煤礦企業(yè)公文管理規(guī)定
某某煤礦公文管理規(guī)定
某某煤礦公文管理規(guī)定
一、發(fā)文管理
(一)行文格式
公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、主題詞、抄報(bào)抄送機(jī)關(guān)等部分組成。
1、發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。
2、機(jī)要公文分“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三種,緊急文件分“特急”、“加急”、“平急”三種。
3、發(fā)文字號(hào)由機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)組成。
4、公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文種類。除發(fā)布和轉(zhuǎn)發(fā)政府規(guī)章性文件外,標(biāo)題一般不加書名號(hào),也不用其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)黨政或部門的文件和批轉(zhuǎn)下級(jí)文件,原標(biāo)題文字過長(zhǎng),可重新概括確定標(biāo)題。
5、公文如有附件,應(yīng)在正文之后,成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。
6、公文成文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn),聯(lián)合行文以最后簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
7、公文主題詞標(biāo)注在文件末頁(yè)下部,抄報(bào)抄送范圍上方。使用公文主題詞以省委、省政府頒發(fā)的主題詞表為準(zhǔn)。
8、礦行政及礦黨政(行政)辦公室發(fā)文格式,主送單位為:基層各單位、機(jī)關(guān)各部室,抄送單位為:礦領(lǐng)導(dǎo)、副總、井領(lǐng)導(dǎo);礦黨委及黨政(黨委)辦公室發(fā)文格式,主送單位為:各黨(總)支部,抄送單位為:礦領(lǐng)導(dǎo)、副總、井領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)各部室。主送單位為部分單位的,應(yīng)限定發(fā)文范圍,抄送可直接寫明單位或部門。
(二)行文規(guī)則
1、*某某煤礦委員會(huì)、徐州礦務(wù)集團(tuán)有限公司某某煤礦、某某煤礦黨政辦公室、*某某煤礦紀(jì)律檢查委員會(huì)、某某煤礦工會(huì)、共青團(tuán)某某煤礦委員會(huì)、某某煤礦張小樓井、*某某煤礦張小樓井總支委員會(huì)、某某煤礦東城井、*某某煤礦東城井總支委員會(huì)可以單獨(dú)行文,礦(井)黨政也可以聯(lián)合行文,聯(lián)合行文須經(jīng)礦(井)黨政主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。黨政聯(lián)合行文的編黨委(黨總支)文號(hào)。黨委、行政、黨政辦公室文件由黨政辦公室履行審批、核稿、簽發(fā)、存檔程序,紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委文件由各部門起草,履行審批、核稿、簽發(fā)程序,統(tǒng)一歸礦黨政辦公室建檔管理。兩井文件由各井自行管理。
2、基層單位及機(jī)關(guān)部室上報(bào)的報(bào)告、請(qǐng)示按文種分別處理?！罢?qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事,“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。如涉及多個(gè)部門、多個(gè)事項(xiàng),原則上應(yīng)退回原單位重新行文。
3、原則上不越級(jí)行文,如需越級(jí)行文,應(yīng)視內(nèi)容抄送被越級(jí)的機(jī)關(guān)。
4、“報(bào)告”或“請(qǐng)示”只能寫一個(gè)主送機(jī)關(guān),如涉及有關(guān)部門可以抄送,但不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外,“請(qǐng)示”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人,必須交礦黨政辦公室按程序辦理。上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示的問題必須在規(guī)定期限內(nèi)給予批復(fù)。
