職業(yè)學院會議管理規(guī)定
職業(yè)學院會議管理規(guī)定
為加強學院各級會議和會議室的管理，規(guī)范學院會議制度，提高學院各項工作效率，特制定本會議管理規(guī)定。
一、會議類別
（一）學院黨政聯(lián)席會
1．學院黨政聯(lián)席會是學院最高級別的議事會議，由學院院長根據(jù)實際情況確定召開；
2．參加人員為全體院領導、學院督導組督導、學院辦公室主任和會議認為應該參加的相關人員；
3．學院黨政聯(lián)席會由學院（黨委）辦公室統(tǒng)一通知；
4．學院黨政聯(lián)席會會議議程制定、會議紀要撰寫由學院（黨委）辦公室負責。
（二）學院行政例會
1．學院行政例會是學院例行辦公例會，原則上確定于每周一上午8:30召開；
2．參加人員為全體院領導、學院督導組督導、全體中層干部；
3．學院行政例會由學院（黨委）辦公室統(tǒng)一通知；
4．學院行政例會會議記錄由學院（黨委）辦公室負責。
（三）學院全院教職工大會
1．學院全院教職工大會是原則上確定于每月召開一次；
2．學院全院教職工大會參加人員為學院全體教職工；
3．學院全院教職工大會由學院（黨委）辦公室統(tǒng)一通知；
4．學院全院教職工大會會場布置、會議議程、會議記錄等由學院（黨委）辦公室負責。
（四）部門協(xié)調(diào)會議
1．部門協(xié)調(diào)會議是由學院分管院領導發(fā)起召開的跨部門協(xié)調(diào)、協(xié)作專題會議，須征求院長的意見方可召開；
2．部門協(xié)調(diào)會議的參會人員、會議議程、會場布置、會議記錄等相關工作由分管院領導或承辦部門確定和負責；
3．部門協(xié)調(diào)會議，如需使用學院會議室必須提前2天向?qū)W院（黨委）辦公室提出申請；
4．部門協(xié)調(diào)會議會議通知由學院（黨委）辦公室負責。
（五）各部門例會
1．部門例會是由各部門負責人定期召開的工作例會，例會時間由各部門根據(jù)部門工作特點合理安排，以不影響日常工作的正常進行為原則；
2．參加人員為分管院領導、各部門全體人員；
3．部門例會由各部門自行安排，如需使用學院會議室必須提前2天向?qū)W院（黨委）辦公室提出申請；
4．部門例會會議通知和會議記錄由各部門指定專人負責。
（六）其他會議
1．學院、各部門認為有必要召開的各項會議，如：專題學習會、獎學金表彰大會、重大活動等。
2．院級會議由學院（黨委）辦公室負責通知參會人員、制定會議議程、做好會場布置、會議記錄等相關工作；
3．部門召集或承辦召開的涉及學院相關部門的會議，視同部門協(xié)調(diào)會議處理；
4．各系各部門自行組織的會議或校企合作洽談等會議，視同部門例會處理。
二、會議室申請與管理
（一）學院會議室（行政樓502、413、五教A118、A219）由學院（黨委）辦公室統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用。五教A118會議室原則上作為全院教職工大會、上級領導指導工作會場，一般不外借使用，各系各部門大型活動可使用五教A219。
（二）院級重要會議（黨政聯(lián)席會等）和辦公室牽頭承辦召開的各類會議，由辦公室負責做好各項會前準備、會中服務和會后整理事宜。
（三）部門承辦會議或分管院領導組織的會議，須由承辦部門或分管院領導指定人員，在會議前兩個工作日到學院（黨委）辦公室聯(lián)系，辦理會議室使用預約手續(xù)。申請時請在學院辦公室網(wǎng)站下載填寫“會議室申請用表”，交學院（黨委）辦公室登記簽字備案后使用。
（四）學院（黨委）辦公室按照“系、部、處級會議服從院級會議，先定先使用”的原則統(tǒng)一安排，并做好有關準備工作，保證會議準時召開。
（五）使用會議室時，未經(jīng)學院（黨委）辦公室同意，不得改變會議室設備、家具的位置，不得將會議室物品攜出室外，不得擅自動用室內(nèi)音響、功放、DVD、投影等設備，如需使用應在預約時一并申請，由學院實驗實訓中心派專人開啟調(diào)試后，方可使用。
（六）會議室為會議和接待來賓常規(guī)備有飲用開水，內(nèi)部會議一律不配茶葉、純凈水和紙杯；如承辦部門需要茶葉、純凈水和紙杯，須在預約使用會議室時一并告知；有其他需要則自行準備。部門會議請自行做好會務服務工作。在會議室懸掛、張貼標語條幅，需在學院（黨委）辦公室專人指導下開展，并在用后由承辦部門及時清除并保管，以保持墻面整潔。
（七）會議期間請自覺保持室內(nèi)清潔，會議室照明、空調(diào)、設備的使用由主辦部門負責，使用時要愛護各種設施，如有損壞，按學院規(guī)定賠償。會后應及時清理會場，關好門窗、空調(diào)、飲水機等設備。
（八）會議主辦部門應提前到達會場，做好會場布置及準備工作。
（九）會議所需的筆記本電腦等設備由會議主辦部門準備。
（十）凡使用會議室的主辦部門負責人即為會議期間的防火負責人。若出現(xiàn)安全問題及其他隱患，學院將追究使用部門的責任。
三、本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行，由學院（黨委）辦公室負責解釋。
