第1篇 s公司人事檔案管理規(guī)定
每個公司都有符合自身的人事檔案管理辦法規(guī)章制度,如何編寫合理有效的公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度,來看下面范本:
某公司人事檔案管理辦法:
人事檔案管理辦法
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理,有效的保守機密;同時為了維護人事檔案的完整,防止材料損壞,便于高效、有序的利用檔案資料,特制定本管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案:個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。
2、員工培訓檔案:培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表(證書原件)、員工培訓統(tǒng)計表。
3、績效管理檔案:將員工績效考核相關資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案:員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關系,死亡等情形。
三、檔案相關規(guī)定
1、基礎管理
1.1原則:分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查,如有虛假,可不予錄用和解聘處理。
1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔,按在職人員、離職人員進行整理,并及時登記于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》(見附件二),并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號,人事檔案原則上是永久保存。
1.4當在職員工的基本資料有變動時(如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等),應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔,原件當場查驗。
1.5調(diào)動和錄用入公司的員工,應在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。
在其報到新崗位前,對調(diào)入或新建立的檔案都應登記。
1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性,歸檔的材料必須認真鑒別,保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。
材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的,應在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查,另外存檔,檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應分類編號存放,一個員工一個編號,防止重名重姓員工檔案交叉,制電子目錄,以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密,保密檔案禁止查閱,只能在檔案室閱覽,不得外借;非保密級檔案因工作需要查、借閱,須填寫《查、借閱人事檔案單》(附件三),經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案,下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。
2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經(jīng)過批準后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部(除特殊情況可延長),對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規(guī)定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記,并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件三)。
