第1篇 某項目成本管理作業(yè)指導書
項目成本管理作業(yè)指導書
1.作業(yè)目的
向公司所屬各開發(fā)項目提供系統(tǒng)的成本管理的基本方法,旨在統(tǒng)一和規(guī)范財務人員的實務操作,使項目成本得到動態(tài)的有效的控制和管理。
2.主管崗位總會計師:批準籌資和收支計劃,審批每筆支付(必要時可限額授權(quán)),統(tǒng)籌公司的資金安排,協(xié)助指導處理相關(guān)疑難問題。
主辦崗位成本核算:按作業(yè)要求和描述操辦具體業(yè)務。
3.作業(yè)要求
3.1 建立全面的預算體系:校核可行性報告(初稿)中的總投資計劃,定稿后據(jù)此編制項目財務預算和年度財務預算。在續(xù)后的開發(fā)過程中根據(jù)項目開發(fā)和資金收支的實際情況作相關(guān)的滾動調(diào)整,并將調(diào)整和執(zhí)行情況及時與項目經(jīng)理溝通。
3.2 合理安排資金:對項目經(jīng)理提交的年,季和月度資金收支計劃,本主辦崗位應從充分利用資金的時間價值、努力降低資金使用成本的專業(yè)角度提出優(yōu)化建議,并與項目經(jīng)理協(xié)調(diào)平衡一致,報總經(jīng)濟師批準后執(zhí)行。
3.3 設(shè)立臺帳:每個開發(fā)項目必須單獨設(shè)立全套成本臺帳,正確歸集開發(fā)成本和結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。
3.4 統(tǒng)一會計科目和核算辦法:本主辦崗位應遵守統(tǒng)一的財務管理制度,按照統(tǒng)一的開發(fā)成本科目的核算內(nèi)容進行賬務處理。并將核算對象如何劃分的辦法告知項目經(jīng)理,使項目經(jīng)理在申報項目收支時能正確對應(詳見作業(yè)指導書《成本核算》)。
3.5 加強與項目組的業(yè)務溝通:本主辦崗位應及時了解項目開發(fā)的總體情況,收集資料,每月與項目組的成本控制崗位人員核對數(shù)據(jù),隨時糾錯防漏,保證財務數(shù)據(jù)的正確性。
3.6 做好稅收籌劃:本主辦崗位應熟悉國家和地方房地產(chǎn)行業(yè)的稅收政策,掌握稅收政策的最新變化,與對口稅務部門的經(jīng)辦人員保持良好的人際關(guān)系。在與營銷策劃和項目經(jīng)理協(xié)商一致的前提下合理安排收支節(jié)點,爭取最大的稅收優(yōu)惠,做好稅收的籌劃工作。
4. 作業(yè)描述
4.1 項目前期的財務管理
4.1.1協(xié)助總會計師參與可行性報告和項目計劃書的編制,確定資金來源,按照項目組辦齊四證的時間節(jié)點籌劃貸款,對照項目組的支付計劃和營銷部門的回籠計劃提出優(yōu)化建議,并取得完全一致的結(jié)論。據(jù)此編制籌資計劃。
4.1.2 本主辦崗位必須對項目進行全面熟悉了解,根據(jù)項目開發(fā)進度陸續(xù)地及時地收集以下相關(guān)資料,以供貸款和財稅部門審查需要。
4.1.2.1 可行性研究報告和項目計劃書;
4.1.2.2 土地受讓合同;
4.1.2.3 政府批準的規(guī)劃總圖,由項目經(jīng)理在圖上標明分期實施的范圍,每幢單體的層數(shù),用途和施工編號;
4.1.2.4 網(wǎng)絡(luò)計劃圖及調(diào)整說明,工程進度計劃;
4.1.2.5 四證:房地產(chǎn)權(quán)證(土地部分),建設(shè)用地規(guī)劃許可證,建設(shè)工程規(guī)劃許可證,施工許可證。
4.1.3 按照公司統(tǒng)一設(shè)置的科目體系(詳見作業(yè)指導書《成本核算》),設(shè)立合同臺賬和會計臺賬,如本項目有特殊情況需要增設(shè)與規(guī)定科目平級的科目,應報總會計師批準,如在規(guī)定科目下級增設(shè)科目,應向總會計師備案。
4.1.4 聯(lián)系項目公司對口的稅務部門,了解和研究對口稅務部門的稅務政策,辦理申購稅務發(fā)票等業(yè)務。
4.2施工階段的財務管理
4.2.1 確定或調(diào)整次月資金計劃。本主辦崗位在每月末審核項目經(jīng)理上報的次月用款計劃,如發(fā)現(xiàn)與原計劃不符的,應要求項目經(jīng)理附送經(jīng)總經(jīng)濟師批準的書面報告,據(jù)此調(diào)整資金計劃。
