某地產(chǎn)公司合同管理作業(yè)指導書

發(fā)布時間：2023-10-12 18:05:02 查看人數(shù)：23

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z地產(chǎn)公司合同管理作業(yè)指導書

1.0目的

為規(guī)范公司服務合同的管理,防范與控制合同風險,有效維護公司的合法權(quán)益,結(jié)合公司實際情況,制訂本制度。

2.0范圍

本制度適用于公司及所屬各公司對外簽訂、履行的建立民事權(quán)利義務關(guān)系的各類合同、協(xié)議等,包括勞務派遣合同、人事代理合同等。

3.0職責

3.1總經(jīng)理負責公司所有服務合同及協(xié)議的審批;

3.2市場部負責各類服務合同及協(xié)議的管理工作,具體職責是:

3.2.1負責各類勞務派遣、人事代理新合同的談判及修訂等事宜,并根據(jù)公司法定代表人的授權(quán),與新客戶簽訂服務合同或服務協(xié)議;

3.2.2負責各類勞務派遣、人事代理等合同的合法性、可行性及有利性的審查;

3.2.3負責提醒相關(guān)項目部到期合同信息,以及合同續(xù)簽、新舊合同替換等事宜;

3.2.4負責各類服務合同的檔案管理;

3.2.5負責本制度的監(jiān)督、執(zhí)行等。

4.0操作程序或步驟

4.1合同的簽訂

4.1.1合同的主體

1)訂立合同的主體必須是公司及所屬各公司中具有法人資格,能獨立承擔民事責任的組織,其他部門、機構(gòu)、分公司等不得擅自簽訂合同。

2)訂立合同前,應當對對方當事人的主體資格、資信能力、履約能力進行調(diào)查,不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同,也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經(jīng)濟合同。

3)公司一般不與自然人簽訂經(jīng)濟合同,確有必要簽訂經(jīng)濟合同,應經(jīng)公司總經(jīng)理同意。

4.1.2合同的形式

1)訂立合同,應當采用書面形式。

2)“書面形式”是指服務合同、補充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文(包括傳真、電子郵件等),除情況緊急或條件限制外,公司一般要求采用正式的合同書形式。

4.1.3合同的內(nèi)容

1)當事人的名稱、住所:合同抬頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所應保持一致;

2)合同標的:合同標的應具有唯一性、準確性,服務合同應約定詳細的服務內(nèi)容及要求,對合同標的無法以文字描述的應將圖、表等作為合同的有效附件;

3)數(shù)量:合同應采用國家標準的計量單位,一般應約定標的物數(shù)量,常年服務合同無法約定確切數(shù)量的應約定數(shù)量的確定方式(如錄用單、發(fā)票等);

4)價款或報酬:價款或者報酬應在合同中明確,采用折扣形式的應約定合同的實際價款;價款的支付方式如轉(zhuǎn)帳支票、匯票(電匯、票匯、信匯)、托收、信用證、現(xiàn)金等應予以明確;價款或報酬的支付期限應約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內(nèi)支付;

5)履行期限、地點和方式:履行期限應具體明確定,無法約定具體時間的,應在合同中約定履行期間的方式;

6)合同的擔保:合同中對方事人要求提供擔?；虮痉揭髮Ψ疆斒氯颂峁５?應結(jié)合具體情況根據(jù)《擔保法》的要求辦理相關(guān)手續(xù);

7)合同的解釋:合同文本中所有文字應具有排它性的解釋,對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應在合同中進行解釋;

8)保密條款:對技術(shù)類合同和其他涉及經(jīng)營信息、技術(shù)信息的合同應約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任;

9)合同聯(lián)系制度:履行期限長的重大經(jīng)濟合同應當約定合同雙方聯(lián)系制度;

10)違約責任:根據(jù)《合同法》作適當約定,注意合同的公平性;

11)解決爭議的方式:可選擇仲裁或起訴,選擇仲裁的應明確約定仲裁機構(gòu)的名稱,雙方對仲裁機構(gòu)不能達成一致意見的,可選擇第三地仲裁機構(gòu)。

4.1.4簽訂合同的工作程序

1)簽訂合同前,市場部主辦人員或公司指定的其他談判人員應按照本制度4.1.1條對對方當事人的有關(guān)情況進行審查,并復印對方當事人的法人營業(yè)執(zhí)照及專業(yè)資格證書留存。

2)由市場部主辦人員或總經(jīng)理指定責任人員與對方當事人商談后擬好服務合同條款,報總經(jīng)理審批,加蓋合同專用章,合同編號由市場部統(tǒng)一編制;必要時,由總經(jīng)理指定責任人員對合同進行合法性審查。

