學(xué)校檔案管理細(xì)則范例
學(xué)校檔案管理細(xì)則就是為大家?guī)淼年P(guān)于學(xué)校檔案管理的相關(guān)內(nèi)容,來看下面:
學(xué)校檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為了加強(qiáng)本校的檔案工作,提高檔案管理水平,充分發(fā)揮檔案的作用,更好地為學(xué)校教學(xué)、科研、行政管理、后勤等各項(xiàng)工作服務(wù),
根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》,結(jié)合本校的實(shí)際,特制定本辦法。
第二條 本校檔案是指建校以來,學(xué)校在從事教學(xué)、科研、黨政管理及其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 本校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一,是我校教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作的重要組成部分,學(xué)校應(yīng)將檔案工作納入自身整體發(fā)展規(guī)劃,加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。
第二章 領(lǐng)導(dǎo)體制和機(jī)構(gòu)設(shè)置
第四條 本校的檔案工作由校長領(lǐng)導(dǎo),其他的校領(lǐng)導(dǎo)要檢查、督促所分管的職能部門做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。
業(yè)務(wù)上由廣東省檔案局、廣東省教育廳辦公室負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第五條 本校在校長辦公室下設(shè)置綜合檔案室,它既是本校檔案工作的職能管理部門,又是永久保存和提供利用本校各類檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。
第六條 本校檔案室的主要職責(zé)是:
(一)貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的法令、政策和規(guī)定,并努力完成上級(jí)主管機(jī)關(guān)下達(dá)的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作;
(二)負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全校檔案工作,并負(fù)責(zé)對(duì)本校各系、部、處、室、科等部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查;
(三)制訂和組織實(shí)施本校關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度,加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),提高檔案綜合管理水平;
(四)負(fù)責(zé)接收(征集)、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)和保管全校各類永久、長期的檔案及有關(guān)資料;
(五)維護(hù)檔案的完整與安全,做好檔案的安全防范、修復(fù)、復(fù)制、保護(hù)工作;
(六)開展檔案的開放或利用工作;
(七)負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料,編制檢查工具,積極開發(fā)檔案信息資源;
(八)負(fù)責(zé)組織全校專、兼職檔案人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn);
(九)開展檔案宣傳工作和利用者教育工作;
(十)開展檔案理論和檔案業(yè)務(wù)的學(xué)術(shù)研究,組織和參加校內(nèi)外檔案業(yè)務(wù)研討、交流和協(xié)作活動(dòng)。
第七條 本校各部門須有一位負(fù)責(zé)人分工主管本單位的檔案工作,并確定適當(dāng)?shù)募媛殭n案人員,負(fù)責(zé)本單位形成的檔案材料的收集、積累、整理、立卷和移交工作。
第三章 檔案隊(duì)伍建設(shè)
第八條 本校檔案工作人員必須堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則,認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針政策,熱愛檔案事業(yè),具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和一定的科學(xué)文化知識(shí)。
第九條 本校檔案工作人員,編制數(shù)由學(xué)校根據(jù)本校規(guī)模及收藏檔案數(shù)量等實(shí)際情況確定。
第十條 本校檔案工作人員屬檔案專業(yè)技術(shù)人員,其職稱和待遇按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第四章 經(jīng)費(fèi),庫房和設(shè)備
第十一條 本校檔案事業(yè)所需經(jīng)費(fèi),列入學(xué)校預(yù)算,本校各職能部門應(yīng)對(duì)用于保存本部門歸檔文件所需的檔案裝具等設(shè)備,在其經(jīng)費(fèi)中給予支持。
第十二條 本校遵循方便利用、安全保管,有利發(fā)展的原則,為綜合檔案室提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房;存放聲像特殊載體檔案的庫房,應(yīng)配置恒溫、恒濕設(shè)施。
第十三條 學(xué)校應(yīng)有計(jì)劃地為檔案部門配置復(fù)印、錄音、照相、錄像等設(shè)備,逐步實(shí)現(xiàn)電子計(jì)算機(jī)管理與檔案縮微化。
第五章 文件材料的歸檔、移交和接收工作
第十四條 本校應(yīng)逐步完善歸檔制度,并納入教學(xué)、科研和管理人員的職責(zé)范圍,做到每項(xiàng)重要的教學(xué)、科研、黨政管理等工作,都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。
第十五條 本校各部門應(yīng)做到各項(xiàng)工作與檔案工作實(shí)行‘四同步”管理,即布置、檢查、驗(yàn)收、總結(jié)各項(xiàng)工作時(shí),同時(shí)布置、檢查,驗(yàn)收、總結(jié)檔案工作。
