氨灣酒店綜合辦公室管理實(shí)務(wù)
麗灣酒店綜合辦公室管理實(shí)務(wù)
部門(mén)慨述
協(xié)助總經(jīng)理管理好總經(jīng)理室的日常行政事務(wù);協(xié)助總經(jīng)理協(xié)調(diào)好各部門(mén)工作;主持酒店行政會(huì);審核管理好行政費(fèi)用開(kāi)支;審核簽章及酒店法律事務(wù)協(xié)調(diào);組織制定、修改、充實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度,做好招聘、培訓(xùn)工作;制定酒店工資結(jié)構(gòu)、員工福利的標(biāo)準(zhǔn);管理酒店人事檔案及酒店后勤工作,確保酒店經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常進(jìn)行。
一、具體工作內(nèi)容:
1、全面領(lǐng)導(dǎo)辦公室工作并具體主持酒店行政事務(wù)工作。
2、負(fù)責(zé)召集部門(mén)例會(huì)并做好記錄。
3、審核批準(zhǔn)酒店1000元以下行政費(fèi)用開(kāi)支報(bào)告。
4、審核上報(bào)酒店1000元以上行政費(fèi)用開(kāi)支計(jì)劃。
5、負(fù)責(zé)酒店防火、防盜及交通安全管理工作。
6、管理酒店員工食宿問(wèn)題。
7、負(fù)責(zé)對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同的審核簽章及酒店法律事務(wù)協(xié)調(diào)。
8、管理好總經(jīng)理室人員編制。
9、負(fù)責(zé)對(duì)外聯(lián)系的工作計(jì)劃的制定與實(shí)施。
二、崗位職責(zé):
a、行政辦公室主任:
1、協(xié)調(diào)各部門(mén)的工作,協(xié)助總經(jīng)理監(jiān)督,檢查對(duì)各項(xiàng)方針政策、上級(jí)指示的落實(shí)與執(zhí)行情況。
2、掌握市場(chǎng)情況,收集行業(yè)信息,為總經(jīng)理決策提供咨詢,當(dāng)好參謀。
3、安排總經(jīng)理辦公會(huì)議,并減產(chǎn)會(huì)議決定事項(xiàng)的執(zhí)行情況。
4、按照總經(jīng)理的意圖,組織起草綜合性的報(bào)告,規(guī)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、通知等信涵,并審查簽發(fā)前的文稿。
5、領(lǐng)導(dǎo)本部門(mén)工作人員做好文件的歸檔、收發(fā)、打字、接待、用車管理和印章管理工作。
6、抓自身管理、本部門(mén)的學(xué)習(xí)、考評(píng)等提高工作效益。
7、協(xié)調(diào)、平衡各部門(mén)關(guān)系,發(fā)生矛盾,應(yīng)及時(shí)疏導(dǎo),調(diào)查研究,明確責(zé)任,必要時(shí)報(bào)告總經(jīng)理處理。
8、組織制定酒店行文管理的各項(xiàng)規(guī)定,努力使公文規(guī)范化、科學(xué)化、提高辦事效率、
9、完成總經(jīng)理臨時(shí)交辦的各項(xiàng)工作。
b、行政主管:
1、按合同實(shí)施物資采購(gòu)和小型用品采購(gòu);
2、計(jì)劃安排好酒店員工午餐;
3、協(xié)助主任做好日常工作及管理好酒店環(huán)境衛(wèi)生和綠化工作
4、安排好外來(lái)賓客的食宿和活動(dòng)
5、具體辦理酒店車輛的年檢、年審、保險(xiǎn)、維修并與管理部門(mén)做好聯(lián)系工作;
6、辦理酒店員工的暫住證、體檢證;
7、負(fù)責(zé)與保安部聯(lián)系有關(guān)工作;
8、辦理上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。
三、行政辦公室紀(jì)律管理制度:
1、上班著制服及配戴員工名牌。不能穿超短裙與無(wú)袖上衣和休閑裝。
2、堅(jiān)守崗位不串崗;
3、上班時(shí)間不看書(shū)、看報(bào),不玩電腦游戲;不打磕睡及做與工作無(wú)關(guān)的事;
4、不準(zhǔn)在崗位上化妝;
5、接待來(lái)訪和業(yè)務(wù)洽談應(yīng)在會(huì)議室進(jìn)行;
6、不準(zhǔn)因私事占用電話;