3)合同正式簽訂后,合同正本由市場部統(tǒng)一保管,合同副本加蓋副本章后,由實際操作的項目組負責保管。

4.2合同的變更、解除

4.2.1在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的,須經(jīng)雙方協(xié)商,重新達成書面協(xié)議,新協(xié)議未達成前,原合同仍然有效。本方收到對方當事人要求解除或變更的通知書后,應當在規(guī)定的期限內(nèi)作出書面答復。

4.2.2變更或解除服務合同或服務協(xié)議的,應當采用書面形式。

4.3合同的履行

4.3.1公司及所屬各公司應當按照合同約定全面履行自己的義務,并隨時督促對方當事人及時履行其義務。

4.3.2在合同履行過程中,對本公司的履行情況應及時做好記錄并經(jīng)對方確認。

4.3.3在履行合同過程中,經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對方當事人有下列情況之一的,應立即中止履行,并及時書面上報公司辦公室處理,并報總經(jīng)理:

1)經(jīng)營狀況嚴重惡化;

2)轉(zhuǎn)移財產(chǎn),抽逃資金,以逃避債務;

3)喪失商業(yè)信譽;

4)有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形。

4.4經(jīng)濟合同糾紛的調(diào)解、仲裁和訴訟

4.4.1合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛時,應首先按照實事求是的原則,平等協(xié)商解決;

4.4.2合同雙方在一定期限(一般為一個月)內(nèi)無法就糾紛的處理達成一致意思或?qū)Ψ疆斒氯藷o意協(xié)商解決的,經(jīng)辦人員應及時書面報告部門經(jīng)理和總經(jīng)理,并擬定處理意見,報總經(jīng)理決定。

4.4.3公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛,以及對方當事人起訴的,相關(guān)部門應及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關(guān)證據(jù)報總經(jīng)理。

4.4.4對方當事人涉嫌合同詐騙的,應立即報告總經(jīng)理。

4.5合同的日常管理

4.5.1市場部全面負責公司的各類服務合同及協(xié)議的日常管理。

4.5.2公司的合同專用章專人管理,公司辦公室、銷售部、采購部各保管一枚,分別編號。公司的空白合同、授權(quán)委托書也由專人管理,業(yè)務人員不得隨帶合同專用章或已蓋章的空白授權(quán)委托書、空白合同出差,特殊情況,由總經(jīng)理批準。合同專用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書、(已簽訂的合同)遺失的,應及時向當?shù)?/p>

公安機關(guān)報案,并登報聲明。

4.5.3已簽訂的服務合同(包括新合同及續(xù)簽合同),簽回前由市場部人員跟蹤并記錄。

4.5.4服務合同簽回后,由市場部統(tǒng)一錄入《客戶合同協(xié)議一覽表》及《正本合同總目錄》,將新合同存入正本存檔,同時替換過期合同;過期合同資料錄入《過期合同目錄》,并根據(jù)記錄收回過期合同副本,在總經(jīng)理簽字之后予以銷毀。

4.5.5服務合同副本加蓋副本章后,交相關(guān)項目負責人員與財務部,由市場部做好相關(guān)記錄。

4.5.6合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動關(guān)系前應把有關(guān)材料及空白合同、名片、委托書移交完畢,經(jīng)總經(jīng)理辦公室和有關(guān)部門確認后方可辦理有關(guān)手續(xù)。合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動關(guān)系或因其他原因發(fā)生變更的,總經(jīng)理辦公室應在情況發(fā)生后一周內(nèi)書面告知各有關(guān)單位。

4.6考核與獎懲

4.6.1公司、所屬各公司全體職員應當嚴格遵守本制度,有效訂立、履行合同,切實維護公司的整體利益。市場部負責本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。

4.6.2對在合同簽訂、履行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題,積極采取補救措施,使本公司避免重大經(jīng)濟損失以及在經(jīng)濟糾紛處理過程中,避免或挽回重大經(jīng)濟損失的,予以獎勵。

4.6.3合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一,給公司造成損失的,公司將依法向責任人員追償損失:

1)未經(jīng)授權(quán)批準或超越職權(quán)簽訂合同;

2)為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同,授權(quán)委托書;

3)應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同。

4.6.4合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一,給公司造成損失的,公司酌情向有關(guān)人員追償損失:

1)因工作過失致使公司被詐騙;

2)公司履行合同未經(jīng)對方當事人確認;

3)遺失重要證據(jù);

4)發(fā)生糾紛后隱瞞不報或私自了結(jié)或報告避重就輕,從而貽誤時機的;