萬科物業(yè)顧問項目管理程序
vk物業(yè)顧問項目管理程序
1.目的
指導顧問項目開展工作,規(guī)范顧問項目運作流程。
2.范圍
適用于公司物業(yè)管理顧問項目運作管理。
3.職責
部門/崗位工作內(nèi)容
顧問經(jīng)營部負責拓展物業(yè)管理顧問業(yè)務、項目運作管理及按合同約定組織實施物業(yè)管理顧問服務。
負責組織編制常駐期前的顧問書、建議函。
顧問項目經(jīng)理負責編制《常駐期顧問書提交計劃表》。
顧問現(xiàn)場項目組負責常駐期顧問書、建議函的編制工作。
顧問項目現(xiàn)場操作。
相關部門負責顧問項目各顧問書、建議函的審批。
品質管理部負責組織顧問監(jiān)察期的工作實施。
根據(jù)合同要求定期進行顧問服務質量調(diào)查。
4.方法和過程控制
4.1顧問業(yè)務拓展
4.1.1顧問經(jīng)營部負責開展公司顧問業(yè)務的拓展工作,包括業(yè)務接洽、項目考察、簽約組織等。
4.1.2顧問經(jīng)營部應組織對意向合作單位及項目進行考察,對其企業(yè)資信、項目開發(fā)建設合法性、項目物業(yè)類型、開發(fā)規(guī)模、開發(fā)進度、周邊環(huán)境、顧問服務需求及所在地物業(yè)管理市場情況等進行調(diào)查,由委托方填寫《物業(yè)管理顧問項目信息記錄表》。
4.2顧問合同簽訂
4.2.1與客戶確定合作意向后,顧問經(jīng)營部負責填寫《策劃方案/合同評審記錄表》,和《物業(yè)管理顧問項目信息記錄表》一起提交相關部門,按《合同管理程序》組織合同評審。
4.2.2 顧問合同簽訂按《合同管理程序》規(guī)定執(zhí)行。
4.3常駐顧問期開始前工作
4.3.1合同簽訂后15個工作日內(nèi),由顧問經(jīng)營部負責向合作方提交常駐顧問期前的顧問服務工作計劃,并負責組織實施。需要公司其他部門配合的,顧問經(jīng)營部填寫《顧問工作配合需求表》發(fā)送至相關部門審核。
4.3.2顧問經(jīng)營部應至少提前三個月,將合同規(guī)定的項目進駐時間知會人力資源部,由人力資源部組織進行項目經(jīng)理及項目助理的甄選工作。并至少提前一個月,將最終確切的項目組進駐現(xiàn)場時間知會人力資源部,由人力資源部確定項目人選,并于進駐現(xiàn)場前七個工作日完成項目組人員崗前培訓。
4.3.3顧問經(jīng)營部于項目組進駐現(xiàn)場前,與相關部門對接,準備好進駐所需的文件資料與辦公物品。
4.3.4項目組進駐現(xiàn)場,須由公司總經(jīng)理助理以上領導(含總經(jīng)理助理)帶領前往,并于正式進駐當日舉行現(xiàn)場顧問服務說明會。
4.4提供常駐期顧問服務
4.4.1顧問服務提供過程中,現(xiàn)場項目組視工作需要可申請公司專業(yè)人士赴項目現(xiàn)場配合開展工作。由現(xiàn)場項目組填寫《顧問工作配合需求表》,經(jīng)顧問經(jīng)營部經(jīng)理審核后,報相關部門審核。
4.4.2常駐顧問期內(nèi),品質管理部每二個月應向合作方進行一次顧問服務滿意度調(diào)查,調(diào)查結果發(fā)送品質管理部備案,并將調(diào)查結果知會顧問經(jīng)營部。
4.4.3常駐顧問期結束時,須由公司總經(jīng)理助理以上領導(含總經(jīng)理助理)前往項目現(xiàn)場,召開項目現(xiàn)場服務結束說明會。
4.4.4常駐顧問期結束后三個工作日內(nèi),顧問經(jīng)營部將顧問合同約定的顧問監(jiān)察頻次及時間安排知會品質管理部,由品質管理部組織實施顧問監(jiān)察服務。
