n項目管理處信息管理規(guī)定
項目管理處信息管理規(guī)定
一、目的
加強管理處信息及時上傳下達,使信息的收集、整理、發(fā)布達到及時、準確、流暢、有序、規(guī)范。
二、適用范圍
適用于**物業(yè)管理處。
三、職責
3.1部門經(jīng)理負責上報信息的最后審批工作。
3.2信息員負責將部門內(nèi)部信息及時準確上報公司總辦及公司其它有關部門,并確保各信息及時有效的傳達到各相關人員。
3.3各主管/主辦(班組長)負責班組內(nèi)的信息及時準確的上報信息員,并將公司及管理處的信息有效地傳達到本班組內(nèi)的所有員工。
3.4各員工有義務就本班組發(fā)生的各類信息及時主動向主管/主辦(班組長)反映。
四、方法與過程控制
4.1電子顯示屏:
a.電子顯示屏用于向業(yè)主發(fā)送日常信息(如天氣預報、節(jié)日問候等),以及非正式的通知通告。
b.除信息管理員和中心值班人員外,任何人不得擅自通過電子顯示屏發(fā)布信息;
c.由信息申報人領取并填寫《電子顯示屏信息發(fā)布審批本》,之后由該班組負責人修改審核,再交由客戶服務主辦審批,即可交中心當值人員發(fā)布,發(fā)布后統(tǒng)一存檔;
d.所發(fā)布信息均用首發(fā)日期(六位數(shù)字)作文件名保存在電腦里,天氣預報統(tǒng)一只用一個文件,每日更新內(nèi)容即可,由中心值班人員定期整理所有文件;
e.中心值班人員負責每天早上七點發(fā)布當日天氣預報信息,以荔景中心發(fā)布天氣預報信息為準,無需審批,當天十點前撤下天氣預報,換上日常信息。
f.若有重要通知通告急需發(fā)布經(jīng)審批后交中心當值人員發(fā)布,可與天氣預報一同發(fā)布。
4.2小區(qū)廣播:
α、對于突發(fā)事件等緊急的通知通告,如果情況緊急,可以在不通知客戶服務主辦的情況下播出;如果情況允許,需取得客戶服務主辦的口頭同意;
β、小區(qū)廣播必須在情況解除后及時向住戶發(fā)出通知,做出相應的解釋。
4.3小區(qū)宣傳欄:
小區(qū)宣傳欄用于張貼管理處向業(yè)主發(fā)布的通知、通告等,所有內(nèi)容及版面設計,需經(jīng)客戶服務主辦審閱,蓋公章后由當班安全班長統(tǒng)一張貼,以及回收歸檔。其他任何人員未經(jīng)許可,不得自行在宣傳欄內(nèi)張貼和撕毀通知、通告。
4.4公司內(nèi)部網(wǎng)站實時公告:
公司內(nèi)部網(wǎng)站實時公告用于向公司發(fā)布管理處最新動態(tài),如管理新舉措、活動知會等;向公司內(nèi)部網(wǎng)站發(fā)布實時公告,需由客戶服務主辦直接發(fā)布。
4.5公司內(nèi)部網(wǎng)站網(wǎng)頁
公司內(nèi)部網(wǎng)站網(wǎng)頁主要發(fā)布內(nèi)容有:信息月報、工作計劃及工作完成情況、會議紀要、管理服務報告、業(yè)務信息等按公司規(guī)定時間上報。信息月報、工作計劃及工作完成情況、管理報告由各班組負責人交信息管理員匯總、整理錄入,經(jīng)客戶服務主辦審閱報部門經(jīng)理批準后發(fā)布;業(yè)務信息、重要會議的會議紀要由信息員記錄、整理報客戶服務主辦審閱后發(fā)布,業(yè)務信息主要發(fā)布管理處重大活動信息,由各活動負責人自行組織、編輯,并盡可能做到及時和附有圖片,信息管理員負責發(fā)布。
4.6對內(nèi)信息發(fā)布
a.根據(jù)工作需要,可在管理處內(nèi)部發(fā)布相關信息,采用口頭通知、電子郵件,也可在以下地點張貼:培訓室、技術員值班室、安全員宿舍、各員工宿舍等;
b.公司發(fā)布信息,如通知通告等,可由相關部門負責人直接在管理處內(nèi)部發(fā)布;
c.公司和管理處內(nèi)部的重要通知通告,由各部門負責人負責組織在內(nèi)部進行傳閱并簽名,完畢后交信息管理員存檔;
d.管理處對內(nèi)發(fā)布的信息,須經(jīng)客戶服務主辦許可,方可發(fā)布。