5、凡礦職能部門和黨群辦事機(jī)構(gòu)的一般性工作安排,可以以某某煤礦黨政辦公室文件向基層行文,紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委可以單獨(dú)行文,由礦分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),重要事宜需經(jīng)礦主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
(三)公文形成
發(fā)文辦理程序?yàn)?起草人擬稿→部門主管審核簽字→黨政辦公室秘書核稿→主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)(視情況有時(shí)先由分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽)或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→機(jī)要文書登記編號(hào)→打字室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審核意見修改文稿→起草人校核定稿→排版印刷→蓋印裝訂。
1、公文起草
礦黨政和黨政辦公室下發(fā)或上報(bào)的所有公文由礦職能部門、黨群辦事機(jī)構(gòu)代擬或由礦黨政辦公室負(fù)責(zé)組織起草。擬寫公文應(yīng)遵守以下幾點(diǎn):
(1)擬寫公文必須符合國(guó)家法律、法規(guī),符合黨和政府的文件、政策及有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定,應(yīng)加以說明。
(2)內(nèi)容真實(shí),觀點(diǎn)鮮明,條理清楚,層次分明,文字精練、通順,標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確,篇幅力求簡(jiǎn)短。
(3)用詞準(zhǔn)確、規(guī)范,人名、地點(diǎn)、專用術(shù)語、數(shù)字、事物名稱準(zhǔn)確無誤,使用簡(jiǎn)稱應(yīng)規(guī)范,并加以說明,日期應(yīng)寫具體的年月日。
(4)公文中的數(shù)字,除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序號(hào)和詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩的語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字書寫外,應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼書寫。
(5)引用材料應(yīng)核對(duì)原件,做到準(zhǔn)確無誤。引用公文還應(yīng)注明所引用公文的發(fā)文日期、機(jī)關(guān)、標(biāo)題和發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)寫具體的年月日。
(6)正文部分如需使用序數(shù)符號(hào)標(biāo)明層次時(shí),一般排列順序是:第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1、”,第四層為“(1)”。
(7)必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位。
(8)根據(jù)公文的內(nèi)容和行文規(guī)則,準(zhǔn)確使用文種,標(biāo)明主題詞。根據(jù)需要標(biāo)明緊急程序和密級(jí)。
(9)所有文稿一律使用計(jì)算機(jī)打印。
2、公文核稿及簽發(fā)
(1)草擬好的公文,應(yīng)先由黨政辦公室秘書進(jìn)行核稿,填寫發(fā)文標(biāo)簽。擬稿人、主辦部門負(fù)責(zé)人和核稿人要分別在發(fā)文標(biāo)簽上簽字,并注明日期,不得違反程序越級(jí)直接送礦領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文稿。核稿的重點(diǎn)是:是否需要發(fā)文,以什么名義發(fā)文;是否符合國(guó)家的法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定,提出的意見和辦法是否切實(shí)可行;需要同有關(guān)部門協(xié)商的事項(xiàng)是否已協(xié)商一致;內(nèi)容是否準(zhǔn)確屬實(shí);文字表述、文種使用、公文格式、密級(jí)標(biāo)引和處理程序等是否符合有關(guān)規(guī)定。對(duì)內(nèi)容雜亂、主題不清或修改較亂的文稿,礦黨政辦公室一律退還擬稿人重新起草。