4.4.5常駐顧問期內(nèi),如存在拖欠顧問款,顧問組應每月報送部門經(jīng)理、分管理領導及財務部。
4.5合作方人員赴公司培訓
4.5.1合作方人員赴公司培訓前,由顧問經(jīng)營部提前15個工作日將培訓時間、人員資料等信息知會人力資源部。
4.5.2人力資源部統(tǒng)籌安排培訓事項,顧問經(jīng)營部及公司其他部門協(xié)助人力資源部開展該項工作。
4.5.3人力資源部應于培訓開始前提前七天完成對學員的培訓需求調(diào)查,并根據(jù)調(diào)查結果安排、調(diào)整課程及講師。
4.5.4人力資源部應對培訓效果進行調(diào)查與評估,并向合作方提供評估結果及培訓學員的能力評估資料。
4.6提供監(jiān)察期顧問服務
4.6.1在完成監(jiān)察期現(xiàn)場審核后,現(xiàn)場審核人應在5個工作日內(nèi)完成監(jiān)察報告,經(jīng)品質管理部批準后,由顧問經(jīng)營部提交至合作方。
4.7顧問書及建議函審批管理
4.7.1常駐顧問期顧問書及建議函編制、審核方法
4.7.1.1項目組經(jīng)理在項目進駐七個工作日前,編制《常駐期顧問書提交計劃表》,經(jīng)顧問經(jīng)營部經(jīng)理審核后,交由分管領導批準。
4.7.1.2每冊顧問書提交前,須提前八個工作日呈專業(yè)審核人審批。
4.7.1.3專業(yè)審核人可組織相關人員進行專業(yè)審議,并于收到顧問書之日起五個工作日內(nèi)簽署審批意見,發(fā)送至項目經(jīng)理,抄送顧問經(jīng)營部文檔管理負責人。
4.7.1.4項目經(jīng)理根據(jù)項目實際情況,即時編制建議函,發(fā)送至專業(yè)審核人,審核人于三個工作日內(nèi)簽署審批意見,發(fā)送至項目經(jīng)理,抄送顧問經(jīng)營部文檔管理負責人。
4.7.1.5項目經(jīng)理簽署經(jīng)過審批的顧問書、建議函,提交至合作方。提交人及合
作方接收人須于《顧問書簽收表》、《建議函簽收表》上簽字確認。
4.7.2《常駐期顧問書提交計劃表》更改、審核方法
4.7.2.1如需對顧問書提交計劃進行調(diào)整,由項目經(jīng)理填寫《顧問書提交計劃調(diào)整表》。
4.7.2.2項目經(jīng)理將《顧問書提交計劃調(diào)整表》發(fā)送至顧問經(jīng)營部經(jīng)理審批,顧問經(jīng)營部經(jīng)理應于二個工作日內(nèi)簽署審批意見。由顧問經(jīng)營部經(jīng)理將調(diào)整情況知會相關部門。
4.7.3常駐顧問期前顧問書、建議函編制、審核方法
4.7.3.1顧問經(jīng)營部按顧問服務工作計劃組織編制常駐顧問期前的顧問書與建議函,審核方法參照常駐顧問期顧問書及建議函編制、審核方法執(zhí)行。
4.7.3.2顧問經(jīng)營部將經(jīng)過審批的顧問書、建議函,以傳真、郵件等方式交至合作方。提交人及合作方接收人須以傳真方式于《顧問書簽收表》、《建議函簽收表》上簽字確認。
5.相關文件
vkwy7.2.2-z01 《合同管理程序》
6.記錄表格
vkwy7.5.1-j04-f1《物業(yè)管理顧問項目信息記錄表》
vkwy7.5.1-j04-f2《常駐期顧問書提交計劃表》
vkwy7.5.1-j04-f3《顧問書提交計劃調(diào)整表》
vkwy7.5.1-j04-f4《顧問工作配合需求表》
vkwy7.5.1-j04-f5《顧問書簽收表》
vkwy7.5.1-j04-f6《建議函簽收表》
