表》
6.4《工作任務單》
6.5 《客服前臺工作臺帳》
6.6《遺留工程保修匯總表》
第7篇 興泰酒店物業(yè)車場管理工作標準
酒店物業(yè)車場管理工作標準
1.0目的
明確車場工作規(guī)范,及時專業(yè)地提供服務。
2.0范圍
**酒店物業(yè)所有在管項目的停車場管理。
3.0職責
3.1車場管理員落實執(zhí)行車場管理各類操作要求。
3.2禮賓領班及主管進行業(yè)務指導。
3.3項目經(jīng)理進行業(yè)務監(jiān)督。
3.4公司禮賓部進行抽查監(jiān)管。
4.0方法與過程控制
4.1儀容儀表
4.1.1著裝整接,佩戴胸卡(左胸上衣口袋位置)。
4.1.2對車主的態(tài)度要親切禮貌,用語規(guī)范文明。
4.1.3工作時,嚴禁喝酒、吃零食;禁止會客、看書報,大聲喧嘩;禁止所有與職責不符的其他行為。
4.2接班要求
4.2.1提前15分鐘到崗,準備交接班。
2.2交班人員須在交班前將崗位周邊環(huán)境的清潔搞好,再行交接。車場內(nèi)須保持無垃圾、雜物。
4.2.3 交班人員要將當班停放車輛的數(shù)量、車況、車場設施狀況、注意事項等,向接班人員交代清楚,并將工作記錄本及臨時的保管費移交接班人。
4.2.4 接班人員應仔細檢查工作記錄本和車輛停放卡掛放牌,并清點車輛數(shù)量、檢查車況、車場設施狀況,如無異議,移交的臨時保管費又相符,雙方簽名確認,責任隨之移交。如有異議,應立即向當班領班匯報。上一班未完成的工作下一班須繼續(xù)跟進。
4.2.5 臨時保管費由班次收費員每天交回服務中心財務。財務人員應根據(jù)車輛日收費情況登記表的數(shù)量核定應收費用,并簽名確認。
4.3.工作服務要求
4.3.1車管員24小時分三班執(zhí)勤。
4.3.2車輛停放,車管員必須現(xiàn)場到位,按場內(nèi)交通標志、標線有序指揮停泊車輛停放。停定后檢查停放車輛車況,進行車輛登記。
4.3.4車管員當班期間,必須不間斷進行巡邏、檢查,以防保管車輛被損、被盜。發(fā)現(xiàn)問題要立即通知當班領班。在夜間,可立即召集禮賓員,進行處理。發(fā)現(xiàn)有人盜竊保管車輛
物件,盡可能追拿盜竊者。將發(fā)生的一切情況(包括時間、發(fā)生的問題、當事人、處理情況等)記錄在案。并在第一時間向主管、服務中心經(jīng)理及公司職能部門報告,必要時通知公安機關。
4.3.5車況檢查內(nèi)容:
4.3.5.1漏水、漏油、易燃、易爆危險品運輸車輛不得進場保管。
4.3.5.2提醒車主車內(nèi)不要放置貴重物品,須隨身攜帶。
4.3.5.3督促車主鎖好車門,打開防盜系統(tǒng)。機動車停車后要關閉發(fā)動機、大燈。
4.3.5.4檢查車輛有無備胎。車輛如有破損,須當場指出,并請車主簽字確認。
4.3.6阻止停放車輛在車場內(nèi)給車輛加油、加電池水、清洗和維修,禁止車場內(nèi)吸煙、動火和拋棄垃圾、雜物。
4.3.7阻止所有人員在停車場內(nèi)騎自行車,自行車一律下車推行。
4.3.8阻止小孩在停車場內(nèi)玩?；蛲婊遘嚨任ｋU行為,防止碰傷、摔傷等現(xiàn)象發(fā)生。
4.3.9做好崗位信息的反饋。
4.4車輛管理
4.4.1車輛管理服務登記
機動車輛需要辦理車輛車位使用卡時,收費人員應通知車主到服務中心收以月、季、年為單位交納汽車車輛車位使用費、領取車輛停車卡。領班根據(jù)繳費情況填寫《車輛停放ic卡發(fā)放登記表》。
4.4.2車輛停放管理
4.4.2.1汽車停放管理
◇為方便汽車停放管理,轄區(qū)內(nèi)設置車庫,臨時停車地點。非特殊情況,所有車輛應入庫停放。
◇當班人員管理車輛的進入及停放,月?？ㄜ囕v由禮賓部執(zhí)勤人員及收費員按《小區(qū)車輛進出及停放管理辦法》執(zhí)行。
4.4.2.2車輛駛出小區(qū)停放區(qū)的管理
◇汽車駛出時,持有ic卡的月保車輛,由車主刷卡放行;持有ic卡的臨保車輛,按收費標準收取相應費用后,收回臨時使用的ic卡后放行;免費車輛憑通用ic卡放行,并做好登記,填寫在《車輛進出登記表》上。
4.5非常事故的處理
4.5.1對造成停車場設施、設備損毀的肇事者,應當面交涉,記錄在案,追討賠償。嚴重的應立即通知服務中心領導。
4.5.2 在車庫、露天車輛場所范圍內(nèi)發(fā)生交通事故,應按政府有關交通事故的規(guī)定進行處理。必要時,撥打交通事故報警電話:122。
4.5.3 在車庫、露天車輛場所發(fā)生火災,消防專員應立即攜帶滅火器材前往滅火。同時,應立即通知服務中心。事態(tài)嚴重的,應立即撥打火警電話:119,并協(xié)助事后事故的調(diào)查和處理。
4.5.4 露天車輛場所出現(xiàn)水浸情況,要積極做好排水處理工作。