3、查、借閱檔案注意事項
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復印、拍攝檔案內(nèi)容,如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容,違反者視情節(jié)嚴重,予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時,由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》(附表五),經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。
4.3經(jīng)批準銷毀的人事檔案,人力資源部須認真核對,將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔,登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后,由人力資源部實施,修訂和廢止亦同。
人力資源部
6月31日
第2篇 s集團公司人事檔案管理規(guī)定
集團公司人事檔案管理是全面了解一個人的依據(jù)一般的人事檔案涉及的當事人絕大多數(shù)還在崗位上工作,根據(jù)人事檔案的內(nèi)容及其特點可以看出,它是全面了解一個人的依據(jù),來看下面小編為大家提供的關于集團公司人事檔案管理規(guī)定:
企業(yè)(公司)人事檔案管理制度
一、總 則
第一條 為了規(guī)范人事檔案的管理和利用,為人力資源管理工作提供有效的信息依據(jù),特制訂本制度。
第二條 集團公司員工檔案實行分級管理
由集團公司人力資源中心引進的員工的檔案一律由集團人力資源中心統(tǒng)一管理。
(一)原始檔案:員工入司時隨轉的人事檔案材料,員工轉正后調(diào)入公司管理。
(二)新建檔案:員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調(diào)整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復印件備查材料。
(三)電子檔案:員工的姓名、年齡、婚姻狀況、身份證號、家庭住址、戶籍所在地、畢業(yè)學校、學歷、專業(yè)、職稱、工作經(jīng)歷、崗位、職務、合同期限等情況通過電子信息系統(tǒng)的形式所形成的記錄。
經(jīng)集團人力資源中心授權自行招聘的各分(子)公司引進的員工的檔案由各分(子)公司人資科管理。
第三條 人事檔案由各公司、部門總經(jīng)理分管或指導,該公司、部門人事負責人具體負責操作和管理,并對檔案的完整性、真實性和準確性負責。
集團公司人力資源中心全權負責對各公司、部門人事檔案的監(jiān)督考核。
二、人事檔案的建立
第四條 新建人事檔案收集范圍
由人力資源部門直接形成的材料:
(一)各種履歷表、登記表、面試評價表、個人經(jīng)歷材料及求職原始材料。
求職原始材料包括:報名登記表、照片、面試記錄、身份證和畢業(yè)證復印件、肝功能、乙肝兩對半和胸透檢驗單(要求員工在進公司之前須到公司指定的醫(yī)院進行體檢,且出具的體檢證明須真實有效)等材料。
(二)職務任免申請表、行政職務任免材料、晉升技術職稱(學位等)審批材料。
(三)工資調(diào)整審批表。
(四)鑒定書、鑒定表以及其它各種鑒定材料。
(五)考核、考勤或其它類材料。
(六)有關培訓學習經(jīng)歷及成績、學歷情況等材料。
(七)各種處分、處罰材料和通報批評等材料。
(八)有關接收、調(diào)配、解聘等情況記錄材料。
(九)各種重要的個人申請、承諾、聘用合同(協(xié)議)、保險等材料。
(十)各種崗位責任書、競聘、施政方案等。
通過其它渠道形成的材料:
(一)各類組織成員或代表以及各種先進模范或受獎勵材料。
(二)參加各級人大或各類協(xié)會代表大會材料。
(三)業(yè)務考績材料、技術方面的貢獻材料及各項論文著作篇目等。
(四)出國審批表及在外期間鑒定材料。
(五)參加公司組織的各類體檢材料、工傷證明材料。
(六)在原工作單位形成的有關檔案材料。
(七)在部隊或?qū)W校等機關單位形成的有關檔案材料。
(八)重要的社會關系、親屬關系的記錄材料。
(九)對違紀、違法事件的申訴、申報以及處理情況記錄等。
第五條 人事檔案歸檔材料要求
歸檔材料應具備的條件:
(一)必須是已經(jīng)處理完畢,而不是懸而未決或沒有最后審定和處理意見的文件。