7、不經(jīng)同意不準(zhǔn)隨意上網(wǎng),更不能用酒店的電腦發(fā)送私人郵件或上網(wǎng)聊天,未經(jīng)批準(zhǔn)不得使用酒店其他部門(mén)的電腦;
8、所有電子郵件的發(fā)出,必須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理的批準(zhǔn);以酒店名義發(fā)出的郵件需經(jīng)總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理的批準(zhǔn);
9、未經(jīng)總經(jīng)理或部門(mén)經(jīng)理的授意,不能索要、打印、復(fù)印其他部門(mén)的資料;
10、不遲到、早退;
11、平時(shí)加班、請(qǐng)假需經(jīng)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn);
12、更要嚴(yán)格遵守打卡制度,不論任何理由,不得代他人打卡,違者開(kāi)除。
13、無(wú)工作需要不得隨意進(jìn)入總經(jīng)理辦公室、計(jì)算機(jī)房、客戶服務(wù)中心、檔案室、打字室、財(cái)務(wù)室、會(huì)議室及接待室。
四、印章使用管理制度
1、酒店印章由集團(tuán)駐店經(jīng)理保管,各部門(mén)的印章應(yīng)由各部門(mén)經(jīng)理或各部門(mén)指定人員保管。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),印章保管員不得委托他人代管,并且不得帶出辦公室使用;
2、以酒店名義簽署的意見(jiàn)書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同書(shū),各部門(mén)以酒店上使用酒店公章。
3、未經(jīng)允許,不得私自使用酒店公章。
五、電腦室崗位職責(zé)
1、業(yè)務(wù)培訓(xùn):
(1)組織對(duì)電腦操作人員、前臺(tái)收銀員的技術(shù)培訓(xùn)、考評(píng)員工工作質(zhì)量和工作效率;
(2)結(jié)合電腦、收印機(jī)操作過(guò)程中出現(xiàn)的各類問(wèn)題,組織制定相應(yīng)的注意事項(xiàng)和操作規(guī)程;
(3)更多地掌握電腦新技術(shù),參加有關(guān)電腦的學(xué)術(shù)活動(dòng),不斷提高業(yè)務(wù)能力,更好地為酒店服務(wù);
2、硬件維護(hù):
(1)負(fù)責(zé)酒店電腦設(shè)備、收銀設(shè)備的管理和維修,及時(shí)組織排除各設(shè)備出現(xiàn)的故障,修理更換損壞的零件;
(2)負(fù)責(zé)酒店電腦設(shè)備、收銀設(shè)備的日常保養(yǎng),定期檢查、清潔各設(shè)備及線路,防止塵埃、蟲(chóng)害的損害,確保各設(shè)備正常運(yùn)行,以保證酒店?duì)I業(yè)的需要;
(3)對(duì)酒店各電腦設(shè)備的更新?lián)Q代及技術(shù)引進(jìn)提出可行性建議,并負(fù)責(zé)組織實(shí)施。
3、軟件維護(hù)
(1)處理電腦系統(tǒng)、收銀機(jī)在使用過(guò)程中出現(xiàn)的故障,確保運(yùn)算數(shù)據(jù)的正確性和系統(tǒng)正常運(yùn)行的可靠性;
(2)按電腦使用部門(mén)的要求,逐步實(shí)行自編軟件,修改、擴(kuò)充、完善電腦系統(tǒng)的功能,以適應(yīng)酒店業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)律的需要;
(3)擴(kuò)大電腦應(yīng)用范圍,為各部門(mén)裝置電腦,開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)管理程序。
(4)管理電腦室內(nèi)部事務(wù),包括工作安排、調(diào)配、檢查、落實(shí)等。
(5)完成總經(jīng)理臨時(shí)交辦的其他工作。
六、會(huì)議管理規(guī)定
1、酒店會(huì)議是由:辦公例會(huì)、日常工作會(huì)議組成。
2、最高級(jí)會(huì)議通常情況下每月至少召開(kāi)一次,就一定時(shí)期工作事項(xiàng)作出研究和決策。
會(huì)議由酒店總經(jīng)理主持、參加人員為:總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門(mén)經(jīng)理等領(lǐng)導(dǎo)。
