大酒店資金管理實施細則
某大酒店資金管理實施細則
總則
第一條為規(guī)范酒店集團的資金營運管理,及時了解和反饋酒店集團資金營運計劃和實際營運情況,明確各類付款的審批權限、程序和各級審批職責,及時滿足各類資金需求,加速資金流轉,特制定本管理實施細則。
第二條本細則適用于酒店集團及下屬各酒店項目從資金計劃到資金支付及反饋的全部過程的管理規(guī)定。
第一節(jié)資金計劃管理
第三條集團根據(jù)經(jīng)營管理的實際需要,對資金需求實行計劃管理。資金計劃包括年度資金計劃和月度資金計劃。
年度資金計劃
第四條年度資金計劃是根據(jù)各酒店項目全年費用預算和經(jīng)營計劃編制的資金需求概算,是資金營運管理的目標計劃;由酒店集團對酒店的全年度資金計劃完成情況進行考核。
第五條年度資金計劃編制的主體是各酒店財務部。根據(jù)下一年的經(jīng)營任務及市場預測,結合營銷部、工程部及行政人事部的資金需求計劃和費用預算作出。酒店集團根據(jù)酒店的全年度資金計劃匯總上報集團總部。集團總部審批后在酒店集團管理目標中下發(fā),作為酒店集團資金營運目標和規(guī)模。
月度資金計劃
第六條月度資金計劃是酒店根據(jù)每月實際完成經(jīng)營任務和工作內容編制的資金需求。是指導每月資金調撥和支付的操作性計劃,由酒店集團對酒店實行監(jiān)控。
第七條月度資金計劃編制的主體為酒店財務部,由財務部每月25日向酒店集團財務管理部上報酒店負責人審批的下月資金需求計劃申請表。酒店集團財務管理部將各酒店和本部的資金計劃進行分類匯總后制定月資金計劃,并對上月資金計劃的實際執(zhí)行情況進行對比檢查并說明原因,經(jīng)酒店集團總經(jīng)理審核后于每月29日前上報集團。
第八條月度資金計劃的執(zhí)行規(guī)定。月度資金計劃由集團財務副總裁簽發(fā)。在計劃內20萬元以下的合同付款,其最后審批權限為酒店集團第一負責人;計劃內20萬元以上或計劃外的付款須經(jīng)集團財務副總裁審批后方可支付。
第二節(jié)付款審批管理
合同付款審批
合同請款及規(guī)則
第九條合同的跟蹤、請款、登記、移交由合同跟蹤單位負責,具體按《合同管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。
第十條由非合同跟蹤單位提交的,或未蓋有《請款專用章》合同復印件作附件的請款申請,各審批單位必須退回,不予審批。
第十一條付款審批表及相關資料
請款人進行合同請款(包括未能及時簽訂合同的預付款請款),必須在《付款審批表》上寫明合同名稱、編號、內容、合同總額(或預計總額)、已付款數(shù)額、現(xiàn)請款金額、請款依據(jù)和理由、結算款的結算金額,并附上蓋有《請款專用章》的合同復印件、合同會簽表,附上反映合同執(zhí)行情況的附件。
第十二條各審批部門有權要求請款人補充欠缺的付款依據(jù)和資料。
第十三條所有以酒店名義簽訂的合同請款,請款跟蹤單位審批后,需先經(jīng)簽訂合同的酒店財務部合同管理員進行合同登記和審核,酒店財務負責人和總經(jīng)理審批后才可送酒店集團行政人力資源部,由酒店集團行政人力資源部跟蹤會簽情況;請款跟蹤單位為酒店集團各部門的合同請款,經(jīng)部門負責人審批后,原則上須經(jīng)合同簽訂單位的酒店財務部合同管理員、財務負責人及總經(jīng)理審批,如遇特殊緊急合同付款,應以傳真方式經(jīng)酒店財務部合同管理員、財務負責人及總經(jīng)理審核后,報酒店集團財務管理部審核。
