管理處入駐工作細(xì)則范本
1.0目的:規(guī)范管理處入駐程序。
2.0范圍:所接管物業(yè)管理的樓盤。
3.0職責(zé):管理處經(jīng)理組織成立物業(yè)管理處。
4.0程序:
4.1實地考察
對已確定要接管的物業(yè),由公司在該物業(yè)竣工前組織客戶部、財務(wù)部、工程部、行政部、保潔綠化部等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人前往物業(yè)現(xiàn)場,圍繞接管后管理工作所涉及的有關(guān)問題進(jìn)行考察(必要時可多次進(jìn)行實地考察),在此基礎(chǔ)上提交公司總經(jīng)理辦公會議討論確認(rèn)。
4.2成立物業(yè)管理處
新的物業(yè)管理處應(yīng)于已定的入伙日期前三個月成立,并開始運作,根據(jù)實際需要,采取人員分步到位的辦法,到入伙時,按定編人數(shù)配齊物業(yè)管理處各類人員。物業(yè)管理處各類人員按以下程序、時間集結(jié)和進(jìn)入驗收現(xiàn)場,但可根據(jù)現(xiàn)場條件和實際情況進(jìn)行調(diào)整:
4.2.1 入伙前三個月,任命物業(yè)管理處經(jīng)理,物業(yè)主任1人,物業(yè)管家2人(前臺文員1人)到位,并按照入伙工作方案立即投入實質(zhì)性準(zhǔn)備工作。
4.2.2 竣工驗收前二個月,消防中心值班人員3人進(jìn)入現(xiàn)場,與工程部人員一起,參與機(jī)電設(shè)備安裝調(diào)試的監(jiān)理及學(xué)習(xí)工作,掌握小區(qū)設(shè)備設(shè)施的基本情況和操作規(guī)程。
4.2.3竣工驗收前一個月,電工2人,給排水1人,進(jìn)入現(xiàn)場,熟悉樓宇結(jié)構(gòu)、公共配套設(shè)施和設(shè)備等,參加竣工驗收,配合物業(yè)管家監(jiān)督樓宇工程遺留問題的整改工作。
4.2.4竣工驗收前半個月,部分保安人員到位,上崗培訓(xùn)后,負(fù)責(zé)對接收的物業(yè)安全護(hù)衛(wèi)工作。
4.2.5入住前一個月,管理處管理層人員到位,管理處掛牌辦公。
4.2.6入住前一個月,炊事員到位,食堂開餐。
4.2.7入住前半個月,清潔人員到位,開始對小區(qū)內(nèi)環(huán)境和已接收房屋進(jìn)行保潔工作。
4.2.8入住前半個月,全部保安人員配齊上崗。
4.2.9入住前半個月,維修班組成立,人員配齊到位。
4.3物業(yè)管理處進(jìn)駐小區(qū)前的工作
4.3.1物業(yè)管理處及公司應(yīng)提前派出部分工程技術(shù)人員進(jìn)駐現(xiàn)場,與開發(fā)商的工作人員一起,參與樓宇竣工收尾的監(jiān)理工作,主要是參與機(jī)電設(shè)備的安裝調(diào)試,了解整個樓宇內(nèi)所裝備的設(shè)備設(shè)施,熟悉各類設(shè)備的構(gòu)造、性能、產(chǎn)地,熟悉水、電、氣管道線路的鋪設(shè)位置及走向等,為入伙后的管理、維修養(yǎng)護(hù)打下基礎(chǔ)。
4.3.2由公司為新物業(yè)管理處提供臨時辦公場所,物業(yè)管理處根據(jù)實際需要,擬制辦公用品、設(shè)施、工具以及物業(yè)管理處員工生活必需品的采購計劃,報經(jīng)公司審批后購置。
4.3.3在公司的指導(dǎo)下,印制收樓、入伙所必須的文件資料和表格,如《住戶手冊》、《業(yè)主公約》、《入伙通知書》、《收樓須知》、《房屋二次裝修申請表》、《質(zhì)量保證書》、《**小區(qū)使用說明書》、《裝修管理規(guī)定》、《裝修協(xié)議》、《消防防火協(xié)議》等。
4.3.4在待接物業(yè)建筑工程經(jīng)建設(shè)局質(zhì)量監(jiān)察處、消防局等主管部門分別檢查驗收合格后,物業(yè)管理處及時進(jìn)駐接管小區(qū)。
4.4物業(yè)接管中的工作