3、酒店辦公例會(huì)是為貫徹落實(shí)作出的決議、決定召開(kāi)的會(huì)議。會(huì)議由總經(jīng)理組持,參加人員為:各部門(mén)經(jīng)理及有關(guān)人員。
4、酒店辦公例會(huì)由酒店行政辦公室組織。應(yīng)于會(huì)前3天將主要內(nèi)容通知于會(huì)人員,會(huì)后14小時(shí)之內(nèi)整理、發(fā)布《會(huì)議紀(jì)要》。 (1)會(huì)議紀(jì)要的形成與簽發(fā)
a、公例會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議,由行政辦整理成文。
b、行政辦根據(jù)會(huì)議內(nèi)容需要在限定時(shí)間內(nèi)完成紀(jì)要的整理工作。
c、會(huì)議紀(jì)要和決議形成后,由與會(huì)的酒店成員簽字確認(rèn)。
d、紀(jì)要發(fā)放
前應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)議紀(jì)要發(fā)放審批單》,審批單內(nèi)容包括紀(jì)要編號(hào)、發(fā)放范圍、主管領(lǐng)導(dǎo)(或主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo))審批意見(jiàn)。
e、紀(jì)要應(yīng)有發(fā)文號(hào),發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《文件簽收記錄表》,并由接受人簽字。
f、紀(jì)要應(yīng)分類存檔,并按重要程度確定保存限。
(2)會(huì)議紀(jì)要作為酒店的重要文件,備忘已研究決定的事項(xiàng),發(fā)給與會(huì)人員,以便對(duì)照核查落實(shí)。
5、日常工作會(huì)議由會(huì)議召集人填寫(xiě)《會(huì)議申請(qǐng)單》,經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)方可召開(kāi),會(huì)議通知由行政辦公室根據(jù)申請(qǐng)部門(mén)的要求發(fā)出。如會(huì)議需要撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要,由會(huì)議召集部門(mén)撰寫(xiě)完畢后報(bào)有關(guān)及行政辦公室。
七、酒店每周例會(huì)制度
1、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)例會(huì)每周舉行一次,由總經(jīng)理主持,副總經(jīng)理及各部門(mén)經(jīng)理級(jí)人員參加。
2、主要內(nèi)容:
(1)總經(jīng)理傳達(dá)上級(jí)主管部門(mén)有關(guān)部門(mén)文件和總經(jīng)理室有關(guān)精神。
(2)各部門(mén)經(jīng)理匯報(bào)工作情況,以及提出需要提請(qǐng)總經(jīng)理或其他部門(mén)協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題。
(3)總經(jīng)理對(duì)各部門(mén)工作進(jìn)行講評(píng),布置和安排下周工作。
(4)其他需要解決的問(wèn)題。
3、例會(huì)參加者在會(huì)上要踴躍發(fā)言,允許持有不同意見(jiàn)、不同見(jiàn)解、不同觀點(diǎn)和保留意見(jiàn),但會(huì)上一旦形成決議,無(wú)論個(gè)人同意與否,都應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行。
4、嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律,保守會(huì)議秘密,在會(huì)議決議未正式公布前,不得私自泄露會(huì)議記錄。
八、日常部門(mén)經(jīng)理例會(huì)制度
1、部門(mén)經(jīng)理必須提前五分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)。
2、與會(huì)期間,所有人員必須保持安靜,認(rèn)真聽(tīng)取總經(jīng)理的指示。