4.2.2 合同臺賬登記。每個合同在第一次撥付款項時,應建立該合同的臺賬(詳見附表一《項目合同執(zhí)行情況表》)并于今后每次付款時按規(guī)定格式登記。將合同中的相關(guān)經(jīng)濟條款,合同簽章等主要內(nèi)容的復印件附在憑證后。同一開發(fā)項目的合同(包括附件,補充協(xié)議等)必須集中裝夾(或裝袋)保管,其中合同做一級編號,合同所附的附件,補充協(xié)議等做二級編號。所有編號必須連續(xù),以保證合同資料的完整。合同履行完畢后,將附表一和合同資料合并裝訂成冊隨項目完工當年的憑證一起保存。
4.2.3 工程付款管理。本主辦崗位收到項目經(jīng)理上報的《工程用款申請表》(詳見附表二)后,除仔細校對數(shù)據(jù)是否有計算錯誤,用款類別有否填錯,發(fā)票是否正規(guī)外,應核對以下內(nèi)容并據(jù)此判定屬于正常用款或特殊用款:
4.2.3.1 正常用款的判定條件是:施工單位編制的驗工月報已經(jīng)投資監(jiān)理和項目經(jīng)理的審核;申請用款的額度在合同約定范圍之內(nèi);而且用款額度已列入本月資金計劃。屬于正常用款的,本主辦崗位在申請表上簽字同意,轉(zhuǎn)報總會計師批準后交出納支付。出納在申請表的實付記錄欄填寫本次實付金額和出賬日期后復印一份交還項目經(jīng)理。由現(xiàn)場的成本控制崗位人員據(jù)此登錄在現(xiàn)場的“工程撥款”臺賬上。
4.2.3.2 特殊用款的判定條件是:如申請用款的額度不在合同約定范圍之內(nèi),需由項目經(jīng)理附送補充合同,此補充合同須經(jīng)原合同簽署人簽署,并經(jīng)合同管理部門確認;如申請用款的額度沒有列入本月資金計劃,項目經(jīng)理需附送書面的陳述理由并經(jīng)總經(jīng)濟師批示同意。本主辦崗位在收到上述資料后,應根據(jù)付款依據(jù)是否充分、本月資金計劃是否還有余量等情況在申請表上簽署意見,報總會計師批示?？倳嫀熑缬挟愖h,應和總經(jīng)濟師再次協(xié)調(diào),如不能取得一致意見,可在申請表上簽署意見后報總經(jīng)理最后批示。
4.2.3.3 不符上述正常和特殊用款判定條件的,本主辦崗位應于拒付,否則須承擔失職責任。
4.2.4 如實際發(fā)生預算外付款的,本主辦崗位應隨即滾動調(diào)整項目的財務預算。
4.2.5 本主辦崗位應在每月的固定日,向項目經(jīng)理提供合同執(zhí)行情況匯總表(詳見附表三)。與項目組核對項目資金的使用情況,確保雙方數(shù)據(jù)的正確和一致。
4.3工程竣工后的財務管理。項目竣工并取得大產(chǎn)證后,應及時將開發(fā)成本結(jié)轉(zhuǎn)至開發(fā)產(chǎn)品。有時因種種原因需要提前結(jié)轉(zhuǎn)的,應由總會計師與財稅或?qū)徲嫴块T事先溝通協(xié)商。
為能準確地計量開發(fā)成本,本主辦崗位需要做好以下工作:
4.3.1 合理測算預提成本費用:本主辦崗位應會同項目經(jīng)理和成本控制崗位人員清理所有尚未執(zhí)行完畢的合同,對尚未支付(包括尚未簽訂的合同)的成本進行測算和預估。測算預提成本費用時務求合理,力爭精確,并須項目經(jīng)理簽字確認。本主辦崗位據(jù)此將預提成本費用按對應的明細科目入賬,然后調(diào)整項目的目標總成本。
4.3.2 預提成本費用必須設(shè)立臺賬(詳見附表四《預提成本費用明細表》),并將實際發(fā)生的支付登記入賬。每月將此表復印交項目經(jīng)理核對直至項目組撤消。預提成本費用如有節(jié)余,應劃轉(zhuǎn)至當期利潤。
4.3.3 項目決算:施工合同如是包干性質(zhì)的,那么合同價加上合同外費用的審計價即為決算價;施工合同為費用開口或暫定價性質(zhì)的,則應以審計價為決算價。審計報告除應明列確定的直接費和所有合同規(guī)定的費率外還應對甲方代墊的如審計費,水電費,甲供建材設(shè)備的定額返回款等等所有墊付款進行清算確認。
4.3.4工程保修金:按合同規(guī)定的決算價比例提留。在保修期內(nèi)如需動用保修金,須附原項目經(jīng)理的書面報告并獲總工程師的批準。待保修期滿,且物業(yè)管理單位蓋章確認無質(zhì)量糾紛后由原項目經(jīng)理書面報告,總工程師批準,將保修金余額退還施工單位。
附表一
合同執(zhí)行情況表
合同編號:
本方簽約公司:
對方簽約單位:
合同標的金額: 決算價或?qū)彾▋r:
保修金比率:% 合同有效期:年月 日至年月 日
合同約定的支付方式:
1.
2.
3.
追加注記:
1.
2.
