地產項目案場銷售中心檔案管理條例

地產項目案場銷售中心檔案管理條例

地產項目案場(銷售中心)檔案管理條例

一、案場所有檔案分類

1、案場管理手冊[各崗位職責、銷售流程、案場規(guī)范、各崗位考評表、行政表單原件、業(yè)務表單原件]

2、案場往來文件

a、行政文件[每周排班表/考勤匯總表/外出登記/改班單/請假單/日常工作交接單、案場會議記錄、物品申領/發(fā)放/庫存記錄、名片請印單、離職人員移交物品/業(yè)務記錄]

b、業(yè)務文件[日/周報表、請傭單、樓書/銷講資料、退定申請/房源打開/換房申請/退房申請/作廢認購書、簽約助理保管的所有文件資料]

c、公司下發(fā)文件[除銷售部外其它部門的發(fā)文]

d、銷售部下發(fā)文件[經理例會記錄、通知/通告/公告/說明/條例等公文、會刊等]

3、其它類[一周工作小結等]

4、客戶投訴記錄

5、修正、備忘記錄[每周]

二、檔案整理方法

1、40p插頁文件夾:裝置《案場管理手冊》

《案場管理手冊》中內容分影印版、電腦版兩種,如果是影印版只須手填不要求電腦制作,電腦版必須由電腦制作完成。

2、3寸易事塊:裝置《案場往來文件》

用鋼筆/圓珠筆在不同顏色的分頁紙上按行政文件/業(yè)務文件/公司下發(fā)文件/銷售部下發(fā)文件分成四大類,每大類中用頓號點開的每小類內容寫在分成四大類的分頁紙欄內。對公司下發(fā)文件/銷售部下發(fā)文件的每單個文件主題須抄寫在標準格式的檔案目錄清冊上[目錄清冊另行發(fā)放]。

3、彈力文件夾:裝置《客戶投訴記錄》、《督導修正、備忘記錄》《其它類》

左插頁袋為詳細清冊目錄,目的在于將各裝置文件內容主題抄寫在清冊中存檔;每周須督導帶回公司的夾在右頁。

三、檔案條例

1、所有檔案由客服助理每周負責完成整理工作,按類置放于案場經理辦公室。

2、客服助理有責任保持檔案的完整度、清潔度、保密度。

3、所有檔案由客服助理將明細內容錄入統(tǒng)一格式的記錄總表內。

4、銷售經理/客服助理及督導有權調閱所有檔案,辦證助理有權調閱來往文件中的簽約助理經手的文件,除此以外任何人借/調閱須至客服助理處辦理借/調手續(xù)。

5、每大類及分類內容須用標簽紙標識。

6、所有文件編號歸檔[年度-案場名-文種-編號],最終填寫檔案清冊。