4.5.5 保管車輛被損,要將肇事者姓名、工作單位、住址、身份證號碼等進行登記,肇事者簽名確認。應與禮賓部負責人和車主一道商討賠償事宜。
4.4.6出現(xiàn)事故的現(xiàn)場及事后處理按《突發(fā)事件處理》方式進行。
5.0記錄表格
5.1 **wy/wi/7.5.1-aq-09-f1 《車輛進出登記表》
5.2 **wy/wi/7.5.1-aq-07-f4 《車輛停放ic卡發(fā)放登記表》。
第8篇 物業(yè)維修服務部管理員工作職責
（一）接受維修部主任、副主任的直接領導，負責所在班組的日常管理工作，認真做好工作日志。
（二）必須無條件的認真執(zhí)行領導下達的各項任務，并要管理好全班組的員工共同完成任務。
（三）負責本班組員工的思想、勞動紀律、工作質(zhì)量等考核工作，對不服從指揮、消極怠工的員工有權同領導商量后對其進行處罰。
（四）要積極努力工作，帶領本班組員工完成領導交給的各項工作，對用戶不準索要財物，更不準將材料私拿送人。
（五）負責本班組維修范圍內(nèi)的安全、防火、衛(wèi)生工作，經(jīng)常進行安全宣傳教育工作。
（六）以身作則提倡員工提高業(yè)務技能，注重整體影響和自身形象，工作時一定使用文明用語。
（七）完成領導交辦的其他臨時性任務。
第9篇 物業(yè)管理手冊－基礎設施設備和工作環(huán)境控制程序
1、目的
提供和維護為實現(xiàn)服務的符合性所需的基礎設施設備及工作環(huán)境。
2、適用范圍
適用于為實現(xiàn)服務的符合性所需的基礎設施設備和工作環(huán)境的管理。
3、職責
3.1工程部、物業(yè)服務中心負責對實現(xiàn)服務符合性所需的基礎設施設備進行控制。
3.2各部門在本部門業(yè)務范圍內(nèi)對實現(xiàn)服務符合性所需的工作環(huán)境進行控制。
4、程序
4.1基礎設施設備的確定
為實現(xiàn)服務符合性活動所需的基礎設施設備包括:工作場所(辦公場所、健身娛樂場所、配電房、設備機房等)、服務設施(軟硬件及管理網(wǎng)絡、通訊設施、運輸設施、水電氣供應、道路及排污管線等)、支持性設備和工具(如維修用的設備和工具等)。
4.2基礎設施設備的驗收
4.2.1物業(yè)驗收小組對項目交接設施設備及相關技術資料進行驗收,并作好驗收記錄。
4.2.2工程部負責組織使用部門對采購的設施設備進行安裝調(diào)試,確認滿足要求后,填寫《設施設備及資料交接清單》,并作好備存。
4.2.3工程部負責對公司大中型維修工程進行監(jiān)管并負責及時組織驗收,驗收合格后填寫《驗收鑒定評卷》存檔。
4.2.4交接驗收不合格的設施設備,驗收小組與開發(fā)商協(xié)調(diào)處理;采購設施設備或公司大中型維修工程驗收不合格,管理部、工程部與供方協(xié)商解決,并在《設施設備及資料交接清單》上記錄處理結果。
4.3設施設備的登記建帳
服務中心負責制定設施標示卡,規(guī)定設施責任人,工程部負責配合建立《設施設備管理臺帳》。
4.4設施設備的使用、保養(yǎng)和維修
4.4.1根據(jù)需要,相關操作人員應由人力資源部組織培訓、考核合格后方可上崗。對國家有規(guī)定的特殊工種,要求操作人員持有相應的國家授權管理機構頒發(fā)的上崗證方可上崗。
4.4.2工程部制定《設施設備日常保養(yǎng)項目表》,規(guī)定保養(yǎng)項目、頻次。物業(yè)服務中心根據(jù)要求執(zhí)行,并在每季度第一個月報工程部,工程部將《設施設備日常保養(yǎng)項目表》整理入檔并作為年度檢修計劃的依據(jù)。
4.4.3工程部每年12月底之前制定下年度的《設施設備年度檢驗、檢測計劃》發(fā)至各部門,
在計劃日期7日前通過辦公平臺通知檢測單位和受檢單位進行檢驗、檢測,并將結果登記在《設施設備管理臺帳》上。
4.4.4日常運行中發(fā)現(xiàn)的故障由物業(yè)服務中心進行維修,并填寫《設施設備檢修單》;無法排除的故障,工程部協(xié)助處理。
4.4.5現(xiàn)場使用的設施應有統(tǒng)一的編號,以便于維護保養(yǎng)。
4.4.6對工作環(huán)境的管理由在該場所工作的相關部門管理,確保適宜的工作條件。
4.5設施設備的報廢
4.5.1對無法修復或無使用價值的設施,由使用部門填寫《設施設備報廢單》報工程部、管理部審核,經(jīng)總經(jīng)理批準后報廢。
4.6工作環(huán)境
公司各部門根據(jù)各自的業(yè)務范圍,確定并管理為實現(xiàn)服務符合性所需的工作和生活環(huán)境中的人和物的因素,根據(jù)服務作業(yè)需要,負責確定并提供作業(yè)場所所必須的基礎設施,創(chuàng)造良好的工作環(huán)境,包括:
4.6.1配置適用的辦公用房。