第十六條 本校對(duì)科研成果、基建工程等進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收時(shí)應(yīng)有綜合檔案室的人員參加,有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)會(huì)同綜合檔案室對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料加以審查,簽署意見。
沒有完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)的文件材料的項(xiàng)目,不予驗(yàn)收,不予上報(bào),不予評(píng)獎(jiǎng)。
第十七條 本校實(shí)行文件材料形成部門、課題組立卷的制度,學(xué)校各部門要有一位負(fù)責(zé)人分管本部門的的檔案工作,并確定適當(dāng)?shù)膶?兼)職檔案人員,負(fù)責(zé)本部門形成檔案的立卷歸檔工作。
各部門課題組形成的文件材料,一般由立卷入按文件材料的自然形成規(guī)律,以系統(tǒng)整理組卷,編排頁號(hào)或件號(hào),填寫卷內(nèi)目錄,裝訂后將屬于長期和永久保存的檔案向?qū)W校綜合檔案室移交。
學(xué)校綜合檔案室對(duì)各業(yè)務(wù)部門的立卷工作予以必要的協(xié)助、指導(dǎo)和監(jiān)督。
第十八條 部門、課題組立卷歸檔是本校檔案工作的基本制度和基礎(chǔ),各有關(guān)部門必須分工明確、協(xié)同配合。
學(xué)校分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo),各部門分管檔案工作的負(fù)責(zé)人,都應(yīng)把涉及相應(yīng)范圍的檔案工作列入自己的職責(zé)范圍,督促有關(guān)部門、有關(guān)人員認(rèn)真做好工作。
第十九條 本校文件材料的歸檔范圍:
(一)黨政管理類
主要包括本校黨委、行政、工會(huì)、團(tuán)委、民主黨派等組織的各種會(huì)議文件、會(huì)議記錄和紀(jì)要;黨政各部門的工作計(jì)劃、規(guī)劃、方案、匯報(bào)、總結(jié)、規(guī)則章程、統(tǒng)計(jì)報(bào)表;上級(jí)機(jī)關(guān)與本校關(guān)于人事管理、行政管理、黨務(wù)管理等文件材料。
(二)教學(xué)類
主要包括本校在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)中形成的反映教學(xué)綜合管理、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與實(shí)踐、畢業(yè)生、教材等工作內(nèi)容的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料。
(三)科研類
主要包括本校在科學(xué)研究管理和實(shí)踐活動(dòng)中形成的反映科研綜合管理、科研準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)。
推廣應(yīng)用等工作內(nèi)容的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料。
(四)基建類
主要包括本校在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動(dòng)過程中形成的反映基建綜合管理、可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)文件、工程管理文件,施工文件、竣工文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)基建預(yù)算、概算、決算、器材管理等方面內(nèi)容的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料。
(五)儀器設(shè)備類
主要包括本校各種國產(chǎn)和國外引進(jìn)的精密,貴重、稀缺儀器設(shè)備(價(jià)值在五萬元以上)的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在購置、驗(yàn)收、調(diào)試、使用、管理、維修、改造、報(bào)廢等全部活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料。
(六)出版類
主要包括本校編輯出版的學(xué)報(bào)、校報(bào)。
(七)外事類
主要包括本校有關(guān)人員出席國際學(xué)術(shù)會(huì)議(含在國內(nèi)舉辦的),出境考察、講學(xué)、合作研究、進(jìn)修、留學(xué)及本校聘請(qǐng)的外籍、
港澳臺(tái)專家與教師(含客座教師)在教學(xué)、科研及其他有關(guān)活動(dòng)中形成的文件材料;本校涉外活動(dòng)、對(duì)外學(xué)術(shù)交流、友好往來等有關(guān)文件材料。
(八)財(cái)會(huì)類
主要包括本校在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字材料、憑證、帳薄,報(bào)表、工資清冊(cè)等材料。
(九)聲像類
主要包括反映本校各項(xiàng)活動(dòng)和歷史發(fā)展,具有保存價(jià)值的各種以音響,畫面形象等方式記錄的專門載體(照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片,磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等)及其相配套的文字材料等。
(十)實(shí)物類
主要包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來校視察、檢查、指導(dǎo)工作和境內(nèi)外知名人土來校參觀訪問的題詞、題字等手跡材料;境外、校內(nèi)外的團(tuán)休,
個(gè)人和校友捐贈(zèng)的紀(jì)念物品;校內(nèi)各單位和個(gè)人榮獲國家、省、市級(jí)各類獎(jiǎng)品(獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯等),以及其他有保存價(jià)值的實(shí)物。
第二十條 歸檔的文件材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良、書繪工整,藍(lán)黑墨水書寫,聲像清晰,符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。
第二十一條 案卷歸檔原則上按以下要求辦理:
(一)歸檔時(shí)間
1、黨政部門和按年度歸檔的部門,于翌年六月底前歸檔。
2、各教學(xué)部門和須按學(xué)年度歸檔的部門,于次學(xué)年寒假前歸檔。
3、科研、基建、生產(chǎn)設(shè)備的專題性、成套性檔案,應(yīng)在項(xiàng)目完成并通過鑒定、驗(yàn)收后兩個(gè)月歸檔。