第十四條各酒店和酒店集團各部門應做好合同的付款計劃,按時編制《付款申請表》。
第十五條為保證合同的正常審批和資料的安全傳遞,付款審批表及附件送酒店集團財務管理部,須辦理文件的簽收手續(xù)。請款人不得擅自到各審批人處查問審批情況或擅自取走審批資料遞向下一審批人。若有需要,可到酒店集團財務管理部查詢。
第十六條酒店集團各部門對收到的付款申請和附件資料需在24小時內審核,對不符合要求或需補充資料的須馬上向跟蹤人反饋,或退回跟蹤人。
合同付款審批職責
第十七條各單位具體審批職責
1.跟蹤部門和跟蹤人
1.1由合同跟蹤人根據(jù)合同條款和實際到貨情況填寫付款審批表,并根據(jù)付款內容附齊資料:
1.1.1營銷推廣合同--市場營銷部
1.1.1.1合同會簽表和合同(加蓋《請款專用章》)復印件(或計劃)
1.1.1.2廣告實際發(fā)布統(tǒng)計表、樣報
1.1.1.3監(jiān)播證明和質量驗收簽證表
1.1.1.4營銷費用預算
1.1.2工程維修合同--工程部
合同會簽表和合同(加蓋〈請款專用章〉)復印件、驗收證明等。
1.1.3購銷合同--相關經(jīng)辦部門
合同會簽表和合同(加蓋〈請款專用章〉)復印件、驗收證明等。
1.1.4其他合同----合同會簽表和合同(加蓋〈請款專用章〉)復印件、驗收證明等
1.2由跟蹤單位負責人審批;
2.酒店
2.1由酒店財務部合同管理員根據(jù)合同和公司有關規(guī)定審核此項請款的合理性及正確性,確認付款記錄及已付款金額,凡有已請款金額與已付款金額不相符的要在付款審批表上說明已請款數(shù)和已付款數(shù),檢查付款依據(jù)及附件是否齊全,檢查結算方式與合同規(guī)定的付款方式是否一致,有無違反合同條款之處,及時提出處罰意見,并簽名確認、登記備案;
2.2由酒店財務部負責人對各項付款按規(guī)定權限進行審核,檢查已付款數(shù)和應付款數(shù)的正確性,除復審合同登記員已審核的事項外,還檢查是否按規(guī)定程序辦妥付款審批,對合同規(guī)定結算為承兌匯票的是否支付現(xiàn)金,是否按規(guī)定扣除貼現(xiàn)息,最后根據(jù)批準后的月資金計劃安排出納付款。
2.3由酒店負責人確認合同執(zhí)行情況;
3.酒店集團對口職能部門
酒店集團各對口職能部門審核管轄內的合同付款是否符合合同執(zhí)行情況。
4.審核部
對已經(jīng)審核部會簽立項的合同,付進度款時,不再經(jīng)審核部審核,但付結算款時必須經(jīng)審核部審核并簽名。若合同在執(zhí)行過程中,合同金額有較大的變更,審核部對此應有明確的確認意見。
5.酒店集團財務管理部
5.1酒店集團財務管理部合同管理員對簽收到的付款審批表分酒店、部門登記;
5.2檢查付款審批表的審批程序是否完整,酒店負責人、部門負責人是否同意付款,有無酒店財務部確認;
5.3檢查付款依據(jù)是否齊全,是否要提出處理意見;
5.4復核付款金額是否正確無誤;
5.5對不合格的付款審批表,退回或通知跟蹤人更正或補齊付款依據(jù);
5.6建立合同付款檔案,核對已付款記錄,核算應付款金額,并提出審核意見;
5.7酒店集團財務負責人對合同付款進行審核。
6.酒店集團總經(jīng)理
酒店集團總經(jīng)理對月資金計劃內20萬元以下的合同付款進行審批。
7.集團財務副總裁
集團財務副總裁對酒店集團月資金計劃內20萬元以上和月資金計劃外的合同付款進行審批(超過500萬元由總裁/董事局加簽)。
