第1篇 地產(chǎn)公司檔案管理實(shí)施細(xì)則
地產(chǎn)公司檔案管理實(shí)施細(xì)則
第一條 檔案文件的日常管理
1.各部門(mén)文件資料的日常管理由資料員負(fù)責(zé)。在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件資料,經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)將原件交資料員登記收存(如提交復(fù)印件必須說(shuō)明原因),并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》簽字確認(rèn)。如經(jīng)辦人沒(méi)有簽字確認(rèn),視同該資料沒(méi)有收存。
2. 外單位來(lái)文由部門(mén)資料員(或接文人轉(zhuǎn)交資料員)接收,并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做登記。
3．發(fā)文由部門(mén)資料員填寫(xiě)《文件資料移交記錄表》,做好文號(hào)、發(fā)送單位、文件標(biāo)題及內(nèi)容摘要、份數(shù)的登記,并及時(shí)讓接收人簽字確認(rèn)。
4. 工程項(xiàng)目檔案資料在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中由各經(jīng)辦部門(mén)自行負(fù)責(zé)保管,以便于及時(shí)查找,待工程完工后移交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。
第二條 檔案文件借用及移交規(guī)定
1.借用文件必須嚴(yán)格履行借用手續(xù)。所借文件僅限于經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān),借用人在借用部門(mén)檔案時(shí),須經(jīng)部門(mén)資料員在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做好登記后,方可借閱?？绮块T(mén)借閱檔案時(shí),須經(jīng)借用人部門(mén)經(jīng)理同意。
2. 所借文件資料須為原件時(shí),出借文件資料的部門(mén)資料員必須預(yù)留一份復(fù)印件或掃描件,以防不時(shí)之需。
3．文件資料借出后,出借部門(mén)的資料員應(yīng)根據(jù)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》的記錄,做好文件借出后的追蹤工作,負(fù)責(zé)按規(guī)定時(shí)間及時(shí)收回,防止遺失。
4. 跨部門(mén)借用文件資料并不再歸還時(shí),則作為移交處理。此時(shí)須由出借部門(mén)填寫(xiě)《文件資料移交記錄表》,雙方部門(mén)資料員簽字確認(rèn)后,在備注欄內(nèi)注明移交,則該文件的保管責(zé)任人由移交部門(mén)資料員轉(zhuǎn)至接收部門(mén)資料員。
5. 文件資料歸還時(shí),必須當(dāng)面點(diǎn)清,并查看文件資料的是否完整,如有缺損,應(yīng)由借用人書(shū)面寫(xiě)明原因,并經(jīng)出借部門(mén)經(jīng)理和借閱部門(mén)經(jīng)理雙方簽字確認(rèn)。
6. 部門(mén)資料員應(yīng)在文件資料借出、移交及收回后,及時(shí)填寫(xiě)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》《文件資料移交記錄表》,更新文件保存記錄。
第三條 文件資料目錄定期上交每月初第一個(gè)工作日,部門(mén)資料員須將《發(fā)文記錄表》和《文件資料收存、借用記錄表》整理清晰后,填寫(xiě)《部門(mén)文件檔案目錄》并校對(duì),部門(mén)經(jīng)理須確認(rèn)是否交公司存檔、預(yù)計(jì)存檔時(shí)間和是否進(jìn)行電子存檔欄,核對(duì)簽字后由資料員交總經(jīng)理辦公室。
第四條 各部門(mén)文件資料歸檔范圍和移交時(shí)間
1.各部門(mén)文件資料按照《各部門(mén)文件資料歸檔范圍和移交時(shí)間》進(jìn)行管理,未涉及到的其它文件資料由部門(mén)經(jīng)理和主管副總確認(rèn)存檔部門(mén)及移交時(shí)間。
2. 檔案管理操作細(xì)則所指的部門(mén)自行保管的文件資料不包括在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)中形成的各類(lèi)合同。除人力資源部的勞動(dòng)合同外,其他各類(lèi)合同均須按規(guī)定在雙方簽訂后三個(gè)工作日內(nèi)連同《合同審批表》一并交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保存。
第五條 對(duì)于工程各類(lèi)圖紙、文件資料等,按照《工程資料管理指引》執(zhí)行。附表1:《文件資料收存、借用記錄表》附表2:《發(fā)文記錄表》附表3:《部門(mén)文件資料目錄》附表4:《案卷總目錄》附表5:《卷內(nèi)備考表》附表6:《卷內(nèi)文件目錄》附表7:《文件資料移交記錄表》附表8:《文件資料銷(xiāo)毀清單》附錄9:《部門(mén)文件檔案歸檔范圍及移交時(shí)間》