3
付款日期憑證號發(fā)票金額 實付金額代墊金額累計已付%登錄日期 備注
合計
制表人:
附表二
項目用款申請表
合同編號:
工程名稱對方單位
合同價 萬元本月計劃余額 萬元申請用款額 萬元
累計已付款 萬元其中現(xiàn)金支付 萬元甲供料抵充 萬元
申請說明:
經(jīng)辦人項目經(jīng)理年月日
投資監(jiān)理審核總經(jīng)濟師批示 財務部審核總會計師批示 總經(jīng)理批示本次實付
傳票編號:
年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日 用款科目
勘察設(shè)計費 咨詢評審費 可行性研究人防費
公共配套設(shè)施費 其他前期工程費 大市政配套費室外上水工程費
室外排水工程費 變配電工程費 室外燃氣工程費室外道路工程費
園林環(huán)境工程費 智能化系統(tǒng) 土建工程費安裝工程費
其他建安費 監(jiān)理費 中介費 工程管理費
附表三 項目合同執(zhí)行情況匯總表
編制
單位: 金額: 元
合同編號合同對方名稱合同摘要合同金額或預算價 決算價或?qū)彾▋r 累計已付款及代墊款 累計付款比率% 質(zhì)保金 質(zhì)保金比率% 應付未付款備注
一.土地合同 (1) (2)(3)(4)(5)(6)(7)
小計
二.前期工程合同
小計
三.基礎(chǔ)設(shè)施合同
小計
四建筑安裝合同
小計
五.公建配套合同
小計
六.開發(fā)間接費
小計
總計
注:1。非合同性成本可以參照合同進行管理,對內(nèi)部審批表單進行統(tǒng)一編號。累計付款數(shù)是財務帳面數(shù),請項目經(jīng)理及相關(guān)人員核對。
2.“累計已付款及代墊款”從開發(fā)成本科目中直接取數(shù)生成。
3.“累計付款比率%”=(3)÷(1)或者=(3)÷(2)
4.“質(zhì)保金”=(1)×(6)或者=(2)×(6)
5.“應付未付款”=(1)-(3)-(5)或者=(2)-(3)-(5)制表人:. 編制日期:
附表四
預提成本費用明細表
編制單位: 金額:元
序號編號 收款單位名稱合同內(nèi)容科目代碼 合同金額 已累計支付 合同未付款估計決算價預提費用 決算價實際支付金額
(1) (2) (3)(4) (5)(6)(7)
1
2
3
項目經(jīng)理簽字:項目財務負責人簽字: 編制日期:
注:
1.合同未付款(3)=(1)-(2)。
2.估計決算價(4):單項決算已完成的填寫實際決算數(shù),單項決算未完成的填寫估計決算數(shù)。
3.預提費用(5)=(4)-(2)。
4.決算價(6):填寫單項實際決算數(shù)。
第2篇 某房地產(chǎn)開發(fā)項目成本檔案管理作業(yè)指引
e地產(chǎn)開發(fā)項目成本檔案管理作業(yè)指引
一、目的
為規(guī)范成本檔案管理,現(xiàn)結(jié)合成本管理的實際情況,制定本管理辦法。
二、范圍
本管理辦法適用于e地產(chǎn)**區(qū)域事業(yè)部下屬各開發(fā)項目成本管理部。
三、職責
3.1 事業(yè)部經(jīng)濟合同部負責本管理辦法的制訂、修改、指導、解釋與檢查。
3.2 項目成本管理部負責本管理辦法的貫徹執(zhí)行。
四、方法與過程控制
4.1總則
4.1.1成本檔案是指各項目在開發(fā)過程中形成的與工程成本有關(guān)的且有保存價值的工程預算、工程合同、工程變更及現(xiàn)場簽證、招投標、相關(guān)管理制度、成本數(shù)據(jù)庫、成本管理軟件內(nèi)容、付款臺帳、圖紙等應歸檔保存的各種紙張介質(zhì)文件資料、電子文檔以及其他與成本管理有關(guān)的圖表、照片、錄相錄音、當?shù)毓こ淘靸r定額、造價信息等資料的總稱;成本檔案管理的工作內(nèi)容包括對成本檔案的收集、分類、編制、存檔、查閱、保密及作廢等方面的管理。
4.1.2 成本檔案必須具備真實性、統(tǒng)一性。成本檔案必須真實、準確地記載項目成本管理活動過程中形成的內(nèi)容;成本檔案的各組成部分必須統(tǒng)一,不同載體(紙質(zhì)資料、成本數(shù)據(jù)庫、成本管理軟件電子文檔)上的同一文件資料的名稱、編號、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等必須完全一致。
4.1.3成本檔案(書面紙張資料)分為三類,即工程成本類、規(guī)范制度類、其他文件資料類;其中工程成本類又分為工程合同類、工程預結(jié)算類、工程變更及現(xiàn)場簽證類、工程招投標類;工程成本類在分類時,還要按不同的竣工項目、在建項目、以及不同的建設(shè)項目開發(fā)期數(shù)進行區(qū)分。
4.1.4成本檔案必須具備可復查性,對每項工程,以合同為主線進行存檔。首先,對于每份《工程合同本》,必須把其《定標簽報》(或《采購委員會會議紀要》)、《工程合同審批表》、《工程預、結(jié)算審批表》直接作為其附件,并合在一起存檔,同時做好相互對應的編號鏈接標識;而后,將隸屬該合同的其他有關(guān)工程預結(jié)算類、工程變更及現(xiàn)場簽證類、工程招投標類文件資料也依次附后存檔。