(二)檔案移接手續(xù)
學(xué)校綜合檔案室接收檔案時(shí),應(yīng)根據(jù)檔案目錄,與移交人共同清點(diǎn),對(duì)重要的、機(jī)密以上的案卷,要逐頁清點(diǎn),經(jīng)查對(duì)無誤,方可辦理簽收手續(xù)。
第二十二條 凡由各部門與其他單位分工協(xié)作完成的項(xiàng)目,由主辦單位保存一整套檔案,協(xié)作單位除保存自己與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的正本以外,應(yīng)將復(fù)制件送交主辦單位保存。
第二十三條 個(gè)人在其從事教學(xué)、科研、黨政管理等職務(wù)活動(dòng)中形成的各種載體形式的文件材料,必須按統(tǒng)一的移交時(shí)間移交給本單位檔案人員轉(zhuǎn)交學(xué)校綜合檔案室,集中管理,任何個(gè)人不得據(jù)為已有或者拒絕歸檔。
對(duì)于個(gè)人在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要文件材料,學(xué)校綜合檔案室可通過征集、代管等形式進(jìn)行管理,對(duì)于個(gè)人向?qū)W校綜合檔案室捐贈(zèng)檔案,視珍貴程度,學(xué)?？山o予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。
第二十四條 學(xué)校綜合檔案室應(yīng)注意向境內(nèi)外征集與本校有關(guān)的有保存價(jià)值的各種檔案、資料。
第二十五條 對(duì)調(diào)出及離、退休人員、在辦理調(diào)離手續(xù)時(shí),必須清還檔案,沒有學(xué)校綜合檔案室簽字,人事部門不得辦理調(diào)離手續(xù)。
第六章 檔案管理
第二十六條 本校各類檔案都是學(xué)校的重要財(cái)富,由學(xué)校綜合檔案室集中管理,任何部門或個(gè)人都不得將檔案視為私有。
全體師生員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)。
第二十七條 綜合檔案室依據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》,負(fù)責(zé)對(duì)本校檔案進(jìn)行分類、編號(hào)的排列。
第二十八條 本校各類檔案按其價(jià)值確定保管期限為永久、長期和短期三種。
(一)永久:凡反映我校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)學(xué)校和社會(huì)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。
它主要包括兩部分,一是本校形成的重要文件材料,一是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門針對(duì)本校所發(fā)的重要文件材料。
(二)長期:凡在相當(dāng)長的時(shí)間內(nèi),本校需要查考利用的檔案,列為長期保管,它包括本校產(chǎn)生形成的和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門及有關(guān)部門所發(fā)的與本校工作有關(guān)的比較重要的文件材料。
保管期限為十六年至五十年左右。
(三)短期:凡在短期內(nèi)本校需要查考利用的檔案,列為短期保管,其保管期限為十五年(含十五年)以下。
第二十九條 本校綜合檔案室負(fù)責(zé)對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。
對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案,在征得有關(guān)部門同意,并造冊(cè)報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,予以銷毀。
未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn),不得銷毀任何檔案,
第三十條 本校綜合檔案室定期對(duì)檔案的收進(jìn)和移出、庫存案卷數(shù)量、檔案的利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì),并依照有關(guān)規(guī)定,向省檔案局、省教育廳辦公室報(bào)送本校檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
第三十一條 本校綜合檔案室應(yīng)建立嚴(yán)格的庫房管理制度,并有防火,防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高溫、防曝曬等設(shè)施;要研究和改進(jìn)檔案的保護(hù),
對(duì)已破損,蟲蛀、霉?fàn)€和字跡褪色的檔案,應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制;要有安全保密制度,對(duì)所存檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查,遇有特殊情況,應(yīng)立即向校主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,及時(shí)處理。
第七章 檔案的利用與開放
第三十二條 本校綜合檔案室設(shè)立供查閱檔案資料的閱覽室,積極開展檔案利用與編研工作,主動(dòng)提供利用,充分發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
第三十三條 學(xué)校綜合檔案室開放檔案,必須遵循下列規(guī)定
(一)本校教職工因教學(xué)、科研等工作需要查閱檔案者,憑本校工作證,校外單位或個(gè)人,還須持有關(guān)單位介紹信,在說明利用檔案的目的和范圍后,則可查閱利用屬于開放范圍的檔案,并可以摘錄、復(fù)制;
(二)利用者要求復(fù)印檔案,由綜合檔案室負(fù)責(zé)辦理,并按規(guī)定收費(fèi);
(三)未經(jīng)學(xué)校授權(quán)或上級(jí)主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn),任何組織或個(gè)人無權(quán)公布檔案。
第三十四條 本校檔案屬下列情況之一者,不宜開放:
(一)涉及黨和國家秘密的;
(二)涉及專利和技術(shù)秘密的;
(三)涉及個(gè)人隱私的;
(四)檔案形成部門規(guī)定限制利用的。
第三十五條 對(duì)于重要的、珍貴的檔案和資料,一般不得提原件使用,如特殊需要,須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第八章 附 則
第三十六條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。