第2篇 x地產(chǎn)公司檔案管理實(shí)施細(xì)則
地產(chǎn)公司檔案管理實(shí)施細(xì)則
第一條 檔案文件的日常管理
1.各部門(mén)文件資料的日常管理由資料員負(fù)責(zé)。在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件資料,經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)將原件交資料員登記收存(如提交復(fù)印件必須說(shuō)明原因),并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》簽字確認(rèn)。如經(jīng)辦人沒(méi)有簽字確認(rèn),視同該資料沒(méi)有收存。
2.外單位來(lái)文由部門(mén)資料員(或接文人轉(zhuǎn)交資料員)接收,并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做登記。
3.發(fā)文由部門(mén)資料員填寫(xiě)《文件資料移交記錄表》,做好文號(hào)、發(fā)送單位、文件標(biāo)題及內(nèi)容摘要、份數(shù)的登記,并及時(shí)讓接收人簽字確認(rèn)。
4.工程項(xiàng)目檔案資料在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中由各經(jīng)辦部門(mén)自行負(fù)責(zé)保管,以便于及時(shí)查找,待工程完工后移交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。
第二條 檔案文件借用及移交規(guī)定
1.借用文件必須嚴(yán)格履行借用手續(xù)。所借文件僅限于經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān),借用人在借用部門(mén)檔案時(shí),須經(jīng)部門(mén)資料員在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做好登記后,方可借閱。跨部門(mén)借閱檔案時(shí),須經(jīng)借用人部門(mén)經(jīng)理同意。
2.所借文件資料須為原件時(shí),出借文件資料的部門(mén)資料員必須預(yù)留一份復(fù)印件或掃描件,以防不時(shí)之需。
3.文件資料借出后,出借部門(mén)的資料員應(yīng)根據(jù)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》的記錄,做好文件借出后的追蹤工作,負(fù)責(zé)按規(guī)定時(shí)間及時(shí)收回,防止遺失。
4.跨部門(mén)借用文件資料并不再歸還時(shí),則作為移交處理。此時(shí)須由出借部門(mén)填寫(xiě)《文件資料移交記錄表》,雙方部門(mén)資料員簽字確認(rèn)后,在備注欄內(nèi)注明移交,則該文件的保管責(zé)任人由移交部門(mén)資料員轉(zhuǎn)至接收部門(mén)資料員。
5.文件資料歸還時(shí),必須當(dāng)面點(diǎn)清,并查看文件資料的是否完整,如有缺損,應(yīng)由借用人書(shū)面寫(xiě)明原因,并經(jīng)出借部門(mén)經(jīng)理和借閱部門(mén)經(jīng)理雙方簽字確認(rèn)。
6.部門(mén)資料員應(yīng)在文件資料借出、移交及收回后,及時(shí)填寫(xiě)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》《文件資料移交記錄表》,更新文件保存記錄。
第三條 文件資料目錄定期上交
每月初第一個(gè)工作日,部門(mén)資料員須將《發(fā)文記錄表》和《文件資料收存、借用記錄表》整理清晰后,填寫(xiě)《部門(mén)文件檔案目錄》并校對(duì),部門(mén)經(jīng)理須確認(rèn)是否交公司存檔、預(yù)計(jì)存檔時(shí)間和是否進(jìn)行電子存檔欄,核對(duì)簽字后由資料員交總經(jīng)理辦公室。
第四條 各部門(mén)文件資料歸檔范圍和移交時(shí)間
1.各部門(mén)文件資料按照《各部門(mén)文件資料歸檔范圍和移交時(shí)間》進(jìn)行管理,未涉及到的其它文件資料由部門(mén)經(jīng)理和主管副總確認(rèn)存檔部門(mén)及移交時(shí)間。
2.檔案管理操作細(xì)則所指的部門(mén)自行保管的文件資料不包括在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)中形成的各類(lèi)合同。除人力資源部的勞動(dòng)合同外,其他各類(lèi)合同均須按規(guī)定在雙方簽訂后三個(gè)工作日內(nèi)連同《合同審批表》一并交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保存。
第五條 對(duì)于工程各類(lèi)圖紙、文件資料等,按照《工程資料管理指引》執(zhí)行。
附表1:《文件資料收存、借用記錄表》
附表2:《發(fā)文記錄表》
附表3:《部門(mén)文件資料目錄》
附表4:《案卷總目錄》
附表5:《卷內(nèi)備考表》
附表6:《卷內(nèi)文件目錄》
附表7:《文件資料移交記錄表》
附表8:《文件資料銷(xiāo)毀清單》
附錄9:《部門(mén)文件檔案歸檔范圍及移交時(shí)間》