4.6.2配置必要的空調(diào)、消防器材保持適宜的溫、濕度和職業(yè)衛(wèi)生、安全。
4.6.3工程部對供水、電、暖設施進行控制,確保員工服務符合勞動法規(guī)的要求。
4.6.4為業(yè)主提供清潔、優(yōu)美的生活環(huán)境。
5、相關文件
5.1《采購控制程序》
6、相關記錄
6.1《設施設備及資料交接清單》jw/jl-6.3-001
6.2《設施設備檢修單》jw/jl-6.3-002
6.3《設施設備報廢單》jw/jl-6.3-003
6.4《設施設備日常保養(yǎng)項目表》jw/jl-6.3-004
6.5《設施設備年度檢驗、檢測計劃》 jw/jl-6.3-005
6.6《設施設備管理臺帳》 jw/jl-6.3-006
6.7《送檢任務單》 jw/jl-6.3-007
6.8《驗收鑒定評卷》jw/jl-6.3-008
6.9《公共設施日常保養(yǎng)記錄表》jw/jl-6.3-009
6.10《公共設施日常巡查記錄表》jw/jl-6.3-010
6.11《高低壓配電設備運行記錄表》jw/jl-6.3-011
6.12《供水設備運行記錄表》jw/jl-6.3-012
6.13《溴化鋰機組中央空調(diào)運行記錄》jw/jl-6.3-013
第10篇 商業(yè)大廈物業(yè)管理前期介入工作
商業(yè)大廈項目物業(yè)管理前期介入工作
物業(yè)管理的前期介入是物業(yè)管理整體階段的基礎和重要環(huán)節(jié),在此階段,物業(yè)管理公司要傾注大量人力物力,在紛繁瑣碎的事務中理清頭緒,了解熟悉并參與整體物業(yè)的接管驗收工作,詳盡登記造冊存檔,為將來的物業(yè)管理工作開個好頭,夯下堅實的基礎。
總體來講,物業(yè)管理的前期介入工作可以分為以下幾個時段與內(nèi)容:
施工期物業(yè)管理
設施設備調(diào)試期物業(yè)管理
竣工驗收及物業(yè)接管驗收期間物業(yè)管理
其他前期準備工作
前期物業(yè)管理人員安排與工作進度
1 施工期物業(yè)管理工作
1.1 盡快熟悉現(xiàn)場和各類施工圖紙,跟蹤了解隱蔽工程施工及各類管道檢修口預留位置情況并做詳細記錄;
1.2 了解設計和施工狀況,各公共部分水電開關、裝飾材料等的造型及位置,環(huán)境清潔用水預留接口等;
1.3 根據(jù)以往的工程前期介入和物業(yè)管理經(jīng)驗,就今后可能存在的施工質(zhì)量隱患或影響使用和管理的問題,與發(fā)展商協(xié)商,進行前期協(xié)調(diào)改進;
1.4 對影響大廈功能、危及設備及業(yè)主人身安全、嚴重影響今后管理運行的問題,及時與發(fā)展商洽談解決,盡量不留后患;一時無法解決時,列出整改報告,提交發(fā)展商備案處理。
2 設施設備調(diào)試期物業(yè)管理
在設施設備調(diào)試期,**將委派由機電工程部經(jīng)理帶隊、各專業(yè)工程師組成的小組來現(xiàn)場協(xié)助工作,除進行專業(yè)培訓工作外,與管理機構的工程技術人員一起,共同開展以下工作:
2.1 對設備的選型、安裝提出建議,對現(xiàn)場設施設備安裝狀況進行檢查,包括電梯井道防水、安裝過程的質(zhì)量監(jiān)控,各種管線的預埋等;
2.2 出席有關工程的會議,參與機電設備的測試檢查,建立調(diào)試檔案;
2.3 及時發(fā)現(xiàn)可能造成的隱患或妨礙今后日常維修維護的問題,列出遺漏工程,從物業(yè)管理專業(yè)角度提出相應的整改意見,及時通報發(fā)展商。
2.4 參與設備的調(diào)試
將工程技術人員分成四個小組,分別參與大廈的供配電、電梯、空調(diào)(包括空調(diào)、通風及消防排煙等)、給排水(包括消防供水等)、弱電(包括消防自動報警、樓宇自動化、保安電視監(jiān)控、綜合布線等)等項目的調(diào)試,掌握設施設備的性能、結構、參數(shù)、工和環(huán)境條件和操作要領,進行詳細的記錄。在進行調(diào)試觀摩的同時,根據(jù)了解的實際情況,編制今后的設施設備操作維修規(guī)程和各項作業(yè)指導書。
3 大廈竣工驗收及接管驗收期物業(yè)管理
3.1 大廈工程竣工驗收
**工程竣工并開始驗收,管理處人員將參與建筑質(zhì)量主管部門與業(yè)主組織的工程竣工驗收工作,協(xié)助為主了解、發(fā)現(xiàn)施工質(zhì)量問題,并作好驗收記錄,屬于必須解決的及時書面呈交施工管理方協(xié)助,并報發(fā)展商。
3.2 物業(yè)接管驗收