4.1.5成本檔案必須具備安全性及對外保密性。成本檔案實行統(tǒng)一歸檔、集中存放、不得將集團公司、部門的成本檔案以個人名義保存在個人手中;嚴禁任何人未經(jīng)公司、部門的批準,就以個人名義私自外借(復印或郵件發(fā)送等方式)集團或公司的成本文件資料或泄露成本管理方法、成本數(shù)據(jù)等行為;如有關(guān)人員的換崗或離職,則必須及時做好資料的移交、回收及登記工作。
4.1.6 成本數(shù)據(jù)庫及成本管理軟件的內(nèi)容也是成本檔案的重要組成部分,不斷充實和完善成本數(shù)據(jù)庫以及持續(xù)應用和改進成本管理軟件是成本管理部日常的重要工作。
4.1.7 成本管理應設(shè)一兼職檔案管理員,該人員應具備檔案基礎(chǔ)理論知識,熟練掌握自己所負責的檔案管理及相關(guān)業(yè)務,對工作認真負責、細致耐心。
4.2主要成本檔案的組成及其管理辦法
4.2.1工程合同資料
4.2.1.1 資料組成
a已竣工項目的完整的合同文本,包括前期類合同、建安類合同、基礎(chǔ)設(shè)施類合同、配套設(shè)施類合同。
b正在開發(fā)項目的合同文本。
c成本管理軟件、成本數(shù)據(jù)庫所包括的各類合同內(nèi)容。
4.2.1.2 資料管理
a 使用專用檔案盒,按不同建設(shè)項目、不同開發(fā)期的單項工程的合同進行分類存檔,檔案盒上須注明編號并粘貼資料目錄清單。
b 對每項工程,以合同為主線進行存檔,每項工程的《工程合同文本》必須把其《定標簽報》(或《采購委員會會議紀要》)、《工程合同審批表》、《工程預、結(jié)算審批表》作為附件,合在一起存檔,同時作好相互對應的編號鏈接標識,以便于工作快速復查。
c 《工程合同審批表》統(tǒng)一采用nc審批打印稿。
d 合同文本原件(包括合同文本、相關(guān)補充協(xié)議、合同審批表等)是由公司辦公室保管,成本管理部應備有合同文本等資料的原件或復印件(復印件存檔,需加蓋辦公室的專用章以示確認)。
e 其他有關(guān)規(guī)定,結(jié)合《合同管理辦法》執(zhí)行。
4.2.2 工程預結(jié)算資料
4.2.2.1資料組成
a 已竣工項目的完整的決算書、結(jié)算書、預算書、估算書、預結(jié)算審批表、工程結(jié)算協(xié)議清單(或承包方確認書)、付款臺帳、項目后評估報告等。
b 正在開發(fā)項目的估算書、預算書、結(jié)算資料、付款臺帳等。
c 成本數(shù)據(jù)庫及成本管理軟件所包括的目標成本、動態(tài)成本、預結(jié)算等內(nèi)容。
4.2.2.2資料管理
a 以合同為主線進行每項工程預結(jié)算資料的歸類存檔,即每項工程的《工程合同文本》須把相關(guān)的預結(jié)算資料依次附后,合在一起存檔,以便快速復查。
b 《工程預、結(jié)算審批表》統(tǒng)一印制成固定格式(可手寫復印的),一式三聯(lián),第一聯(lián)辦公室存檔,第二聯(lián)成本管理部存檔,第三聯(lián)工程管理部存檔。
c 一份完整的工程預結(jié)算書應包括編制說明、分部分項工程預結(jié)算表、工料分析、工程量計算表、計價依據(jù)。
d其中的計價依據(jù)又包括:材料價格(政府指導價格、市場價格、甲供材料、限價材料通知書)、施(竣)工圖、圖紙會審記錄、工程變更簽證的預算書、工程竣工驗收資料、其他與工程結(jié)算相關(guān)的甲乙雙方確認的協(xié)議等。
e 編制說明、分部分項工程預結(jié)算表、工料分析、工程量計算表合訂成冊;計價依據(jù)作為附件,可分職能部門、分類別進行保管,但計價依據(jù)資料也必須具備全面、快速復查的條件。
f 使用專用檔案盒,并粘貼除合同目錄清單之外的工程預結(jié)算補充資料目錄備注清單。
g不同載體(各局面資料、成本數(shù)據(jù)庫、成本管理軟件電子文檔、光盤、服務器)的同一工程預結(jié)算資料的名稱、編號、內(nèi)容數(shù)據(jù)等必須完全一致。
h對于項目竣工結(jié)、決算書,在完成其書面紙張資料歸檔保存的同時,還須將其電子文檔該錄成光盤,或者在成本管理軟件的基礎(chǔ)資料設(shè)置中把項目竣工結(jié)、決算書的電子文檔'打包'并上傳至服務器,以方便保存與使用。
i 其他有相關(guān)規(guī)定,結(jié)合《工程預、結(jié)算管理辦法》執(zhí)行
4.2.3工程變更與現(xiàn)場簽證資料
4.2.3.1 資料組成
a 已竣工項目的完整的工程變更、現(xiàn)場簽證資料。
b 正在開發(fā)項目的工程變更、現(xiàn)場簽證資料。
c 成本管理軟件、成本數(shù)據(jù)庫所包括的工程變更、現(xiàn)場簽證內(nèi)容。
4.2.3.2資料管理
a 以合同為主線進行每項工程預結(jié)算資料的歸類存檔,即每項工程的《工程合同文本》須把相關(guān)的工程變更及現(xiàn)場簽證的資料依次附后,合在一起存檔,以便快速復查。