(二)材料必須以個人為對象。
對反映多人有關情況的材料,應當分別制成以個人為單位或反映本人情況的材料,方可歸入個人檔案。
(三)凡歸檔材料必須具有憑證性標記,如個人簽字或加蓋個人印章、單位公章等;對屬于歸檔范圍但手續(xù)不完備的材料,應先將手續(xù)補齊,并在辦理完備后再行歸檔。
(四)檔案內(nèi)容必須實事求是,不能帶有虛構、想象、夸張的成份;人物傳記、寫人物事跡的報告文學、個人回憶錄都不得歸檔。
(五)檔案內(nèi)容應當完整,對頭尾不清、來源時間不明的材料,要盡可能查清注明;涉及個人重大問題的材料,如需查清,應轉交相關部門處理后,方能歸檔。
確定材料能否歸檔時,應針對具體問題具體分析,不能一概而論;同時,還應對檔案中應當具備而缺少的材料予以登記,并有計劃地進行收集補充。
應妥善處理不應歸檔的材料:
(一)經(jīng)過鑒別,凡應轉往有關單位保存或處理的材料,應填制《人事檔案轉遞通知單》(此指干部或重要人員檔案)。
(二)接收單位清點核對后,應按程序辦理接收手續(xù)。
(三)凡屬退還本人的材料、證章等,應開列詳細清單,證明材料(物品)名稱及份(件)數(shù),經(jīng)批準后退還本人,并由本人在接收人處簽字或加蓋個人印章。
(四)對不直接退還本人的材料,可經(jīng)批準后給予銷毀,并應對其本人說明。
(五)銷毀人事檔案履行一定審批手續(xù),任何個人都不得擅自銷毀。
第六條 人事檔案的整理要求:
(一)應遵循完整、真實、精練、實用的原則。
(二)應做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。
(三)人事檔案的保管范圍與人員管理應相一致。
(四)材料增減時應進行重新整理。
(五)人事檔案原件作為正本,對于機密性較高的人事檔案,可根據(jù)工作需要和人員管理情況建立副本。
第七條 人事檔案的建立
(一)集團公司總部新進員工由人力資源中心按要求收集整理求職人員原始求職材料,并對于員工在崗位工作期間形成的各類檔案資料須及時予以補充完善。
(二)集團公司人力資源中心授權自行招聘的各分(子)公司直接按人事檔案建檔要求,經(jīng)該公司人事負責人審核后建立并逐步完善各員工的人事檔案。
分(子)公司人資科于每月的5日前將員工電子文檔花名冊上報集團人力資源中心。
(三)員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎檔案,并對員工在職期間相關個人信息資料(身份證號、聯(lián)系方式、家庭住址、戶籍地、學歷、職稱、崗位)的變更情況的記錄于每月5日前以電子文檔上報集團人力資源中心。
第八條 人事檔案的編號
(一)人事檔案編號構成:檔案代碼+四位數(shù)字,按順序編號。
(二)各分(子)公司、部門人事檔案代碼取正式名稱前三個字的漢語拼音第一個字母(大寫),如采購管理中心,其人事檔案編號為cgg。
(三)員工辭職后的檔案編號繼續(xù)保留,不重復使用。
(四)同一部門員工的檔案要求放在一起,每10名員工的人事檔案存放在同一個檔案袋內(nèi),調(diào)動或辭職抽出后不添加新的員工檔案,若檔案袋中員工檔案已抽完,此空檔案袋繼續(xù)保留。
抽出檔案后應該在檔案袋上予以標明。
第九條 人事檔案建立的具體程序
(一)集團人力資源中心以及各分(子)公司人事部門對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求。
(二)按照材料的屬性、內(nèi)容確定其歸檔的具體順序。
(三))在檔案袋目錄上登記材料名稱及其相關的內(nèi)容。
(四)將新的材料存入檔案。
第十條 員工在職期間形成的培訓、獎懲(考核)、晉升等材料的收集、整理與歸檔。
(一)大學生、聘用人員、科級(含)以上管理人員在職期間所形成的新檔案材料,由所在公司、部門每半年整理一次,后備管理干部的材料由其所在公司、部門每月收集整理一次,統(tǒng)一交集團公司人力資源中心存檔。
(二)其他員工在職期間所形成的培訓、獎懲考核、晉升等人員在職期間所形成的新檔案材料由所在公司、部門按季度定期收集、整理,并要求歸檔。
三、 人事檔案的轉遞
第十一條 人事檔案轉遞的具體程序
(一)人事負責人依據(jù)人力資源調(diào)配通知單或調(diào)令取出應轉走的員工檔案材料。
(二)在檔案袋的人員編號及姓名后注明抽出的時間、原因(調(diào)動、辭職辭退和開除、自離、晉升等)及轉入地點。
(三)填寫《人事檔案轉遞通知單》。
(四)將《人事檔案轉遞通知單》放入員工檔案一起,并將檔案袋密封后轉往相應公司、部門。