4.4.1物業(yè)管理處成立驗收小組,主動與發(fā)展商的開發(fā)商和承建單位聯(lián)系,協(xié)商樓宇交接問題。開發(fā)商、施工單位和物業(yè)公司三方共同組成聯(lián)合交接小組,制定驗收方案,統(tǒng)一驗收標(biāo)準(zhǔn),商定交接注意事項和開始交接日期。
4.4.2物業(yè)管理處對所接收的所有建筑產(chǎn)品、設(shè)備設(shè)施,要分別列項印制驗收記錄表格。
4.4.3全面驗收交接。驗收時須有開發(fā)商、施工單位和物業(yè)管理處(含公司指派專業(yè)人員)三方共同參加,逐項進(jìn)行驗收,填寫記錄單,每份驗收記錄單上均有三方人員的簽名,驗收記錄單一式三份,三方各執(zhí)一份。對驗收合格的項目,列出清單,進(jìn)行交接,交接雙方在清單上簽字,對不合格的產(chǎn)品,注明存在的問題,提交開發(fā)商和施工單位,限期整改,整改項目須經(jīng)復(fù)驗合格后方可接收。
4.4.4對于已經(jīng)接收的項目,物業(yè)管理處從接收簽字起,即需組織人員對已接收項目進(jìn)行清潔和環(huán)境整理。
4.4.5搞好公關(guān)工作,指派專人代業(yè)主聯(lián)系電話安裝、有線電視安裝、液化石油氣開戶點火、確定街區(qū)門牌號碼以及通郵等工作。
4.4.6代業(yè)主聯(lián)系電話安裝事項,應(yīng)于入伙前兩個月與電話公司辦理相關(guān)手續(xù)。
4.4.7代業(yè)主聯(lián)系有線電視安裝事項,應(yīng)于入伙前兩個月與有線電視公司辦理相關(guān)手續(xù)。
4.4.8應(yīng)于入伙前半個月與市液化石油氣公司聯(lián)系輸液化氣開戶點火手續(xù)。
4.4.9聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)公司寬頻網(wǎng)絡(luò)辦理開通事宜 。
4.4.10于入伙前三個月,向轄區(qū)派出所申請確定新接收物業(yè)的街區(qū)門牌號碼。
4.4.11于入伙前三個月與當(dāng)?shù)剜]局辦理通郵手續(xù),并組織設(shè)計、定做信報箱。
4.4.12如代為業(yè)主安裝常規(guī)防盜防火設(shè)施。物業(yè)管理處應(yīng)從堅固美觀、
價格合理的原則出發(fā),于入伙前一個半月組織定購并代為業(yè)主統(tǒng)一安裝防盜門、防盜窗花,為每戶業(yè)主配備市消防處規(guī)定型號的手提滅火器,并于入伙前安裝完畢。
4.5入伙前的工作
4.5.1通過登報或寄發(fā)通知書的形式,提前一個月向業(yè)主發(fā)出入伙通知。向業(yè)主寄發(fā)通知應(yīng)包括以下資料:
1) 入伙通知書;
2) 收樓須知;
3) 入伙流程圖;
4) 入伙收費一覽表。
4.5.2規(guī)劃整理物業(yè)小區(qū)環(huán)境衛(wèi)生,設(shè)置必要的設(shè)施、標(biāo)志,栽培種植樹木、花草。
4.5.3逐棟、逐層、逐戶全面徹底地進(jìn)行衛(wèi)生清理,并注意保潔。
4.5.4研究制定集中入伙時的接待工作方案,圍繞完成接待任務(wù)對人員進(jìn)行合理分工,并在物資上做好充分準(zhǔn)備。
4.6 入住時的環(huán)境布置
4.6.1區(qū)內(nèi)環(huán)境:
a.入口處掛橫幅,內(nèi)容有'歡迎您喬遷***'等,插彩旗,營造熱烈的氣氛。
b.插指路牌,由入口處到管理處,指路牌標(biāo)明'管理處 → '字樣。
c.入口處標(biāo)明管理處辦公地點和辦公時間。
4.6.2管理處辦公環(huán)境:
a.根據(jù)實際情況掛燈籠,飄小彩帶,擺放花籃、盆景,給人以隆重、喜慶的感受。
b.張貼醒目的'辦理入住手續(xù)流程圖',辦理手續(xù)窗口設(shè)置要求做到'一站式服務(wù)'程序,各窗口標(biāo)識清楚,一目了然。
c.管理人員著裝整潔,精神飽滿。
d.辦公室內(nèi)資料擺放整齊有序。
4.7業(yè)主(住戶)入住程序
入住流程圖:驗證→交費→資料發(fā)放/填寫→鑰匙發(fā)放→驗房
4.7.1驗證
4.7.1.1業(yè)主/住戶提供《入伙通知書》原件、《購房合同》復(fù)印件一份.