b 《工程變更通知單》、《現(xiàn)場簽證單》統(tǒng)一印制成固定格式(可手寫復印的),一式四聯(lián),第一聯(lián)項目部存檔,第二聯(lián)施工單位存檔,第三聯(lián)成本管理部存檔,第四工程管理部聯(lián)存檔(四聯(lián)皆須蓋有甲方的工程變更及現(xiàn)場簽證專用章);《工程變更通知單》、《現(xiàn)場簽證單》統(tǒng)一進行編號。
c 使用專用檔案盒,并粘貼除合同目錄清單之外的工程變更及現(xiàn)場簽證的補充資料目錄備注清單。
4.2.3.3其他有關(guān)規(guī)定,結(jié)合《工程變更與現(xiàn)場簽證管理辦法》執(zhí)行。
4.2.4 工程招投標資料
4.2.4.1資料組成
a 已竣工項目的完整工程招標資料(評定標評審表、招標文件、答疑記錄、開標評標記錄等)、工程投標資料(主要是中標單位的)。
b 正在開發(fā)項目的工程招投標資料。
c 成本管理軟件、成本數(shù)據(jù)庫所包括的工程招標內(nèi)容。
4.2.4.2 資料管理
a 以合同為主線進行每項工程招投標資料的歸類存檔,即每項工程的《工程合同文本》須把相關(guān)的工程招投標資料依次附后,合在一起存檔,以便快速復查。
b 《定標簽報》及《采購委員會會議紀要》統(tǒng)一從eip辦公平臺打印,辦公室、成本管理部及工程管理部各存一份。
c項目招投標資料(評定標評審表、招標文件、投標文件、承包商考察結(jié)果審批表、答疑記錄、開標和評標的記錄、相關(guān)會議紀要等)的收集、整理、歸檔、保管工作由工程管理部負責。
d 但評定標評審表(或議標及直接委托審批表)、中標單位投標文件中報價書、招標文件等作為工程預結(jié)算必要依據(jù)的招投標資料,成本管理部則應每項皆保存其原件或復印件。
e 其他有關(guān)規(guī)定,結(jié)合《工程招標管理辦法》執(zhí)行
4.2.5 制度類文件
4.2.5.1文件組成
a國家及當?shù)卣こ淘靸r管理等有關(guān)部門頒發(fā)的與成本管理有關(guān)的
規(guī)章制度、管理規(guī)范、通知、決定等文件資料。
b集團總部頒發(fā)的與成本管理有關(guān)的規(guī)章制度、管理辦法、操作指引、操作流程通知、決定等文件資料。
c本公司及本部門制訂的與成本管理有關(guān)的管理辦法、實施細則、通知、決定、相關(guān)會議紀要等文件資料。
4.2.5.2文件管理
a 成本管理制度要求在公司網(wǎng)站的相應'管理制度'欄中或網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動器中存放(政府有關(guān)部門頒發(fā)的法規(guī)文件可除外),以便網(wǎng)上查詢。
b主要的、常用的成本管理制度的成本管理部打印一份,裝訂成冊(活頁形式,可及時更新),以便書面查詢、使用。
4.2.6其他文件資料
其他文件資料包括目標成本、有關(guān)設(shè)計階段成本控制的資料、相關(guān)會議紀要、同行成本比較資料、工程造價分析、相關(guān)往來文件、當?shù)毓こ淘靸r定額、信息月刊、圖集等工程造價有關(guān)專業(yè)書強等。這類文件資料也是實行資料管理員專人負責,分類保管。
4.3成本檔案管理的其他規(guī)定
4.3.1歸檔與立卷
4.3.1.1 項目立項后,資料管理員即應制定該項目文件資料的收集整理工作計劃,設(shè)定階段性歸檔的時間,按照邊工作邊收集、整理、終結(jié)卷成的要求,就每個環(huán)節(jié)上形成的技術(shù)經(jīng)濟文件資料,隨時加以收集,并存放于事先準備好檔案盒中,以備整理。
4.3.1.2對工程造價影響較大的文件資料需原件存檔,復印件存檔須加蓋公司相應資料主管部門的印章以示確認。
4.3.1.3在項目開發(fā)的過程中形成的與成本有關(guān)的文件資料均需統(tǒng)一歸檔、立卷,以合同為主線、以項目為單位進行立卷,一個項目的文件資料應立成一卷或數(shù)卷,一卷即裝成一個檔案盒。
4.3.1.4 對卷內(nèi)無頁號的文件資料應逐頁在有文字的資料的正面右下角用阿拉伯數(shù)字順序編寫頁號,并在合適處標明案卷題名、案卷號、存檔人及時間等。
4.3.1.5 卷內(nèi)文件資料的排列次序為;開發(fā)前擁準備、主體建安工程、社區(qū)管網(wǎng)工程、園林環(huán)境工程、配套設(shè)施工程類。
4.3.1.6 每卷成本檔案編號由部門統(tǒng)一擬定編號方案;各類檔案必須固定存放在卷柜內(nèi),排列方法為自左至右,從上到下。
4.3.1.7 對立好的案卷,成本檔案管理員應定時進行檢查,對不符合要求的應及時予以完善或返工
4.3.2 編目與裝訂
4.3.2.1 卷內(nèi)文件資料目錄按卷內(nèi)文件資料的排列順序和內(nèi)容進行編寫。第一列順序號,以文件資料排列先后順序逐件填寫;第二列字號,填寫文件資料制發(fā)部門的發(fā)文字號;第三列責任者,填寫對文件資料的著名者,即對文件資料負有責任的部門和個人;第四列題名,即文件資料標題,一般應照實抄錄:沒有標題或標題不能說明文件內(nèi)容的文件,可自擬標題,外加'[ ]'以示區(qū)別:第五列日期,文件資料的形成時間;第六列頁號,填寫文件資料起止頁號。