(五)收檔公司、部門在收到檔案,核對無誤后,必須在《人事檔案轉遞通知單》的回執(zhí)單上簽字蓋章,且及時反饋到轉出公司、部門。
第十二條 人事檔案材料在轉遞過程中要嚴格執(zhí)行保密制度,按要求裝袋密封交接,并在封口處加蓋公章,且不能由員工本人帶走,攜帶人員嚴禁私自拆封偷閱檔案。
第十三條 員工晉升科級(含)以上級別,轉正后一月內(nèi)由所在公司、部門按轉檔程序和要求將檔案提交集團公司人力資源中心;科級管理干部被免職后,其檔案材料由集團公司人力資源中心按照轉檔程序和要求轉往相應公司、部門。
第十四條 員工離職后由其所在公司、部門一月之內(nèi)將其檔案抽出,裝訂成冊存檔,并妥善保管二年。
銷毀時須填寫《檔案銷毀申請單》,經(jīng)集團公司人力資源中心核準后予以銷毀。
四、人事檔案的查詢、借閱
第十五條 檔案查詢和借閱應按程序辦理
(一)檔案的查詢應先申請,說明查詢的對象、理由和范圍,所在公司、部門人事負責人批準后,方可登記查閱。
不得隨意讓人查閱員工檔案。
(二)外借員工檔案須經(jīng)所在公司、部門總經(jīng)理批準,并辦理借檔登記。
最長借閱期限為一星期。
若需延長,需辦理續(xù)借手續(xù)。
(三)各公司、部門、個人需要出具人事檔案證明材料,由所在公司、部門開具介紹信,說明理由,再由集團公司人力資源中心或所在公司人事部按規(guī)定予以辦理。
(四)人力資源中心或各公司、部門內(nèi)部查閱、借檔和出具證明也應按照程序進行。
五、人事檔案的保管
第十六條 人事檔案保管必須嚴格遵守保密的原則。
第十七條 人事檔案管理必須由專人負責,定期檢查核對,確保檔案完整、準確。
第十八條 人事檔案存放必須配備專門設備,不得與其它檔案混放一起。
第十九條 人事檔案存放應做到安全、保密、防火、防潮、防盜。
第二十條 任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
六、考核辦法
第二十一條 凡出現(xiàn)以下情況,將根據(jù)情節(jié)輕重分別扣除所在公司、部門人事負責人績效獎金20-50元/次:
(一)人事檔案不全的。
(二)檔案交接不清致使員工檔案丟失的。
(三)不遵守人事檔案保密制度的。
(四)不履行正當手續(xù)將人事檔案帶出檔案保管場所的。
(五)不按規(guī)定銷毀人事檔案的。
第3篇 地產(chǎn)公司人事檔案和人事資料管理規(guī)定
地產(chǎn)公司人事檔案和人事資料管理規(guī)定為了加強公司人員人事檔案的保密性,建立建全人事資料和檔案,制定本規(guī)定如下:
第一條 :人事檔案是指由公司委托市人才托管的員工人事檔案和員工在公司工作期間而形成的各種可留存的資料(公司內(nèi)部人事資料);
第二條 :員工一旦轉正,應將人事檔案轉入公司。如因種種原因而不能將你的檔案轉入公司,本人必須提交書面說明,報人力資源部歸檔。
第三條 :員工轉入公司的人事檔案應該包括:a、記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長歷史的履歷;b、相關學歷證書、畢業(yè)生登記表;c、以往工作期間產(chǎn)生的勞動合同原件;d、相關職稱評定的資料;e、其它存檔人事資料
第四條 :公司人力資源部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案內(nèi)容,有審核權。如發(fā)現(xiàn)員工人事檔案與員工入職所填寫相關資料內(nèi)容有出入,有權調(diào)查確定真實情況。
第五條 :員工與公司簽定的勞動合同、在公司服務期間內(nèi)評定的相關職稱證明和再教育證明等由公司人力資源部統(tǒng)一留存,定期向市人才移交,存入員工人事檔案中。
第六條 :員工入職時,需填寫一系列的個人資料。員工須詳實地填寫每一個項目,公司有權進行甄別。如有虛假,視同嚴重違反公司規(guī)章制度。
第七條 :員工在職期間,如員工個人情況(如居住地、聯(lián)絡電話、婚姻狀況、家庭人員情況等)有所變動,應立即通知人力資源部,以健全公司內(nèi)部人事資料,確保管理需要與員工有關的各項權益。
第八條 、公司人力資源部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案內(nèi)容,不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴格保密。
第九條 、員工人事檔案,由公司統(tǒng)一委托市人才交流中心保管。章程范本協(xié)會章程企業(yè)章程公司章程會議紀律文明公約