物業(yè)接管驗收應在工程竣工驗收后進行,也可同時進行。由于相關的交接方不同,驗收的側(cè)重面及程度也不一樣,需要區(qū)別對待。工程竣工驗收是施工單位向發(fā)展商移交物業(yè),驗收的方式按國家標準進行局部檢查或抽樣試驗檢查;而物業(yè)接管驗收是發(fā)展商向物業(yè)管理方移交物業(yè),驗收的方式是按業(yè)主進駐的使用要求進行檢查,大量的工作內(nèi)容是進行全面的外表及功能檢查。物業(yè)接管驗收分現(xiàn)場驗收、資料交接、其它交接與接管驗收注意事項等四個方面。
3.3 現(xiàn)場驗收主要項目
a. 土建工程:包括各屋面排水坡度,伸縮縫、地面有無滲水;地下室墻面有無滲水,地面有無空鼓及滲水,進出口坡道防滑等;前廣場及架空層綠化小品,地面有無空鼓及開裂等;消防門、通道、樓梯等。
b. 裝飾工程:包括各地面、墻面、地腳線、護墻板、天花各種裝飾;門和門框及附件;護攔及扶手;燈具及其它小電氣設施;外墻面(包括各涂料、裝飾及玻幕);公共區(qū)域設施設備的外裝飾;各種標識及區(qū)域圖示;公共洗手間、會議室、垃圾轉(zhuǎn)運站、各設備及管理用房、信報箱等。
c. 供配電系統(tǒng):包括正常供配電設備;應急供配電設備;油箱及油庫、各配電房的防鼠;各強電檢查并內(nèi)管線及電箱;避雷裝置;公共照明、用電器具等;
d. 給排水系統(tǒng):各供水、消防水泵及電機等;各水箱;給排水管網(wǎng)、接頭及閥門等;檢查并內(nèi)管線、水表及閥門等;化糞池及室外排污、雨水井;消防栓、消防供水管網(wǎng)、接頭、閥門等;人防工程及相應供水系統(tǒng)等。
e. 電梯系統(tǒng):各電梯運行、梯門、井道、機房及電機等。
f. 空調(diào)系統(tǒng):空調(diào)制冷機組、汽水交換器、風柜、各盤管機、各風管及風口;空調(diào)風柜房地面排水坡度、下水口、回風系統(tǒng)、新風機等(包括暖風系統(tǒng));空調(diào)冷卻水系統(tǒng)、冷卻塔、冷卻泵及電機、各檢修口等;通風及防排煙風機、風口、風管及控制系統(tǒng)等;
g. 弱電系統(tǒng):消防報警系統(tǒng)(消防控制中心報警聯(lián)動、自動溫煙感、警鈴及手動按鈕、防火卷簾門、廣播等);樓宇自動化(模塊控制的空調(diào)、電力、電梯、保安等);弱電檢查并內(nèi)管線、接線箱等。
3.4 資料交接
a. 產(chǎn)權資料:項目批準文件、用地批準文件、建筑開工有關資料、丈量報告等。
b. 技術資料:竣工圖(包括總平面、建筑、結構、設備、附屬工程及隱蔽管線等)、各類公共設備使用說明書及調(diào)試報告、地質(zhì)勘察報告、工程合同及開、竣工報告、工程預決算分項清單、圖紙會審記錄、工程設計變更通知及技術核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)、隱蔽工程驗收記錄、沉降觀察記錄及沉降觀察點布置圖、竣工驗收證明書、鋼材及水泥等主要材料的質(zhì)量保證書、新材料及構配件的鑒定合格證書、設備(水、電、空調(diào)、電梯)及衛(wèi)生潔具的檢驗合格證書、砂漿及混凝土試塊試壓報告、供水管道的試壓報告、機電設備訂購合同、設備開箱技術資料、試驗記錄及系統(tǒng)調(diào)試記錄等。
c. 驗收資料:工程竣工驗收證書、消防工程驗收合格證、綜合驗收合格證書、用電許可證、供用電協(xié)議書、用水審批表及供水合同書、電梯使用合格證、電話保養(yǎng)及驗收協(xié)議等。
3.5 其他交接
a. 設施設備的備品備件、施工剩余材料備品等。
b. 具有保修期的設施設備施工或購買合同(保修協(xié)議也可)等。
c. 公共區(qū)域各通道門、設備及管理用房、洗手間、會議室、檢查管井、信報箱鑰匙等。
3.6 接管驗收注意事項
a. 在接管驗收前,管理處將主動與施工管理方協(xié)商有關接管驗收的問題(包括交接方具體人員、驗收具體時間、注意事項等),同時要盡量統(tǒng)一驗收標準,明確交接雙方的責、權、利。
b. 接管驗收不但要檢查物業(yè)的質(zhì)量,而且還應清點物業(yè)內(nèi)各種設施設備、公共物品、圖紙資料、綠化小品等
類型、數(shù)量及其它要求的參數(shù)。驗收報告須經(jīng)交接雙方認可簽字后才能生效。
c. 針對初驗發(fā)現(xiàn)的問題,若屬于必須改正的,書面報請施工管理方敦促施工單位返修;一時無法返修的項目要確定今后維修的期限并請發(fā)展商認可:屬于無法返修的項目,報告發(fā)展商記錄備案。
4 其它前期準備工作
4.1 室外綠化、停車場、道路及園林小品前期介入
根據(jù)**室外綠化、停車場、道路標識系統(tǒng)及園林小品的配套計劃,管理處將結合日后物業(yè)管理運作的需求和實際情況,提出相關工作建議供施工管理方參考。
4.2 清潔衛(wèi)生與環(huán)境衛(wèi)生前期介入