合同付款審批權限和程序
第十八條各級審批權限和程序
1.金額在10萬元以下的非結算款或10萬元以下的一次性付款的合同付款審批程序:
合同跟蹤人--合同跟蹤部門負責人--酒店財務負責人--酒店總經(jīng)理--酒店集團涉及部門--酒店集團財務負責人--酒店所屬地地區(qū)公司審核部
2.金額在10萬元以上20萬元以下或20萬元以下的結算款的合同付款審批程序:
合同跟蹤人--合同跟蹤部門負責人--酒店財務負責人--酒店總經(jīng)理--酒店集團涉及部門--酒店集團財務負責人--酒店集團總經(jīng)理--酒店所在地地區(qū)公司審核部
3.月資金計劃內金額在20萬元以上和月資金計劃外的合同付款審批程序
合同跟蹤人--合同跟蹤部門負責人--酒店財務負責人--酒店總經(jīng)理--酒店集團涉及部門--酒店集團財務負責人--酒店集團總經(jīng)理--地區(qū)公司審核部--集團財務副總裁(超過500萬元由董事局加簽)
非合同付款審批
開業(yè)前行政管理費付款審批
第十九條開業(yè)前行政管理費付款審批
酒店經(jīng)辦部門**酒店財務負責人**酒店總經(jīng)理**酒店集團財務負責人--酒店集團總經(jīng)理
行政管理費付款審批
第二十條行政管理費包括工資、福利費、場地租金及管理費、水電費、郵政費、業(yè)務費、工作餐、勞保費、交通費、車輛費、差旅費、培訓費、辦公場地費等。
第二十一條行政費用實行預算管理。
第二十二條行政費用預算內付款審批程序
原則:
1.年度預算不得超支。
2.年內各月累計<=各月累計預算的110%。
3.工資福利、業(yè)務費、交通費、全年度內不能單項超支。
審批程序:
1.酒店行政費用開支
經(jīng)辦人--經(jīng)辦部門負責人--酒店財務負責人--酒店總經(jīng)理
2.酒店集團總部各部門行政費用開支
經(jīng)辦人--經(jīng)辦部門負責人--酒店集團財務負責人--酒店集團總經(jīng)理
3.酒店集團總經(jīng)理費用的開支由集團財務副總裁或其指定負責人審批,并由指定人員審核。
第二十三條行政費用預算外付款審批程序
1.預算外累計費用總額在年度預算額3%(含3%)以內的開支,酒店集團或酒店的,須報酒店集團財務管理部和酒店集團第一負責人審批。
2.預算外累計費用總額超過年度預算額3%-5%(含5%)的開支,須報集團財務副總裁審批。
3.預算外累計費用總額超過年度預算額5%以上的開支,須報董事局審批。
行政管理費外付款審批(預算內)
第二十四條各酒店和部門對于非合同的付款,在辦理請款手續(xù)時除費用借支外,必須填寫'付款審批表',費用借支填寫'借支單',寫明請款的原因、用途、金額及計算依據(jù),并附上經(jīng)審批的附件。
第二十五條各類非合同項目請款及借支所附附件:
1.促銷活動┈┈┈活動預算計劃及會簽表
2.裝飾品、電器等物品┈┈┈預算計劃和購置請示和驗收結算書
3.食品、酒水等其他經(jīng)營物品的購買┈┈┈采購申請單和三家以上報價比較和驗收結算書
第二十六條行政管理費外緊急借支的審批程序
1.金額在5千元以下借支的審批程序:
經(jīng)辦人--經(jīng)辦部門負責人--酒店財務負責人--酒店總經(jīng)理
2.金額在5千元以上2萬元以下借支的審批程序:
經(jīng)辦人--經(jīng)辦部門負責人--酒店財務負責人--酒店總經(jīng)理--酒店集團財務負責人