第4篇 公司人事檔案管理規(guī)定怎么寫
公司人事檔案管理規(guī)定
(七)
第一條 人事檔案資料屬公司行政部所轄人事負責建檔。第一款 保證人事資料的真實性、完整性。第二款 收集、簽定、整理和裝訂有關資料。第三款 負責資料的建檔、查閱、借用工作。第四款 負責其資料的安全、清潔、防水、防火、防蟲、防霉變等管理工作。
第二條 人事檔案建檔內(nèi)容;第一款 每個干員進廠須填寫的zz鞋業(yè)《員工履歷表》1份。第二款 進廠人員人真實《身份證》復印件1份。第三款 進廠人員半月后簽訂《勞動合同》一份存檔,一份由干員保留。第四款 晉升、晉級、任免、降職申請表。第五款 《異動單》、《請假條》、《獎罰單》。第六款 其它資料。
第三條 人事檔案管理制度:第一款 人事資料屬公司機密,未經(jīng)許可不得翻印和借閱。第二款 定期檢查人事資料登記造冊。第三款 需銷毀的資料需經(jīng)行政部主管確認后方可進行。第四款 人事資料內(nèi)容不可私自外傳,人事有權對其保密。第五款 對行政主管準許借出資料人事負責追蹤存檔。第六款 人事資料不可有涂改、撕毀現(xiàn)象。
第5篇 公司人事檔案管理規(guī)定
公司關于人事檔案管理的暫行規(guī)定
一、為了加強員工的人事檔案的管理,保護好企業(yè)與員工的利益,按照國家對人事檔案管理的有關規(guī)定,制定本暫行規(guī)定。
二、經(jīng)公司領導批準,凡有城鎮(zhèn)居民戶口,已建立個人檔案關系的人員,與公司簽定了一年以上的勞動合同,一般員工可在試用期滿后,可將個人的人事檔案轉移到公司。并與公司簽定好檔案保存協(xié)議。
三、公司負責按人事檔案管理的要求,分類歸檔、整理。并保證客觀公正反映員工在公司工作期間的真實記載。
四、除公司特批外,員工的檔案可存放在社會人事服務的中介機構。除此之外,凡符合上述要求,目前個人檔案仍在社會人事服務的中介機構存放檔案的員工,在公司已報銷個人檔案保存費的保存期滿后,一律將個人檔案轉往公司。拒不轉移的,公司不再報銷其個人的檔案保存費。
五、因開除、辭退、除名,長期出國逾期不歸、就勞動合同的提前終止或解除達不成一致意見、接到公司不續(xù)簽勞動合同書面通知,不做書面答復,擅離崗位、或被依法追究刑事責任的員工,公司有權按照規(guī)定,將其檔案關系轉往個人所在地的街道勞動部門。
六、員工給公司造成經(jīng)濟損失,或者出現(xiàn)按勞動合同約定應對公司作出經(jīng)濟賠償?shù)臈l款,按勞動合同雙方約定的條款處理。公司不應扣留乙方的人事檔案。
七、年終對于被公司授予的獎勵和評選的優(yōu)秀工作者,經(jīng)公司領導批準,將具體事跡和獎勵的內(nèi)容,填寫好在相應的表格內(nèi),進入個人檔案,以資鼓勵。
八、因個人原因,提出出國學習、留學和三個月以上的探親,公司不負責辦理出國的有關手續(xù)。在提前解除勞動合同后,必需將個人檔案轉出公司。
九、非工作原因,公司不辦理員工的各類出境的手續(xù)證明和邊境通行證,特別是私人護照的辦理。情況特殊的,必需經(jīng)公司人事部門審核,報公司領導特別批準。
十、本規(guī)定經(jīng)公司領導簽發(fā)后執(zhí)行,本規(guī)定由公司人事負責的解釋。
第6篇 設備制造公司人事檔案管理規(guī)定
為健全公司員工檔案管理,特制定本規(guī)定。
一、新入職員工檔案辦理
1、新入職員工填寫求職人才登記表,經(jīng)用人單位總經(jīng)理同意錄用的,攜帶相片、身份證原件到辦公室辦理入職檔案,將基礎信息錄入人事數(shù)據(jù)庫;同時采集電子版照片、身份證。
2、高級人員入職檔案時,除填寫以上材料外,需同時提交畢業(yè)證、學位證原件,審核后復印歸還,試用期結束后填寫試用期鑒定表,合格人員留用并將鑒定表歸檔。
二、人員檔案核對
各公司、各部門應及時將員工招用、調(diào)動或辭職(退)手續(xù)上報辦公室,并于每月兩次(10號、26號)向辦公室提供本單位、部門現(xiàn)有人員情況,辦公室對人員情況進行核對,對未及時辦理備案、調(diào)動和辭職(退)手續(xù)的員工,辦公室通知相關單位、部門立即補辦。
三、人員檔案信息維護
1、員工檔案整理后,于每月末新員工檔案材料移交檔案室,檔案室負責填寫檔案保存信息并將材料放入檔案盒,建立員工完整檔案;
2、員工電子信息檔案維護由辦公室負責,根據(jù)公司下發(fā)的文件及時調(diào)整員工信息,紙質(zhì)信息由檔案室根據(jù)公司文件和每月辦公室提供的材料填寫調(diào)動、升遷、獎懲、培訓等記錄。