在大廈啟用前,施工管理方將組織施工單位負責進行全面清潔工作,管理處應該予以全面配合。在此項工作中,管理處要注意清潔外墻、石材地墻面、瓷磚地墻面、不銹鋼飾面所使用的清潔液、清潔工具等,防止腐蝕和劃傷以上材料,造成業(yè)主的損失及后續(xù)物業(yè)管理工作的困難。
4.3 消防及安全管理前期介入
大廈的消防工作注重從根本上杜絕火源及控制易燃材料。在室內(nèi)二次裝修中,許多材料是易燃品,施工現(xiàn)場情況復雜,極易發(fā)生火險和盜竊事件。管理處將對施工管理方進行嚴格巡視檢查,及時發(fā)現(xiàn)危險隱患,報告施工管理方采取措施,以保證生命財產(chǎn)的安全。
4.4 外部公共關系建立
為保證今后物業(yè)管理的順利開展,管理處主任須在**全面啟用前,與相應的政府及公用事業(yè)各職能機構(工商、稅務、物價、供電、供水、電信、環(huán)衛(wèi)、園林、環(huán)保、交管、郵電等)建立穩(wěn)定的溝通渠道,辦理相應的法律文本,并獲得當局的批準。
4.5 客戶全面進駐準備
在**大廈客戶全面進駐之前,**將主動與客戶協(xié)調(diào),確定包括入遷的單位辦公場所、日期、時間、搬運物資數(shù)量、停車地點、搬遷路線、搬運時間、電梯使用等,并共同制定搬遷計劃及注意事項。在遷入過程中,管理處將再次確認安排事項,派有關人員在現(xiàn)場迎接、指引路線,同是監(jiān)督搬運工作遵守有關規(guī)定,保持良好秩序,減少對其它單位的影響。
5 前期物業(yè)管理人員安排計劃與工作進度
5.1 人員安排計劃
根據(jù)前期管理工作計劃及施工進度,**管理處的員工將按計劃逐步招調(diào)到位。
a. 施工期人員安排及職責
成立前期物業(yè)管理小組,組長1人,由**副總經(jīng)理擔任,組員4人,包括**管理處主任以及拓展策劃、機電工程、經(jīng)營管理部的有關人員。負責領導、指揮、安排前期物業(yè)管理工作,并在中標15天后,赴**施工現(xiàn)場與施工管理方會晤,安排進一步的調(diào)查摸底,制定出具體的**《物業(yè)管理前期介入方案》和《經(jīng)營策劃方案》等。
派長駐**施工現(xiàn)場管理人員1人,在中標15天后進入現(xiàn)場,負責與施工管理方保持密切的聯(lián)系,參與施工方的日常管理工作,完成施工現(xiàn)場的物業(yè)管理前期工作。
b. 設備調(diào)試期人員安排與職責
成立以工程部經(jīng)理為組長,由配電、給排水、空調(diào)、自動化專業(yè)工程師組成的四人小組赴現(xiàn)場,參與設備調(diào)試期觀摩,負責掌握設施設備的性能、結構、參數(shù)等,編制設施設備操作維修規(guī)程和各項作業(yè)指導書等。
c. 接管驗收前3個月人員安排與職責
接管驗收前3個月,**派往**的7名管理骨干將全部到位,負責**物業(yè)管理的籌備期工作,包括人員招聘、培訓、物資裝備等。
此階段**將適時派出由副總經(jīng)理帶隊的專業(yè)人員4~5人參與接管驗收,擬訂**《物業(yè)管理接管驗收方案》,協(xié)助管理處開展工作。
接管驗收前1個月,管理處全部人員到位。
5.1 工作進度
根據(jù)**實際情況和行業(yè)慣例,建議在定標后10天內(nèi)簽定《物業(yè)管理委托合同》,中標15天后開展前期管理。
**大廈前期介入工作進度表 表 1
月份 項目
5月底6~9月10月初11月底12月底
簽定《物業(yè)管理委托合同》
施工管理方的初次會晤
熟悉施工情況、隱蔽工程記錄,制訂《物業(yè)管理前期介入方案》
參與設施設備的調(diào)試
盆藝擺放
崗亭、道閘與標識系統(tǒng)方案
竣工驗收
物業(yè)接管現(xiàn)場驗收(包括備品備件)
物業(yè)各種資料交接
返修、復驗及試運行
清潔開荒
公眾文件送審并發(fā)布
準備迎接全面進駐
物資裝備的準備
外部公共關系的建立
全面進駐并開始正式運行
第11篇 某某物業(yè)質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核控制工作程序
某物業(yè)質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核控制程序
1.目的
為進行公司質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核,特編制本程序。
2.范圍
2.1本程序規(guī)定了內(nèi)部審核的流程和方法,以驗證質(zhì)量管理體系各項管理活動的符合性和有效性。
2.2本程序適用于對質(zhì)量管理體系范圍內(nèi),各部門管理活動的審核。
3.職責
3.1管理者代表負責審批《內(nèi)部審核計劃》,任命審核組長和審核員,組織內(nèi)部審核,審批內(nèi)審報告。
