某酒店員工檔案管理工作程序
酒店員工檔案管理工作程序
員工檔案一般可以由員工的人事檔案、工作檔案和培訓(xùn)檔案等3個(gè)主要內(nèi)容組織合一個(gè)獨(dú)立的檔案宗卷。這種分類歸檔的方法,能夠?qū)T工的歷史材料、員工在酒店服務(wù)期間的工作經(jīng)歷與表現(xiàn)記錄、員工接受酒店人資質(zhì)檢部或所在業(yè)務(wù)部門訓(xùn)練記錄等3方面資料分類保存,使于檔案材料的查考利用。
(一)員工的人事檔案管理
員工的人事檔案,是由反映員工個(gè)人及有關(guān)方面歷史情況的人事材料所構(gòu)成。人資質(zhì)檢部轉(zhuǎn)遞而來(lái)的個(gè)人檔案宗卷為基礎(chǔ)發(fā)展建立的檔案材料。
員工的人事檔案主要包括:
(1)記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長(zhǎng)歷史及思想發(fā)展變化過(guò)程的履歷、自傳材料;
(2)員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對(duì)員工本人優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行鑒別和評(píng)價(jià),對(duì)其學(xué)歷、專長(zhǎng)業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評(píng)定與考核材料;
(3)對(duì)員工的政治歷史問(wèn)題進(jìn)行審查、甄別與復(fù)查的人事材料;
(4)記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織材料;
(5)記載員工違*派組織紀(jì)律或獨(dú)犯國(guó)家法律而受到的處分及受到各級(jí)各類表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的人事材料。
人資質(zhì)檢部對(duì)接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來(lái)的人事檔案材料內(nèi)容,一概不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴(yán)格保密,不得擅自向外擴(kuò)散。
員工入店后,由員工本人填寫的《錄用通知書》是員工人事檔案的新頁(yè),它包括員工姓名(曾用名)、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面貌、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭情況、個(gè)人興趣愛好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長(zhǎng)及專業(yè)技能、獎(jiǎng)懲記錄等項(xiàng)目。人資質(zhì)檢部尖要求員工在上述個(gè)人資料內(nèi)容有所變更時(shí),例如,婚姻、子女、住址、聯(lián)系電話、個(gè)人學(xué)歷等變化時(shí),及時(shí)填寫《員工個(gè)人資料變更通知》向人資質(zhì)檢部報(bào)告,以便使員工個(gè)人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正,確保人資質(zhì)檢部及時(shí)掌握正確無(wú)誤的資料。
(二)員工的工作檔案管理
員工的工作檔案是記載員工進(jìn)入酒店工作的全過(guò)程中各方面的工作表現(xiàn)的綜合材料,是酒店人事或業(yè)務(wù)主管部門考察員工,對(duì)員工提職加薪、選派進(jìn)修、人事調(diào)動(dòng)等使用中,必不可缺的重要憑據(jù)。
員工的工作檔案內(nèi)容,主要有以下幾個(gè)部分:
(1)文件材料:包括員工人事調(diào)動(dòng)表、勞動(dòng)合同書、員工身份證、專業(yè)文憑及證書的復(fù)印件等,其中勞動(dòng)合同書是員工檔案中重要內(nèi)容,萬(wàn)一發(fā)生勞動(dòng)爭(zhēng)議或合同糾紛時(shí),員工勞動(dòng)合同書就成為人資質(zhì)檢部進(jìn)行解釋的原始依據(jù)。
(2)考評(píng)記錄:以《員工工作表現(xiàn)評(píng)估表》為主要材料的員工考評(píng)記錄是員工工作檔案的主體部分,員工考評(píng)表是員工在酒店服務(wù)期間的工作形象縮影,比較全面地反映出員工的工作概況,具有重要的查考作用。
(3)出勤記錄。
(三)員工的培訓(xùn)檔案管理
對(duì)員工的培訓(xùn)檔案進(jìn)行分類管理是酒店人資質(zhì)檢部重視員工培訓(xùn)工作的具體表現(xiàn),有昨于發(fā)掘與調(diào)配人才。
員工檔案管理工作的程序:
(1)員工檔案材料的收集;
(2)員工檔案材料的鑒別:要按照一定的原則和規(guī)定,對(duì)收集的員工檔案資料進(jìn)行審查、判斷和取舍,注意維護(hù)員工檔案內(nèi)容的真實(shí)性與完整性。
(3)員工檔案材料的整理:在員工檔案資料的歸檔過(guò)程,要做到內(nèi)容條理清楚,目錄明細(xì)、裝訂有序,便于檢索。
(4)員工檔案材料的保管:要求人資質(zhì)檢部對(duì)員工檔案卷宗要妥善地存放,防止受到各種損毀。同時(shí),有關(guān)人員有責(zé)任對(duì)員工檔案的保密、完整和安全作絕對(duì)的保證。
(5)員工檔案材料的利用:是員工檔案工作的最終目的。在利用員工檔案中必須堅(jiān)持既要滿足查考員工表現(xiàn)的人事管理工作需要,又要確保員工檔案的安全的原則。利用員工檔案必須遵守有關(guān)范圍、方式和手續(xù)的規(guī)定,嚴(yán)格保守機(jī)密,防止出現(xiàn)員工檔案受損的各種事故。