3.金額在2萬元以上4萬元以下借支的審批程序:
經(jīng)辦人--經(jīng)辦部門負責人--酒店財務負責人--酒店總經(jīng)理--酒店集團財務負責人--酒店集團總經(jīng)理
4.金額在4萬元以上借支的審批程序:
經(jīng)辦人--經(jīng)辦部門負責人--酒店財務負責人--酒店總經(jīng)理--酒店集團財務負責人--酒店集團總經(jīng)理--集團財務副總裁
緊急借支的報銷在事后按性質以正常手續(xù)審批。
第二十七條行政管理費外非合同付款請款的審批程序
1.金額在2萬元以下的非合同付款的審批程序:
經(jīng)辦人經(jīng)辦部門負責人酒店財務負責人酒店總經(jīng)理
2.金額在2萬元以上,10萬元以下(含10萬元)的非合同付款的審批程序:
經(jīng)辦人--酒店財務負責人--酒店總經(jīng)理--酒店集團財務負責人--酒店集團總經(jīng)理--酒店所在地地區(qū)公司審核部
3.月資金計劃金額在10萬元以上和月資金計劃外的非合同付款的審批程序:
經(jīng)辦人--酒店財務負責人--酒店總經(jīng)理--酒店集團財務負責人--酒店集團總經(jīng)理--地區(qū)公司審核部--集團財務副總裁(超過500萬元由總裁/董事局加簽)
第二十八條以上審批程序,包括行政費用預算內固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公文具的采購及印刷品的印刷業(yè)務,若立項時已經(jīng)審核部會簽同意或單價為招標單價,付款時可不須地區(qū)審核部審批,若立項時未經(jīng)審核部會簽同意,付款時必須經(jīng)審核部審批。
資金管理規(guī)定
第二十九條資金管理
1.資金的管理原則是既要保證酒店營業(yè)所需的資金,又要加快資金周轉。
2.資金管理的依據(jù)是按酒店報酒店集團,并經(jīng)集團財務副總裁審批的現(xiàn)金流量計劃表執(zhí)行。要加強資金管理,嚴格審查各項庫存占用的資金,應收結算款占用的資金。信貸部定期進行核對,及時催收應收款項;合理安排應付款的支付。
第三十條現(xiàn)金管理
1.現(xiàn)金管理采用備用金制度。
1.1根據(jù)酒店經(jīng)營情況,向出納等有關部門配備一定數(shù)量的備用金。
1.2備用金金額的核定是根據(jù)每天現(xiàn)金的平均支出量,按三天的用量進行核定。核定出的備用金由使用部門填制備用金申請表,報財務部批準后,從銀行提款。
1.3財務部審
計人員定期或不定期檢查備用金的使用情況,核對備用金的金額,并填制備用金核查情況表,說明檢查結果,對于核查出的長短款,要說明原因提出處理意見,報酒店財務負責人批準。
1.4酒店支付500元以下(含500元)的款項都要使用出納備用金來支付,因此,出納備用金要根據(jù)支出情況隨時補充。酒店支付500元以上的款項都要通過支票或銀行轉帳支付,具體見第三十六條.2.出納申請補充備用金,要填制備用金補充申請表,并將有關零星支出憑證及原始發(fā)票附在申請表后,送財務部逐一審核后,填寫支票申請,報財務負責人審批后,從銀行提款補足備用金。
2.對于使用轉賬支票付款的管理
2.1財務部根據(jù)所附單據(jù)或其它有關明細單證審批,由財務部填寫支票后,再送財務總監(jiān)審核,報總經(jīng)理簽字批準。
2.2支票領取者,需在財務部的支票登記簿和支票根上簽字后,方可領用。