3.2審核組長負責做好審核員的工作分工和審核準備,組織、開展現(xiàn)場審核,編寫《內(nèi)部審核報告》,并負責審核后的跟蹤管理工作。
3.3審核員負責編制《內(nèi)部審核檢查表》(以下簡稱'內(nèi)審檢查表'),實施現(xiàn)場審核,確定不合格項并編制《內(nèi)部審核不合格項報告表》,負責糾正預防措施的跟蹤驗證。
3.4被審核部門負責配合審核員開展本部門的審核工作。
3.5不合格項責任部門負責對本部門的不合格項制定糾正措施,按期實施整改,并對實施效果負責。
4.工作內(nèi)容
4.1審核時間
4.1.1審核一年不少于一次,必要時,管理者代表可根據(jù)需要做出提前內(nèi)審或增加內(nèi)審次數(shù)的決定,如:
4.1.1.1當體系發(fā)生變更、相關職能有較大變化時;
4.1.1.2當相關方對涉及的特殊過程或項目提出要求時;
4.1.1.3當服務過程中發(fā)生人身安全事故、設備事故時;
4.1.1.4認證機構監(jiān)督評審時。
4.1.2當提前內(nèi)審或增加內(nèi)審次數(shù)時,全面質(zhì)量管理辦公室應提前通知有關部門。
4.2審核前的準備
4.2.1組成審核組
4.2.1.1內(nèi)審工作開展前,管理者代表應任命審核組長和組員,為審核工作提供組織保證,審核組長和組員應分別具備如下資格:
a)組長:持有內(nèi)審員或外審員資格證書,并具有較強獨立工作能力和協(xié)調(diào)能力;
b)組員:接受過gb/t19001標準的內(nèi)審員或外審員培訓,并獲得相應資格證書。
4.2.1.2審核組組長應按組員的專業(yè)特長進行分工,審核人員不能審核自己的工作。
4.2.1.3特殊情況下,經(jīng)管理者代表批準,審核組可吸收專業(yè)技術人員或觀察員參加。
4.2.2編制《內(nèi)部審核計劃》
4.2.2.1審核組組長負責編制《內(nèi)部審核計劃》,《內(nèi)部審核計劃》的內(nèi)容主要有:
a)審核的目的、范圍和依據(jù);
b)審核組成員;
c)受審核部門、審核過程或要素;
d)審核組內(nèi)部交流的時間安排等;
e)審核日期、日程的安排:
在審核前10天,由審核組長召開一次審核小組會議,對《內(nèi)部審核計劃》進行討論并明確分工。
4.2.2.2《內(nèi)部審核計劃》經(jīng)管理者代表批準后,全面質(zhì)量管理辦公室應提前五個工作日,向有關部門發(fā)出內(nèi)部審核通知。
4.2.2.3受審核部門接到計劃后應安排有關人員做好配合和準備工作,如果對審核項目和日期有異議,應提前3個工作日通知審核組,經(jīng)協(xié)商后修訂《內(nèi)部審核計劃》。
4.2.3編制《內(nèi)審檢查表》
4.2.3.1《內(nèi)部審核計劃》發(fā)布后,審核組組長應組織審核員對《內(nèi)部審核計劃》進行討論,明確審核準則和審核深度,并編制《內(nèi)審檢查表》。
4.2.3.2《內(nèi)審檢查表》的編制應依據(jù):
a)gb/t19001標準;
b)適用的法律、法規(guī)和其他要求;
c)體系文件,包括質(zhì)量方針、目標(指標)、管理手冊、程序文件、服務工作規(guī)范;
d)必要時,從現(xiàn)場收集的相關信息。
4.2.3.3《內(nèi)審檢查表》應在審核實施前送審核組長確認。
4.3實施審核
4.3.1首次會議
4.3.1.1首次會議標志著現(xiàn)場審核的開始,首次會議由審核組長主持召開,與會者應在《內(nèi)部審核會議簽到表》中簽到,參加的人員和部門主要有:
a)最高領導層、管理者代表;
b)受審核部門負責人;
c)內(nèi)審組全體成員。
4.3.1.2審核組組長在會議上應說明本次審核的目的、范圍、準則、方法和時間安排,明確配合人員,對《內(nèi)部審核計劃》中的安排做進一步確認,(遇特殊情況時,應及時調(diào)整并再次確認)。
4.3.2獲取審核證據(jù)
4.3.2.1審核員參照《內(nèi)部審核檢查表》中的具體內(nèi)容,對受審核部門進行現(xiàn)場檢查,對所涉及的過程和活動,收集、尋找符合或不符合審核準則的客觀證據(jù),獲取審核證據(jù)的方法主要有:
a)與被審核對象交談;
b)調(diào)閱文件;
c)現(xiàn)場查驗記錄;
d)觀察操作;
e)隨即抽樣等。
4.3.2.2現(xiàn)場審核時,審核員應:
a)及時作好審核記錄,記錄必須清楚、完整,有可追溯性;
b)發(fā)現(xiàn)問題時,審核員應進一步調(diào)查清楚,力求客觀公正,并及時給予審核方口頭反饋;
c)當證據(jù)不足或不清楚時,審核員應一查到底,直到弄清楚為止;
d)做好相應的檢查審核記錄,填寫《內(nèi)部審核檢查表》,記錄必須清楚完整。
4.3.3審核情況的總結、評價