4.7.1.2業(yè)主及家庭成員身份證復(fù)印件各一份。
4.7.1.3如代為辦理需提供授權(quán)委托書、委托公證書原件。
4.7.2資料發(fā)放與保管
4.7.2.1發(fā)給業(yè)主的資料:
a、《入伙通知書》
b、《住戶手冊》
c、《業(yè)主公約》
d、《裝修申請書》
e、《業(yè)主登記表》
f、《住宅使用說明書》
g、《住宅質(zhì)量保證書》
h、《委托銀行代收款協(xié)議書》
i、《房屋鑰匙托管協(xié)議書》
4.7.2.2發(fā)給業(yè)主填寫并需返回管理處的資料:
a、《業(yè)主公約》:經(jīng)業(yè)主和管理處簽確后,業(yè)主保管一份,管理處留存一份;
b、《業(yè)主登記表》:即日填寫返回;
c、《委托銀行代收款協(xié)方議書》:辦理銀行托收手續(xù);
d、《裝修申請書》:業(yè)主申請裝修時填寫,并返回原件給管理處存檔;
e、《房屋鑰匙托管協(xié)議書》:業(yè)主需管理處托管房屋鑰匙時填寫;
4.7.2.3管理處按業(yè)主的棟號及房號進(jìn)行建檔編號。
4.7.3交費:
a、 管理服務(wù)費;預(yù)交3個月,以入伙通知單發(fā)出的日期為準(zhǔn),當(dāng)月15日前(含15日)計收全月管理費,當(dāng)月15日以后計收半月管理服務(wù)費。
b、 各種工本費;例如ic智能卡、車輛ic卡等。
c、 各項代繳代辦的開戶費。例如;煤氣開戶費、有限電視開戶費等。
d、 其它應(yīng)交繳費用。
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bsp;4.7.4發(fā)放房屋鑰匙
a、 根據(jù)《入伙通知書》及交費后開據(jù)的發(fā)票領(lǐng)取房屋鑰匙和其它鑰匙及登記;
b、 發(fā)放信報箱鑰匙及登記。
4.7.5驗房
物業(yè)管理處安排專人引導(dǎo)業(yè)主入室驗收,將業(yè)主提出的房屋質(zhì)量方面的合理意見逐項記錄在《房屋驗收交接表》,并負(fù)責(zé)與承建商聯(lián)系限期整改,保證業(yè)主能按時入住。
5.0支持性文件
5.1《入伙通知書》
5.2《住戶手冊》
5.3《業(yè)主公約》
5.4《裝修申請書》
5.5《業(yè)主登記表》
5.6《住宅使用說明書》
5.7《住宅質(zhì)量保證書》
5.8《委托銀行代收款協(xié)議書》
5.9《房屋鑰匙托管協(xié)議書》
5.10《收費項目一覽表》
5.11 kh-03-r01《房屋驗收交接表