4.3.2.2檔案案卷裝訂的基本要求:在建工程的檔案做活頁裝訂;己竣工工程的檔案做固定頁裝訂。裝訂時,去除文件上的金屬物;破損和褪色的文件材料,應進行修補成復制;文件資料應使用a4大小紙張,裝訂部分過窄或有字的,用紙加寬裝訂;紙面小的,加貼在標準的a4紙上;卷內(nèi)文件資料,一般不超過二百頁為宜,超過的可根據(jù)文件資料內(nèi)容的階段性分卷裝訂;裝訂要牢固、整齊、美觀、裝訂時文件的右邊和下邊要取齊,不丟頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀;文件資料字跡難以辨認的,應附抄件并加以說明。
4.3.3保管與使用
4.3.3.1 歸集、接收成本檔案,檔案管理員必需認真檢驗,并辦理好登記、交接手續(xù)。
4.3.3.2成本檔案要求集中存放于部門檔案柜,由檔案管理員管理,部門各職員手中只能持有正在處理的文件資料。
4.3.3.3成本檔案保管必須做到七防,即防火、防盜、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染。
4.3.3.4在現(xiàn)階段,保存期在十年之內(nèi)的成本檔案原則上皆不能作廢,須保存;保存期超過十年的成本檔案如需銷毀,須經(jīng)公司及總部的主管部門、領(lǐng)導的批準。
4.3.3.5對易褪色、易磨損的圖紙、材料等,檔案員要進行定期檢查,檔案的修補對借閱次數(shù)頻繁、易損的案卷,可制作副本借閱,以加強對正本的保存。
4.3.3.6為維護成本檔案的真實性與安全性,任何人未經(jīng)批準,不得擅自涂改成本檔案;每天下班要鎖好檔案柜。
4.3.3.7如因工作需要,公司內(nèi)有關(guān)部門或人員借用成本檔案時,須填寫《成本檔案借閱登記表》(見支持文件一),經(jīng)部門或公司負責人(一股由成本管理部經(jīng)理批準,重要檔案的借閱還應得到成本管理部主管副總的批準)批準后方可借閱;檔案管理員負責檔案的借閱經(jīng)辦工作,辦理檔案借閱的登記手續(xù),在借閱人歸還檔案時,還應負責檢查檔案的完好情況,借出的文件資料由檔案管理人員負責及時收回井檢查完整情況,如發(fā)現(xiàn)遺失,需在《成本檔案借閱登記表》的'備注'欄加以注明,追究借閱者責任。
4.3.3.8在與公司之外進行學習交流時,在維護成本檔案的機密性的同時,還要注意雙方應進行對等交流。
4.3.3.9公司正常開展的審計、工作檢查,則成本管理部須全力配合,井做好資料借閱的登記、回收工作。
4.3.3.10應建立成本檔案臺帳,以記載檔案收進、發(fā)出、保管、利用情況及兼職檔案管理人員的變動情況,檔案人員還要做好統(tǒng)計工作,統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始數(shù)據(jù)為準,以便輸入計算機,充分利用計算機進行工程成本檔案的輔助管理。
4.3.3.11各項目成本管理部務必嚴格執(zhí)行本管理辦法,在執(zhí)行過程中,如與實際情況有不適合之處,各公司成本管理部可根據(jù)實際情況作修改之請示,報事業(yè)部經(jīng)濟合同部核實,經(jīng)分管領(lǐng)導批準后方可實施。
5.文件
5.1《工程成本檔案借閱登記表》
借閱
日期借閱
部門/人文件資料名稱數(shù)量借閱期限借閱
用途檔案
管理員審批人簽名歸還
第3篇 施工項目管理與項目成本控制
一、施工項目管理的內(nèi)容和特點
施工項目管理的內(nèi)容是研究如何以高效益地實現(xiàn)項目目標為目的，以項目經(jīng)理負責制為基礎(chǔ)，對項目按照其內(nèi)在邏輯規(guī)律進行有效地計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制，以適應內(nèi)部及外部環(huán)境并組織高效益的施工，使生產(chǎn)要素優(yōu)化組合、合理配置，保證施工生產(chǎn)的均衡性，利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段，以實現(xiàn)項目目標和使企業(yè)獲得良好的綜合效益。施工項目管理是為使項目實現(xiàn)所要求的質(zhì)量、所規(guī)定的時限、所批準的費用預算所進行的全過程、全方位的規(guī)劃、組織、控制與協(xié)調(diào)。項目管理的對象是項目，由于項目是一次性的，故項目管理需要用系統(tǒng)工程的觀念、理論和方法進行管理，具有全面性、科學性和程序性。項目管理的目標就是項目的目標，項目的目標界定了項目管理的主要內(nèi)容是“三控制二管理一協(xié)調(diào)”，即進度控制、質(zhì)量控制、費用控制、合同管理、信息管理和組織協(xié)調(diào)。
