房地產(chǎn)項目工程合同管理流程指引
項目工程合同管理流程(指引)
1.目的
明確工程合同編制、簽署、審批和執(zhí)行等各個環(huán)節(jié)的操作要求,明確相關(guān)部門責(zé)任,避免經(jīng)濟(jì)糾紛和規(guī)避風(fēng)險,保護(hù)公司利益。
2.適用范圍
適用于項目合作工程合同及工程開發(fā)過程中的各種重要的經(jīng)濟(jì)工程合同。
3.術(shù)語與定義
3.1工程合同文本是指公司與其它單位或部門之間簽署的工程合同文書(正本)及相關(guān)的法律文件(如合約對方的營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證明書等資料)。
4.職責(zé)
4.1總部-造價部
4.1.1負(fù)責(zé)編寫標(biāo)準(zhǔn)工程合同文本。
4.1.2負(fù)責(zé)簽署戰(zhàn)略采購協(xié)議和監(jiān)控項目公司備案合同。
4.2項目公司-造價部
4.2.1負(fù)責(zé)工程合同談判和起草工程合同文件。
4.2.2負(fù)責(zé)工程合同交底、存檔和報備。
4.2.3負(fù)責(zé)工程合同執(zhí)行中的內(nèi)部和外部溝通。
4.2.4負(fù)責(zé)對工程合同執(zhí)行情況進(jìn)行評估和總結(jié),提出改進(jìn)公司標(biāo)準(zhǔn)化工程合同的建議。
4.2.5負(fù)責(zé)按工程合同約定向工程合同單位提出違約索賠。
4.3項目公司-財務(wù)部
4.3.1負(fù)責(zé)審核付款條款合理性。
4.3.2負(fù)責(zé)發(fā)票處理方式和稅務(wù)條款合理性。
4.3.3審核工程合同的經(jīng)濟(jì)條款。
4.3.4依照工程合同規(guī)定,審查付款憑據(jù),辦理付款手續(xù);
4.3.5發(fā)現(xiàn)問題,及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告。
4.4項目公司總經(jīng)理
4.4.1經(jīng)董事會授權(quán)的工程合同簽定及變更的審批權(quán)。
5.工作程序
5.1編制標(biāo)準(zhǔn)工程合同文本
5.1.1總部造價部負(fù)責(zé)組織編寫標(biāo)準(zhǔn)工程合同文本,并在全公司范圍內(nèi)統(tǒng)一參考使用;
5.1.2施工總包、監(jiān)理、勘察、樁基檢測、有線電視、電信、用水、用電、設(shè)計工程合同的行業(yè)示范版本經(jīng)相關(guān)部門審核通過后,最終由公司總裁批準(zhǔn)生效;
5.1.3根據(jù)工程合同履行情況、政府法規(guī)政策調(diào)整、案例分析等結(jié)論,標(biāo)準(zhǔn)工程合同文本應(yīng)持續(xù)改進(jìn)。
5.1.4公司總部及項目公司應(yīng)根據(jù)發(fā)展需要及各職能部門實際能力以《工程合同管理授權(quán)書》的方式進(jìn)行工程合同經(jīng)辦及審批的授權(quán),授權(quán)范圍變更時,原授權(quán)書作廢。
5.2確定工程建設(shè)合作方
5.2.1工程建設(shè)單位選擇必須按照《工程采購管理流程》的有關(guān)規(guī)定來選擇;
5.2.2政府行為、行業(yè)壟斷的合作方可參加政府招投標(biāo)或直接簽訂工程合同;其他需要與指定單位簽署工程合同的,需經(jīng)過公司招標(biāo)委員會批準(zhǔn)。
5.3工程合同談判和草擬
5.3.1工程合同由項目公司經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)草擬,總部已制訂標(biāo)準(zhǔn)文本的,應(yīng)盡量采用標(biāo)準(zhǔn)合同文本;
5.3.2采用工程合同標(biāo)準(zhǔn)文本的,經(jīng)雙方協(xié)商,可以對標(biāo)準(zhǔn)條款進(jìn)行修改,也可增加補(bǔ)充條款。