4.3.3.1審核組組長應按《內(nèi)部審核計劃》的安排,召集內(nèi)部會議,
對審核情況進行溝通和小結。
4.3.3.2召開末次會議之前,審核組長應:
a)組織內(nèi)審組成員,根據(jù)記錄的審核證據(jù),對照審核準則進行評價,確定不合格項及其嚴重性,開出《內(nèi)部審核不合格項報告表》;
b)召開審核組全體會議,進一步評價審核結果;
c)將《內(nèi)部審核不合格項報告表》交受審核部門確認。
4.3.3.3審核組組長于內(nèi)審后一周內(nèi)負責編寫本次《內(nèi)部審核報告》?！秲?nèi)部審核報告》的內(nèi)容主要有:
a)審核的目的、范圍和依據(jù);
b)審核組成員和受審核部門代表名單;
c)審核日期及審核計劃具體實施情況;
d)審核中發(fā)現(xiàn)的不合格情況、不合格項目分布情況(《內(nèi)部審核不合格項統(tǒng)計表》)和嚴重程度;
e)存在的主要問題;
f)體系符合性、有效性結論;
g)整改及糾正措施驗證的要求等。
4.3.3.4《內(nèi)部審核報告》由管理者代表審核后發(fā)放。
4.3.4末次會議
4.3.4.1末次會議標志著現(xiàn)場審核的結束,末次會議由審核組長主持召開,參加人員原則上可以擴大參加首次會議的人員,與會者應簽到。
4.3.4.2末次會議的主要內(nèi)容包括:
a)重申審核的目的、范圍、依據(jù)及方法;
b)宣讀主要的《內(nèi)部審核不合格項報告表》;
c)宣讀《內(nèi)部審核報告》,明確責任部門采取措施的要求及審核員進行檢查驗證的要求;
d)發(fā)出《內(nèi)部審核不合格項報告表》給受審部門。
4.4跟蹤、驗證
4.4.1末次會議后,責任部門應對不合格項進行整改;
4.4.2根據(jù)《內(nèi)部審核報告》的要求,審核員應及時對不合格項的整改過程實施跟蹤、驗證;
4.4.3對不合格項整改過程中涉及多個部門或出現(xiàn)的新問題,審核員應及時向?qū)徍私M長或管理者代表反映,及時協(xié)調(diào)解決。
5.相關文件
無
6.記錄表格
6.1《內(nèi)部審核計劃》(8.2.2-j-01)
6.2《內(nèi)部審核檢查表》(8.2.2-j-02)
6.3《內(nèi)部審核不合格項報告表》(8.2.2-j-03)
第12篇 物業(yè)安全管理工作監(jiān)控辦法
物業(yè)項目安全管理工作監(jiān)控辦法
1.0目的
加強對安全工作的監(jiān)控,確保安全工作質(zhì)量。
2.0范圍
適用于**酒店物業(yè)各項目。
3.0職責
3.1禮賓部負責定期或不定期對安全管理過程進行檢查和監(jiān)督。
3.2項目經(jīng)理負責安全管理工作的全面監(jiān)督、檢查和指導。
3.3禮賓主管負責客轄區(qū)域內(nèi)安全管理工作的業(yè)務指導與監(jiān)督。
3.4禮賓領班負責本班日常業(yè)務操作的執(zhí)行和落實。
4.0方法和過程控制
4.1公司禮賓部監(jiān)控要求
4.1.1負責組織實施法定節(jié)假日(元旦節(jié)、五一節(jié)、國慶節(jié)、春節(jié))敏感日的治安、安全、消防檢查工作。
4.1.2不定期抽查各部門安全管理工作情況,分析治安、消防管理隱患,及時提出整改意見。
4.1.3每季度根據(jù)檢查情況編寫安全工作分析報告。
4.2項目經(jīng)理監(jiān)控要求
4.2.1每月對本部門的安全、消防管理工作進行一次全面檢查,并予以記錄,就有關問題提出指導意見。
4.2.2監(jiān)督禮賓主管、領班的工作狀況,及時調(diào)整安全工作業(yè)務架構,不斷完善監(jiān)督機制。
4.2.3通過與顧客、業(yè)主的溝通、回訪,及時了解、掌握禮賓員的職業(yè)道德、溝通能力及服務水平,并給予有效的培訓和指導。
4.2.4及時檢查核實所安排工作的落實情況,跟進重大事項的處理結果。
4.2.5每季度組織對安全巡查工作進行評估,確保無治安盲點或隱患。
4.2.6掌握禮賓員的培訓情況,關心禮賓員的業(yè)余文化生活,及時調(diào)解內(nèi)部矛盾,確保建立一支精誠團結的安全隊伍。
4.3禮賓主管監(jiān)控要求
4.3.1檢查本部門對安全管理制度的落實情況、工作規(guī)程執(zhí)行情況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
4.3.2每周對禮賓員質(zhì)量記錄進行一次全面檢查,并予以記錄。
4.3.3每周對本部門的安全、消防管理情況全面巡查至少兩次,并將有關情況予以記錄。
4.3.4每半月召開一次安全業(yè)務會議,總結上半月、安排下半月工作,分析安全狀況,提出整改意見。
4.3.5每半月至少進行一次夜間查崗,對夜間禮賓員工作狀態(tài)、質(zhì)量記錄、裝備使用情況進行抽查,并予以記錄。