施工項目的生產(chǎn)要素有勞動力、材料、機械設(shè)備、技術(shù)和資金，這些要素具有集合性、相關(guān)性、目的性和環(huán)境適應性，是一種相互結(jié)合的立體多維的關(guān)系，這就說明項目是具有系統(tǒng)性的施工，施工項目管理是具有系統(tǒng)管理的特點的。加強施工項目管理，必須對施工項目的生產(chǎn)要素詳細分析，認真研究并強化其管理。對施工項目生產(chǎn)要素進行管理主要體現(xiàn)在四方面：(1)&127;對生產(chǎn)要素進行優(yōu)化配置，即適時、適量、比例適當、位置適宜地配備或投入生產(chǎn)要素以滿足施工需要；(2)&127;對生產(chǎn)要素進行優(yōu)化組合，即對投入施工項目的生產(chǎn)要素在施工中適當搭配以協(xié)調(diào)地發(fā)揮作用；(3)&127;對生產(chǎn)要素進行動態(tài)管理。動態(tài)管理是優(yōu)化配置和優(yōu)化組合的手段與保證，動態(tài)管理的基本內(nèi)容就是按照項目的內(nèi)在規(guī)律，有效地計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制各生產(chǎn)要素，使之在項目中合理流動，在動態(tài)中尋求平衡；(4)&127;合理地、高效地利用資源，從而實現(xiàn)提高項目管理綜合效益，促進整體優(yōu)化的目的。
二、項目管理的施工系統(tǒng)
項目管理的施工系統(tǒng)包括技術(shù)、社會、經(jīng)濟三個分系統(tǒng)，這三者是施工項目系統(tǒng)的三個不同的側(cè)面，三者密切相關(guān)、相互作用、相互影響。
(1)&127;技術(shù)系統(tǒng)。技術(shù)系統(tǒng)是三個分系統(tǒng)的核心，因為施工項目管理的最終目的是向業(yè)主交付低成本高質(zhì)量的工程產(chǎn)品。施工活動關(guān)鍵是技術(shù)性活動，只有采取先進的技術(shù)措施，才能做到低投入高產(chǎn)出，并創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。確定科學、合理的施工方案與施工工藝是技術(shù)系統(tǒng)的重要內(nèi)容。
(2)&127;社會系統(tǒng)。施工項目是由人來操作的，故必然產(chǎn)生人與人之間的聯(lián)系，即為社會系統(tǒng)。項目管理，人是第一要素。工程施工項目的第一責任人項目經(jīng)理除必須具備較高的政治素質(zhì)、具有較全面的施工技術(shù)知識、具有較高的組織領(lǐng)導工作能力，而這組織領(lǐng)導工作能力高低的體現(xiàn)關(guān)鍵就在于能否充分調(diào)動廣大勞動者的積極性，這也是順利實現(xiàn)項目目標的關(guān)鍵所在。
(3)經(jīng)濟系統(tǒng)。經(jīng)濟系統(tǒng)是項目管理施工系統(tǒng)的關(guān)鍵分系統(tǒng)，是“目標分系統(tǒng)”之一。工程施工是一種生產(chǎn)活動過程，同時也是經(jīng)濟活動過程。工程施工勢必投入“人、材、機”及資金，投入太多會造成浪費，投入不足又會影響施工進度與工程質(zhì)量。
經(jīng)濟系統(tǒng)是與技術(shù)系統(tǒng)、社會系統(tǒng)相伴隨而發(fā)生的，是一個投入和產(chǎn)生的系統(tǒng)。施工過程中的每個環(huán)節(jié)都要進行投入產(chǎn)生分析，搞好責任成本管理，對所有資源要素按時間節(jié)奏進行動態(tài)優(yōu)化組合，以保證以最低的投入獲得最大的產(chǎn)生，也就是說，工程 項目在施工生產(chǎn)過程中的每一環(huán)節(jié)就要進行項目成本控制，成本核算過程與施工生產(chǎn)過程同步進行，在時間上保持一致，這樣才能保證項目成本核算的準確性和一致性，才能真正做好項目成本控制。
項目成本控制，指在項目成本的形成過程中，對生產(chǎn)經(jīng)營所消耗的人力資源、物質(zhì)資源和費用開支，進行指導、監(jiān)督、調(diào)節(jié)和限制，及時糾正半要發(fā)生和已經(jīng)發(fā)生的偏差，把各項生產(chǎn)費用控制在計劃成本的范圍之內(nèi)，保證成本目標的實現(xiàn)。施工項目成本控制的目的，在于降低項目成本，提高經(jīng)濟效益。
一、項目成本控制原則
施工項目成本控制原則是企業(yè)成本管理的基礎(chǔ)和核心，施工崐項目經(jīng)理部在對項目施工過程進行成本控制時，必須遵循以下基本原則。
（一）成本最低化原則。施工項目成本控制的根本目的，在于通過成本管理的各種手段，促進不斷降低施工項目成本，以達到可能實現(xiàn)最低的目標成本的要求。在實行成本最低化原則時，應注意降低成本的可能性和合理的成本最低化。一方面挖掘各種降低成本的能力，使可能性變?yōu)楝F(xiàn)實；另一方面要從實際出發(fā)，制定通過主觀努力可能達到合理的最低成本水平。