5.3.3政府有關(guān)部門有強(qiáng)制性規(guī)定,可采用所要求的工程合同文本;公司尚未制定或不宜采用工程合同標(biāo)準(zhǔn)文本的業(yè)務(wù),應(yīng)參照以往的工程合同或最相類似的工程合同標(biāo)準(zhǔn)文本或工程合同示范文本另行擬定工程合同。
5.4工程合同審批
5.4.1與供方商談一致后,經(jīng)辦部門按照工程合同審批表的要求,將草擬好的工程合同分別報部門經(jīng)理、法務(wù)人員等審核,各審核人應(yīng)在各自的職權(quán)范圍內(nèi)對工程合同提出書面或者口頭修改意見,經(jīng)辦部門根據(jù)修改意見整理出最終的工程合同文本,各審核部門根據(jù)最終的工程合同文本在工程合同審批表上簽署是否同意的意見。
5.4.2如審核部門對工程合同提出修改意見,經(jīng)辦部門必須重新組織與供方的洽商,必要時各意見提出部門均應(yīng)參加洽商,雙方取得一致后進(jìn)行修改;
5.4.3不同性質(zhì)、類別和內(nèi)容的工程合同,審核程序可以有差異(工程合同的審核權(quán)限以《工程合同管理授權(quán)書》為準(zhǔn)),所有非標(biāo)準(zhǔn)工程合同及標(biāo)準(zhǔn)工程合同修改條款均需有法務(wù)人員審核;
5.4.4所有涉及結(jié)算的工程合同均須經(jīng)造價部和公司法務(wù)人員審核。工程合同經(jīng)各部門審核同意后,報公司分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.5工程合同的簽署和下發(fā)
5.5.1工程合同擬稿必須經(jīng)過審批之后方可簽署;
5.5.2經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)辦理工程合同簽章手續(xù);
5.5.3公司工程合同專用章應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)保管,除非公司法定代表人或者分管副總經(jīng)理簽字同意,否則不得向任何人出借;
5.5.4工程合同內(nèi)容在一頁以上的,應(yīng)在每頁加蓋騎縫章;
5.5.5工程合同一般應(yīng)由雙方同時簽字蓋章;不能同時簽字蓋章的,應(yīng)盡量避免我方先行簽字蓋章;對方簽字蓋章應(yīng)在我方報批審核程序結(jié)束之后進(jìn)行。
5.5.5.1工程合同簽定時,法律事務(wù)管理員應(yīng)依據(jù)分管副總經(jīng)理的簽字時間,確定為合同生效和簽訂的時間。
5.5.6法律、法規(guī)規(guī)定工程合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)生效的,或者需要登記備案的,經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)及時辦理有關(guān)手續(xù)。
5.5.7工程合同簽署后應(yīng)及時在《工程合同管理臺帳》內(nèi)登記。
5.5.8工程合同生效后,經(jīng)辦人應(yīng)及時將應(yīng)由公司持有的工程合同全部交資料室存檔,由檔案員根據(jù)工程合同的類別,復(fù)印下發(fā)至相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門;同時,需轉(zhuǎn)交一份原件予財務(wù)部門留存,財務(wù)部以此作為付款的依據(jù)。
5.6工程合同交底及履行
5.6.1造價部、工程技術(shù)部應(yīng)根據(jù)《工程招標(biāo)管理流程》進(jìn)行工程合同的交底。
5.6.1.1在工程合同簽定后兩周內(nèi),造價部、工程技術(shù)部須完成合同交底并形成書面會議紀(jì)要。
5.6.2工程合同訂立之后,工程技術(shù)部及項目部負(fù)責(zé)按工程合同要求對工程及其建設(shè)單位進(jìn)行管理;財務(wù)部負(fù)責(zé)對工程合同的收、付款內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督;法務(wù)人員及其他相關(guān)部門對工程合同的履行給予必要的協(xié)助;
