某科技公司檔案管理規(guī)定
科技公司檔案管理規(guī)定
一、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案管理由技術(shù)質(zhì)量部指派專人負(fù)責(zé),各部門(mén)應(yīng)指定人員兼職檔案資料管理工作。
2、各部門(mén)的檔案管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門(mén)的檔案資料和移送相關(guān)資料到技術(shù)質(zhì)量部。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司開(kāi)發(fā)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理等技術(shù)資料、報(bào)告等,具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均實(shí)行集中統(tǒng)一管理,任何人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報(bào)批不能歸檔或下屬機(jī)構(gòu)須保留的,保存人必須到技術(shù)質(zhì)量部登記,技術(shù)質(zhì)量部保存復(fù)印件。
4、以下文件資料應(yīng)統(tǒng)一由人事行政部歸檔管理:
(1)公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;
(2)一切以公司名義發(fā)出的文件、函件等要留底稿及正文歸檔備查。
(3)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件,必須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并存檔;
(4)上報(bào)和外發(fā)文件有上級(jí)來(lái)文的,要將上級(jí)來(lái)文一并附后歸檔。
(5)業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)請(qǐng)示報(bào)告及公司領(lǐng)導(dǎo)批復(fù),涉及人力資源問(wèn)題或?qū)俑犊钚再|(zhì)的,由技術(shù)質(zhì)量部和財(cái)務(wù)部予以相應(yīng)處理后,由經(jīng)辦人整理后,移交人事行政部;
(6)其它重要報(bào)告,在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的,連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交技術(shù)質(zhì)量部。
(7)由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,均保留兩份原件,技術(shù)質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部各存一份。特殊情況只有一份原件時(shí),技術(shù)質(zhì)量部保存原件,財(cái)務(wù)部保存復(fù)印件并注明原件存放處。
(8)公司名義的收文、發(fā)文等文書(shū)、文檔資料由技術(shù)質(zhì)量部歸檔。
5、以下文件資料應(yīng)統(tǒng)一由各部門(mén)歸檔管理:
(1)各部門(mén)之間日常收文、發(fā)文由各部門(mén)自行保管。
(2)各種傳真函件,由收、發(fā)函部門(mén)保存。
三、檔案保管制度
1、技術(shù)質(zhì)量部及各部門(mén)應(yīng)有存放檔案的專門(mén)文件柜,并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、所有歸檔資料要分類進(jìn)行登記。
3、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
4、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況,確定檔案保管期限。每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、銷毀。
(1)技術(shù)資料、合同協(xié)議保管期限暫定為10年,有明確規(guī)定的,從其規(guī)定;
(2)文檔性資料,保管5年;
(3)其它資料銷毀時(shí)報(bào)批執(zhí)行。
5、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。
6、檔案管理人員要定時(shí)檢查檔案專柜,核對(duì)件數(shù),發(fā)現(xiàn)異常或被盜、丟失等情況,及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善處理。
7、凡公司工作人員調(diào)離工作崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
四、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密檔案,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱任何資料。
2、借閱由部門(mén)保管的檔案、材料,須經(jīng)檔案所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱技術(shù)質(zhì)量部統(tǒng)一保管的檔案、材料須經(jīng)技術(shù)質(zhì)量部經(jīng)理批準(zhǔn);借閱重要密件,必須經(jīng)副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借閱。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)兩周,必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理人員催還。需要長(zhǎng)期借出的,須經(jīng)技術(shù)質(zhì)量部審核并報(bào)副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、調(diào)閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或摘抄、復(fù)印、不得拆卸、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損。否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。
6、借出檔案資料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告技術(shù)質(zhì)量部及時(shí)予以處理。
7、發(fā)生檔案損壞、丟失事件后,如系人為造成,公司將根據(jù)情況嚴(yán)重程度及所帶來(lái)的后果,追究有關(guān)人員的責(zé)任,依據(jù)公司《獎(jiǎng)懲條例》予以相應(yīng)的處罰。