3、各部門(mén)經(jīng)理按順時(shí)針?lè)较蛑饌€(gè)限時(shí)匯報(bào)本部門(mén)的工作情況,各部門(mén)經(jīng)理匯報(bào)應(yīng)用規(guī)范語(yǔ)言,匯報(bào)內(nèi)容為前一天部門(mén)工作情況、存在問(wèn)題、建議等,匯報(bào)完畢請(qǐng)總經(jīng)理指示?？偨?jīng)理做指示時(shí),相應(yīng)的部門(mén)經(jīng)理應(yīng)做好記錄。
九、檔案管理:(見(jiàn)工作流程)
十、人事經(jīng)理崗位職責(zé):
1、組織制定人事計(jì)劃,經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
2、負(fù)責(zé)酒店人事工作,掌握業(yè)務(wù)計(jì)劃,擬定工作計(jì)劃,及時(shí)向有關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并共同研究、討論。
3、抓好管理工作,經(jīng)常深入基層,掌握情況,合理安排使用干部,發(fā)現(xiàn)人才,及時(shí)提出調(diào)整意見(jiàn)。
4、組織本部門(mén)工作人員學(xué)習(xí),提高管理水平和業(yè)務(wù)能力,做到管理規(guī)范化。
5、根據(jù)用工計(jì)劃組織招聘工作,負(fù)責(zé)招聘、辭退、停薪留職員工的審核,負(fù)責(zé)員工內(nèi)部調(diào)配的審核,
6、結(jié)合酒店實(shí)際,制定本酒店工資、獎(jiǎng)金、福利標(biāo)準(zhǔn),報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn);負(fù)責(zé)工資、獎(jiǎng)金、福利、加班夜班費(fèi)及各種津貼報(bào)表的審核。
7、負(fù)責(zé)審核、辦理各類休假期的期限和有關(guān)費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn);
8負(fù)責(zé)人事檔案的管理工作。
9、完成總經(jīng)理交給的其他各項(xiàng)工作。
十一、培訓(xùn)管理制度
培訓(xùn)內(nèi)容:
(1)員工培訓(xùn)應(yīng)根據(jù)其所從事的工作,以專業(yè)對(duì)口培訓(xùn)和崗位培訓(xùn)為主;
(2)管理人員應(yīng)充分了解政府的方針、政策規(guī)定、學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理理論和技術(shù),提高市場(chǎng)預(yù)測(cè)能力、控制能力,決策能力;
(3)專業(yè)人員和財(cái)務(wù)人員、工程人員,廚師等,應(yīng)接受各自的專業(yè)對(duì)口技術(shù)培訓(xùn),提高專業(yè)技能。
(4)基層管理人員應(yīng)通過(guò)培訓(xùn)充實(shí)知識(shí),提高實(shí)際工作能力。
2、培訓(xùn)形式
(1)脫產(chǎn)學(xué)習(xí)。主要是培養(yǎng)有發(fā)展前途的骨干力量。
(2)半脫產(chǎn)培訓(xùn)。主要是專業(yè)對(duì)口培訓(xùn)。
(3)業(yè)余培訓(xùn)。鼓勵(lì)員工積極參加各種不同類型的,與本職工作有關(guān)的培訓(xùn)。
十二、酒店總值班制度
1、由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。值班者為:部門(mén)經(jīng)理以上的管理干部。
2、值班時(shí)間為:晚上八時(shí)至次日早上八時(shí)。值班時(shí)應(yīng)巡視酒店各公共場(chǎng)所,檢查酒店防火、防盜設(shè)施、設(shè)備等是否完好,有無(wú)事故苗頭。
3、值班人員應(yīng)檢查各部門(mén)當(dāng)值人員履行職責(zé)情況,負(fù)責(zé)處理違紀(jì)行為。
4、當(dāng)值時(shí)間不得無(wú)故離開(kāi)酒店,不得做與當(dāng)值無(wú)關(guān)的事情。
5、當(dāng)值時(shí)應(yīng)盡職盡責(zé),及時(shí)處理酒店當(dāng)晚發(fā)生的各種問(wèn)題,遇有重大的突發(fā)性事件,應(yīng)在第一時(shí)間內(nèi)向總經(jīng)理請(qǐng)示、匯報(bào)。