2.3凡領用后的支票要在7天內將發(fā)票送回財務部,并注銷登記。超過一個月未回的支票,由財務總監(jiān)督促回收,并按制度提出處理意見。
3.每月定期編制現(xiàn)金流量表。
第三節(jié)資金調撥
第三十一條資金調撥的權限在集團總部,酒店集團每月報資金計劃,由集團總部根據(jù)其資金計劃進行綜合平衡與調配。
第三十二條酒店銀行帳戶的開立、取消統(tǒng)一按《合生集團銀行帳戶管理規(guī)定》執(zhí)行。
第三十三條為保證資金計劃的可行性及準確性,可明確預計支付時間及金額的付款事項,原則上禁止計劃外的付款及無計劃的資金調撥。
第三十四條對于計劃內已調撥轉入酒店帳戶的資金,若因故取消付款計劃,酒店及時通知酒店集團財務管理部。
第三十五條對于已安排轉入酒店支出專戶的資金,如酒店集團急需時,可直接知會酒店財務部,應立即直接劃入指定帳戶。
第四節(jié)資金的支付
現(xiàn)金付款規(guī)定
第三十六條現(xiàn)金付款范圍
1.日常工資、獎金、福利、補貼的發(fā)放;
2.行政預算內的各項費用的報銷;
3.經(jīng)審批的臨時借支項目。
第三十七條原則上可以不付現(xiàn)金的付款都不支付現(xiàn)金。
資金支付的反饋
第三十八條酒店出納員每天下午4:30分之前向酒店集團財務管理部報送(或傳真)《每日資金收付情況一覽表》;酒店集團財務管理部根據(jù)酒店出納報送的收付情況表進行匯總,在次日上午10點鐘之前報送至集團財務管理中心。
第三十九條酒店財務部在每月的27日前向酒店集團財務管理部報送《月現(xiàn)金流量表》,酒店集團財務管理部根據(jù)酒店出納報送的報表進行匯總后于每月29日前報送集團財務管理中心。
第四十條酒店出納在每年會計年度結束后,將當年的年度資金營運情況表報送酒店集團財務管理部,由酒店集團財務管理部匯總后報集團財務管理中心。
第五節(jié)監(jiān)控體系
第四十一條監(jiān)控主體:資金管理辦法監(jiān)控主體為酒店集團、集團總部、集團監(jiān)事會;
第四十二條為加強資金管理降低支付風險,防止挪用資金和計劃外使用資金,酒店集團有權對各酒店資金管理辦法的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查,檢查周期為每季或每月一次,并出具內部稽查書面報告。集團財務管理中心可定時和不定時進行檢查。
第四十三條集團監(jiān)事會有權對各酒店資金管理辦法的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查,檢查周期為每季一次,并出具書面審計報告。
第六節(jié)獎懲規(guī)定
第四十四條基本規(guī)定
1.本規(guī)定分為獎勵和處罰兩部份,獎勵分為通報表揚和物質獎勵,處罰分為警告、記過、降級、辭退。
2.一年內受到兩次警告者作記小過一次處理,一年內受到兩次記小過者作記大過一次處理。依此類推。
3.主管級以下員工的降級處罰按降低一級工資處理。
4.對出現(xiàn)工作失職但拒不接受本處罰規(guī)定的,經(jīng)酒店查實后予以辭退處理。
5.對未辦正常離職手續(xù)擅離崗位的員工,取消其當月及年度獎金。
6.凡員工當月獎金不足以扣罰時以扣除當月全部獎金處理,不再累計到下月執(zhí)行。
7.造成酒店經(jīng)濟、信譽嚴重損失或其他嚴重損害公司利益的行為,除按制度辭退外,酒店保留追究其經(jīng)濟或法律責任。
第四十五條獎勵規(guī)定
1.通報表揚:
1.1嚴格執(zhí)行資金管理規(guī)定,并積極反饋執(zhí)行情況,提出合理化建議的。
1.2發(fā)現(xiàn)資金管理執(zhí)行過程中存在不足,避免可能給酒店造成損失五千元以下的;
2.物質獎勵:對以下單位或個人,除給予通報表揚外并給予物質獎勵。
3.發(fā)現(xiàn)資金計劃管理中存在漏報,或付款審批管理中存在多頭請付款、請錯款,審批手續(xù)不齊,或對資金管理中的違章行為(如暗箱操作等)及時向監(jiān)事會反映,舉報屬實,避免對酒店造成損失五千至三萬元的,增發(fā)當月獎金50%;避免對酒店造成損失三萬元至五萬元的,增發(fā)當月獎金100%;避免對酒店造成損失五萬至十萬元的,增發(fā)當月獎金100%及年度獎金50%;避免對酒店造成損失十萬元以上的,增發(fā)當月及年度獎金100%,同時晉升工資一級。
第四十六條處罰規(guī)定:凡因工作失職發(fā)生如下情形之一者,根據(jù)情節(jié)輕重給予處分:
1.警告:凡因失職發(fā)生以下情形之一,對第一責任人給予警告處分:
1.1.各酒店財務部不按規(guī)定按時報送資金計劃等有關報表,逾期在一個工作日內,且無正當理由。
1.2.各酒店財務部報送資金計劃、付款審批管理,資金調撥和支付中存在個別過錯但情節(jié)較輕微者。
2.記過和降級:凡因失職發(fā)生以下情形之一,且造成或可能造成酒店損失五千至三萬元者,對第一責任人處以記小過處分,扣發(fā)當月獎金50%;造成或可能造成公司損失三萬至五萬元者,對第一責任人處以記大過處分,扣發(fā)當月獎金100%;造成或可能造成酒店損失五萬至十萬元者,對第一責任人給予降低行政級別一級處理,扣發(fā)當月獎金100%及年度獎金50%。
2.1各酒店財務部不按規(guī)定按時報送資金計劃等有關報表且逾期在一個工作日以上,影響資金調配的。
2.2各酒店財務部因未做好資金計劃申請,漏報或有意多報,導致付款不及時,給酒店帶來損失的。
2.3非合同跟蹤人進行請款,造成重復請款,造成酒店損失的。
2.4合同跟蹤單位不按本規(guī)定認真履行請款責任,進行合同請款、付款登記,辦理合同跟蹤移交手續(xù)而造成損失的。
2.5跟蹤人不按本規(guī)定認真填寫付款審批表,所要求的應附附件不齊全,不認真履行請款人對合同條款執(zhí)行情況及請款金額的基本審核職責的
。
2.6各級付款審核人未能履行其審批職責,造成多頭請款、重復請款、錯誤請款和付款的。
2.7未經(jīng)審批,擅自改變經(jīng)指定的擬付款項目付款的。
2.8對已調撥資金,由于個人原因未在規(guī)定時間內付款的。
2.9其他未按本規(guī)定執(zhí)行,而造成損失的。
3.辭退:凡因失職發(fā)生以下情形之一者且造成或將造成酒店直接損失達十萬元以上者,對第一責任人給予辭退處理,扣發(fā)當月獎金及年終獎金,酒店保留追討有關經(jīng)濟損失或提請司法機關追究刑事責任的權利。
3.1付款審核人未能履行其審批職責,造成多頭請款、重復請款、錯誤請款和付款的。
3.2在資金管理執(zhí)行過程中,利用職務上的便利,索取他人財物或者不正當?shù)厥帐芩素斘?為他人謀取利益的;
3.3各酒店財務部不認真履行資金管理規(guī)定職責的;
3.4凡有任何賬外經(jīng)營或其他對公司利益造成嚴重損害者。
第四十七條獎罰程序:
當事人或責任人為各酒店人員的,不管其職位高低,均由集團監(jiān)事會作出處理決定,由集團人事部進行獎懲。
