分公司發(fā)貨管理程序
分公司要貨及發(fā)貨管理程序
1.范圍
本程序?qū)︿N售計劃的管理、發(fā)貨工作程序、管理職責(zé)等活動進行了規(guī)定;
本程序適用于所有與銷售計劃、發(fā)貨有關(guān)的單位及部門(物資儲運部、財務(wù)部等)。
2.目的
規(guī)范銷售計劃、發(fā)貨管理,強化分公司的物流管理,合理地降低運營資金庫存占有率,提高銷售計劃、要貨開單的準(zhǔn)確性。
3.職責(zé)
3.1分公司負(fù)責(zé)月、周要貨計劃和發(fā)貨計劃的編排、審報。
3.2物資儲運部及第三方物流公司負(fù)責(zé)配送。
3.3財務(wù)處負(fù)責(zé)驗審。
3.4銷售管理部負(fù)責(zé)商業(yè)單位代銷庫存量及駐外倉庫庫存標(biāo)準(zhǔn)及庫存比重。
4.活動
4.1分公司應(yīng)對本省批發(fā)單位確定信譽額度,并在銷售管理部備案。
4.2分公司每月25日前上報本分公司下月的銷售預(yù)測,并上傳銷售管理部備案。
4.3分公司在遵照本月銷售預(yù)測的基礎(chǔ)上,提出周要貨計劃,在每周三之前由銷售管理部匯總并提交生產(chǎn)制造部,指導(dǎo)公司生產(chǎn)作業(yè),生產(chǎn)制造部每周向銷售管理部提供貨源情況。
4.3.1分公司周要貨計劃申報程序
(1)每周一總庫向各分公司公布現(xiàn)有庫存情況,便于與各商業(yè)單位協(xié)調(diào)
(2)業(yè)務(wù)主管制作商業(yè)客戶要貨計劃
a業(yè)務(wù)主管對商業(yè)客戶實際庫存進行每周跟蹤統(tǒng)計;
b有促銷員的終端由促銷員提報該終端貨源短缺品種及數(shù)量;
c根據(jù)市場需求、商業(yè)客戶庫存狀況協(xié)助商業(yè)客戶申報要貨計劃,批發(fā)商計劃須以零售終端為單位申報計劃明細(xì).
d業(yè)務(wù)主管匯總所轄區(qū)域客戶要貨計劃,填寫商業(yè)客戶要貨計劃表。主要內(nèi)容;單位代碼、單位名稱、經(jīng)銷/代銷、要貨品種、數(shù)量、配送方式(分駐外倉庫配送、總公司直接配送、總公司集中配送三種方式);
e向分公司提交所轄區(qū)域商業(yè)客戶要貨計劃表。
(2)分公司制作周要貨計劃
a匯總各區(qū)域商業(yè)客戶要貨計劃表,制作分公司商業(yè)客戶要貨計劃表;
b統(tǒng)計分公司駐外倉庫實際庫存,結(jié)合分公司商業(yè)客戶要貨計劃表制作分公司周要貨計劃表;
c分公司周要貨計劃表制作規(guī)范:
a詳細(xì)填寫計劃表要素:分公司、時間、型號、數(shù)量。
b總要貨品種及數(shù)量=商業(yè)客戶要貨品種及數(shù)量―駐外倉庫實際庫存品種及數(shù)量+駐外倉庫安全庫存量
4.4生產(chǎn)作業(yè)部門可根據(jù)規(guī)模生產(chǎn)要求,成批組織生產(chǎn),并預(yù)留庫存,銷售管理部制訂提貨權(quán)限(0.5…2),在第一個生產(chǎn)作業(yè)周結(jié)束前將權(quán)限及貨源情況下發(fā)至銷售分公司,便于銷售分公司組織貨源.
4.5銷售分公司依照提貨權(quán)限,適當(dāng)修改要貨申請,提出送貨計劃,填寫計劃要素:分公司或商業(yè)單位、時間、型號、數(shù)量、配送方式、配送地點、聯(lián)系人、聯(lián)系電話。
其中a、b類分公司可一周安排兩次,c、d類分公司可一周安排一次,具體配送交由物資儲運部。
4.6配送形式:
a總公司配送
①現(xiàn)款:
a經(jīng)銷商要貨量滿整車由總公司直接配送
b同城不同經(jīng)銷商要貨量可湊足整車由總公司直接配送
c經(jīng)銷商要貨量不足整車的要貨由總公司配送至分公司駐外倉庫。
②代銷:
a經(jīng)銷商庫存在信用額度內(nèi)或已超額度但已付款的要貨量滿整車由總公司直接配送
b經(jīng)銷商庫存超信用額度的要貨部分經(jīng)分公司匯總參考駐外倉庫存狀況統(tǒng)籌計劃要貨量由總公司配送至分公司駐外倉庫。
b駐外倉庫配送
①駐外倉庫的產(chǎn)品首先滿足有要貨計劃的經(jīng)銷商提貨
②駐外倉庫覆蓋區(qū)域內(nèi)的經(jīng)銷商已付款或庫存在信用額度內(nèi)的要貨由駐外倉庫配送,經(jīng)銷商自提的給予一定補貼。
③駐外倉庫覆蓋區(qū)域內(nèi)的經(jīng)銷商庫存超信用額度的要貨由駐外倉庫分批配送,但送貨時必須結(jié)清上批超額的貨款
4.7銷售管理部每月依據(jù)要貨申請數(shù)量及送貨數(shù)量,制訂考核表,考核銷售分公司的開單準(zhǔn)確性。
(1)管理部對分公司的激勵
周計劃月考核,綜合分公司每月各周計劃履行情況,結(jié)合其他因素及綜合指標(biāo)制定一定履行比例給予考核。
(2)分公司對商業(yè)客戶的激勵
方式同上,建議對商業(yè)客戶計劃履行率按高于分公司指標(biāo)考核,考核金額體現(xiàn)在對商業(yè)客戶的獎勵中。
4.8發(fā)貨程序:
4.8.1向駐外倉庫的發(fā)貨程序:
銷售分公司填報送貨計劃----內(nèi)勤經(jīng)理審核備案----物資儲運部配送
4.8.2商業(yè)單位自提的發(fā)貨程序:
銷售分公司填報送貨計劃----內(nèi)勤經(jīng)理審核備案----商業(yè)單位自提
4.8.3商業(yè)單位從駐外庫的發(fā)貨程序:
a嚴(yán)格按照q/*fgrwz15-2001號文件《駐外倉庫保管員工作職責(zé)》中的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
b駐外庫保管員憑經(jīng)省經(jīng)理簽字、或省經(jīng)理書面授權(quán)人簽字認(rèn)可的、業(yè)務(wù)員出具的提貨單原件(如果用傳真件,要求原件在三天內(nèi)到駐外庫),對商業(yè)單位發(fā)貨。
c駐外保管員必須登記出庫產(chǎn)品的型號、條形碼、出廠日期、提貨單位、提貨車輛牌號等相關(guān)信息,以備查倒貨使用。一旦因未登記產(chǎn)品的相關(guān)信息而無法查處倒貨,則追究駐外庫保管員責(zé)任。
d駐外庫保管員每天將駐外庫的進、出、存繪制成表,一份交辦事處,一份留存。
5.此管理規(guī)定在原工作程序執(zhí)行基礎(chǔ)上實施,過渡期限為2個月。