（二）全面成本控制原則。全面成本管理是全企業(yè)、全員和全過程的管理，亦稱“三全”管理。項目成本的全員控制有一個系統(tǒng)的實質(zhì)性內(nèi)容，包括各部門、各單位的責任網(wǎng)絡(luò)和班組經(jīng)濟核算等等，應防止成本控制人人有責，人人不管。項目成本的全過程控制要求成本控制工作要隨著項目施工進展的各個階段連續(xù)進行，既不能疏漏，又不能時緊時松，應使施工項目成本自始至終置于有效的控制之下。
（三）動態(tài)控制原則。施工項目是一次性的，成本控制應強調(diào)項目的中間控制，即動態(tài)控制，因為施工準備階段的成本控制只是根據(jù)施工組織設(shè)計的具體內(nèi)容確定成本目標、編制成本計劃、制訂成本控制的方案，為今后的成本控制作好準備；而竣工階段的成本控制，由于成本盈虧已基本定局，即使發(fā)生了糾差，也已來不及糾正。
（四）目標管理原則。目標管理的內(nèi)容包括：目標的設(shè)定和分解，目標的責任到位和執(zhí)行，檢查目標的執(zhí)行結(jié)果，評價目標和修正目標，形成目標管理的計劃、實施、檢查、處理循環(huán)，即pdca循環(huán)。
（五）責、權(quán)、利相結(jié)合的原則。在項目施工過程中，項目經(jīng)理部各部門、各班組在肩負成本控制責任的同時，享有成本控制的權(quán)力，同時項目經(jīng)理要對各部門、各班組在成本控制中的業(yè)績進行定期的檢查和考評，實行有獎有罰。只有真正做好責、權(quán)、利相結(jié)合的成本控制，才能收到預期的效果。
二、項目成本控制措施
降低施工項目成本的途徑，應該是既開源又節(jié)流，或者說既增收又節(jié)支。只開源不節(jié)流，或者只節(jié)流不開源，都不可能達到降低成本的目的，至少是不會有理想的降低成本效果?？刂祈椖砍杀镜拇胧w納起來有三大方面：組織措施、技術(shù)措施、經(jīng)濟措施。
（一）組織措施。項目經(jīng)理是項目成本管理的第一責任人，全面組織項目部的成本管理工作，應及時掌握和分析盈虧狀況，并迅速采取有效措施；工程技術(shù)部是整個工程項目施工技術(shù)和進度的負責部門，應在保證質(zhì)量、按期完成任務的前提下盡可能采取先進技術(shù)，以降低工程成本；經(jīng)營部主管合同實施和合同管理工作，負責工程進度款的申報和催款工作，處理施工賠償問題，經(jīng)濟部應注重加強合同預算管理，增創(chuàng)工程預算收入；財務部主管工程項目的財務工作，應隨時分析項目的財務收支情況，合理調(diào)度資金；項目經(jīng)理部的其它部門和班組都應精心組織，為增收節(jié)支盡責盡職。
（二）技術(shù)措施
1．制訂先進的、&127;經(jīng)濟合理的施工方案，以達到縮短工期、提高質(zhì)量、降低成本的目的。施工方案包括四大內(nèi)容：施工方法的確定、施工機具的選擇、施工順序的安排和流水施工的組織。正確選擇施工方案是降低成本的關(guān)鍵所在。
2．在施工過程中努力尋求各種降低消耗、&127;提高工效的新工藝、新技術(shù)、新材料等降低成本的技術(shù)措施。
3．嚴把質(zhì)量關(guān)，&127;杜絕返工現(xiàn)象，縮短驗收時間，節(jié)省費用開支。
（三）經(jīng)濟措施
1．人工費控制管理。主要是改善勞動組織，減少窩工浪費；實行合理的獎懲制度；加強技術(shù)教育和培訓工作；加強勞動紀律，壓縮非生產(chǎn)用工和輔助用工，嚴格控制非生產(chǎn)人員比例。
2．材料費控制管理。主要是改進材料的采購、運輸、收發(fā)、保管等方面的工作，減少各個環(huán)節(jié)的損耗，節(jié)約采購費用；合理堆置現(xiàn)場材料，避免和減少二次搬運；嚴格材料進場驗收和限額領(lǐng)料制度；制訂并貫徹節(jié)約材料的技術(shù)措施，合理使用材料，綜合利用一切資源。
3．機械費控制管理。主要是正確選配和合理利用機械設(shè)備，搞好機械設(shè)備的保養(yǎng)修理，提高機械的完好率、利用率和使用效率，從而加快施工進度、增加產(chǎn)量、降低機械使用費。
4．間接費及其它直接費控制。&127;主要是精減管理機構(gòu)，合理確定管理幅度與管理層次，節(jié)約施工管理費等等。
項目成本控制的組織措施、技術(shù)措施、經(jīng)濟措施，三者是融為一體、相互作用的。項目經(jīng)理部是項目成本控制中心，要以投標報價為依據(jù)，制定項目成本控制目標，各部門和各班組通力合作，形成以市場投標報價為基礎(chǔ)的施工方案經(jīng)濟優(yōu)化、物資采購、經(jīng)濟優(yōu)化、勞動力配備經(jīng)濟優(yōu)化的項目成本控制體系。
綜上分析，施工項目管理與項目成本控制是相輔相成的，只有加強施工項目管理，才能控制項目成本；也只有達到項目成本控制的目的，加強施工項目管理才有意義。施工項目成本控制體現(xiàn)了施工項目管理的本質(zhì)特征，并代表著施工項目管理的核心內(nèi)容。施工項目成本控制是施工項目管理績效評價的客觀、公正的標尺。