(2)公文從起草到簽發(fā)所使用的筆、墨要符合存檔要求(用鋼筆或毛筆及藍(lán)黑、炭素墨水、墨汁書寫)。對(duì)不符合要求的文稿,應(yīng)按要求重新處理。
(3)礦黨政上報(bào)集團(tuán)公司黨委、行政及上級(jí)有關(guān)部門的請(qǐng)示、報(bào)告,由黨政辦公室秘書審核后,根據(jù)具體情況報(bào)送有關(guān)礦領(lǐng)導(dǎo)審簽。
(4)礦黨委、行政下發(fā)的政策性、綜合性文件,干部任免文件,獎(jiǎng)懲決定,全礦性工作意見,重大事件、項(xiàng)目、工程批復(fù)等,經(jīng)黨政辦公室秘書核稿后,由礦黨委書記或礦長(zhǎng)簽發(fā),或由黨委書記、礦長(zhǎng)委托的副礦級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核、簽發(fā)。
(5)以黨政辦公室名義下發(fā)的一般性文件或批轉(zhuǎn)部門工作意見,經(jīng)黨政辦公室秘書核稿后,根據(jù)文件內(nèi)容,由業(yè)務(wù)對(duì)口副礦級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
(6)公文簽發(fā)后,由礦黨政辦公室機(jī)要文書根據(jù)文稿內(nèi)容,核對(duì)文種、簽發(fā)人、發(fā)放范圍等項(xiàng)。符合發(fā)文要求的,進(jìn)行登記編號(hào)。公文編號(hào)一文一號(hào),按年依次編注,不得重復(fù)編號(hào)或空號(hào)。
(7)以礦黨政或黨政辦公室印發(fā)的專業(yè)會(huì)議紀(jì)要,由辦公室秘書核稿,會(huì)議主持人簽發(fā);涉及重要內(nèi)容的,報(bào)請(qǐng)黨委書記、礦長(zhǎng)或其他副礦級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
(8)礦黨政辦公室下發(fā)的會(huì)議通知,由辦公室主任簽發(fā)。需要基層各單位黨政主要領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人出席會(huì)議的,事前要報(bào)請(qǐng)黨委書記或礦長(zhǎng)審批;需要基層各單位和機(jī)關(guān)部門副職干部參加會(huì)議的,事前要報(bào)請(qǐng)分管礦領(lǐng)導(dǎo)審批。
(9)付印前的公文,由擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì)。校稿人要按照公文處理規(guī)范格式認(rèn)真細(xì)致校對(duì)文稿,經(jīng)確認(rèn)無誤、簽字后,交付打字室工作人員印刷。
(10)公文要嚴(yán)格按規(guī)定格式打印。機(jī)要公文密級(jí)和緊急字樣分別標(biāo)在公文眉首的右上角,字體為3號(hào)黑體,緊急字樣列秘密字樣之上。公文標(biāo)題字體為2號(hào)小標(biāo)宋體,正文為3號(hào)仿宋體?！爸黝}詞”用3號(hào)黑體字,詞目用3號(hào)宋體字。正文一般每頁(yè)排22行,每行排28個(gè)字,字體行距符合規(guī)范要求,公文用紙用us型紙(條件具備后逐步過渡到規(guī)定的a4格式打印),付印的文頭紙與發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)相符。公文頁(yè)數(shù)超過兩頁(yè)的,必須編印頁(yè)碼。涉密文件應(yīng)指定專人打印,所使用的計(jì)算機(jī)軟盤專用并加密,必要時(shí)要做消除處理。
(11)繕印后的公文在用印前,由主辦部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)與文稿核對(duì)準(zhǔn)確后方可用印。公文用印要端正、清晰,印章的下部邊緣壓蓋成文日期。公文用印后,不再另署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。
(四)公文分發(fā)及報(bào)送
1、以礦黨委、行政、黨政辦公室名義下發(fā)的公文,無論何部門起草,成文后一律交礦黨政辦公室統(tǒng)一分發(fā);其它各類文件由成文單位負(fù)責(zé)發(fā)放,嚴(yán)禁在各類會(huì)議上發(fā)放文件。公文發(fā)放要建立《文件發(fā)放清單》。基層各單位和機(jī)關(guān)各部室應(yīng)有專人負(fù)責(zé)文件領(lǐng)取,如有緊急文件應(yīng)根據(jù)黨政辦公室通知隨時(shí)領(lǐng)取。
2、凡主送集團(tuán)公司黨委、行政的請(qǐng)示或報(bào)告,只報(bào)送一份給集團(tuán)公司黨政辦公室機(jī)要科,嚴(yán)禁多頭報(bào)送。抄報(bào)、抄送集團(tuán)公司黨委、行政或有關(guān)部室的文件,由黨政辦公室機(jī)要文書定期集中報(bào)送,緊急情況下須隨時(shí)報(bào)送。