4.3.6每季度組織一次緊急集合,以保證禮賓員的戰(zhàn)斗力和應變能力。緊急集合人員為不當班禮賓員,須準確記錄各人員在接到緊急集合命令后趕至指定地點的時間及裝備情況,并在《緊急集合情況記錄表》中予以記錄。
4.3.7每季度對巡邏路線、巡邏時間進行一次評估,并將修訂的巡邏路線圖報部門經(jīng)理審核。
4.3.8根據(jù)轄區(qū)治安防范的要求和特點,有針對性地擬定突發(fā)事件應急預案并組織禮賓員進行突發(fā)事件演練。
4.4禮賓領班監(jiān)控要求
4.4.1嚴格執(zhí)行'班前點名,班后點評'的交接班制度,對本班的工作狀況進行評價,并提出改進要求。
4.4.2檢查本班班前執(zhí)勤設施、設備的完好情況,確保當班人員的正常使用。
4.4.3當班期間對安全各崗位的質(zhì)量記錄必須進行一次全面檢查,及時糾正不合格現(xiàn)象。
4.4.4監(jiān)督各崗位對外來人員、物資放行、施工、裝修現(xiàn)場、車輛出入的管理力度、方式、方法,確保按規(guī)范運作,協(xié)助處理疑難問題或突發(fā)事件。
4.4.5全面監(jiān)控禮賓員的夜間工作情況,如有異常,及時處理或報告。
4.4.6監(jiān)督當班期間班員的考勤、紀律和工作狀態(tài),并予以記錄。
4.4.7監(jiān)督所有員工在轄區(qū)內(nèi)的外在形象,及時糾正違章行為。
4.4.8規(guī)范禮賓員在參與集體、公眾活動中的形象。
4.4.9嚴格執(zhí)行內(nèi)務管理規(guī)定,督促不合格者限期改正,并予以記錄。
4.4.10嚴格執(zhí)行月考核制度,公平公正地評價所屬員工。
4.5.11每月全面檢查、收集各崗位的質(zhì)量記錄交主管審核存檔。
4.6夜間工作監(jiān)控要求
4.6.1夜間查崗是安全管理的一項主要內(nèi)容,目的在于檢查各項目禮賓員夜間工作狀況,督促提高安全防范意識,保證安全管理工作質(zhì)量。
4.6.2夜間查崗按照計劃制定和人員配置情況分為'a級檢查'、'b級檢查'和'c級檢查'三種,a、b級檢查事先必須制定年度檢查計劃,為保證查崗情況的真實性,須對制定的檢查計劃設立相應的保密范圍。
4.6.2.1'a級檢查'是全公司范圍的檢查,計劃時間的安排由品質(zhì)督導部于每年1月10日前制定完成,報管理者代表審批,由品質(zhì)督導部人員及其它部門主管以上人員擔任查崗人員,計劃保密范圍至總經(jīng)理、管理者代表及品質(zhì)督導部,由品質(zhì)督導部于計劃實施前24小時內(nèi)將抽查部門通知查崗人員。'a級檢查'須保證每月至少一次。
4.6.2.2'b級檢查'是以各項目為單位的內(nèi)部檢查,計劃由各項目經(jīng)理于每年1月10日前制
定完成,報禮賓部審批,由部門主管及以上人員擔任查崗人員,計劃保密范圍至總經(jīng)理/管理者代表、品質(zhì)督導部、禮賓部及項目經(jīng)理,由項目經(jīng)理于計劃實施前24小時內(nèi)通知查崗人員。'b級檢查'須保證每月至少一次。
4.6.2.3'c級檢查'是臨時性突擊檢查,由公司、品質(zhì)督導部、禮賓部或項目臨時決定檢查范圍、查崗人員和查崗時間,并組織實施。
4.6.3若檢查計劃在實施過程中因人員變動或其它原因需改變時,由原計劃編制部門負責調(diào)度、安排。
4.6.4查崗必須包括以下內(nèi)容:
4.6.4.1禮賓員夜間工作狀況:精神狀態(tài)、反應靈敏度、安全意識等。
4.6.4.2通信設備使用情況:各類通訊設備的使用狀況,緊急狀態(tài)下的通訊使用是否正常。
4.6.4.3禮賓員配戴情況:禮賓員的應急裝備能否起到在緊急狀態(tài)下的正常使用。
4.6.4.4交接班記錄:各類質(zhì)量記錄的填寫是否齊全、清晰,格式是否規(guī)范,有無亂撕、寫、畫等現(xiàn)象。
4.6.5 查崗人員須填寫《查崗情況登記表》,并由接受檢查的當值人員簽字確認。查崗人員需將填好的表格于檢查后的第一個工作日交還發(fā)表部門(人)。
4.6.6檢查結果的處理
4.6.6.1品質(zhì)督導部須對a級檢查的結果進行全公司范圍的通報,并負責對相關部門的糾正和預防措施進行跟蹤驗證。
4.6.6.2 項目經(jīng)理須對b級檢查的結果進行部門范圍內(nèi)的通
報,制定實施糾正和預防措施,并保存相關記錄。
4.6.6.3由公司層面組織的c級檢查結果處理方式同a級檢查,由部門經(jīng)理組織的c級檢查結果處理方式同b級檢查。
5.記錄表格
5.1 **wy/wi/8.2.3-02-f1 《夜間查崗計劃》
5.2 **wy/wi/8.2.3-02-f2 《查崗情況登記表》
5.3 **wy/wi/8.2.3-02-f3 《安全工作檢查記錄表》