5.6.3工程合同的履行過程中,造價部負(fù)責(zé)按《工程合同》有關(guān)要求對項目工程合同的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查;
5.6.4在工程合同當(dāng)事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時,或者發(fā)生與工程合同有關(guān)的爭議時,經(jīng)辦部門須及時向部門經(jīng)理報告并知會法務(wù)人員,經(jīng)辦部門不能與對方協(xié)商解決的,應(yīng)及時報法務(wù)人員,由法務(wù)人員請示主管領(lǐng)導(dǎo)決定依法采取何種措施;
5.6.5在工程合同履行過程中,需要對來往函件或者單據(jù)進(jìn)行簽字的,具體經(jīng)辦人應(yīng)報部門經(jīng)理簽字;如需當(dāng)場或立即簽字的,可由經(jīng)辦部門經(jīng)理書面授權(quán)的人員直接
簽字。但是,來往函件或者單據(jù)涉及工程合同變更、轉(zhuǎn)讓或者終止的,按照本規(guī)范關(guān)于工程合同變更、轉(zhuǎn)讓或者解除的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。
5.7工程合同變更和轉(zhuǎn)讓
5.7.1合同訂立后,因客觀條件發(fā)生變化需要變更工程合同內(nèi)容的,或者對方提出變更要求的,經(jīng)辦部門應(yīng)及時向部門經(jīng)理請示,經(jīng)公司分管副總經(jīng)理同意變更的,始得變更,雙方應(yīng)書面對變更內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn),我方由經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面授權(quán)的人員簽字確認(rèn)。對雙方當(dāng)事人的權(quán)利義務(wù)進(jìn)行重大變更的,應(yīng)當(dāng)按照工程合同訂立的有關(guān)程序辦理報批,另行簽訂工程合同或補(bǔ)充工程合同。
5.7.2工程合同訂立后,對方當(dāng)事人提出把工程合同的全部或者部分義務(wù)轉(zhuǎn)讓給第三人的,或者我方需要將工程合同的全部或者部分權(quán)利、義務(wù)轉(zhuǎn)讓給他人的,由經(jīng)辦部門按照工程合同訂立的有關(guān)程序辦理報批,另行簽訂工程合同或者補(bǔ)充工程合同。
5.7.3法律、法規(guī)規(guī)定變更、轉(zhuǎn)讓工程合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)的,經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)及時辦理有關(guān)手續(xù)。
5.8工程合同解除
5.8.1工程合同當(dāng)事人提出解除工程合同或因客觀條件發(fā)生變化(如不可抗力)需要解除工程合同的,參照工程合同訂立的有關(guān)程序辦理,雙方就工程合同解除另行簽訂工程合同或補(bǔ)充工程合同。
5.8.2工程合同一方當(dāng)事人提出工程合同約定的解除工程合同條件成就,據(jù)此要求或通知或以其他方式解除工程合同的,經(jīng)辦部門應(yīng)立即報部門經(jīng)理并知會法務(wù)人員,以決定解約條件是否成就或解約方式是否有效。
5.9工程合同保管和銷毀
5.9.1一般工程合同公司要求有兩套完整原件,由公司資料室和財務(wù)部各持一份;
5.9.2所有招投標(biāo)文件必須在公司資料室保存一套完整原件,如相關(guān)部門因工需要借用須履行借用審批手續(xù),或由資料室發(fā)放副本。
5.9.3工程合同的歸檔、保管、保密、使用、銷毀應(yīng)按《工程檔案管理作業(yè)指引》執(zhí)行。
6.支持性文件
6.1《工程檔案管理作業(yè)指引》
7.相關(guān)記錄
7.1《工程合同標(biāo)準(zhǔn)文本審批表》
7.2《工程合同對方情況調(diào)查表》