(五)公文歸檔
1、公文形成后,由礦黨政辦公室機(jī)要文書負(fù)責(zé)將領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)原件及3份正式文件暫集中保管,次年3月底前由機(jī)要文書向檔案室核對(duì)交清。歸檔的公文必須符合存檔要求。
2、礦黨政及礦黨政辦公室召開的各類會(huì)議所形成的會(huì)議文件、材料,由承辦部門人員負(fù)責(zé)收集整理后,及時(shí)交檔案室歸檔。
(六)隨著無紙化辦公的逐步推行,今后紙質(zhì)文件將逐步取消,改由網(wǎng)上審批、簽發(fā)、發(fā)放,以電子文檔傳輸,相關(guān)管理規(guī)定屆時(shí)另行下發(fā)。
二、收文管理
(一)礦黨政辦公室接收的外來各類文件、電報(bào)、傳真、公函等公文,由黨政辦公室機(jī)要文書負(fù)責(zé)簽收、分類、登記、編號(hào)、傳閱、辦理、保管、存檔等工作。所接收公文由黨政辦公室主任提出擬辦意見,送礦有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示后按順序傳閱或辦理。
(二)對(duì)集團(tuán)公司通過辦公網(wǎng)絡(luò)下發(fā)的各類文件材料,機(jī)要文書應(yīng)及時(shí)接收,原則上當(dāng)日下發(fā)的文件必須當(dāng)日接收,緊急文件隨時(shí)接收。同時(shí),要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示的意見,及時(shí)轉(zhuǎn)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門辦理。
(三)公文承辦部門(人員)要將公文辦理情況及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)和黨政辦公室反饋,并在公文處理單上簽字注明。
(四)公文處理必須準(zhǔn)確、及時(shí)、安全,運(yùn)轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)建立登記、簽字制度,避免延誤或丟失。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不準(zhǔn)對(duì)外提供公文,不準(zhǔn)隨意復(fù)印文件。
(五)礦黨政領(lǐng)導(dǎo)及職能部室參加國(guó)家、省、市及外地區(qū)召開的各種會(huì)議所發(fā)的文件、材料,原則上由隨行人員或相關(guān)職能部室人員收集后,交礦黨政辦公室機(jī)要文書按收文程序處理,次年初交檔案室分類歸檔,以便調(diào)閱和使用。
三、考核規(guī)定
(一)礦黨政辦公室為全礦公文管理的主管部門,負(fù)責(zé)公文管理制度的制定和日常管理及考核工作。
(二)公文主辦部門違反公文審核程序的,每出現(xiàn)一次對(duì)所在部門罰款100元。
(三)對(duì)手續(xù)不完備的公文,黨政辦公室機(jī)要文書不得予以編號(hào),否則每發(fā)生一次,對(duì)機(jī)要文書罰款50元。
(四)公文校稿人要認(rèn)真對(duì)照核稿修改的意見,對(duì)付印前的文稿認(rèn)真細(xì)致地校對(duì),并履行簽字手續(xù)。否則,每出現(xiàn)一次錯(cuò)誤沒有校對(duì)改正,對(duì)校對(duì)人罰款50元,并責(zé)成改正。
(五)公文印刷人員要嚴(yán)格按規(guī)范要求進(jìn)行公文打印。否則,每出現(xiàn)一次不符合規(guī)范,對(duì)責(zé)任人罰款50元。
(六)公文凡發(fā)生漏蓋、錯(cuò)蓋印章或裝訂不規(guī)范的,每次對(duì)責(zé)任人罰款50元,并責(zé)成整改。
(七)黨政辦公室要加強(qiáng)文件的發(fā)放管理,建立健全文件發(fā)放臺(tái)帳,落實(shí)專人負(fù)責(zé),及時(shí)督促機(jī)關(guān)各部室和基層單位領(lǐng)取文件。否則,凡出現(xiàn)文件漏發(fā)或錯(cuò)發(fā)的,每次對(duì)責(zé)任人罰款50元。
(八)黨政辦公室機(jī)要文書要加強(qiáng)收文管理,確保準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。否則,每發(fā)生一次延誤,對(duì)責(zé)任人罰款50元。
(九)黨政辦公室秘書要增強(qiáng)工作責(zé)任心,做好全礦各類公文的核稿工作,確保公文處理的質(zhì)量和效率。否則,每發(fā)生一次失誤,對(duì)責(zé)任人罰款50元。
